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Auditoria Administrativa

TALLER EJE 2

Jennyffer Pulgarín Tovar

Luis Alejandro Mahecha Giraldo

Nancy Yamile Ramírez Garcés

Fundación Universitaria del Área Andina


Facultad de ciencias administrativas
Programa Administración de Empresas
Bogotá D.C
2018
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Auditoria Administrativa

TALLER EJE 2

*Magda Alejandra Martínez Daza


(Tutora Auditoria Administrativa)

Jennyffer Pulgarín Tovar

Luis Alejandro Mahecha Giraldo

Nancy Yamile Ramírez Garcés

Fundación Universitaria del Área Andina


Facultad de ciencias administrativas
Programa Administración de Empresas
Bogotá D.C
2018
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Auditoria Administrativa

Contenido

Introducción...............................................................................................................................................3
Objetivo de aprendizaje............................................................................................................................4
Objetivo principal......................................................................................................................................5
Descripción del taller.................................................................................................................................5
Planeación de la Auditoría Administrativa.............................................................................................9
CONCLUSIONES...................................................................................................................................34
REFERENCIACIÓN Y WEB GRAFÍA................................................................................................35
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Auditoria Administrativa

Introducción

El presente trabajo se desarrolla como solución al requerimiento del taller eje dos (2) materia

Auditoria Administrativa de la Fundación Universitaria del Área Andina, el objetivo de trabajo

es aplicar el conocimiento adquirido a través del material de apoyo y sobre cómo desarrollar una

a Auditoria Administrativa a una empresa a elección del grupo de trabajo (D)

Introducción al desarrollo del taller

Hoy en día las organizaciones aseguran su éxito al preocuparse por la gestión realizada, revisar,

evaluar y controlar los aspectos de la administración, permite mitigar el riesgo, buscar la mejora

y garantizar los resultados, la auditoría administrativa es la herramienta que permite validar el

estado de una organización, mediante el seguimiento a los procesos, las políticas y las

decisiones, al desarrollar una auditoria es necesario revisar los aspectos más relevantes de la

gestión administrativa.

Muchos autores han presentado sus observaciones en referencia al concepto de auditoría

administrativa y gracias a sus aportes se puede definir la auditoría como la herramienta para

evaluar de forma global el estado de una organización; para establecer el desempeño y promover

el cambio, siempre con el objetivo de obtener el estado óptimo y mejorar mientras se obtiene la

calidad total.

En el desarrollo de este trabajo se dará solución al taller propuesto para el eje 2 de la materia

Auditoria Administrativa, se aplicarán los conocimientos adquiridos y se presentará la propuesta

de un plan de auditoría teniendo en cuenta lo requerido como evidencia del aprendizaje.


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Auditoria Administrativa

Objetivo de aprendizaje

Presentar el plan de auditoria enfocado a la implementación y las buenas prácticas de la norma

ISO 9001, en los procesos que la constructora MACO CONSTRUCCIONES CIVILES S.A.S

desarrolla actualmente.

Se busca despertar en los estudiantes el interés por investigar y desarrollar un esquema general
de planeación y un programa de trabajo que contengan elementos relevantes para realizar el
proceso de auditoria administrativa en una organización.
Mediante la utilización de la rúbrica se busca evaluar los aspectos relacionados con:
conceptualización y comprensión del contenido, capacidad de análisis y síntesis, interacción y
participación grupal, y los aspectos formales de presentación.
Los estudiantes también deben ser auditores, y por ello deberán escoger una empresa de su
preferencia y realizar el diagnóstico inicial de auditoria los que les permitirá hacer entrega de un
documento de planeación.
Los estudiantes deberán acogerse de su conocimiento y preferencia para desarrollar este trabajo
en una empresa que le suministre la información del caso.

Objetivo principal

Entender y estar familiarizado en el diseño de una Auditoria administrativa donde se

observe el trabajo en equipo del estudiante en el taller y aprovechar las herramientas y

apoyo que brinda la Fundación Universitaria del Área Andina.


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Auditoria Administrativa

Descripción del taller

El presente taller tiene como finalidad que los estudiantes apliquen los conocimientos sobre el

diagnóstico estratégico utilizando las diferentes herramientas que se trataron en el referente, a fin

generar acciones que puedan mantener o mejorar las condiciones de una empresa.

Requisitos para el taller

Para adelantar la tarea se deben realizar las siguientes actividades:

Adelantar de manera ordenada y sistemática la lectura del referente de pensamiento dos,

incluyendo las actividades de aprendizaje y los recursos para el aprendizaje, las lecturas

complementarias y los videos consignados en el cuerpo del documento.

Criterios de Evaluación del Taller

 Conceptualización y comprensión del contenido.

 Capacidad de análisis y síntesis.

 Interacción y participación grupal.

 Aspectos formales de presentación.

 Entrega a tiempo.
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Auditoria Administrativa

Términos de referencia

El objeto del trabajo de auditoria administrativa para la empresa (Maco construcciones civiles

S.A.S) es después de realizar la auditoria, obtener un diagnóstico de mejora y fortalecimiento de

los procesos desarrollados en las diferentes áreas de trabajo de la firma.

Conocimiento del cliente

La firma (Maco construcciones civiles S.A.S) busca con la ayuda del grupo de trabajo obtener

una mejora en sus procesos administrativos, productivos y comerciales.

Encontrar herramientas o estrategias para la toma de decisiones en busca de la mejora continua

de la compañía gracias a esta auditoría.

