1

1Práctica profesional como opción de grado en ALSEA S.A.S

Nataly Laverde Quintero

Universidad Cooperativa de Colombia

Facultad de Contaduría Pública

Opción de grado

Noviembre 2019
 2

2Práctica profesional como opción de grado en ALSEA S.A.S

Nataly Laverde Quintero.

Tutor: Adriana Jiménez

Universidad Cooperativa de Colombia

Facultad de Contaduría Pública

Opción de grado

Noviembre 2019
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Dedicatoria

Dedico este logro a DIOS, por darme la fuerza para culminar este proceso, a mi esposo,

mis padres, hermanos y amigos. Por su apoyo por sus palabras de aliento que siempre

me recordaron hacia donde debía seguir para cumplir mis sueños.

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Agradecimientos

A la Universidad Cooperativa de Colombia UCC, por brindarme todos los

conocimientos y herramientas necesarios para lograr ser una profesional con valiosos

aportes para nuestro país y así poder contribuir a la sociedad con el ejercicio de esta noble

profesión, llena de valores y principios éticos para el desarrollo de la sociedad

Colombiana con un pensar y sentir cooperativo.

A los docentes de esta Institución Universitaria, por ser un instrumento y apoyo

para el desarrollo ético de mi profesión y la formación académica a lo largo de este

tiempo.

A mi familia, por la paciencia y las palabras alentadoras para esos momentos en

que sentí desfallecer y tirar la toalla, por animarme a ser perseverante en mis proyectos.

A mi docente, tutor Adriana Jiménez. Guía de esta opción de grado quien con su apoyo

pude empezar a dar mis primeros pasos en el desarrollo de mi carrera, siendo mi puente

para ubicarme en una entidad a realizar mis prácticas, gracias a su direccionamiento pude

culminar el trabajo en el que se representa nuestra formación.

En general a todas las personas que se vieron involucradas a lo largo de mi carrera

para poder avanzar paso a paso hasta culminar con esta meta, muchas gracias por su

apoyo y compromiso.
 5

Resumen

Este informe documenta la pasantía realizada en la empresa ALSEA S.A,

comprendida entre los meses de Abril a Octubre de 2019 por Nataly Laverde Quintero en

el área de contaduría, quien desarrolló sus habilidades adaptándose rápidamente a las

necesidades del puesto de trabajo, se contó con una inducción de cuatro (4) días para

empezar a desempeñar su cargo.

La finalidad de la práctica es consolidar los conocimientos adquiridos en el

programa de Contaduría Pública de la Universidad Cooperativa de Colombia,

entendiendo los procesos internos de la compañía y a su vez generando un modelo

integral de optimización de estos, con el fin de lograr mejora continua dentro del área

contable y que a su vez sirva de guía práctica para implementarse en las demás unidades

de negocio.

En este informe se mostrara el desempeño de la aprendiz, las funciones

desempeñadas y lo más importante, se hará un aporte que brinde respuesta a una

necesidad detectada dentro del área contable.

Abstrac

This report documents the internship carried out at the company ALSEA SA,

between the months of April and October 2019 by Nataly Laverde Quintero in the
 6

accounting area, who developed her skills adapting quickly to the needs of the job, there

was a induction of four (4) days to begin to carry out his position.

The purpose of the practice is to consolidate the knowledge acquired in the Public

Accounting program of the Cooperative University of Colombia, understanding the

internal processes of the company and in turn generating a comprehensive model of

optimization of these, in order to achieve continuous improvement within of the

accounting area and which in turn serves as a practical guide to be implemented in the

other business units.

This report will show the apprentice's performance, the functions performed and

most importantly, a contribution will be made that responds to a need detected within the

accounting area.
 7

Tabla de Contenido

1
Portada...................................................................................................................................

1.1 contra portada..............................................................................................................

1.2 Dedicatoria...................................................................................................................

1.3Agradecimientos.......................................................................................................

