Jerarquías, KPI's y cuadros de

mando
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 Indice
Jerarquías, KPI's y cuadros de mando 3
Objetivos de la unidad 3
Tablas dinámicas basadas en modelos de datos 3
Jerarquías 4
Definir jerarquías 4
Progreso a través de un caso práctico 5
KPI's 7
Progreso a través de un caso práctico 8
Actualización de datos 14
Cuadros de mando (dashboards) y segmentaciones 16
Explicación de un cuadro de mando (ejemplo-1) 18
Otro ejemplo de cuadro de mando 20
Perspectivas 20
Campos predeterminados 21
Archivos necesarios para las actividades prácticas 22
Resumen de la unidad 23
Actividades prácticas 24
Recursos 30
Documentos 30
Enlaces de Interés 30

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Jerarquías, KPI's y cuadros de mando

Objetivos de la unidad
Continuamos el recorrido a través de las posibilidades de trabajo que nos ofrecen las herramientas Power BI para
Excel. Desde el entorno Power Pivot podemos gestar procesos de análisis.

Los Objetivos de esta unidad son los siguientes:

Crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos a partir de modelos de datos.

Definir jerarquías.
Diseñar indicadores clave de rendimiento KPI's para incorporarlos en las tablas
dinámicas.
Actualizar los datos de las tablas del modelo.
Diseñar cuadros de mando basados en la misma información para propiciar análisis
interactivos.
Definir segmentaciones de datos para facilitar los filtrados de las tablas y gráficos
dinámicos basados en Power Pivot.
Actualizar la información de los modelos de datos.
Configurar perspectivas.
Definir campos predeterminados.

Tablas dinámicas basadas en modelos de datos

Uno de los objetivos finales de trabajar con Power Pivot es resumir la información que en nuestras, más o menos
extensas tablas tenemos conectadas en el modelo de datos; y ninguna herramienta mejor para resumir información
de bases de datos que las Tablas Dinámicas.

Con Power Pivot, es posible crear Tablas Dinámicas a partir de las tablas contenidas en el modelo de datos. El
botón Tabla Dinámica desde su controlador nos permite varias opciones en esta dirección. Crear una tabla
dinámica, crear un gráfico dinámico, dos elementos juntos de tabla y gráfico colocados en horizontal, en vertical...
Cualquiera de las opciones se pueden obtener a partir de las dos primeras:

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Una vez elegida la opción, y tras dilucidar en un pequeño panel si la nueva tabla dinámica se coloca en una nueva
hoja o en una ya existente, la estructura vacía de tabla dinámica se ubica en una hoja en el libro Excel de cálculo del
que se partió originalmente cuando se activó el Administrador (botón Administrar) de Power Pivot.

A partir de ahí las opciones son las mismas que para las tablas dinámicas ya estudiadas, solo que los campos
elegibles en el panel de la derecha son cualquiera de los pertenecientes a las tablas involucradas en el
modelo de datos ya estén relacionadas o no. Preferiblemente relacionadas como es lógico.
Podemos implicar en la tabla dinámica (por ejemplo en la zona de resumen -también denominada de valores-),
campos de cálculo que podemos haber generado en el modelo de datos en nuevas columnas y mediante
expresiones y funciones y también KPI's (los estudiamos a continuación).

Tablas dinámicas a partir de modelo de datos

Jerarquías
La posibilidad de definir jerarquías dentro de las estructuras de campos de las tablas va a permitir al usuario
establecer agrupaciones de campos que posean información que se desea estudiar tanto en conjunto como
individualmente. Trabajar con jerarquías solventa las dificultades de trabajar en las tablas dinámicas con muchos
campos para abarcar un determinado aspecto de control.

Por ejemplo si deseamos analizar y controlar información departamental dentro de una empresa en la que en una
tabla de empleados tenemos:

El campo División (dentro de la empresa).

El campo Departamento (dentro de cada división).
El campo Sección (dentro de cada departamento).
Y el campo Nombre de los empleados (entre otros campos)...

... Si deseamos diseñar una tabla dinámica para estudiar a los trabajadores por departamentos y además por
secciones y también por divisiones podremos:

Incluir todos esos campos en la tabla dinámica (por ejemplo en la zona de títulos de fila o columna)...

Pero lo más correcto será definir una jerarquía llamada por ejemplo Trabajadores dentro de a cual tengamos el
campo División, luego el campo Departamento, también el campo Sección y finalmente el campo Nombre.
Esto nos permitirá en la tabla dinámica plegar o desplegar la información mostrada, por Divisiones, dentro de
cada división sus Departamentos dentro de cada departamento sus Secciones y finalmente podremos
desplegar el máximo nivel de detalle mostrando los nombres de los trabajadores de cada sección, dentro de
cada departamento de cada división de la empresa:

Trabajadores
División
Departamento
Sección
Nombre

Definir jerarquías

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Cuando nos encontramos en el modelo de datos en la Vista Diagrama, cada tabla dispone de dos controladores
en su esquina superior derecha:

El derecho para aumentar a nivel de zoom la visualización de los campos de ESA tabla (maximizar o
restaurar).
El izquierdo para poder definir o lo que es lo mismo, crear jerarquías.

