Tema 7.

- Gestión de correspondencia e información

Los documentos que dejan constancia de la actividad administrativa de la empresa se

deben custodiar y conservar como cumplimiento de las normativas legales, para su
consulta por el personal de la propia organización o cuando lo requieran agentes
externos (Hacienda, Seguridad Social, etc.). Todo ello, respetando el principio de
confidencialidad, pues su contenido no puede estar al alcance de cualquier persona.

Contenidos:

Tramitación de la correspondencia
Registro de la correspondencia
El fax: contenido y envío
Registro de faxes de entrada/salida
Servicio de correspondencia y paquetería
Oficinas multiservicio de Correos
El correo electrónico
Archivos y ficheros
Clasificación de documentos
Conservación y destrucción de documentos

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 Tramitación de la correspondencia

La correspondencia es el conjunto de comunicaciones que mantiene la empresa con el

mundo exterior (CLIENTES, PROVEEDORES, EMPRESAS DE SERVICIOS,
ORGANISMOS OFICIALES, ETC.) Es decir, cualquier comunicación escrita que se
recibe por servicio de correos y paquetería (cartas, telegramas, informes, etc.) o por
medios tecnológicos (fax, o telefax, correo electrónico, etc.).

Las personas encargadas de la correspondencia realizan una serie de actividades

coordinadas para que se cumpla la confidencialidad y seguridad:
Recepción de correspondencia: recibe las cartas, telegramas, faxes, boletines,
revistas de suscripción, paquetes y otros envíos postales así como sobres y paquetes
que llegan por empresas privadas de mensajería.

Selección de correspondencia. Abre y comprueba el contenido, separa en grupos por

cartas, impresos, facturas…, que necesita registrar y hace copias si la información es
necesaria en varios departamentos, otro grupo con la correspondencia que no se
registra como folletos, revistas, diarios…, pero se archivan porque pueden ser
necesarios en futuras ocasiones.

Clasificación de la correspondencia. Se da preferencia a cartas, telegramas, faxes

urgentes, para que lleguen lo antes posible a su destinatario. Después se clasifican
según el orden de distribución y entrega.

Registro de entrada/salida de correspondencia. El libro registro se puede

confeccionar de forma manual o creando un archivo con aplicaciones informáticas
(Word, Excel). Se debe anotar; fecha de entrada, remitente/destinatario, asunto o
resumen del contenido, anexos que contiene la carta, etc.

Registro entrada/salida de fax. Este libro es distinto al de correspondencia, su

contenido es: número de fax, fecha y hora de llegada/salida, remitente/destinatario,
resumen del contenido, anexos, etc.

Distribución de la correspondencia. Consiste en entregar la correspondencia a la

persona o departamento al que va destinada. Para su distribución se prepara una ruta
o itinerario; de esta forma, al mismo tiempo que se realiza la entrega se puede
recoger la correspondencia de salida.

Con el correo de salida antes de enviarlo, se deben realizar los siguientes pasos:
doblar las cartas y/o documentos y comprobar que están los anexos que figuran en la
carta; hacer fotocopias del contenido, cuando sea necesario archivarlas; anotar los

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datos en el registro de salida correspondiente; franquear y cumplimentar los datos de
destino; entregar la correspondencia en el servicio de correos o en la empresa de
mensajería.

Registro de correspondencia
Los libros de entrada y salida de correspondencia no son obligatorios por ley, pero
todos los organismos oficiales y empresas grandes los utilizan para registrar en ellos
toda la documentación de entrada/salida. La finalidad del registro de correspondencia
es dejar constancia de su llegada o salida y cumplir otras funciones, como son:
● Conocer el origen o destino final de una carta o documentos.
● Hacer un control y seguimiento, es decir, saber el departamento o persona que ha
recibido la carta o documento.
● Conocer datos significativos, como fecha de entrada/salida,
remitente/destinatario, contenido o asunto principal o asunto principal de la
correspondencia, etc.
Ejemplo:
Registro de entrada de correspondencia
Datos de entrada Remitente
Clase de
Núm. Fecha Nombre o razón Anexos Asunto Dpto. destino
Localidad envío
social
Zapatería
110 04/03/13 Valencia Carta Pedido Carta-pedido Ventas/almacén
MAYORDOMO
Solicitud
111 04/03/13 TODO PIEL Madrid Carta Ventas
catálogos
Factura de
112 04/03/13 IBERDROLA Alicante Fra. luz Contabilidad
febrero
Reclama
113 04/03/13 Calzados Carmen Zaragoza Carta s/pedido Almacén
(retraso envío)
Nuevos
114 04/03/13 PIELES HNOS. PEREZ Salamanca Paquete Catálogos Compras
productos
Reclama pago
115 04/03/13 INDEFORT Barcelona Carta Tesorería
s/Fra. a n/Cgo.

Registro de entrada de correspondencia

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Caso práctico 1
La empresa PUBLIS, SL, se dedica al diseño de artículos de regalo, envases, carteles publicitarios,
etc. Su domicilio fiscal está en c/ Cervantes, n º 7, (12001 Castellón de la Plana). El día 17 de abril
del año actual ha recibido la siguiente correspondencia.
1.- El jefe de compras de DAIMUS SA, de Sevilla, envía una carta solicitando presupuesto para
unas agendas de bolsillo.
2.- El jefe de compras de TALLERES HNOS. RUBIO, de Granada, envía una carta y en la misma
adjunta un pedido.
3.- El administrador de PLASTIVAL, SA de Valencia, envía una carta y adjunta la factura n º 89/20xx
a cargo de PUBLIS y con Vto. 15 de mayo.
4.- La Dirección General de Tráfico de Castellón de la Plana envía un telegrama comunicando la
próxima revisión (ITV) del vehículo matrícula 0124-BGH.
5.- El secretario del Ayuntamiento de Alicante envía una carta solicitando presupuesto para el
libro de festejos de San Juan.
6.- El director de marketing de PAPELERAS REUNIDAS de Murcia, envía los nuevos catálogos y
archivadores.
7.- Recibe la revista trimestral de la Asociación de Jugueteros de Ibi-Alicante.
8.- El jefe de contabilidad de Pinturas MOLTO, con domicilio Valencia, envía una carta y adjunta,
para su aceptación, L/c a cargo de PUBLIS y con Vto. 10 de mayo.
9.- El director general de PORCELANOSA, con domicilio en Villareal-Castellón, envía una carta
comunicando que han recibido su pedido (nuevos catálogos) también adjunta fotocopia del
importe ingresado en la cuenta bancaria indicada por PUBLIS,
10.-La Delegación de Hacienda de Castellón de la Plana envía una carta certificada para comunicar
que el próximo 30 de abril realizarán una auditoría.