2. Resumen............................................................................................................................

2.1 Abstract........................................................................................................................

2.2 Introduccion...........................................................................................................9

Informacion general...................................................................................................10

3. Objetivos .......................................................................................................................12

4.Elementos tematicos del plan de estudios.....................................................................13

4.1.Descripcion de objeto de trabajo .......................................................................14

4.2Caracterizacion de la empresa……………………………………………….…16

4.3 Historia de la empresa………………………………………………………………..17

5. Mision-Vision ………………………………………………………………………...18

5.1. Principios………………………………………..…………………………...19

5.2 Canales de distribución……………………….……………….……………...22

5.3 Caracterización del área de trabajo……..…………….………………………25

6. Funciones…………………………...…………………………………….………….28

7. Aporte del practicante……………………….………….……………………………32

 8

8. Referencias…...……………………………………………………...39

Tabla de gráficos

1. Tabla n°1 Productos y servicios……………………………….………………...22

2. Tabla n°2 La competencia………………………………………………………23
3. Grafico n°1 Organigrama Alsea S.A……………………………………………24
4. Grafico n°2 Dofa Alsea S.A……………………………………………………..25
5. Grafico n°3 Manual de funciones área contable………………………………...26
6. Grafico n°4 Organigrama área contable…….…………………………………...27
7. Grafico n°5 Manual de funciones aprendiz……………………………………...32
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Introducción

El presente informe busca documentar el proceso de práctica empresarial en la

empresa ALSEA S.A. La cual es una multinacional mexicana especializada en sector de

alimentos, específicamente el de comidas rápidas y cafetería. Con presencia y liderato en

América latina y Europa. Esta compañía cuenta con un portafolio Multimarca integrado

por marcas como Domino´s Pizza, Starbucks, Burger King, Archíes entre otros.

Su modelo de negocio económico incluye varios frentes entre los cuales sobresale

su centro de soporte y servicios compartidos, el cual brinda apoyo en los procesos de

cadena de suministro, procesos administrativos y contables. Esta empresa tiene sede en

Colombia en la dirección Cr 9ª # 99 – 02 edificio City Bank of. 501 Barrio chicó.

La labor del estudiante fue para la marca gastronomía Italiana (Archíes) en el área

de contabilidad, con el cargo de aprendiz durante seis (6) meses, tiempo máximo de

contrato permitido por la empresa, dicho informe presentara la caracterización de la

empresa y lo que compete con el área contable, las funciones realizadas por el aprendiz y

los objetivos logrados.

Esta actividad fue bastante enriquecedora pues la experiencia adquirida se puede

aplicar en futuros cargos relacionados con la carrera, en donde siempre hubo la premisa

de la responsabilidad y compromiso de representar la Universidad Cooperativa de

Colombia.
 10

Información General

Empresa Alsea S.A (Opacol S.A)

Nit 900211120-6

Dirección Cr 9ª # 99 – 02 Edificio City Bank of. 501

Teléfono 7460045

Representante Legal Dixe Lida Peña Bonilla

Cargo Subgerente de administración de personal

Cedula 52.186.524

Nombre del aprendiz Nataly Laverde Quintero

Cedula de ciudadanía: 35.210.243

Fecha de nacimiento 18 de Junio de 1985

Dirección domicilio Barrio villa Sofía Mz E casa 17 (El Rosal)

Teléfono 312 3526592

E-mail Nataly.laverdeq@campusucc.edu.co

Estrato 3

Fecha inicio de contrato 3 de Abril de 2019

Fecha terminación de contrato 2 de octubre de 2019

Eps del aprendiz Famisanar

ARL del aprendiz Suramericana

Institución de formación Universidad Cooperativa de Colombia

Nit 860.029.924-7
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Carta de presentación de la Universidad Cooperativa de Colombia a la empresa Alsea S.A

del aprendiz Nataly Laverde Quintero.

