ACTA DE REUNION No.

FECHA: 17 de enero de 2023

LUGAR: Sala de Juntas de Coordinación de Sistemas e Informática

ASISTENTES

PARTICIPANTES CARGO
PAOLA ANDREA ORBES Profesional
DIANA MARITZA MONCAYO CABRERA Profesional
CATHERINE LILIANA CORDOBA ZAMBRANO Profesional
ALEXANDER MAURICIO JIMENEZ NARVAEZ Técnico
STEFAN ANDRÉS MEZA DELGADO Profesional
LUIS GERARDO RUIZ BUITRON Profesional
JHON ALEXANDER FUERTES Operativo
SANDRA MILENA LIMA ROSERO Coordinadora de Desarrollo – convoca y
preside

PUNTOS TRATADOS EN LA REUNIÓN:

1. Presentar informe sobre el cumplimiento de asignaciones realizadas en diciembre del año 2022
2. Informar y asignar acciones de mejora que vencen el 31 de enero de 2023
3. Socializar los compromisos de revisión por la dirección 2022 para el seguimiento
4. Informar y asignar manuales de funciones solicitados hasta el 16 de enero de 2023
5. Preposiciones y varios

DESARROLLO DE LA REUNIÓN:

1. Presentar informe sobre el cumplimiento de asignaciones realizadas en diciembre del año 2022

Se presenta por parte de la Coordinación un archivo Excel, en el cual se informa el estado de las asignaciones a
diciembre 2022, este archivo contiene el porcentaje de ejecución respecto a los siguientes ítems,: Acciones a
vencer en dic 2022 de las acciones correctivas de ICONTEC, Acciones a vencer en dic 2022 de las acciones de
mejora en KAWAK, Manuales de Funciones asignados 2022 y Acciones de Mejora procesos No Certificados;
además el seguimiento a acciones puntuales del Sistema de Gestión Ambiental, archivo que será enviado al
correo de los asistentes para su verificación. De este seguimiento se encuentra:

Responsable No. de Descripción

actividades
pendientes
Acciones de mejora del subproceso Prestación
PAOLA ANDREA ORBES 1
servicios de recreación y deportes
7 actividades de acciones de mejora que vencieron,
DIANA MARITZA MONCAYO 1
correspondientes a Talento Humano
 8 actividades de acciones correctivas de ICONTEC
que vencieron, correspondientes a Compras e
Instituto Técnico
14 actividades de acciones de mejora que
CATHERINE CORDOBA vencieron, correspondientes a Compras e Instituto
3
ZAMBRANO 7 manuales de funciones correspondientes
Pendientes: Damiro Pantoja, Yamile Portilla (Sub de
Educación) Mayron Saveedra (Instituto), Claudia
Martinez, Edwar Santacruz, Gabriela Gil, Diana
Murillo (Tumaco)
3 manuales de funciones correspondientes a: Ginna
Gustin, Francy Guancha y Brigitte Lopez
STEFAN ANDRÉS MEZA 2 3 procesos de generación de acciones de mejora
con procesos no certificados: Gimnasio, Tesorería y
Contabilidad
1 actividad de acciones de mejora que venció,
correspondiente a Colegio SIGLO XXI
MAURICIO ALEXANDER JIMENEZ 2
1 Manual de funciones correspondiente a Malena
Calvache

1 Actividad del SIG se relaciona con una evaluación

a capacitación en caracterización que debía realizar
SANDRA MILENA LIMA ROSERO 1
Catherine a la líder del proceso de Gestión de
Educación Técnica y Continuada

Con respecto al SGA:

 Actividades pendientes
Informe de cumplimiento de la Planificación 2022
Informe de seguimiento de las inspecciones
ambientales realizadas 2022
Formato F-67 con la información del despliegue de
objetivos
Inventario de documentos que reposan en el
archivo tanto digital como físico
Paz y salvos de CORPONARIÑO
Informe de estado de la facturación y pago de lo
correspondiente a caracterizaciones de agua
potable y residual
Informe sobre el retiro de lodos
Informe sobre el tema de permisos de
vertimientos de las nuevas construcciones es Realizar un informe sobre el estado actual
Imues (granja) y Chachagui
Observación
Se realice un informe en el cual se indique el porcentaje
de cumplimiento de las actividades propuestas y en
caso de incumplimiento indicar las razones y además
que se pretende realizar para subsanar
Se realice un informe en el cual se indique de las
inspecciones realizadas en el año 2022 el porcentaje de
cumplimiento de las actividades propuestas, cuales son
las que faltan y quienes son los responsables
Con la información de los indicadores diligenciar el
formato
Se requiere para identificar con que información con
se encuentra y es necesaria para las actividades del SIG
Se solicita realizar visita a CORPONARIÑO a finales del
mes de enero de 2023 para aprovechar además
solicitar expedientes
Se solicita realizar seguimiento al pago de
caracterizaciones de agua potable y solicitar los
resultados al laboratorio
Se solicita se envíe un memorando a la Subdirección de
Servicios indicando que puede generar problemas con
la comunidad circundante por la expedición de olores,
solicitar nuevamente la cotización y agendar con ellos
por nivel de priorización

