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Continuación solicitud de información oficio NUR 20212180016843

AUDITORÍA REGULAR VIRTUAL A LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE IBAGUE


VIGENCIA 2020

ANEXO 01 - SOLICITUD DE INFORMACIÓN.

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

PROCESO CONTABILIDAD Y TESORERÍA


Ingresar la siguiente información en el aplicativo SIA Observa:
1. Balance de prueba al máximo nivel de detalle, por tercero a diciembre 31 de 2020, en
formato Excel y en PDF.
2. Libro Mayor y balances, vigencia fiscal 2020 al máximo nivel de desagregación en
formato Excel y en PDF.
3. Libros auxiliares contables al máximo nivel de detalle de los grupos de cuentas; 1.
Activos, 2. Pasivos, 3. Patrimonio, 4. Ingresos, 5. Gastos, 8. Cuentas de Orden
Deudoras y 9. Cuentas de Orden Acreedoras, en formato Excel y en PDF.
4. Certificado de Situación de tesorería a diciembre 31 de 2020.
5. Conciliaciones bancarias mensuales con sus debidos soportes (libro auxiliar de
bancos, de caja menor y extractos bancarios de enero a noviembre de 2020) en un
solo archivo formato Excel y en PDF.
6. Conciliación a 31 de diciembre del estado de las incapacidades de los funcionarios.
7. Relación de recobro de incapacidades durante 2020, con los respectivos
comprobantes de ingreso. (Tabla Excel anexa).
8. Comprobante de ingreso al almacén de las nuevas adquisiciones realizadas en la
vigencia 2020 y distribución de los mismos.
9. Inventario de bienes desagregado por cuentas contables a diciembre 31 de 2020, en
formato Excel; detallando placa, descripción del bien, cantidad, valor unitario, estado
del bien y si se encuentra en uso
10. Comprobantes de egreso por pago de seguros y soporte de actualización de inclusión
y exclusión de elementos de las pólizas.
11. Comprobantes de egreso de cuentas por pagar vigencias 2019 y 2020 en un solo
archivo.
12. Declaraciones de retención en la fuente presentadas y pagadas en la vigencia 2020
con sus soportes en un solo archivo.
12. Reportes y/o auxiliar contable de la Depreciación mensual de cada una las cuentas de
Propiedades, Planta y Equipo al máximo nivel de desagregación, en la vigencia 2020
(Excel y PDF).
13. Reportes y/o auxiliar contable de la Amortización mensual de los Activos Intangibles, al
máximo nivel de desagregación, en la vigencia 2020 (Excel y PDF).
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14. Relación detallada Pasivos Contingentes Cuenta 9120 y contrapartida 9905 (Excel y
PDF).
15. Reportes de la Oficina Jurídica y conciliación al cierre de la vigencia 2020 de los
litigios y demandas en contra de la Entidad.
16. Certificar la existencia o no de contratos de comodato.
17. Auxiliar contable detallado por terceros de las subcuentas 510702 Cesantías, 510803
Capacitación, bienestar social y estímulos. 511119 Viáticos y Gastos de Viaje, 511125
Seguros Generales y 511179 Honorarios, en formato Excel y PDF.
18. Soportes de conciliación de saldos entre contabilidad, tesorería y presupuesto.
19. Actas de Comité de Sostenibilidad Contable, vigencia 2020.
20. Copias informes de auditoría interna realizados al proceso contable, tesorería,
arqueos caja menor, almacén y presupuesto, efectuadas por la oficina de control
interno en la vigencia 2020.
21. Diligenciar el cuadro de gastos por concepto de caja menor, gastos de capacitación,
incapacidades, viáticos y gastos de viaje (adjuntar resoluciones de desplazamiento de
los meses de Junio y Diciembre debidamente escaneados y legibles en un solo
archivo) discriminando el nivel del cargo (diligenciar tabla Excel anexa).
22. Acto administrativo mediante el cual se fijaron los viáticos y los gastos de viaje para la
vigencia 2020.
PROCESO PRESUPUESTAL
23. Ingresar la siguiente información en el aplicativo SIA Observa:
24. Relación de disponibilidades presupuestales, compromisos obligaciones y pagos
generados en la vigencia 2020. (archivo extraído del sistema en excel y PDF)
25. Comprobantes de los ingresos presupuestales de la vigencia 2020.
26. Oficio de presentación del anteproyecto de presupuesto remitido a la Secretaria de
Hacienda del Municipio
27. Acuerdo de aprobación presupuesto vigencia 2020 y Decreto de liquidación
28. Acto Administrativo del cierre presupuestal.
29. Diligenciar tabla de excel con información sobre cuentas por pagar vigencia 2019
canceladas en la vigencia 2020.
30. Diligenciar tabla de excel con información sobre cuentas por pagar vigencia 2020
canceladas en la vigencia 2021.
31. Comprobante de devolución a la Secretaria de Hacienda del Municipio de los recursos
no ejecutados.
32. Soportes cadena presupuestal y de pagos (CDP, RP, Obligación, Orden de Pago,
Comprobante de Egreso y de giro, factura, soportes del contratista para pago, Acta
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interventor y/o certificados asistencia) de los pagos realizados por los siguientes
Rubros Presupuestales:

 Rubro utilizado por la Entidad 20310050100702 - Compra de equipos


 Rubro utilizado por la Entidad 20310060100712 - Capacitación
 Rubro 20310060100713 – Bienestar Social
 Rubro 20310060100704 – Viáticos y gastos de viaje

PROCESO CONTRATACIÓN

Ingresar la siguiente información en el aplicativo SIA Observa:


1. Adjuntar Plan Anual de Adquisiciones y sus modificaciones (si se realizaron).
2. Acta de aprobación y de modificación del PAA 2020
3. Certificar el valor de la contratación discriminando modalidad, rubro presupuestal
afectado y tipología e indicar cuales recursos fueron liberados con sus respectivos
valores y rubros presupuestales.
4. Adjuntar Plan de Bienestar y de incentivos adoptado por la CMI para la vigencia
2020.
5. Allegar los documentos de los siguientes contratos que se enlistan en el cuadro
inserto a continuación:

Nro. Con- Tipo de


Objeto Valor Documentos
trato Contrato
Prestación de servicios
de profesional en dere-
cho, para apoyar la di-
Apoyo a la Carpeta expediente contractual
009-2020 rección técnica de res- $19,311,670.00
Gestión
ponsabilidad fiscal de la
Contraloría municipal de
Ibagué.
Prestación de servicios
de profesional en dere-
cho, para apoyar la di-
Apoyo a la Carpeta expediente contractual
013-2020 rección técnica de res- $19,311,670.00
Gestión
ponsabilidad fiscal de la
Contraloría municipal de
Ibagué.
Prestación de servicios
de un profesional en
Apoyo a la derecho para apoyar la Carpeta expediente contractual
014-2020 $19,311,670.00
Gestión oficina asesora jurídica
de la Contraloría munici-
pal de Ibagué
Prestación de servicios
de un profesional en
Apoyo a la derecho para apoyar la Carpeta expediente contractual
018-2020 $17,556,060.00
Gestión oficina asesora jurídica
de la Contraloría munici-
pal de Ibagué
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Nro. Con- Tipo de


Objeto Valor Documentos
trato Contrato
Prestación de servicios
de un profesional en
contaduría, para brindar Carpeta expediente contrac-
Apoyo a la
024-2020 apoyo a la dirección $9.655.835.00
Gestión tual
técnica de control fiscal
integral en el proceso
gestión de auditorías.

Prestación de servicios
de un profesional en
contaduría, para brindar
Apoyo a la Carpeta expediente contractual
026-2020 apoyo a la dirección $10.972.535.00
Gestión
técnica de control fiscal
integral en el proceso
gestión de auditorías.

Prestar los servicios


profesionales para desa-
rrollar un proceso de
formación y capacitación
a servidores públicos y
personal de apoyo ads- Hoja de vida contratista con
Apoyo a la crito a la administración sus respectivos anexos, infor-
087-2020 $17.850.000.00
Gestión municipal central descen- me de ejecución contractual y
tralizada sujetos de con- de supervisión.
trol consistente en la
responsabilidad del ser-
vidor público derivada del
ejercicio de la función
pública.
Adquisición de la licencia
a perpetuidad de uso y
puesta en funcionamien-
to de un software de
gestión documental inte-
grado para unidad de
correspondencia ventani- Informe de supervisión, informe
073-2020 Compraventa lla única comunicaciones $16.500.000.00 de ejecución contractual- factu-
internas y externas sis- ra o cuenta de cobro.
tema pqrsd cuadro de
clasificación documental
y tablas de retención e
inventarios documentales
para archivo de gestión,
central e histórico.
Fuente: SIA OBSERVA vigencia 2020 - Elaboración propia.
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PROCESOS MISIONALES

PROCESO PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Ingresar la siguiente información en el aplicativo SIA Observa:


Se presentan las siguientes inquietudes:

 Como podría la Contraloría ejecutar el convenio con la Universidad de


Ibagué en los campos de la Psicología y el Consultorio Jurídico, sin que
presuntamente estas disciplinas sean afines con el control fiscal y el
cumplimiento de la misionalidad del Organismo de Control?
 Al igual que con la Universidad de Ibagué, no hay claridad cómo se van a
desarrollar las cátedras de servicio social o consultorio jurídico a través del
convenio firmado con la Universidad del Tolima
 Con respecto al convenio firmado con la Red de Mujeres de Ibagué, pese a
que se menciona el artículo 121 de la Ley 1474 de 2011, no se detalla cómo
van a ser capacitadas a través de la academia, las mujeres que componen
la Red, fortaleciendo sus competencias.

“Las Contralorías Territoriales realizarán alianzas estratégicas con la academia y


otras organizaciones de estudios e investigación social para la conformación de
equipos especializados de veedores ciudadanos, con el propósito de ejercer con
fines preventivos el control fiscal social a la formulación y presupuestación de las
políticas públicas y los recursos del erario comprometidos en su ejecución.”

En cuanto al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, facilitar:


 El documento PMAR - Política y metodología para la administración del
riesgo y los tres documentos de seguimiento que debió realizar el Asesor
de Control Interno.
 El Plan Anticorrupción en el que se mencionan 56 riesgos. El reportado en
la cuenta se presenta de manera cortada, no permitiendo visualizarlo
completamente.

Con relación a los requerimientos ciudadanos, se solicita facilitar la documentación


correspondiente a los siguientes:

Fecha en que se
No. identificación de
recibió la petición en la Tipo de petición Entidad afectada cuestionada o requerida
la petición
entidad
Solicitud de acceso a
DP-016 02/04/2020 CONTRALORIA MUNICIPAL DE IBAGUE
información pública
D-005 31/01/2020 Denuncia SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL
D-018 21/07/2020 Denuncia SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

D-020 29/07/2020 Denuncia SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL


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Fecha en que se
No. identificación de
recibió la petición en la Tipo de petición Entidad afectada cuestionada o requerida
la petición
entidad

D-021 31/07/2020 Denuncia SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

D-022 11/08/2020 Denuncia SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

D-024 26/08/2020 Denuncia SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

D-026 15/09/2020 Denuncia SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

D-028 22/09/2020 Denuncia SECRETARIA DE TRANSITO Y DE LA MOVILIDAD

D-029 22/09/2020 Denuncia SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

D-036 20/12/2020 Denuncia SECRETARIA DE SALUD MUNICIPAL DE IBAGUE

D-037 22/12/2020 Denuncia IMDRI

D-038 29/12/2020 Denuncia IMDRI

PROCESO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA

Ingresar la siguiente información en el aplicativo SIA Observa:

Facilitar la siguiente documentación de los procesos auditores relacionados a


continuación: Memorando de asignación, Plan de trabajo y programas de
auditoria, Informes preliminar y final, Controversia y análisis de la misma, actas de
mesa de trabajo en las cuales quedó consignada la validación de hallazgos, oficios
o correos de remisión de los informes y oficios de traslado de hallazgos.

Fecha inicio audi-


Nombre Sujeto Modalidad Origen
toría

ADMINISTRACION CEN-
Otra Denuncias 21/09/2020
TRAL
GESTORA Otra Denuncias 12/02/2020
Auditoría Integral/
IMDRI Plan de Auditoría 17/02/2020
Regular
Auditoría Integral/
IBAL Plan de Auditoría 17/02/2020
Regular
ADMINISTRACION CEN- Auditoría Integral/
Plan de Auditoría 17/02/2020
TRAL Regular

Talento Humano

 Acuerdo Municipal de autorización de la planta de personal.


 Planta actual, con nombre, cargo, perfil profesional y ubicación.
 Certificación de salarios de los funcionarios
 Plan de Capacitación Institucional – PIC, presupuesto asignado y la respectiva
ejecución e inversión realizada; funcionarios beneficiados, lista de asistencia.
 Plan de Capacitación para Sujetos de control y puntos de control, presupuesto
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asignado, presupuesto ejecutado y listas de participantes.


