Instructivo Seleccion Evaluacion Reevaluacion Proveedores V.9

INSTRUCTIVO
SISTEMA INTREGADO DE GESTIÓN Vigencia: 2023-02-03

SELECCIÓN, EVALUACIÓN, REEVALUACIÓN Y Versión: 9
SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES
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Y/O SUBCONTRATISTAS.
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para realizar la selección, evaluación y reevaluación de Proveedores, la compra de
materias primas e Insumos y servicios, con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos especificados
internamente por ATP, los requisitos legales y los establecidos por los clientes, tanto técnicos como de CASST.
2. ALCANCE
Este instructivo aplica a todas las compras de bienes y/o servicios adquiridos de acuerdo a las necesidades propias de
ATP, este documento se despliega del procedimiento COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS y se divulga a todos sus
proveedores con el fin de que conozcan como serán evaluados en su desempeño.
Dentro de los principales grupos a adquirir se destacan los siguientes:
 Herramientas y equipos.
 Elementos de Protección Personal.
 Productos químicos.
 Consumibles.
 Servicios de calibración de herramientas y equipos.
 Servicio de análisis de laboratorio.
 Servicios de alimentación.
 Exámenes médicos.
 Elementos de protección medioambiental, servicios de incineración y disposición final de residuos
 Capacitación teórico práctica en: manejo defensivo, alturas, espacios confinados, brigadistas
 ARL
 Suministro material de cantera
 Servicios de vigilancia
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3. DEFINICIÓN DE CONTROLES
TIPO DE CONTROL
TIPO DE PROVEEDOR ELECCIÓN Y SEGUIMIENTO AL
RE-EVALUACIÓN
SELECCIÓN DESEMPEÑO
Herramientas y Equipos X X X
EPP X X X
Productos Químicos X X X
Consumibles X X
Servicios de calibración X X X
Servicios de análisis de laboratorio X X X
Servicios de alimentación X X
Agua envasada X X
Exámenes médicos X X X
Elementos de protección medioambiental X X X
Servicios de incineración X X X
Disposición final de residuos X X X
Capacitación X X X
ARL X X
Vigilancia X X
Servicios profesionales (Obras Civiles, Soldadura,
X X X
Eléctricos, Mantenimientos de Equipos)
4. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS PROFESIONALES.
4.1 Selección y evaluación de proveedores:
Cuando se requiere seleccionar un proveedor de los productos y servicios indicados en el alcance de este
procedimiento, se deben realizar las gestiones necesarias para obtener la información que permita hacer la
evaluación inicial para determinar si el proveedor es ACEPTABLE o NO.
Se hace bajo los siguientes criterios:
- EXPERIENCIA EN EL MERCADO:
Porcentaje Descripción
2% Menor o igual a 2 años
6% Mayor a dos años y menor a 5 años
10% Mayor o igual a 5 años
- PRECIOS:
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3% Si los precios son más altos que los de la competencia y no ofrecen descuentos
6% Si los precios son favorables respecto a la competencia o son únicos en el mercado
10% Si además de precios favorables ofrece descuentos por volúmenes o pagos
anticipados, etc.
- DISPONIBILIDAD:
5% Si el producto no está disponible de inmediato
15% Si el producto está disponible de inmediato
- FORMA DE PAGO:
1% Ofrecen crédito de 15 a 30 días
10% de 30 a 60 días
15% mayor a 60 días
- GARANTÍA DE PAGO Y/O SERVICIO
2% Cuando no ofrece garantía
6% Cuando ofrece garantía solo de algunos productos
10% Cuando ofrece garantía de todos los productos
- CERTIFICACIÓN ISO 9001
3% No está certificado
5% No está certificado, pero está en proceso
9% Tiene certificación vigente
- CERTIFICACIÓN ISO 14001
- CERTIFICACIÓN ISO 45001: 2018 / OHSAS 18001:2008 / RUC / CERTIFICACIÓN ARL DECRETO 1072:2015
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- CUMPLIMIENTO DE LICENCIAS APLICABLES:
3% No se evidencia cumplimiento de las licencias aplicables
13% Se evidencia cumplimiento de las licencias aplicables y/o Cuando no aplica para el
proveedor
- CALIFICACIÓN TOTAL
CALIFICACIÓN
PUNTAJE CALIFICACIÓN
Menor a 60% NO ACEPTADO
Igual o mayor a 60% ACEPTADO
Tabla 1. Documentos para Registro de Proveedores
DOCUMENTOS PROVEEDOR
Registro de proveedores diligenciado (FORMATO ATP)
Fotocopia del RUT
Certificado de Cámara y Comercio
Certificación Bancaria
Fotocopia de los certificados de los sistemas de gestión que tenga
Registro en la Página del Fondo de Riesgos Laborales del MinTrabajo del