Se indica por parte del ing. Luis Ruiz, que además está pendiente la realización de los PUEAA, de los cuales, está
terminando el de Juanambú, documento que enviará a la Coordinación para la revisión teniendo en cuenta que
vence en el mes de febrero, luego de este continuará con el de Chachagui, el cual vence en marzo, indicando
que está en proceso de identificación de las obras de mejora al sistema con María Mercedes Mora y el Ing. Alex
Mena.

Por otro lado, indica el ing. Luis que los indicadores ambientales ya están alimentados en el sistema KAWAK.

2. Informar y asignar acciones de mejora que vencen el 31 de enero de 2023

Conforme al archivo en Excel que será enviado también a los correos de los participantes, respecto a actividades
vencidas o que vencen en enero 2023, correspondiente a las actividades de los planes mejora de KAWAK, se
informa que se presentan 31 actividades, las cuales se asignan para el seguimiento con los líderes de la siguiente
manera:
 Responsable de seguimiento No. de acciones Procesos

1 de Aportes
PAOLA ANDREA ORBES 3 1 de Vivienda
1 de Alojamiento Chachagui
DIANA MARITZA MONCAYO 1 1 Crédito

1 Compras
CATHERINE CORDOBA
11 8 Instituto
ZAMBRANO
2 Programas Especiales
1 Atención al Cliente
STEFAN ANDRÉS MEZA 7 3 Construcciones
3 Mantenimiento
1 Biblioteca
ALEXANDER JIMENEZ 3
2 Colegio
1 Direccionamiento Estratégico
SANDRA MILENA LIMA ROSERO 6 2 Control Interno
3 SIG

3. Socializar los compromisos de revisión por la dirección 2022 para el seguimiento:

Se presenta y socializa por parte de la Coordinación el Excel los 34 compromisos derivados de la revisión por la
dirección 2022, se solicita el apoyo de los participantes, para que soliciten lo correspondiente con los líderes de
los subprocesos a su cargo, el archivo también se enviará a los correos de los participantes para su verificación.

Responsable de seguimiento No. de acciones Procesos

9 2 Jurídica
PAOLA ANDREA ORBES
7 SST
DIANA MARITZA MONCAYO 1 1 Crédito
LUIS GERARDO RUIZ BUITRON 4 4 SGA
CATHERINE CORDOBA 5 Instituto
5
ZAMBRANO
STEFAN ANDRÉS MEZA 2 2 Atención al Cliente
5 Direccionamiento Estratégico
SANDRA MILENA LIMA ROSERO 14 1 Control Interno
8 SIG

4. Informar y asignar manuales de funciones solicitados hasta el 16 de enero de 2023

Con respecto a las asignaciones de manuales de funciones, responsabilidades y perfiles se realiza la siguiente
asignación conforme a los requerimientos realizados hasta el 16/01/ 2023 por Talento Humano:

Asignado No. Manual de Funciones Detalle de los manuales

1. LEONELA YERALDINE DEJOY

RUIZ
2. EDUARDO RUBIO PERILLA
3. ANGGIE MARCELA MUÑOZ
BETANCOURTH
4. MALENA SOCORRO CALVACHE
PAOLA ANDREA ORBES 7
MARTÍNEZ
5. DAN ERICK DELGADO MALLAMA
6. MARIA MEIBI GUEVARA
CORREA
7. LINA MARIA SOLARTE ANDRADE

DIANA MARITZA MONCAYO 0 Ya están realizadas

CATHERINE CORDOBA 1. DAMIRO ORLANDO PANTOJA

1
ZAMBRANO GÓMEZ

1. ANDREA VIVIANA MADROÑERO

STEFAN ANDRÉS MEZA 2 MUÑOZ
2. HUGO TENORIO ANTE
1. MARIA ANTONIA CHAVEZ
CAICEDO
ALEXANDER JIMENEZ 2
2. DIANA MARCELA CORDOBA
ROSERO
1. MICHAEL STEVEN GOMEZ
SANDRA MILENA LIMA ROSERO 1
PANTOJA

Se solicita a los participantes que los manuales de funciones, se realicen lo antes posible.

