Contenido

Herramientas....................................................................................................................................... 3
Para generar información e ideas ................................................................................................... 3
Brainstorming: ............................................................................................................................. 3
Nominal group technique (NGT): ................................................................................................ 3
Diagramas de afinidad:................................................................................................................ 4
El método de la galería:............................................................................................................... 4
Analogias e imaginación: ............................................................................................................. 5
Para tomar decisiones y evaluar alternativas ................................................................................. 6
Decisiones por consenso: ............................................................................................................ 6
Herramienta Pro-Con: ................................................................................................................. 7
Matriz de prioridad: .................................................................................................................... 9
Analisis de campo de fuerza:....................................................................................................... 9
Otras herramientas ....................................................................................................................... 10
Diagrama de pez:....................................................................................................................... 10
Votaciones: ................................................................................................................................ 11
Tecnicas practicas.............................................................................................................................. 11
Tecnicas para prevenir problemas ................................................................................................ 11
Reglas básicas: ........................................................................................................................... 11
Tecnicas para balancear el nivel de participación......................................................................... 12
Round robin e idea silenciosa: .................................................................................................. 12
El micrófono: ............................................................................................................................. 12
El objeto para no hablar: ........................................................................................................... 12
Tiempo para hablar: .................................................................................................................. 12
Un tema a la vez: ....................................................................................................................... 13
Discusiones en grupo: (no me gusta este titulo) ....................................................................... 13
Tecnicas para mantener el foco .................................................................................................... 13
Agenda: ..................................................................................................................................... 13
Estacionamiento de ideas: ........................................................................................................ 13
Tecnicas para clarificar temas o resolver problemas ................................................................... 13

1
 PAG/PAU: .................................................................................................................................. 13
Definiendo el problema: ........................................................................................................... 13
Es / No es: .................................................................................................................................. 14
Tecnicas para lidiar con participantes problematicos................................................................... 14
Reconociendo el comportamiento improductivo: .................................................................... 14
Intervenciones:.......................................................................................................................... 14
Tecnicas para evaluar la efectividad de una reunión .................................................................... 15
Preguntas de evaluación de la reunión: .................................................................................... 15
Plus – Delta:............................................................................................................................... 15
Tecnicas para empezar las reuniones ........................................................................................... 16
Nombre del juego:..................................................................................................................... 16
Nudo humano: (no estoy seguro si lo pase bien) ..................................................................... 16
Malabarismo grupal: ................................................................................................................. 16
Animales: (Si alguien hace algo asi en una reunión conmigo me retiro de la verguenza) ........ 16
Todos arriba: ............................................................................................................................. 16
La joya del tonto:....................................................................................................................... 16
Pelota lunar: .............................................................................................................................. 17
Tecnicas para teleconferencias ..................................................................................................... 17
Durante la reunión: ................................................................................................................... 17
Despues de la reunion: .............................................................................................................. 18

2
Conduciendo tus reuniones

Herramientas
Para generar información e ideas
Brainstorming:
Se utiliza cuando se quiere generar ideas o encontrar soluciones a problemas. Generalmente se
debe separar el proceso de brainstorming del de evaluar las ideas. El proceso debe ser rápido y
espontaneo, no se debe frenar el proceso para discutir cada idea sugerida. Las ideas deben ser
dadas una por vez, no se deben juzgar las mismas y se deben anotar todas incluso si algunas son
parecidas entre sí.

Nominal group technique (NGT):

Es una forma estructurada de brainstorming. Busca que todos los miembros participen del
proceso. Un punto importante del NGT es la “generación silenciosa de ideas” donde cada miembro
individualmente genera sus ideas antes de contárselas al grupo. Esto asegura una mayor cantidad
de ideas y minimiza la competencia o la conformidad. NGT también incluye un paso de votación
que se usa para evaluar ideas y tomar decisiones.