 Actividad económica

Esta firma está dedicada a la construcción, estructuras y obras civiles a nivel Bogotá

Antes de proponer un plan de trabajo se hace indispensable contextualizar la información que se

tiene de la compañía, para ello se recopilan los datos que se consideran pertinentes y partiendo

de ellos se procede a presentar los detalles del plan.

A continuación iniciaremos con la presentación de la compañía MACO CONSTRUCCIONES

CIVILES S.A.S para mostrar aquellos aspectos relevantes que permitirán realizar un adecuado

proceso de observación y de evaluación y poder generar, comentarios y entregar evidencias que

soporten el proceso auditor.


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Auditoria Administrativa

Conocimiento del cliente

La empresa en la cual se aplicara la observación y posterior auditoría es una empresa

constructora, que se encuentra caracterizada en el sector terciario o de servicios, este sector

involucra todas las actividades relacionadas con los servicios materiales no productores, influye

en la dirección, la organización y facilita la actividad productiva de los otros sectores primario y

secundario. el subsector construcción, se encuentra conformado por muchas empresas grandes,

medianas y pequeñas que dedican sus esfuerzos en desarrollar labores propias de la actividad

constructora.

La clasificación CIIU que describe la actividad económica de la empresa Maco, es 4290 y se

encuentra clasificada en la sección F, que describe las actividades de la compañía como “el

desarrollo de las actividades corrientes y especializadas de construcción de edificios y obras de

ingeniería civil”.

Cámara de Comercio de Bogotá, Descripción actividades económicas (código CIIU) [on line],
[consultado 27 Oct. 2015]. Disponible en<http://linea.ccb.org.co/descripcionciiu/>

Órganos de dirección, administración y representación legal


Las empresas constructoras en Bogotá representan un gremio que aporta al crecimiento y

desarrollo sostenible, participando en la ejecución de obras y proyectos de impacto en la vida de

sus habitantes, a razón de la importancia que tienen; existen normas, entidades y organismos que

deben vigilar las actividades que realizan y velan por asegurar que sus prácticas van en la misma

dirección de las normas a continuación se presenta la información que enmarca lo normativo

para las constructoras en Colombia.


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Auditoria Administrativa

Planeación de la Auditoría Administrativa

El proceso de planeación de la auditoría, permite establecer los lineamientos que se deben tener

en cuenta para desarrollar la revisión de la situación actual de una organización, en esta etapa se

definen los aspectos clave sobre los cuales el auditor va a trabajar, para este momento se debe

haber recopilado información suficiente para sustentar el plan y conocer detalles propios de la

gestión administrativa que se ha venido desarrollando, de este modo se pretende identificar si los

procedimientos aplicados benefician a la organización o por el contrario se hará necesario

proponer planes de mejora.

El auditor debe analizar de forma detallada la información recopilada, revisar los objetivos que

la organización planteo y descifrar que acciones permiten llegar a darles cumplimiento y cuales

no, generalmente después de aplicar el proceso de auditoría se generan una serie de

recomendaciones enfocadas a mejorar los procesos administrativos.

El plan de auditoria pretende mostrar el paso a paso de la actividad, permite al auditor mantener

un orden en la ejecución de las tareas y mantener control de ellas al mismo tiempo que puede ir

verificando su cumplimiento.
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Auditoria Administrativa
La principal razón para realizar una auditoría administrativa es verificar si las labores se están

haciendo bien, si existen dificultades y que se puede hacer para ser mejores y más eficientes; a

Continuación se presenta el plan de auditoría para un micro empresa constructora, ubicada en

Bogotá y que se encuentra en el mercado desde el año 2005

ENTES OBJETIVO GENERAL ALCANCE

CAMARA DE Fomentar la creación de empresas, Para que en Colombia todas


COMERCIO defender los intereses de los las empresas se encuentren
empresarios y emprendedores de la legalmente constituidas y para
ciudad y ser un organismo asesor y ello evitar las organizaciones
consultor del gobierno. informales.

CAMACOL Es la asociación de carácter nacional Es una de las entidades que


sin ánimo de lucro que reúne empresas vela y se preocupa por
y personas naturales que tienen fomentar, incentivar y apoyar
relación con la cadena de valor de la al sector constructor velando
construcción en Colombia, esta entidad por sus intereses, generando
surge gracias a la necesidad de velar responsabilidad social.
por los intereses comunes del gremio
constructor

DANE Es el departamento nacional de Aplica al sector constructor


estadística, se encarga de emitir datos por que brinda datos
estadísticos que brindan información estadísticos que permiten
para evaluar el comportamiento de visualizar el impacto y el
todos los sectores y los procesos que se comportamiento que tienen la
ejecutan en el país. ejecución de obras y
proyectos dentro de la
economía nacional.

ICONTEC Contribuir a la generación de El Icontec atribuye al


confianza y al desarrollo sostenible en desarrollo de los empresarios,
las organizaciones a través de la su objetivo de enfrentar los
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Auditoria Administrativa
innovación en normalización, TLC con calidad y
educación, evaluación y en metrología. competitividad que ayuda a
certificar sistemas de gestión
y servicios

DIAN Es un organismo adscrito al Ministerio El sector construcción al igual


de Hacienda y Crédito Público y tiene que cualquier otro debe
como objetivo coadyuvar a garantizar cumplir con todas sus
la seguridad fiscal del Estado de obligaciones según le
Colombia. apliquen ya sea tributarias,
aduaneras o cambiarias

SECRETARIA Promover y apoya el desarrollo de Se debe promover todas las


DISTRITAL estrategias ambientales, para orientar normatividades para el
DE el cambio de patrones hacia la cumplimiento de estás
AMBIENTE producción sostenible. ayudando a que baje los
porcentajes de contaminación
que se crean por las
organizaciones.

