Actividades Unidad 01

Actividad de Aprendizaje
Unidad I. Manejo de Inventario
Tema I.
La Librería Z necesita reponer su inventario de mercancía para la venta, por lo que
preparo un listado detallado de los artículos que se necesitan adquirir. Con los
datos que se dan a continuación se le pide que realice una requisición de
materiales y un informe de recepción de mercancías.

ARTICULOS UNDS. REQUERIDAS COSTO UNITARIO

LAPICES 5,000 $ 2.00
BOLIGRAFOS 5,000 $ 3.00
HOJAS 8 1/5 X 14 300 $ 60.00
HOJAS 8 1/5 X 11  1,000  $ 55.00
HOJAS 8 1/5 X 13  100  $ 58.00
CARTULINAS 120 $ 2.50
CARTULINAS BLANCAS 100 $ 2.60
CARTULINAS NEGRAS  50  $ 3.50
BORRADORES 200 $ 100.00

Requisición de materiales
REQUISICIÓN DE MATERIALES No._001
Orden de fabricación No. _001__ Fecha de pedido: 22/02/2023
Fecha de despacho: 22/02/2023

Descripción Cantidad Costo Unitario Costo total

LAPICES 5,000 $ 2.00 $ 10,000.00
BOLIGRAFOS 5,000 $ 3.00 $ 15,000.00
HOJAS 8 1/5 X 14 300 $ 60.00 $ 18,000.00
HOJAS 8 1/5 X 11  1,000  $ 55.00 $ 55,000.00
HOJAS 8 1/5 X 13  100  $ 58.00 $ 5,800.00
CARTULINAS 120 $ 2.50 $ 300.00
CARTULINAS BLANCAS 100 $ 2.60 $ 260.00
CARTULINAS NEGRAS  50  $ 3.50 $ 175.00
BORRADORES 200 $ 100.00 $ 20,000.00
Entregado por: Adriano Brito
Recibido por:
 Actividades Unidad 01

Informe de recepción de mercancías

Informe de Recepción No.___001____

Proveedor: Miguel Martinez Orden de compra N O.
____001_______

Fecha de Recepción ___22/2/2023________________________

Cantidad
Descripción Discrepancias
recibida
5,000 LAPICES Completo
5,000 BOLIGRAFOS Faltaron dos Bolígrafos
300 HOJAS 8 1/5 X 14 Completa
 1,000 HOJAS 8 1/5 X 11 100 hojas con defecto
 100 HOJAS 8 1/5 X 13 Completa
120 CARTULINAS Nada más llegaron 115
100 CARTULINAS BLANCAS Completa
 50 CARTULINAS NEGRAS Nada mas recibí 40
200 BORRADORES Completo

Recibido por:

Tema II
Realice un resumen detallado sobre el proceso de realización del inventario
físico.

El inventario físico: es un proceso que consiste en contar las existencias del

almacén, una a una, con el fin de conocer el stock disponible. Una buena gestión de
la mercancía evita roturas de stock o el exceso de mercancía (más conocido
como sobretock).
Al tratarse de un proceso manual, puede resultar muy laborioso. Implica a gran parte
de la plantilla del almacén, por lo que requiere una correcta organización para
realizarlo de la forma más rápida y eficaz posible.

El stock es uno de los activos más importantes de cualquier empresa si no el que

más, de ahí que sea imprescindible llevar un control estricto. En este artículo
analizamos cómo hacer un inventario físico y responderemos a algunas de las
dudas más habituales que genera está operativa.
 Actividades Unidad 01
¿Qué es el inventario físico?

El inventario físico es una operativa cuya finalidad es conocer con exactitud los
productos almacenados y sus cantidades. Los operarios normalmente recorren los
pasillos contando y anotando de forma manual todos los productos alojados en las
estanterías.

Dependiendo de las necesidades de la empresa y del número de productos

disponibles, el inventario puede realizarse de manera permanente, anual o rotativa.
En todo caso, lo recomendable es que coincida con periodos de menor
actividad para así poder destinar más plantilla a esta operativa, efectuarlo de modo
más rápido, con menos errores y sin interrumpir otras obligaciones.
El objetivo del inventario físico es contrastar las existencias reales del almacén con
las registradas en el inventario teórico o contable (que puede ser gestionado desde
un WMS, un ERP o incluso más rudimentariamente con Excel).
¿Cuál es la importación del inventario físico?
Un control de inventario es indispensable para el negocio, porque redunda en una
mayor productividad. Conocer fielmente la ubicación de cada producto facilita la
preparación de pedidos y evita demoras, lo que se traduce en una mayor
satisfacción de los clientes.
El inventario físico ayuda a identificar descuadres, investigar sus causas y evitar que
se vuelvan a producir. Podría ocurrir, por ejemplo, que un operario fuera incapaz de
encontrar un producto teóricamente en stock. Al inspeccionar todo el almacén, se
descubriría que ese producto estaba almacenado en una ubicación errónea y
podrían tomarse medidas para disminuir este tipo de equivocaciones.

