4.

Dejar constancia por escrito

La palabra hablada puede ser poderosa, pero no hay nada como dejarlo todo por escrito.

“No tengas miedo de anotarlo todo”, aconseja Donnelly. “Las lluvias de ideas son fantásticas y
necesarias, pero no dejes una reunión sin anotar las acciones que se hayan acordado”.

Documentarlo todo sirve para un propósito fundamental: aportar claridad al equipo. No hay
objeciones posibles si algo que se asignó o debatió, y se dejó por escrito y distribuyó a cada
participante de la conversación.

Consejo: incluso mejor, haz que cada uno de los miembros de tu equipo escriba los acciones por sí
mismos al finalizar la reunión. Un estudio de la universidad de Indiana reveló que las áreas del
cerebro relacionadas con el aprendizaje funcionaban mucho mejor cuando los niños escribían, en
lugar de cuando estudiaban de una pizarra.

Si usas Wrike, haz que el equipo abra una tarea para que todos podáis tomar notas durante la
reunión y aclarar las acciones de cada persona. Es una forma sencilla de asegurar que todos están
en la misma página.

En este artículo encontrarás más recomendaciones para organizar reuniones usando Wrike: Cómo
dirigir reuniones semanales eficaces usando Wrike.

5. Usar frases de reafirmación

Incluso cuando todos los miembros del equipo hacen un esfuerzo para estar atentos, siguen
produciéndose confusiones. Las personas pueden interpretar ciertas cosas de manera incorrecta o
sacarlas de contexto. Es desafortunado, pero ocurre.

Por ello, el uso de frases de reafirmación después de que alguien hable puede ayudar a que todos
lo entiendan de igual manera.

Aquí tienes algunos ejemplos de frases de reafirmación:

“Para recapitular, deberíamos…”

“Lo que he entendido es…”

“A ver si lo he entendido bien…”

Al reservar esos minutos extra para repetir los aspectos más destacados de lo que acabáis de
debatir, confirmarás lo que se ha entendido de manera común y, por lo tanto, ahorrarás mucho
tiempo y frustración a largo plazo.

Consejo: además de anotar las acciones, conviene finalizar cada reunión leyéndolos en alto. Esto
confirma los puntos claves y las responsabilidades de todo el equipo, al tiempo que ofrece a cada
uno la oportunidad de consultar las dudas necesarias.