MACROPROCESO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Proceso Uso, recolección y tratamiento de Datos personales Habeas Data

Instructivo Política de tratamiento y protección de datos personales.
Fecha: 18/04/2023
Código INUR-PT-03
Versión: 1
Revisó: Carolina Gómez Orozco Aprobó: Camilo Pinzón

Ingenio urbano Construcciones SAS, acogiendo y dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581
de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de nuestra
Constitución Política, adopta y aplica la presente Política para el tratamiento de los datos
personales. INUR, manifiesta que garantiza la intimidad, derechos a la privacidad, y el buen nombre
de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas las actividades,
las cuales tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y
transparencia.
Se compromete a no revelar la información que se digita o transfiere a nuestra empresa, de acuerdo
con las normas de la Ley 527 que reglamenta el Comercio Electrónico en Colombia y la Ley 1581 de
2012 sobre el uso de datos confidenciales. Con la presente Política de Tratamiento y Protección de
Datos Personales, se suple dejando sin efecto acuerdos y políticas expedidas con anterioridad, para
dar cumplimiento a las políticas de protección de datos y a las obligaciones de la Ley 158 de 2012,
sus Decretos Reglamentarios y las demás normas que la complementen, adicionen, enriquezcan o
modifiquen, tiene en cuenta lo siguiente para el manejo de información y datos personales.

La información personal es uno de los activos más importantes, por lo tanto, el tratamiento de esta
información se realiza con sumo cuidado y atendiendo lo establecido por la ley, garantizando a las
personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho del Hábeas Data.
La información que se encuentra en la Base de Datos propia ha sido obtenida en desarrollo de la
actividad de la compañía, su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y
normatividad legal.

ALCANCE:
La Política de Protección de Datos Personales de Ingenio Urbano construcciones SAS se aplicará a
todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales, que para INUR sea objeto
de Tratamiento como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales.

El Tratamiento de los Datos Personales se deberá hacer en los términos, condiciones y alcances de
la autorización del Titular y/o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna
excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud, producto del ejercicio de los deberes y
derechos consagrados en la política, podrá dirigirse a la Calle 7 N° 11-39 de la ciudad de Zipaquirá,
Colombia.
FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

La finalidad de la Política de Protección de Datos Personales busca:

1. Instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las

disposiciones de la ley.
2. Generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados,
públicos y sensibles de sus titulares.

La finalidad de INUR con respecto a la recolección y tratamiento de Datos Personales frente a:

CLIENTES:
Busca llevar a sus clientes beneficios de valor agregado, por consiguiente, el usuario acepta que
INUR lo contacte por diferentes canales como teléfono fijo, teléfono celular, mensajes de texto a su
celular, correo electrónico y redes sociales, brindándole información, beneficios y ofertas.

EMPLEADOS:
Esta finalidad incluye específicamente los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las
afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de
sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y
horario de trabajo del empleado.

PROVEEDORES:
Contacto permanente para solicitud de cotizaciones y gestión de las relaciones comerciales que
surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento
según la razón social de la compañía.

VISITANTES:
La información que suministran los visitantes a manera de control de acceso, es registrada en el
ingreso de la zona, buscando obtener control frente a posibles incidentes de seguridad e
identificación de las personas que ingresan a la zona y a las instalaciones.

DEFINICIONES:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al
Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca
de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la
forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los
datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
 5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
titular.
6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías
de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y
los datos biométricos.
7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable
del Tratamiento.
8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.
11. Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los
participantes de actividades promocionales o afines.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

Los titulares de los datos personales son las personas naturales cuyos datos personales sean objeto
de Tratamiento por parte de Ingenio Urbano construcciones SAS. De acuerdo con lo contemplado
por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los
derechos de los titulares de los datos personales, los cuales los pueden ejercer en cualquier
momento:

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales Ingenio
Urbano Construcciones SAS está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular
puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados al
encontrar que sus datos se encuentran parciales, incorrectos, inexactos, incompletos,
fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado o sea
expresamente prohibido.
2. Ser informado por INUR, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
3. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se
respeten los principios, derechos, y las garantías constitucionales y legales.
4. Solicitar prueba de la autorización otorgada a INUR para el tratamiento de datos, mediante
cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo
dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante INUR.
6. Acceder y consultar de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

ACTUALIZAR, CORREGIR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS DEL TITUAR:

El titular de los datos personales puede solicitar a Ingenio Urbano Construcciones SAS por medio del
correo electrónico de solicitudes, que sus datos personales tratados sean actualizados, corregidos,
rectificados o suprimidos, si así lo desea o si considera que existe incumplimiento a cualquiera de
los deberes en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en la presente Política.
Para poder efectuar la actualización, corrección, rectificación o supresión, el Titular debe tramitar
la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:

1. Nombre completo e identificación del titular de los datos.

2. Descripción detallada de los hechos que dan lugar de la solicitud.
3. Datos de ubicación del titular como la dirección, departamento, ciudad y teléfono de
contacto.
4. Descripción del procedimiento que desea realizar (actualización, corrección, rectificación o
supresión).
5. Y si considera necesario adjuntar documentos que soporten la solicitud (este punto es
opcional).

Recibida la solicitud del Titular de los datos personales por medio del correo de solicitudes, con los
puntos correctamente diligenciados para tramitarla de manera al responsable o encargado del
tratamiento, manteniendo abierto el caso en un término no mayor a cinco (5) días hábiles desde la
fecha su recepción, tiempo en el que se debe dar respuesta y solución a la solicitud. Así mismo, se
tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado a la persona encargada de darle solución
(competente); si quien la recibe no está legitimado para responderla, tendrá quince (15) días hábiles
contados a partir del día de recepción de la solicitud para atenderla.

REVOCAR LA AUTORIZACIÓN PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES:

En cualquier momento el titular de los Datos Personales puede revocar la autorización para el
tratamiento de sus Datos Personales suministrados a Ingenio Urbano Construcciones SAS; para ello
debe gestionar la solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado de este, detallando
el objeto de su solicitud.
El Titular de los Datos Personales para poder gestionar la revocación ante INUR, debe llevar a cabo
los mismos pasos y requisitos consagrados en el procedimiento para actualización, corrección,
rectificación o supresión de los datos personales.

CONSULTAS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES:

Los Titulares podrán consultar su información personal que tenga Ingenio Urbano construcciones
SAS, quien a su vez estará dispuesto a suministrar toda la información que esté vinculada con la
identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de Datos Personales, INUR garantiza:

1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

2. Atender en un término máximo de quince (15) días hábiles los casos de atención de las
solicitudes, los cuales se contarán a partir de la fecha de solicitud. De no ser posible
atenderla dentro del tiempo definido, se informará al interesado antes de su vencimiento,
notificando los motivos del retraso y la nueva fecha en que se dará solución. Este nuevo
plazo no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales al plazo inicial.
CATEGORÍA DE LOS DATOS:

Ingenio Urbano construcciones SAS en desarrollo del principio de autonomía privada, y de acuerdo
con los datos tratados, y según la legislación vigente, ha elaborado la siguiente clasificación de datos:

1. Dato Personal: Conjunto de información susceptible de relacionarse a una o más personas

naturales.
2. Dato público: Es dato público todo aquel contenido en documentos públicos, relativo al
estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de
servidor público. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía,
en registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a
reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es semiprivado, privado o
sensible.
3. Dato semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un
determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o
profesional.
4. Dato privado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación, por tener naturaleza íntima y
reservada, interesa sólo a su titular.
5. Dato reservado: Es aquel que posee una naturaleza confidencial o un alto valor comercial
por sí mismo.
6. Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad de su titular o que su uso indebido puede
generar discriminación. Por ejemplo, aquellos relativos a la orientación sexual, la
orientación política, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la
participación en grupos sindicales, de Derechos Humanos o sociales, entre otros.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE:

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza
sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que
se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones
consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. Los datos de naturaleza sensible son los
relacionados con:

1. Origen racial o étnico.

2. Orientación política.
3. Convicciones religiosas / filosóficas.
4. Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos o
partidos políticos.
5. Vida sexual.
6. Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

MARCO NORMATIVO Y LEGAL:

Las políticas de protección de Datos Personales de Ingenio Urbano se rigen por las siguientes normas
de manera interna y externa:
LEY 527 DE 1999:
Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Así mismo, introduce el concepto de equivalente funcional, firma electrónica como mecanismos de
autenticidad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

LEY 1266 DE 2008:

Por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas Data y se regula el manejo de la
información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial,
de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.