La última anotación de la correspondencia recibida tiene el número 246 y es de fecha 15 de abril

de 20xx
Se pide:
Confeccionar un “Registro de entrada de correspondencia” (con una tabla de Word, siguiendo el
ejemplo anterior).
Rellenar el registro de entrada con los datos anteriores.
Registro de salida de correspondencia
Datos de entrada Destinatario
Clase de
Núm. Fecha Nombre o razón Anexos Asunto Dpto. origen
Localidad envío
social
Respuestas a
120 08/03/13 EL REY DEL PIE Cáceres Carta Catálogos Ventas
s/carta
121 08/03/13 Calzados Carmen Zaragoza Carta n/factura Fra. a su cargo Contabilidad
Reclamar
122 08/03/13 PIELES HNOS. PEREZ Salamanca Carta Almacén
n/pedido
Ingreso en su
123 08/03/13 INDEFORT Barcelona Carta Tesorería
cuenta banco
Cita entrevista
124 08/03/13 Juan Redondo Alicante Carta Jefe personal
de trabajo.
Elche- Solicitud placa
125 08/03/13 TODO PIEL Carta n/factura Administración
Alicante vacío

Registro de salida de correspondencia

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 Caso práctico 2
El día 20 de abril del año actual, la empresa PUBLIS, SL ha enviado la siguiente correspondencia:
1.- El administrador (Juan Castillejo) envía una carta a la operadora de telefonía JAZZTEL
(Alcobendas-Madrid) y en la misma adjunta el contrato firmado para una línea de teléfono
más Internet por cable.
2.- La comercial (Carmen Salmerón) envía al jefe de compras de DAIMUS, SA (domicilio en Sevilla)
el presupuesto para tarjetas de visitas y bolsas del establecimiento que le había solicitado en
su carta.
3.- El administrador (Juan Castillejo) envía a TALLERES HNOS. RUBIO, de Granada, una carta y
adjunta la Fra. 45/20xx correspondiente al envío del 15 de marzo.
4.- La comercial (Carmen Salmerón) envía, al secretario del Ayuntamiento de Alicante, el
presupuesto solicitado en su carta (libro de festejos hogueras de San Juan).
5.- El jefe de compras (Santiago Pavía) envía a PLASTIVAL SA, de Valencia, un pedido urgente.
6.- El jefe de compras (Santiago Pavía) envía a PAPELERAS REUNIDAS, de Murcia, un pedido.
7.- El administrador (Juan Castillejo) escribe a Pinturas MOLTO, de Valencia, y le devuelve la L/c
aceptada.
8.- El jefe de ventas (Fernando Cuenca) escribe una carta al director de BSCH, de Madrid,
ofreciéndole agendas personalizadas, adjunta catálogo de las mismas.
9.- La directora de marketing (Magdalena Granel) envía al concejal de festejos (Ayuntamiento de
Alicante) los bocetos de los carteles que había solicitado.
10.- La contable (María Solbes) escribe a El Corte Inglés, de Madrid, reclamando el pago de la Fra.
n º 89/20xx, con vencimiento 15 de abril de 20xx.

La última anotación de correspondencia recibida tiene el número 189 y es de fecha 15 e abril de

20xx.
Se pide:
Confeccionar un “Registro de salida de correspondencia” (con una tabla de Word, según el modelo
anterior).

El fax: contenido y envío

El fax o telefax es un sistema que permite transmitir a distancia, por la red

telefónica, escritos, gráficos o impresos entre dos máquinas de fax. Un fax es
básicamente un escáner de imagen, un módem y una impresora combinados en un
aparato especializado.

El fax se utiliza en las empresas para enviar y recibir documentos tales como
contratos, pedidos, etc. El aparato del fax contiene:
Un teléfono, un escáner o sensores fotoeléctricos para convertir el documento
original en una imagen digital, un módem para recibir señales binarias, un módem
receptor y un sistema de impresión.

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Proceso de envío del fax
Cuando queremos enviar un fax a una empresa los dos aparatos de fax deben estar
comunicados telefónicamente y el funcionamiento es el siguiente:
● Marcamos el número de fax (teléfono) de la empresa a la cual queremos enviar una
carta o documento.
● Colocamos el documento para que el aparato emisor de fax pueda leer su
contenido.
● El fax emisor transmite y envía el contenido del documento a través de la línea de
teléfono.
● Los datos llegan al fax receptor y salen impresos del aparato o se copian en el
ordenador conectado al fax.
El fax virtual o fax por Internet se basa en el mismo sistema de transmisión de datos
que el fax tradicional, mediante una línea telefónica, pero sustituyendo los aparatos
tradicionales de fax por plataformas Web o de correo electrónico.

Portada de fax:

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 Caso práctico 3
El secretario/a del Instituto donde cursas los estudios actuales solicita a todos los centros por los
que has pasado, desde el primer curso de Enseñanza Secundaria Obligatoria (ESO), un certificado
académico de las calificaciones obtenidas en cada curso.
Se pide:
1.- Enviar un fax. Utilizar como emisor (datos del alumno/a que confecciona el fax) y el receptor
(datos de un compañero/a).
2.- Envía el fax de respuesta con los certificados correspondientes.

Registro de faxes de entrada y salida

Tanto en la empresa como en los organismos oficiales se generan una serie de
documentos, como pedidos, contratos, informes, expedientes etc., que se realizan a
través de fax. Estas comunicaciones se deben registrar en el “Registro de entrada o
salida de faxes”.

REGISTRO DE ENTRADA DE FAX

FECHA HORA REMITENTE N º Fax origen Sección destino Asunto
03/03/13 08.15 Construcciones Grau 977 451 213 Ventas Pedido
03/03/13 10.25 Suministros Abellán 967 652 233 Contabilidad Rectificación factura
03/03/13 11:30 DECOVAL, SL 916 542 333 Ventas Pedido
03/03/13 11:50 Ayuntamiento 963 111 222 Administración Autorización vado
03/03/13 12:25 Higinio López 969 121 222 Almacén Reclamación pedido
03/03/13 13:14 PEREA & QUILES 965 332 288 Administración Factura

REGISTRO DE SALIDA DE FAX

FECHA HORA DESTINATARIO N º Fax destino Sección origen Asunto
06/03/13 09:15 Azulejos SALAS, SA 964 263 565 Compras Pedido
06/03/13 09:30 CERAMIC, SA 964 567 676 Almacén Reclamación Pedido
06/03/13 10:52 Seguridad Social 963 480 150 Personal Alta trabajador
06/03/13 11:45 Pinturas MOLTO 961 388 078 Compras Pedido
06/03/13 12:36 Suministros Abellán 967 652 233 Contabilidad Factura rectificada

Servicio de correspondencia y paquetería

Cualquier empresa necesita que las comunicaciones escritas lleguen al destinatario
exterior. Para ello puede elegir entre tres medios:
● Los servicios de la oficina de Correos.
● Los servicios de una empresa de mensajería (externa a la propia empresa), SEUR,
MRW, etc.
● El servicio propio de mensajería (contratando a los propios mensajeros)

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El servicio de Correos está regulado por Ley Postal y ofrece servicios y productos
tanto a particulares como a empresas:

Envío de cartas y documentos

Bajo esta modalidad se ofrecen los siguientes envíos:
Cartas y documentos, cartas normales y sobres que no sobrepasen los 60 cm y 2 Kg.
Sobre prepago Postal Exprés: envíos sobre plastificados para que documentos y
objetos delicados (CD’s, piezas de ordenador, etc.) circulen mejor protegidos. Peso
máximo 1 Kg.
Tarjeta Postal: cartulina rectangular que incluye espacio para la dirección. Se envía sin
sobre.
Notificaciones administrativas: realizadas por la Administración y órganos judiciales,
que requieren seguridad (envío certificado) y prueba de su entrega (acuse de recibo o
aviso de recibo). Por ejemplo, la Dirección General de Tráfico utiliza este servicio
para notificar las multas.

Envío de libros, publicaciones, publicidad

Envío de libros y publicaciones; Libros y periódicos, revistas… hasta 2 Kg. de peso
máximo.
Envío publicitario: Publicidad diversa, como catálogos, cartas sin destinatario y con
respuesta pedido, propaganda electoral, carteles…

Envíos telegráficos

Telegrama: mensajes urgentes, a través del Servicio Telegráfico Nacional

Fax: se pueden enviar desde una Oficina de Correos a un destinatario que disponga de
terminal de fax.
Burofax: envío de documentación urgente que tiene carácter de prueba frente a
terceros. Por ejemplo, cualquier documento o prueba judicial enviada por burofax
tiene los mismos efectos que si fuera presentada ante Notario. Correos entrega el
burofax en el domicilio del destinatario cuando este no dispone de terminal de fax.