CAR Fortalecer y mantener la calidad, Esta es la más importante


cantidad y regularidad de los flujos porque la CAR es la que hace
físicos y bióticos, con el objeto de el acompañamiento al sector
garantizar la conectividad eco de la construcción y quienes
sistémica. deciden si se puede hacer la
obra o no puesto que esto
podría implicar problemas al
momento de la construcción
de la obra.

SUPERINTEN Es un organismo técnico de carácter En el sector de la


DENCIA DE administrativo, adscrito al Ministerio construcción vigila los
INDUSTRIA de Comercio Industria y Turismo, cuya procesos de desarrollo,
Y COMERCIO actividad está orientada a fortalecer los velando que se hagan con
procesos de desarrollo empresarial y calidad y seguridad ademàs
los niveles de satisfacción del consumo mide el grado de satisfacción
colombiano de los compradores
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Auditoria Administrativa

Las normas de Calidad más aplicadas en empresas constructoras son:

MACO CONSTRUCCIONES CIVILES S.A.S.

SEGÚN OBJETIVO Con ánimo de lucro

SEGÙN ACTIVIDAD ECONOMICA Servicios

SEGÙN LA PROCEDENCIA DEL CAPITAL Privada

SEGÙN EL NÙMERO DE PROPIETARIOS Persona Jurídica

SEGÙN EL TAMAÑO Pequeña empresa

SEGÙN REGIÒN Local

TIPO DE SOCIEDAD Sociedad por Acciones Simplificada


ISO 9000: La norma tiene un amplio alcance, ya que se involucra en todos los aspectos dentro de

la organización e involucra a todas las personas que laboran allí, generando en ellos conciencia

en crear un sistema de gestión de calidad.

ISO 9001: Garantizar que la empresa certificada disponga de un buen sistema de gestión de

calidad.

ISO 14000: Proporcionar los elementos de un sistema de gestión ambiental eficaz que pueda ser

integrado

ISO 18000: Velar que todas las empresas que están certificadas cumplan en su totalidad las

normas establecidas para la protección de los empleados.


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Auditoria Administrativa

COMPOSICIÓN DEL CAPITAL

La organización está creada con capital 100% privado, no tiene participación de entidades

públicas lo que permite analizarla como una empresa de servicios de carácter privado, a

continuación se presenta la información básica de composición de la empresa.

Planta física

La empresa constructora en la que se desarrollara la auditoría se encuentra ubicada en la ciudad

de Bogotá, específicamente en el barrio Unicentro, en la siguiente dirección: CRA 15 # 118 -03

EDIFICIO GALLERIE en este punto tiene la sede administrativa.

Comercialización

Para la empresa constructora analizada se encontro que actualmente implementa estrategias de

marketing basadas en las 4P, que le permiten estar vigente en el mercado y con el objetivo de

aprovechar las oportunidades que el entorno pueda ofrecer, por esa razón el plan de mercadeo se

encuentra enfocado en la aplicación de estrategias de cumplimiento, calidad, compromiso;

desarrollando proyectos que despierten el interés de los clientes y genere oportunidades de

expansión dentro del mercado.

Las estrategias aplicadas son:


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Auditoria Administrativa
Estrategias de servicio: En este momento tiene como estrategia para el servicio, aplicar el

cumplimiento y la calidad a los procesos y obras de construcción que llevan a cabo, buscando

que

la integridad de este sea acorde a lo que esperan los clientes. También presta asesoría en los

diseños y procura desarrollar las ideas de los clientes como un atributo adicional a los servicios

que ofrecen. Contratar personal capacitado para brindar un mejor servicio y garantizar la

viabilidad de los proyectos, contemplando los factores que incrementen la productividad del tipo

de negocio.

Estrategias de precio: Crear convenios con los proveedores para obtener materiales a menor

costo y mayor calidad. En este momento la constructora sujeta a estudio implementa una

estrategia de penetración, considerándola como herramienta de fidelización de clientes,

ofreciendo productos de calidad a menor precio.

También se identificó que aplica la estrategia de precio basado en la competencia y de esta forma

comparan los servicios, el costo, y las ofertas que ofrecen las demás compañías constructoras que

se encuentran a su mismo nivel es necesario contemplar el costo de los materiales, la mano de

obra, el tiempo y la magnitud de cada obra.

Las empresas constructoras se desenvuelven dentro de un ambiente competitivo y en muchas

ocasiones es el entorno el que influye en la forma de competencia, en el precio del producto y en

el comportamiento de la oferta, el mercado para el sector de la construcción se encuentra

determinado por aquello conocido como competencia perfecta. (Muchas empresas dedicadas a
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Auditoria Administrativa
prestar los mismos servicios) lo que limita las posibilidades de ofrecer el servicio muy por

debajo del precio de mercado.

Estrategias de promoción: Promocionar un producto o servicio es parte importante dentro del

proceso de mercadeo que registra cualquier compañía que tenga el ánimo de lucrase; es la

promoción de su producto o servicio lo que permite que una marca, nombre o compañía se

distinga frente a las demás. La constructora evaluada realmente no aplica procesos de promoción

de sus servicios.

Estrategias de plaza: Estas estrategias son muy importantes dentro del proceso de mercadeo, en

vista que a través de estas se determina bajo qué condiciones y mediante qué medios se llega a

obtener la atención del cliente. Dentro del estudio realizado a la unidad productiva las estrategias

de plaza son quizás las que mayor atención requieren considerando que el único punto

administrativo y de venta ni siquiera se encuentra visible al público y no permite que el mercado

objetivo se entere que allí existe presencia de la compañía.