Progreso a través de un caso práctico

NOTA: El siguiente proceso se realizará a pie de programa a modo de aprendizaje invertido

(flipped learning). Se plantea un objetivo real y con los pasos de su resolución se
adquieren los conocimientos y destrezas correspondientes. Es muy importante seguirlo
paso a paso, para comprenderlo bien todo.

Definir y utilizar una jerarquía.

Por ejemplo, si en la tabla de Proveedores tenemos un campo con el País, otro con la Región y otro con la Ciudad,
podremos incluir en una tabla dinámica basada en la información de esta tabla esos campos, uno u otro o varios;
sin embargo puede resultar más cómodo jerarquizar estos campos en la estructura de la tabla.

Para ello, crearemos una nueva jerarquía llamada Ubicación (por ejemplo) bajo la cual incluiremos en este
orden, el campo País, luego el campo Región y finalmente el campo Ciudad... (de lo más general y amplio a lo
más concreto).

Esto permitirá en una estructura de tabla dinámica en la que incluyamos el elemento Ubicación, poder
desplegando, observar la información resumida en la tabla dinámica por países, por regiones dentro de cada país,
por ciudades dentro de cada región... Tendremos más juego.

Para definir una jerarquía en una tabla, pulsaremos sobre el botón Jerarquías de una tabla (o bien mediante el
menú de contexto en la tabla), y se agrega en la parte inferior un nuevo "campo" al que le asignamos un nombre (en
este ejemplo: Ubicación).
A continuación debajo de él, de esa nueva jerarquía, arrastraremos los campos que deseemos jerarquizar en el
orden deseado:

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Las jerarquías permiten establecer Niveles de detalle (niveles de agrupamiento) para lo relativo a la información o
valores que contienen los campos implicados en la jerarquía.

Otro ejemplo de aplicación de las jerarquías podría estar en una tabla de pedidos en la que a partir de las fechas de
pedido nos pudiera interesar jerarquizar las ventas por Años, por Trimestres (dentro de cada año), por Meses
(dentro de cada trimestre)...

Mediante el menú de contexto en cualquier elemento de una jerarquía podremos cambiarla de nombre, eliminarla,
cambiar el orden de sus niveles...

En una tabla dinámica en la que impliquemos, por ejemplo como título de FILAS el campo Ubicación, podremos
elegir en la tabla dinámica, el nivel de detalle que la definición de ESA jerarquía nos permita:

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Definir jerarquías

KPI's
"Dime como me mides y te diré cómo trabajo". "Lo que no se mide, no se puede mejorar".

Del acrónimo inglés Ke y Performance Indicators o indicadores clave de rendimiento, los también llamados
indicadores clave de desempeño, son unos elementos gráficos (iconos con colores o formas iguales a los
empleados en los formatos condicionales de Excel) que reflejan la cuantificación de valores (ya sean de
naturaleza financiera, de producción, de un departamento de RR.HH., ámbitos de distribución...).
Se utilizan para reflejar el rendimiento de un departamento, o de una planta por ejemplo, o bien de una organización
completa de modo que visualmente y de una forma rápida y clara, se pueda recoger información por parte del
usuario y sacar conclusiones concretas.

Los objetivos de una empresa o de un departamento se fijan en función de unos indicadores conocidos (nuestros o
de otras empresas de actividad idéntica o similar).

Los KPI's dirigen la atención del usuario para plantear preguntas, no para proporcionar respuestas. Son señales de
atención.

Según la forma o colores de estos indicadores las preguntas a hacerse pueden ser del tipo:

¿En qué punto de la producción está el fallo?

¿El operario falla?
¿Falla la máquina?
¿La calidad de la materia prima no es la adecuada?...

Solo cuando en la zona inferior de cálculo de un modelo de datos disponemos de

valores de resumen (de medidas), podemos generar indicadores clave de rendimiento
basados en dichos valores.

Para definir esos valores como KPI disponemos de un panel en el que regularemos los umbrales de valor que
definan los diferentes iconos del indicador así como el rango de valores para los que deseamos definir distintos
indicadores por colores y formas.

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Cuando generemos una Tabla dinámica a partir de los datos de esa tabla, podremos incluir en la zona de Valores
ese KPI, presentándose en la tabla dinámica en la zona de datos, no valores numéricos sino indicadores gráficos
mucho más significativos y visuales. En todo momento y desde el modelo de datos podremos editar la
configuración de los KPI's para tabular los umbrales y valores de corte para los diferentes indicadores.

