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Capacitacin para el Trabajo de Administracin.

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MICHOACN. PLANTEL N 15. LA HUACANA SUBMODULO 3.- GENERAR LA COMUNICACIN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRONICA

Y SUBMODULO 4.- CONTROLAR LA INFORMACIN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA O ELECTRONICA

NOMBRE DE ALUMNO(A): GRUPO: E-MAIL

Profa.: C.P. Claudia Ibeth Bucio Rojas.

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PRESENTACIN.
Las masas humanas ms peligrosas son aquellas en cuyas venas ha sido inyectado el veneno del miedo.... del miedo al cambio Octavio Paz poeta y ensayista mexicano.

No cabe duda que para adaptarse a un mundo cambiante en todos los aspectos;
pero sobre todo en lo laboral, es necesario ser competente por que de otra forma se corre el riesgo de quedar arrezagado. Es por eso que para satisfacer las necesidades de formacin laboral que necesita el alumno bachiller hoy en da, las escuelas han decidido basar su formacin desde un enfoque por Competencias, diversas habilidades y destrezas que te permitan a ti, responder de la manera adecuada a dichos requerimientos y cumpliendo as con el perfil de egreso que esta institucin pretende hacer de ti.

Por todo lo anterior se pone en tus manos la siguiente Gua de Aprendizaje de modo que como su nombre lo indica, sirva de base para tu formacin durante este nuevo semestre.

CONOCE TU GUA
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La presente gua tiene tambin como objetivo el que como alumno te formes un panorama general de lo que vas a aprender. La capacitacin de administracin esta formada por 3 Mdulos divididos en 6 submodulos presentados a ti como asignaturas las cuales las empezaste a recorrer desde 3 semestre y terminaras con ellas en 6 semestre; como recordaras en 3 semestre cursaste 2 asignaturas llamadas Planear actividades y asignar recursos y Direccin y evaluacin del plan de accin, es as como a continuacin se presenta un esquema de las 6 asignaturas que cursaras en toda la capacitacin:

Dando seguimiento al anterior esquema en este 4 semestre el contenido aplicable para los dos submodulos que corresponde abarcar es el siguiente: Submdulo 3. Generar la comunicacin de la empresa de Manera manual y/o electrnica. Contenido: - Elaborar la documentacin administrativa interna y externa. - Procesar informacin para la comunicacin administrativa interna y externa. - Realizar la gestin de la documentacin administrativa interna y externa con las reas correspondiente.

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Submdulo 4: Controlar la informacin documental de la empresa de manera fsica o electrnica. Contenido: -Integrar expediente de manera fsica y/o electrnica, de acuerdo con los lineamientos de la empresa. -Controlar los expedientes de acuerdo con los requerimientos y lineamientos de la empresa de manera manual y/o electrnica.

RUBRICA DE EVALUACIN:

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Para evaluar los dos submodulos que integran el semestre a cursar se realizaran dos evaluaciones parciales y una evaluacin final.

CONCEPTO Portafolio de Evidencias Examen Actividad Fuera de Aula Desempeo en Clase (Participacin y Comportamiento). Asistencia. Proyecto Final.

1 PARCIAL 30% 20% 30% 10%

2 PARCIAL| 30% 20% 30% 10%

FINAL 1 PARCIAL 30%

2 PARCIAL 30%

10%

10% 40%

NOTAS: 1.- Para que surtan efectos las evaluaciones parciales se tendr que entregar el trabajo final. 2.- Para tener derecho a cada una de las evaluaciones se debe cumplir con el 80% de asistencias para cada evaluacin. Portafolio de Evidencias: o Ejercicios. o Investigaciones. o Tareas El portafolio de evidencias debe estar diseado segn la creatividad del alumno conteniendo los siguientes datos generales: Nombre del alumno. Nombre del Plantel. Grupo. Telfono. E-Mail. Domicilio.

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NDICE
SUBMDULO 4 CONTROLAR LA INFORMACIN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FSICA O ELECTRNICA.
4. INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA FSICA Y/O ELECTRNICA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA. 4.1 Importancia y mtodos para el manejo de documentos. 4.1.1 Por que es importante conservar determinadas comunicaciones escritas? 4.1.2. Medio de prueba legal. 4.1.3. Proceso administrativo de la oficina. 4.1.4. Ciclo de vida de un documento comercial. 4.1.5. Importancia del proceso de archivar. 4.1.6. Conceptos bsicos para archivar. 4.2. Equipo y materiales. 4.2.1. Archivadores de correspondencia. 4.2.2. Capacidad de las gavetas. 4.2.3. Ttulos para la gaveta de un archivador. 4.2.4. Gabinetes especiales para un archivo. 4.2.5. Guas. 4.2.6. Ttulos o encabezados de las guas. 4.2.7. Carpetas para archivo. 4.2.8. Preparacin de ttulos para expedientes. 4.2.9. Pc/gavetas. 4.2.10. Tarjeteros y funcin de las tarjetas. 4.2.11. Cedulas de catalogacin. 4.2.12. Tipos de tarjeteros. 4.2.13. Mecanografiados de tarjetas. 4.3. Manejo de la correspondencia y conformacin de expedientes. 4.3.1. Definicin de correspondencia. 4.3.2. Organizacin de la correspondencia. 4.3.3. Recepcin de la correspondencia. 4.3.4. Pasos en el procedimiento de archivos. 4.3.4.1. Inspeccin 4.3.4.2. Clasificacin 4.3.4.3. Codificacin 4.3.4.4. Distribucin 4.3.4.5. Archivo 4.3.5. Conformacin de expedientes 4.4. Reglas de clasificacin alfabtica. 4.4.1. Reglas para clasificar nombres e individuos. 4.4.2. Preferencias para nombres de individuos.

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4.4.3. Reglas para clasificar nombres de empresas, instituciones, compaas o sociedades. 4.4.3.1. Reglas generales. 4.4.4. Referencias necesarias en caso no mencionado. 4.4.5. Reglas para clasificacin de instituciones gubernamentales, bancos, escuelas y otros. 4.4.5.1. Instituciones gubernamentales. 4.4.5.2. Reglas generales. 4.4.5.3. Instituciones bancarias. 4.4.5.4. Nombres de escuelas, colegios y universidades. 4.4.5.5. Nombre de asuntos. CONTROLAR LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRNICA 5. TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO 5.1 Sistema Alfabtico 5.1.1 Organizacin 5.1.2 Guas principales 5.1.3 Guas Secundarias y Auxiliares 5.1.4 Expedientes Individuales 5.1.5 Procedimiento para archivar 5.2 Sistema Numrico 5.2.1 Organizacin 5.2.2 Archivo alfabtico y miscelneo 5.2.3 Catlogo auxiliar o ndice de tarjeta 5.3 Sistema de archivo de documentos electrnicos 5.3.1 Qu es un archivo de documentos electrnicos? 5.3.2 Propuesta de programa de intervencin en archivo de documentos electrnicos 5.3.3 Autentificacin 5.3.4 Preservacin 5.3.5 Organizacin 5.3.6 Acceso 5.3.7 Necesidad de un plan director 5.3.8 Ventajas de la digitalizacin de documentos 5.3.9 La Administracin en los documentos electrnicos 5.4 Control de la Comunicacin Escrita 5.4.3 Sistema de cargo 5.4.4 Solicitud de documentos 5.4.5 Registro de salidas de documentos 5.5 Clasificacin de los Archivos 5.5.3 Niveles de archivo. 5.5.1.1 Archivo activo. 5.5.1.2 Archivo semiactivo. 5.5.1.3 Archivo Muerto.
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5.5.4 Transferencia y eliminacin de documentos 5.5.5 Mtodos de eliminacin 5.5.6 Recomendaciones finales 5.6 Sistema de archivo de documentos electrnicos 5.6.3 Qu es un archivo de documentos electrnicos?
NOTA: En el ndice anterior se ira marcando de la forma que tu elijas los conocimientos que se vallan abarcando en el transcurso de este semestre.

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SUBMODULO 4. CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA Y ELECTRONICA

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IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS CONSERVAR DETERMINADAS

4.1.1 PORQUE ES IMPORTANTE COMUNICACIONES ESCRITAS.

El comercio, la banca, la industria y en general el mundo de los negocios en cualquieras de sus ramas precisan de la comunicacin escrita, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en trminos que solo puede aportar la comunicacin escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: permanencia y constancia a las que cabe agregar las de ser: medio de prueba legal y medio de facilitacin del intercambio comercial. Nota: se analizara cada uno de esos puntos.

ACTIVIDADES. 1.-Los estudiantes leen y analizan los diferentes conceptos

4.1.2 MEDIO DE PRUEBA LEGAL Que una comunicacin escrita tenga el valor de constancia, le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transaccin

ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos

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4.1.3 PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA Todo documento comercial (carta, contrato, factura, orden de compra o requisicin) existe como parte de la operacin administrativa de un negocio. Manejo de documentos y archivos

En una poca, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperacin y la proteccin de papeles comerciales, es decir, lo que conocemos bsicamente como el archivo (que significa custodiar; guardar). Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo, sino tambin el control, la utilizacin, la creacin y la disponibilidad final de estos. El manejo y el control de documentos, as como el sistema adecuado para su archivo, deben estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos bsicos y esta consiente de la importancia del correcto control, creacin, utilizacin, almacenamiento, proteccin y disposicin de los documentos necesarios en cada transaccin que se realiza.