Inventario

Controlar los inventarios tiene como finalidad facilitar y apoyar la rentabilidad de la empresa, la

administración del inventario debe contar con elementos como la identificación del sistema, la

aplicación de un método de valuación acorde a las actividades y el movimiento de los elementos

que tenga cada empresa en particular.

La empresa constructora no cuenta con un lugar en donde almacene o guarde de forma específica
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Auditoria Administrativa
los materiales de obra, equipos, o insumos generalmente al momento de ejecutar una obra o

proyecto gestiona el envío parcial de lo que se requiere, esto representa dificultad para controlar

de manera exacta la pérdida o desperdicio de los elementos.

Cartera

La cartera o cuentas por cobrar para esta empresa en muchas ocasiones es difícil de controlar

teniendo en cuenta que las obras ejecutadas son por lo general bastante costosas; para

comprender esta afirmación se parte del hecho que los recursos utilizados por las constructoras

en la ejecución de sus proyectos en un porcentaje son propios y en otro porcentaje son de otras

personas, este tipo de unidades productivas trabajan mayormente sobre anticipos, o bajo la

modalidad de inversión generalmente se pactan formas de pago parciales que se encuentran

ligados a los avances en el desarrollo de las actividades y siempre se dejan saldos para respaldar

el compromiso de entrega.

Procedimientos y disposiciones legales

La auditoría que se pretende realizar establece las acciones y procedimientos que se deben

efectuar, fundamentados en la norma ISO 9001 de 2015 que se basa en sistemas de gestión de

la calidad (SGC) y que es realmente reconocida y aceptada internacionalmente como un

referente y como un atributo para aquellas empresas que tienen esta distinción.
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Auditoria Administrativa
La norma puede aplicarse a cualquier organización sin importar el tamaño, objeto social, capital

de trabajo ubicación etc., se centra en los procesos y en la verificación de los registros y las

evidencias de cumplimiento se han convertido en todos los gremios en una muestra de calidad.

“Las organizaciones que aplican la norma ISO tienen mayores tasas de supervivencia, de
ventas y de crecimiento de puestos de trabajo".

Mike Toffel, Associate Professor, Harvard Business School

Tomado de: http://www.lrqa.es/certificaciones/iso-9001-norma-calidad/

La auditoría es un proceso sistemático que evalúa las actividades de una empresa, basándose en

normas que puedan aplicarse al negocio, revisando aspectos internos de conformación

administración y controles a la gestión administrativa y operativa de la organización.

Enfoque y Alcance de la auditoría

Esta auditoria administrativa revisara las actividades, funciones y acciones de la empresa con el

fin de identificar las debilidades y encontrar los aspectos a mejorar en la gestión, para determinar

la viabilidad que tiene para la empresa constructora MACO CONSTRUCCIONES CIVILES

S.A.S, conseguir la certificación en la norma ISO 9001 de 2015, como base fundamental para

garantizar la calidad de los procesos y otorgar mayor satisfacción a sus clientes.

Para el año 2015, la ISO 9001 sufrió una serie de cambios en comparación a las versión del 2008

estos cambios se enfocan principalmente en:

 Mayor énfasis en el contexto organizacional, considerando otras partes interesadas,

diferentes al cliente, incluyendo a la organización en sí misma y sus beneficios

económicos.
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Auditoria Administrativa
 La dirección estratégica de la organización, como pilar del sistema de gestión.

 Incremento en los requisitos de liderazgo.

 Requerimientos específicos para el pensamiento basado en riesgos, con el propósito de

apoyar y mejorar el entendimiento y la aplicación del enfoque por procesos.

 Requisitos para definir el alcance y límites del Sistema de Gestión de la Calidad.

   Menor énfasis en documentos.

 Aplicabilidad mejorada para servicios. 

 Mayor énfasis en el logro de los resultados deseados para mejorar la satisfacción del

cliente.

Tomado de: http://www.icontec.org/Actualizacion/Paginas/bol.aspx?CustomID=8

Estos criterios se tendrán en cuenta en la observación y el análisis de la empresa para verificar,

las fortalezas y las debilidades para calificar el desempeño gerencial y contribuir al desarrollo y

crecimiento de la organización.
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Auditoria Administrativa

PROGRAMA DE AUDITORÍA MACO CONSTRUCCIONES CIVILES

El programa de auditoría permitirá verificar cada uno de los pasos a realizar enmarcados en lo

que para este caso requiere la implementación de una norma ISO en Calidad, para desarrollar un

sistema dentro de una organización se debe inicialmente hacer un análisis de la información y la

situación actual en la que se encuentre la empresa, se deben establecer cuáles son los procesos y

las áreas funcionales de la organización, se recomienda crear un manual de calidad que permita

garantizar el cumplimiento de los objetivos, luego se elaboran los procedimientos para que la

ejecución de ellos quede documentada, se crean formatos, se revisan requisitos y se omite

aquello que no aporta valor, para la implementación de la ISO la documentación de acuerdo a su

relevancia será clasificada en niveles.

Una vez se ha realizado el manual se debe socializar, mostrar y contextualizar con todos y cada

uno de los miembros que conforman la organización, es necesario conocerlo antes de

implementarlo y una vez entra en marcha se deben hacer controles y revisiones periódicas que
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Auditoria Administrativa
sirvan para encontrar fallas y poder corregirlas, así como generar medidas preventivas que eviten

caer en el error o en la omisión.

