SEMANA 3

Tema: Capitulo 7 – ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA.

Aspectos motivacionales: Estamos llegando a la culminación de
la Tutoría III, para ellos es importante que vayan avanzando y sobre
todo que tengan en cuenta las recomendaciones, para tal efecto, se
presenta un modelo de referencia de los puntos a ser
implementados en el Trabajo Profesional con relación al Capítulo 7.

Introducción: Capítulo 7.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

La estructura organizacional de una empresa es el modelo jerárquico que una

empresa utiliza para la Dirección y Administración de las actividades de la misma.

A través de una estructura organizacional la empresa fija:

 Roles, funciones y responsabilidades.

 Establece objetivos.

 Crea procesos y define protocolos.

 Diseña estrategias de mejoramiento.

La estructura organizacional es la que da orden a la empresa pues es la que permite

identificar y clasificar las actividades, agrupar en divisiones o departamentos, asigna
una autoridad a cada división y coordina la estructura para alcanzar los objetivos.

Se representan en un organigrama o diagrama organizacional.

Las principales características de la estructura organizativa de una empresa.

Se trata de un proceso continuo y versátil con el tiempo.

Puede ser centralización o descentralizada, dependiendo si las decisiones parten de

un conjunto de altos cargos o de los propios equipos de trabajo, respectivamente.

Especialización de las distintas áreas. Cuanto mayor es la empresa, más

especialización.

Coordinación y colaboración entre equipos o departamentos.

Debe representar realmente a las personas que componen la empresa.

Adaptada a la estrategia que persigue la organización.

Dirigida a los objetivos alcanzables.

Acorde con la tecnología y herramientas disponibles.

Cada persona debe saber dónde encontrar lo que necesita para ejecutar sus
funciones definidas claramente y entendidas por todo el equipo.

ORGANIGRAMA.

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de

una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de
las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de
asesoría.

El organigrama es un esquema organizacional que representa gráficamente la

estructura interna de una empresa. Es especialmente útil para el
departamento de recursos humanos ya que le permite visualizar rápidamente
la jerarquía de la empresa por equipos, en función de quién reporta a cada
persona, o quién está al cargo de cada equipo o empleado. Fuente
https://factorialhr.es/blog/que-es-organigrama-empresa-tipos-plantillas/

El organigrama les permite a las empresas analizar de manera ordenada

todas y cada una de las estructuras de la organización representada.
Desempeñan una función muy importante dentro del departamento de
recursos humanos reflejando la estructura e información de toda la
organización.
Fuente https://factorialhr.es/blog/que-es-organigrama-empresa-tipos-plantillas/

Por ello, los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas,
entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc.
CLASIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA.
xxxx SRL utilizara la siguiente estructura organizacional u organigrama:
La estructura funcional: Es la organización estructurada por funciones, reúne
en un departamento o área, a todos aquellos empleados que se dedican a
determinada actividad o a varias relacionadas (llamadas funciones).
xxx SRL cuenta con los siguientes recursos humanos:

Gerente General

Secretaria

Dpto. Financiero Dpto. Marketing Dpto. Producción

Sección Contador Dpto. Ventas Sección Diseño

Sección Tapicería

Sección Colocación

Fuente de elaboración propia.

MANUAL DE FUNCIONES.
Nombre del Cargo:

Gerente General

Conocimientos requeridos

Estudios superiores: Universitarios y/o Técnicos.

Títulos

Ingeniero Comercial, Ingeniero en Administración de Empresas.

Experiencia

2 años de experiencia como mínimo en cargos similares.

Objetivo Principal

Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo

plazo.
Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro.
Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
Controlar las actividades planificadas.
Coordinar las actividades con la Secretaria.
Coordinar con el Experto en Marketing sobre el aumento del número y calidad de
clientes.

Funciones Esenciales

1. Planificar

2. Organizar

3. Controlar

4. Coordinar

5. Analizar

6. Calcular
7. Deducir el trabajo de la
empresa
8. Contratar personal
Adecuado
 Actividades regulares.
Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo
plazo.
Responsabilidad por supervisión
Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de
las funciones
Los y losque
funcionarios cargos.
supervisa el Gerente General son la Secretaria, el
Dirigir la empresa,
Diseñador tomartapicero,
de Interiores, decisiones, supervisar
colocadores, y ser unenlíder
el experto dentro yde
Marketing el
ésta.
Contador.
Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y
detectar las desviaciones o diferencias.
Coordinar las actividades con la Secretaria.
Coordinar con el Experto en Marketing sobre el aumento del número y
calidad de clientes.
Disponer para realizar las compras de materiales, resolver sobre las
reparaciones o desperfectos en la empresa.
Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal
adecuado para cada cargo.
Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero,
administrativo, personal, contable entre otros.
Realizar cálculos matemáticos, algebraicos y financieros.
Deducir o concluir los análisis efectuados anteriormente.