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Envíos de paquetería
Por el servicio de Correos también se pueden enviar paquetes con documentos o
mercancías y su destino puede ser nacional o internacional. Las modalidades de estos
envíos son:
Paquetería nacional: Envío de paquetes o documentos voluminosos a España o Andorra.
Circulan registrados y en caso de que no sea posible proceder a la entrega, se puede
concertar una segunda entrega de forma gratuita.
Paquetería internacional: Envío de mercancía y objetos de hasta 20Kg. Se entregan al
destinatario bajo firma y cuenta con garantía por pérdida o extravío.
Paquete postal. Envío de mercancía con máximo de 2 KG., se denomina paquete azul,
cuando el envío supera los 2 Kg., sin sobrepasar los 20 Kg. y sujetos a unas
dimensiones máximas y mínimas reguladas por correos.

Postal Exprés. Son envíos urgentes de paquetería con entrega garantizada en 48

horas. Se entrega bajo firma, hay amplia cobertura en todo el territorio nacional y
tarifas sin suplementos de reexpedición para cualquier población del territorio
nacional.
EMS Postal Exprés, paquetes enviados con carácter urgente y bajo firma, pero con
entrega en el ámbito internacional.

Dentro de las distintas formas de envío, que pueden combinarse entre sí (hacerse de
forma conjunta).
Certificado.- entrega que garantiza que el destinatario ha recibido el envío, por la
firma cuando lo recibe, además Correos indemniza si se pierde el envío.
Urgente.- garantiza la rapidez del envío. Dependiendo de la distancia se puede
entregar en 24 horas y 48 horas.
Reembolso.- el destinatario tiene que pagar a Correos la cantidad que aparece en el
documento de envío, cuando recibe la mercancía. Se utiliza en ventas a distancia.
Correos reembolsará al remitente una vez cobrado.
Aviso de recibo.- avisa al remitente de que el envío ha sido entregado al destinatario,
así como el día y la hora de entrega.
Correo digital.- permite enviar una carta, tarjeta postal o envío publicitario desde la
página web de Correos, accediendo desde la sección “oficina virtual”. Es necesario
estar registrado y que el documento este en Word o pdf. Una vez recibido por
Correos, lo imprime, ensobra y deposita en el buzón del destinatario.

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 EL CORREO ELECTRÓNICO

CONSEJOS PARA ESCRIBIR UN CORREO ELECTRÓNICO

Hablemos de la Comunicación Telemática. Os recuerdo que es

aquella que se produce a través de un ordenador u otro equipo
informático.

No siempre mantener una buena comunicación telemática puede

ser fácil, algunas veces (el receptor no entiende que nuestro
mensaje es broma, ironía… se manda un email al destinatario equivocado, etc.). Por ello
pueden ser útiles los siguientes consejos a la hora de redactar y enviar un email:

• El mensaje: Puede ser sólo texto o incluir archivos adjuntos.

No uses formatos sofisticados. Utiliza el formato corporativo para respetar la imagen
de la empresa. Cuida la estructura y el vocabulario empleado. Revisar la ortografía y el
contenido. Evita incluir email de compañeros u otros con información o comentarios no
apropiados. Comprueba que has incluido los archivos deseados.
• Asunto: Es una descripción corta que verá la persona que lo reciba antes de abrir el
correo. Complétalo con información relevante. Si escribes a un buzón de uso colectivo
incluye en este campo el nombre del destinatario. También puedes poner importante o
urgente, cuando el asunto lo requiera.
• Destinatario (Según el programa de correo electrónico que emplees lo llamará Para,
a, to…): Aquí debes poner una o varias direcciones de correo electrónico (separadas
por comas o punto y coma, según que programa emplees) de las personas a las que te
diriges en el mensaje.
• Copia: habitualmente pondrá CC: Pon aquí la dirección de correo electrónico de
alguien que quieras que esté informado de lo que pone en tu email, pero al que no le
"hables" en el mensaje (pueden ser varias personas si quieres)
• Copia Oculta: Campo CCO (BCC en algunos programas): Pon aquí la dirección de
correo electrónico de alguien que quieres que reciba el mensaje sin que lo sepa ningún
otro destinatario o sin que le lleguen los mensajes contestados con la opción
“responder a todos”. Sirve para respetar la confidencialidad de las personas, para
evitar cadenas de emails indeseados y también para que se entere una persona
sin que el resto lo sepan.

Y por último, recuerda que el orden correcto para escribir un correo electrónico
es:
1º Mensaje
2º Asunto
3º Destinatario y copias

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 Archivos y ficheros

NECESIDAD DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN

■ Por el propio interés de la organización:
Permite mantener viva o en activo la memoria (información) de la empresa.
Debidamente organizada y clasificada evita demoras en la localización de los
documentos solicitados.

■ Por exigencias legales:

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación
y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años,
a partir del último asiento realizado en los libros, salvo que se establezca por
disposiciones generales o especiales.
(Art. 30, apartado primero Código de Comercio).
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del
deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus
herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a
cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
(Art. 30, apartado segundo Código de Comercio)

En resumen las obligaciones de los empresarios concerniente a la conservación de los

documentos:

■ 6 años de libros, documentación, etc.... (libros de inventarios y balances,

registro de facturas emitidas y recibidas, contratos con clientes/proveedores,
personal laboral; documentos de compraventa (facturas) y pago/cobro;
documentos de alta y gestión con la Tesorería de SS, Hacienda Pública, etc.
■ Fallecimiento del empresario = herederos.
■ Disolución de sociedades = liquidadores

CONCEPTO DE ARCHIVO
1.- Elementos, formas o clases donde se guardan.
2.-Conjunto de documentos o documentación de una empresa.
3.- Local donde se almacenan esos documentos

Características
■ Ordenados, clasificados, de interés de la empresa con el objeto de asegurar su
custodia y garantizar una rápida localización.
■ Establecer unas normas sobre custodia o conservación de los documentos.

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ARCHIVO DE DOCUMENTOS:
CAPTACIÓN, ELABORACIÓN DE DATOS Y SU CUSTODIA

ANALIZARLOS
ORGANIZARLOS
ELABORACIÓN
DATOS
INFORMACIÓN
DOCUMENTOS
CAPTARLOS/REGISTRARLOS

Proceso de archivo y soportes

Convencionales:
■ Carpetas: Clasificadoras
● Simples
● Colgantes
■ Carpetas Archivador
● Tipo A-Z
● Con anillas
■ Mobiliario
● Estanterías/modulares
● Armarios con carpetas suspendidas
● Estanterías sobre raíles de seguridad

Medios tecnológicos empleados en el archivo de documentos

■ MICROFILME
■ MECÁNICOS
■ INFORMÁTICOS
■ Básicos
● Armarios y estanterías sobre raíles.
● Contenedores electromecánicos.
● Electroficheros con estantes rotativos.
● Utilización de programas convencionales de contabilidad,
nóminas, facturación, etc.
■ Semi-integrados
● Utilización de bases de datos relacionales, programas de
gestión entrelazados...
● Semi-integrados Aproximadamente el 10% o 15% de la
información es archivada magnéticamente y el resto en
papel.
■ Integrados

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 ● Soportada en papel, mediante la utilización de software y de
herramientas especializadas.
● Eliminación del papel en el archivo.
● Requieren una gran inversión, tanto de hardware como de
software.
FUNCIONAMIENTO HABITUAL DEL ARCHIVO Y NORMAS
PRÁCTICAS DE UTILIZACIÓN

Dependerá del tipo de documento intervenido.

■ Primero comprobar que la utilización del documento en la oficina ha terminado y
después determinar en que archivo y que sistema emplearemos.
■ Cuándo deja de ser útil pasará al archivo semi-activo y después al pasivo o
definitivo.

Normas prácticas de utilización

■ Que el recorrido o toma de datos ha finalizado.
■ No retrasar el archivo de documentos.
■ Detallar el tiempo de permanencia según el tipo de archivo.
■ No interpretar arbitrariamente las reglas.
■ Dejar constancia de la utilización de los documentos si son extraídos (ficha de
referencia).