Basado en la información anterior se presentará lo correspondiente al plan de auditoría

administrativa para la empresa MACO CONSTRUCCIONES CIVILES S.A.S.

Responsables

Para desarrollar la auditoria en la organización es muy importante contar con el apoyo de la

dirección por eso como parte del equipo se recomienda la participación del gerente y en este caso

el propietario, los auditores serán personal externo que con anterioridad han tenido acceso a la

información de la organización.

Participantes:

Gerencia General: Miguel Cruz

Auditor Líder: Luis Alejandro Mahecha Giraldo

Auditores de apoyo: Jennyffer Pulgarín, Nancy Ramírez

Áreas de Intervención
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Auditoria Administrativa
La empresa realmente es pequeña cuenta con algunos trabajadores fijos y otros ocasionales sin

embargo en su estructura organizacional tiene bien identificados sus procesos y sus actividades

para este caso se describen las areas que se evaluaran y se observarán en esta auditoria

Área Administrativa: Con labores de contratación, administración, contabilidad, capacitación,

Seguridad social, nómina y compras.

Área Comercial: Con labores de promoción, atención a clientes, negociación, relacionamiento y

venta.

Área Productiva: Fabricación, coordinación personal, planeación, Inventario, Control calidad

etc.

Actividades
Como parte de la auditoría se propone desarrollar reuniones de apertura, de revisión y de cierre,

visitas a cada una de las áreas, acercamiento a los responsables de proceso y verificación de los

documentos o registros que se usan en la gestión actual de la organización.

A continuación se describirán las actividades a desarrollar por cada área funcional de la empresa.

PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS

1. Objetivo

Establecer la metodología para la formación de auditores internos del sistema de gestión y la

descripción de actividades requeridas para validar la conformidad del sistema de gestión, frente a
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Auditoria Administrativa
las disposiciones planificadas y requisitos establecidos por la empresa; verificando la

documentación, implementación y mejora continua.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para todas las auditorias planificadas que se realizan a los procesos

definidos dentro del sistema de gestión de Construcciones civiles S.A.S

3. Términos y definición

TÉRMINO DEFINICION
Proceso sistemático, que tiene como objetivo la
recopilación, acumulación y evaluación de evidencia
Auditoria sobre información de una empresa, para determinar e
informar el grado de cumplimiento entre la información y
los criterios establecidos.
Alcance de la Auditoria Extensión y límites de una auditoria.
Resultado de una auditoria que proporciona el equipo
Conclusiones de la
auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y
Auditoria
todos los hallazgos de esta.
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
Criterios de la Auditoria
utilizados como referencia.
Registros declaraciones de hechos o cualquier otra
Evidencia de la Auditoria información que son pertinentes para los criterios de
auditoría y que son verificables
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria
Hallazgos de la Auditoria
recopilada frente a los criterios de la auditoria
Descripción de las actividades y de los detalles acordados
Plan de Auditoria
de una auditoria.
Conjunto de una o más auditorias planificadas para un
Programa de Auditoria periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un
propósito específico
No Conformidad Incumplimiento de un requisito especificado
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Auditoria Administrativa

4. Descripción de actividad

ACTIVIDA DESCRIPCION REGISTRO RESPONSABLE


D
Necesidad de Se identifica por parte los auditores la N/A Gerencia General
auditores necesidad de tener personal competente para
proceder con la realización del ciclo de Responsable o
auditorías internas en Maco construcciones Vigía
civiles S.AS.

En caso de no cumplir con los requisitos


necesarios a nivel interno se procederá a
contratar una persona externa para realizar
este proceso.
Planificación Dirigir la planificación y realización del N/A Gerencia General
auditorias programa de auditoría una vez al año donde
se debe tener en cuenta las prioridades de la Responsable o
Gerencia, los requisitos legales y Vigía
contractuales, los requisitos del sistema de
gestión, estado e importancia del proceso,
resultado de auditorías anteriores, cambios en
la empresa e incremento de no
conformidades.
Definir Se definirá el ciclo de auditoria de acuerdo a “Programa Gerencia General
programa de la planificación anteriormente definida, la de Auditor Interno
auditoria cual debe ser divulgada al proceso auditoría”
administrativo
Plan de Comunicar antes de ejecutarse la auditoria, al “Plan de Auditor Interno
auditoria responsable del proceso, el Plan de auditoría auditoría”
para su conocimiento.
El plan aprobado de auditoría interna es
enviado por el líder del equipo auditor a Maco
construcciones civiles S.AS.