Los pasos de NGT son:

1. Definir el tema.
Se debe definir de manera clara para que el grupo de enfoque en resolver ESE problema.
2. Generación silenciosa de ideas.
Cada miembro escribe sus ideas durante un tiempo limitado y luego las presenta de
manera clara.
3. Round Robin.
Para asegurarse que todos participen se le pregunta a cada participante que cuente una
de sus ideas en una oración sin entrar en detalles ni justificaciones.
Se debe ir anotando las ideas en un cuadro asignándole una letra a cada idea. Recorrer la
sala solicitando respuestas a los participantes a medida que éstos crean tenerlas. Ésto
permitirá que las mismas se anoten sin ningún orden.
4. Clarificar y combinar ideas.
Clarificar significa que se debe asegurar que todos entienden cada una de las ideas. No se
las evalúa ni se las discute.
Combinarlas cuando son muy parecidas pero solo si todos están de acuerdo, si uno de los
participantes no quiere combinarlas o votaría por una idea (A) pero no por esa combinada
con otra (AB) entonces no se debe combinar.
Usar el cuadro para clarificar y combinar las ideas de a una, no todo a la vez.

3
 5. Votación preliminar.
Esta votación se utiliza para dejar solo las mejores ideas, es una forma de depurar la lista.
En esta etapa se deben discutir todas las ideas para asegurarse que todos las han
entendido.
La cantidad de ideas que deben quedar luego de esta votación debería ser un tercio del
total. Ejemplo, si hay 30 ideas cada integrante debería votar a sus 10 favoritas. Luego se
cuentan los votos y quedan solo las 10 mejores.
6. Votación Final.
Cada participante tiene un voto y lo utiliza para elegir si idea favorita.

Diagramas de afinidad:
Ayuda a categorizar las ideas generadas durante el brainstorming. Los participantes anotan los
ítems en papeles (tipo post-it) los cuales pueden ser ordenados en grupos. Se utiliza para ordenar
muchas ideas de manera rápida y para organizar pensamientos aleatorios dentro de categorías
lógicas. Se utiliza para generar ideas, definir problemas e identificar soluciones. Puede ser utilizado
no solo en grupos sino también de manera individual.

Pasos:

1. Presentar el tema en de manera general.

2. Pedir a los participantes que generen sus ideas y las escriban en unos papeles (tipo post-
it).
3. Pedir a los participantes que pongan sus papeles dentro del cuadro buscando relaciones
con otras ideas. Si una idea pertenece a más de un grupo, duplicarla.
Si el grupo es muy grande se puede pedir a un participante que ponga una idea y luego el
resto pone las que considera similares junto a esa. Repetir el proceso hasta que se hayan
acabado las ideas.
4. Pedir al grupo que le ponga un titulo a cada grupo de ideas.

El método de la galería:
Cada grupo/persona pone sus ideas en un cuadro. Luego de un tiempo se pasan el cuadro, se
analizan las ideas volcadas en el y se agregan nuevas. Cada grupo/persona se mueve de cuadro en
cuadro como si estuviese en una galería de arte.

La idea es que cada grupo/persona vea las ideas de los demás y, si se le ocurre alguna, aporte sus
propias ideas.

Pasos:

4
 1. Determinar el propósito/meta de la sesión de brainstorming. Asegurarse que todos los
participantes tengan claro que es lo que se busca generar.
2. Asignar a cada grupo/persona su propio cuadro.
3. Pedir a cada grupo/persona que complete su cuadro con las ideas que se le ocurran. Pedir
que estas ideas sean escritas de manera simple utilizando solo verbos y sustantivos.
4. Pedir a los participantes que se pasen los cuadros y en caso de surgir nuevas ideas que las
anoten en el cuadro que genero esa nueva idea. Llevar adelante este proceso hasta que a
nadie se le ocurra nada nuevo.
5. Una vez que todas las ideas fueron expuestas, clarificarlas y combinarlas.
6. Votación preliminar
7. Votación final

Analogías e imaginación:
Esta es una herramienta creativa que ayuda al grupo a ver los problemas de una forma diferente.
También puede ser utilizado como un rompe hielo para forzar a grupos a pensar de forma
creativa.