Nombre del Cargo:

Contador de la empresa.

Conocimientos requeridos y Estudios superiores

Contador Público.

Experiencia:

2 años de experiencia como mínimo en cargos similares.

Funciones.

1. Contabilizar los diferentes comprobantes por concepto de activos, pasivos,

ingresos y egresos
2. Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan
correctamente los datos fiscales de la empresa que cumplan con las
formalidades requeridas.
3. Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a través del sistema
computarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por
pagar.
4. Revisar el cálculo de las planillas de retención de Impuesto sobre la renta del
personal emitidas por los empleados, y realizar los ajustes en caso de no
cumplir con las disposiciones.
5. Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el
registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración de
IVA.
6. Elaboración de cheques para el recurso humano de la empresa, proveedores
y servicios.
7. Cumplir y hacer cumplir todas las recomendaciones de tipo contable,
administrativo y fiscal, formuladas por el Contralor Interno, Asesor fiscal /
financiero.

8. Llevar libros contables (Diario, mayor y inventarios).

9. Cualquier otra actividad fijada por el Gerente Administrativo de la empresa.

10. Cumplir y hacer cumplir todas las recomendaciones de tipo contable,

administrativo y fiscal, formuladas por el Contralor Interno, Asesor fiscal /
financiero.

Nombre del Cargo:

Experto en Marketing

Conocimientos requeridos y Estudios superiores

Licenciado y/o Ingeniero en Marketing .

Experiencia:

2 años de experiencia como mínimo en cargos similares.

Funciones.

Establecer estrategias en cuanto a comercialización de productos.

1. Diseñar planes de marketing para la promoción de productos y darle

seguimiento
2. Elaboración del material promocional.
3. Identificación y selección del mercado.
4. Buscar y detectar necesidades del mercado
5. Definir estrategias comerciales.
6. Realizar análisis de mercado.
7. Posicionar productos en la mente del consumidor.
8. Estimular la compra de sus productos.
9. Realizar diferenciación de productos.
10. Comunicar promociones de sus productos.
11. Redactar contenidos publicitarios.
12. Genera estrategias de artículos promocionales (para socios, proveedores,
clientes y medios de comunicación)
13. Realiza manejo de nóminas.

14. Generar experiencias de marca.

15. Optimizar los recursos de la compañía.

16. Realiza ventas, pronostica ventas.

17. Realizar estrategias de post venta.

Nombre del Cargo:

Diseñador de Interiores de Tapizados.

Conocimientos requeridos y Estudios superiores

Diseñador Gráfico

Experiencia:

2 años de experiencia como mínimo en cargos similares.

Funciones.
 1. Convertir un tapizado interior de vehículo en piezas únicas que brinden
confort y comodidad al vehículo.
2. Obtener el máximo provecho posible de los espacios en el automóvil.
3. Diseñar el interior del vehículo.
4. Elección de elementos y materia prima a utilizar.
5. Controlar el trabajo de tapicería.
6. Capacidad para trabajar en las diferentes marcas de vehílos
7. Capacidad de recomendación
8. Trato directo con el cliente.
9. Manejo de software de diseño.
10. Dibujar las ideas sobre trabajos de tapicería.
11. Coordinar con la secretaria reuniones con clientes.
12. Realizar diseños con creatividad.
13. Conocimientos de la materia prima.

Nombre del Cargo:

Tapicero.

Experiencia:

1 año de experiencia como mínimo en cargos similares.

Funciones.

1. Habilidades prácticas artesanales.

2. Buena visión
 3. Calcular los cortes y medir materiales con precisión.

4. Aptitud física.

5. Su visión de los colores puede ser probado.

6. Buen ojo para el detalle.

Nombre del Cargo:

Secretaria recepcionista.

Conocimientos requeridos y Estudios superiores

Secretaria ejecutiva.

Experiencia:

1 año de experiencia como mínimo en cargos similares.

Funciones.

1. La principal función del recepcionista es recibir al público a su llegada a

la recepción de la empresa.
2. Dirige a los visitantes.
3. Responder a consultas (cara a cara, por teléfono y por correo
electrónico).
4. Proporcionan información o toman nota de mensajes para el personal.