 12

Objetivos

Objetivo general

Aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera de Contaduría

Pública, mediante el detallado de los mecanismos aplicados al manejo, registro y control

de la información y los procesos administrativo – contables de la empresa ALSEA S.A.S

Objetivos específicos

Conocer los procesos que lleva el área contable de ALSEA S.A.S para el manejo,

registro y control de la información correspondiente a la marca Archíes.

Mostrar las funciones realizadas por el aprendiz y evaluar su desempeño.

Brindar un aporte al funcionamiento del área para mejorar sus procesos.

 13

Elementos temáticos del plan de estudio

Asignaturas que aplicaron al proceso de aprendizaje con el conocimiento recibido

en las aulas de clase de la universidad Cooperativa de Colombia UCC:

 14

Descripción de Objeto de trabajo

Según contrato firmado entre las partes Opacol S.A (empresa adscrita al grupo

Alsea, la cual hace la parte de contratación) con nit 900.211.120-6 ubicada en la

dirección cr 9ª # 99 – 02 oficina 501 tel. 7460045 con su Rep. Legal Dixe Lida Peña

Bonilla y la practicante Nataly Laverde Quintero con cedula 35210243 se suscribe el

contrato de aprendizaje efectuado conforme a lo preceptuado por la ley 789 de 2002 el

cual tiene como objeto garantizar al aprendiz la formación profesional integral en la

especialidad de contaduría pública grupo, la cual se impartirá en su etapa lectiva por la

Universidad Cooperativa de Colombia mientras su etapa práctica se desarrollara en la

empresa.

El contrato tiene un término de duración de 6 meses comprendidos entre el 3 de

abril del 2019 fecha de iniciación del contrato; y el 2 de octubre de 2019 fecha de

terminación del mismo. (No podrá excederse el termino máximo de 2 años contenido en

el artículo 30 de la ley 789/02) y previa revisión de la normatividad para cada una de las

modalidades de patrocinio.

Obligaciones por parte de la empresa: en virtud del presente contrato la empresa

deberá, facilitar al aprendiz los medios para que tanto en las fases lectiva y práctica,

reciba formación profesional integral, metódica y completa en la ocupación u oficio

materia del presente contrato.

 15

Diligenciar y reportar al respectivo centro de formación profesional integral,

institución educativa donde el aprendiz adelanta sus estudios, las evaluaciones y

certificaciones del aprendiz en su fase práctica del aprendizaje.

 16

Caracterización de la empresa

Nombre de la Empresa

Alsea S.A

Actividad económica

Empresa Mexicana con sede en Colombia, dedicada a la representación de y

manejo de restaurantes de marcas globales en México y Sudamérica, las cuales se

especializan en servicio a la mesa y cafetería con productos como alimentos y bebidas

preparadas.

Régimen al que pertenece

Régimen Común

Tipo de sociedad

Sociedad por acciones simplificada (S.A.S)

Ubicación

Cr 9ª # 99 – 02 Edificio City Bank of. 501

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Historia de la empresa

“La historia de Alsea tiene su origen en la obtención de la ‘franquicia maestra’

otorgada por DPI a la empresa Torrquín, (hoy Operadora Domino´s Pizza subsidiaria de

Alsea), la cual otorga el derecho exclusivo para el cuidado, explotación y desarrollo del

Sistema Domino’s Pizza en México hasta el año 2025. El 16 de mayo de 1997 fue

constituida la empresa denominada ALSEA, S.A. de C.V. con una duración de 99 años.

Alsea es el operador de restaurantes líder en América Latina con marcas de

reconocimiento global dentro de los segmentos de comida rápida, cafeterías y comida

casual. Cuenta con un portafolio multimarcas integrado por Domino’s Pizza, Starbucks,

Burger King, Chili’s, California Pizza Kitchen, P.F. Chang’s, Pei Wei, Italianni´s, The

Cheesecake Factory, El Portón y Vips.

