Comunicado Automatización TFT

Gestión de Trabajos fuera de REF: P-LGZ-21 Pág.
1 de 21
Taller
N° Revisión: 02
Revisó : Subgerente Logística Zonal Aprobó : Subgerente Logística Zonal
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
1.0 OBJETIVO
Establecer los mecanismos de gestión de trabajos fuera de taller para el área de

servicio técnico de la red de sucursales de Kaufmann S.A., incluyendo los controles
de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para el personal de logística.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las sucursales de Kaufmann en Chile para

las cuales la gestión de TFT de servicio técnico esté bajo la responsabilidad del área
Logística.
Las actividades descritas son realizadas por los cargos identificados en este
procedimiento.
3.0 RESPONSABILIDADES
- Técnico Mecánico: solicitar adquisición de servicios externos (TFT) asociados

a una reparación que esté llevando a cabo.
- Jefe de Servicio (JS): autorizar y liberar la contratación de servicios externos

(TFT).
- Planificador Torre de Control (TC): cargar las posiciones de TFT en las OTs.
- Jefe de Logística (JL): gestionar los TFT solicitados por servicio, desde la
cotización hasta la entrega de facturas para el proceso de pago.
- Jefe de Administración (JAFI): cursar a pago las facturas según instrucciones

de la UCP (podría ser automático).
- Jefe de D&P: autorizar las OC de TFT D&P de montos superiores a los

$2.000.000.-
4.0 DOCUMENTOS APLICABLES
- P-SIG-03 Procedimiento de Producto No Conforme

- P-LGZ 22 Compra de repuestos para taller
DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

Gestión de Trabajos fuera de REF: P-LGZ-21 Pág. 2 de 21
Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
5.0 TERMINOLOGÍA
- TFT: Trabajos Fuera de Taller

- UCP: Unidad de Control de Proveedores
- OC: Orden de Compra
- HES: Hoja de Entrada en Servicio
- OT: Orden de Trabajo
6.0 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
- Computadores personales
- Acceso a SAP
- Correo Electrónico
7.0 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
7.1 Definiciones
Se denomina Trabajo Fuera de Taller (TFT) a todo servicio que se subcontrate a

terceros para ser cobrado posteriormente a cliente, en el contexto de una
reparación.
Estos cobros se realizan en las OTs en posiciones tipo P09 (sin orden de compra)
o P010 (con orden de compra), en general dependiendo del monto del trabajo,
aunque no es el único criterio que puede utilizar la torre de control para decidir el
tipo de posición.
Es responsabilidad de la Torre de Control cargar las posiciones correspondientes

en la OT, lo cual constituye un prerrequisito indispensable para continuar con el
proceso de cotización y contratación del TFT solicitado.

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
7.2 Solicitud de TFT
La solicitud de TFT es gatillada por un mecánico que requiere una compra o servicio
externo para poder terminar la reparación en la cual está trabajando. En este caso,
el mecánico debe llenar una papeleta (*), donde indique claramente los siguientes
datos:
- Nombre del cliente

- OT
- Descripción precisa del trabajo requerido
- Proveedor
- Mecánico que solicita
- Firma autorizada jefatura
- Timbre Torre Control
Esta papeleta debe ser firmada por el Jefe o Supervisor de Taller, dependiendo del
monto estimado del TFT y los niveles de autorización definidos en cada sucursal.
Una vez autorizado por la jefatura correspondiente, el mecánico deberá entregar la

papeleta en la torre de control, donde se cargará la posición en la OT (con un monto
de $1, lo que posteriormente permitirá identificar TFTs no finiquitados en la OT al
momento de facturar), El monto final se confirmará después con la cotización/factura
del proveedor.
La torre, al cargar la posición correspondiente, timbrará la papeleta con el correlativo

que corresponda y archivará la copia rosada del vale en el sobre de la OT.
(*): La papeleta puede reemplazarse por correo electrónico u otro formato, siempre y
cuando contenga al menos la misma información de la papeleta, en particular, asegure la
autorización de la jefatura de servicio y de la torre de control que asegure la posición
cargada en la OT (y Solped en caso de P010).