5. Concertar citas.
6. Preparar facturas.
7. Responder a solicitudes de información hechas por teléfono o correo
electrónico.
8. Capacidad de organización.
9. Capacidad de manejar equipos de oficina como fotocopiadoras y
centralitas telefónicas
10. Destrezas en informática.
11. Expone y vende los servicios de la empresa.
12. Conocimientos de contabilidad.
13. Habilidad en mecanografía.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Para un correcto proceso productivo se requieren de los siguientes pasos:
Entrevista al cliente por el Diseñador de Interiores del vehículo, para la
realización del trabajo de tapicería, a elección del cliente tanto en diseño
como en la elección de material a utilizar de acuerdo al presupuesto y gusto
del cliente.
Tiempo estimado 10 minutos.

Moldear es decir obtener moldes en cartulina dependiendo del vehículo, y del

trabajo indicado por el diseñador.
Tiempo estimado 15 minutos.

El tapicero se encarga de trazar con los moldes en cartulina se procede a

trazar en el cuero u otro material escogido por el cliente con tiza de pizarra.
Tiempo estimado 15 minutos.

Cortar en el material a utilizar de ello se encarga el tapicero según el gusto del

cliente y con orden del diseñador.
Tiempo estimado 15 minutos.

El colocador de tapizados se encarga de pegar utilizando cemento de

contacto u otro material se procede a pegar las piezas dentro del vehículo.
Tiempo estimado 20 minutos.

El tapicero realiza la tarea de coser usando la máquina industrial de uso

profesional se realiza el trabajo siempre con supervisión del diseñador.
Tiempo estimado 45 minutos.

Fijar finalmente una vez terminado el modelo se procede a colocar el tapizado

en el vehículo por parte del colocador.
Tiempo estimado 15 minutos.

En promedio se utilizará más de dos horas de trabajo por vehículo, 135

minutos de trabajo, esto varía según la pieza; el tapizado a trabajar y la
complejidad del trabajo.

Fuente de elaboración propia .

PLAN DE RECURSOS HUMANOS.

¿De qué trata el plan de recursos humanos?

Trata de analizar y determinar todos los elementos relacionados con la política del
personal: la definición de capacidades, la organización funcional, la dimensión y la
estructura de la planilla, la selección, contratación y formación de la persona, y todos
aquellos aspectos relacionados con la dimensión humana de la empresa desde la
detención de conflictos hasta el desarrollo de estrategias de solución.

El plan de recursos humanos es una herramienta fundamental para conocer cuáles

son las necesidades de personal necesarias en el momento de crear una empresa o
negocio. También es conocido como plan de organización o plan de organización y
recursos humanos.

En el plan de recursos humanos se determinará la estructura y el organigrama de la

empresa. Para ello, es necesario estudiar cuántas personas hace falta incluir en la
plantilla de la empresa y cuáles son los perfiles que deben tener para poder iniciar la
actividad empresarial.

El plan de organización y recursos humanos deben incluirse dentro del plan de

negocio, que describirá todo el plan empresarial y las acciones que debemos realizar
para la creación de nuestro negocio. En el detallaremos al máximo las personas que
necesitamos para conseguir reducir al máximo los costes empresariales durante las

etapas iniciales. Fuente https://www.emprendepyme.net/plan-de-recursos-humanos

¿Por qué pensamos que es importante elaborar un Plan de Recurso Humanos?

Porque así se concretará la contribución esperada de la función del desarrollo de la

organización de los personales al logro de los objetivos estratégicos de calidad,
rentabilidad y servicio al cliente.
Así también se dotará al equipo de Recursos humanos de un marco legal que
garantice la orientación común y la coherencia del trabajo de todos y cada uno de sus
miembros.

Al momento de incorporar nuevo personal, se debe en primer lugar definir las

competencias y características personales que debe cumplir una persona para que
pueda postular al puesto que se está ofreciendo. Y, de ese modo, convocar a las
pruebas de evaluación, sólo a las personas que cumplan con dichas competencias y
características.

Corroborar información.

Una tarea importante dentro del proceso de evaluación, es la de verificar o asegurar

de que los datos o la documentación que haya brindado el postulante, sean veraces.

Para ello puede llamarse telefónicamente a la empresa en donde el postulante diga

que ha trabajado anteriormente, y preguntar si la información que él ha brindado es
veraz. Y de paso se puede también consultar sobre cuál fue su desempeño en dicha
empresa, teniendo en cuenta de que el mejor indicador del desempeño futuro es el
desempeño pasado, si una persona ha sido un líder en una empresa, es muy probable
que lo vuelva a ser en la nuestra.

Objetivos generales de un plan de recursos humanos.

Buscar mejorar el rendimiento del trabajo y de los trabajadores, brindar bienestar y

aclarar el trabajo a desempeñar.