Nota: analizar las diferentes terminologas especficas. ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-Se hace lluvias de ideas. 3.-Se elabora un mapa conceptual. 4.1.4 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber cmo se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos; l sabe tambin cual es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe qu medidas y disposiciones deben tomarse en cuenta para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminados. El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas: 1. 2. 3. 4. 5. Creacin o recibo Archivo y proteccin Utilizacin Transferencia Eliminacin

Nota: se analizara cada uno de las 5 etapas

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ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualizacin. 3.- se elabora mapas mentales, anlisis y debates

4.1.5 IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR Debido a que los documentos son tan importantes en cualquier empresa, el empleado que tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos est especialmente interesado en conocer los sistemas de archivos que le permitirn localizarlos con rapidez y utilizarlos. Para muchos empleados de oficina, archivar es una actividad de tiempo completo. A medida que crece la empresa sus funciones de archivo se vuelven ms complicadas y exigentes. Instructivo 1. Describir 2. Explicar 3. Realizar 4. Definir 5. Elegir 6. Archivar 7. Utilizar 8. Depurar 9. Hacer una gua 10. Reflexionar Nota: analizar el concepto de cada uno de los elementos 4.1.6 CONCEPTOS BSICOS PARA ARCHIVAR Cuando se buscan un nombre y un nmero en el directorio telefnico, se est seleccionando informacin de un libro electrnico. Los nombres se encuentran en orden alfabtico, y el conocimiento del alfabeto nos ayuda a encontrar el nombre deseado. Al clasificar los nombres y ordenarlos con la secuencia de las letras del abecedario, se est utilizando el sistema alfabtico. En una compaa de seguros, don de los documentos se solicitan por el nmero de pliza, el sistema numrico es el que se utiliza. Nota: se analiza los diferentes sistemas para archivar. ACTIVIDADES. l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualizacin. 3.-se sugiere que el alumno realice una visita a un negocio, empresa o compaa para: Informarse sobre el nmero de departamentos que tiene. Saber el nombre de cada uno de ellos.

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Conocer cul es su propsito. Informarse sobre el tipo de documentos que reciben. Que documentos son los que generan NOTA: Anlisis de casos en equipo.

4.2.

EQUIPO Y MATERIALES 4.2.1 ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material especifico que se utiliza (archivadores, gavetas, guas, carpetas, expedientes), as i como la herramienta ms moderna producto del avance tecnolgico en el mundo de hoy. La eficiencia de los sistemas de archivo depende en gran parte del equipo y materiales utilizados. Para tener efectividad, el sistema debe: Ahorrar tiempo. Esto significa que el equipo y los materiales deben disearse de tal manera que quienes manejen los documentos no hagan movimientos innecesarios Proporcionar proteccin adecuada a los documentos. Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser a prueba de incendio. Conservar espacio. Los archivadores deben disear de tal manera que no ocupen ms espacio del absolutamente necesario.

ACTIVIDADES: 1.- En equipo de trabajo analizara y realizara el diseo de los tipos de archivadores.

4.2.2 CAPACIDAD DE LAS GAVETAS El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la trasera. La capacidad mxima es de 5000 documentos, incluyendo las guas y las carpetas necesarias. Sin embargo, para que su funcionamiento sea ms eficiente es preferible no colocar ms de 4000 documentos en cada gavetas, porque si quedan demasiados apretados es difcil asir los expedientes y extraerlos. 4.2.3 TTULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR Con el fin de que se pueda identificar rpidamente su contenido, cada gaveta debe de estar adecuadamente rotulada. En la parte delantera del archivador hay un porta-rotulo llamado marbete, destinado para este fin. El titulo puede ser: Titulo simple: d Titulo doble: d-f

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Nota: se analizara cada uno de ellos La correspondencia tambin puede ser archivada en archivadores abiertos o de estantera abierta.

4.2.4 GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO Se consiguen archivadores para cheques, documentos legales, catlogos, tarjetas, cintas magnticas, pianos, microfilmes, radiografas, disquetes y huellas dactilares. Las carpetas del archivador electrnico estn ordenadas al azar. Sin embargo, el marcar un nmero clave en el tablero hace que la carpeta o expediente que tiene ese nmero sea empujada automticamente hacia adelante para extraerla

4.2.5 GUAS Las guas son de cartn o fibra, lo suficientemente rgidas como para sostener documentos y lo bastante flexibles para resistir y evitar que se rompan o se quiebren. Son la clave para que una gaveta los documentos se puedan organizar en forma correcta, porque sirven para dos fines: Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas, con el fin de facilitar la localizacin de documentos especficos. Por esto se dice que sirven como postes de seales para agilizar la bsqueda. Sostienen los documentos dentro de la gaveta, evitando que se arqueen y proporcionan mayor visibilidad. El numero de guas, la posicin de la pestaa y su tamao depende del sistema que se utilic. ACTIVIDADES: 1.- De acuerdo a los temas 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 en equipo de trabajo analizara realizara el diseo de los tipos de archivadores. 2.- En equipo se analizaran y comentarn estudios de casos.

4.2.6 TTULOS O ENCABEZAMIENTOS DE LAS GUAS Se les llama as porque sirven para identificar los documentos archivados detrs de las guas. Algunas pestaas tienen los encabezamientos impresos directamente sobre ellas. Los ttulos pueden ser: a) simples y b) dobles, lo mismo que los marbetes de las gavetas; adems, deben ser cortos para que puedan ser ledos con rapidez. Nota: se analizara de forma especfica cada uno de ellos. ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseo de los tipos de ttulos

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4.2.7 CARPETAS PARA ARCHIVO Estas tienen un mnimo de espesor y una superficie lisa para las gavetas de correspondencia activa. Para los documentos voluminosos o pesados, se debern utilizar carpetas de fibra o de cartn con expansin de tela en el fondo. Hay otros tipos de carpetas que estn diseadas para las necesidades especiales, como: Bolsas para archivos Para registros mdicos y registros personales Para archivadores de estanteras abiertas Las carpetas colgantes Nota: se analizara cada uno de ellos ACTIVIDADES: 1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseo de los tipos de carpetas para archivo.

4.2.8 PREPARACIN DE TTULOS PARA EXPEDIENTES Las cintas de papel de engomado para los ttulos de los expedientes, conocidas como membretes, se consiguen en tiras perforadas, tiras adhesivas o en rollos continuos. Tomen en cuenta las siguientes sugerencias cuando vayan a hacer la rotulacin de expedientes: I. Se empieza a mecanografiar el encabezamiento II. Las palabras del ttulo deben escribirse a mquina y en el orden de la clasificacin de acuerdo con el sistema adaptado III. En algunas oficinas, la totalidad de la primera palabra del ttulo se escribe con mayscula compacta IV. Si el titulo es doble, es decir, si tiene ms de una lnea, se prefiere el estilo del bloque

4.2.9 PC/GAVETAS

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La introduccin de las computadoras en la oficina moderna ha modificado el control de la informacin que, tradicionalmente, se haca solo a travs de expedientes archivados dentro de gavetas. Para el trabajo cotidiano ser ms eficiente simplificar la localizacin de documentos tanto en gavetas como en los programas de la computadora; con ello, se optimizara el uso del espacio y tiempo. Cmo organizar esta estructura en la computadora? A los archivos que se crean en la computadora se les debe asignar un nombre lgico, para ser almacenados. Si a los archivos se les asigna nombres lgicos y apropiados, ser ms fcil y rpida su localizacin.

ACTIVIDADES: 1.- En parejas de trabajo analizara y realizara el diseo de los tipos de archivo de gavetas. 2.- se realizara prcticas y diseos en equipo electrnico (laboratorio de informtica) Nota: se ampliara ms el tema. 4.2.10 TARJETEROS Y FUNCIN DE LAS TARJETAS Para el funcionamiento de un negocio las tarjetas de registro son creadas, almacenadas y utilizadas de acuerdo con los principios del buen manejo de documentos. Ejemplos de tarjeteros de registro a) Los archivos de directorios b) Registro de inventario c) Cuentas de cliente Los tarjeteros se utilizan como ndice o catalogo auxiliares para los sistemas de archivo de correspondencia y tambin como registros independientes. Aun conjunto de tarjetas de registro debidamente ordenadas se les llama tarjetero y tiene varias ventajas. ACTIVIDADES: 1.- En equipo de trabajo analizara las diferentes ventajas que funciones de las tarjetas 2.- Se harn vista a empresas

tienen

las

4.2.11 CEDULAS DE CATLOGOS Los catlogos son los medios de localizacin de los expedientes en estas clase de sistemas; es la enumeracin de nombres de personas fsicas y morales, la

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descripcin breve de los asuntos contenidos en los expedientes, redactados en tarjetas ordenadas numricamente o alfabticamente. Las tarjetas utilizadas en los catlogos se conocen tcnicamente como cedulas de catalogacin y a los datos que se anotan, asientos en cedulas Contiene: Formula clasificadora Encabezamiento Sntesis o extracto Fecha de inicio del asunto

4.2.12 TIPOS DE TARJETEROS Los tarjeteros se clasifican en verticales y visibles. En los primeros, las tarjetas se sostienen verticalmente en las tarjetas, como la correspondencia; en los segundos la informacin que queda cerca de los bordes de las tarjetas se puede leer sin moverlas. ACTIVIDADES: 1.- En equipo de trabajo analizara y realizara el diseo de los tipos de tarjeteros. 2.- Realizara mapa mental. 4.2.14 MECANOGRAFIADO DE LAS TARJETAS Se debe utilizar un formato estndar para simplificar el trabajo de archivo. As, la informacin queda ubicada en cada tarjeta en el mismo lugar y da una apariencia uniforme y profesional. 4.3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACION DE EXPEDIENTES. La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios. De acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la organizacin de la correspondencia depende de la recepcin, registro, jerarquizacin y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina. 4.3.1 DEFINICION DE CORRESPONDENCIA. Esta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada e interna. Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas. Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compaas externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una copia al carbn o fotocopia del original. Correspondencia interna (interdepartamental) es la que correspondencia entre departamentos de la misma empresa. incluye aquella

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Actividad: Por equipos de 5 integrantes investiguen va internet 5 conceptos de correspondencia recibida, enviada e interna realizando un ejemplo utilizando la paquetera Word para la realizacin de la correspondencia exponindola en plenaria.