Una de las normas que nos ayudará a organizar el archivo es la del

sentido común.

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CONTROL DEL ARCHIVO
■ El control va ligado al movimiento de los documentos.

Lugar de mero tránsito.

Recepcionará los documentos y los clasifica de acuerdo a las normas establecidas en la
empresa.
Clasificación cronológica.
Periodo de un año.
Etiquetado
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DE LA
DOCUMENTACIÓN
■ La confidencialidad viene establecida por su dimensión, su jerarquía y el grado
de responsabilidad otorgado a su personal.
■ Saber quién necesita información, que tipo de información y quién es el
responsable de la toma de decisión de dar la información, y esto varía
dependiendo de la estructura de la empresa
La Dirección General:
Será la que establezca los límites y filtros, los procedimientos y el desarrollo
de las actividades.
Delegará en las subdelegaciones o direcciones y en las personas que estén al
frente para limitar las responsabilidades de acceso a la información confidencial.
El responsable de cada división determinará la clasificación y el sistema de
acceso, sin olvidar la coordinación departamental.

FICHEROS
■ Fichero.- Mueble que contiene la ficha.
■ Ficha.- soportes físicos homogéneos que contienen los datos. El tamaño variará
dependiendo de la información que vayan a contener

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Clases
■ Simples: cajones-ficheros.

■ Rotativos:
● ficheros de arrastre (las fichas se desplazan verticalmente dentro de un
gran mueble).
● ficheros de tambor (las fichas se desplazan dentro del mueble en sentido
circular, y éstas pueden estar en un fichero o sueltas, sujetas por su
parte superior con una banda ancha).

CLASES DE ARCHIVO
■ HISTÓRICOS.- Valor histórico.

■ ECLESIÁSTICOS.- Quehacer religiosos:

■ Catedralicios, monásticos, diocesanos.

■ DE GOBIERNO.- Documentos de interés del gobierno:

● Según el tipo de documentos :
■ Internacionales y militares.

■ DE LA ADMINISTRACIÓN .-Diferentes administraciones:

■ Central, Autonómica, locales.

■ DE EMPRESA.- Documentación de la empresa.

■ PRIVADOS.- Documentos particulares. Según el tipo de documentos.

Cada empresa adoptará una organización y un sistema o sistemas de archivo,

dependiendo de sus características y necesidades, teniendo muy presente la cantidad
de dinero que se va a invertir y su futura rentabilidad.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

Según la conservación de los documentos, se pueden clasificar:

■ Por el grado de utilización

● Activos: mientras dure su vida o su utilización sea frecuente.
● Semi-activos: se consultan de forma esporádica, por ser operaciones ya
finalizadas.
● Pasivos: no suelen ser solicitados, inactivos o definitivos.
■ Por el grado de autonomía:
● Centralizado.- Todos los documentos de la empresa. En un mismo lugar.

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 ● Descentralizado.- El número dependerá de tantos departamentos,
secciones como tenga la organización de la empresa.
● Mixto.- Cuando los documentos activos y semiactivos se archivan en los
diferentes departamentos y el archivo inactivo está centralizado.
Objetivo cada departamento independiente

SISTEMAS DE ARCHIVO
Existen diferentes sistemas o métodos de clasificación y dependiendo de la
organización y funcionamiento de la empresa se elegirá un único o una combinación de
varios.

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS

■ Para clasificar los documentos de una empresa debemos adoptar, para todos
ellos, el mismo criterio.
Los criterios de ordenación reciben el nombre de sistemas de clasificación. Los más
utilizados son:
■ Alfabético
■ Geográfico
■ Por materias
■ Cronológico

Clasificación alfabética
Los documentos se clasifican siguiendo el orden del abecedario.
Cuando un nombre está formado por varias palabras hay que establecer cuál es la
palabra principal o palabra ordenatriz, es decir, aquella que sirve como patrón para la
clasificación. Para establecer la palabra ordenatriz es necesario seguir unas reglas:

La palabra ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tienen el mismo apellido, se

ordena por el segundo y si también coinciden por el nombre propio.

1º Apellido 2º Apellido Nombre

Mayo Montes, Antonio
Mayo Rodríguez, Julio

1º Apellido 2º Apellido Nombre

Mercado Aguilera, Eduardo
Mercado Aguilera, Pilar

Si también coincidiese el nombre se tomaría como ordenatriz el DNI, nº de

expediente, domicilio, profesión, títulos, etc. Estos aparecerán entre paréntesis y en
minúsculas.

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1º Apellido 2º Apellido Nombre Nº de expediente
García Ruiz, Manuel (1958)
García Ruiz, Manuel (3201)

Cuando hay apellidos compuestos, si están separados o no por un guión se consideran

con una sola palabra.
1º Apellido 2º Apellido Nombre
García Aranda Peña, Virginia
García-Lerma Recarte, Álvaro

Si entre el nombre y el apellido existe una inicial, ésta se toma con nombre.
1º Apellido 2º Apellido Nombre
Molina Segura Antonio C.
Ortiz Pérez Ricardo A.

Apellidos con artículos y preposiciones. Gracias a los sistemas informáticos que

permiten realizar una ordenación automática, este ya no es un problema por lo que
actualmente se considera que forman parte de él.
1º Apellido 2º Apellido Nombre
De la Torre Belmonte, Adrián
La Hoz Martín, Soraya

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ACTIVIDAD 1
Determina la palabra ordenatriz y establece el correcto orden alfabético de los siguientes nombres
CLASIFICACIÓN
NOMBRE Y APELLIDOS PALABRA ORDENATRIZ
ALFABÉTICA
Miguel A. Del Cerro Zamora
Elisa Campos Cerdán
Luisa Casajus Quiros
Antonio Colorín Calvo
Pascual Martínez Callao
Pedro Casado-BeltranAmalio
Asensio-Díaz
Diego Calvo Rodríguez Nava
Alejandro R. Campos Cerdán
Maria De la Hoz Cayuela
Félix Revilla Antequera
Aranzazu De la Varga Villa
Juan Carlos Pérez Goya
Ana Olivan Calleja
Blanca Peña Muñiz

Nombres de empresas o instituciones

Si están formados por un nombre propio se realiza la clasificación igual que para las
personas.
Cuando el nombre contiene “Sucesores de…”, “Viuda de…”, “Hijos de…” no se tendrá en
cuenta y se colocará entre paréntesis.

1º Apellido 2º Apellido Nombre

Delgado Domingo (Hijos de)
Pascual Patiño (Sucesores de)

En caso de que el nombre de la empresa contenga palabras como Farmacia, Despacho,

Peluquería, etc., tampoco se tendrán en cuenta.

1º Apellido Nombre
Esperanza (Bar)
Rizos (Peluquería)

18
Nombres de organismos oficiales o instituciones; se considera palabra ordenatriz todo
el nombre.

SIN ORDENAR ORDENADO

Consejería de Educación Ayuntamiento de Zaragoza
Ayuntamiento de Zaragoza Consejería de Educación

Nombre de empresas que se conocen por las siglas, se ordenarán por las mismas.

SIN ORDENAR ORDENADO

SEAT BBVA
BBVA SEAT

VENTAJAS
El alfabeto es conocido por todos.
Permite que se amplíe según las
necesidades.
No hay subdivisiones por categorías
Es válido para todo tipo de documentos.
INCONVENIENTES
Hay que establecer primero la palabra
ordenatriz.
Los criterios para designar la palabra
ordenatriz no son universales.
Si se retira un documento hay que dejar
una señal para saber que falta.

ACTIVIDAD 2
Determina la palabra ordenatriz y establece el correcto orden alfabético de los siguientes nombres
de empresas y organizaciones.