Otra forma de lograr el mismo objetivo es trabajar con los Formatos condicionales.

Progreso a través de un caso práctico

NOTA: Este proceso también se deberá realizar a pie de programa a modo de aprendizaje
invertido (flipped learning). Se plantea un objetivo real y con los pasos de su resolución
se adquieren los conocimientos y destrezas correspondientes. Es muy importante
seguirlo paso a paso, para comprenderlo bien todo.

Crear columnas de cálculo, definir KPI's, configurarlos y aplicarlos en una tabla

dinámica.

Basándonos en el modelo de datos con el que estamos trabajando de las tablas relacionadas para un proceso de
gestión de pedidos (base de datos Neptuno), necesitamos conocer de forma rápida por regiones de Estados
Unidos las ventas totales realizadas, destacando en color verde, rojo o amarillo aquellas que se encuentren dentro o
fuera de los límites de objetivos fijados para las ventas en ese país. ¿Cómo van las ventas para contactar con los
distribuidores de zona? ¿debemos tomar alguna medida correctora?

Para resolver esta necesidad, la información que deberemos presentar en una tabla dinámica será por un lado el
País, Región, quizás Ciudad, así como las sumas de los totales de las líneas de detalle de todos los pedidos
efectuados por todos los clientes de ESE país (en este ejemplo, de Estados Unidos).

Tener definida una jerarquía de Ubicación puede ser útil para este nivel de detalle.

Las tablas a implicar en este proceso por lo tanto son la tabla de PEDIDOS (porque en ella figuran los registros
correspondientes a todos los pedidos realizados y qué cliente los ha efectuado), la tabla de CLIENTES porque en
ella es donde tenemos los datos de los clientes y por lo tanto su país, región y ciudad), la tabla de DETALLES DE
PEDIDOS (porque en ella figuran las unidades o cantidad pedidas y de qué artículos se ha pedido) y la tabla de
PRODUCTOS porque en ella tenemos los precios de venta de los artículos...

En suma, censando las tablas intervinientes, son: PEDIDOS, CLIENTES, DETALLES DE PEDIDOS,
PRODUCTOS.
Esta sería la Vista Diagrama que nos presenta una visión más global de los "ingredientes" que necesitamos:

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De todas estas tablas, elegimos por ejemplo la tabla Detalles de Pedidos como tabla en la que situar la
información que necesitamos y que posteriormente trasladaremos a una tabla dinámica.

Las columnas que insertamos en la tabla son las siguientes:

- Totalpedido:

=[Cantidad]*related(Productos[PrecioUnidad])-([Cantidad]*related(Productos[PrecioUnidad])*
[Descuento])

- Cliente:

=related(Pedidos[IdCliente]) (no necesario en este planteamiento)

- País del Pedido:

=related(Clientes[País])

- Región del Pedido:

=related(Clientes[Región])

- Ciudad del Pedido:

=related(Clientes[Ciudad])

Y la tabla de la hoja Detalles de Pedidos queda así tras resumir con la función suma el total de los pedidos en la
zona de totales:

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Como en nuestro ejemplo deseamos representar en forma de KPI's los totales Pedido (campo Totalpedido),
seleccionamos en el Área de cálculo el campo Suma Totalpedido y pulsamos sobre el botón Crear KPI del grupo
de botones Cálculos. Una vez asociado el KPI podremos desde el menú de contexto de esa celda Editar su
configuración o bien Eliminarlo.

En nuestro caso deseamos asociar iconos de color rojo, verde o amarillo a la suma de las ventas que se
encuentren dentro de ciertos intervalos de valores:

Ventas inferiores a 10.000 € se manifestarán en color rojo (tomar medidas).

Ventas entre 10.000 € y 30.000 € en color amarillo (hacer un seguimiento de cerca).
Ventas superiores a 30.000 € en color verde (todo va bien).

En el panel de configuración del KPI ajustamos los umbrales para cada uno de los indicadores.

El Campo base de KPI (valor) es el nombre que hemos asignado el campo de resumen para el que se quiere
definir el KPI.

En el apartado Estado de KPI tenemos que definir, el valor que se establecerá como "tope máximo" para regular
los intervalos de valores para los diferentes indicadores gráficos. Este valor de destino se puede definir en forma
de:

1. Porcentaje respecto al valor de OTRO campo calculado de resumen que tengamos en nuestra hoja, o
bien...
2. Valor absoluto, que tendremos que teclear.