 A la certificación de salud ocupacional, hoy Plan de Seguridad y Salud en el
Trabajo, adicionar los gastos realizados por cada ítem, funcionarios
beneficiados.
 Actividades de bienestar efectuadas, con valor por cada ítem y número de
funcionarios beneficiados.
 Plan de Incentivos institucionales, valor presupuestado y ejecutado por ítem,
funcionarios beneficiados.
 Nóminas de los meses de junio y diciembre con los respectivos comprobantes
de egreso y de pagos.
 Acto administrativo que acogió la escala de viáticos y gastos de viaje para la
vigencia 2020.
 5 actos administrativos de reconocimiento y pago de viáticos de la vigencia.
 Pago de aportes parafiscales mes de junio y pago de prestaciones sociales
canceladas también en el mes junio de 2020.
 Facilitar copia de los Actos administrativos, si los hubo, mediante los cuales el
Sr. Contralor suspendió funcionarios, bajo medida cautelar.
 En relación con la vinculación y desvinculación de personal, facilitar las copias
de la evaluación médica ocupacional de ingreso y egreso.
 Incapacidades médicas de la vigencia y respectivo recobro.
PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL

Ingresar la siguiente información en el aplicativo SIA Observa:


Muestra proceso de Responsabilidad fiscal- vigencia 2020
Fecha Auto Estado del Proceso
de Apertura al final del periodo
No. del e Valor presunto
proceso Imputación detrimento
Indagación Preliminar
045-2019 24/09/2019 1.035.556.260 Con decisión

052-2019 15/11/2019 44.402.077 Con decisión

012-2020 3/11/2020 4.634.166.953 En trámite

007-2020 3/11/2020 2.153.823.127 En trámite

006-2020 3/11/2020 1.248.545.000 En trámite


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Fecha Auto Estado del Proceso


de Apertura al final del periodo
No. del e Valor presunto
proceso Imputación detrimento

050-2019 13/11/2019 37.132.880 Con decisión

053-2019 15/11/2019 628.875.918 Con decisión

Total 9.782.502.215
Proceso de responsabilidad fiscal ordinario
080-2020 15/12/2020 578.000.000 En trámite con auto
de apertura y antes
de imputación
069-2020 14/12/2020 461.135.934 En trámite con auto
de apertura y antes
de imputación
En trámite con auto
049-2020 11/12/2020 317.597.328 de apertura y antes
de imputación
Archivo ejecutoriado
018-2016 30/06/2016 6.001.081.389 por no mérito durante
la vigencia
En trámite con auto
005-2016 28/04/2016 546.331.594 de apertura y antes
de imputación
043-2016 4/04/2017 23.083.000 Fallo con
responsabilidad
ejecutoriado durante
la vigencia

023-2015 6/10/2015 12.492.500 Fallo con


responsabilidad
ejecutoriado durante
la vigencia

En trámite con auto


de apertura y antes
de imputación En
trámite con auto de
077-2016 30/12/2016 116.897.376 apertura y antes de
imputación
En trámite con auto
de apertura y antes
de imputación En
trámite con auto de
074-2016 20/12/2016 5.535.610.536 apertura y antes de
imputación
En trámite con auto
de apertura y antes
de imputación En
063-2016 24/11/2016 32.500.000 trámite con auto de
apertura y antes de
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Fecha Auto Estado del Proceso


de Apertura al final del periodo
No. del e Valor presunto
proceso Imputación detrimento
imputación
En trámite con auto
001-2017 16/01/2017 260.250.000 de apertura y antes
de imputación
En trámite con auto
037-2016 14/03/2017 64.157.831 de apertura y antes
de imputación
En trámite con auto
011-2017 12/09/2017 91.000.200 de apertura y antes
de imputación
En trámite con auto
004-2017 17/07/2017 250.000.000 de apertura y antes
de imputación
En trámite con auto
003-2017 18/07/2017 227.835.382 de apertura y antes
de imputación
En trámite con auto
034-2017 10/10/2017 64.133.397 de apertura y antes
de imputación
En trámite con auto
007-2017 17/08/2017 2.104.315.550 de apertura y antes
de imputación
En trámite con auto
de apertura y antes
073-2017 12/10/2017 107.000.000 de imputación
En trámite con auto
de apertura y antes
061-2017 8/08/2017 242.387.426 de imputación
En trámite con auto
de apertura y antes
078-2017 14/11/2017 250.000.000 de imputación
En trámite con auto
de apertura y antes
087-2017 21/11/2017 85.500.000 de imputación
En trámite con auto
de apertura y antes
091-2017 27/11/2017 77.920.430 de imputación
En trámite con auto
de apertura y antes
072-2017 12/10/2017 160.000.000 de imputación
En trámite con auto
de apertura y antes
062-2017 11/08/2017 100.000.000 de imputación
TOTAL 17.709.229.873

Proceso de Responsabilidad fiscal verbal


23/04/201 En audiencia de
descargos
007-2019 9 7.210.000
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Fecha Auto Estado del Proceso


de Apertura al final del periodo
No. del e Valor presunto
proceso Imputación detrimento
Fallo con
responsabilidad
009-2018 ejecutoriado durante
19/04/2018 2.823.000 la vigencia
Fallo con
responsabilidad
045-2018 ejecutoriado durante
1/04/2019 3.220.000 la vigencia
015-2018 21/05/2018 22.540.000 En audiencia de
decisión
35.793.000
TOTAL
Fuente FormatoF17-Sirel-2020

1.- Los procesos reportados en trámite subir el cuaderno de medidas cautelares y


no subir las piezas procesales, informar mediante certificación la fecha en que se
agotó la etapa de imputación o archivo, la última actuación y la fecha de la última
actuación.