NOMBRE Y APELLIDOS PALABRA ORDENATRIZ CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

Limpiezas Brillante, S.L.
Peluquería Trenzas
Restaurante Asador Benito
Hijos de Facundo Moreno
CASER
Cámara Agraria de Burgos
Ministerio de Medio
Ambiente
Confederación Hidrográfica
Sucesores de Basilio Oña
CEPYME
Cámara de Comercio
Ayuntamiento de Jaén
TVE
Carpintería Roble, S.A.
Informática Madrid

19
 Clasificación numérica

Los documentos toman como base de clasificación el sistema numérico.

Clasificación cronológica
Se toma como base la fecha de los documentos. Primero se ordenan por el año,
después por el mes y finalmente por el día.
Se emplea para facturas, letras de cambio, etc.

VENTAJAS
● Sencillez y rapidez
● Permite que se amplíe según las
necesidades.
● No requiere la utilización de
índices ni fichas auxiliares.
INCONVENIENTES
● Obliga a conocer la fecha del
documento.
● Si se retira un documento hay que
dejar una señal para saber que
falta.

Número consecutivo.
Se les asigna a los documentos un número correlativo por orden de llegada y este
número será el que se use para clasificarlos sin considerar ningún otro elemento.
Se emplea bastante en la clasificación de expedientes (académico, clínico, etc.).

VENTAJAS
● Sencillez y rapidez
● Puede ampliarse añadiendo nuevos
números.
● Dos documentos no pueden tener
el mismo número, por ello es fácil
detectar los errores.
● Si se retira un documento no hay
que dejar una señal para saber que
falta, ya que los números son
correlativos.
INCONVENIENTES
● Si no se sabe el número del
documento no se puede localizar.
● Obliga a tener índices o fichas
adicionales para relacionar el
número con los documentos.
● No se pueden intercalar nuevos
documentos.

20
ACTIVIDAD 3
Determina la palabra ordenatriz y establece el correcto orden alfabético de los siguientes nombres
de empresas y organizaciones:

Nombre y apellidos Fecha Clasificación cronológica

Limpiezas Brillante, S.L. 13-12-2000
Peluquería Trenzas 04-09-1984
Restaurante Asador Benito 17-03-1998
Hijos de Facundo Moreno 25-06-1998
CASER 02-05-2001
Cámara Agraria de Burgos 22-12-2008
Ministerio de Medio Ambiente 14-02-2010
Confederación Hidrográfica 20-03-1996
Sucesores de Basilio Oña 05-01-2009
CEPYME 03-04-1999
Cámara de Comercio 08-03-1998
Ayuntamiento de Jaén 08-08-1999
TVE 10-10-2010
Carpintería Roble, S.A. 12-12-2008
Informática Madrid 15-01-2011

Clasificación alfanumérica
Se basa en una combinación de una o varias letras y de uno o varios números.
Dependiendo cómo se establezca el código deberemos tomar como referencia la
primera parte del mismo para su ordenación:
Si es C-425: alfabéticamente.
Si es 425-C: numérico

VENTAJAS INCONVENIENTES
● Sencillez y rapidez. ● Si no se sabe el código del
● Dos documentos no pueden tener documento no se puede localizar.
el mismo código, por ello es fácil ● Obliga a tener índices o fichas
detectar errores. adicionales para relacionar el
● Si se retira un documento no hay código con los documentos.
que dejar una señal para saber que
falta, ya que los números son
correlativos.
● Se pueden intercalar nuevos
documentos.

21
 Clasificación geográfica
El criterio de clasificación son los lugares geográficos asociados a los documentos.
Este sistema lleva consigo varias clasificaciones sucesivas: país, región o zona
geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, calle.
Dentro de cada grupo se realiza una clasificación por orden alfabético.
COMUNIDAD PROVINCIA LOCALIDAD NOMBRE
Aragón Huesca Barbastro Tecno, SA
Castilla y León Burgos Aranda del Duero Mercado de la Rivera
Castilla y León Burgos Caleruela C.A.L.B.

VENTAJAS INCONVENIENTES
● Método sencillo. ● Hay que designar la palabra
● La documentación se identifica ordenatriz.
fácilmente. ● No es adecuado para archivos con
● No necesita índices ni fichas mucha documentación.
adicionales.
● Es útil para empresas que tienen
una organización geográfica o por
zonas.
● Permite la ampliación.
● Puede combinarse con otros
sistemas como el numérico o
cronológico.

Clasificación por materias

Se agrupa la documentación por temas o asuntos a que se refiere y luego se ordena
siguiendo algún criterio de clasificación (alfabético, numérico, cronológico…).
1 Zapatos
1.1 Marrones
1.1.1 talla 42
1.1.2 talla 43
2 Zapatillas
2.1 Deporte
2.1.1 Talla 40
2.1.2 Talla 41
2.1.3 Talla 42
VENTAJAS INCONVENIENTES
● Los documentos se localizan ● Los documentos que se refieren a
rápidamente. más de un asunto hay que hacer
● Permite la ampliación y la copias y colocarlos en distintas
intercalación de documentos. carpetas.
● Determinar previamente los asuntos o

22
 materias que presentan suficiente
entidad para constituir un apartado
del archivo.

Actividad 1
Indicar LA RESPUESTA correcta de las siguientes preguntas:
1.- Uno de los objetivos del registro de correspondencia de entrada es:
a) Saber los anexos que se adjuntan con la carta
b) Dejar constancia de la fecha de entrada y la sección o persona remitente.
c) Saber la fecha de entrada/salida y remitente/destinatario.

2.- Uno de los datos imprescindibles del registro de correspondencia de salida es:
a) El remitente
b) Sección o persona destinataria.
c) Sección o persona que la envía.

3.- Guardar confidencialidad del contenido de una carta comercial es responsabilidad del:
a) Remitente de la carta o telegrama.
b) Responsable de su registro y entrega.
c) Destinatario de la carta o documento.

4.- Para poder enviar/recibir faxes es necesario:

a) Que ambos equipos de fax estén conectados a la red telefónica.
b) Un teléfono para realizar la comunicación entre dos aparatos de fax.
c) Una impresora para recibir la comunicación o imagen enviada por el remitente.

5.- Para los correos (e-mail) personalizados la dirección de los destinatarios se pone en el campo:
a) Para.
b) CC.
c) CCO.

6.- Los documentos inactivos que se deben conservar para cumplir la normativa legal, se guardan
en:
a) Carpetas colgantes.
b) Carpetas verticales.
c) Cajas de cartón.

7.- Los cajones con guías laterales se utilizan para:

a) Archivos de carpetas colgantes.
b) Archivos de carpetas verticales.
c) Archivos de cajas.

8.- Cuando todos los documentos están bajo la responsabilidad de una persona, el sistema de
archivo es:
a) Descentralizado de documentos activos de oficina.
b) Centralizado de documentos inactivos.
c) Mixto de documentos semiactivos.

23
9.- Los documentos de consulta frecuente se guardan en:
a) El archivo de oficina, central o intermedio.
b) El archivo centralizado, por departamentos.
c) El archivo de oficina, activo y administrativo.

10.- Los documentos sin vigencia administrativa y con valor legar o fiscal, se guardan en:
a) El archivo de oficina, central o intermedio.
b) El archivo centralizado, por departamentos.
c) El archivo de oficina, activo o administrativo.

Actividad 2
Indicar si son verdaderas (V) o falsas (F) las siguientes afirmaciones:
1.- Uno de los datos imprescindibles del registro de correspondencia de entrada es el remitente…
2.- El destinatario de la correspondencia debe guardar la más estricta confidencialidad de su
contenido…
3.- El fax es un avance tecnológico que permite la “oficina sin papeles”…

Actividad 3
¿Qué tareas debe realizar el responsable de correspondencia?

Actividad 4
¿Cuál es el contenido del aparato de fax?

Actividad 5
¿Cuáles son las modalidades de envío que ofertan las oficinas de Correos?

Actividad 6
¿Cuáles son los principales problemas del correo electrónico?