El inventario físico también ayuda a verificar y garantizar que los productos se

encuentran en buenas condiciones. Al contar los productos uno a uno se puede
comprobar visualmente que estén en buen estado. Esto es vital cuando se gestiona
una gran cantidad de referencias.

¿Quién debe realizar el inventario físico?

El inventario físico es una operativa manual, que involucra a numerosos

operarios de un almacén (si bien quizás, en un futuro, podría automatizarse con la
ayuda de drones). Por esa razón, debe planificarse con la suficiente antelación para
que el equipo pueda realizarlo de manera correcta en tiempo y manera,
minimizando así su impacto en la actividad de la empresa. Lo ideal es determinar
unas fechas y unos días exactos para ese conteo, como hemos dicho, priorizando
las épocas de menor actividad empresarial.
El personal encargado de hacer el inventario físico debe disponer de todos
los materiales necesarios para ello y estar capacitado para registrar la
información debidamente. Además, cabe definir un criterio común para llevar a cabo
el inventario con celeridad y sin fallos.

¿Qué se necesita para hacer un inventario físico?

Es aconsejable que el almacén esté previamente limpio y ordenado. Aunque

parezca obvio, el jefe de almacén debe velar en todo momento por el orden de la
 Actividades Unidad 01
instalación, pues ello se traduce en una mayor eficacia y fluidez de todas las
operativas (incluida esta).
Acto seguido, debe decidirse qué productos hay que contar (todos los artículos en el
almacén, los artículos en un pasillo concreto, los que se hallan en una ubicación,
etc.).

El inventario físico puede hacerse en soporte digital o con una lista impresa. En el
caso de optar por el papel, los operarios deben ir anotando el número de artículos
que cuenten de cada tipo. En el caso de ser digital, con la ayuda de un terminal de
radiofrecuencia, los operarios leen el código de barras de cada producto e indican la
cantidad.

Un programa de gestión de almacén, como Easy WMS de Mecalux, es una

herramienta que facilita enormemente la realización de un inventario físico. Este
software envía instrucciones a los operarios sobre qué artículos localizar para que el
cómputo global resulte más efectivo.
¿Cómo se realiza un inventario físico en el almacén?
En este punto es inevitable plantearse cómo hacer un inventario de modo práctico.
La dinámica en sí es muy sencilla: los operarios recorren el almacén con una lista
de productos y cuentan y anotan la mercancía ubicada en las estanterías.
Hay dos formas de llevar a cabo esta operativa: con un inventario general o uno
selectivo. La elección de un método u otro dependerá de la precisión que
necesitemos y de la facilidad para detener la actividad del almacén durante varias
horas, aunque ambos pueden ser complementarios. Por ejemplo, pueden contarse
algunos artículos en concreto con mayor frecuencia y hacer un inventario de todo el
almacén anualmente.

Tema III
La empresa “Las Marías” se dedica a la venta de muebles de oficina. Suponga que
usted está encargado de realizar el inventario de mes en todo el departamento de
almacén, cuáles serían los procedimientos previos al inventario que usted debe
realizar:

Procedimientos previos al inventario.

 Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de

la compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras. Es
recomendable solicitar y revisar el instructivo en los días previos al inventario.
Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades por parte del auditor
que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna.

 Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes

del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con
anterioridad al conteo.
 Actividades Unidad 01
 Verificar si la compañía tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser asi,
asegurarse que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles
faltantes.

 Realización de un recorrido por las instalaciones de la compañía para

determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes
ubicaciones previa iniciación del conteo.

 Verificar que el inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta

rotación, se encuentra debidamente identificado y separado.

 Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no se así,

describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de
inventario).

 Verificar que las planillas del conteo están pre numeradas, en caso que no lo
estén, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo.

 Verificar la correcta estructuración de los grupos de conteo en donde se

asegure una adecuada segregación, es decir que cada equipo de conteo
incluya personal que no tiene a su cargo la custodia del inventario.
Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una persona que esté
familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de compras.

 Verificar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas

responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y
de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas.

 Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del

cliente y verificación de lo adecuado del mismo.