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RESERVA DE CUPOS EN AVION DE PASAJEROS

PROCEDIMIENTO DE RESERVAS DE CUPO – LOTE 88 - MALVINAS

1. OBJETIVO

Establecer las pautas básicas a seguir en el requerimiento de cupos de pasajeros de la

empresa, contratistas y terceros en los aviones que se trasladan desde Lima a Malvinas
y viceversa.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para todo el personal que va a ingresar a laborar en Malvinas.

2.1 PAUTAS GENERALES

 El requerimiento de transporte por avión desde Lima a Malvinas y viceversa se

deberá solicitar a través del formulario “Solicitud de cupos aéreos” al correo
Malvres01@pluspetrol.net, con 48 horas de anticipación, de lunes a viernes (la
reserva para el día lunes deberán hacerlas el viernes anterior hasta las 10:00 AM)
Tener en cuenta que los días sábados y domingos no trabajan en Lima.
 Los datos obligatorios a consignarse en el formulario son: Apellidos y Nombres, N°
de DNI, nacionalidad, compañía, lote, cuenta contable a donde se cargará el gasto
de transporte (centro de costo, cuenta, sub-cuenta y sub-libro; separados por punto),
nombre del solicitante. No se procesarán los cupos de pasajes que no cuenten con
los datos obligatorios requeridos.
 En caso de cancelación del vuelo por causas de fuerza mayor, las reservas se
correrán al vuelo siguiente o día siguiente, según corresponda.
 Los cupos para el personal contratista, una vez confirmada la reserva, mediante la
lista preliminar o por correo electrónico, no puede ser cancelada por el solicitante. Si
no es utilizada, PLUSPETROL dispondrá el cobro correspondiente. El responsable
de la plaza podrá, previa aprobación del Supervisor de Transporte de Malvinas,
cambiar el usuario de la reserva, hasta tanto no se hubiera cerrado el manifiesto de
pasajeros (cierre a las 24:00 horas del día anterior a la fecha prevista para el vuelo)
 No esta permitido y no se aceptarán reservas por teléfono. En todos los casos
deberá existir el formulario respectivo, vía e-mail.
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RESERVA DE CUPOS EN AVION DE PASAJEROS

 El registro contable de los gastos por servicios de transporte aéreo se efectuarán a

la cuenta del gasto operativo 421GC.6744.01.PGMAV001 “Transporte Aéreo
Pasajeros - Avión”, para el Lote 88. Cuando el gasto por este concepto se derive
para un proyecto (AFE), deberá considerar la cuenta de transportes del AFE
correspondiente.

4.2 PROCEDIMIENTOS
4.2.1 CUPOS PARA PERSONAL PROPIO

 Los empleados de PLUSPETROL que requieran el transporte por avión desde Lima
a Malvinas y viceversa deberán canalizar su pedido a través del Schedule enviado a
las asistentas sociales, los empleados de Construcciones deberán canalizar su
reserva a través de los asistentes administrativos.

 Sólo para el personal de PLUSPETROL que labora en Operaciones, Drilling y

Constucciones y de acuerdo a lo establecido en el Anexo I que se encuentra adjunto
a este procedimiento, cada trabajador es responsable de verificar la víspera de su
ingreso al campo, a través de su Jefatura, relevo, o en las listas publicadas en el
comedor, oficina de entrega de Boarding pass, aeropuerto y cualquier otro lugar que
la oficina de transportes campo designe, la fecha y hora en que deberán
presentarse en el Aeropuerto "Jorge Chávez" de Lima y su registro en counter, con
la finalidad de optimizar su ingreso/salida al campo sin inconvenientes.

 Adicionalmente, para obtener el cupo deberán contar con lo siguiente:

- Pase médico completo debidamente autorizado por el médico de
PLUSPETROL, donde deben constar las vacunas de: Hepatitis B, fiebre
amarilla, tétanos e influenza
- Ropa de trabajo – Equipos de protección personal (de acuerdo a las labores
a realizar).

4.2.2 CUPOS PARA PERSONAL CONTRATISTA Y TERCEROS

 Antes de iniciar la solicitud de cupos aéreos para su personal, los contratistas

deberán alcanzar obligatoriamente al sector de Finanzas – Compliance (encargado,
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RESERVA DE CUPOS EN AVION DE PASAJEROS

Armando Rebaza, teléfono 411-7100 anexo 7341 o al e-mail:

registroingresoacampo@pluspetrol.net) los documentos siguientes:

- Seguros (Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo en sus modalidades

de salud y pensión o Seguro de Accidentes Personales. En caso de ser
empleado con más de 4 años dentro de la planilla del contratista y/o sub-
contratista, también deberá contar con el Seguro de Vida Ley).

- Examen médico pre-ocupacional (de acuerdo a las características del trabajo

a realizar, descritas en el Manual de Salud para contratistas).

- Copia de la constancia o certificado del curso de Seguridad PLUSPETROL

(CSP).