LEY 1273 DE 2009:

Ley por medio de la cual se crea y se protege el bien jurídico de la información y los datos personales.
Así mismo, se tipifican conductas penales como daño informático, violación de datos personales,
acceso abusivo a sistema informático, interceptación de datos informáticos, hurto por medios
informáticos, entre otras.

LEY 1581 DE 2012:

Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

DECRETO 1377 DE 2013

Con el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012, sobre aspectos relacionados con la autorización del
Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de
los responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las
transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos
personales.

DECRETO 368 DE 2014:

Por el cual se reglamentan las operaciones mediante sistemas de financiación previstas en el artículo
45 de la Ley 1480 de 2011.

DECRETO 886 DE 2014:

Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases
de Datos Personales, el cual se encuentra a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, y
donde quienes actúen como responsables del tratamiento de datos personales, deberán registrar
sus Bases de Datos siguiendo las instrucciones de este decreto.

FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Dentro de las funciones del responsable del tratamiento de los datos personales, se encuentra el
nombramiento de una persona al interior de la empresa que cumpla con las siguientes funciones:

1. Garantizar la elaboración, implementación y promoción de un sistema que permita

administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
2. Comunicar e impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.
3. Integrar y enlazar todas las áreas de Ingenio Urbano construcciones SAS para asegurar una
implementación transversal de las Políticas de Protección de Datos Personales.
4. Programar y garantizar un entrenamiento constante de la compañía en la protección de
datos personales.
 5. Analizar y diagnosticar las responsabilidades de los cargos dentro de INUR, para liderar el
programa de capacitación en la protección de datos personales.
6. Garantizar que, dentro del proceso de análisis de desempeño de los empleados, el
entrenamiento y uso sobre la protección de datos personales, se encuentre en un nivel alto.
7. Realizar la capacitación y transmitir la responsabilidad a los nuevos empleados que, por las
condiciones de su trabajo, tengan acceso a las Bases de Datos.
8. Organizar y hacer seguimiento a la implementación de planes de auditoría interna, para
verificar el cumplimiento de las políticas de tratamiento de datos personales.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS:

Ingenio Urbano Construcciones SAS aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción,
protección, almacenamiento y confidencialidad de los Datos Personales de los titulares. Verificará
cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales
a las autoridades y en los casos pertinentes.

GARANTÍAS DE ACCESO AL TITULAR A LOS DATOS PERSONALES:

Ingenio Urbano construcciones SAS garantiza el derecho de acceso al titular de los datos, con previa
acreditación de su identidad, legitimidad y sin ningún costo, a sus datos personales a través de
diferentes medios, principalmente electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.
Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y se le debe permitir al titular la posibilidad de
conocerlos y actualizarlos.

ACTUALIZACIÓN DE LAS BASE DE DATOS:

Actualizar la información conforme se obtengan los datos, de conformidad con lo señalado en la ley
1581 de 2012.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

Conservar la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su
tratamiento, utilizando mecanismos digitales y reglas de seguridad necesarias para mantener el
registro de la forma y fecha. Ingenio Urbano construcciones SAS establece los repositorios
electrónicos para salvaguardar la información.