Este último restaurante fue comprado recientemente a Walmart y representó un

buen negocio para Grupo Alsea, ya que encontró una cadena con un buen estado

financiero y la adquirió por 8,200 millones de pesos.

Vips es su primera marca mexicana, la primera que es 100% de su propiedad (sólo

tiene derechos de operación de las otras diez) y la adquisición más grande de su historia,

según un artículo publicado en la revista Expansión en su edición del 11 de octubre de

2013.
 18

La compañía suma un total de 2,234 unidades en México, Argentina, Chile y

Colombia. Su modelo de negocio incluye el respaldo a todas sus Unidades de Negocio a

través de un Centro de Soporte y Servicios Compartidos, brindando apoyo en procesos

Administrativos, de Desarrollo y de Cadena de Suministro. Cuenta con más de 50,000

colaboradores en 5 países.

Hoy en día es una de las primeras 20 “Mejores Empresas para Trabajar” en

México, según un artículo publicado en la revista Expansión en su edición del 11 de

octubre de 2013.”

Tomado de www.alsea.net/somos-alsea#historia

Misión

Mantener los Altos estándares de calidad de las marcas que representa a nivel

global brindando una la experiencia de un excelente producto con un óptimo servicio,

comprometidos en superar las expectativas de nuestros clientes.

Visión

Contribuir activamente al mejoramiento económico, laboral, social y ambiental de

los lugares en los que operamos brindando momentos enriquecedores de vida a nuestros

clientes, colaboradores y comunidades.

 19

Principios

“Desde el 19 de junio del 2011, Alsea se unió al Pacto Mundial de las Naciones

Unidas, que es la iniciativa global más importante en Responsabilidad Social

Empresarial; la cual promueve la adopción de diez principios universales, relacionados

con la defensa de los Derechos Humanos, los Estándares Laborales, el Medio Ambiente y

la lucha contra la Corrupción.

Al adherirse de forma voluntaria a este Pacto, la empresa se compromete a

reafirmar y promover estos principios en su

Estrategia empresarial, de tal forma que sus operaciones beneficien a las

sociedades en todo el mundo.

Con esta integración, todos que forman la gran familia Alsea fomentan una

cultura en la que se vive y cumplen dichos principios.

Los 10 principios del Pacto Mundial son:

Principio 1: Las Empresas deben apoyar y respetar la protección de los

derechos humanos fundamentales reconocidos universalmente, dentro de su ámbito de

influencia.
 20

Principio 2: Las Empresas deben asegurarse de que sus empresas no son

cómplices de la vulneración de los derechos humanos.

Principio 3: Las Empresas deben apoyar la libertad de asociación y el

reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva.

Principio 4: Las Empresas deben apoyar la eliminación de toda forma de

trabajo forzoso o realizado bajo coacción.

Principio 5: Las Empresas deben apoyar la erradicación del trabajo infantil.

Principio 6: Las Empresas deben apoyar la abolición de las prácticas de

discriminación en el empleo y ocupación.

Principio 7: Las Empresas deben mantener un enfoque preventivo que

favorezca el medio ambiente.

Principio 8: Clave de Cotización: ALSEA Fecha: 2017-12-31 63 de 1999

Las empresas deben fomentar las iniciativas que promuevan una mayor

responsabilidad ambiental.

Principio 9: Las Empresas deben favorecer el desarrollo y la difusión de las

tecnologías respetuosas con el medio ambiente.

Principio 10: Las Empresas deben trabajar en contra de la corrupción en todas

sus formas, incluidas la extorsión y el soborno.”

Tomado de https://www.alsea.net/uploads/es/documents/annual_reports/alsea_informe_anual_2018_es.pd f

Valores Corporativos
 21

Aptitud Ganadora: Es demostrar la pasión por la excelencia , que nos motiva a

buscar soluciones integrales y a alcanzar metas cada vez mas altas para maximizar los

resultados.