En la escala termométrica que aparece en la zona central del cuadro de diálogo definiremos los umbrales de
estado, de cambio de color para el indicador. Desde los 4 modelos de escala que aparecen debajo a su derecha
podemos invertir los colores (rojo para los valores más pequeños y verde para los valores más grandes o bien al
revés), y tenemos escalas de 3 intervalos o bien de 5 intervalos.
En la parte inferior podremos elegir el estilo de icono con el que se representarán los valores de este KPI (hay 10
modelos para elegir):

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Importante: KPI's y Formatos condicionales pueden ir de la mano

Los estilos de los iconos gráficos aplicados en la tabla dinámica los podemos cambiar también
a posteriori seleccionando cualquiera de ellos en la tabla dinámica y mediante Formato
condicional...

En el apartado inferior izquierdo de Descripciones cambia el panel y en esta parte podemos escribir tecleando,
unos valores textuales para descripción del KPI, descripción del valor, descripción del estado y descripción
del destino. Esta información escrita a modo de comentarios, aportará mayor claridad al panel de configuración
del KPI.

En este punto tenemos preparada la tabla para insertar una Tabla dinámica en la hoja Excel de nuestro libro, por
ejemplo en una Nueva hoja de cálculo.

Al tener definido un KPI, en la lista de campos de la tabla dinámica aparecerá como elemento de la tabla
correspondiente, en este caso Detalles de pedidos, el elemento de totales llamado Suma Totalpedido con un
icono de un semáforo a su izquierda. Si lo desplegamos en la lista de campos, podremos agregar a la zona de
VALORES de la tabla dinámica, los Valores numéricos, el valor Objetivo o bien el Estado o sea los iconos del
KPI (observar la siguiente imagen):

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A continuación elegiremos de la tabla de clientes el campo de Jerarquía (previamente definido desde la vista
Diagrama del modelo de datos) que hemos llamado Ubicación (en este caso) como titulo de FILAS.
En el apartado Æ© VALORES incluiremos los KPI's Suma Totalpedido y Estado Suma Totalpedido.

Finalmente nos quedaría Filtrar la tabla dinámica para solamente mostrar los valores del país Estados Unidos...
Esto podremos realizarlo de dos formas:

Filtrando desde el controlador desplegable de Etiquetas de fila de la propia tabla dinámica...

Insertando en la hoja un Panel de segmentación por Países... (más gráfico y sencillo de manejar).

Finalmente el resultado buscado aparece en pantalla. Desde el tablero de segmentación seleccionamos Estados
Unidos y desde el menú de contexto de cualquier etiqueta de fila elegimos desplegar todos los niveles de jerarquía
hasta Ciudad:

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Para modificar los umbrales del KPI desde la propia Hoja Excel con la tabla dinámica, mediante el botón KPI's de
la hoja Power Pivot podemos definir uno Nuevo o bien Administrar los que se encuentran definidos en el modelo
de datos.

Importante: Detrás de los KPI's hay valores

Cuando se definen los umbrales de un KPI, Excel genera unos valores de tipo ratio (1, 0, -1...)
de modo que realmente lo que ocurre es que se asocian Formatos condicionales a esos
juegos de valores para luego poder incorporarlos en forma de Estado de KPI en la zona de
Valores de las tablas dinámicas.

Definir KPI's

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KPI's y Formatos condicionales (mecanismo)

Actualización de datos
Cuando se trabaja con Power Pivot los datos en los que se basan los modelos de datos se fundamentan en las
conexiones que se hayan establecido desde un principio. Dichas conexiones se pueden observar y variar en
cualquier momento desde un botón de la cinta de opciones:

Mediante el botón Editar podremos revisar la ubicación de las conexiones:

Importante: Reorientación del origen de los datos

Si un libro Excel en el que se administra un modelo de datos que posee tablas conexionadas
con unos orígenes de datos se guarda en disco, en la nube, en un soporte externo y
posteriormente se abre en otro equipo, es MUY IMPORTANTE tener en cuenta que si las
conexiones de datos estaban realizadas sobre bases de datos locales en el equipo origen,
esas rutas de conexión no van a existir ni coincidir en el nuevo ordenador de destino por lo que
si se actualizan los datos se va a producir un error.
En ese caso, será preciso Editar la conexión y mediante el botón Examinar, reorientar
el acceso a la base de datos en su nuevo emplazamiento.

Obviamente esto no es necesario porque no ocurre cuando se trabaja sobre bases de datos
ubicadas en servidores externos, en emplazamientos SharePoint o en la nube.

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Importante: Conexiones implican vinculación

Las conexiones SIEMPRE son CON VINCULACIÓN por lo que cualquier cambio derivado de
la alimentación de nuevos datos en los registros en su origen por parte de otros usuarios,
repercutirán en consecuencia en las tablas del modelo de datos, en consecuencia en sus
nuevos campos de cálculo, en consecuencia en los campos de resumen y en consecuencia en
los KPI's y en los resultados arrojados por las tablas dinámicas creadas a partir de ellos....