(explicar que es una analogía)

Pasos para las analogías:

1. Dar el problema a resolver al grupo. EJ: “Hay que mejorar nuestras reuniones”
2. Pedir al grupo que piense en una analogía que describa el problema, una solución, la
situación actual, la situación deseada o algo que sea representativo del tema a tratar.
Fomentar la creatividad pidiendo que se elija una situación u objeto disímil para la
analogía. A veces la analogía más extraña es la que mejor representa el problema.
3. Pedir a los grupos/personas que expliquen sus analogías al resto. Deben describir las
similaridades entre el caso a tratar y la analogía expuesta.
4. Interrogar sobre lo que tienen en común y las diferencias entre la situación real y la
analogía.
5. Relacionar las analogías con la situación real y usar otras herramientas para investigar las
ideas, problemas, soluciones y el desarrollo de un plan de acción.

Imaginar es una variación de la analogía donde los grupos/personas imaginan cual es el problema,
la solución, la situación actual o la situación deseada.

5
Para tomar decisiones y evaluar alternativas

Decisiones por consenso:

Se utiliza para que un grupo de personas llegue a un acuerdo. Las ideas de todos los miembros se
reúnen y sintetizan para arribar a una decisión aceptada por todos.

Consenso no significa que todos están de acuerdo con que la decisión tomada es necesariamente
la mejor, lo que significa es que todos los miembros del grupo dejaron en claro su posición y han
sido escuchados por el resto. Esto significa que ellos “pueden vivir con la decisión y la apoyan.
Creen que la decisión tomada es mejor que el statu cuo”

Llegar al consenso requiere tiempo y una intensa discusión y análisis.

Pasos

1. Identificar las reglas básicas que van seguirse en la reunión

2. Mantener un debate (intercambio de opiniones) acerca del tema sobre el que se va a
tomar la decisión. Durante el debate los miembros deben presentar una propuesta de
solución. Hacer modificaciones a la propuesta mediante el intercambio de ideas o dejarla
de lado si no lleva a ningún camino. Durante la discusión es importante articular las
diferencias de manera clara. Es responsabilidad de aquellos que tienen problemas con la
alternativa propuesta acercar otras alternativas para discutir.
3. Identificar donde hay acuerdo y donde desacuerdo. Poner los mismos en un cuadro.
Tratar de construir consenso a través de los acuerdos. Ir, de manera gradual,
incrementando los acuerdos y reduciendo los desacuerdos.
4. Tratar de conciliar las diferentes opiniones.
5. Pedir a quienes tienen solo un punto de vista que opinen sobre los otros puntos de vista
para ver si los entendieron.
6. Ir chequeando cuan cerca de llegar a un acuerdo esta el grupo. Preguntar al grupo “Creen
que estamos de acuerdo en un 80% del tema?” Subir y bajar el número para tener una
idea clara de donde se está parado. Preguntar a aquellos que no están de acuerdo que
necesitan para alcanzar un nivel de acuerdo mayor. Preguntarles cuales son las ideas con
las que NO están de acuerdo.
7. Llevar adelante una encuesta para determinar el nivel de consenso.
Pedir a cada miembro que determine su nivel de satisfacción (acuerdo) con la alternativa
utilizando los dedos. 5 dedos “Totalmente de acuerdo”, 4 dedos “Encuentro la decisión
aceptable y la apoyo”, 3 dedos “Puedo vivir con la decisión, aunque no estoy muy
entusiasmado con ella”, 2 dedos “No estoy totalmente de acuerdo pero no voy a

6
 bloquearla, la voy a apoyar porque es la decisión del grupo”, 1 dedo “No estoy de
acuerdo, no voy a apoyarla o permitir que el grupo la apruebe”.
La meta es llegar a una decisión en la que nadie se haya sentido excluido de dar su
opinión.

Herramienta Pro-Con:
Es un método para examinar las ventajas y desventajas de una o varias alternativas. Se utiliza para
comparar los meritos de cada una y de manera rápida se eliminan las que tienen menos meritos.

