Manual de Normas y

Procedimientos para la
Asignación, Uso y
Liquidación del Fondo
Rotativo de Cajas Chicas en
las Oficinas del RENAP
Normativa
 Normas que fueron modificadas
 Manual Versión 10
 6.1.5 “El Registrador Civil de las Personas
podrá nombrar mediante oficio a uno o
dos trabajadores de la Oficina del RENAP
como responsables de apoyar en la
administración del Fondo Rotativo de
caja chica, información que deberá
enviarse al Departamento de Tesorería.
Derivado de dicho proceso, los
responsables deberán registrar en la
agencia bancaria sus firmas en forma
mancomunada”.
 Manual Versión 10
 7.1.2 “Derivado de los cambios de los
trabajadores de apoyo responsables de la
administración del fondo rotativo de caja
chica, el Registrador Civil de las Personas
deberá trasladar el oficio con la información
a la Subdirección de Recursos Humanos y
enviar una copia al correo electrónico
cajachica_tesorería@renap.gob.gt dentro de
los 2 días hábiles de ocurrido el cambio,
trasladando para el efecto, nombre
completo y CUI del nuevo responsable de la
administración del fondo rotativo de caja
chica y de los que ya no serán
responsables”.
  Manual Versión 10
 9.1.6 “En los procesos de revisión de la
liquidación parcial de caja chica, el
 Manual Versión 10 Analista Financiero del Departamento
de Tesorería deberá comunicar al
 9.1.2 “En ningún caso se aceptarán
Registrador Civil de las Personas que
en las liquidaciones finales, facturas o
atienda las inconsistencias en un plazo
recibos con más de 3 meses de su
no mayor a 5 días hábiles, si vencido el
emisión”.
plazo no se ha subsanado la
inconsistencia, se notificará al Jefe de
Registro Civil de las Personas. Si luego de
3 días adicionales no se han atendido
las inconsistencias, se formulará el
rechazo respectivo y se devolverá el
expediente.
Norma eliminada

 Manual Versión 9
 8.1.15 “No se podrá mantener más del 25% de efectivo del total
asignado en la oficina del RENAP, salvo que en el municipio
donde se encuentre ubicada no exista agencia bancaria. De
haber realizado gastos en efectivo, el Registrador Civil de las
Personas deberá liquidar, caso contrario deberá reintegrarse al
fondo rotativo de caja chica de la Oficina, para ambos casos
en un máximo de 5 días hábiles”.
Insumos
Disposiciones para el uso del Fondo Rotativo de
Caja Chica para el año 2023

 Memorándum RCP-006-2023

 Los gastos que se podrán realizar con fondos de caja chica de

conformidad con la normativa legal vigente, son los siguientes:
1. Pago de servicios básicos.
2. Combustible.
3. Insumos de higiene.
4. Agua pura envasada.
5. Pago de envíos.
6. Útiles de oficina.
7. Otros (únicamente con autorización previa)
1. Pago de servicios básicos:

Energía eléctrica, agua potable y extracción de basura.

Moras o multas por atraso en los pagos: Las moras o multas generadas en la
prestación de servicios básicos por el atraso en el pago u otra circunstancia,
será imputable al Registrador Civil de las Personas, siendo su responsabilidad
mantenerlos al día.
Nota: Cuando no se pueda realizar el pago de los servicios básicos por el
Fondo Rotativo de Caja Chica, el Registro Central de las Personas solicitará
por medio de oficio a la Dirección Administrativa, se gestionen los pagos
correspondientes.
2. Combustible

Para uso de los generadores de energía eléctrica, que serán utilizados para dar
continuidad en la prestación de los servicios del RENAP, cuando se interrumpa el
suministro de flujo eléctrico por parte de la empresa distribuidora local o
nacional, o bien, para encender el generador de energía eléctrica como parte
del mantenimiento del mismo.
 Control de gasto de combustible: Posterior a realizar el gasto de combustible,
deberá remitir al correo electrónico cajachica_registrocentral@renap.gob.gt,
copia legible de la factura y la documentación siguiente:
 Fotocopia del auxiliar de bienes o tarjeta de responsabilidad
debidamente actualizada donde se evidencie que tiene cargados los
bienes.
 Publicación o nota de la empresa proveedora del servicio en la que
conste la fecha en que suspendió el servicio de energía eléctrica, en
otros casos, deberá remitir un oficio indicando la justificación.
 Bitácora de uso del generador.
 Nota: La compra del combustible debe ser racionalizada de conformidad
con la necesidad de cada oficina del RENAP, siendo responsabilidad del
Registrador Civil de las Personas, la adecuada utilización, teniendo el cuidad
de realizar dicho gasto dentro de los márgenes de racionalidad, calidad del
gasto y transparencia.
3. Insumos de higiene