Reporte de Autoevaluación de Estándares Mínimos SG-SST 2019 y 2020,
según lo establecido en la Circular 0071 de 2020; De acuerdo a lo
establecido en el Decreto 1072 de 2015 el SG-SST aplica para empresas
legalmente constituidas
Para personas Naturales se solicitará RUT y Certificado de afiliación al SSS TODOS
Fotocopia cédula representante legal (persona jurídica)
Lista de precios y/o cotización
Certificados de disposición de residuos generados en el desarrollo de las
actividades contratas por ATP (Para proveedores de Transporte,
Mantenimiento, Suministro de Químicos, Exámenes Médicos, Servicios de
Obra Civil, Soldadura, Laboratorios, Incineración)
Para empresas de Mantenimiento de equipos / Vehículos se deben remitir
las licencias ambientales de los sitios donde realizan las disposiciones
En caso de contar con personal de la comunidad para el desarrollo de
actividades In-House, se solicitará la carta de Residencia del Municipio de
cada trabajador
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Fotocopia último concepto sanitario
RESTAURANTE
Copias de Certificados de Manipuladores de Alimentos del Personal
Fotocopia último concepto sanitario
AGUA EMBASADA
Fotocopia de últimos análisis microbiológicos
Fichas de datos de seguridad con cumplimiento de la NTC 4435 vigente (En
español, a color) y Decreto 1496 de 2018. LOS QUE NOS VENDAN
QUÍMICOS O LOS QUE
Todos los productos deben estar en envases apropiados, debidamente
UTILICEN ALGÚN TIPO DE
etiquetados de acuerdo al Decreto 1496 de 2018.
QUÍMICO PARA PRESTARNOS
Quienes hacen transporte de productos deben cumplir con el curso EL SERVICIO.
obligatorio de transporte de mercancías peligrosas y certificado vigente.
Listado de personal relacionando nombre completo, número de cédula, LOS QUE PRESTAN SERVICIOS
Tipo de Sangre, Teléfono de Emergencia, ARL, EPS, AFP y Caja de EN LAS INSTALACIONES DE
Compensación a la que se encuentra afiliado todo el personal que prestará ATP O EN LOCACIONES DE LOS
el servicio CLIENTES
LABORATORIOS Y/O
Certificados de acreditación y/o licencia EMPRESAS QUE PRESTAN
SERVICIOS DE CALIBRACIÓN
Fichas técnicas de los EPP EPP
Licencia de acreditación
Licencia de salud ocupacional del establecimiento
Hojas de vida de los médicos SERVICIOS MÉDICOS
Licencias en salud ocupacional de los médicos
Registros de calibración de los equipos
Licencia ambiental
Diseño de la chimenea SERVICIOS DE INCINERACIÓN
Estudios isocinéticos
SERVICIOS DE DISPOSICIÓN
Licencia ambiental
FINAL
Propuesta Técnica y Económica
ENTES DE CERTIFICACIÓN /
Manuales, Guías, Instructivos del ente Certificador / Acreditador, para ACREDITACIÓN
conocer los requerimientos de cada una
Licencia en salud ocupacional del establecimiento
SERVICIOS DE CAPACITACIÓN
Hoja de vida de los profesionales con sus respectivas licencias
Propuesta ARL
Programa de mantenimiento
ALQUILER DE EQUIPOS Y
Registro de ejecución de los mantenimientos
HERRAMIENTAS
Registros de calibración si aplica
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Certificado psicofísico de los vigilantes que usan arma
Certificado de Curso de vigilancia
Salvoconducto del arma SERVICIO DE VIGILANCIA
Resolución de Habilitación de la superintendencia
Si se requiere perro: Certificado canino
Licencia ambiental SUMINISTRO DE MATERIAL DE
Registro minero CANTERA
Certificado API si aplica
SERVICIOS PROFESIONALES
Certificado en Alturas si aplica
DE SOLDADURA
Certificado de Espacios Confinados si aplica
Certificado CONTE de acuerdo a la especialidad contratada SERVICIOS PROFESIONALES
Certificado en Alturas si aplica ELÉCTRICOS
Se solicitará las Hojas de Vida y los perfiles de los cargos del personal de SERVICIOS PROFESIONALES
acuerdo a las necesidades DE OBRAS CIVILES
Nota:
Cuando el Dpto de CASST lo estime conveniente, para la selección se hará visita a las instalaciones del
proveedor con el fin de verificar mediante inspección documental el cumplimiento de aspectos en CASST.
Cuando no aplica este requisito, este ítem es evaluado teniendo en cuenta la documentación solicitada.
Se le solicita al proveedor seleccionado inicial, el diligenciamiento del Formato “Registro de Proveedores” con sus
respectivos anexos. Una vez llegue está documentación se ingresa al proveedor en el aplicativo SAP, y a la lista de
Proveedores aceptable.
El formato es el siguiente:
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FORMATO Vigencia: 2020-05-12