Liderazgo Involucrado: Es pensar y actuar como si la tienda fuera propia ,

cuidando las necesidades del negocio, el equipo y el cliente.

Servicio Sorprendente: es elevar constantemente los estándares de satisfacción

para contagiar nuestra pasión por servir y sorprender.

Espíritu Colaborativo: es sumar ideas y talento para crear una comunidad

participativo que se ayuda ante los retos y multiplica el valor de los resultados..

Atención al Detalle: es buscar siempre la mejora continua para entregar una

ejecución impecable que fortalezca el valor de la experiencia Alsea.

Tomado de https://www.alsea.net/uploads/es/documents/annual_reports/alsea_informe_anual_2018_es.pd f

Presentación de Productos y Servicios Alsea S.A

Alsea posee la representación de estas marcas en Colombia prestando el servicio

en 168 establecimientos comerciales y a través de una red de domiciliarios la cual hace

cubrimiento de las principales ciudades del país.

Colombia
 22

Tomado de la página www.alsea.co

Tabla N°1 Productos y servicios Fuente: Elaboración Propia

Canales de Distribución

En este aspecto ALSEA S.A.S, Enfoca sus esfuerzos y la red de distribución de

sus productos a través de venta directa en sus puntos. Y por medio de aplicaciones

digitales como Rappi o Domicilios.com. Sin embargo la compañía no maneja un canal

institucional en el que se venda al por mayor sino que su Core del negocio es atender al

cliente final.

A nivel nacional de las diferentes marcas Alsea maneja:

Domino's Pizza: tiendas

Starbucks: 33 tiendas
Archíes: 19 Restaurantes
P.F.Chang´s: 9 restaurantes

Competencia ubicación
 23

Tabla N°2 la competencia Fuente: Elaboración Propia

Organigrama de la empresa
 24

Grafico N° 1 Organigrama Alsea S.A Fuente: Propia

Caracterización del Área de trabajo

El área de contabilidad es encargada de registrar todas las solicitudes de caja

menor a nivel nacional de empleados y de las tiendas de todas las marcas que maneja

Alsea, registrar todos los anticipos, pagar los proveedores.

Analisis DOFA
 25

Grafico N°2 DOFA Alsea S.A fuente: creación propia

 26

Manual de funciones área contable

 27

G
 28

Grafico N°3Manual de funciones área contable fuente: propia

Organigrama área contable

 29

Grafico N°4Organigrama área contable fuente: propia

Funciones

Descripción de funciones Gastronomía Italiana

 30

Cargo: practicante

La empresa maneja el programa de Oracle para hacer todos los registros de

operación contable, el aprendiz en el caso de Gastronomía Italiana debe registrar de los

empleados administrativos todos los gastos a los que incurren de la siguiente manera:

Reembolsos
1 En el formato de registro lo identificamos con el concepto de PAGO.
El valor del importe que es el total del dinero que será reembolsado debe ser igual al valor que
2 suman todas las facturas.
3 El beneficiario es la persona que se le debe cargar el reembolso.
Con la descripción de concepto hacemos los registros, si es un viaje, se debe enviar a la cuenta
4 5155…
El formato del reembolso debe venir acompañado de una relación, con todos los campos
5 diligenciados, y entre los cuales destaco:
* proveedor es la persona natural ó jurídica que emite la factura
El nit o cedula debe ser del proveedor, y esta se usara en el caso que en la
* factura no se identifique dicho numero para su distribución.
* El concepto es ó debería ser la compra en si que se realizó.
* El valor debe ser el total que pago el colaborador por la compra realizada.
La Región y centro de costos debe ser suministrada por la persona que solicita
* el reembolso para poder hacer su registro.
Tanto la región como el centro de costos a la cual se debe cargar se debe identificar en el
archivo anexo que suministra la empresa para identificar según el área a donde pertenezca el
6 colaborador.
Las facturas a registrar deben llegar en original, cuando son establecimientos "informales"
7 deben venir con copia del Rut para su identificación.
8 En las facturas se debe tener en cuenta:
Registrar el valor total excepto cuando cobren valor por servicio voluntario ó
* bolsa, ya que este se registra en una línea aparte.
Se debe tener en cuenta el concepto de la compra para poderla cargar a la
* cuenta correspondiente.
* Únicamente se pueden usar las cuentas 51 y 52 para los reembolsos.
El valor de la factura se debe cargar a un tercero el cual se identifica con el nit
* ó número de cedula.

