PROCESOS

ADMINIST
RATIVOS

PROYECTO
Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana
Contenido
• Solicitud de Recursos y
Legalización.
• Planillas de Legalización.

• Proceso de Compras
SOLICITUD
Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana

DE
SOLICITUD DE RECURSOS
SECCIONAL
Es la solicitud de dinero que hace la Seccional para realizar sus
respectivas actividades según el Presupuesto requerido en cada
proyecto.

A tener en cuenta:
• Diligenciar el formato de solicitud de Anticipo de
recursos que correspondan.
• Enviar mínimo con quince (15) días de anticipación.
• Soportado con el flujo de caja correspondiente.
• Envió al coordinador nacional del Proyecto y
contabilidad
 FORMATO SOLICITUD
TRASLADO DE RECURSOS
FLUJO DE
RECURSO
LEGALIZACIÓN
Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana

DE RECURSOS
Recuerden tener en cuenta los requisitos
mínimos de la factura de venta

Toda factura debe tener como comprador:

La Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana
NIT 899.999.025-3
Dirección AV CR 68 No 68B - 31 Bogotá

Estatuto Tributario Nacional

Art. 617. Requisitos de la factura de venta.
REQUISITOS DE UNA FACTURA DE VENTA
FACTURA NO VÁLIDA

TAMPOCO SON ACEPTADAS LAS CUENTAS

DE COBRO, NI RECIBO DE CAJA
 DOCUMENTOS EQUIVALENTES
• Personas Naturales o Régimen Simplificado
• Datos completos Apellidos y nombre o razón,
NIT o CC del vendedor o de quien presta el
servicio firma
• Todo recibo equivalente debe tener adjunto
Fotocopia de Rut o cédula de ciudadanía.
• La firma debe coincidir con la del documento
de identidad.
 NOTA: NINGUN RECIBO EQUIVALENTE
REEMPLAZA A UNA FACTURA DEL RÉGIMEN
COMÚN QUE ESTÉ OBLIGADO A DECLARAR

• No tiene cédula.
• No Tiene firmas de quien
aprueba el documento.
• No tiene el valor en letras
• Error Aritmético
DOCUMENTO DE TRANSPORTE
✔Fecha
✔ Programa al cual se realiza el desplazamiento
✔ Viajero (Nombre de la persona)
✔ Concepto de operación del recorrido
✔ Ruta que se realizó
✔ Valor en números y letras del total del recorrido
✔ Firma beneficiario
✔ Número de identificación
✔ Placas del vehículo en el que se transportaba
 SOPORTE DE LA LEGALIZACIÓN DE
GASTOS
El gasto para ser aceptado deberá ser soportado según procedimiento.

Para compras de productos o servicios

• Factura Original Otros Soportes
• Copia comprobante de pago • Rut o Cédula del proveedor
• Copia comprobante de egreso • Planilla de Asistencia (como soporte decompra de
• Solicitud de cotización refrigerios, almuerzos y hospedaje)
• Orden de servicio o compra • Formato de Ingreso en Almacén del activo
• Cotizaciones (mínimo 2 o 3 proveedores • Si la compra es realizada desde la SNCRC enviar el
según sea el monto) acta de entrega
• Cuadro comparativo • Planilla de Apoyo Voluntario
• Acta Junta de Compras • Planilla de Kilometraje
• Acta de recibido a Satisfacción
 ¡Tenga en cuenta!
• Todas las facturas deben venir orden
cronológico.
• Cada factura o recibo se debe pegar en una hoja
en blanco.
• Cada factura debe tener nota al pie de página
indicando la actividad.
• En los casos que aplique deberá tener soporte
de pago, de proceso de compra y retenciones.
• La legalización de los gastos se tramita
utilizando las planillas establecidas por
SNCR.
• Cada gasto deberá tener el rubro al que
corresponda según el presupuesto.
• No olvidar realizar la respectiva
consignación de las retenciones realizadas.
• Envia la informacion a el coordinador sobre
retenciones y reintegros.
FORMATO A: PLANILLA DE
LEGALIZACIÓN
FORMATO A: PLANILLA DE
LEGALIZACIÓN
FORMATO B: PLANILLA DE
ASISTENCIA
FORMATO C: PLANILLA DE
LEGALIZACIÓN APOYOS
FORMATO C: PLANILLA DE
LEGALIZACIÓN APOYOS