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASE DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y

COMERCIO:

Ingenio Urbano construcciones SAS cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en
relación con el registro e informes que debe entregar a las autoridades competentes. Para efectos
del registro de la Base de Datos, se realizará un procedimiento teniendo en cuenta los siguientes
parámetros:

1. Cantidad de bases de datos con información personal.

 2. Cantidad de titulares por cada base de datos.
3. Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los
titulares.
4. Tipo de datos personales contenido en cada base de datos, a los que se realiza tratamiento,
como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.
5. Ubicación física de las bases de datos.
6. Al respecto se preguntará si la base de datos se encuentra almacenada en medios propios,
por ejemplo, archivadores o servidores (dependiendo de si se trata de un archivo físico o
una base de datos electrónica), internos o externos a las instalaciones físicas del
responsable.
7. Cuando el tratamiento de los datos personales se realice a través de un(os) encargado(s)
del tratamiento, se solicitarán los datos de identificación y ubicación de ese (esos)
encargado(s).
8. Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los
riesgos de uso no adecuado de los datos personales tratados.
9. Información sobre si se cuenta con la autorización de los titulares de los datos contenidos
en las bases de datos.
10. Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).

REDES SOCIALES:

Las redes sociales constituyen plataformas complementarias de divulgación de la información

(comunicación), las cuales son de gran interconexión de los medios digitales de los usuarios y no se
encuentran bajo la responsabilidad de Ingenio Urbano Construcciones SAS por ser ajenas a la
empresa.
Toda la información que los usuarios proporcionan en las redes sociales en las que participa INUR,
como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta
Política, siendo de total responsabilidad de la empresa prestadora de esa plataforma.

TRATAMIENTO DE DATOS COMERCIALES:

Ingenio Urbano construcciones SAS tramitará los datos comerciales e información financiera que
considere necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para toda celebración de contratos
con terceros. Los datos de estos serán tratados con la intimidad, derechos a la privacidad, el buen
nombre de las personas, dentro del proceso del tratamiento de datos personales, y durante todas
las actividades que tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad
y transparencia.

Para tal efecto, se reglamenta la firma del Acuerdo de Confidencialidad para la entrega de Datos
con todos los proveedores.

TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS DIRECTOS DE LA EMPRESA:

Todos los datos suministrados por los empleados de Ingenio Urbano Construcciones SAS serán
almacenados, compilados, utilizados, compartidos, consultados, transmitidos, intercambiados y
transferidos, para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio
de los derechos como empleador.
Toda la información relativa a los empleados o ex empleados de INUR, serán conservados con el fin
de que la Compañía, pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en
esa misma condición le corresponden, de acuerdo con la legislación laboral colombiana.
Al momento del ingreso a Ingenio urbano construcciones SAS de empleados nuevos con contrato
laboral, es requisito que, al momento del inicio de sus labores asignadas, manifiesten conocer,
aceptar y aplicar las Políticas de Protección de Datos Personales.
Para dar por finalizado el proceso de vinculación de un nuevo empleado en INUR, es necesario
garantizar del empleado la firma y aceptación de la presente política.

VIDEOVIGILANCIA:

Ingenio Urbano Construcciones SAS informa a sus empleados y visitantes sobre la existencia de
mecanismos de seguridad, por medio de la notificación en anuncios de la videovigilancia en sitios
visibles.
INUR cuenta con un sistema de videovigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios
estratégicos en el interior de sus oficinas, lo cual está establecido en los derechos del tratamiento
de datos para los empleados y personas naturales. Manifestando que la información recolectada
solo se utilizará con fines de seguridad de los empleados, personas naturales, bienes y activos que
en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba en cualquier momento
que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite.
Los archivos obtenidos de la videovigilancia se almacenan en un sistema que cuenta con condiciones
de seguridad con todo el rigor necesario para tal fin y solo tiene acceso el personal del área
administrativa, en cuya vinculación se firmó el acuerdo de confidencialidad.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA:

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás
disposiciones institucionales que le sean contrarias. Toda información no contemplada en la
presente política se reglamentará de acuerdo con el Régimen General de Protección de Datos
Personales vigente en Colombia.

La actualización de la Políticas de Protección de Datos Personales dependerá de las instrucciones y

lineamientos de la Dirección Administrativa y Gerencia General, así como de las extensiones
reglamentarias del ente de vigilancia y control, la Superintendencia de Industria y Comercio.