No se deberán exceder del monto límite asignado “Detalle de insumos

autorizados”.
Adicionalmente, no se podrán realizar gastos que no sean estrictamente
necesarios, siendo responsabilidad del Registrador Civil de las Personas,
la adecuada utilización, teniendo cuidado de realizar los gastos dentro
de los márgenes de racionalidad, calidad del gasto y transparencia.
 Nota: Al realizar la liquidación respectiva ante el Departamento de
Tesorería, deberán adjuntar un detalle de los insumos adquiridos con
su respectivo costo y total de la factura, enviándolo en formato Excel
con copias de las facturas emitidas a los correos electrónicos:
 cajachica_registrocentral@renap.gob.gt
 cajachica_tesoreria@renap.gob.gt
3. Insumos de higiene
 4. Agua pura envasada
Consideraciones para adquirir agua envasada:

 Nota: El Registrador Civil de las Personas podrá evaluar la cantidad de garrafones

a comprar. No es obligación comprar la cantidad máxima establecida sino es
estrictamente necesaria.
 Si la cantidad no es suficiente, deberá solicitar autorización al correo:
cajachica_registrocentral@renap.gob.gt
5. Pago de envíos

Está permitido el pago de los envíos siguientes:

 Envíos de expedientes de liquidación de caja chica.

 Envíos urgentes de equipo.
 Envíos de expedientes de procedimientos disciplinarios.
 Envíos de solicitudes de licencias.
 Envíos urgentes de insumos.
 Otros casos, deberá solicitar autorización a la dirección de correo
electrónico:
cajachica_registrocentral@renap.gob.gt
6. Útiles de oficina

No se deberán exceder del monto límite asignado “Detalle de útiles

autorizados”.
Adicionalmente, no se podrán realizar gastos que no sean estrictamente
necesarios. Asimismo, la compra de insumos que no se encuentren dentro del
detalle de útiles autorizados, debe tener previa autorización.
En los casos de las Oficinas de Registro Civil de las Personas que tienen Oficinas
Auxiliares o adscritas, podrán adquirir insumos para proveer a las mismas
considerando las necesidades de estas.
Nota: Al realizar la liquidación respectiva ante el Departamento de Tesorería,
deberán adjuntar un detalle de útiles de oficina asignado con su respectivo
costo y total de la factura, enviándolo en formato Excel con copias de las
facturas emitidas a los correos electrónicos:
 cajachica_registrocentral@renap.gob.gt
 cajachica_tesoreria@renap.gob.gt
6. Útiles de oficina
7. Otros

Únicamente con autorización previa.

En los casos en que es necesaria la adquisición de otros insumos, no listados
anteriormente (numerales 1 al 7), el Registrador Civil de las Personas deberá
solicitar autorización previa, o bien, para realizar consultas sobre compras de
caja chica, deberá realizarse únicamente mediante la dirección de correo
electrónico:
cajachica_registrocentral@renap.gob.gt
En el asunto de cada correo deberá identificar si es consulta, solicitud de
autorización o envío de factura.
Requisitos para solicitar autorizaciones de compras de caja
chica

Deberá indicar en el cuerpo del correo como mínimo la siguiente información:

 Nombre y descripción del insumo que se necesita adquirir.

 Cantidad del insumo.
 Costo unitario y costo total (adjuntar cotizaciones o proformas).
 Justificación o motivo
 Oficina, municipio y departamento que realiza la solicitud.
 Nombre y puesto de quien realiza la solicitud.
Disposiciones generales:

 El Registrador Civil de las personas es el responsable de la administración

del Fondo Rotativo de Caja Chica de la oficina a cargo, por lo cual,
deben considerar las acciones administrativas necesarias para el buen
manejo, uso y liquidación.
 Cuando se adquieran materiales y/o suministros que se consideren
fungibles, deben remitir en su liquidación el formato de Requisición de
Almacén con las firmas correspondientes.
 Las liquidaciones parciales de caja chica se deben realizar como mínimo
mensualmente.
 El monto máximo para adquisición de bienes y servicios utilizando el
Fondo Rotativo de caja chica será hasta el por el 100% del fondo
asignado.
 En ningún caso se aceptarán en las liquidaciones finales facturas o
recibos con mas de tres meses de su emisión.
 Toda comunicación de los temas a cargo del Departamento de
Tesorería, tales como expedientes de liquidación y revisión de los mismos
se deberá realizar por los medios antes establecidos y utilizados con el
personal de dicho Departamento, siendo estos los siguientes:

Nombre Extensión Correo electrónico

Claudia Marleny Cotom Nufio 1707 ccotom@renap.gob.gt

Kimberly Yulisa Molina Sanabria 2102 kmolina@renap.gob.gt

María Conchita Juárez Alfaro 1703 mcjuarez@renap.gob.gt

 Los Registradores Civiles de las Personas deberán verificar que las
facturas que se generen por las adquisiciones antes descritas,
contengan los datos correctos, legibles, sin remarcaciones y que
dichas facturas no se encuentren vencidas. Los datos principales
de facturación que se consideran correctos son:
Fin del Documento