Recepción de facturas

Los proveedores llevan productos a las tiendas a diario y dichas facturas emitidas
1 por el proveedor son cargadas al sistema por la tienda.
 31

Los mensajeros deben llevar al área de contabilidad y radicar con el aprendiz dos
2 veces al dia (mañana y tarde).
El aprendiz debe hacer el cargue en el sistema de las facturas a diario en una
plataforma que maneja la empresa llamada Humanet quedando la factura chuleada
3 para que México la visualice y pueda hacer el pago de dicho proveedor.

Revisión de gasto
De las facturas emitidas por las tiendas para recepcionar se deben sacar los gastos
1 semanalmente
Se debe tomar factura por factura para revisar que estén registrados en el sistema
por el área que maneje dicho proveedor en un sistema llamado mis marcas y en una
2 carpeta compartida en donde también debe quedar subidos todos los gastos.
Se deben identificar los gastos que no estén registrados, estos para ser devueltos al
área encargada para que los ingresen, y México y los analistas los pueda visualizar
3 para su respectivo pago.

Archivo
1 Organizar por proveedor y alfabéticamente todas las facturas que son recibidas.
Archivarlas las facturas en bolsas plásticas transparentes para que a final del mes el
2 área de archivo directamente las recoja y las guarde en cajas por fecha y ´proveedor.
También se deben archivar aparte todos los reembolsos organizados por fecha en
bolsas transparente después de pago para que el área de archivo las empaque en su
3 respectivas cajas por fecha de emisión.

Logros

Realmente los logros obtenidos fueron todos ya que es la primer experiencia

laboral en el área contable porque durante toda la carrera por estabilidad económica en el

área comercial no pude ejercer durante mis estudios y para mi esta experiencia fue

realmente muy satisfactoria porque aprendí a realizar registros en un sistema contable,

maneje las cuentas contables, identifique los ítems más relevantes de facturas, viví la

experiencia de un cierre contable y tuve una visión del proceso contable más amplia.

Dificultades
 32

La dificultad de pronto más grande fue en relación con las personas, ya que venía

acostumbrada a un ambiente laboral diferente, realmente si se siente la tención de un

área en general contable más tensa, las personas más serias y rígidas y en lo laboral mi

dificultad estuvo en comprender el proceso ya que es una empresa multinacional y los

procesos dependen de otro país, al igual que en la tomas de decisiones por miedo a que la

equivocación causara daños graves prefería esperar a una revisión del analista aunque lo

pudiera hacer y esto hizo que no avanzara más de lo que de pronto hubiera querido.
33
 34

Resultados y discusión

Analizando el proceso se obtuvieron resultados cualitativos ya que lo que se

interpreta es la necesidad de transformación de la empresa en general queriendo

optimizar los procesos y esto con el traslado hacia México es decir que en Colombia ya

no se registre información porque se estaría haciendo un reproceso y lo planteado por la

 35

casa matriz es controlar todo desde la misma, esto aplica que desde Colombia no se debe

registrar, facturas ni cuentas de cobro a lo cual se puso en proceso esta mejora para no

generar más demoras y tener también todo sistematizado y parame trizado a pesar de que

ha sido algo un poco extenuante es algo que se debe hacer ya que a pesar de que la casa

matriz también realiza sus procesos por las actividades que tienen en su país desean llevar

control de toda la operación realizada en Colombia, y más por temas también que se han

presentado como no tener un representante (gerente) y que hasta ahora está siendo

enviado un chileno para que direccione un poco más la empresa hacia lo que su

presidente quiere llevarla.