Actividad 7
La empresa UBESOL, con domicilio en Alicante, recibe el 2 de mayo (año actual) la siguiente
correspondencia:
1.- Carta de la Tesorería General de la Seguridad Social (Alicante), explicando la nueva normativa
sobre cotizaciones.
2.- Carta de Iberdrola (oficinas en Alicante), factura del mes de abril
3.- Revista trimestral de la empresa GOLF RÍO SEGURA, con domicilio en Murcia.
4.- Catálogo de archivadores enviado por la empresa ARCHIVOS, SL de Madrid.
5.- Carta de la Delegación de Hacienda, adjunta calendario del Contribuyente.
6.- Telegrama de la empresa GRAN SOL, SA de Almería, anunciando la visita del director comercial.
7.- Carta de Marta Góngora Díaz, con domicilio en Granada, solicitando trabajo y adjunta
Curriculum Vitae.
8.- Carta del director de marketing de la empresa PUBLIS, SL de Valencia. Envía oferta de nuevos
productos y adjunta catálogo.
9.- Carta del administrador de TALLERES INCLÁN, SL (domicilio en Alicante), adjunta Fra. nº
115/20xx por reparaciones realizadas en los vehículos de la empresa.
Se pide: Confeccionar el registro de entrada. La última anotación tiene el n º 416 y fecha 30 de
abril.

24
Actividad 8
La empresa UBESOL, de Alicante, envía el día 22 de mayo (año actual) la siguiente
correspondencia:
1.- Jessica Arcón (comercial de ventas) escribe a la empresa DISEÑO, SL de Cuenca, adjunta un
catálogo de los artículos que están en promoción.
2.- Alejandro Muñoz (director general) escribe a la empresa “Ascensores Madrid SA, de Madrid y
le adjunta el contrato firmado.
3.- Alejandro Muñoz (director general) escribe a la empresa “Ascensores MADRID, SA, de Madrid,
y le adjunta el contrato firmado.
4.- Alejandro Muñoz (director general) envía una invitación al director de la revista “GOLF RÍO
SEGURA”, de Murcia, para la fiesta de presentación-demostración de nuevos productos el día 15
de junio.
5.- Julia García (administración), escribe a la empresa ARCHIVOS, SL. de Madrid para realizar un
pedido.
6.- Carlos Gutiérrez (RRHH) envía un telegrama a Marta Góngora Díaz, de Granada, citándola para
una entrevista de trabajo.
7.- Vicente Salmerón (director comercial) solicita a la empresa PUBLIS, SL, de Valencia,
presupuesto para unos carteles.

Actividad 9
El 25 de mayo (año actual) Carlos Gutiérrez, jefe de RRHH del a empresa UBESOL, SA, (CIF
A03/223344), envía un fax a la Tesorería General de la Seguridad Social. Para la sección “alta de
trabajadores” con nº de fax 965 333 666 y teléfono n º 965 222 444.
El motivo del fax es porque han contratado a Marta Góngora Díaz (DNI nº 44.555.666) y envían la
documentación necesaria para formalizar el alta en el Régimen General de la Seguridad Social. Es
el primer trabajo de Marta (no ha cotizado antes) y el día 1 de junio de 20xx empezará como
auxiliar administrativo en UBESO, SA.

Actividad 10
El día 2 de mayo la empresa UBESOL ha recibido los siguientes faxes:
1.- La empresa NARAVAL, SA (fax n º 936407235) envía a las 8:15 el pedido n º 145
2.- La empresa PEDROSA (fax n º 917173265) envía a las 9:45 la factura n º 87/20xx.
3.- La empresa PLASTIVAL (fax n º 962744858) envía a las 11:56 EL PEDIDO N º 189/20xx
4.- El Servicio de Prevención de Riesgos Laborales de Alicante (fax n º965123456) envía a las 12:15
un comunicado: La Unidad Médica pasará el día 20 (mes actual) para revisión de instalaciones y
reconocimiento del personal.
5.- La empresa PAPELERAS REUNIDAS (fax n º 961789653) envía a las 13:45 un comunicado
reclamando el pedido n º 58 que recibieron incompleto.
6.- El director del Hotel SOL Y MAR de Cartagena (fax 968456789), confirma a las 15:20 la reserva
de tres habitaciones y un salón de conferencia para los días 20 y 21 de junio.

Se pide:
Confeccionar el registro de entrada de faxes.

25
Actividad 11
El día 12 de mayo la empresa UBESOL ha enviado los siguientes faxes:
1.- El jefe de compras a las 9:15 envía a INFORMATIC, SA (fax 916452325) el pedido nº 132.
2.- El jefe de almacén a las 9:30 envía a Transportes CUENCA (fax n º 969289040) solicitando un
servicio para el 15 de junio.
3.- La contable a las 10:52 envía a la empresa PLUMARIN, SL (fax n º 947567890) carta reclamando
el pago de la Fra. nº 145.
5.- La contable a las 11:45 a POTES EXPRÉS, SL (fax n º 950366386) justificante transferencia de
pago de la Fra. n º 128.
6.- La contable a las 12:45 envía a la empresa NARAVAL, SA (fax nº xxx) carta reclamando el pago
de la Fra. 120
7.- El jefe de almacén a las 13:40 escribe a UTENSILIOS, SL (fax n º xxx) comunicando que su
pedido n º145 se retrasará dos días.
Se pide:
Confeccionar el registro de salida de los faxes.

Actividad 12
Ordena alfabéticamente los expedientes que tiene la Consellería d’Educació de los siguientes
alumnos:
Orden: ALUMNO/A – POBLACIÓN – INSTITUTO - ETAPA

ETAPA POBLACION INSTITUTO ALUMNO/A

BAT ELX SIXTO MARCO BELEN VALENCIA SANZ
ESO ELX LA TORRETA SILVIA VALLS SALERO
ESO ELX NIT DE L’ALBA SOFIA DEL VALLE ALEGRE
PCPI CREVILLENT CANONIGO MANCHON PEDRO VALLADARES ALEGRIA
BAT SANTA POLA ALJUB SEBASTIAN VALLON AYLLON
ESO ALACANT MEDITERRANEO MARIA AYLLON VALENCIA
BAT ELX LA TORRETA PASCUAL VALENCIA VALLADA
PCPI ELX NIT DE L’ALBA BELEN VALENCIA SANZ
FP ELDA REINA SOFIA BRAULIO SANZ VALENCIA
FP CREVILLENT CANONIGO MANCHON NADIA VALLADOLID SANZ
BAT ASPE HERRERIAS EMILIO VALLADA SELVA
BAT ALACANT CERVANTES MARIO SELVA VALLS
ESO ALACANT AZORIN LUISA SELVA VALLADA
PCPI ALACANT MARE NOSTRUM PETRA VALLS VALLADA
PCPI ALACANT CABO HUERTAS JUAN VALVERDE VALLS
ESO ELX SIXTO MARCO BELINDA VALVERDE SOS
FP ASPE SAN LORENZO ILUMINADA SOS VALENCIA
ESO ELX VICTORIA KENT VALENTIN VALENCIA VALLE
PCPI ELX SIXTO MARCO BENITO VALENCIA SAEZ
BAT ALACANT FIGUERAS PACHECO PEDRO SALVAJE VALLS
ESO ALACANT JORGE JUAN VERONICA VALIENTE SÁEZ
BAT CREVILLENT CANONIGO MANCHON MATIAS VALIENTE VALLE
PCPI SANT JOAN ELS FERROS SANTIAGO DEL VALLE SOS
PCPI SANTA POLA ALJUB PABLO VALVERDE SELVA
FP ELX VICTORIA KENT VICENTE SAEZ VALLADARES
BAT CREVILLENT CANONIGO MANCHON LIDIA VALERO VALLS
FP ELX CAYETANO SEMPERE CESAR VALVERDE VALLS
BAT CREVILLENT CANONIGO MANCHON COSME VALLADOLID VALLS
PCPI SANTA POLA SANTA POLA CASILDA VALENCIA VALLADOLID