4.3.2 ORGANIZACIN DE LA CORRESPONDENCIA. En qu forma se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los ttulos utilizados dependern de la informacin que requiere el negocio. Un mdico sta interesado principalmente en la informacin sobre pacientes; por lo tanto, los ttulos sern los nombres, y los documentos que pertenezcan a ellos debern ser guardados. 4.3.3 RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA. En la mayor parte de las grandes organizaciones existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen, excepto aquellos sobres marcados con confidencial o personal. Las cartas que no estn dirigidas a personas o departamentos especficos deben ser abiertas por el Departamento receptor de correspondencia, a fin de determinar a quin se le debe entregar la correspondencia. Quien sea la persona que abra el correo, debe revisar en primer lugar que haya direccin del remitente en la correspondencia. Si no existe sta, el sobre con la direccin del remitente debe engraparse a la correspondencia. La persona que abre el correo debe tambin marcar en l la fecha y la hora en que fue recibida. Una razn importante para registrar stas es proporcionar un control interno de la correspondencia. Donde se maneja un gran volumen de correo, se utilizan mquinas automatizadas para abrir y sellar la correspondencia. En las oficinas pequeas se utiliza el sello fechador manual. Las copias al carbn de cartas enviadas y documentos internos no requieren las iniciales de autorizacin para ser archivadas. La asistente ejecutiva o secretaria engrapa las copias de la respuesta al original de la carta; si ella se ocupa de los archivos, coloca la correspondencia en su carpeta rotulada para archivar. Si los archivos los manejan especialistas, ella pone la correspondencia en su charola de archivo rotulada salida Muchas notas de acuse de recibo rutinarias a las comunicaciones poco importantes, se descartan despus de que han sido ledas y contestadas.

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4.3.4 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO. Despus de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes: 1. Inspeccin. 2. 3. 4. 5. Clasificacin. Codificacin. Distribucin. Archivo.

4.3.4.1

INSPECCION.

Antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de autorizacin. Si un documento llega hasta el archivo sin las iniciales de autorizacin, es costumbre devolverlo a la persona a quien estaba dirigido. 4.3.4.2 CLASIFICACION.

La clasificacin es una tcnica para la identificacin y agrupacin sistemtica de documentos semejantes, con caractersticas comunes, que pueden ser posteriormente diferenciados segn su tipologa fundamental. La clasificacin de documentos es uno de los trabajos mas importantes en una oficina, y existe el establecimiento de un plan previo y una atencin minuciosa. Se ha dicho que la identificacin del nombre es el fin principal de la clasificacin, por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase genrica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una clasificacin. 4.3.4.3 CODIFICACION.

El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar. 4.3.4.4 DISTRIBUCION.

Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el grupo de una letra, un nmero, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificacin preliminar de los documentos, se utilizan los clasificadores. Actividades:
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En equipos de 5 integrantes realicen una maqueta de los diferentes tipos de clasificadores de documentos. Uno cada equipo.

4.3.4.5

ARCHIVO.

Es la colocacin de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas. Actividades: En equipos de 5 integrantes realiza el procedimiento que se sigue para colocar documentos en los expedientes y colocarlos en las gavetas. 4.3.5 CONFORMACION DE EXPEDIENTES. Tambin es importante que cuando estamos con la correspondencia o con los documentos conformando un expediente, tomemos en consideracin ciertos lineamientos generales, que siempre sern de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y ordenados. Actividades: Realizar una prctica de archivista y/o en la elaboracin de expedientes, en una institucin educativa y/o empresa pblica o privada, cumpliendo con un total de 10 Hrs. mensuales.

4.4.

REGLAS DE CLASIFICACION ALFABETICA

En archivonoma, para cumplir con la finalidad de localizar con rapidez expedientes y documentos, es importante que los ttulos que se escriben como encabezamiento de los expedientes estn de acuerdo con las reglas de clasificacin alfabtica. Los documentos se identifican por sus Ttulos. Las reglas para determinar los ttulos correctos con que se rotularn las carpetas que posteriormente se llamaran expedientes. Las reglas para clasificar utilizando trminos con los que nos debemos familiarizar: Alfabetizar y unidad. Alfabetizar es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabtica de sus letras. Ejemplo: . Lpez,
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. Pardo, . Vega. Colocando en secuencia alfabtica, tambin estn: Pardo, Prez y Priego, solo que en estos nombres estamos fijndonos en la secuencia de la segunda letra. Los apellidos Roca, Rojas y Romero estn ordenados en secuencia alfabtica correcta, y aunque la segunda letra de todos modos es igual, ahora debemos fijar nuestra atencin en la tercera letra. Es importante para ordenar las diferentes palabras de un ttulo por medio de unidades. Unidad se denomina cada palabra que forma parte de un ttulo: inicial, abreviatura, letra separada. El nombre de Ricardo T. Surez contiene tres unidades: (1) Ricardo (2) T. (3) Surez. Para hacer ms comprensible el sistema, las reglas se dividen en tres grandes grupos: 1. Nombres de personas. 2. Nombres de compaas, instituciones, sociedades. 3. Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales. 4.4.1 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES E INDIVIDUOS 1. Los nombres se clasifican alfabticamente comparando la primera unidad de cada nombre. Letra por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es idntica a la otra. Las terceras unidades se consideran solamente cuando tanto las primeras como las segundas son idntica,. y as sucesivamente. 2. El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellido. Nombre de pila Apellidos Luis Alberto Domnguez C. Luz del Carmen Gonzlez Medelln Alma Delia Prez Soto Para ordenar alfabticamente los nombres de personas, se colocan primero los apellidos y luego los nombres de pila, separndose con una coma; a esto se le llama transposicin. Cada parte del nombre de una persona recibe el nombre de unidad de archivo: aparte del apellido o apellidos principales, las dems unidades pueden estar representadas por una abreviatura o una inicial.

Nombre L. M. ngulo Jos C. Cedeo Surez

Unidad1 ngulo Cedeo

Unidad2 2 L. Surez

Unidad3 3 M. Jos

Unidad4 d4 C.

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Roco Garay D.

Garay

D.

Roco

3. pila.

Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como parte del nombre de

4. Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabras nos servir como base para ordenar. 5. Si antes del apellido aparecen partculas; de, del, de la, de los, de las, etc., se principia la inversin desde el primer apellido, aun cuando las partculas aparezcan en maysculas. 6. Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra o nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial. 6. La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial. 6b. Una unidad ms corta precede a una ms larga si su raz es igual. 7. Si el nombre propio tiene, adems la abreviatura de su profesin, grado militar o eclesistico. O la expresin padre, hijo, junior (jr.). se escribe una abreviatura despus de la inversin correcta y entre parntesis. 8. Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Vo, Van, Der, Fitz, D, Da, O, se hace la inversin a partir de dicho vocablo. 9. En pases de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda esta compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposicin de o de la palabra viuda (Vda.) y por ltimo el apellido del esposo. Para archivarlos se invierte el nombre, tomando como base el apellido de soltera, porque este es el que legalmente se reconoce. Solo en caso de que el apellido de soltera este indicado con una letra, se tomar en cuenta el apellido del esposo. 10.Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerar entonces la direccin como base para su ordenacin, en el siguiente orden: ciudad, territorio o pas; calle o avenida y numero de casa o edificio. Los nmeros se consideran en estricto orden numrico consecutivo.

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4.4.2 REFERENCIAS PARA NOMBRES DE INDIVIDUOS. Los documentos pertenecientes a un individuo pueden ser solicitados de manera distinta a como estn archivados. Para facilitar la localizacin de los mismos se recomienda establecer referencias, esto es, ordenar el nombre de la persona de manera diferente a la indicada en las reglas de alfabetizacin.

Esta referencia se hace en tarjeta y formar parte de un ndice o catlogo auxiliar. 1. Escribir en la parte superior de la tarjeta el nombre bajo el cual podra ser solicitado el documento. 2. Escribir la palabra Vase en la siguiente lnea. 3. Al lado, escribir el nombre bajo el cual estn archivados los documentos. 4. Marcar una X en extremo superior derecho.

Se recomienda la referencia para nombres acompaados de ttulos religiosos, ttulos con nombres de mujeres casadas o cuando el apellido podra confundirse con un nombre de pila.

4.4.3 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES INSTITUCIONES, COMPAIAS O SOCIEDADES. 4.4.3.1 REGLAS GENERALES

DE

EMPRESAS,

1. Cuando en el ttulo aparece una coma, el nombre permanece igual, no sufre ninguna alteracin ni trasposicin. 2. Cuando el ttulo es el nombre completo de un individuo (nombre de pila y y apellido) se invierte el nombre y el resto de la razn social se escribe a continuacin. Debe hacerse tarjeta de referencia. 3. Si en el ttulo aparecen las conjunciones y o e o el smbolo &; o bien, preposiciones como: de, sobre, por el contra, o bien artculos como: las, el, la, etc., permanece igual, no sufre ninguna trasposicin. 4. Si aparece un artculo al inicio del ttulo (the en ingls y el, la, los, las en espaol), o tambin la expresin compaa o su abreviatura (Ca. En espaol, Co. En ingls), se coloca al final del nombre entre parntesis. 5. Cuando en el ttulo aparece una palabra genrica como: zapatera, farmacia, restorn, restaurante o restaurant, sala de belleza, etc., no sufre ninguna transposicin, siempre y cuando se tengan uno o dos expedientes dentro de la gaveta; pero si el nmero de expedientes excede de los cinco, la palabra genrica se escribe al final del nombre. En este caso se recomienda establecer una gua secundaria con el
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ttulo de la palabra genrica para localizar con mayor rapidez la documentacin. Tambin se recomienda en stos casos hacer una tarjeta de referencia. 6. El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre raro o extranjero que no sea ingls se escribe tal como aparece y as se archiva. 7. Cuando una palabra termina en s seguida o precedida de apstrofo (sos, posesivo en ingls) permanece tal como est la razn social. 8. Cuando hay ttulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera la direccin para decidir el orden alfabtico. 9. Cuando una firma o institucin utiliza siglas, stas se consideran palabras escritas completas. Cuando no son muy usuales, para mayor claridad se recomienda escribir el nombre completo debajo de la sigla entre parntesis. Se deben hacer tarjetas de referencia. 10. Cuando en el nombre de una firma o razn social aparecen dos o ms letras, cada una se considera como unidad de archivo. Se recomienda hacer tarjeta de referencia.

Actividades: En equipos de 5 integrantes realiza 5 ejemplos aplicando las reglas aprendidas clasificando nombres de empresas, instituciones, compaas o sociedades. Utilizando tarjetas de 3 x 5 pulgadas. 4.4.4 REFERENCIAS NECESARIAS EN CASOS NO MENCIONADOS. 1. Cuando en una razn social o masa elocutiva la palabra importante, la que distingue a ese negocio de los dems (apellido o nombre geogrfico) no aparece al inicio del nombre. 2. Cuando una empresa cambia de nombre, se archiva bajo el nuevo y se establece una referencia con el nombre anterior. 3. Cuando una empresa representa a otra en negocios o bienes, bajo poder, sndico o apoderado. 4. Si en los nombres de empresas aparecen nombres con nmeros, stos se ordenan y archivan como si los nmeros estuviesen escritos con letra, y el nmero completo se considera como una unidad.