Pasos:

1. Analizar la decisión que el grupo está tomando. Escribir cada alternativa en diferentes
cuadros y ponerlos en un lugar donde todos puedan verlos.
2. Por cada alternativa, crear 3 columnas (“Criterio”, “Pro” y “Con”) y dejar lugar para una
cuarta columna donde se va a ponderar las alternativas que no sean rápidamente
eliminadas.
3. Pedir al grupo un brainstorm acerca de cuáles criterios deberían ser tomados en cuenta
para elegir la mejor alternativa. Escribirlos en la columna “Criterio”.
4. Discutir el criterio de cada alternativa. Como grupo, ponerse de acuerdo si el criterio es un
pro o una contra para la alternativa. Si no hay consenso entonces dejar las columnas “Pro”
y “Contra” en blanco.
5. Eliminar las alternativas que tengan la menor cantidad de meritos.
6. Asignar una ponderación numérica para cada criterio. 3 para la más importante, 2 para la
que es algo importante, 1 para lo que es bueno tener. Escribir la ponderación entre
paréntesis y con un color diferente al lado de cada criterio.
7. Calcular la ponderación de cada criterio en las alternativas. Si el criterio es “Pro” entonces
su valor es positivo, si es “Con” es negativo. La alternativa con el mayor valor es la mejor
de todas.

7
8
Matriz de prioridad:
La matriz de prioridad es otra forma de evaluar alternativas. Con esta herramienta el grupo puede
valorar cada alternativa en una escala de 1 a 5 (5 es lo mejor) frente a los diferentes criterios.

Pasos:

1. Dar a cada miembro una matriz de prioridad en blanco. Pedir que se llene durante la
reunión.
2. Hacer una Matriz de prioridades en blanco para ir completándola durante la reunión. Se
podrá dibujar en una pizarra, o en una transparencia para luego proyectar.
3. Pedir al grupo que diga todos los criterios que deberían ser tomados en cuenta (mediante
un brainstorm) para elegir la mejor alternativa. Escribirlos en un cuadro diferente.
Determinar cuál es el criterio más importante dando a los participantes la posibilidad de
votar. Elegirán un tercio de los criterios anotados. Estos van a ser anotados en la matriz de
prioridad.
4. Pedir al grupo que pondere con un valor numérico cada criterio. 3 más importante, 2 un
poco importante, 1 menos importante.
5. Por cada criterio crear una escala de valor que vaya de 1 a 5 (5 lo mejor). Pedir al grupo
que defina la descripción de los valores. Ej: Costo, 5 barato – 1 caro; Facilidad de uso, 5
fácil – 1 difícil.
6. Poner las alternativas que se van a considerar.
7. Valorar cada alternativa usando una escala apropiada para cada criterio. Pedir a cada
miembro que haga los cálculos en su matriz. Recoger todas las matrices y poner los valores
totales en una matriz de prioridad que este a la vista de todos.
8. Una vez calculado todo eliminar las alternativas con menor puntuación. La elección de la
alternativa se hará entre las 2 con mayor puntaje, mediante un debate o repitiendo el
proceso solo entre esas dos alternativas.

Análisis de campo de fuerza:

Es un proceso utilizado para determinar la factibilidad de hacer un cambio (ej, implementar un
sistema, resolver un problema, etc).

Fuerzas positivas: Estas fuerzas tienden a iniciar un cambio y llevarlo adelante.

Fuerzas negativas: Son las que frenan a las positivas. Apatía, hostilidad son ejemplos de fuerzas
negativas.

El análisis de campo de fuerza involucra los siguientes pasos:

1. Escribir el cambio deseado como título en un cuadro. Hacer una línea que separe 2
columnas, la de la derecha será “Negativa” y la izquierda “Positiva”.
2. Explicar al grupo el cambio deseado.

9
 3. Explicar que el propósito de la reunión es identificar las fuerzas que ayudaran a llevar
adelante el cambio y cuales lo van a frenar. El grupo definirá estas fuerzas mediante un
brainstorm. Una vez definidas ambas el grupo determinara un plan de acción para
maximizar la influencia de las fuerzas positivas o minimizar la influencia de las fuerzas
negativas.
4. Si la lista de ambas fuerzas es muy larga, definir cuáles son las más criticas mediante el
voto del grupo (la votación se lleva a cabo igual que en todas las otras herramientas).
Pedir al grupo que valore sus elecciones de 1 a 5 (siendo 5 la más importante). Ordenarlas
en el cuadro de acuerdo al valor obtenido y proceder a desarrollar el plan de acción.

