Análisis de las tareas

Todo trabajo tiene una forma de hacerse; incluso cuando el trabajo era tan simple
como recoger frutos, quien lo llevaba a cabo sabía que previamente debía tomar una
canasta, conocía a dónde dirigirse, qué tipo de frutos eran los comestibles y cuáles
no, y en qué condiciones debían estar para ser consumidos. Posteriormente, volvía al
campamento y debía depositarlos en un lugar para su racionamiento. Si bien parece
precario, no dista mucho de lo que hacemos hoy, por más compleja que sea la tarea
que se desarrolle en el puesto.

Durante la Revolución Industrial, se crearon los estudios de tiempos y movimientos.

De esta forma se investigó de qué manera diseñar un puesto de trabajo lo
suficientemente fácil para poder ser realizado por cualquier persona y cómo hacer
más eficiente la producción. Claro que no se tenían en cuenta cuestiones como la
ergonomía, la salud o a la persona que lo llevaría a cabo.

Hoy, por el contrario a todo lo visto previamente, se le suma la dimensión personal

del ocupante del puesto y el eje ha dejado de ser meramente la eficiencia;
actualmente, se balancean todos estos aspectos. Todo esto debe quedar registrado
en la organización y nos servirá como una de las herramientas más importantes que
tendremos para poder planificar, reclutar, seleccionar, evaluar y remunerar un trabajo
determinado. Este registro escrito, formalizado y estandarizado es la descripción de
los puestos.

Presentación del caso

Información sobre análisis de puestos: conceptos generales

Referencias

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Presentación del caso

Caso

Suponte que te convocan de una empresa pyme familiar dedicada a la

fabricación de productos de plástico para que te hagas cargo de la gerencia
de Recursos Humanos. La segunda generación acaba de tomar el mando de
la organización y desea profesionalizar la empresa.

Cuando llegas a la organización, te das cuenta que hay mucho por hacer. En
tu primer día, te enteras que en unos meses se jubilarán dos empleados, uno
de producción y el otro de ventas. Lo primero que se te ocurre es buscar las
personas para reemplazar a las que se están por ir. Perfecto, pero, ¿a quién
debes buscar y dónde? Para responder a eso, debemos respondernos
previamente otras cuestiones. Como el puesto de producción a cubrir es de
la base de la pirámide organizacional, no lo podes cubrir con alguien de la
organización, sino que deberás buscarlo fuera. En el caso del puesto de
vendedor, en un primer momento, supones que podrás cubrirlo con un
ascenso de alguien de dentro de la organización y si no lo encontraras, puede
ser con alguien de fuera.
Entonces le solicitas a tu asistente que te alcance las descripciones de
ambos puestos. Con cara de asombro, tu asistente te dice que no tienen.
Según te comenta: “Los puestos eran ocupados por conocidos, familiares o
amigos de empleados, que una vez que entraban se iba viendo más o menos
qué necesitaban aprender”.

Automáticamente, te das cuenta que debes realizar una descripción de

puestos para todos los de la organización. No tienes el dato de cuántos
puestos existen, pero estimas que son alrededor de 15 puestos
administrativos y 20 en producción. Por una cuestión lógica, necesitas
realizar estos dos primero ya que son los que debes cubrir. Sabes que para
poder hacer una descripción del puesto, primero debes analizarlo.

Para ello, deberás elaborar las herramientas adecuadas para realizar el

análisis de los puestos. Luego, deberás establecer las prioridades de qué
puesto analizarás primero. ¿Serán los puestos más altos? ¿Serán los
puestos más numerosos? ¿Serán los puestos claves para el logro de los
objetivos organizacionales? Antes de elegir un método de recolección de
información necesitas sabes, ¿cuánto dinero y tiempo está dispuesta a
invertir la organización en esa tarea? ¿Quién lo realizará? Una vez que se
haya realizado, ¿que podrás hacer con esa información?

C O NT I NU A R
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Información sobre análisis de puestos: conceptos

generales

Por lo general, sucede que en las organizaciones más pequeñas o en las que
llevan mucho tiempo conformadas, son los gerentes de cada área los que
conocen los puestos que tienen subordinados. Ellos saben qué tareas se
realizan en estos y por qué tipo de personas deben ser ocupados. A medida
de que las empresas se van complejizando y aparece el departamento de
Recursos Humanos, esa información debe serle delegada.

Con el fin de recabar toda la información necesaria, aparece la figura del

analista de puestos, quien será el encargado de realizar el análisis de los
puestos. Este consiste en la obtención, evaluación y organización de
información sobre los puestos de una organización.

Toda la información recabada por el analista tendrá una importancia

fundamental para el departamento de Recursos Humanos, dado que basará
muchas de sus decisiones en esta. Pero también es de gran importancia
para la gerencia porque la ayudará en varias cuestiones:

Compensar de manera equitativa a los empleados.

 Ubicar al personal en puestos adecuados.

Determinar niveles realistas de desempeño.

Crear planes para capacitación y desarrollo.

Identificar candidatos adecuados para las vacantes actuales.

Planificar las necesidades de capacitación en recursos humanos.

Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.

Evaluar la manera en que los cambios del entorno afectan el

desempeño del personal.

Eliminar requisitos y demandas innecesarios, a partir de

racionalizar el proceso.