Dar con los aspirantes mejor calificados y que puedan desarrollar las labores
imprescindibles en la empresa.

Conservar a los empleados mejor cualificados.

Motivar a los empleados para que trabajen mejor y se involucren en la empresa.

Reforzar la actitud de los empleados para ayudarlos a que evolucionen dentro de la

misma. Fuente https://es.workmeter.com/blog/bid/232590/importancia-y-objetivos-en-un-plan-
de-recursos-humanos
Los objetivos implícitos.

Son aquellos que se encuentran dentro de la filosofía de cada empresa y son tres los
relacionados con el Plan de Recursos Humanos:

1. La productividad, gracias a la buena gestión de recursos humanos se debe

aumentar la productividad de los empleados.

2. La calidad de vida, está demostrado que si mejoras la calidad de vida de los

empleados dentro de la empresa estos se sienten mucho más satisfechos y
aportan mucho más, para ello es muy importante que logren cumplir

3. Cumplir las normas, sin lugar a dudas es también una parte muy importante.

Reclutamiento de la Empresa.

El reclutamiento y selección de personal es un proceso por el cual las empresas

contratan al personal adecuado para ocupar un puesto, el programa de reclutamiento y
selección de personal debe estar dentro de la planeación estratégica de la empresa
para que se encamine a cumplir los objetivos de la empresa. Este proceso cuenta con
4 pasos básicos: análisis de necesidades de la empresa, reclutamiento, selección e
incorporación a la empresa. Fuente https://www.gestiopolis.com/reclutamiento-y-seleccion-
de-personal-en-los-recursos-humanos/

xxx SRL debe tener un personal apto para nuestro servicio en tapizados interior de
vehículos por ello lo más importante es tener un capital humano fuerte para poder así
ser competitivos en un mercado que cada vez se vuelve más exigente.

xxx SRL cuenta con los siguientes profesionales:

Un gerente General.

Una Secretaria.

Un contador.

Un experto en Marketing.

Un Diseñador de Interiores.
Un Tapicero.

Dos colocadores.

Para la selección de los personales se tomarán las siguientes Pautas:

El gerente general, debe ser una persona con gran liderazgo, dirigirá la empresa y al
personal, también será administrador de la misma. Debe ser un buen comunicador,
pues los empleados seguirán sus órdenes; tener conocimientos técnicos en vehículos,
y tapizados, debido a que debe dirigir los trabajos, ser capaz de negociar con los
clientes y trabajar bajo presión.

La secretaria debe ser discreta, organizada, con atención cordial entre compañeros de
trabajo y más aun con los clientes. Debe tener una conversación amena, capacidad de
negociación, concretar citas con los clientes y profesionales. Debe tener
conocimientos de mecanografía, centralista e informático, para contestar emails y
llevar planillas de los clientes.

El Contador debe ser una persona responsable, que guíe a la Empresa en la

contabilidad que lleve todos los libros contables, como Diario, de Ventas etc. También
debe ser multidisciplinario, es decir, tenga conocimientos básicos de informática,
marketing y administración. Debe ser conocedor de las leyes impositivas.

El Diseñador de interiores debe ser una persona creativa y con amplio conocimiento
de vehículos de todas las marcas, debe dibujar los planos de cada pieza a tapizar y
manejar los programas de software de diseño.

El tapicero debe sobre todo ser un artesano de tapicería, tener habilidades manuales,
ser capaz de interpretar los planos hechos por el diseñador. Conocimientos en
texturas, colores y elección de las materias primas. Ser una persona ordenada.

Los colocadores como su nombre lo indica deben ser personas ágiles, con capacidad
para desarmar y armar las piezas a tapizar, siguiendo las indicaciones del tapicero de
vehículos.

Fuente de elaboración propia.

Personal indicado.
Se debe procurar que el personal a contratar, esté cualificado para el puesto vacante,
es decir, que cumpla con todos requisitos en cuanto a conocimientos, experiencia,
habilidades y destrezas; pero también, debe procurarse que no esté sobrecalificado,
es decir, que sus conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas no estén tan por
encima a las que se necesitan para cubrir el puesto.

Para la elaboración de un plan de recursos humanos de la Empresa xxx S.R.L. nos

centraremos en dos puntos:

Planificación del personal necesario: Establecer el organigrama de la Empresa xxx

S.R.L.

Definición concreta de cada puesto de trabajo, estudiando qué tipo de profesionales se

necesitan y que contrato es el más adecuado para cada puesto.