26
Actividad 13
Ordena ALFABÉTICAMENTE los siguientes nombres de varón que más se utilizan en la provincia de Alicante
NOMBRES DE VARON EN PROVINCIA DE ALICANTE
POR ORDEN DE REPETICIÓN ORDENADOS ALFABETICAMENTE
1 JOSE 1
2 ANTONIO 2
3 FRANCISCO 3
4 MANUEL 4
5 JUAN 5
6 VICENTE 6
7 JOSE ANTONIO 7
8 DAVID 8
9 PEDRO 9
10 RAFAEL 10
11 MIGUEL 11
12 JOSE LUIS 12
13 CARLOS 13
14 JAVIER 14
15 JOSE MANUEL 15
16 JOAQUIN 16
17 LUIS 17
18 ALEJANDRO 18
19 JESUS 19
20 DANIEL 20
21 MIGUEL ANGEL 21
22 FRANCISCO JAVIER 22
23 ANGEL 23
24 SERGIO 24
25 JORGE 25
26 FERNANDO 26
27 JOSE MARIA 27
28 JUAN JOSE 28
29 JUAN CARLOS 29
30 RAMON 30
31 JUAN ANTONIO 31
32 PABLO 32
33 FRANCISCO JOSE 33
34 ENRIQUE 34
35 ANDRES 35
36 SALVADOR 36
37 RAUL 37
38 JAIME 38
39 ALBERTO 39
40 ADRIAN 40
41 RUBEN 41
42 IVAN 42
43 ROBERTO 43
44 TOMAS 44
45 JUAN MANUEL 45
46 SANTIAGO 46
47 OSCAR 47
48 DIEGO 48
49 JOSE FRANCISCO 49

27
Actividad 14
Ordena ALFANUMÉRICAMENTE los siguientes expedientes:
EXPEDIENTES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE TRÁFICO
EXPEDIENTES DE LA DIRECCIÓN GENERAL
ORDEN
DE TRAFICO
ALFANUMERICO
CÓDIGO TITULAR
A 1206 MARTIN BERNAL 1
MU 1234 GINES DEL HOYO 2
MU 5888 GASPAR MARTOS-CANO 3
AL 1518 ANA BELEN SANTIAGO 4
MU 2121 CARLOS HERRERA 5
G 2618 JULIA OTERO 6
A 5169 MARTA SANCHEZ 7
AB 4445 JUAN LUIS SANCHEZ 8
T 7618 JULIAN MARTOS 9
O 2618 MARTIN BERNAL 10
MU 1115 GINES DEL HOYO SANCHEZ 11
TO 1258 SANTIAGO VADILLO LÓPEZ 12
A 1205 CARLA DE LA POZA 13
S 4515 ARMANDO OTERO 14
M 4516 JULIA OTERO ANDREU 15
GI 8182 PEDRO GALLEGO UTRERA 16
M 8183 VICENTE CASTRO ORO 17
A 1206 ERNESTO DEL POZO 18
AL 8185 FRANCISCO AMOR ALEGRE 19
T 8186 ANA BERZA AMOR 20
AV 2618 ANTONIO LAFUENTE PÉREZ 21
A 6628 RENATA LA FUENTE 22
M 1258 FRANCISCA LOPEZ ZARCO 23
AL 1288 RODOLFO BERZA DEL 24
B 4581 CRISTINA DE LA FUENTE 25
A 2618 MANUEL RUIZ VERGARA 26
C 4811 AMELIA LOPES 27
CC 2222 FRANCISCO OLIVA 28
GI 1584 YOLANDA MULA SANZ 29
AB 5189 MARIO BERNA GUTIERREZ 30
V 2618 FRANCISCO MURO AGULLÓ 31
CS 1578 MIGUEL MURADA LEVANTE 32
C 8695 CARLOS ALCANTARA 33
AB 3668 CARLOS DE LA POZA 34
Z 2618 LUIS ANTON PEREZ 35
ZA 3689 MARIA MIRA VALERO 36
A 1218 LUISA ANDREU MAS 37
B 1258 PEDRO MAS MAS 38
TE 1289 JUAN ANTON LORENZO 39
CR 6289 LOURDES VALVERDE RUIZ 40
MA 1206 ROMAN VALVERDE MAS 41
MU 6369 RAMON VALLE RIO 42
GI 1256 REMEDIOS VALLECAS SOL 43
A 1587 CARLOS DEL AMOR RUIZ 44
A 2589 SANTOS LOPEZ POZO 45
MU 1288 BERNARDO PEREZ SAEZ 46
MU 7777 CONSUELO NIETO PEREZ 47

28
Actividad 15
Ordena ALFANUMÉRICAMENTE los códigos de los siguientes productos:
(A=alimentación B=bebidas C=congelados D=droguería E=envasados en brick)
PRODUCTOS DEL SUPERMERCADO“MANOLITO”

ORDEN
ALFANUMERICO
A 02001 Mantequilla Arias 48
A 00505 Leche Parmalat 49
A 00008 Arroz Dacsa 50
A 20055 Fideos Gallo 51
A 06022 Queso Garcia-Baquero 52
B 15869 Coca-cola Light 53
B 01258 Sunny Delight 54
B 22222 Zumos Don Simón 55
B 15860 Agua Font Vella 56
B 00052 Cerveza San Miguel 57
C 20229 Merluza Findus 58
A 01252 Queso El Ventero 59
B 12056 Agua Solares 60
C 15690 Varitas Pescanova 61
D 15555 Gel Sanex 62
E 22200 Leche Pascual 63
E 32569 Gazpacho Alvalle 64
D 12345 Champú HS 65
C 54367 Mejillones La Sirena 66
E 67890 Gazpacho Don Simón 67
D 25869 Laca Pantene 68
C 10003 Acelgas Frudesa 69
E 10088 Sangría Casón 70
A 00215 Mantequilla Tulipán 71
A 60269 Arroz La Fallera 72
A 01526 Macarrones Gallo 73
E 55455 Vino don Simón 74
A 15286 Espaguetis Gallo 75
D 12347 Fairy 76
E 12349 Atún en dados Isabel 77
C 12342 Canelones La Cocinera 78
E 00128 Leche RAM 79
D 05201 Mistol 80
E 02395 Leche ASTURIANA 81
E 45681 Zumo don Simón 82
E 01001 Tomate frito Orlando 83
A 32856 Arroz Signo 84
B 00289 Fanta Limón 85
C 02003 Base de Pizza Findus 86
D 02055 fregasuelos Xampa 87
E 03569 Aceitunas La Española 88
A 25869 Queso Carrefour 89
B 45960 Zumo La Verja 90
B 00896 Aquarius 91
B 05200 Zumo Juver 92
D 15429 Ariel 93
D 11008 Tenn 94
E 21543 Vino Mariachi 95
B 00500 Coca-colal Zero 96
B 00321 Cerveza Mahon 97