DOCUMENTO NO VALIDO
FORMATO C: PLANILLA DE
LEGALIZACIÓN APOYOS
FECHA DE ENVIO
Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana

LEGALIZACIONES
 Fecha Proceso Responsable
Fecha límite para envío por correo Seccionales
23 día de cada mes electrónico de la Legalización en digital de
parte de las Seccionales, al Coordinador
LEGALIZACIÓN DE Nacional o referente administrativo de cada
línea
PROCESO DE

25 día de cada mes Fecha límite de revisión y retroalimentación Coordinadores

por correo electrónico de parte del Nacionales de Línea
Coordinador Nacional o referente SNCRC
GASTOS
administrativo a las Seccionales (solicitud de
aclaración o información adicional, ajuste de
soportes entre otros). Si pasados estos 3 días y
no se generan observaciones, la seccional
enviará la legalización a la sede nacional.
28 día de cada mes Envío de Legalizaciones en físico y original a Seccionales.
la Sede Nacional. la legalización debe ser
enviada con un comunicado de remisión a
nombre del Coordinador Nacional.
30 día de cada mes Fecha límite de recepción de las legalizaciones Coordinadores Locales
en físico y originales a los Coordinadores y/ contables locales de
Nacionales de Línea SNCRC. Por favor Línea
enviar con un comunicado remisorio.
2 día de cada mes Fecha límite de gestión documental de cargar Equipo de Gestión
la legalización al Equipo del que hace parte el Documental SNCRC
Coordinador Nacional.
 Fecha Proceso Responsable
3 día de cada mes Radicación de la legalización del Equipo de
LEGALIZACIÓN DE Coordinador Nacional al Equipo de
Contabilidad SNCRC
Contabilidad
SNCRC.
5-8 día de cada Verificación soportes y causación de Equipo de
PROCESO DE

mes legalizaciones por parte del Equipo de Contabilidad

Contabilidad SNCRC SNCRC
GASTOS
10 día de cada Socialización del Equipo Contable del Equipo de
mes Informe Financiero a los Coordinadores Contabilidad
Nacionales y la UAE SNCRC
11-12 día de cada Revisión y conciliación causación de Equipo de
mes legalizaciones y ejecución presupuestal Contabilidad
SNCRC
13 día de cada Consolidación y socialización de ejecución Equipo de
mes presupuestal a las Seccionales con copia a Contabilidad
Directores, Líderes, Coordinadores SNCRC
Nacionales y UAE.
Elaboración de informe Financiero a Equipo de
14-15 día de cada Alianzas Estratégicas Contabilidad
mes SNCRC
 ¡Tenga en cuenta!
Las facturas emitidas por establecimientos de régimen Orden de servicio o compra
simplificado deben estar acompañadas de un Documento
Equivalente de la SNCRC, para lo cual desde Sede Nacional
se envió talonario por cada línea.
Factura Original
Las facturas deben incluir los impuestos correspondientes -
IVA (se aplicará el IVA en caso de no tener el certificado de
exención de impuestos) retención en la fuente, impuesto al
consumo, etc. Cuadro comparativo

Siempre se debe adjuntar el RUT actualizado (2014 en
adelante) del establecimiento o copia de la cédula del
proveedor si no tiene RUT.
Pasabordos o tiquetes aéreos de cada trayecto
Se sugiere hacer notas aclaratorias en los gastos para
comprender el origen de los mismos

Recuerde que las facturas deben estar a nombre de la SNCRC

Nit 899999025-3 Cotizaciones (mínimo 2 o 3 proveedores
según sea el monto)
PROCESO DE
Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana

COMPRA