4.4.5 REGLAS PARA CLASIFICACION DE GUBERNAMENTALES, BANCOS, ESCUELAS Y OTROS. 4.4.5.1 INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES.

INSTITUCIONES

El encargado de los archivos debe estar actualizado con respecto a los nuevos nombres de algunas secretaras de estado y de dependencias importantes en las organizaciones nacional y gubernamental; para saber cmo realizar la trasposicin de nombres, con base en las reglas bsicas para clasificacin.

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4.4.5.2

REGLAS GENERALES.

1. En los nombres de instituciones gubernamentales se toma como base para archivar la palabra ms importante. Se recomienda hacer tarjetas de referencia. 2. En las instituciones gubernamentales, dentro de los ttulos se pueden encontrar trminos como: Ministro de Direccin de, Seccin de, Subdireccin de, Comisin de, Director de Junta de, etc. 4.4.5.3 INSTITUCIONES BANCARIAS. 1. Los nombres de los bancos se archivan tal como aparecen de acuerdo con las reglas de empresas comerciales, agregando el nombre del lugar en el cual funcionan, pues la mayor parte tiene sucursales en diferentes ciudades. 2. Cuando la palabra banco no aparece al inicio de la razn social, es necesario hacer una tarjeta de referencia. 3. Cuando en la gaveta hay un nmero considerable de expedientes con ttulos de bancos con sucursales en diferentes lugares, es recomendable tomar en cuenta el nombre importante de la institucin o el nombre de la ciudad, de la provincia o pas, segn sea el caso. Puede ponerse tambin una gua secundaria que se rotule con la expresin bancos y colocar los expedientes por orden alfabtico. 4.4.5.4 NOMBRES DE ESCUELAS, COLEGIOS Y UNIVERSIDADES. 1. El nombre de escuela, colegio o universidad privada, se archiva como aparece, siguiendo las reglas establecidas para empresas comerciales; se recomienda hacer tarjeta de referencia si el nombre no aparece al inicio. 4.4.5.5 NOMBRE DE ASUNTOS. En algunas ocasiones es necesario archivar los documentos por el asunto tratado en stos, debido a la importancia del mismo, o porque da una idea muy clara de lo tratado en el documento cuando la informacin sobre un asunto o tema debe conservarse reunida en un mismo sitio en las gavetas (solicitudes de empleo, citatorios, renuncias, compras, etc.), Se recomienda establecer una referencia bajo el nombre de la empresa o individuo.

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5.1

TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO

Sistema Alfabtico La ordenacin alfabtica de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabtico que es el ms utilizado tanto en oficinas grandes y pequeas como en el hogar. El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora es fundamental para la localizacin rpida de los documentos. Aun cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el procedimiento para archivar correctamente. El archivo alfabtico es popular por tres razones principales: 1. Est basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizado, el alfabeto. 2. Es directo, lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares. 3. Es flexible para sistemas grandes o pequeos, porque se puede crear cualquier nmero de divisiones. 5.1.1 ORGANIZACIN Todos los archivos de correspondencia alfabticos estn organizados bsicamente en la misma forma y la mayor parte tiene elementos comunes: Guas principales Guas secundarias o auxiliares Gua especial auxiliar Expedientes individuales Expediente miscelneo 5.1.2 GUAS PRINCIPALES: Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabticas importantes. Estas guas se encuentran al comienzo de las secciones. Si un archivo es pequeo, podra estar dividido de acuerdo con el abecedario. La gua principal A indica todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con A.

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Las pestaas para esta gua se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o tambin pueden estar escalonadas de izquierda a derecha. Cada gua debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no ms de 20 tras ella, cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una rpida localizacin y adecuado sostn de expedientes.

Todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con A. Las pestaas para esta gua se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o tambin pueden estar escalonadas de izquierda a derecha. Cada gua debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no ms de 20 tras ella, cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una localizacin y adecuado sostn de los expedientes. 5.1.3 GUAS SECUNDARIAS AUXILIARES En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guas especiales se utilizan despus de una gua secundaria para subdividir esta seccin y destacar nombres importantes, segn el giro o por ejemplo muy frecuente o ambas cosas. Por ejemplo, si en la gaveta se ha incluido la gua auxiliar AD debido a que se tiene varios expedientes cuya primera unidad de ttulo es Adame, Admas, Adoum,- y

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posteriormente en la prctica se repite el apellido ALFARO, es recomendable rotular una gua especial auxiliar con este apellido para poder localizar en esta seccin expedientes con el apellido mencionado, como: Alfaro Gonzlez, Manuel; Alfaro Orueta, Estela, Alfaro Prez, Carlos, etc.

5.1.4 EXPEDIENTES INDIVIDUALES. Por lo general no se presentan expedientes individuales hasta que no se reciben cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Estos expedientes estn ordenados alfabticamente despus de cada gua. Los documentos dentro del expediente individual estn ordenados cronolgicamente, con la ltima fecha al frente, de tal manera que la correspondencia reciente sea fcil de localizar. (Vase figura 5.2).

5.1.5 EXPEDIENTE MISCELANEO. La colocacin y manejo del expediente miscelneo depender de dos opciones con base en las necesidades propias de la oficina:

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1. Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente miscelneo que llevar el encabezamiento o ttulo de la gua de esa seccin y se emplea para corresponsales cuyos documentos todava no necesitan un expediente individual. Naturalmente, los documentos se ordenan alfabticamente, fijndonos en la segunda o la tercera letra; as hay ms de un documentos del mismo corresponsal deber ordenarse cronolgicamente, como en los expedientes individuales; el documento ms reciente deber quedar al frente. (Vase figura 5.3.)

2. El expediente miscelneo se puede colocar al final de la gaveta y llevar un encabezamiento doble que indique de qu letra a que letra estn ah documentos colocados, por ejemplo: A-Z; A-L; A-P, etc. 5.1.6 PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR Las guas y los expedientes en los archivos alfabticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los documentos estn bien distribuidos, pueden ser colocados dentro de sus expedientes, rpida y eficientemente.

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Seguir los siguientes pasos: 1. Preparacin. Los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada, se abre sta. Si se utiliza una repisa o bandeja para archivar (Vase figura 5.4.) sta se fija al costado y se colocan los documentos en ella 2. localizacin de la gua. Se selecciona la adecuada y se mueve hacia adelante. 3. Localizacin del expediente individual. Las cejillas de los expedientes individuales con sus membretes detrs de las guas se examina cuidadosamente, si hay expediente individual para el documento se coloca sta. 4. Localizacin de los expedientes miscelneos. Si no existe un expediente individual para el documento, se corren hacia delante los expedientes individuales, dejando a la vista el miscelneo y se guarda el documento; todos los expedientes relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlos en orden adecuado. No deben utilizarse sujetadores metlicos en los documentos que son excesivamente gruesos y tienen la tendencia a engancharse en hojas adyacentes y a deslizarse de los documentos durante el proceso de archivo y de localizacin.

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INSTRUMENTO DE EVALUACIN CUESTIONARIO: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Cules son las razones por las que el archivo alfabtico es popular? Qu es una gua principal y en dnde se coloca? cundo se utilizar una gua especial? Dnde estn colocados los expedientes individuales en los archivos alfabticos? Cmo se ordenan los documentos dentro de los expedientes individuales? Dnde estn situados los expedientes miscelneos en una gaveta de archivo? Cmo se ordenan los documentos dentro de los expedientes miscelneos? Describe el procedimiento utilizado para almacenar documentos en las gavetas?

ESTUDIO DE CASOS: 1. Rafael Parra, nico empleado de una pequea empresa, decide no utilizar expedientes miscelneos en el archivo. Tan pronto como llega el primer documento, de cualquier corresponsal o tema, l prepara un expediente individual. Creen que documentos? este procedimiento es beneficioso para localizar los

Est de acuerdo con lo que l decide?

Qu es lo que ustedes haran?

2. Juana Crdena trabaja para una pequea firma comercial. Ella cree que sera una gran idea dejar que por lo menos diez documentos de un solo corresponsal se acumulen en el expediente miscelneo antes de preparar uno individual.

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Creen que esto facilitar la localizacin de documentos?_______________ Por qu?______________________________

3. Ana Villavicencio trabaja en una oficina en donde los documentos son de diversos tamaos y muchas veces ms pequeos que las cartas. ltimamente sean perdido documentos, y ella atribuye esto a la diferencia de tamao. Ests de acuerdo con lo que ella piensa? Por qu?

Qu solucin daras?

4. Un expediente individual de Ferretera Anhuac, S.A. de C.V., contiene documentos que se remontan a seis meses atrs. Aproximadamente la mitad del contenido son cartas y la otra mitad catlogos y otros documentos de publicidad. Creen que sea tiempo de preparar el segundo expediente?

Cmo dividiras los documentos que van a colocar en cada expediente?

Qu informacin escribiran en los ttulos?

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5.2

SISTEMA NUMRICO

La ordenacin numrica se hace de acuerdo con una numeracin codificada, que puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tiene cheques, plizas y facturas. El sistema numrico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el archivo alfabtico miscelneo y el ndice de tarjetas para cumplir con su efectividad. El archivo numrico consiste en la ordenacin de documentos de acuerdo con nmeros de cdigo, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el nmero que aparece en un cheque o en una factura. Los sistemas numricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un catlogo auxiliar o ndice de tarjetas para poder localizar rpidamente el documento. Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numrico y le conceden ventajas, como las siguientes: 1. Permiten una rpida identificacin en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numricamente son fciles de archivar y encontrar. 2. Permiten una expansin conveniente, porque los nmeros no tienen lmite.

3. Existen permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez el documento, ya que sta es la finalidad de un buen sistema de archivo.

El Catlogo auxiliar o ndice de tarjetas alfabticas, adems de ser una referencia para el archivo numrico, permite que en l se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en la empresa. 5.2.1 ORGANIZACIN. Tiene tres partes principales que son: archivo numrico principal, archivo alfabtico miscelneo y catlogo auxiliar o ndice de tarjetas. (Vase figura 6.1) Las guas numricas se pueden acomodar en varias formas: a) En posicin escalonada de izquierda a derecha. b) En las posiciones 1 y 2, y todos los membretes de los expedientes en la tercera y cuarta posicin. (Vase figura 6.2)

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Figura 6.1 Gaveta que muestra parcialmente los expedientes de un archivo numrico principal. c) En el centro solamente, y los membretes de los expedientes en dos posiciones hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha. Cuando un expediente se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se colocar en un nuevo expediente, que llevar el mismo encabezamiento con un nmero auxiliar. Por ejemplo, so el expediente 506 se subdivide, se convierte en 506-2, porque en l se guarda correspondencia anterior y el nuevo se rotular 506-1, y as se conserva el orden cronolgico. (Vase figura 6.3)

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5.2.2 ARCHIVO ALFABTICO MISCELNEO ste contiene guas y expedientes que llevan encabezamientos alfabticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todava expedientes individuales en el archivo numrico principal. Cada expediente miscelneo contiene documentos de varios corresponsales y estos se encuentran en estricto orden alfabtico. (Vase figura 6.4)Adems, cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe codificarse con una M en el extremo superior derecho. Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna nmero y se guardan en el archivo principal.

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5.2.3 CATALOGO AUXILIAR O NDICE DE TARJETAS Este tipo de catlogo se ordena alfabticamente. Contiene, como su nombre lo indica solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificacin de una M si an permanece en el archivo alfabtico miscelneo, para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros de que lo debemos localizar en el miscelneo; no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se ha asignado un nmero, en esa tarjeta de catlogo auxiliar, se cambia la M por el numrico. El ndice de tarjetas es necesario en el sistema numrico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por nmero (Vase figura 6.5 y 6.6.)

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INSTRUMENTO DE EVALUACIN CUESTIONARIO. 1. Por qu a este sistema se le llama numrico? 2. Qu significan los trminos directo e indirecto en un sistema de archivo? 3. Hay expedientes miscelneos en el archivo numrico principal? Por qu? 4. Cmo estn ordenados los documentos dentro de los expedientes individuales? 5. Cundo se le asigna nmero a un corresponsal? 6. Cmo se pueden colocar u organizar las guas y los expedientes en el archivo numrico principal? 7. Cul es el objetivo del archivo alfabtico miscelneo en un sistema numrico? 8. Por qu se necesita un catlogo auxiliaren el sistema numrico? 9. Qu se registra comnmente en cada tarjeta del ndice de un sistema numrico? 10.Con que base se ordenan las tarjetas del catlogo auxiliar?

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PRACTICA PARA COMPROBAR EFECTIVIDAD 1. Imagina que ests trabajando en una compaa en donde se usa un sistema numrico, y que el nmero que debe asignrsele al siguiente corresponsal ser el 1100. Con los nombres que se te proporcionan a continuacin, elabora los expedientes correspondientes, asigna el nmero necesario, abre las tarjetas del catlogo auxiliar que necesites y ordnalas en forma correcta. Puedes inventar y agregar los datos que te hagan falta. Emilio Fernndez Osuna, cartas con fechas: mayo 14, junio 16 y 24; julio 30 y agosto 12. Interlingua de Mxico, S.A de C.V., cartas con fechas: julio 2, 25 y 30; agosto 2 y septiembre 8. Altos hornos de Mxico, S.A. Artculos Plasti-Mex, S.A Medina y Ca., cartas mayo 30; julio 4, 6, 9, 22. Acevedo Muebles, S.A. Baco Papelera de Mxico, S.A., sucursal Tepic, Nay. Ing. Arturo Magallanes Z. Dr. Ignacio de la Mora Saenz Lic. Eduardo Ferre y Garca, cartas enero 9 y febrero 23. Secretara de Turismo Bancomer, S.A., sucursal Colima, cartas enero 7 y 25; marzo 1, 4, 28. Bancomer, S.A., sucursal Orizaba, cartas febrero 8 y 27; abril 12, 29; junio 8 y 30. Turivia Viajes, S.A. de C.V. Aerolneas Argentinas, S.A., sucursal Mxico, cartas mayo 8 y 17; julio 7, 16, 19. Usher de Mxico S.A. Publicaciones Nacionales S.A. Peridico Exclsior, S.A de C.V. Sra. Olga Mucio de Silva, proveedora de pinturas

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5.3. SISTEMA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS 5.3.1 QU ES UN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS? Los archivos de documentos electrnicos Por: Miguel ngel Esteban Navarro Resumen: Se define el concepto de archivo de documentos electrnicos. Se presenta una sntesis de las caractersticas ms relevantes y los principales retos de las reas de actuacin de la gestin archivstica de los documentos electrnicos: autentificacin, conservacin preventiva, organizacin y acceso. Se concluye con la necesidad de realizar un plan director modelo que programe la intervencin tcnica en este tipo de archivos. Palabras clave: Gestin de documentos electrnicos, Archivos, Autentificacin, Conservacin, preventiva, Organizacin, Acceso. Delimitando el concepto Archivos digitales, electrnicos, informatizados son trminos de uso reciente pero habitual entre documentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de recursos de informacin, etc. Sin embargo, no existe un empleo preciso y uniforme ni por parte de los diversos tipos de profesionales de la informacin ni dentro de un mismo grupo. Normalizar la terminologa es una tarea urgente. Delimitar los significados de las nuevas realidades contribuye a establecer canales por los que fluyan sin obstculos los actuales conocimientos y habilidades del presente hacia el futuro y a crear puentes de comunicacin seguros entre los diversos mbitos de la gestin de la informacin. De este modo se evita, durante La aplicacin de los avances tecnolgicos, el riesgo de descubrir mediterrneos o de confundir en un totum revolutum las diferentes prcticas que exige la adecuada gestin de los diversos tipos de documentos, atendiendo a sus distintos modos de produccin y de uso. Archivo digital o electrnico son trminos de moda pero por su uso tan variopinto no slo resultan excesivamente genricos, sino ambiguos. Se emplean indistintamente para indicar la reunin de documentos creados mediante medios informticos, sea tanto un conjunto de ficheros generados por una aplicacin como Una coleccin de documentos textuales e icnicos digitalizados, en muchos casos accesibles a travs de internet. En ocasiones se usan tambin para denominar a los ficheros que componen una biblioteca digital. Esto genera si cabe mayor confusin al convertir en sinnimos unos sustantivos (biblioteca y archivo) cuyos contenidos estn bien determinados y diferenciados. Informatizacin de archivos es un trmino que se utiliza con mayor precisin para denotar la aplicacin de las tecnologas de la informacin al desarrollo de las actividades administrativas y de gestin documental en los archivos,
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automatizando el mayor nmero de procesos y de tareas posibles. Sistemas integrados para la gestin de archivos y edicin electrnica de instrumentos de descripcin y de documentos son expresiones que pertenecen al mismo marco conceptual. Pero un archivo automatizado, aunque su fondo est completamente digitalizado, no se debe confundir con un archivo de documentos electrnicos. Qu es un archivo de documentos electrnicos? Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona fsica o jurdica de modo involuntario, natural y espontneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrnica, que se conservan y transmiten tambin mediante medios electrnicos en depsitos de conservacin permanente tras efectuar una seleccin a partir de la identificacin y valoracin de las series, con medidas de autentificacin y de preservacin adecuadas y con una organizacin respetuosa con su modo de produccin, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural as como de permitir su acceso y uso tambin mediante las tecnologas de la informacin. Electronic records management es la expresin inglesa ms utilizada para referirse a la gestin que se desarrolla en este tipo de archivo. Y los sistemas integrados de produccin y gestin documental son las principales herramientas informticas que intervienen tanto en su generacin como en su mantenimiento. Definido el concepto, el segundo objetivo de este artculo es presentar una apretada sntesis de las principales reas de intervencin en la gestin archivstica De los documentos electrnicos, atendiendo a sus caractersticas ms relevantes y a los principales retos a los que se enfrenta la investigacin y el desarrollo de estrategias de intervencin y de productos. El carcter de los artculos de este nmero especial de EPI, los lmites de extensin impuestos a los textos y la constancia de la confusin que rodea, muchas veces por desconocimiento, el asunto del que nos ocupamos, inclinan a ofrecer nicamente un sumario breve, pero claro y ordenado, de una serie de principios y actividades asumidos en el mbito de los archivos. Poco nuevo aportar a quienes estn habituados a tratar con documentos de archivos pero s creemos que ofrecer una til gua de aproximacin y de estudio de la materia a los que se acercan desde otros mbitos de la documentacin, con el dominio de otros mtodos y tcnicas, a los archivos de documentos electrnicos. 5.3.2. PROPUESTA DE PROGRAMA DE INTERVENCIN EN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS 5.3.3 AUTENTIFICACIN El documento electrnico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor
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probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creacin, manipulacin, transmisin, recuperacin y lectura se realiza mediante herramientas informticas apropiadas ya sean de tipo fsico (ordenadores, perifricos y redes) o lgico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones). Esto tiene la ventaja de facilitar la separacin del contenido del documento del medio en el que se registr originalmente con el fin de facilitar la difusin y el acceso. Sin embargo, a cambio presenta el inconveniente de que en el proceso de separacin y regrabacin se puede manipular con mucha facilidad, levantando sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad de la copia. Si a esto sumamos la rpida obsolescencia de los instrumentos de hardware y de software que han intervenido en su produccin, y la corta esperanza de vida de los soportes magnticos y pticos exigen realizar peridicas migraciones de los documentos a nuevos medios y soportes para garantizar su legibilidad, no debe sorprender la necesidad prioritaria de desarrollar una nueva rea de accin en los archivos de documentos electrnicos: la autentificacin, que acompae a las tres tradicionales de preservacin, organizacin y acceso. Su fin es identificar los elementos de los documentos electrnicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no slo la integridad fsica y lgica de los documentos, sino tambin su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depsitos. Su mtodo todava est en fase de construccin y posiblemente dar lugar a la publicacin de una norma internacional. Presenta una estrecha relacin con el proceso de reunin y captura de los documentos, la conservacin preventiva de su contenido y la identificacin y seleccin de las series, por lo que no es extrao que los proyectos de investigacin se ocupen simultneamente de todas estas actividades.

5.3.4. PRESERVACIN La conservacin preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la informacin y del valor jurdico del documento es uno de los principios que rigen la gestin de los archivos y, por tanto, tambin de los archivos de documentos electrnicos. La investigacin en su preservacin se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar, la creacin de depsitos de conservacin adecuados, tanto fsico-lgicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depsitos seguros, siempre en ptimas condiciones. Por otra parte, sera necesaria la adopcin de nuevas y ms urgentes medidas de actuacin ya que lo digital es ms vulnerable al paso del tiempo que el papel. Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la accin de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidacin, magnetismo y elementos biticos. Adems, se enfrentan a un nuevo fenmeno ms peligroso incluso que el anterior: la obsolescencia tcnica tanto de los depsitos fsico-lgicos, que debido a los avances tecnolgicos se convierten en
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intiles an antes de que se deterioren, como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado, a causa de su rpida sustitucin por otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificacin para la lectura. La adecuada conservacin de un archivo de documentos electrnicos debe plasmarse, como en cualquier otro archivo, en la elaboracin de un detallado programa de intervencin, que constar de tres partes: un plan de preservacin, un conjunto de medidas de conservacin preventiva y un proyecto de restauracin de documentos deteriorados all donde sea necesario. Los principales organismos que trabajan en el mbito de la preservacin de los documentos electrnicos publicando informes tcnicos y recomendaciones, son los siguientes: European Commission on Preservation and Access, Council on Library and Information Resources, National Preservation Office of United Kingdom y Research Libraries Group: the Commission on Preservation and Access.

5.3.5. ORGANIZACIN As como el mundo digital plantea nuevos retos para la autentificacin y la preservacin, su irrupcin no supone una ruptura con los modos de organizacin y de acceso que se llevan a cabo en los archivos actuales.

Ms bien las tecnologas de la informacin, al tiempo que ofrecen nuevas posibilidades y mayor eficacia y eficiencia, plantean la necesidad de seguir siendo fieles a esas tcnicas si se desea intervenir con xito en instituciones donde su introduccin ha acarreado la produccin de un mayor volumen de datos, documentos e informacin a gestionar y una aparente confusin entre los lmites de stos y las agrupaciones documentales. Es un lugar comn tanto en los textos de los investigadores de mayor rigor y prestigio como en las recomendaciones de las principales organizaciones archivsticas, la defensa de la validez de representar y organizar los archivos de documentos electrnicos de acuerdo con su modo de produccin. Los principios de procedencia, integridad de los fondos y respeto a la estructura orgnica, que se concretan en la reunin de los documentos manteniendo las agrupaciones naturales y en la realizacin de una descripcin multinivel segn la jerarqua documental, de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, son de aplicacin, por su carcter universal, en este tipo de archivos. En los archivos electrnicos se seguirn identificando los fondos y secciones mediante el anlisis del fin, las funciones y los rganos de las instituciones productoras, y las series documentales mediante el estudio de los tipos
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documentales. Identificacin que se plasma en el cuadro de organizacin del archivo y en los cuadros de clasificacin de fondos; ms necesarios, si cabe, en estos archivos que en los que albergan documentos en papel, ya que la electrnica, al impedir un acceso directo a la informacin sin mediar ningn instrumento y no permitir una instalacin en el depsito segn un sistema de acotacin que reproduzca el modo orgnico y seriado de produccin, exige disponer de herramientas lgicas que permitan la bsqueda y la recuperacin. Estos cuadros sirven de base del calendario de conservacin y transferencias segn la edad y el valor de los documentos una vez realizada la valoracin y la seleccin de las series; el cual, ante la urgencia de emprender rpidas intervenciones de preservacin garantizando la autenticidad de los documentos, por la ya indicada rpida obsolescencia que rodea a los avances tecnolgicos en la electrnica, se convertir en el instrumento de gestin fundamental, junto con las bases de datos que recogen los instrumentos de descripcin en los archivos de documentos electrnicos. Tampoco hay que olvidar, si bien no es objeto de este artculo su anlisis, la necesidad de contar con una aplicacin informtica que ayude a la gestin de los documentos electrnicos, la cual puede ser el mismo sistema de gestin electrnica de archivos que se utiliza para informatizar las actividades que se realizan en los archivos sin documentos digitales. Sin embargo, la tendencia actual se dirige al desarrollo de sistemas integrados de gestin de la informacin, que sirven tanto para la produccin de datos y documentos como para la gestin documental.

5.3.6. ACCESO La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrnicos es la principal aportacin de lo digital en esta rea de la gestin. Esta caracterstica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisin de la bsqueda y la recuperacin gracias a la automatizacin de los instrumentos de descripcin, junto con su necesaria normalizacin. Por otra, el aumento del grado de difusin y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por va telemtica tanto dentro de la institucin productora mediante la construccin de intranets (que ofrecen durante la produccin de los documentos tambin la capacidad de intercambiar, compartir y participar en su creacin por diversos actores) como desde el exterior por usuarios ajenos a la organizacin a travs de internet. Pero estos fenmenos se asientan sobre tres pilares que componen otras tantas reas actuales de investigacin y desarrollo: La edicin y difusin de los documentos en formatos electrnicos universales basados en estndares abiertos,

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La definicin electrnica de los distintos tipos de documentos creados por una institucin mediante la identificacin de su origen, contenido, estructura y otros datos de inters que se asocian como metadatos a los documentos, y La normalizacin y codificacin de los instrumentos de descripcin. Los adelantos en el acceso estn, por tanto, en estrecha dependencia de los avances que se produzcan en reas ajenas a la archivstica, como la normalizacin de los formatos de los documentos de texto, de datos estructurados (bases de datos, hojas de clculo), de imagen fija o en movimiento, de sonido, multimedia, etc.; el desarrollo de sistemas de informacin abiertos; los lenguajes de etiquetas o marcas (sgml, xml, etc.); los protocolos de comunicacin, etc. Algunos de los proyectos ms destacables en acceso a los archivos de documentos electrnicos son: Digital Heritage and Cultural Content, dentro del programa IST (Information Society Technologies) de la CE; Padi (Preserving Access to Digital Information); Open Archives Initiative; ISO Open Archival Information System Standard y Encoded Archival Description. En cuanto a las organizaciones que se dedican, de modo global, al estudio de todas las reas involucradas en la gestin de los documentos de archivo electrnicos destacan: el Comit de Documentos Electrnicos del Consejo Internacional de Archivos; US National Archives and Records Administration mediante su Electronic Records Archives Program; la American Records Management Association; la Biblioteca del Congreso y la Comisin Europea a travs de DLM-Forum. 5.3.7. NECESIDAD DE UN PLAN DIRECTOR Toda intervencin en un archivo de documentos electrnicos exige, como en cualquier otro, la previa redaccin de un plan director para ser eficaz. Consiste en una planificacin tcnica de las acciones a realizar para la gestin de un archivo o un sistema de archivos, acompaada de un calendario de actuacin, una estimacin de costes y una distribucin de las responsabilidades. Su fin es disponer de un procedimiento de actuaciones junto con una serie de criterios que garanticen la conservacin, la organizacin y el acceso de los documentos, establecidos a partir de las directrices y normas internacionales vigentes para la gestin tanto de los documentos de archivo en general como de los electrnicos en particular. Las directrices, a partir de la recopilacin, observacin y estudio de casos donde nicamente acta la experiencia que da la prctica, recomiendan las actividades que se deberan realizar para conseguir, del modo ms efectivo y con la mayor eficacia posible, el objetivo propuesto con la puesta en marcha de un proceso. El anlisis y la racionalizacin de los resultados obtenidos con la aplicacin de estas pautas permiten establecer reglas operativas que indican cmo se debe realizar el proceso que tienen como objeto. Dichas reglas se denominan normas cuando son establecidas por un organismo nacional o internacional al que la comunidad profesional reconoce una potestad normativa. stas pueden dar lugar
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a prescripciones de obligado cumplimiento cuando sirven de base para leyes y normas de tipo jurdico.

Un plan director de archivos debe ser, por tanto, respetuoso con las directrices y las normas que existan, ya que su funcin es proponer criterios de actuacin consistentes en indicaciones de cmo hacer algo de acuerdo con las normas ante el caso concreto del que se ocupa, que se recogen en programas de acciones tcnicas destinadas a producir unos resultados determinados, previamente establecidos. Con este espritu y estos horizontes se debe emprender toda intervencin. Sin embargo, todava no existe un modelo de plan director de archivos de documentos electrnicos que pueda servir de gua para acciones concretas, pese a su indudable inters y necesidad1.

5.3.8 VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS Por qu digitalizar la documentacin? La creciente necesidad de informacin ha provocado la necesidad de distribuir, acceder y almacenar documentacin importante de forma fcil, rpida, segura y econmica. Digitalizacin es la conversin de documentos en papel a imgenes electrnicas por medio de un scanner, las cuales son almacenadas en una Computadora personal. Una vez almacenadas en su PC estas pueden ser localizadas en segundos . Desventajas del archivo en papel Elaboracin de ndices, gastos de almacenaje, Mltiples Archivos, Depuracin de los documentos, Localizacin, Manipulacin, Archivamiento, Prdida de tiempo en la bsqueda de documentos, Retraso en firmas y autorizaciones, Elevados costos, Extravo de documentos, Exceso en fotocopias, Duplicidad de trabajo, Archivos duplicados, Falta de seguridad y confiabilidad, Uso cooperativo, Altos costos de administracin, Velocidad de respuesta, Ecologa, Seguimiento y control de documentos.

Ventajas de la digitalizacin de documentos Permite un rpido y fcil acceso a la informacin.


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Elimina el extravo de documentos. Resguarda la informacin en mltiples formatos electrnicos. Controla el acceso a la informacin por niveles de seguridad. Firmas digitales. Mejora los tiempos de acceso para la bsqueda de documentos Permite almacenar todo tipo de documentos (tamao, formato, color, etc.). Resguarda la documentacin. Optimiza el espacio fsico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una mquina. Protege la informacin teniendo varios respaldos de la informacin. Agiliza y eficientiza el servicio a clientes . Ordena de manera lgica los expedientes. Permite una fcil distribucin de documentos va Internet o intranet Protege los documentos contra la accin de agentes externos y deterioro de los mismos . Reduce costos de operacin. Incrementa la productividad. Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento. Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales. Bajo costo de almacenamiento Elimina costos de impresin, fotocopiado de documentos2

5.3.9 LA ADMINISTRACIN EN LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS En las organizaciones actuales, la dispersin de la informacin electrnica en documentos y archivos electrnicos, obliga a pensar en la administracin centralizada de los mismos, ya que se convierten en el acervo de la organizacin. Este sistema permite organizar y clasificar los documentos digitalizados o archivos electrnicos dentro de su organizacin. El objetivo fundamental es que la informacin relevante a la organizacin no este dispersa en los equipos personales o papel y se pueda perder y no poder aprovecharla para los objetivos de mejorar la productividad de la organizacin. A travs de un sistema de administracin electrnica de documentos se puede localizar de manera rpida y sencilla cualquier dato o documento relevante para la toma de decisiones.

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MODELO DE INFORMACIN. ESTRUCTURA: El sistema de administracin de documentos electrnicos toma en cuenta tres aspectos bsicos: Catlogo de informacin La consolidacin de documentos y archivos electrnicos Consulta y bsqueda de la informacin

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PROCESOS: Para cada proceso dentro de la organizacin se deben asociar los documentos que lo integran, de esta manera podremos definir la forma de organizacin dentro de las reas de trabajo en cada una de las unidades organizacionales definidas.

5.4

CONTROL DE LA COMUNICACIN ESCRITA4

Uno de los objetivos principales en el control de la comunicacin escrita es evitar la prdida de documentos prestados, por ello, es necesario establecer un sistema de cargos de documentos, as como el formulario especial de requisicin de documentos archivados. Con esto, se sabr quien tiene el expediente, cuando se le prest, como las guas de salida, la tarjeta anunciadora octagonal, el comprobante de ruta y la tarjeta de sustitucin de archivo de seguimiento para documentos prestados. Este procedimiento se utiliza para el seguimiento de los documentos despus de que han sido creados o recibidos. Los principios de control y retencin suponen que ningn documento que se archiva debe ser olvidado, que cada uno de ellos es muy valioso para el negocio, y que si un documento deja de tener valor para la empresa, debe destruirse. El control de los documentos empieza a un antes de que sean archivados (el sello fechador es un control) y termina cuando son eliminados. Los documentos deben guardarse tan pronto como sea posible despus de que se reciben.

Uno de los principales problemas en el control es evitar la prdida de documento prestados de los archivos. Un buen sistema de cargos de documentos es la mejor solucin. Otro problema en el control de ellos es evitar que se pierdan dentro de las gavetas.
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5.4.1

SISTEMA DE CARGO

Se necesitan apenas 30 segundos para registrar adecuadamente el prstamo de un documento, de no ser as podra ser necesario invertir varias horas para encontrar uno que se prest pero que no fue debidamente registrado. El empleado ejecuta tres tareas en un sistema para registrar la correspondencia: 1. Atiende las solicitudes de documentos archivados. 2. Anota los documentos que salen. 3. Efecta el seguimiento de los documentos prestados. Con el creciente empleo de mquinas copiadoras, las oficinas estn utilizando cada vez ms la tcnica de copiar para controlar mejor los documentos. En vez de prestar el documento original a la persona que lo va a utilizar, se saca una copia, se enva y se archiva nuevamente el original.

5.4.2

SOLICITUD DE DOCUMENTOS

Es conveniente que todas las solicitudes se hagan por escrito en un formulario especial de requisicin de documentos archivados (vase figura 10.1). Los formularios deben proporcionar la siguiente in formacin: 1. 2. 3. 4. 5. Nombre o asuntos del documento. Fecha del mismo. Firma o nombre de la persona que solicita el documento en prstamo. Fecha en que se prest. Fecha en que se debe hacer el seguimiento.

La requisicin debe ser firmada por la persona que solicita el documento. (La firma proporciona una prueba definitiva de quien lo tiene).

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5.4.3

REGISTRO DE SALIDAS DE DOCUMENTOS

Cuando el expediente es extrado de los archivos se puede colocar en el lugar de ste una gua de salida. Cuando se saca un solo documento del expediente, se debe colocar una tarjeta de sustitucin exactamente donde estaba el documento (vase figura 10.2). Estos formularios que registran la salida indican quin tiene el documento y la fecha en que sali de los archivos. Los formularios para registrar documentos prestados sirven para: 1. Mostrar que los documentos se estn utilizando y no han sido mal archivados o perdidos. 2. Permitir el seguimiento de los documentos prestados para asegurar de que sean devueltos. 3. Actuar como marcadores para facilitar su devolucin al sitio exacto.

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Las guas de salida tienen en su pestaa la expresin fuera y estn hechas del cartn o material como las guas para archivar. Se puede conseguir de otro tipo, como: 1. Una gua con un bolsillo en la parte delantera para comprobante de requisicin (vase figura 10.3).

Figura 10.3 Gua de salida con bolsillo para comprobante de requisicin de documento prestado.

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Otro tipo de gua de salida fuera que se emplea para archivo de tarjetas perforadas es la tarjeta anunciadora octagonal (vase figura 10.7) estas tarjetas se deslizan fcilmente en los archivas y permanecen con un bordo expuesto, indicando que se ha sacado una tarjeta.

Figura 10.7 tarjetas hexagonal en varios colores En empresas grandes, algunas veces se solicitan los documentos y luego se envan por turnos a varias personas o departamento. Se perdera mucho tiempo si estos papeles fueran devueltos al departamento de archivos despus de que cada persona hubiera terminado con ellos. Para esto se anexa al documento un formulario que enumera, en orden, todos los individuos que desean consultarlos. A medida que el documento pasa de un individuo a otro, cada uno coloca sus iniciales en el formulario. Con el formulario de salida se conserva una copia de este comprobante de ruta para que se pueda localizar el documento si se necesita.

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Cuando los documentos son devueltos a los archivos se saca la tarjeta de sustitucin y se anula la anotacin de salida. Como la de la figura 10.9 del archivo de seguimiento para prstamos de documentos.

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Aun con un buen sistema para cargar documentos, stos ocasionalmente se pierden. Si una bsqueda organizada de papeles no tiene xito. La informacin original debe ser escrita de memoria o de otras fuentes sobre una hoja de papel de color y guardada en el lugar del documento perdido. Este procedimiento asegurar que nadie perder su tiempo buscando el documento extraviado. Un sistema de cargar correspondencia funciona adecuadamente slo cuando todos siguen el procedimiento adoptado.

INSTRUMENTO DE EVALUACIN Cuestionario 1. Describe el significado de control de la comunicacin escrita. 2. Cules son las tres tareas que se ejecutan en un bue sistema de cargo? 3. Describe el formulario de requisiciones de documentos archivados. 4. Cundo se utiliza la tarjeta de sustitucin? 5. Con qu fin se le debe anexar una copia del comprobante de ruta a un formulario de salida? 5.5 CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS Las gavetas de los archivadores deben utilizarse de manera ptima. Por ello, es necesario saber qu documentos se guardan en cada uno de los sectores que existen: activo, semiactivo e inactivo. En instituciones grandes, como los bancos, es aconsejable la microfilmacin o la microfotografa para eliminar grandes volmenes de correspondencia. Otro proceso importante en archivonoma es la transferencia de documentos al archivo perpetuo y la eliminacin de algunos, con base a las normas establecidas sobre retencin de documentos.

Despus de tomar la decisin sobre el sistema que se establecer es nuestra oficina para cumplir con los propsitos que se persiguen en archivonoma, ser importante determinar cmo se utilizarn las gavetas de archivadores con los que se cuentan.

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Ser conveniente hacerse las siguientes preguntas: 1. Qu tipo de carpeta resulta conveniente para albergar estos documentos? 2. Qu fin cumple? 3. Por qu debe ser conservado? Necesidades operativas? Exigencias legales? Necesidades financieras o fiscales? Exigencias histricas? En el caso de los documentos no sean necesarios por al menos una de las necesidades indicadas, pueden ser eliminados. No es conveniente la conservacin de documentos por razones mal definidas, como:

Posibles eventualidades Nunca se sabe lo que pueda ocurrir

4. Con que frecuencia se consulta? 5. Qu ocurrir en el caso de no disponer de ellos? 6. Podra obtenerse la misma informacin de otra forma? 7. Cunto tiempo se debe conservarlos? Es necesario tener presente que el responsable de un documento es el rea de origen del mismo o el rea que recibe el original, pero no quien tiene la copia. 5.5.1 NIVELES DE ARCHIVO: ACTIVO, SEMIACTIVO, Y MUERTO Un archivo que debe hacer frente a sus funciones institucionales de modo apropiado debe estar repartido en varios niveles, dependiendo del grado de actualidad de los documentos que lo componen. Queda por ver cules y cuntos deben ser estos niveles.

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La mayor parte de las empresas se han venido orientando hasta ahora hacia una solucin mnima que prev la distribucin del archivo en dos sectores bien diferenciados:

1. Un sector llamado activo, que comprende todos los documentos cuya frecuencia de consulta es, por trmino medio, bastante alta. Este primer sector del archivo es a nivel del puesto de trabajo, en el que se conservan los documentos y las cartas que acaban de entrar a la empresa y que requieren el inicio o la continuacin de actuaciones particulares y urgentes. ste es el archivo activo. 2. El segundo sector vinculado al nivel de las direcciones operativas y tiene todos los documentos que los archivos descargan en l, apenas han terminado todas las operaciones que stos exigen. Su dominacin es la de archivo semiactivo y recoge todos los papeles que han perdido casi todo valor operativo para pasar a tener uno puramente documental. La fisonoma de este importante servicio de la empresa es as ms funcional, viniendo a satisfacer una de las necesidades ms importantes en la empresa moderna: una oportuna disponibilidad de informacin. 3. Un sector ms es el llamado inactivo, el cual se caracteriza por una frecuencia de consulta medianamente baja. En l se conservan todos los documentos que tienen un valor permanentemente documental hasta que llega el momento de proceder a su destruccin. Tambin se le conoce como archivo Muerto.