Preparación El auditor encargado solicitara al responsable “Lista de Auditor


de la de la compañía la documentación chequeo”
auditoria (procedimiento, instructivos, programas y el
listado del personal encargado de ejecutar las
actividades) pertinente para elaborar la lista
de chequeo
Realizar El auditor encargado realizara realizan una n/a Auditor
reunión de reunión de apertura con las personas que
apertura participan en el proceso a auditar, efectuando
24
Auditoria Administrativa
la presentación de los participantes y
confirmación de los objetivos, alcance,
criterios y plan de auditoría.
Ejecutar Una vez realizada la reunión de apertura el “Lista de Auditor
auditoria equipo auditor inicia la auditoría del proceso, chequeo”
mediante la recopilación y verificación de la
información, generando los hallazgos de la
auditoría (Conformidad o no conformidad con
los criterios de la auditoria y/o identificación
de oportunidades de mejora) y los registra en
la lista de chequeo
Reunión de El auditor realiza la reunión de cierre, Auditor
cierre presentando al auditado los hallazgos y
conclusiones de la auditoria, realizando una
breve descripción del proceso realizado y
recordándole a la compañía el tiempo que tiene
disponible para presentar las acciones
correctivas, preventivas y de mejora según sea
el caso.
Informe de Preparar el informe, diligenciando el formato Informe de Auditor
auditoria y adjunta la lista de chequeo. El informe debe auditoría
realizarse en un plazo máximo de 8 días
hábiles después de efectuada la reunión de
cierre.
Realizar Realizar seguimiento a las acciones de Acción Responsable o
seguimiento mejoramiento establecidas mediante el correctiva y Vigía
a los formato de acciones correctivas y preventivas, preventiva
hallazgos una vez el auditado haya dado respuesta.
identificados
Indicador de Elaborar Indicadores de Gestión de Auditorías Ficha de Responsable o
gestión bajo formato establecido para el mismo indicador Vigía
auditoria teniendo en cuenta los datos generados en
dichas auditorías.
Presentarlos a la Gerencia, de acuerdo a la
frecuencia definida para cada uno de los
indicadores.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Gestión administrativa Calidad Gerencia


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Auditoria Administrativa

PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA


CÓDIGO FUAI
. PROCESO DE AUDITORIA INTERNA 317
VERSIÓN
3
PLAN DE AUDITORIA
. FECHA
01/03/2018
OBJETIVO Analizar la gestión comercial, la estrategia de ventas y las políticas
AUDITORIA de atención a clientes

NO. 1 ALCANCE Comprender las políticas que la organización estableció para la


gestión comercial, la administración de los clientes y las estrategias de mercadeo
que pretende aplicar a futuro
Fecha y Nombre del
Actividades a Desarrollar Responsable
Hora auditado

Todos los Maco


29/08/2018
Reunión de apertura integrantes del construcciones
8:00
grupo civiles S.A.S
Todos los Maco
29/08/2018
Revisar los planes de mercadeo establecidos integrantes del construcciones
10:00
grupo civiles S.A.S
26
Auditoria Administrativa
Verificar si existe acercamiento con el
Todos los Maco
29/08/2018 cliente, gestión de bases de datos,
integrantes del construcciones
12:00 indicadores comerciales, política de ventas y
grupo civiles S.A.S
servicio.
29/08/2018 Verificar el procedimiento para atender Todos los Maco
14:00 quejas y reclamos y el procedimiento de integrantes del construcciones
atención a los clientes. grupo civiles S.A.S
Todos los Maco
29/08/2018
Diligenciamiento de actas y cierre. integrantes del construcciones
17:00
grupo civiles S.A.S
Equipo Auditor: Hallazgos:
-Luis Alejandro Mahecha Giraldo (Líder ) La reunión inicia 40 min tarde ya que el personal
no llego a hora fijada. ( punto a mejorar)
-Jennyffer Pulgarín
-Nancy Ramírez

CÓDIGO FUAI
. PROCESO DE AUDITORIA INTERNA 317
VERSIÓN 3
. PLAN DE AUDITORIA FECHA
01/03/2018
AREA Proceso auditado Fecha de la auditoría
COMERCIAL VENTAS Y SERVICIO AL CLIENTE 29/08/2018
OBJETIVO
AUDITORIA Revisar los procesos, direccionamiento, estrategia y objetivos
NO. 1 ALCANCE

Comprender los objetivos propuestos por la organización la estructura y los proyectos

Fecha y Hora Actividades a Desarrollar Responsable Nombre del auditado

Todos los Maco


29/08/2018
Reunión de apertura integrantes del construcciones
8:00
grupo civiles S.A.S
Verificar el direccionamiento estratégico, Maco
Todos los
29/08/2018 misión, visión, objetivos, revisar la estructura construcciones
integrantes del
10:00 organizacional, cargos directivos y civiles S.A.S
grupo
responsabilidades
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Auditoria Administrativa
Todos los Maco
29/08/2018 Revisar la planeación estratégica, posición ante
integrantes del construcciones
12:00 la competencia, proyectos programados
grupo civiles S.A.S
29/08/2018 Verificar los métodos de procesamiento de la Todos los Maco
14:00 información y control de la gestión integrantes del construcciones
grupo civiles S.A.S
Todos los Maco
29/08/2018
Diligenciamiento de actas y cierre. integrantes del construcciones
17:00
grupo civiles S.A.S

Equipo Auditor: Hallazgos:


-Luis Alejandro Mahecha Giraldo (Líder ) N/A
-Jennyffer Pulgarín
-Nancy Ramírez

. CÓDIGO
PROCESO DE AUDITORIA INTERNA FUAI 317

VERSIÓN 3
PLAN DE AUDITORIA FECHA
.
01/03/2018
AREA Proceso auditado Fecha de la auditoría
PRODUCTIVA EJECUCIÓN DE OBRAS 29/08/2018
OBJETIVO
AUDITORIA Garantizarla ejecución de los procesos en cumplimiento de las normas y en condiciones

NO. 1 seguras.
ALCANCE
Proponer actividades que permitan desarrollar las actividades en las obras de manera
óptima, segura y con mayor eficiencia
Fecha y Nombre del
Actividades a Desarrollar Responsable
Hora Auditado
Todos los Maco
29/08/2018
Reunión de apertura integrantes del construcciones
8:00
grupo civiles S.A.S
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Auditoria Administrativa
Todos los Maco
29/08/2018 Establecer los procesos activos, alcance, costo,
integrantes del construcciones
10:00 número de trabajadores y condiciones de trabajo
grupo civiles S.A.S
Verificar registros y controles de seguridad, Todos los Maco
29/08/2018
manejo de inventarios y control de recursos, integrantes del construcciones
12:00
cargos, tareas y responsabilidades grupo civiles S.A.S
29/08/2018 Visualizar si existen controles de calidad y Todos los Maco
14:00 políticas de mejora, estrategias de trabajo integrantes del construcciones
grupo civiles S.A.S
Todos los Maco
29/08/2018
Diligenciamiento de actas y cierre. integrantes del construcciones
17:00
grupo civiles S.A.S