Existen no obstante en cada entorno de trabajo, botones de Actualizar.

De existir mapas creados con Power Map, también sus representaciones se actualizarán en tiempo real aunque
disponemos del botón Actualizar datos.

Por ejemplo, si modificamos las unidades vendidas de una línea de detalle en un pedido de
un cliente de Madrid (en consecuencia en la tabla Detalles de pedidos), desde la base de
datos Access (en el ejemplo que estamos siguiendo), automáticamente la barra que representa
la suma de las ventas de los clientes de Madrid, se verá modificada en altura.

Imagen de Power Map ANTES de actualizar datos

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Imagen de Power Map DESPUÉS de actualizar datos

Cuadros de mando (dashboards) y segmentaciones

Como ya se ha estudiado en al apartado correspondiente de las tablas dinámicas en este curso, un cuadro de
mando es una hoja de un libro Excel (no del modelo de datos ahora), en la que se reúnen y organizan de forma
ordenada diversos elementos de resumen de información tales como tablas dinámicas, paneles de
segmentación, escalas de tiempo, gráficas dinámicas, incluso otros complementos descargados (en este
caso desde Mis aplicaciones de la ficha Insertar de Excel)...
El fin es gobernar de forma interactiva qué vertiente de la información conectada desde el modelo de datos de
Power Pivot se desea analizar en tiempo real, junta, "en una sola ojeada".

En la siguiente imagen podemos observar un cuadro de mando integrado por un conjunto de elementos en donde
aparecen tablas dinámicas, paneles de segmentación y una gráfica dinámica resumiendo la información de las
tablas conexionadas en el modelo de datos de Power Pivot. Observar las siguientes imágenes:

Cuadro de mando (ejemplo-1)

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Otro cuadro de mando (ejemplo-2)

Otro cuadro de mando más (ejemplo-3)

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Importante: Consideración sobre la segmentación de varias tablas a la vez

(repaso)
Si en un cuadro de mando tenemos varias tablas dinámicas insertadas con incluso algún
gráfico dinámico basado en alguna de ellas, si deseamos que unos paneles de
segmentación filtren y actúen sobre la información de más de una tabla dinámica de las
existentes en esa u otra hoja, podemos seguir cualquiera de los dos siguientes
procedimientos:

Primero crear la primera tabla dinámica y a continuación definir para ella los paneles
de segmentación deseados. Posteriormente, se crearán copias de esa tabla dinámica
inicial.
Las dúplicas de la tabla original podrán tener estructuras diferentes pero las
segmentaciones afectarán también a esas tablas dinámicas.
De no haber segmentado la tabla dinámica original en primer lugar y después, a partir
de ella haber creado las demás tablas mediante copia, al insertar las segmentaciones
solo afectarán a la tabla seleccionada en el momento de insertarlas, no a todas las
tablas del cuadro de mando.
¿Cómo vincular la segmentación con las otras tablas dinámicas?
Mediante el menú de contexto en el panel de segmentación (en la imagen siguiente por
País del vendedor), elegiremos la opción CONEXIONES DE INFORME.

Desde el panel presentado marcaremos las tablas que deseemos se vean afectadas por ese
criterio de filtro de ese panel de segmentación.
Si no se hace esto, solo se verá afectada la tabla dinámica que se encuentre seleccionada en
el momento de insertar el panel.

Explicación de un cuadro de mando (ejemplo-1)

En el panel presentado aparecen de izquierda a derecha:

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Una tabla dinámica que presenta la suma de las ventas totales de la tabla Detalles de pedidos por países así
como sus KPI's de Estado reflejando en color verde las ventas superiores a 50.000 €, en naranja las ventas
entre 30.000 € y 49.999 € y en color rojo ¡cuidado! las ventas inferiores a 30.000 €:

Tres paneles de segmentación permiten filtrar la información por los Año de pedido y para esto se ha
definido una columna de cálculo en la tabla del modelo de datos calculando el año mediante la expresión DAX:
=year(related(Pedidos[FechaPedido]))
También se ha definido un panel de segmentación por los nombres de los vendedores (Empleados) y otro más
por países de los clientes.

Una tabla dinámica formateada en color amarillo, resultado de Copiar Pegar la primera tabla dinámica,
presenta únicamente las Ventas totales (sin campos en filas ni columnas de la definición de la tabla dinámica).

Finalmente una gráfica dinámica basada también en la primera tabla dinámica (copiada de ella para que
tenga el mismo origen de información) representa en gráfico de barras las ventas por países.
Aplicando las segmentaciones, en tiempo real, todos estos objetos reflejarán la información resumida del
vendedor o vendedores seleccionados en el panel verde, del país o países seleccionados en el panel azul y de
ese o esos años seleccionados en el panel naranja.
Como apreciamos, estos elementos se encuentran situados en una hoja que se ha llamado TABLERO 1.
Se podrían definir múltiples paneles para observar la información bajo el ángulo de estudio que se desee.