5.5.1.1 ARCHIVO ACTIVO La mayora de los documentos que influyen a un archivo procede del correo. La entrada de la correspondencia es controlada por las asistentes ejecutivas y las secretarias de las distintas oficinas, que se encargan de distribuirlas entre las secciones interesadas, segn las normas recibidas de la Direccin. A fin de ganar tiempo ser conveniente que los encargados de este trabajo efecten una clasificacin previa de la correspondencia, para lo cual se separan las cartas que se refieren a problemas importantes o urgentes de las que tienen un inters puramente informativo y documental.

Pueden establecerse estos cuatro grupos de cartas: 1. De gestin

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2. De informacin 3. De documentacin 4. Personal y confidencial. En la figura 11.1 y 11.2 se ilustran lo que hemos comentado sobre la organizacin de sectores y los documentos de archivo activo.

5.5.1.2 ARCHIVO SEMIACTIVO Al archivo semiactivo se le ha consignado el papel de archivo a nivel de los puestos de direccin (administrativa, comercial, etc.). En cada empresa puede haber tantos archivos de este tipo como direcciones existan. De cada uno de estos archivos responde, en un sentido amplio, la direccin de que depende, y en un sentido estricto, la persona encargada del archivo semiactivo.

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Las tareas principales encomendadas a los responsables de la conservacin y el manejo de los archivos semiactivos deben ser las siguientes:

1. Cuidar de la perfecta conservacin de los documentos. 2. Procurar que los ficheros o catlogos auxiliares estn actualizados. 3. Despachar con rapidez las consultas y vigilar el correcto cumplimiento de todas las formalidades requeridas. 4. Aligerar el archivo mediante el envo al nivel inactivo de los documentos que han perdido actualidad. 5. Controlar y coordinar el movimiento de documentacin entre el archivo semiactivo y los eventuales peticionarios. El archivo semiactivo contiene documentos de muy diversa ndole, cada uno de los cuales exige una clasificacin distinta. Dado que este sector del archivador suele contener un volumen notable de documentos, es importante respetar los criterios de ordenacin que se han estudiado en cada uno de los sistemas bsicos que existen en la archivonoma. (Vase figura 11.3)

5.5.1.3

ARCHIVO INACTIVO O ARCHIVO MUERTO

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El archivo inactivo representa el penltimo eslabn de la cadena constituida por los diversos niveles de conservacin de documentos, por lo que debe demostrar la eficacia de todo el sistema. El archivo inactivo se nutre de: 1. El archivo activo que le enva directamente de aquellos documentos que no estima sea necesario hacer pasar al archivo semiactivo. 2. El archivo semiactivo, que le enva la mayor parte de la documentacin, segn las normas en vigor dentro de una empresa.

El archivo inactivo funcionar del siguiente modo: a) En la fecha sealada, el responsable del archivo semiactivo extraer de las carpetas los documentos y las cartas que han caducado y no ofrecen utilidad inmediata. El ahorro de espacio que as se consigue permitir conservar por ms largo plazo la documentacin ms importante. b) Los envos de documentacin al archivo inactivo se regularn de tal modo que no se originen obstrucciones, distribuyendo gradualmente las tareas en este servicio.

c) Para facilitar la rpida extraccin de los documentos que ya no ofrece ms inters que el puramente histrico, es aconsejable marcarlos antes con seales, caballetes, smbolos convencionales y otros medios considerados idneos. Estas reglas permiten al responsable seguir da a da la marcha del archivo semiactivo y evitan tener que revisar el archivo completo en el momento de realizar la depuracin. El elevado volumen de algunos archivos inactivos hace aconsejable su microfilmacin, para lo que se requiere maquinaria especial, como la filmadora de microfichas.

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5.5.2. TRANSFERENCIAS Y ELIMINACIN DE DOCUMENTOS Para determinar el valor de sus documentos muchas empresas los analizan y clasifican de acuerdo con las leyes existentes, de la siguiente manera: 1. DOCUMENTOS VITALES. Incluyen documentos legales de incorporacin, escrituras, contratos importantes, planos de propiedad, informes para los accionistas, actas de reuniones de la junta Directiva y plizas de seguro. Estos documentos nunca deber ser destruidos porque son esenciales para la existencia misma de la empresa y son irremplazables. 2. DOCUMENTOS IMPORTANTES. Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registros de ventas, cotizaciones, estados financieros. Estos documentos pueden ser trasladados al nivel inactivo por un periodo determinado y despus se pueden transferir al archivo muerto y se colocan en empaques especiales que los conservan en buenas condiciones. 3. DOCUMENTOS TILES. Incluyen correspondencia general, memoranda y estados de cuentas bancarias. A menudo se destruyen hasta un ao despus de la fecha en que fueron recibidos. 4. DOCUMENTOS NO ESENCIALES. Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios y acuses de recibo. Los documentos de esta categora nunca se deben archivar con otros ms importantes.

Una vez que se ha determinado el valor de los documentos, es necesarios decidir la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retencin. Los factores que influyen sobre sta decisin son: las leyes existentes al respecto, la naturaleza del negocio, el tipo de documentos que se manejan y la informacin que se deriva de ellos.

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5.5.3 MTODOS DE ELIMINACIN Algunos documentos se distribuyen introducindolos en una mquina especialmente diseada para ste fin, la cual los corta en tiras delgadas. Otros mtodos que se utilizan son quemarlos o venderlos como desperdicios. La naturaleza confidencial y la cantidad de los papeles determinarn generalmente la forma en que deben eliminarse.

INSTRUMENTOS DE EVALUACIN CUESTIONARIO 1. Menciona tres de las preguntas que debe hacerse la persona que organiza un archivo para determinar en qu gaveta debe ubicar la correspondencia. 2. Cules son los documentos que se sugiere sean ordenados en el sector llamado activo? 3. Qu documentos se descargan en el sector semiactivo? 4. En el nivel inactivo Qu documentos se conservan? 5. Qu aconseja hacerles a los documentos del sector inactivo para cuando se realice la transferencia perpetua? 6. Cules son las cuatro clasificaciones de los documentos de acuerdo a su valor? 7. Qu actividades se pueden ejecutar con anterioridad para facilitar la transferencia

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5.5.3 RECOMENDACIONES FINALES El gran volumen de papeles que se manejan en la oficina moderna exige que los procedimientos de archivo contribuyan eficazmente a que se pueda obtener la informacin que se desea con facilidad y rapidez.6 Las siguientes sugerencias pueden ser de utilidad para quienes deseen hacer un buen trabajo de archivo: 1. Las carpetas no se deben sobrecargar de documentos. Para evitar que se deformen, en cada carpeta no deben guardarse ms de 100 papeles; cuando se sobrepase esta cantidad se debe abrir otra carpeta con el mismo nombre o nmero. 2. El material se debe mantener ordenado y bien colocado dentro de las carpetas para evitar que los papeles sobresalgan del borde de aquellas y se deterioren. 3. No se debe utilizar ganchos ni alfileres para sujetar los papeles. 4. Para retirar una carpeta del archivador, se la debe asir por la zona media, nunca por la pestaa. Igual tratamiento se debe dar a las guas. As se evita el deterioro de las carpetas y se mantienen legibles los rtulos de las pestaas. 5. Los papeles rotos deben remendarse con cinta engomada transparente antes de guardarlos en las carpetas; los arrugados deben aplancharse; y los bordes rasgados se deben emparejar con tijeras. 6. Dentro de las carpetas, todos los papeles deben colocarse descansando sobre el filo izquierdo, con el membrete hacia la izquierda. 7. Dentro de la gaveta, debe haber una gua por cada seis u ocho carpetas de manera que en total haya unas veinte. 8. Para colocar o remover papeles de una carpeta, sta se debe sacar completamente de la gaveta. As se evita colocar papeles entre carpetas y no dentro de ellas. 9. Dentro de la gaveta, se debe dejar desocupado un espacio de cuatro a cinco pulgadas para manipular cmodamente las carpetas. 10. Debe haber una carpeta miscelnea para cada subdivisin alfabtica. 11. En la carpeta miscelnea no debe haber ms de cinco documentos de un mismo corresponsal. Cuando haya seis documentos, se debe abrir una carpeta individual.

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12. Dentro de las carpetas individuales los documentos deben archivarse cronolgicamente. Dentro de las carpetas miscelneas, los documentos para cada corresponsal se ordenan primero alfabticamente y despus cronolgicamente. 13. Las carpetas individuales deben tener rtulos mecanografiados ntidamente. 14. En los archivadores, las dos gavetas superiores se utilizan para ls corresponsales activos y las dos inferiores para los documentos recin transferidos. 15. Se deben transferir los archivos inactivos a intervalos regulares y de acuerdo con el calendario. Esto se hace, usualmente, al inicio del ao calendario o del ao fiscal, y los preparativos se comienzan un mes antes. 16. Al establecer un sistema de archivos se escoge el que ayude a encontrar los documentos rpida y fcilmente. 17. Si se tiene que trabajar en un archivo ya organizado, no se debe comenzar haciendo innovaciones. Primero se estudia la empresa y se procede despus a hacer los cambios que se justifiquen. 18. Se deben archivar diariamente los documentos del da. 19. Para agilizar la labor, el trabajo se dividir siempre de la misma manera, y se seala un periodo diario para archivar respetando el tiempo que se haya destinado. 20. Para el buen funcionamiento de los archivos es conveniente que se redacte un reglamento y que se divulgue entre los usuarios, incluyendo a los jefes de departamentos. En el reglamento se debe establecer que slo los encargados del archivo pueden guardar documentos en los mismos.

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BIBLIOGRAFIA
www.eduteka.org.mx http://www.ica.org http://www.nara.gov/era http://www.arma.org http://www.lc.org http://europa.eu.int/ISPO/dlm

Archivonoma, 2da. Edicin editorial Mc Graw Hill interamericana editores SA de CV. Alma Smano castillo. Ao 2001. Curso prctico de Correspondencia Editorial Ediciones ECA S.A de C.V Andrs E. Mjica. Ao 2000

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