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2.4 Análisis y descripción de puestos: definición, objetivos e importancia

La necesidad de recursos humanos en la organización se determina por las descripciones y especificaciones de puestos.

¿Qué es un puesto?

Definición
Un puesto puede definirse como “el conjunto de todas aquellas actividades desempeñadas por una única persona, que pueden ser consideradas en un concepto
unificado y que ocupan un lugar formal en el organigrama.” (Chiavenato, 2007, p. 203).

Para administrar los recursos humanos asignados a los puestos se necesita describirlos y analizarlos. La descripción de puestos se refiere a “una explicación escrita de
las responsabilidades, condiciones de trabajo y otros aspectos de un puesto determinado.” (Werther, 2000, p. 96).

Las especificaciones de puestos proporcionan los requisitos necesarios que debe tener el ocupante del puesto. Por tanto, los puestos se ocupan según las descripciones
y las especificaciones; es decir, quienes ocupen un puesto deben tener características personales compatibles con las especificaciones del puesto en cuestión. La
función a desempeñar o contenido del puesto queda indicada en la descripción del mismo (aspectos intrínsecos).

Cuando la descripción se realizó, lo que corresponde es el análisis de puesto. Después de identificar el contenido, se analiza el puesto en relación con los requisitos (los
aspectos extrínsecos) que el puesto impone a su ocupante.

Por tanto, podemos definir al análisis de puesto como “el proceso sistemático que consiste en determinar las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para
desempeñar trabajos específicos en una organización.” (Mondy, 2005, p. 86)

Aunque la descripción y el análisis de puestos están interrelacionados en sus propósitos y en los procesos de obtención de información, son dos técnicas distintas:

1. La descripción del puesto se preocupa por el contenido del puesto, es decir, sobre lo que el ocupante realiza, el cómo lo realiza y para qué lo realiza.
   
2. El análisis de puesto trata de estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su desempeño adecuado.

¿Cuándo se realiza un análisis de puestos?

Objetivos
Debido a su alto grado de importancia para la organización, la descripción y el análisis de puestos tienen múltiples usos y objetivos, ya que los puestos son la base de
cualquier programa de Recursos Humanos.

A continuación, mencionaremos los principales objetivos de la descripción y el análisis de puestos (Chiavenato, 2007):

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Importancia
Para que el especialista de la administración de recursos humanos, en cualquier organización, pueda actuar proactivamente; es vital que tenga la información precisa
sobre el capital humano con que la empresa cuenta y el que necesita obtener. Por ello, la principal actividad que tiene el departamento de personal, es obtener la mayor
información disponible sobre los puestos dentro de la organización.

Por ello, es recomendable que las empresas tengan bases de datos, para el éxito del departamento de recursos humanos. Es un recurso que influye en la toma de
decisiones, permite analizar el rediseño de puestos, nuevo reclutamiento de empleados, capacitación a los miembros de la empresa, determinar niveles adecuados de
compensación; entre otras actividades. (Werther, 2000)

Debido a lo anterior, se considera que “los puestos de trabajo son la esencia misma del grado de productividad de una organización”. (Werther, 2000, p. 85). En síntesis,
es fundamental que los puestos de la organización estén bien diseñados, para que se puedan cumplir los objetivos generales que la empresa busca lograr; de lo
contrario, la productividad se verá afectada.

Necesidad legal y social del análisis de puestos

Es fundamental que el análisis de puestos se realice adecuadamente, ya que apoya la legalidad de las prácticas de empleo; por esa razón, los datos específicos que se
obtengan son necesarios para defender decisiones que involucren promociones, transferencias y descensos. Por tanto, el análisis de puestos sienta las bases para ligar
las áreas funcionales de la organización y fundamentar una planeación sólida de recursos humanos. (Mondy, 2005)

Estructura del análisis de puestos

La descripción de puestos implica un inventario de las responsabilidades que desempeña el ocupante del puesto. Sin embargo, a diferencia de éste, el análisis de
puestos conlleva la revisión comparativa de los requisitos que esas tareas le imponen; es decir, los requisitos tanto intelectuales como físicos que debe tener el ocupante
para que sea exitoso en el desempeño del puesto.