Se puede descargar desde el siguiente nombre de archivo, el libro Excel llamado Cuadro de
mando.XLSX para comprobar cómo está realizado el cuadro de mando explicado.

CONCLUSIÓN: La información se encuentra en sus orígenes de datos (en sus tablas o bases
de datos). Se actualiza y modifica por los responsables correspondientes en esos orígenes
desde los programas de gestión pertinentes.
Nosotros desde Excel analizamos de forma resumida la información para extraer conclusiones
ayudados de Power Pivot.

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Cuando queremos disponer de varios objetos representando la misma información como

por ejemplo varias tablas dinámicas resumiendo bajo distintos puntos de vista (cruzando datos)
los mismos campos como alimento, configuraremos una primera tabla dinámica, y las demás
tablas dinámicas las realizaremos como copias de la primera configurándolas a posteriori con
sus propias opciones y propiedades según se necesiten.
Es decir, creamos una primera tabla dinámica, la seleccionamos, la copiamos y pegamos a
otro lugar, a otro lugar a otro lugar... y luego una a una las vamos variando en su forma según
necesitemos...

Otro ejemplo de cuadro de mando

Cuadro de mando para control de vendedores

Cuadros de mando (primera parte)

Cuadros de mando (segunda parte)

Como práctica, es interesante modificar los valores de algún pedido desde la base de datos
Access (en su origen) a través de su formulario de pedidos para comprobar tomando nota de
qué pedido de qué cliente de qué ciudad, cómo esos datos se actualizan en la tabla de detalles
de pedidos del modelo de datos de Power Pivot, y en consecuencia en la tabla dinámica
obtenida a partir de ella y por ende en el mapa generado con Power Map.

Perspectivas
Cuando en el modelo de datos de Power Pivot disponemos de numerosas tablas y cada tabla de numerosos
campos, manejar tanta información puede suponer una dificultad. Por este motivo, es posible definir vistas
consistentes en la selección de ciertas tablas y en esas tablas de ciertos campos sintetizando la información que
en un momento determinado pueda interesar. De este modo el usuario focaliza la atención en la información que
realmente le interesa.

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Estas vistas personalizadas que se definen para un grupo de usuarios o escenario de negocio determinado son las
perspectivas.
Habitualmente se utilizan cuando se trabaja con los libros en un servidor o bien en un entorno SharePoint. Son
selecciones de ciertos campos de las tablas que se pueden guardar con un nombre de modo que si activamos
esa vista (esa perspectiva) solo se mostrarán ESOS campos aunque Excel siga trabajando con todos de forma
interna...
En la Ficha Avanzadas de Power Pivot en el grupo Perspectivas podemos crear (definir) perspectivas así como
poner activa una, otra o bien la predeterminada que presenta todas las tablas añadidas al modelo de datos con
todos sus campos...

Desde el botón Crear y administrar podemos definir nuevas perspectivas que se definen en un panel en forma de
columnas paralelas, cada una de ellas con un nombre asignable por el usuario (que aparece en como título de esa
columna, de esa perspectiva) en las que marcamos o desmarcamos, tanto campos como tablas:

Una vez definidas, en el mismo grupo de botones podemos elegir la perspectiva que deseamos tener como activa:

Campos predeterminados
En Power Pivot, cada tabla está conformada por sus columnas, es decir por sus campos. Si definimos desde la
ficha Avanzadas un Conjunto de campos predeterminado para cada una de las tablas, cuando desde cualquier
entorno cliente de creación de vistas o informes como por ejemplo Power View, si tenemos definidos conjuntos de
campos predeterminados, al insertar una tabla, por defecto (de forma predeterminada) se insertarán tan solo los
campos que hayan sido definidos como predeterminados.

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Siempre tendremos además, la opción de poder insertar en esos informes o vistas los campos que se deseen de
cualquier tabla. Pero al insertar la tabla completa, por defecto se insertarían (por ejemplo en una tabla de Power
View), solamente estos campos. Ver la siguiente imagen de la tabla Clientes insertada en Power View:

Archivos necesarios para las actividades prácticas

Para poder realizar algunas actividades prácticas de esta unidad es preciso y fundamental contar en nuestro
equipo con las bases de datos pertinentes.

Para ponernos en situación de trabajo vamos a descargar ahora los archivos necesarios desde la siguiente caja:

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NOTA: Estos archivos de trabajo los utilizamos para confirmar que trabajar con millones de
filas en las tablas constituye un contexto normal de trabajo para Power Pivot.
Al tratarse de bloques de datos extensos puede tardar un poco su descarga. Este tiempo
variará en función de la velocidad de conexión de que se disponga y del ordenador con el que
se trabaje.