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
Cuando la posición sea tipo P010, debe aprovisionar, que es la forma en que vía
SAP se solicita a Logística la compra de un material o servicio. Para ello, debe seguir
los siguientes pasos:
 Seleccionar la pestaña “Posición”, donde saldrán todas las posiciones cargadas en

la OT. Tanto de repuestos, insumos y/o TFT.
 Seleccionar el tipo de posición a utilizar (P010)

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
 En el campo clave debemos determinar qué tipo de TFT utilizar (dependiendo del
recargo, montos, tipo de trabajo, ETC.)
4000001 TRABAJOS FUERA DE TALLER F

4000002 SERVICIOS DE DESABOLLADO
4000003 SERVICIOS DE PINTURA
4000005 SERVICIO DE LAVADO DE VEHICULO
4000007 TRABAJO FUERA DE TALLER PARA GTIA
 Cargar la posición en la OT, presionando la tecla ENTER

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
 Si se requiere, cambiar el nombre a la posicion, solo modificando manualmente el

campo “ Denominacion”.
 Aprovisionar (generar una Solped): Esto se hace en la pestaña en el

mismo módulo DBM.

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
 Al entrar en el módulo de aprovisionamiento, se requieren los datos del acreedor

(Rut proveedor):
a) Clase de pedido que vamos a aprovisionar, siempre es ZPAÑ,

b) La cantidad de trabajos o materiales que vamos a solicitar al proveedor.
c) El precio de venta el cual tiene un recargo automático dependiendo del tipo de
clave seleccionada anteriormente.
d) En este campo debemos introducir el rut del proveedor sin el guion y sin puntos.
e) Es el tipo de grupo de cuenta asociado a la compra, siempre es CTA.
 Una vez realizado lo anterior, se selecciona en la parte superior la pestaña

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
Es importante mencionar que Logística NO ES RESPONSABLE de auditar a la torre

en su rol de cargar las posiciones, es decir, el Torre Control, al momento de timbrar
el vale, está certificando que cargó la posición en la OT.
El mecánico deberá llevar entonces las otras dos copias de la papeleta al Jefe de
Logística o quien este designe, quien validará la información contenida en la
papeleta y procederá con el ciclo de compra del TFT.
En caso de que la papeleta venga incompleta, el Jefe de Logística rechazará la

solicitud, indicando al mecánico el motivo del rechazo.

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
Ejemplo de papeleta de solicitud de TFT:
7.3 Carga TFT de D&P: 4000002 y 4000003
Al cargar la(s) posición(es) de TFT D&P, el Planificador Torre de Control, tendrá la

opción de ingresar manualmente tanto el precio de compra, como el precio de venta
del TFT.
En el campo Precio de Compra, se debe ingresar el valor neto (precio costo).
En el campo Precio de Venta, se debe ingresar el valor del precio final a cliente.

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
Luego, se debe generar la Solped, y como se explicó anteriormente en el punto 7.2,

para los TFT de D&P de montos inferiores a los $2.000.000, se tiene la opción de
generar de manera automática la orden de compra y la MIGO, para lo cual el usuario
deberá seleccionar en “Evento” de la OT la opción “Generar TFT”:
Una vez seleccionado el TFT y confirmados los datos de la Solped, se generan de

manera automática, el número de OC y el de MIGO.
Los números de documentos generados se pueden visualizar en el flujo de

Documentos de la OT:

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
Para los casos de TFT de D&P con montos superiores a los $2.000.000, el flujo de
creación de TFT, sigue siendo el tradicional.
7.4 Adquisición de TFT
Una vez recibida la papeleta con la solicitud de TFT, el Jefe de Logística o quien este
designe deberá contactar al proveedor para cotizar el servicio solicitado por taller.
Habrá casos en los que cada sucursal defina que no es necesaria la cotización (bajo
ciertos montos, con proveedores históricos con precios pre-convenidos u otro criterio).
Para los TFT de D&P, este proceso aplica solo para aquellos TFT de montos
superiores a los $2.000.000.-
Teniendo el costo del servicio, el Jefe de Logística generará en SAP una OC, según
se describe a continuación:
TRANSACCIÓN ME21N
Indicar en el texto la OT de referencia

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
Una vez generada la OC, el Jefe de Logística imprimirá una copia, seleccionando la
opción “Visualización de impresión”:

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
El Equipo de logística solicitará la liberación al Jefe de Servicio o al Jefe de D&Ppara

los TFT de D&P, quienes en caso de aprobar la OC, procederán con la liberación
en SAP la OC (ME29N):
Ir a pestaña “Estrategia de Liberación” y presionar el ícono del campo “Estado”