Conocer y evaluar las necesidades reales de recursos humanos de

la empresa (Haro Ramos y Piacentini, 2017).

Obtención de información para el análisis de puestos

Lo primero que un analista debe hacer es estudiar a la organización como un

todo. Es necesario que conozca los objetivos, el plan estratégico, la cultura,
sus insumos, sus productos y demás características que la describan.
Ya con un panorama de la empresa, los analistas continuarán con su tarea de
la siguiente forma:

Identificación de los puestos: es una tarea relativamente sencilla.

Adquiere complejidad mientras crece el tamaño de la organización.
Consiste en individualizar cada puesto dentro de la organización.
En muchas ocasiones, no están expresados en los organigramas.

Elaborar un cuestionario para el análisis del puesto, con la finalidad

de identificar labores, responsabilidades, habilidades,
conocimientos y niveles de desempeño necesarios en un puesto
específico.

Obtener información de los puestos: esto se realiza a través de

cuestionarios y de otras herramientas que veremos más adelante.

Desarrollo del cuestionario

El cuestionario debe asegurar algunos puntos:

Identificación del puesto: se debe explicitar el nombre del puesto y

la fecha de relevamiento para que no haya confusiones con
descripciones de otros puestos ni con versiones desactualizadas.

Deberes y responsabilidades: permite que conozcamos a fondo las

tareas desempeñadas.
 Requerimientos humanos y entorno laboral: en este apartado se
deben incluir todas las características que debería tener la persona
que ocupe el puesto, tales como capacitación, educación, edad,
experiencia, conocimientos, actitudes, etc. Es importante saber que
no se debe censar al ocupante actual del puesto, sino qué debería
tener el ocupante ideal. Es probable que quien se desempeña
actualmente en ese puesto carezca de alguna competencia
necesaria o, por el contrario, que posea características que no sean
necesarias para desarrollar la tarea. Esta información es
fundamental para poder tomar decisiones sobre los procesos de
reclutamiento, de capacitación, de remuneración, etc.

Niveles de desempeño: es necesario que se sepa cuánto debe

producir una persona en un puesto y con qué parámetros de
calidad. Esta información deberá ser consultada con los
supervisores de área, ya que el departamento de Recursos
Humanos seguramente no cuenta con esos datos de la mayoría de
los puestos.

Recolección de datos

El analista deberá tener la astucia necesaria para poder elegir la mejor

manera de obtener la información necesaria sobre el puesto. La manera
elegida para recabar los datos dependerá mucho del ambiente.

Entrevistas: con el cuestionario del que hablamos previamente o

con otra guía, el analista recorre puesto por puesto obteniendo la
información directamente del ocupante de este. Esta técnica nos
permitirá obtener un buen nivel de exactitud pero conlleva un alto
costo, que se incrementará a medida que aumente el tamaño de la
organización. Posteriormente, se entrevistará al supervisor del
puesto para corroborar los datos obtenidos.

Comité de evaluadores: esta técnica se utiliza principalmente en

puestos que son muy numerosos y que tienen una vital importancia
para los objetivos de la organización. Consiste en reunir a un grupo
de expertos para que cada uno pueda dar su aporte sobre el
análisis del puesto en cuestión. Tiene un alto grado de confiabilidad
y un costo aún más alto que la entrevista.

Observación directa: se desaconseja porque resulta un proceso

lento y costoso; además, es poco exacto. Consiste en que el
analista observe directamente las tareas que realiza el ocupante
del puesto. Tiene la limitación de que hay tareas que se realizan
con una mayor periodicidad que otras y, a menos que el observador
permanezca un largo tiempo observando, probablemente su
descripción termine siendo sesgada.

Bitácora: refiere a una bitácora o diario que el empleado elabora a

nuestro pedido sobre las tareas que realiza en el puesto. Su
fidelidad dependerá mucho de lo capacitado y comprometido que
esté con la tarea. Si bien la obtención de los datos no es costosa, si
lo será su estudio y revisión.

El método ideal será el que a la organización le convenga aplicar en

el momento indicado. Si es algo urgente, deberá priorizar velocidad
 sobre costos. Si es algo de importancia estratégica, deberá
priorizar fidelidad sobre costos y tiempo. La creatividad y la
contingencia, serán fundamentales.

Figura 1: Análisis de puestos

Fuente: Elaboración propia.

Aplicaciones de la información obtenida del análisis del puesto

La aplicación primordial de esta información es poder elaborar una

descripción del puesto; también se desprenderá de esta la especificación de
los puestos. A partir de aquí, tendremos la herramienta adecuada para poder
establecer los estándares de desempeño que serán las bases de las
evaluaciones de desempeño y el parámetro objetivo para establecer
remuneraciones. El enriquecimiento del sistema de información del
departamento de personal es preciso para que en el área se pueda contar
con la información necesaria para afrontar nuevas demandas de planeación
a futuro.

C O NT I NU A R
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Referencias

Haro Ramos, S. y Piacentini, M. F. (2017). Diseño del subsistema de

previsión y provisión de recursos humanos en concesionaria Autocity [tesis
de licenciatura en Recursos Humanos]. Recuperado de
https://rdu.iua.edu.ar/bitstream/123456789/635/1/Proyecto%20de%20Grad
o%20HARO-PIACENTINI.pdf
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