Calificación de la práctica.
36
 37

Aporte del practicante

Ante las inconsistencias de los nuevos cambios tanto a nivel gerencial, como

procesos y estructura se ve la alternativa de aportar un manual de procedimientos para

que futuros practicantes tengan claro que mediante el manual su aprendizaje y práctica se

vaya dando de manera individual y tengan claro la responsabilidad asignada, es por ello

que a continuación se presenta el aporte por la aprendiz Nataly Laverde.

MANUALES DE FUNCIONES

DEPARTAMENTO CONTABLE
1. IDENTIFICACION DEL CARGO

DIA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO

02 04 2019 Aprendiz PP-001
DEPARTAMENTO DIVISION SECCION
Contabilidad finanzas
SUELDO ELABORADO POR
SMMLV Nataly Laverde Quintero
2. NATURALEZA DEL CARGO

Instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar
la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones contables de la empresa,
bajo características de confiabilidad, oportunidad, veracidad y objetividad que permita la toma de
decisiones.
3. FUNCIONES DEL CARGO

1. Registrar en Oracle los reembolsos de caja menor que efectúan los empleados administrativos
debido a sus desplazamientos a diferentes tiendas y/o ciudades para la ejecución de sus cargos.
2. Registrar en Oracle las legalizaciones de caja menor para ejecución de los empleados
administrativos como se menciona en el proceso anterior.
3. Hacer revisión de Gasto para verificar que estén subidos al sistema en “mis marcas”
correctamente por las diferentes áreas, de lo contrario hacer devolución al área correspondiente
para que efectué el proceso.
 38

4. Hacer recepción de facturas de los proveedores que envían las tiendas a diario.
5. Escanear las facturas no encontradas en Humanet para solicitarle a la tienda correspondiente
que la suba al sistema.
5. llevar un archivo ordenado alfabéticamente de todas las facturas de los proveedores que llegan
a diario.
6. Proporcionar información clara y transparente a las diferentes áreas de dudas o inconvenientes
que tengan y/o dirigirlos a la persona indicada.
7. apoyar al área, sobre todo en días de cierre.

4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO

FACTORES SUBFACTORES GRADOS ESPECIFICACIONES

1 2 3 4
Educación x Profesional, técnico ó tecnólogo.
CONOCIMIENTOS Experiencia x La labor es de aprendizaje por lo
cual no se requiere de experiencia.
Complejidad x El trabajo comprende bastante
planeación, organización y cuidado
de cada proceso.
Habilidad Mental x Toma decisiones de mucha
importancia
HABILIDADES Habilidad manual x Se requiere mucha habilidad
manual
Por supervisión x Supervisa 2 personas
RESPONSABILIDAD
Por errores x Un error puede causar un daño de
gran magnitud
Por equipos x Responde por el área contable
Mental x Las labores demandan alta atención
ESFUERZO mental.
Visual x Las labores demandan alta atención
visual
Físico X Las labores demandan poco trabajo
físico
CONDICIONES DE Ambientales x Está expuesto a condiciones
TRABAJO ambientales baja.
Riesgos x Expuestos a lesiones de poca
probabilidad.
Grafico N°5 Manual de funciones fuente: propia
 39

RESUMEN

Caja Menor Compañía: ALSEA S.A

Departamento: Contabilidad Fecha Creación: 28/10/2019
Documento #: N/A Versión #: N/A Sensibilidad: Privado
Tipo Documento: Procedimiento Línea: Contable Producto: N/A
Autor: Nataly Laverde Revisado Por: Autorizado Por:

Este procedimiento describe el adecuado manejo y los responsables de la caja menor

para los empleados del área administrativa de las diferentes marcas.