Equipo Auditor:
Observaciones:
-Luis Alejandro Mahecha Giraldo (Líder )
No aplica porque no se visitaron obras,
-Jennyffer Pulgarín únicamente la parte administrativa
-Nancy Ramírez

. CÓDIGO FUAI
PROCESO DE AUDITORIA INTERNA 317
VERSIÓN 3
PLAN DE AUDITORIA FECHA
. 01/03/2018
Proceso auditado Auditoría Nº Fecha de la auditoría
Área financiera 1 25/08/2018
Objetiv Estructurar los procesos y el personal sean los adecuados para realizar las funciones
o asignadas del área
Alcance Verificar los procesos y el personal sea idóneo y capacitado para el desarrollo de las
funciones que requiere el área.

Plan Detallado
Fecha y Nombre del
Actividades a Desarrollar Auditor
Hora Auditado
Recorrido del área (infraestructura),
Todos los
25/08/201 verificación de las hojas de vida del personal Maco construcciones
integrantes del
8 8:00 activo, verificación del perfil laboral y de civiles S.A.S
grupo
funciones del personal activo en el área.
29
Auditoria Administrativa
Revisión de activos, pasivos, ingresos, Maco construcciones
Todos los
25/08/201 egresos, cuentas por cobrar, cuentas por civiles S.A.S
integrantes del
8 10:00 pagar, compras, contratos, notas débito y
grupo
crédito.
Todos los Maco construcciones
25/08/201 Verificación de pago a parafiscales e
integrantes del civiles S.A.S
8 15:00 impuestos.
grupo
Todos los Maco construcciones
25/08/201
Diligenciamiento de actas y cierre. integrantes del civiles S.A.S
8 17:00
grupo

Equipo Auditor: Observaciones:

-Luis Alejandro Mahecha Giraldo Se evidencia que la cantidad de pasivos superan los activos y
(Líder ) se debe revisar sus estados financieros.

-Jennyffer Pulgarín
-Nancy Ramírez

.
PROCESO DE AUDITORIA INTERNA CÓDIGO FUAI 317

VERSIÓN 3
PLAN DE AUDITORIA
. FECHA 01/03/2018
Proceso auditado Auditoría Nº Fecha de la auditoría
Área comercial 1 26/08/2018
Objetivo Estandarizar las bases de datos de clientes, proveedores y cartera.

Alcance Mantener clientes, buscar nuevos negocios y estrategias de venta innovadora.


Verificar los procesos y el personal sea idóneo y capacitado para el desarrollo de las funciones que
requiere el área.

Plan Detallado
Nombre del
Fecha y Hora Actividades a Desarrollar Auditor
Auditado
30
Auditoria Administrativa
Verificación de las hojas de vida del personal Maco construcciones
26/08/2018 Todos los integrantes
activo, verificación del perfil laboral y de civiles S.A.S
8:00 del grupo
funciones del personal activo en el área.
26/08/2018 Todos los integrantes Maco construcciones
Verificación de cartera de clientes.
10:00 del grupo civiles S.A.S
26/08/2018 Todos los integrantes Maco construcciones
Diligenciamiento de actas y cierre.
15:00 del grupo civiles S.A.S

Equipo Auditor: Observaciones:

-Luis Alejandro Mahecha Giraldo (Líder ) Se encuentra cartera vencida de los clientes yes recomendable que
para nuevo negocios estén al día para inicio de obras.
-Jennyffer Pulgarín
-Nancy Ramírez

.
PROCESO DE AUDITORIA INTERNA CÓDIGO FUAI 317

VERSIÓN 3
PLAN DE AUDITORIA
FECHA 01/03/2018
.
Proceso auditado Auditoría Nº Fecha de la auditoría
Área de calidad 1 28/08/2018
Objetivo Estandarizar las normas y los procesos de acuerdo a la ISO 9001.

Alcance Establecer los requisitos para los sistemas de gestión de calidad de la empresa
Plan Detallado
Nombre del
Fecha y Hora Actividades a Desarrollar Auditor
Auditado
28/08/2018 Verificación del almacén, fechas de expedición y Todos los integrantes Maco construcciones
8:00 almacenamiento idóneo. del grupo civiles S.A.S
31
Auditoria Administrativa
28/08/2018 Verificación de las instalaciones y materiales que Todos los integrantes Maco construcciones
10:00 cumplan con la normatividad vigente. del grupo civiles S.A.S
28/08/2018 Todos los integrantes Maco construcciones
Diligenciamiento de actas y cierre.
17:00 del grupo civiles S.A.S

Equipo Auditor: Observaciones:

-Luis Alejandro Mahecha Giraldo (Líder ) Se evidencia que algunos materiales no están en condiciones aptas
para su almacenamiento y posterior uso.
-Jennyffer Pulgarín
-Nancy Ramírez

Proceso auditado Auditoría Nº Fecha de la auditoría


Área de talento humano 1 29/08/2018
Objetivo Estandarizar que los trabajadores cumplan con las normatividad vigente

Alcance Verificar los procesos y el personal sea idóneo y capacitado para el desarrollo de las funciones que
requieran al momento de la contratación.