Otras herramientas
Diagrama de pez:
El propósito de este diagrama es identificar las causas que crean un problema particular en calidad
o performance de la empresa.

Su nombre proviene de su forma que recuerda al esqueleto de un pez en el cual las causas
principales están representadas por los “huesos” que parten de la espina del pez. Normalmente
esta armado en 4 categorías, las más comunes son personal disponible, método, materiales,
maquinaria. También se pueden incluir otras como equipamiento, procedimiento y más.

Pasos:

1. Asegurarse de tener suficiente espacio para desarrollar el diagrama.

2. Dejar en claro el problema a tratar.
3. Escribir el problema en la parte derecha del diagrama. A partir de ahí trazar una línea
hacia la izquierda la cual va a cumplir la función de “espina”.
4. Brainstorm para determinar las causas.
5. Examinar las mismas y organizarlas en grupos o factores. Poner por encima o debajo de
la “espina” todos los factores que pueden estar causando el problema y unirlas a la
“espina” por medio de líneas (“huesos”).
6. Por cada “hueso” determinar cuáles son los factores que lo generan y unirlo mediante
líneas (generando una segunda rama de “huesos” al esqueleto).
7. Marcar con un círculo las causas que son más posibles de estar generando el problema,
eliminar las que sean menos importantes. A partir de este punto el grupo investigara la
forma de atacar las causas mediante un plan de acción.

10
8.

Votaciones:
Votación N/3:
Es una técnica para achicar listas. Cada participante tiene una cantidad de votos iguales a la
cantidad total (N) dividido 3. Por ejemplo si se hay 15 ítems los participantes elegirán sus 5 ítems
favoritos. Se recomienda que la cantidad de votos no sea superior a 10 aun cuando la división de
cómo resultado un número mayor.

Votación con ranking:

Aparte de la votación explicada previamente, pedirles a los participantes que valoren sus
elecciones del 1 al 5 (5 la más importante). De esta forma no solo se depurara la lista, también se
ordenara por importancia.

Técnicas prácticas
Técnicas para prevenir problemas
Reglas básicas:
Son las normas de comportamiento sobre las que se va a basar la reunión, todos los participantes
deben aceptarlas previamente. Si son utilizadas correctamente pueden prevenir la mayoría de los
problemas que aquejan a las reuniones.

Algunas reglas básicas:

– Arrancar, permanecer y terminar a tiempo.

– Todas las ideas y comentarios son validos.
– Aceptar las diferencias de ideas.
– Compartir ideas y pensamientos.

11
 – No a los celulares o cualquier cosa que interrumpa la reunión.
– Ser paciente durante el proceso.
– Todos participan.
– No hay jerarquías, todos son iguales.
– Se buscara el consenso.
– La gente no está obligada a estar de acuerdo, solo a entender.
– Mantener el foco de la reunión, evitar irse por las ramas.
– Proveer feedback.
– Estar abierto a nuevas ideas.
– Salir de la zona segura.
– Hablar uno a la vez.
– Tratar un punto a la vez.
– Respetar al que habla.
– Respetar la visión de los demás.
– Reconocer que hay más de una forma de ver las cosas.

Técnicas para balancear el nivel de participación

Round robin e idea silenciosa:
Generación silenciosa de ideas: Cada miembro escribe sus ideas durante un tiempo limitado y
luego las presenta de manera clara.

Round Robin: Para asegurarse que todos participen se le pregunta a cada participante que cuente
una de sus ideas en una oración sin entrar en detalles ni justificaciones. El round robin permite
que no haya un grupo de personas que domine la reunión, permitiendo la participación de todos.
Se debe ir anotando las ideas en un cuadro asignándole una letra a cada idea.

El micrófono:
Es un objeto que permite que solo aquel que lo tiene en su poder pueda hablar. Cuando este
termina se lo pasa al próximo y así con todos los presentes.