OBJETIVO

Confrontar las partidas de los recibos de compra con el registro de la planilla

presentada, identificando los conceptos como: pasajes, alimentación, peajes, combustible,

entre otros, con efectos de llegar a saldos iguales con el importe registrado en la planilla.

ALCANCE

El procedimiento aplica a la persona responsable de la caja menor e involucra a las

áreas que la utilicen así mismo como el área contable la cual es la garante de los registros

y la contabilización de esta.

DEFINICION

Caja Menor: se entiende la asignación de dinero en efectivo con el fin de cubrir

gastos menores hasta por un valor máximo de TRES MILLONES DE PESOS ($

 40

3.000.000), los cuales no son posibles programar previamente y cubrir por medio de un

anticipo o el proceso de compras normal.

PROCEDIMIENTO

Monto Caja Menor: El valor de la caja menor es de TRES MILLONES DE PESOS

M/CTE ($ 3.000.000), el cual no se puede sobrepasar ni tener disponible un valor

superior al asignado.

Solicitud de asignación fondo fijo caja menor: cuando existe una caja menor en

ALSEA S.A se debe diligenciar en formato de Solicitud de Asignación Fondo Fijo de

Caja, esto con el fin de realizar el control de las cajas menores existentes.

Autorizaciones: Las autorizaciones para los pagos la otorga el director o jefe y la

misma persona autoriza al reembolso de dicho dinero suministrado y se deben realizar

por medio de las siguientes formas:

Con documento en físico (formato y anexo de todos los recibos consumidos)

Firma en el documento físico

Conceptos para pago: Las siguientes facturas o recibos de caja son los que se

podrán pagar por medio de caja menor sin exceder el monto máximo de pago:

Viajes
Visitas a otras tiendas
Reuniones extra oficiales
Visita de un empleado o jefe del exterior.

Documentos soportes: los documentos soportes deben cumplir con los requisitos

establecidos en el Artículo 617 del Estatuto Tributario

 41

Procedimiento de pago: para el pago de por caja menor debe cumplir los siguientes

requisitos los cuales la persona que solicita el reembolso debe verificar:

Toda salida de dinero debe estar soportada por una factura y/o recibo de caja con su

aprobación.
Solamente puede ser autorizado por el Director.
No debe contener tachones, borrones o enmendaduras.
La fecha de emisión del documento no puede ser anterior a 15 días de su

presentación.
El valor del recibo o factura no puede ser superior al monto máximo autorizado

Solicitud de Reembolso: La solicitud del reembolso se hará cuando el monto

disponible en la caja menor se haya reducido a un 30% de la base, de manera tal que se

dé el tiempo suficiente para su revisión, contabilización y reembolso, sin que se dé

carencia de fondos en la caja. El reembolso deberá tener todos sus soportes y estar

debidamente autorizado.

Arqueos de Caja: Deben ser sorpresivos y se deben realizar mínimo una vez al mes.

CONTABILIZACIÓN

La analista reúne todos los soportes y los revisa mediante el soporte ya emitido por el

sistema.
Verifica que cumpla con las condiciones establecidas anteriormente.
El Director verifica, valida que este conforme a los establecido y proporciona en

el formato su firma de aprobación.

La analista procede a revisar y enviar documento soporte a México para su respectiva

revisión y pago.
 42

FORMATOS

Documento que nos permiten realizar el procedimiento según lo establecido

anteriormente

Solicitud de asignación fondo fijo caja menor.

Reembolso Caja Menor.

Legalización Caja Menor.

_____________________________

ELABORÓ

_____________________________

REVISO

_____________________________

APROBO
 43

Referencias

Fuente: Documento Interno Reporte Anual Alsea 2018

Fuente: www.alsea.com.mx
Fuente: Elaboración Propia de redacción del documento, tablas y gráficos.

Fuente: www.alsea.com.co