Hacer clic en el siguiente enlace para descargar el archivo llamado Gestion Contoso modelo
datos.xlsx que contiene el modelo de datos con el que trabajar desde Power Pivot.

Resumen de la unidad

En esta unidad se ha estudiado que a partir de las tablas contenidas en los modelos de
datos se pueden diseñar tablas dinámicas con la tremenda potencia que tener la
información relacionada aporta.
La forma de poder desplegar o plegar la información mostrada en una tabla dinámica
por campos agrupables con información afín es definiendo jerarquías.
Una forma directa de definir una jerarquía es encontrarnos en la vista diagrama.
Cuando se ubican en una hoja Excel, tablas dinámicas, gráficos dinámicos, paneles de
segmentación y escalas temporales basados en la información de los modelos de
datos, se pueden diseñar interesantes cuadros de mando: los datos están en sus
orígenes, en las bases de datos, éstas son alimentadas por los programas, formularios
o entornos correspondientes, pero nosotros podemos obtener valiosas conclusiones
dirigiendo el control de los filtros a través de poderosos cuadros de mando.
Los KPI's se definen a partir de medidas definidas en el modelo de datos y generan
valores concretos basados en umbrales por los que es posible aplicar diferentes
formatos y formatos condicionales.
Cuando de todos los campos existentes en un modelo de datos solamente se pretenden
utilizar algunos, lo más aconsejable es definir perspectivas.

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Actividades prácticas
1- Crear tabla dinámica con KPI y gráfico dinámico

Los objetivos de estas actividades prácticas son:

Diseñar tablas dinámicas a partir de modelos de datos con tablas relacionadas.

Definir jerarquías.
Crear KPI's.
Diseñar cuadros de mando con segmentación de datos.

Diseñar un cuadro de mando compuesto por tablas dinámicas con KPI's y gráficos dinámicos capaces de
permitir un análisis de los datos necesitados pudiendo segmentar la información mediante paneles interactivos de
segmentación.

El archivo comprimido que se aporta a continuación contiene un archivo Excel llamado Gestion
Pedidos_e1.xlsx con un modelo de datos definido en Power Pivot que conexiona con las
tablas de una base de datos llamada Neptuno.accdb en formato Access.
Dado que las tablas importadas desde el archivo aportado se encuentran ubicadas en el
ordenador del tutor (en ciertas rutas de disco), será necesario redirigir la conexión a las
tablas de la base de datos Neptuno, o bien la que se aporta ahora también en el
siguiente archivo de descarga, o bien la ya descargada con anterioridad desde el curso
y que debiera encontrarse en el equipo del alumno/a.

Para dedirigir la conexión a la base de datos Neptuno, esta acción la realizaremos desde
Power Pivot desde la Ficha Inicio - Conexiones existentes - Access Neptuno - Editar - Nombre
de la base de datos - Examinar, y en el nombre del archivo buscar la base de datos Neptuno en
la ubicación de nuestro equipo.

Adjuntos

Gestion_Pedidos_e1.xlsx
1572.71kb

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1. Teniendo en cuenta que el objetivo mínimo de ventas a alcanzar marcado para cada vendedor es
d e 100.000 €, y de 300.000 € para conseguir un incentivo especial, se desea crear una tabla
dinámica que mediante KPI's nos destaque a los vendedores (apellidos) por sus ventas totales
teniendo en cuenta estos intervalos de suma de ventas (umbrales de KPI's).

Se manifestarán en color rojo los que no lleguen con sus ventas a 100.000 €, en color naranja los
que superen el objetivo mínimo pero no lleguen al incentivo especial y en color verde los que
superen los 300.000 € en ventas.

La tabla dinámica mostrará ambas informaciones: los valores y los iconos gráficos.

Escribir como respuesta a esta pregunta los pasos (muy resumidos) para
crear la tabla dinámica en la que se debe incluir un KPI con indicador gráfico
(estado).

2. A posteriori se propone una corrección: dado que con esos umbrales no hay ningún vendedor
que merece el incentivo especial, modificar desde la tabla dinámica los valores del KPI para que
el incentivo lo tengan los que superen los 200.000 €.

Escribir como respuesta a esta pregunta los pasos (muy resumidos) que hay
que hacer para variar los umbrales de un KPI existente.

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 Jerarquías, KPI's y cuadros de mando

3. Crear una tabla dinámica que nos proporcione la información capaz de alimentar al gráfico
dinámico necesitado y añadir un panel de segmentación de datos con el País del vendedor.

Segmentar por el País del vendedor, no por el país del cliente o de otra tabla
distinta.