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
El estado cambiará a “Liberado”:
Si se quiere, se puede ingresar también una descripción de detalle del trabajo

realizado (opcional).
Una vez realizados los pasos anteriores, se debe guardar los cambios con el botón
“Guardar” (si no se realiza este último paso, la OC volverá a estado Bloqueado):

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
Una vez liberada correctamente la OC, el Jefe de Logística, Jefe de D&P o quien
este designe debe enviar copia de la Orden al proveedor, para que éste inicie los
trabajos.
En algunos casos existen acuerdos especiales con los proveedores, según los
cuales la OC sólo se emite una vez finalizados los trabajos, debido a que a priori no
se sabe el valor final, pues pueden surgir adicionales en el proceso de reparación.
También se debe considerar que sobre cierto monto, las OC deben ser liberadas
por Subgerente de Servicios, Gerente de Sucursal o Gerente Zonal.
7.5 Revisión de Órdenes de Compra por parte del proveedor para TFT D&P
Para los TFT D&P generados automáticamente, el proveedor deberá revisar sus
órdenes de compra emitidas por Kaufmann directamente en el portal de
proveedores.
Cada sucursal, deberá revisar y gestionar los correspondientes accesos a este
portal de sus proveedores de D&P.
7.6 Control de Avance de TFT
Para efectos de control interno e información, cada Jefe de Logística debe habilitar
un archivo drive en donde se ingresen las papeletas con las solicitudes recibidas.
Este archivo es OBLIGATORIO y debe contener los siguientes campos:

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
a) Campos de solicitud (papeleta)
- Fecha recepción de papeleta

- OT
- Nombre cliente
- Mecánico
- Descripción del trabajo requerido
- Proveedor
b) Campos de avance
- Valor TFT: se completa cuando se tiene cotización o monto pagado (cada

sucursal debe definir en qué casos exige cotización, por ejemplo, proveedores
nuevos, compras de más de $100.000 u otro criterio, y cuándo autoriza a que
logística adquiera el TFT directamente).
- Orden de Compra: número de la OC a proveedor (44….) en los casos que

corresponda. Cuando sea una compra sin OC (bajo $40.000), este campo debe
indicar “N/A”.
- HES: indica el número de ingreso de mercancía (500…) o recepción conforme

en SAP del producto o servicio adquirido. Este campo sólo puede llenarse una
vez finalizado el TFT.
- Mail proveedor: indica si el Jefe de Logística envió correo al proveedor,

informando el N° de OC y HES, que le permitirán facturar el servicio a Kaufmann
SA.
- N° Factura: indica el número de factura que el proveedor emitió a Kaufmann SA.

asociada al TFT.
- Entrega a Administración: indica que la factura fue entrega da a Administración

para ser cursada a pago. Este último campo cierra el ciclo de compra de
Logística.
En el Anexo N°1 se encuentra un ejemplo de drive. Este archivo debe estar

compartido al menos con:
- Subgerente de Logística
- Subgerente de Servicio
- Jefe de Servicio
- Supervisor de Taller

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
- Torre de Control
- Encargado de D&P (si lo hay)
- JAFI / SAFI
7.7 Reporte Mensual TFT
Al cierre de cada mes, el Jefe de Logística debe informar a las jefaturas de la

sucursal el comportamiento de los TFT. Para ello, utilizará los datos contenidos en
el drive de control de TFT, reportando al menos la siguiente información:
- Monto total invertido en TFT

- Monto por proveedor
- Para cada proveedor, detalle de los servicios contratados (cantidad y monto
total)
- Para cada tipo de servicio, tiempos promedios de ejecución (desde la solicitud
hasta el envío de OC/HES
En el anexo N°2 de este procedimiento se encuentran tablas de ejemplo.
7.6. Conformidad Técnica de Servicios.
Para los servicios TFT dado que impactan en el desempeño de los productos y
servicios se debe verificar la calidad mediante la recepción técnica de insumos y
servicios.
Para lo anterior se debe asegurar que los proveedores entreguen el documento que
respalda el detalle de los trabajos realizados.
Este detalle debe ser revisado por el jefe de taller al momento de la recepción
verificando que el trabajo esta alineado a los criterios de ejecución Kaufmann,
Luego el documento debe ser adjuntado a cada OT en caso de que corresponda.
7.7 Existen aspectos e impactos ambientales asociados a la labor, los que son
detallados en las matrices de aspectos e impactos ambientales. Así como los
riesgos asociados a la seguridad indicados en las matrices de peligro
8.0 REGISTROS
8.1 Lista de Verificación de Seguridad aplicable al área de Logística de