Cada requisito está dividido en factores de análisis, los cuales funcionan como referencia, permitiendo estudiar de manera objetiva un gran número de puestos. Se
consideran instrumentos de medición construidos de acuerdo a la naturaleza de los puestos en la organización. Por tanto, al variar la naturaleza de los puestos por
analizar, cambia su amplitud de variación y sus características de comportamiento y no sólo los factores de análisis que se consideren. (Chiavenato, 2007)

1. Requisitos intelectuales: Incluyen las exigencias del puesto respecto a los requisitos intelectuales que debe tener el ocupante, para
desempeñar adecuadamente el puesto.
   
2. Requisitos físicos: Comprenden la cantidad y continuidad de la energía y del esfuerzo físico que se requiere, así como la fatiga que
ocasionan. También se considera la complexión física del ocupante para el desempeño adecuado del puesto.
   
3. Responsabilidades adquiridas: Se consideran las responsabilidades que debe tener el ocupante y el desempeño normal de sus atribuciones.
   
4. Condiciones de trabajo: Condiciones del ambiente en donde se realiza el trabajo (desagradable, adverso o sujeto a riesgos). Evalúan el
grado de adaptación de la persona al ambiente y al equipo de trabajo para facilitarle su desempeño (para conservar la productividad).

Análisis de puestos

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Etapas para su realización y actualización

Un programa de análisis de puestos implica una serie de etapas que se irán describiendo por medio del siguiente diagrama:

Etapa de Planeación

1. Determinar los puestos a describir: Se analizan e incluyen en el programa de análisis las características, la naturaleza y la tipología de los puestos; entre
  otras.
   
2. Elaborar el organigrama de los puestos: Para su ubicación y definición de los siguientes aspectos: nivel jerárquico, autoridad, responsabilidad y área de
  acción.
   
3. Elaborar el cronograma de trabajo: Para especificar el comienzo del programa de análisis; puede ser de niveles superiores a inferiores o viceversa; o por
  áreas de la empresa por secuencia horizontal.
   
4. Elegir el o los métodos de análisis a emplear: Se eligen a partir de la naturaleza y las características de los puestos a analizar. Se suelen usar varios
  métodos por la no similitud entre naturaleza y características. El método elegido será el que presente más ventajas o por lo menos desventajas en función
del análisis de puestos.
   
5. Seleccionar los factores de análisis: Se usan en el estudio de puestos con base en dos criterios:

  • Criterio de la generalidad: Factores de análisis presentes en la totalidad o por lo menos en el 75% de los puestos a estudiar para que se puedan
comparar las características ideales de los ocupantes.
• Criterio de variedad o discriminación: Factor de análisis variable según el puesto (no pueden ser constantes ni uniformes).
   
  6. Dimensionar los factores de análisis: Determinar la amplitud de variación de cada factor dentro del conjunto de puestos que se pretende analizar
   
  7. Graduar los factores de análisis: Transformar cada factor de una variable continua en una variable discreta o discontinua.

Etapa de Preparación

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Etapa de realización

a información que se obtiene del análisis de puestos es fundamental para establecer un sistema de información sobre los recursos humanos. Cada puesto no sólo
representa una fuente de ingresos para los trabajadores; sino también una forma de satisfacer sus necesidades. Por esa razón, para que la organización y sus miembros
se beneficien, es necesario que los puestos proporcionen un alto nivel de vida laboral, para lo cual se necesita que los puestos estén bien diseñados. Por ello (Werther,
2005) menciona que para que un diseño efectivo de puestos se dé, tiene que estar equilibrado entre la eficiencia y los elementos conductuales. La eficiencia por su
parte, se refiere a la productividad y los elementos conductuales en las necesidades del trabajador.

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