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Versión: 3
REGISTRO DE PROVEEDORES Página 1 de 1
IDENTIFICACIÓN
RAZÓN SOCIAL:
NOMBRE COMERCIAL:
CEDULA / NIT:
DIRECCIÓN: CIUDAD:
T ELÉFONO: FAX: E-MAIL:
REPRESENTANT E LEGAL: CONTACT O:
INFORMACIÓN DE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS

NOMBRE DEL PRODUCT O O SERVICIO OFERTADO CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN
(Unidades / mes)
¿Ofrece garantías sobre los productos o servicios ofertados? SI NO

Cuales:
ASPECTOS REFERENTES A LA CALIDAD

¿Posee sistema de calidad?: SI NO
Líneas certificadas:
Fecha de vigencia del certificado:

(Favor anexar copia del certificado)
NOTA: Si la empresa está próxima a certificarse por favor responda:
Fecha de la posible adjudicación de la certificación
PROTECCIÓN MEDIO AMBIENTE

¿Se encuentran certificados?: SI NO
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

¿Se encuentran certificados?: SI NO
¿Tienen calificación RUC?: SI NO
(Favor anexar copia de la calificación)
ASPECTOS COMERCIALES
T IEMPO EN EL MERCADO (en años) :

T IPO DE PROVEEDOR: Distribuidor Importador Fabricante
CONDICIÓN DE PAGO: Pago Anticipado Crédito A cuantos Días:

Contado
T IEMPO DE ENT REGA (días):
DILIGENCIADO POR:
NOMBRE:
CARGO:
FECHA: FIRMA Y SELLO
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Con esta documentación se califican y evalúan los proveedores de la siguiente manera:
La primera evaluación que se hace es la de requisitos legales; si no cumple se suspende el proceso de selección, solo
se reanudará hasta tanto se evidencie cumplimiento legal. Se diligencia el formato y una vez ponderados, se totaliza y
se califica el proveedor y/o subcontratista.
Nota: Antes de iniciar la prestación de servicios, es responsabilidad de la coordinación de compras exigir la

evidencia de afiliación y pago de los aportes al sistema de protección social de los funcionarios que estarán
involucrados en la prestación del servicio, de no cumplirse este requisito, No se puede iniciar el servicio.
5. SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES:
La empresa lleva un formato “Seguimiento al Desempeño de Proveedores”, donde se deja registro de su desempeño
después de cada compra o servicio realizado, el cual se utiliza como insumo para la realización de la reevaluación por
el grupo de Abastecimiento, teniendo en cuenta los parámetros arriba mencionados, y los resultados llevados a la
próxima reunión de Revisión por parte de la Gerencia.
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La evaluación de calidad de los productos se hará de acuerdo con el plan de muestreo aplicable a cualquier compra
que se realice, de acuerdo con las especificaciones técnicas definidas en las solicitudes y/o planes de compra y debe
ser socializado a los proveedores. el siguiente es el modelo ejemplo de aplicación normativa:
6. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES:
Se realizará a los proveedores críticos la reevaluación de proveedores según los siguientes criterios: periodicidad,
medioambiente prestación de servicios, salud ocupacional y seguridad y por valor de compra; adicional se hará
realizará la divulgación del procedimiento a todos los proveedores a los cuales se les realiza la re-evaluación.
Los criterios y su peso porcentual utilizados para la reevaluación y seguimiento a los Proveedores son los siguientes:
 Reevaluación de proveedores a quienes tengan cinco o más órdenes de compra al año, con monto acumulado
superior a veinte millones de pesos. ($20.000.000)
 Reevaluación de proveedores con órdenes de compra mayores a cincuenta millones de pesos ($50.000.000)
Proveedores que se les compre una sola vez al año, cumpliendo los criterios anteriores se le debe realizar nuevamente
la selección de proveedores.
Para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales en materia de CASST, se elaboró el formato para realizar dicha
evaluación la cual genera una calificación de 0 a 100% del cumplimiento de los requisitos que les aplique según el tipo
de proveedor. La calificación que se obtiene de esta evaluación, servirá de base para estimar el cálculo del valor
máximo de 30% que puede tener el proveedor sobre este ITEM en la calificación total dada en la Reevaluación.
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FORMATO Vigencia: 2023-02-03