El objeto para no hablar:

Es el opuesto al anterior. Primero el grupo debe acordar la regla de que no se va a hablar de un
tema ya tratado o del cual ya está clara la opinión de cada uno. Se elige un objeto que represente
el “no hablar” y cuando algún miembro este volviendo sobre algo ya tratado o esté siendo
redundante con sus opiniones se le pasa el objeto lo que le impide seguir hablando. Este sistema
funciona mejor en grupos que se conocen bien.

Tiempo para hablar:

Cuando en la reunión todos deban participar y el tiempo sea un factor importante, se le puede
asignar a cada participante una cantidad de tiempo para que hablen. Se debe controlar el tiempo

12
da cada uno, incluso se puede utilizar una tarjeta que avise cuando le queda un minuto para
terminar al orador.

Un tema a la vez:
A veces puede pasar que un participante domine la reunión enumerando una lista de temas sobre
los que va a hablar. Puede pasar que los participantes mas callados quieran opinar sobre algunos
de esos puntos pero para cuando llega su turno ese tópico se considera ya tocado. Por lo que
cuando el participante saque su lista de temas, se lo frena y se le explica que solo se trata un tema
a la vez. Se puede evitar esto si se la utiliza como regla básica de la reunión.

Discusiones en pequeños grupos:

Cuando haya grupos que no quieran tratar algún tema se los puede separar en pequeños grupos
para que discutan entre ellos, generen ideas y luego se los vuelve a juntar para que lo traten
todos.

Técnicas para mantener el foco

Agenda:
Utilizar una agenda es la mejor forma de mantener al grupo enfocado en el objetivo.

Estacionamiento de ideas:
Se lo utiliza como un lugar donde se “estacionan” las ideas que no están alineadas con el tema
principal. Hay que asegurarse que esas ideas sean tratadas luego de terminar con el tema
principal.

Técnicas para clarificar temas o resolver problemas

Muchos grupos tienen dificultades para concentrarse en un problema. A veces, no todos tienen
claro cuál es el mismo. Incluso pueden no estar de acuerdo con que sea un problema. Estas
técnicas permiten o ayudan a clarificar estas situaciones.

PAG/PAU:
Esta técnica permite que todos compartan su entendimiento del problema.

Escribir el problema en un cuadro, por ejemplo “Como mejorar el funcionamiento del

departamento?” Luego preguntar a cada participante que plantee el tema como él/ella lo
entiende.

Definiendo el problema:
A veces los grupos necesitan resolver un problema pero no están seguros como definirlo. Algunas
de estas preguntas pueden ayudar.

13
 – Como le explicarías el problema a alguien que no pertenece a la organización?
– Que está ocurriendo cuando aparece el problema? Cuáles son los síntomas?
– Como afecta a la gente?
– Cuáles son las causas de cada síntoma?
– Que otros problemas genera?
– Cuáles son los aspectos más dañinos?
– Como contribuimos al problema?

Es / No es:
Esta técnica permite al grupo construir en detalle la definición del problema. Pedir a los
participantes que describan el problema. Armar un cuadro, en una columna escribir los hechos
que conocemos del problema (donde es, que afecta, cuando ocurre, etc) En otra columna escribir
que cosas NO son parte del problema.

Técnicas para lidiar con participantes problemáticos

Reconociendo el comportamiento improductivo:

Reconocer este tipo de comportamiento trae el problema a la superficie para que uno pueda lidiar
con él. Si uno lo ignora, indirectamente está alentando que se vuelva a repetir.

Esta técnica es simple. De una forma natural explicar los hechos como uno los ve. Luego pedir al
grupo soluciones para corregir este comportamiento. Ej:

– Nos hemos alejado del tema en cuestión. Como se relaciona esto con lo que estábamos
discutiendo?
– Parece que tenemos más de una conversación. Nos dividimos en pequeños grupos o
podemos seguir con lo que estábamos como un grupo?
– Hace tiempo que estamos tratando este tema. Todos se ven cansados. Nos tomamos un
descanso?
– Siento que estamos trabados, o al menos yo lo veo así. Podemos rever el propósito de la
reunión para ver si seguimos enfocados en el tema?