Un óptimo proceso de Reclutamiento

Proceso de Reclutamiento Empresa xxx S.R.L.:

Gerente de Marketing: La persona que buscamos para el Área de Gerencia de

Markerting, deberá ser un estudiante universitario de los últimos años de la carrera de
Marketing, deberá contar con liderazgo y dominio de Equipo, comprometido con su
trabajo, responsable, honesto y eficiente.

Contabilidad: La persona que buscamos para la vacancia de Contador deberá ser

egresado de la carrera de marketing, con más de 2 de experiencia, responsable y
eficiente.

Jefe de Ventas: La persona que buscamos para el perfil de Jefe de Ventas deberá ser
estudiante de los últimos años de las carreras de Administración o Marketing, deberá
contar con liderazgo, dominio de grupo, pro actividad, actitud ganadora, poseer
conocimiento de ventas de cosméticos.
Asistente Administrativo y RRHH: La búsqueda está orientada a estudiantes de los
primeros años de las carreras de Administración o psicología, se requiere experiencia
de 1 año. Será responsable de brindar apoyo al Departamento de RRHH y de todas
las tareas administrativas.

Cajero: La búsqueda está orientada a estudiantes de los últimos años de las carreras
de Administración o contabilidad, se requiere experiencia de 1 año en el cargo.

Reglamentos y Normas Internas

1. Cumplir y respectar los siguientes horarios laborales:

 Horario de Entrada al Trabajo: 08:00

 Horario de Almuerzo: De 12:00 a 13:00 Hs.
 Horario de Salida: 19:00 Hs.

Las ausencias deberán ser justificadas con el reposo médico expedido por el IPS o por
un doctor con firma y sello del mismo. En caso contrario no tendrá validez.

1. Utilizar el uniforme de la Empresa.

2. Cuidar los Recursos de la Empresa.

3. Mantener limpio el lugar de trabajo.

4. No consumir bebidas alcohólicas en horario laboral.

5. No fumar dentro de la empresa.

6. No ofender ni decir groserías.

7. No robar.

8. No revelar datos confidenciales de la Empresa a terceros.

Amonestaciones:

Serán amonestadas las siguientes:

• Las llegadas tardías o ausencias sin justificación.

• No utilizar el uniforme proveído por la Empresa

• No cuidar el lugar de trabajo y utilizar de forma ineficiente los Recursos de la

Institución.

• No cumplir con los reglamentos, políticas y manual de funciones.

• Fumar o consumir bebidas alcohólicas en horario laboral

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO.

ENCUESTA DE DESEMPEÑO AL SUPERIOR

Deseamos saber su nivel de satisfacción con su jefe inmediato

y a la vez con la Empresa, por lo que se presenta a
continuación los siguientes puntos:

Periodo de elaboración

Cantidad de Personas a ser evaluadas:

Nombre del encuestador:

Antigüedad en la Empresa:

Cargo:

Nombre del jefe:

Fecha:

Cliente:

CUALIDADES PERSONALES

SI NO

1   ¿Te sientes a gusto en el cargo que desempeñas?

¿Consideras que recibes entrenamiento constante por parte

2 de tu jefe inmediato?

3 ¿Hay comunicación efectiva?

4 ¿Existe apertura por parte de tu jefe?

 ¿Consideras que tu jefe reúne todas las características para
5 ocupar dicho cargo?

6 ¿Es responsable?

7 ¿La calidad de su trabajo es efectiva?

8 ¿Su relacionamiento es frecuente?

9 ¿Es carismático?

10 ¿Es líder?

Periodo de elaboración

Cantidad de Personas a ser evaluadas:

Nombre del encuestador:

Antigüedad en la Empresa:

Cargo:

Nombre del jefe:

Fecha:

Cliente:

Cualidades Profesionales SI NO

   ¿Planifica el trabajo a realizar en forma

1 semanal?

2   ¿Verifica el trabajo realizado por el personal?

 ¿Las tareas son verificadas y modificadas en
3 caso que se requiera?

¿Recibe indicaciones permanentes por parte

4 del jefe?

¿En caso de error en el trabajo, ¿se analiza las

5 causas del error?

6 ¿Posee compromiso hacia el equipo?

7 ¿Maneja conflictos?

ENCUESTA DE DESEMPEÑO AL SUPERIOR

Periodo de elaboración

Cantidad de Personas a ser evaluadas:

Nombre del encuestador:

Antigüedad en la Empresa:

Cargo:

Nombre del jefe:

Fecha:

Cliente:

Desempeño laboral.

1 ¿Es responsable? SI NO

2 ¿Su trabajo es productivo?

3   ¿Comprende situaciones de conflicto?

4 ¿Es ordenado en el trabajo?