2.- Informar en la vigencia 2020 cuantos hallazgos fueron trasladados al proceso


auditor y el estado actual.

3.-Aportar el Manual de Procedimiento

4.- Aportar el Avance del Plan de Mejoramiento

5.- Aportar la Resolución de suspensión de términos relacionada por COVID -19

PROCESO JURISDICCIÓN COACTIVA

Ingresar la siguiente información en el aplicativo SIA Observa:

Fecha en que Estado del Proceso al


avoca Valor del Título final del periodo
No. del proceso conocimiento ejecutivo
OAJ-JC-001 DE 2020 16/01/2020 15.062.553 En trámite en cobro
persuasivo
OAJ-JC-014 DE 2019 16/10/2019 18.849.247 En trámite en cobro
persuasivo
OAJ-JC-006 DE 2010 21/10/2010 337.758.497 En trámite de inscripción
de medidas cautelares
OAJ-JC-003 DE 2018 8/02/2018 359.001.619 En trámite de inscripción
de medidas cautelares
OAJ-JC-005 DE 2013 6/05/2013 663.176.331 En trámite de inscripción
de medidas cautelares
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Fecha en que Estado del Proceso al


avoca Valor del Título final del periodo
No. del proceso conocimiento ejecutivo
TOTAL 1.393.848.247

Fuente FormatoF18-Sirel-2020

CONTROVERSIA JUDICALES

Ingresar la siguiente información en el aplicativo SIA Observa:

Muestra Controversia Judiciales vigencia 2020

Fecha de Estado del Proceso al


admisión de la Valor de las final del periodo
No. del proceso demanda pretensiones
73001333300620150003 3/03/2015 69.145.663 Presentación del recurso
900 de apelación
73001333300420180032 9/12/2015 28.652.658 Presentación del recurso
201 de apelación
73001333300820170011 8/06/2017 4.560.000 En etapa probatoria de
501 segunda instancia

TOTAL 102.358.321
Fuente FormatoF23-Sirel-2020

1.- Aportar el procedimiento del Comité de Conciliación para adelantar las Acciones de Repetición
y las actas realizadas en la vigencia 2020 de los procesos de la muestra.

2. Mediante Certificación informar la fecha en que solicitaron a financiera la provisión de los fallos
en contra de la entidad.

PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

Ingresar la siguiente información en el aplicativo SIA Observa:

1. Certificar indicando fecha desde y hasta cuando hubo suspensión de términos


para tramitar los procesos administrativos sancionatorios fiscales por ocasión de la
declaratoria de emergencia sanitaria en el País por Covid- 19.

2. Adjuntar actos administrativos (Resoluciones) emitidas por la entidad a través


de la cual dispone suspensión de términos, prorrogas y reanudan términos
respecto del trámite de los PAS.

3.- Certificar si se encuentra en la página web de la entidad el enlace para la


publicación del Informe del Registro de Sanciones Administrativas Sancionatorias
Fiscales y anexar evidencia.
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4.- Remitir copia de los siguientes expedientes:

Muestra Procesos Administrativos Sancionatorios

No. No. Fecha de auto de Estado del Actuaciones


Expediente apertura / apertura y Proceso procesales requeridas
formulación de
cargos
1 PAS No. 08/09/2020 En trámite con
OAJ-AS-004 resolución de
DE 2020 apertura y pliego
cargos

2 PAS No. 26/02/2020 En trámite con


OAJ-AS-001 resolución de
apertura y pliego Copia (scanner) de
DE 2020
cargos cada uno de los
expedientes
3 PAS No. 22/07/2019 Terminado con aperturados como PAS
OAJ-AS-013 decisión de
DE 2019 archivo - sin
responsabilidad

4 PAS No 30/05/2019 Terminado con


OAJ-AS-004 decisión de
DE 2019 archivo - sin
responsabilidad

Fuente: Elaboración propia.

Atentamente,

JUAN MANUEL MUÑOZ TORRES


Gerente Seccional VI (E)

Nombre y Apellido Firma Fecha


Proyectado por: Yuli Goreth Peralta Rodríguez
Revisado por: Juan Manuel Muñoz Torres
Aprobado por: Juan Manuel Muñoz Torres
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales
vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma.

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