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION versión: 6
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Página 1 de 1
NOMBRE Ó RAZON SOCIAL:
FECHA REEVALUACIÓN: RESPONSABLE REEVALUACIÓN:
CRITEIO DE EVALUACIÓN PUNTAJE MÁXIMO PUNTAJE OBTENIDO JUSTIFICACIÓN DEL PUNTAJE OBTENIDO
Cumplimiento de Requisistos legales

EVALUACIÓN DE
TIPO DE PROVEEDOR REQUISITOS CUMPLIMIENTO
SUMINISTRO DE MATERIAL
Licencia ambiental
DE CANTERA
Cumple
Registro minero
Cumple
Copia del SGSST, o Certificado emitido por la ARL donde certifican que
cuentan con el SGSST y/o carta firmada por el representante legal
donde la empresa garantice que cuenta con el SGSST (De acuerdo a lo 30%
establecido en el Decreto 1072 de 2015) – Aplica para empresas
30%
legalmente constituidas Cumple
Cumplimiento de especificaciones y requerimientos (si aplica se tendra en cuenta la evaluacion mensual

25% 25%
de desempeño)
Oportunidad de entrega 15% 10%
No se presentarón reeclamaciones o si las hubo, estas fueron atendidas eficazmente 10% 10%
Manejo de relaciones ATP Ingeniería S.A.S – Proveedor 10% 10%
Servicio Post- Venta 10% 10%
100% 95%
TOTAL
CALIFICACIÓN ACCIÓN A SEGUIR CATEGORÍA
Confiable Continúa en el Directorio de Proveedores A
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN
PUNTAJE CALIFICACIÓN ACCIÓN A SEGUIR CATEGORÍA
Menor o igual a 50% No confiable Excluir del directorio de proveedores C

Solicita al proveedor presentar un plan de
mejora de los aspectos débiles, para
De 51% a 87% Condicionado mantener la relación comercial. De no B
cumplir, se le dará tratamiento de No
Confiable.
De 87% a 100% Confiable Continúa en el Directorio de Proveedores A
De acuerdo a la calificación total obtenida el proveedor queda calificado en una CATEGORIA y dependiendo de esto se
determina el plan de acción, conforme se muestra en el siguiente cuadro:
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CRITERIOS DE CALIFICACIÓN
PUNTAJE CALIFICACIÓN ACCIÓN A SEGUIR CATEGORÍA
Menor o igual a 50% No confiable Excluir del directorio de proveedores C

Solicita al proveedor presentar un plan de
mejora de los aspectos débiles, para
De 51% a 87% Condicionado mantener la relación comercial. De no B
cumplir, se le dará tratamiento de No
Confiable.
De 87% a 100% Confiable Continúa en el Directorio de Proveedores A
El resultado de esta reevaluación es enviado al proveedor mediante una carta, informando el puntaje obtenido y si saca
menos de 60% se le debe solicitar un plan de acción.
Nota: La vigencia del presente instructivo estará acorde a los cambios o modificaciones que surjan en el procedimiento
de COMPRA DE BIENES Y SERVICIO.
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Cambio Realizado