Repuestos
8.2 Drive de control de avances de TFT

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
8.3 Órdenes de Compra

8.4 Facturas de proveedor
9.0 ANEXOS

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
9.1 Ejemplo drive de control TFT (campos obligatorios
9.2 Formato informe mensual TFT

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
- Monto invertido mensual en TFT
- Monto por proveedor
- Trabajos realizados por proveedor
- Tiempo de proceso por tipo de trabajo

Taller
N° Revisión: 02
Fecha : 29-03-2023 Fecha : 29-03-2023
10.0 MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
- Se incorpora información de MA asociada a la operación

- Se cambia roll E.L por J.L
- Se establece el jefe de servicios como autorizador y liberador de las Órdenes de
compra.
- Se incorpora información respecto a la generación de documentos TFT y HES
automáticos.
- Se actualiza punto 7.3.

Comunicado Automatización TFT

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Comunicado Automatización TFT

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Gestión de Trabajos fuera de REF: P-LGZ-21 Pág.

Establecer los mecanismos de gestión de trabajos fuera de taller para el área de

Este procedimiento es aplicable a todas las sucursales de Kaufmann en Chile para

- Técnico Mecánico: solicitar adquisición de servicios externos (TFT) asociados

- Jefe de Servicio (JS): autorizar y liberar la contratación de servicios externos

- Jefe de Administración (JAFI): cursar a pago las facturas según instrucciones

- Jefe de D&P: autorizar las OC de TFT D&P de montos superiores a los

4.0 DOCUMENTOS APLICABLES

- P-SIG-03 Procedimiento de Producto No Conforme

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

- TFT: Trabajos Fuera de Taller

6.0 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

7.0 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Se denomina Trabajo Fuera de Taller (TFT) a todo servicio que se subcontrate a

Es responsabilidad de la Torre de Control cargar las posiciones correspondientes

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

7.2 Solicitud de TFT

- Nombre del cliente

Una vez autorizado por la jefatura correspondiente, el mecánico deberá entregar la

La torre, al cargar la posición correspondiente, timbrará la papeleta con el correlativo

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

 Seleccionar la pestaña “Posición”, donde saldrán todas las posiciones cargadas en

 Seleccionar el tipo de posición a utilizar (P010)

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

4000001 TRABAJOS FUERA DE TALLER F

 Cargar la posición en la OT, presionando la tecla ENTER

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

 Si se requiere, cambiar el nombre a la posicion, solo modificando manualmente el

 Aprovisionar (generar una Solped): Esto se hace en la pestaña en el

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

 Al entrar en el módulo de aprovisionamiento, se requieren los datos del acreedor

a) Clase de pedido que vamos a aprovisionar, siempre es ZPAÑ,

 Una vez realizado lo anterior, se selecciona en la parte superior la pestaña

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

Es importante mencionar que Logística NO ES RESPONSABLE de auditar a la torre

En caso de que la papeleta venga incompleta, el Jefe de Logística rechazará la

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

Ejemplo de papeleta de solicitud de TFT:

7.3 Carga TFT de D&P: 4000002 y 4000003

Al cargar la(s) posición(es) de TFT D&P, el Planificador Torre de Control, tendrá la

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

Luego, se debe generar la Solped, y como se explicó anteriormente en el punto 7.2,

Una vez seleccionado el TFT y confirmados los datos de la Solped, se generan de

Los números de documentos generados se pueden visualizar en el flujo de

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

7.4 Adquisición de TFT

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

El Equipo de logística solicitará la liberación al Jefe de Servicio o al Jefe de D&Ppara

Ir a pestaña “Estrategia de Liberación” y presionar el ícono del campo “Estado”

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

El estado cambiará a “Liberado”:

Si se quiere, se puede ingresar también una descripción de detalle del trabajo

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

7.6 Control de Avance de TFT

DOCUMENTO NO CONTROLADO – SOLO USO INTERNO

a) Campos de solicitud (papeleta)

- Fecha recepción de papeleta

- Valor TFT: se completa cuando se tiene cotización o monto pagado (cada

- Orden de Compra: número de la OC a proveedor (44….) en los casos que

- HES: indica el número de ingreso de mercancía (500…) o recepción conforme

- Mail proveedor: indica si el Jefe de Logística envió correo al proveedor,

- N° Factura: indica el número de factura que el proveedor emitió a Kaufmann SA.

- Entrega a Administración: indica que la factura fue entrega da a Administración