29
Actividad 16
Ordena los siguientes nombres de clientes GEOGRÁFICAMENTE:
El orden será:

PAÍS - REGION/COMUNIDAD – PROVINCIA – POBLACION -NOMBRE

PAIS REGION PROVINCIA POBLACION NOMBRE

ESPAÑA ANDALUCIA HUELVA AYAMONTE ERNESTO DEL POZO POBRE
FRANCIA LE CHATEAU AVEC AVIGNON FRANCOISE ZARCOTXI
ESPAÑA CASTILLA LEON LEON CALAMOCOS AFRICA MENARGUES LOPEZ
ESPAÑA EXTREMADURA CACERES HORCAJO CAMPING VILLASOL S.L.
ESPAÑA GALICIA OURENSE PENALONGA DORMITIENDA S.L.
ALEMANIA BAVIERA MUNICH MUNICH TECSAN S.AU.
COMUNIDAD VERONICA MANZANO
ESPAÑA ALICANTE ELCHE
VALENCIANA PERAL
ESPAÑA MELILLA MELILLA MELILLA KARINA LEWIS
ESPAÑA MURCIA MURCIA SANTOMERA MANUEL RUIZ VERGARA
PORTUGAL PORTUGAL NORDE OPORTO SANDINHO AMELIA LOPES
ESPAÑA ASTURIAS ASTURIAS CANGAS DE ONIS FRANCISCO OLIVA CLIMENT
COMUNIDAD
ESPAÑA ALICANTE GUARDAMAR YOLANDA MULA SANZ
VALENCIANA
ESPAÑA CASTILLA MANCHA TOLEDO ORGAZ GRANOS SALAZAR S.L.
ESPAÑA CATALUÑA BARCELONA BARCELONA ELECTRICIDAD SANES S.L.
GRECIA PELOPONESO ATENAS ATENAS KLEO STORBAS
TURQUIA ANTALYA EFESO EFESO MOHAMED SHARTEL
ESPAÑA CEUTA CEUTA CEUTA ESTER MAS JUAN
ESPAÑA ANDALUCIA JAEN RIHORNOS BOMBEOS CABEZA S.L.
BELGICA FLAMBEAU BRUXELLES BRUJAS OPTIC LION S.L.
ESPAÑA EUSKADI ALAVA VILLODAS FRANCISCA LOPEZ ZARCO
ESPAÑA CASTILLA LEON SEGOVIA SEGOVIA MUDANZAS SAEZ S.L.
ESPAÑA ANDALUCIA MALAGA ZALEA ROSELLO S.L.
ESPAÑA CASTILLA MANCHA CIUDAD REAL VEREDILLA DESGUACES ANTONIO S.L.
ESPAÑA ARAGON HUESCA AINSA POZOS RICO S.L.
COMUNIDAD RODOLFO BERZA DEL
ESPAÑA ALICANTE ALICANTE
VALENCIANA AMOR

30
Actividad 17
Ordena por materias los expedientes del HOSPITAL LOKITOS S.L.
El orden será: ESPECIALIDAD – DOCTOR/A - PACIENTE

ESPECIALIDAD DOCTOR/A PACIENTE

MARTIN BERNAL
GINECOLOGIA ERNESTO DEL POZO POBRE
SANTISTEBAN
RADIOLOGIA GINES DEL HOYO SANCHEZ FRANCISCO AMOR ALEGRE
GASPAR MARTOS-CANO
OFTALMOLOGIA ANA BERZA AMOR
HIDALGO
ANA BELEN SANTIAGO
PEDIATRIA ANTONIO LAFUENTE PÉREZ
VADILLO
CARDIOLOGIA CARLOS HERRERA PEREZ RENATA LA FUENTE SANCHEZ
TRAUMATOLOGIA JULIA OTERO ANDREU FRANCISCA LOPEZ ZARCO
URGENCIAS MARTA SANCHEZ SÁNCHEZ RODOLFO BERZA DEL AMOR
JUAN LUIS SANCHEZ CRISTINA DE LA FUENTE
REUMATOLOGIA
SÁNCHEZ ANTON
ESTOMATOLOGIA JULIAN MARTOS CANDALIX MANUEL RUIZ VERGARA
MARTIN BERNAL
GINECOLOGIA AMELIA LOPES
SANTISTEBAN
RADIOLOGIA GINES DEL HOYO SANCHEZ FRANCISCO OLIVA CLIMENT
OFTALMOLOGIA SANTIAGO VADILLO LOPEZ YOLANDA MULA SANZ
CARLA DE LA POZA
PEDIATRIA MARIO BERNA GUTIERREZ
MENARGUEZ
CARDIOLOGIA ARMANDO OTERO ANDARIAS FRANCISCO MURO AGULLÓ
TRAUMATOLOGIA JULIA OTERO ANDREU MIGUEL MURADA LEVANTE
CARLOS ALCANTARA
URGENCIAS PEDRO GALLEGO UTRERA
ZAMORA
REUMATOLOGIA VICENTE CASTRO ORO CARLOS DE LA POZA PÉREZ

Actividad 18
ORDENA LOS SIGUIENTES NOMBRES DE CLIENTES.
SOCIEDAD COOPERATIVA OLEÍCOLA DEL SUR
RUIZ DE LA PRADERA, JUANA
POZA DE LA CONTRERAS, LUCIA
INDUSTRIAS CARNICAS CENTRALES
TESORERIA GENERAL
RUIZ SANTANA, MIGUEL
ALBA DEL RUIZ, ANA
ONCE
ALMACENES TAMIS SL
TALLERES POZA CB.
TESORO PÚBLICO
FABRICA DE EMBUTIDOS CORTES SL
ALBA DEL RAMIREZ, CARLOS
RUIZ-CEBRIAN LEON, ANA
GONZALEZ TRIGO, ENCARNACION
TINTORERIA CANO S.L.
ASAJA
GONZALEZ TORNADO, MARTIN

31
Actividad 19
Ordena por materias los expedientes que tiene la Consellería d’Educació de los siguientes
alumnos:
Orden: ETAPA- POBLACIÓN-INSTITUTO-ALUMNO/A

ETAPA POBLACION INSTITUTO ALUMNO/A

BAT ELX SIXTO MARCO BELEN VALENCIA SANZ
ESO ELX LA TORRETA SILVIA VALLS SALERO
ESO ELX NIT DE L’ALBA SOFIA DEL VALLE ALEGRE
PCPI CREVILLENT CANONIGO MANCHON PEDRO VALLADARES ALEGRIA
BAT SANTA POLA ALJUB SEBASTIAN VALLON AYLLON
ESO ALACANT MEDITERRANEO MARIA AYLLON VALENCIA
BAT ELX LA TORRETA PASCUAL VALENCIA VALLADA
PCPI ELX NIT DE L’ALBA BELEN VALENCIA SANZ
FP ELDA REINA SOFIA BRAULIO SANZ VALENCIA
FP CREVILLENT CANONIGO MANCHON NADIA VALLADOLID SANZ
BAT ASPE HERRERIAS EMILIO VALLADA SELVA
BAT ALACANT CERVANTES MARIO SELVA VALLS
ESO ALACANT AZORIN LUISA SELVA VALLADA
PCPI ALACANT MARE NOSTRUM PETRA VALLS VALLADA
PCPI ALACANT CABO HUERTAS JUAN VALVERDE VALLS
ESO ELX SIXTO MARCO BELINDA VALVERDE SOS
FP ASPE SAN LORENZO ILUMINADA SOS VALENCIA
ESO ELX VICTORIA KENT VALENTIN VALENCIA VALLE
PCPI ELX SIXTO MARCO BENITO VALENCIA SAEZ
BAT ALACANT FIGUERAS PACHECO PEDRO SALVAJE VALLS
ESO ALACANT JORGE JUAN VERONICA VALIENTE SAEZ
BAT CREVILLENT CANONIGO MANCHON MATIAS VALIENTE VALLE
PCPI SANT JOAN ELS FERROS SANTIAGO VALLS SOS
PCPI SANTA POLA ALJUB PABLO VALVERDE SELVA
FP ELX VICTORIA KENT VICENTE SAEZ VALLADARES
BAT CREVILLENT CANONIGO MANCHON LIDIA VALERO VALLS
FP ELX CAYETANO SEMPERE CESAR VALVERDE VALLS
BAT CREVILLENT CANONIGO MANCHON COSME VALLADOLID VALLS
PCPI SANTA POLA SANTA POLA CASILDA VALENCIA VALLADOLID
PCPI ASPE SAN LORENZO VIRTUDES VELARTE VALENCIA

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