El tratamiento de la correspondencia

I. La correspondencia y sus características

II. Estrada de correspondencia
a. Recepción y clasificación
b. Apertura y comprobación
c. Registro
d. Distribución
III. Preparación de la correspondencia
a. Elaboración
b. Copias
c. Firmas
IV. Salida de la correspondencia
a. Registro
b. Plegado y ensobrado
c. Franqueo y expedición
V. Comunicación mediante el fax
1º La correspondencia y sus características
Por correspondencia comercial se entiende todas las comunicaciones escritas que tienen su
origen o destino en la propia empresa.
Características:
- Perdura en el tiempo
- Es muy numerosa
La consecuencia de estas características para la empresa supone un gran e importante trabajo
realizado en la misma, debido al gran número de tareas que se agrupan entorno a ella.
Todo esto supone que la empresa debe establecer unos criterios para guardarla y distribuirla.
Los procesos relacionados con la manipulación y el tratamiento de la correspondencia son:
- Entrada de documentos
- Su elaboración
- Salida

2º Entrada de correspondencia
Las tareas relacionadas con la entrada de la correspondencia en la empresa son:
- Recepción y clasificación
- Apertura y comprobación
- Registro
- Distribución
Una vez recepcionada o recogida la correspondencia, la persona encargada de ello, la
clasificara teniendo en cuenta el tipo de documento del que se trata (carta, revista, folleto…)
Tras la clasificación, se procede a su apertura, excepto en los casos donde aparezca la
expresión como: “Confidencial”, “Personal”, “Reservado”, “A la atención”
En estos casos se entregara a la persona que figura como destinatario.
Tras su apertura, se comprueba el contenido y todos los anexos deberán ser fotocopiados. Una
vez registrados serán distribuidos a las secciones/Departamentos que tengan relación con
ellos.
El registro consiste en anotar los datos más relevantes en el libro de entrada de
correspondencia.
Previo a ese registro, a dicha correspondencia se le pondrá un sello de registro de entrada
donde aparecerá número y fecha de registro
La obligación de registrar los documentos que entran en la empresa, solo la tiene los órganos
públicos; porque la mayoría de las empresas lo llevan a efectos para conseguir una rápida y
cómoda localización de ella.
En caso de distribuir copias, en el apartado de observaciones del libro de entrada de
correspondencia deberá aparecer donde se queda el original y las copias.
3º Preparación de la correspondencia
La elaboración de la correspondencia se realiza en la sección o departamento que está en
relación con el asunto de que se trata. Existen empresas que cuenta con unidades funcionales
para ello.

Toda la correspondencia tiene que tener al menos una copia que quedara en el archivo del
remitente.

Los documentos definitivos se presentan a la firma que se responsabiliza de los mismos. Esa
correspondencia se conoce como firma del día. Se coloca y se presenta en una carpeta
denominada, portafirmas. Si se trata de un comunicado relevante o procede de un organismo
supremo de la empresa lo debe firmar la máxima autoridad dentro de al empresa. Una vez
firmada esta lista para su expedición o salida.

Membrete

Cuerpo

Cierre o
Despedida
El documento que se utiliza para registrar la entrada de la correspondencia es,

ENTRADA DE CORRESPONDENCIA
DATOS DE ENTRADA PROCEDENCIA
CLASE ANEXO ASUNTO DESTINO OBSERVACIONES
NUMERO MES DÍA REMITENTE LOCALIZACIÓN

En el caso de las facturas, en clase ira financiera y en observaciones: Copia a Contabilidad

Ejemplo

Registrar la siguiente correspondencia recibida el 7 de enero de 2012 en la empresa X. El

último registro fue el 123.

- Lucia López López, Albacete, nos envía una carta de solicitud de un nuevo pedido.
- Sol S.L., Guadalajara, nos envía carta solicitando catalogo 2012.
- Luis Sánchez Sánchez, Santander, nos envía Fra. 123
- Luna S.L., Coruña, envía carta confirmación de Transferencia realizada.
- Diana Ruiz López, Madrid, envía carta presentación y CV, con el detalle de “A la
atención de Don Luis López Sanz”.