Hay que estimular a los participantes a que ellos también reconozcan estas situaciones. Se puede
utilizar como regla básica de la reunión.

Intervenciones:
El moderador debe identificar los momentos críticos en los cuales debe intervenir. Tanto el tono
de voz como las palabras que utilice son importantes. Acá proponemos algunas frases

– Cuando dos personas están discutiendo acerca de puntos de vista diferentes y no

escuchan al resto:

14
 “No creo que ustedes estén prestando atención a la opinión del otro. Les pido que
guarden sus comentarios por un momento y primero comprendan lo que dice el otro.
Asegurémonos que entendemos perfectamente lo que el otro dice” Pedir que uno
parafrasee al otro hasta que ambos estén seguros que el otro entiende su punto de vista.
– Cuando una persona domina la discusión:
“(nombre), vos siempre aportas muchas ideas pero ahora queremos escuchar las de los
demás. Podrías esperar hasta que ellos den sus opiniones?”
– Cuando una persona solo hace comentarios negativos sobre las opiniones de los demás:
“(nombre), ya expresaste en varias oportunidades porque para vos la idea de (nombre) no
va a funcionar. Decime tres cosas que te gusten de esa propuesta?” De esta forma se
estimula a que uno vea las cosas positivas en las ideas de los demás.
– Cuando un miembro del grupo no esta siguiendo las reglas básicas de la reunión:
“Paremos un minuto y veamos las reglas básicas de la reunión. Las estamos respetando?
Debemos hacer cambios?”
– Cuando un miembro está atacando de forma personal a otro miembro:
Los ataques personales no solo afectan a la persona atacada, también dañan la efectividad
de la reunión. Si alguien está atacando a otro, mantenerse objetivo y manejar al atacante.
Enfocarse en comportamientos no en personalidades. No decir “Carlos, no estás siendo
justo con María” sino “Carlos, cuando criticas las ideas de María lo que logras es que ella
no vuelva a participar y acá queremos que todos participen. Acá todos queremos una
solución. Podemos poner como regla básica que se puede estar en desacuerdo con las
ideas pero no atacar a las personas?”

Técnicas para evaluar la efectividad de una reunión

El grupo siempre debe hacer una revisión de la reunión y evaluarla. Se debe evaluar cuan eficiente
y cuan efectiva fue.

Preguntas de evaluación de la reunión:

– Como fue la reunión?
– Que tanto logramos cumplir con el propósito buscado?
– Que nos gusto? Que no nos gusto?
– Como fue la fluidez, ritmo y tono de la reunión?
– Como funcionaron las reglas básicas? Deberíamos cambiarlas?
– Que tanta atención le prestamos a los otros?
– Algún comentario, observación, recomendación?

Plus – Delta:
Es una herramienta que se usa para evaluar las reuniones o actividades. Hacer un cuadro con dos
columnas. Una con titulo “+” la otra con ”∆”.

15
Primero preguntar a los participantes que cosas funcionaron bien en la reunión y marcarlas en la
columna “+”. Luego agregar los “∆ “ si es necesario utilizar el brainstorm como herramienta.

Técnicas para empezar las reuniones

Si tus reuniones necesitan pensamiento creativo para resolver problemas o generar
oportunidades, deberías incluir una actividad para romper el hielo en el inicio. Esto va a preparar
al grupo para participar más activamente.

Nombre del juego:

Una buena forma de aprender el nombre de los presentes en la reunión es con un juego en el cual
se sientan en círculo, se pasan una pelota unos a otros y quien recibe la pelota debe decir el
nombre de todos aquellos que tuvieron la pelota antes que él y al final el suyo. Si se quiere aparte
del nombre, pueden agregar una palabra que los describa utilizando la misma letra de su nombre.

Nudo humano:
Funciona para lograr la cooperación del grupo. Cada integrante se forma en círculo enfrentándose
unos a otros, cada persona extiende su mano derecha para agarrar la mano derecha de otro.
Luego cada persona extiende su mano izquierda y agarra la mano izquierda de otra persona. El
grupo debe desatarse hasta que se forme un círculo donde todos están de la mano.

Malabarismo grupal:
El grupo se forma en circulo y se pasa una pelota uno al otro en un orden establecido. El
“malabarismo” esta en ver cuántas pelotas puede pasarse a la vez.

Animales:
Los integrantes se forman en un círculo mientras uno se para en el medio. El que está en el medio
señala a alguien del círculo y le puede gritar “Elefante”, “Jirafa” o “Vaca”. Si le grita “Elefante” la
persona debe formar una trompa con sus brazos y la gente a sus costados debe formar las orejas
haciendo un círculo con sus brazos. Si le grita “Jirafa” debe formar un cuello con sus brazos y la
gente a sus costados debe inclinarse hacia el formando las piernas. Si grita “Vaca” la persona debe
apuntar con sus dedos hacia abajo como si fuesen ubres y quienes están a su lado deben agarrarse
de ellas. La meta de esto es que la gente responda lo más rápido posible a las órdenes, y aquel que
comete un error pasa al centro a ser el director.

Todos arriba:
Sosteniéndose de las manos en forma de círculo, el grupo debe intentar sentarse y luego pararse
sin romper el círculo.

La joya del tonto:

Una persona se para en el medio mientras el grupo se forma alrededor de el. La joya (una pelota)
está en el piso al lado de la persona que está en el centro. Esta debe proteger la joya, mientras el

16
resto debe intentar robársela sin tocarlo a el. Si la persona en el centro es tocada aquel que lo toco
se transforma en piedra. El protector no puede cubrir ni tocar la joya con su cuerpo.

Pelota lunar:
Usando una pelota inflable, el grupo debe golpear la pelota todas las veces que sea necesario
impidiendo que esta toque el piso.

Técnicas para teleconferencias

Durante la reunión:
 Los participantes al no poder relacionarse de manera informal antes del inicio de la
reunión deben tener un check in que les permite charlar de manera informal antes del
comienzo de la misma.
 Dar tiempo a cada uno para que se presente si es necesario. Los nuevos participantes
deben ser presentados y explicado su rol en la reunión.
 Establecer y remarcar las reglas básicas.
 Alentar a todos los participantes a participar, ya sea pidiéndoles su opinión o haciendo una
ronda en la que todos participen.
 Llamar a los participantes por su nombre, esto atrae a los mismos a la reunión y les
recuerda a los otros quien es cada uno y quien es el que esta opinando en ese momento.
 Hacer chequeos del progreso de la reunión de manera regular. Ej, “Juan, estas con
nosotros? Estás de acuerdo con lo que acabamos de discutir?” Asegurarse de decir el
nombre de la persona a la que estamos preguntando por si disminuyo su atención y no se
da cuenta.
 Si tienen una teleconferencia con gente de diferentes lugares, atráigalos a la reunión por
turnos y citando su lugar, ej; “Londres, que opina de esta idea?”, “México, que opina
usted?”
 Usar el tiempo de manera eficiente. Evite las reuniones prolongadas o aquellas en que
solo uno provee información y el resto escucha. Trate de hacer que funcionen como
equipos, colaborando, tomado decisiones o buscando diversas visiones de un mismo
tema.
 Evitar distracciones. Aquellos que participan en este tipo de reuniones saben lo tentador
que es hacer otra cosa durante la reunión (responder mails, escribir reportes, etc).
 Ser claro cuando se cambie de un tema a otro. De esta forma los participantes seguirán el
tema sin problemas.
 Hablar claro al micrófono. Cuando uno se aleja del micrófono, aun cuando se siga
escuchando, se pierden los gestos no verbales como los cambios de tono en la voz. Esto
puede ser información valiosa para el que escucha.
 Verificar la eficiencia de la tecnología utilizada para mejorar las reuniones futuras.

17
Después de la reunión:
 Hacer un seguimiento con aquellos miembros que no participaron lo suficiente. Aclararles
cual es su rol en la reunión. Preguntarles que necesitan para participar más activamente
en la siguiente reunión.
 Hacer los cambios que se hayan acordado para la próxima reunión.

18