.
PROCESO DE AUDITORIA INTERNA CÓDIGO FUAI 317

VERSIÓN 3
PLAN DE AUDITORIA
FECHA 01/03/2018
.
Plan Detallado
Nombre del
Fecha y Hora Actividades a Desarrollar Auditor
Auditado
32
Auditoria Administrativa
Recorrido del área (infraestructura), verificación Maco construcciones
29/08/2018 de las hojas de vida del personal activo, Todos los integrantes civiles S.A.S
8:00 verificación del perfil laboral y de funciones del del grupo
personal activo en el área.
Verificación de contratos y los pagos de Maco construcciones
29/08/2018 Todos los integrantes
parafiscales de todos los empleados. Verificación civiles S.A.S
10:00 del grupo
de derechos y afiliaciones a ARL.
Verificar que todos los empleados cumplan los Maco construcciones
29/08/2018 elementos EPP (Elementos de protección Todos los integrantes civiles S.A.S
15:00 personal) y diligenciamiento de las OT ( ordenes del grupo
de trabajo)
29/08/2018 Todos los integrantes Maco construcciones
Diligenciamiento de actas y cierre.
17:00 del grupo civiles S.A.S

Equipo Auditor: Observaciones:

-Luis Alejandro Mahecha Giraldo (Líder ) Se evidencia que la cantidad de pasivos superan los activos y se
debe revisar sus estados financieros.
-Jennyffer Pulgarín
-Nancy Ramírez

Proceso auditado Auditoría Nº Fecha de la auditoría


Área de gestión administrativa 1 30/08/2018
Objetivo Verificar que la intervención cumpla con la planeación, dirección, organización y control

Alcance Desarrollar su capacidad analítica, la interacción con el sector productivo y el entorno para ser un
agente de cambio, líder creativo para la toma de decisiones en la empresa.

.
PROCESO DE AUDITORIA INTERNA CÓDIGO FUAI 317

VERSIÓN 3
PLAN DE AUDITORIA
FECHA 01/03/2018
.
Plan Detallado
Nombre del
Fecha y Hora Actividades a Desarrollar Auditor
Auditado
33
Auditoria Administrativa
Recorrido del área (infraestructura), verificación Maco construcciones
30/08/2018 de las hojas de vida del personal activo, Todos los integrantes civiles S.A.S
8:00 verificación del perfil laboral y de funciones del del grupo
personal activo en el área.
30/08/2018 Verificar que el personal de gestión administrativa Todos los integrantes Maco construcciones
10:00 regule e intervenga en los procesos. del grupo civiles S.A.S
30/08/2018 Verificar los entes de control y que gerencia apoye Todos los integrantes Maco construcciones
15:00 la ejecución de los procesos. del grupo civiles S.A.S
30/08/2018 Todos los integrantes Maco construcciones
Diligenciamiento de actas y cierre.
17:00 del grupo civiles S.A.S

Equipo Auditor: Observaciones:

-Luis Alejandro Mahecha Giraldo (Líder ) N/A


-Jennyffer Pulgarín
-Nancy Ramírez

PROCESO DE AUDITORIA
CÓDIGO FAI 320
INTERNA
VERSIÓN 2
LISTA DE CHEQUEO FECHA
01/03/2018

CUMPLE
N° INDICADORES OBSERVACIONES
SI NO
Propone adecuadamente la visión, misión,
1 práctica y políticas empresariales. X N/A
Se puede dar veracidad que la ubicación del
2 establecimiento puede desarrollar su X N/A
actividad.
34
Auditoria Administrativa
Verifique que la firma y características del
3 logo o lema no están registrados ante la X N/A
superintendencia de industria y comercio
Presenta correctamente la escritura pública
de constitución de la sociedad propuesta o X N/A
4
el documento privado que acredite la
empresa.
Presenta registro único de la sociedad
donde se aprecian correctamente X N/A
5
establecidos las responsabilidades de la
sociedad.
Presenta certificado de existencia y
6 representación legal. X N/A
Elabora factura de venta con todos y cada
7 uno de los requisitos de ley. X N/A
Realiza contrato por arrendamientos para el
8 funcionamiento de la sociedad, si el local es X N/A
propio presenta certificado de libertad
Realiza contratos de trabajo de personal
9 utilizando las diferentes formas de X N/A
contratación de acuerdo con la ley laboral.
10 Realizan presentación de los productos que X N/A
van a ofrecer.

CONCLUSIONES

La finalidad de esta Auditoria Administrativa fue conocer a fondo cada uno de los
lineamientos y estándares de la empresa Maco Construcciones Civiles S.A.S.

Se realizó una auditoria para observar los procesos internos de la empresa, siguiendo y
aplicando las herramientas que brinda la Fundación Universitaria del Área Andina.
Gracias a esta actividad tenemos una idea clara y un enfoque para la realización de
auditorías basadas en los procesos y normatividad vigente para el buen desarrollo de las
mismas.

Permite llevar a cabo un seguimiento actualizado de la gestión y control de procesos


internos de la empresa, con una buena auditoria incrementa las posibilidades de lograr sus
35
Auditoria Administrativa
objetivos, adicional a eso garantizar el cumplimiento absoluto de las normas y asegurar la
veracidad de los datos financieros aportados por Maco Construcciones Civiles S.A.S.

Finalmente con esta auditoria es posible identificar algún tipo de error y que no se
presenta en esta, logrando garantizar los activos de la empresa ya que es una empresa que
está en crecimiento.

REFERENCIACIÓN Y WEB GRAFÍA

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