5. Preposiciones y varios

Evaluaciones de Desempeño

Se informa que se realizaron las evaluaciones de desempeño con la intensión de no afectar la contratación para
esta vigencia, aunque se presentan aspectos que mejorar, se tuvo en cuenta el proceso de aprendizaje, sin
embargo, se indica por la Coordinación que la evaluación de desempeño para el año 2023 se realizará con base
en la productividad y oportunidad, es decir, por el cumplimiento de las asignaciones; y adicionalmente se tendrá
en cuenta la actitud proactiva y en relación a su aporte al SIG y a la dependencia.
Además, se comenta que se dejará a todos, el mismo plan de mejora individual en relación con la capacitación
en el SIG y la planificación y ejecución de las actividades asignadas.

Informes de ICONTEC

Se da lectura a las observaciones del informe de Calidad y Programas de la auditoria de recertificación 2022 de
ICONTEC, y se indica a los asistentes, que deben, trabajar con los líderes en la formulación en KAWAK de las
acciones de mejora pertinentes, relacionadas a los aspectos por mejorar, adicionalmente se menciona que tan
pronto se cuente con el informe ambiental, se enviarán todos los informes de ICONTEC a los correos del equipo
de trabajo de Desarrollo Organizacional como también vía SEVENET a los líderes.

Reasignación de subproceso a cargo

Se informa al equipo de desarrollo organizacional que a partir de marzo de 2023 se realizará una reasignación
de subprocesos, por tanto, se solicita que en los meses de enero y febrero adelanten lo pertinente para dejarlos
al día, antes de que pasen a cargo de otro compañero.

Cronograma de trabajo del SIG 2023

Se manifiesta por parte de la Coordinación que se debe realizar la planificación anual del SIG, que se está
pensando en adelantar fechas así:

 Revisión por la Dirección: abril 2023

 Auditoria Interna: junio 2023
 Auditoria de Seguimiento ICONTEC: agosto 2023

Se menciona además que para la auditoria interna se planificaran 2 ciclos, uno para las seccionales, en las cuales
se les realizará la auditoria interna de manera presencial por el equipo de Desarrollo Organizacional y el otro
para Pasto, para el cual, se hará una depuración de los auditores internos, pero se indica que a los nuevos del
2022 no se los tocarán por la inversión que realizó la Corporación en su formación y que tampoco se prepararán
nuevos auditores interno para este año debido al costo.

Con respecto a la inducción y reinducción se tiene pensado que lo del SGC y SGA, se trabaje en Moodle, para lo
cual, se le solicita al ing. Steffan Meza que apoye este proceso, teniendo en cuenta su experiencia. La
Coordinación solicitará a Sistemas el subdominio para poder iniciar con el trabajo.

Plan de gestión 2022

Se requiere del Ing. Luis, para poder cerrar la iniciativa del año 2022, el informe del 4to trimestre sobre las
acciones de sensibilización ambiental y el informe sobre los juegos para facilitar la aprehensión de conocimientos
de manera urgente para ser subidos a KAWAK

Revisión de los análisis de causas y planes de acción

Se encuentra pendiente lo relacionado con Infraestructura y Mantenimiento, se solicita al Ing. Steffan Meza que
deje en firme el plan de acción lo antes posible, para poder terminar la actividad relacionada con la verificación
y ajustes de los mismos de la acción correctiva de ICONTEC.

Días para aprobación de documentación

El 24/01/2023: se realizará aprobación de documentación, se requiere que máximo para el viernes 20/01/2023,
se tenga la documentación enviada a la Coordinación de Desarrollo Organizacional, el memorando de solicitud
firmado y la solicitud en KAWAK

En virtud de lo anteriormente expuesto, se solicita que realicen la planificación y ejecución de sus asignaciones
de manera que se cumplan dentro del tiempo requerido

Atentamente,

SANDRA MILENA LIMA ROSERO

Coordinadora de Desarrollo Organizacional