Se crea instructivo con el fin de tener instrucciones claras para divulgar a los
0 2015-03-19 proveedores y subcontratistas las directrices establecidas por ATP para seleccionar,
evaluar, reevaluar el desempeño a los proveedores y subcontratistas.
Se revisó todo el documento, se ajustaron los nombres de los cargos a las
1 2016-09-15
responsabilidades actuales y se ajustó el paso a paso.
Se hace revisión del procedimiento y se realizan los siguientes cambios:
2 2017-05-26 Se elimina el código del formato, el pie de página, la próxima fecha de revisión, y se
sube al encabezado “Sistema Integrado de Gestión.”
Se modifica el Registro de Novedades de Desempeño Personal Proveedor y los
porcentajes de los criterios de evaluación. Adicional se incluyeron requisitos CASST
3 2017-12-12
para proveedores de Soldadura, Eléctrico y Obras civiles, así como algunos requisitos
adicionales.
Se realiza el cambio del logo de acuerdo al manual de identidad corporativo de la
4 2019-01-10 organización. Se cambiaron requisitos para proveedores de soldadura y compra de
productos químicos.
Se incluye en el procedimiento como se realiza la divulgación del proceso de
5 2019-12-17
evaluación a los proveedores críticos.
Se realiza la actualización de instructivo cambio de logo, según el manual de
6 2020-03-24
identidad corporativa.
INSTRUCTIVO
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Versión Fecha Cambio Realizado

Se realiza la actualización del formato anexo “Reevaluación de Proveedores”
7 2020-08-03 cambio de logo, según el manual de identidad corporativa; Se incluyen algunos
requisitos de proveedores como los entes de certificación.
Se realizan modificaciones a los requisitos de CASST de acuerdo a los cambios
8 2021-02-05 en la normatividad para los proveedores y se describe el formato para realizar la
evaluación de los requisitos CASST de proveedores.
Se unifica Procedimientos para las empresas del grupo empresarial ATP Integridad y
9 2023-02-03
Corrosión, ATP Ingeniería en Reorganización, Plus Ambiente.
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Jorge Hernán Rincón
NOMBRE Maria Ibanoba John Alfonso
Stock Gestión integral
DEPARTAMENTO Dpto. de Compras Abastecimiento Gerente
FECHA 2013-06-01 2023-02-03 2023-02-03

Instructivo Seleccion Evaluacion Reevaluacion Proveedores V.9

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SISTEMA INTREGADO DE GESTIÓN Vigencia: 2023-02-03

Dentro de los principales grupos a adquirir se destacan los siguientes:

4. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS PROFESIONALES.

4.1 Selección y evaluación de proveedores:

Se hace bajo los siguientes criterios:

- GARANTÍA DE PAGO Y/O SERVICIO

- CERTIFICACIÓN ISO 9001

- CERTIFICACIÓN ISO 14001

- CUMPLIMIENTO DE LICENCIAS APLICABLES:

Tabla 1. Documentos para Registro de Proveedores

FORMATO Vigencia: 2020-05-12

INFORMACIÓN DE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS

¿Ofrece garantías sobre los productos o servicios ofertados? SI NO

ASPECTOS REFERENTES A LA CALIDAD

Fecha de vigencia del certificado:

PROTECCIÓN MEDIO AMBIENTE

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

T IEMPO EN EL MERCADO (en años) :

CONDICIÓN DE PAGO: Pago Anticipado Crédito A cuantos Días:

Con esta documentación se califican y evalúan los proveedores de la siguiente manera:

Nota: Antes de iniciar la prestación de servicios, es responsabilidad de la coordinación de compras exigir la

5. SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DE PROVEEDORES:

FORMATO Vigencia: 2023-02-03

NOMBRE Ó RAZON SOCIAL:

FECHA REEVALUACIÓN: RESPONSABLE REEVALUACIÓN:

Cumplimiento de Requisistos legales

Cumplimiento de especificaciones y requerimientos (si aplica se tendra en cuenta la evaluacion mensual

Oportunidad de entrega 15% 10%

Manejo de relaciones ATP Ingeniería S.A.S – Proveedor 10% 10%

Servicio Post- Venta 10% 10%

CALIFICACIÓN ACCIÓN A SEGUIR CATEGORÍA

Confiable Continúa en el Directorio de Proveedores A

PUNTAJE CALIFICACIÓN ACCIÓN A SEGUIR CATEGORÍA

Menor o igual a 50% No confiable Excluir del directorio de proveedores C

PUNTAJE CALIFICACIÓN ACCIÓN A SEGUIR CATEGORÍA

Menor o igual a 50% No confiable Excluir del directorio de proveedores C

Versión Fecha Cambio Realizado

Versión Fecha Cambio Realizado

ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

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