- Otros documentos establecidos en el Manual de Salud para Contratistas.

Posteriormente, el sector de Finanzas – Complíance, le entregará una constancia de

recibo.

 Los contratistas que requieran para su personal el transporte por avión desde Lima a
Malvinas y viceversa deberán canalizar con el supervisor PLUSPETROL el cual
enviara la solicitud a través del e-mail: malres01@pluspetrol.net, adjuntando el
formulario respectivo con la autorización del administrador del contrato
(PLUSPETROL) o una persona designada por él. Se obtendrá la confirmación de la
reserva a través del manifiesto preliminar o mediante correo electrónico, según sea
el caso.

 Adicionalmente, para obtener el cupo deberán contar con lo siguiente:

- Pase médico completo debidamente autorizado por el médico de
PLUSPETROL, donde debe constar el sello del curso de Seguridad
PLUSPETROL (CSP) y las vacunas de: Hepatitis B, fiebre amarilla, tétanos e
influenza

 Las reservas para cupos en avión de Lima a Malvinas y viceversa para las visitas
de terceros, proveedores, consultores, etc., deberán ser solicitadas y
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RESERVA DE CUPOS EN AVION DE PASAJEROS

autorizadas, mediante el Supervisor de contrato de PLUSPETROL a través del e-

mail: malres01@pluspetrol.net, adjuntando el formulario respectivo.

4.2.3 DEBITOS:

 La reserva solicitada No Usada, será debitada, para lo cual, luego de arribado el

ultimo vuelo del día, se enviara un mail al administrador del contrato
(PLUSPETROL) solicitando la confirmación del mismo, esta respuesta será enviada
a malres01@pluspetrol.net dentro de las 48hrs de enviado el correo.

4.2.4 ACLARACIONES:

 Supervisores de Transportes de PLUSPETROL en Malvinas - anexo es 5973.

 Star Perú – Teléfono: 484-6868 – Anexo 216.
 Asistentes de Aeródromo - anexo 5967.
 Actualmente se cuenta con vuelos regulares, los días: lunes, martes, miércoles,
jueves, viernes y sábados.

Los días Sábados, el 1er vuelo es exclusivo de Sodexo (50 primeros pasajeros).

Los vuelos para el personal de la PNP serán cada 4 semanas los días sábados,
según solicitud de Recursos Humanos PLUSPETROL S.A. y a disponibilidad de
aeronave.

Se debe tener en cuenta que para poder cumplir con nuestra programación, agradeceremos
informar a su personal que el Chequeo y entrega de Boarding Pass se dará de acuerdo a
los siguientes horarios:

* Aeropuerto de Lima: 1er Vuelo de 08:00 am.

2do Vuelo de 10:00 am.

3er Vuelo de 02:00 pm.

*Aeródromo Malvinas: De 08:00am a 09:30 am (entrega de boarding pass)

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RESERVA DE CUPOS EN AVION DE PASAJEROS

La presentación para embarque en aeródromo de Malvinas, tendrá que realizarse como

máximo 30 minutos antes al arribo del vuelo, esto con la finalidad de tener todos lo
chequeos correspondientes al equipaje y personal; evitando de esta manera la perdida
innecesaria de tiempo y retraso en la salida de los vuelos.

El personal que este programado para ingreso ó salida y no se presente en las horas
indicadas, perderá su opción de Ingreso o Salida, por lo tanto tendrán que volver a solicitar
su cupo con 48 horas de anticipación.

 Únicamente se aceptará embarcar 15 Kg como carga máxima por pasajero (equipaje

personal), no se aceptarán bultos o cargas por regulaciones de la administradora del
aeropuerto, los mismos que deberán depositarse un día antes en la Cía. Transber
para su transporte como carga.
 Para efectos de cómputo y confirmación de cupos aéreos, la reserva de los cupos se
hará por orden de ingreso al sistema, por lo que recomendamos efectuar las mismas
con la debida antelación por la cantidad limitada de plazas disponibles por día.
 Las Listas de pasajeros también se mostraran en las pizarras colocadas fuera del
container donde se entregan los boarding pass.

REGISTROS

Identificación Tiempo
Clasificación Tipo Ubicación Protección Responsable Eliminación
Registros Retención

Solicitud de pasajes
Electrónico
aéreos del personal

Pase de Propiedad de
Equipo

3. ANEXOS
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RESERVA DE CUPOS EN AVION DE PASAJEROS

Anexo 1 Reservas de cupos de pasajeros en avión

ANEXO 1

Adjuntamos al procedimiento interno “Reserva de cupos de pasajeros en avión”, las pautas

para la elaboración del Schedule de programación de los ingresos y salidas bimensuales del
personal de PLUSPETROL que labora en Operaciones, Drilling y Construcciones
puntualizando que el rol del área de Recursos Humanos está orientado a la Administración
de Personal. Esta información servirá al área de Transportes de Malvinas para realizar la
programación de cupos del personal propio que labora en los Lotes descritos.

PAUTAS GENERALES PARA ESTRUCTURAR EL SCHEDULE DE PROGRAMACIÓN DE

INGRESOS Y SALIDAS MENSUALES DEL PERSONAL.
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RESERVA DE CUPOS EN AVION DE PASAJEROS

Es de responsabilidad del Superintendente / Jefe de área, estructurar el Schedule de trabajo

del personal a su cargo y de remitirlo oportunamente vía correo electrónico al área de
Recursos Humanos de Malvinas.

El área de Recursos Humanos de Malvinas coordinará con el área de Transportes de

Malvinas para optimizar la reserva de cupos aéreos en avión de las rutas Lima-Malvinas /
Malvinas-Lima de todo el personal de PLUSPETROL.

El área de Recursos Humanos de Malvinas comunicará el primer día de cada mes, al área
de Transportes de Malvinas, la programación bimensual de cupos para vuelos de Lima-
Malvinas / Malvinas-Lima, de todo el personal perteneciente a PLUSPETROL.

El Schedule de trabajo, presentado por cada Superintendente / Jefe de área al área de

Recursos Humanos de Malvinas, deberá ser respetado y no modificado.

Cualquier caso excepcional que se presente en la programación de vuelos, deberá ser

tratado como tal. Para ello, el Superintendente / Jefe de cada área deberá de comunicar
con 48 horas de anticipación (salvo casos de EMERGENCIA) al área de Recursos
Humanos de Malvinas, cualquier modificación que hubiera con respecto al Schedule de
trabajo presentado oportunamente.

El área de Recursos Humanos de Malvinas comunicará oportunamente, mediante correo

electrónico al área de Transportes de Malvinas, las modificaciones excepcionales que
hubiere con respecto al Schedule inicial del personal de PLUSPETROL, para efectos de la
modificación de fechas en los vuelos.

Cualquier consulta o aclaración adicional sobre estas pautas generales podrán hacerla al
área de Recursos Humanos de Malvinas.
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RESERVA DE CUPOS EN AVION DE PASAJEROS

Separación de Cupo - Lima-Malvinas

Pluspetrol

Documento de
Apellidos y Nombres Cuenta
identidad (Dato
FECHA DE (en letra minuscula y según orden Compañía Nacionalidad Lote Solicitado por: (Importante colocar Cupo So
Nº importante no
INGRESO Apellido, Nombre) cuenta completa)
Olvidar)
Dia

NOTA : LOS DATOS COLOCADOS LE SERVIRAN COMO EJEMPLO DE LLENADO.

NO ESTA PERMITIDO COLOCAR FORMULAS, CELDAS OCULTAS, LINKS O INCLUIR COLUMNA
SOLO PODRA INCLUIR TANTAS CELDAS COMO CUPOS DESEE SEPARAR PARA SU PERSONAL

Separación de Cupo - Malvinas-Lima

Documento de
Apellidos y Nombres Cuenta
identidad (Dato
FECHA DE (en letra minuscula y según orden Compañía Nacionalidad Lote Solicitado por: (Importante colocar Cupo So
Nº importante no
SALIDA Apellido, Nombre) cuenta completa)
Olvidar)
Dia

1
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RESERVA DE CUPOS EN AVION DE PASAJEROS

PASE TEMPORAL DE PROPIEDAD DE EQUIPOS

Pluspetrol
DATOS PERSONALES:

APELLIDOS Y NOMBRES: _______________________________________________________ FECHA: _______________________

DOCUMENTOS DE IDENTIDAD:_______________ NOMBRE DE LA EMPRESA: ____________________________________________
PROPIEDAD DE LA EMPRESA PERSONAL
DESCRIPCIÓN DE LOS EQUIPOS:
Item Equipo y/o Herramientas Cant. Marca Modelo Serie Observaciones

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FIRMA: ………………………………… V° B° Supervisor G4S:………………………………

*G4S No se hace responsable de los equipos no autorizados en Malvinas

**Los Equipos se recogerán un día antes de viajar por el propietario
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RESERVA DE CUPOS EN AVION DE PASAJEROS

PASE PERMANENTE DE PROPIEDAD DE EQUIPOS

Pluspetrol

DATOS PERSONALES:

APELLIDOS Y NOMBRES: _______________________________________________________ FECHA: _______________________

DOCUMENTOS DE IDENTIDAD:_______________ NOMBRE DE LA EMPRESA: ____________________________________________
PROPIEDAD DE LA EMPRESA PERSONAL
DESCRIPCIÓN DE LOS EQUIPOS:
Item Equipo y/o Herramientas Cant. Marca Modelo Serie Observaciones

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FIRMA: ………………………………… V° B° Supervisor G4S:………………………………

*G4S No se hace responsable de los equipos no autorizados en Malvinas

**Los Equipos se recogerán un día antes de viajar por el propietario