Como los datos representados en el gráfico son los mostrados en la tabla

dinámica, aparecen junto a las barras en forma de elementos de valores no
significativos, lo que en la tabla son los elementos gráficos del KPI.
Si los suprimimos del gráfico se suprimen de la tabla por lo que si de cara a un
informe de empresa quisiéramos tener la tabla con los indicadores pero en el
gráfico no, deberíamos crear una dúplica de la tabla dinámica (con copiar y
pegar) creando el gráfico sin los indicadores a partir de ese segundo ejemplar
de la tabla dinámica creada en primera instancia.

Escribir como respuesta a esta pregunta los pasos (muy resumidos) para
crear la nueva tabla dinámica, y a partir de ella el gráfico así como el
procedimiento para insertar el panel de segmentación solicitado.

4. Guardar el archivo Excel resultante de esta actividad práctica con el nombre Gestion
Pedidos_e1R3.xlsx

Adjuntar como respuesta a esta pregunta el archivo Gestion

Pedidos_e1R3.xlsx guardado.

2- Crear tablas dinámica con KPIs, gráficos dinámicos, jerarquías y paneles de

segmentación (cuadro de mando)

A partir de las tablas contenidas en el modelo de datos del archivo Excel llamado GESTION CONTOSO MODELO
DATOS.XLSX aportado al final de la unidad en el apartado Archivos necesarios para las actividades
prácticas, nuestra empresa desea presentar una síntesis de información basada en las ventas, en la facturación...

Crear paso a paso un cuadro de mando en Excel que centralice la información que necesitamos analizar.

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Explicar muy brevemente (de forma casi telegráfica) como respuesta a cada pregunta de esta
actividad los pasos y campos que en cada zona definen la tabla dinámica solicitada, el gráfico, los
paneles de segmentación y en su caso alguna información adicional como pudiera ser la configuración
del campo valor, formato, ordenación...

Dado el gran tamaño (más de 70 megas) del archivo Excel resultante tras la realización de las siguientes
prácticas, no va a ser solicitado el adjuntado del mismo como comprobación del trabajo realizado. Eso sí,
es fundamental realizarlas todas para el buen asentamiento de los conocimientos adquiridos
en la unidad.

El archivo que se adjunta a continuación contiene la imagen del panel de mando que se pretende
diseñar.

Adjuntos

CUADRO_DE_MANDO_EJERCICIO_2_1.pdf
44.6kb

1. Crear una tabla dinámica que presente por categorías de productos (familias) y
subcategorías las ventas totales realizadas (Total facturado).

Para ello definiremos una jerarquía en la tabla de Subcategorías llamada TipoProducto

compuesta de ProductCategoryName y ProductSubcategoryName (en este orden).

Como en la tabla de Subcategorías no tenemos el campo

ProductCategoryName lo insertaremos en esa tabla como una columna
llamada Categoría para poder jerarquizar de este modo por los dos campos.

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2. Dado que la empresa tiene presencia mundial, la información de esta la dinámica creada y del
resto de elementos que van a conformar este cuadro de mando se verán afectados por cuatro
paneles de segmentación que se poponen crear ahora:
Un panel permitirá segmentar por Continente (ContinentName).
Otro panel de segmentación permitirá filtrar por Países (RegionCountryName).
Un tercer panel permitirá segmentar la información por Canales de distribución
(ChannelName).
Un cuarto panel permitirá segmentar por Categorías (ProductCategoryName).

3. Insertar en un panel a modo de resumen global de facturación aparecerá solamente el total

facturado. El formato será con bordes, color de sombreado amarillo y color de fuente rojo.

Aunque solamente presente el valor de une medida es una tabla dinámica.

Este total NO se verá afectado por las segmentaciones.

Pensemos que el panel se nutre del modelo de datos y este a su vez está
conexionado con los datos en sus orígenes con lo que el total oscilará en virtud
de las ventas reflejadas en los servidores.

4. Crear otra tabla dinámica que se SÍ se actualice según las segmentaciones y que presente por
Canales de distribución (las filas) y por Continentes (las columnas) el número de operaciones
(Ventas) realizadas.

5. Insertar un gráfico dinámico de barras horizontales que represente la información de la tabla

dinámica del cuarto punto.

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6. Insertar un gráfico dinámico de sectores que represente el reparto de las ventas (por cifra de
ventas) de las diferentes Categorías de productos comercializados.

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Recursos

Documentos
Cuadro de mando
Cuadro-de-mando.xlsx
Cuadro de mando

Enlaces de Interés
https://www.youtube.com/watch?v=EoGf5vgy1EM
Vídeo sobre los indicadores KPI’s

https://www.youtube.com/watch?annotation_id=annotation_115631&feature=iv&src_vid=D4S_uIIZyN0&v=BAByXLqu
TeY
Crear un tablero de KPI’s en 5 minutos (vídeo en inglés)

https://www.youtube.com/watch?v=3oJxdvDerus
Crear tableros de segmentación (vídeo en inglés)

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