ENTRADA DE CORRESPONDENCIA
Datos de entrada Procedencia
Día Clase Anexo Asunto Destino Observaciones
Número Mes Remitente Localización
Lucia
Comercia
124 01 07 López Albacete Carta - Pedido Copia Almacén
l /Ventas
López
125 Catalogo
01 07 Sol S.L. Guadalajara Carta - Comercial
2012
Luis
126 Original Copia
01 07 Sánchez Santander Fra. Fra. Fra. 123
Financiero Contabilidad
Sánchez
Justificante
127 Justifica Financiero Copia
01 07 Luna S.L. A Coruña Transferencia Transferencia
nte /Conta Contabilidad
Realizada
Carta de
128 Diana Ruiz Solicitud A la atención de
01 07 CV Presentación y RRHH
López Trabajo Luis López Sanz
CV
La empresa Luna S.L recoge en su apartado de correos el 11.01.2012 la siguiente
correspondencia. Ultimo nº de registro 850. Madrid.

- Carta de transportes Pérez, Lugo, reclamación pago de 650€ de Fra. Mes Diciembre.
- Tarjeta postal, Luis García López, Segovia, invitación al director comercial a
inauguración de su nueva empresa el 25 de Enero.
- Telegrama, de Industrias S.L, Ciudad Real, reclamando envío de mercancías
correspondientes a su pedido nº 100.
- Paquete de muestras, Estrella S.L, Murcia.
- Carta B. Santander, Madrid, acompañan extractos de cuentas cerrado a 31 Diciembre.
- Carta y catalogo de Reunión S.A, Madrid

ENTRADA DE CORRESPONDENCIA
Datos de entrada Procedencia
Clase Anexo Asunto Destino Observaciones
Número Mes Día Remitente Localización
Reclamación
Transport
851 01 11 Lugo Carta - pago fra Financiero Deuda 650€
Perez
diciembre
852 Luis García Inauguración 25
01 11 Segovia Tarj.Postal - Invitación Luis G.L
López Enero
853 Industrias Envío
01 11 Ciudad Real Telegrama Fra. Reclamación Almacén
S.L mercancías
854 Muestras
01 11 Estrella S.L Murcia Paquete - Muestra Comercial
productos
855 Banco Extracto Cierre 31
01 11 - Carta Financiero -
Santander Cuentas Diciembre
Reunión
856 01 11 - Carta Catalogo Catalogo Comercial -
S.L

4º Salida de la correspondencia
Para el registro de salida, rigen las mismas normas que con la entrada. Solo es obligatorio este
registro para organismos oficiales no para empresas mí particulares. Los documentos que
salen no llevan sello como en la entrada, sino que se anotan según la fecha en la que se de
salida y no llevan número el documento que se utiliza es:

SALIDA DE CORRESPONDENCIA
DATOS DE
ENTRADA DESTINO ENVIO
ASUNTO ORIGEN OBSERVACIONES
MES DÍA DESTINATARIO LOCALIZACIÓN FECHA CLASE ANEXO

Para llevar a cabio el plegado y ensobrado se cuenta con sistemas mecánicos en la mayoría de
las empresas. De un golpe dejan lista la correspondencia para su salida. Para el franqueo y la
expedición lo hacen a través de empresas privadas. Se les entrega las cartas cerradas y
posteriormente envían la factura por prestación de servicios. Si se trata de empresas estatales
se utiliza, los sellos, el franqueo concertado y las maquinas de franquear.
 5º Comunicación mediante el fax
El registro de los faxes son independientes del resto de documentos tanto la entrada como la
salida. Los de entrada se registrar con un numero correlativamente y los de salida por fecha de
salida sin asignar ningún numero.

En ambos casos quedan constancia de los datos más relevantes: día, hora, remitente,
destinatario, asunto y el nº de fax de origen o destino.

Los documentos que se usan para su registro son:

Registro de Entrada de Faxes

Año:
Mes:

Número Día Hora Remitente Fax Origen Destino Pág. Asunto

Registro de Salida de Faxes

Año:
Mes:

Día Hora Remitente Fax Destino Pág. Asunto

Ejemplo:

La empresa Sol S.L ha enviado y recibido los siguientes faxes durante el 17 de Enero.

Entrada: - 10:15 Luna S.L, envía relación Fra. Mes anterior.

- B. Santander 12:00, relación movimiento últimos 15 días.
- 17:00, Representantes zona sur, Señor Ruiz, propuesta pedido del cliente de Cádiz.
Salida: - 9:30, enviamos a la sucursal de Coruña una relación de clientes de la zona.
- 12:20, mandamos al cliente Jesús Sánchez, Salamanca, una lista de precios.

Registro de Entrada de Faxes

Año:
Mes:

Número Día Hora Remitente Fax Origen Destino Pág. Asunto

Día Hora Remitente Fax Destino Pág. Asunto

Registro de Salida de Faxes
Año:
Mes: