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Hoja de reserva
Se utiliza para recoger los primeros datos de una petición de viajes.
Expediente de servicio
En él se especifican todos los datos relativos a la venta, desde la persona que la
efectúa, hasta el pago a proveedores, sin olvidar la descripción de los servicios
contratados.
Una vez que el proveedor envía la confirmación de los precios, se anotan todos los
detalles relativos a la prestación, así como su valoración. Con la entrega de la
documentación y el cobro final al cliente, el expediente se encuentra listo para ser
archivado en la espera de la factura del proveedor.
Cuando llega la factura se comprueba con la valoración del expediente que todos
los datos económicos son correctos y, si es así, se pasa al departamento de pagos de
la agencia. Al proceder al pago, se anotarán todos los datos contables en el
expediente (fecha y forma de pago, beneficio final, etc.). Al pagar los servicios, el
expediente queda cerrado y listo para archivar.
Documentos de control
Surgen debido a la gran cantidad de documentos que genera una agencia de viajes
en la gestión, interna como externa.
1. Registro de expedientes.
2. Registro de facturas.
3. Registro de existencias de billetajes en general (avión, tren, etc.).
4. Registro de salidas y llegadas de clientes.