Republica de Colombia CÓDIGO ES-SIG-PR-01

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AUDITORIA INTERNA AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FECHA DE APROBACIÓN 21/03/2017

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PROCESO Sistemas Integrados de Gestión. SECRETARIA U No Aplica..

OFICINA
PROCEDIMIENTO Auditoría Interna al Sistema Integrado de Gestión
Establecer las directrices para planificar y llevar a cabo las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión implementado en la Administración Departamental con el fin de evaluar la
OBJETIVO eficacia, eficiencia y efectividad en su establecimiento, documentación, implementación, mantenimiento y mejora continua.
ALCANCE Inicia con la definición del programa de auditoría y va hasta la presentación del informe general de auditoría al comité directivo.

FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES PUNTOS DE CONTROL REGISTROS

[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]

Inicio Se define y aprueba el Programa de Auditoría Interna,

1. Definir y aprobar el
Programa de Auditoría
Interna
estipulando el proceso, las secretarias, grupos u oficinas a
auditar, el equipo auditor y la programación de las fechas Dirección Sistemas
Director (a) de Programa de Auditorías Programa de Auditoría
con base en el Programa de Auditorías Internas Integrales Integrados de
Sistemas Interna al SIG
aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno. Gestión
Integrados de
Gestión
Validar el cumplimiento del perfil del auditor de acuerdo a
lo definido en la casilla de observaciones.

2. Presentar Programa
Se presenta el programa de auditoría del Sistema Dirección Sistemas
de Auditoría a la Oficina Director (a) de Carta
Integrado de Gestión a la Oficina de Control Interno para Integrados de
de Control Interno Sistemas Programa de Auditoría firmado
su conocimiento y fines pertinentes. Gestión
Integrados de
Gestión

El Auditor Líder por proceso con la colaboración del

3. Elaborar Plan de
equipo auditor elabora el Plan de Auditoría para el
Auditoría por Proceso
respectivo proceso o área, identificando el Líder del Dirección Sistemas
Auditor Líder Plan de Auditoría
Proceso o Representante del Área, lugar y fecha de Integrados de Programa de Auditoría
Equipo Auditor
apertura de auditoría, objetivo de la auditoría, objetivos Gestión
1 específicos, alcance, criterios de auditoría y actividades a
desarrollar en la auditoría.
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FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLES PUNTOS DE CONTROL REGISTROS

[No] [Nombre de la Actividad] [Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]

1
El Auditor Líder debe dar a conocer el Plan de Auditoría al
Líder del Proceso o Representante del Área a auditar con
antelación a la reunión de apertura, enviando copia del
4. Notificar a los Dirección Sistemas
mismo a la Dirección SIG. Plan de Auditoría
Auditados el Plan de Integrados de Auditor Líder Programa de Auditoría
Auditoría Gestión
El Auditor Líder podrá concertar con el responsable del
Proceso a auditar la fecha de realización de la auditoria en
el marco de las fechas programadas.

5. Presentar Planes de Una vez consolidados los planes de auditoría por proceso
Auditoría a la Oficina de Dirección Sistemas Director (a) de
en la Dirección de Sistemas Integrados de Gestión se
Control Interno Integrados de Sistemas Procedimiento Carta
presentan a la Oficina de Control Interno con antelación a
Gestión Integrados de
la reunión de apertura de la Auditoría Interna.
Gestión

6. Realizar Reunión de
Se realiza la reunión de apertura general con el fin de Equipo de la
Apertura general Dirección Sistemas
comunicar el periodo de realización, objetivo y alcance de Dirección de Registro de Reunión
Integrados de Sistemas Programa de Auditoría
la auditoría, así como los procesos a auditar con su
Gestión Integrados de
2 respectivo auditor líder y auditores de apoyo.
Gestión
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Gobernación de Santander
FLUJOGRAMA
[No] [Nombre de la Actividad]
2 El Auditor Líder junto con su equipo auditor realiza la
7. Realizar Auditoría “In
Situ”
8. Presentar Informe de
Auditoría por Proceso
9. Realizar Reunión de
Cierre general
10. Realizar Informe
General de Auditoría
11. Archivar
FIN
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ACTIVIDADES RESPONSABLES PUNTOS DE CONTROL REGISTROS
[Descripción de la Actividad] AREA CARGO [Documento] [Código]
auditoría “In Situ”, evidenciando el cumplimiento de los
requisitos normativos al desarrollar el cuestionario y Lista de verificación
tomando las evidencias pertinentes en el (los) lugar(es) Dirección Sistemas
Auditor Líder Plan de Auditoria
físicos donde se desarrolla el proceso. Integrados de Registro de Reunión
Equipo Auditor
Gestión
Una vez finalizada la entrevista y la recopilación de
evidencias se expone al Líder del Proceso y demás
participantes los resultados preliminares de la auditoría.
Se realiza y remite el Informe de Auditoría por Proceso a
Dirección Sistemas
los auditados para dar a conocer las Fortalezas, Auditor Líder Informe de Auditoría al SIG
Integrados de Plan de Auditoría
Oportunidades de Mejora y No Conformidades finales de Equipo Auditor
Gestión
la Auditoría.
Equipo de la
Se realiza la reunión de cierre general, donde se expone Dirección Sistemas Dirección de
Programa de Auditoría Registro de Reunión
las fortalezas, aspectos por mejorar y No conformidades Integrados de Sistemas Integrados
Informe de Auditoría por
más representativas de la Auditoría Interna. Gestión de Gestión Procesos
Director (a) de
La Dirección SIG consolida los Informes de Auditoría por Sistemas Integrados
Dirección Sistemas Plan De Auditorias Informe General de Auditoría
Proceso generando un Informe General de Auditoría para de Gestión / Equipo
Integrados de Informe de Auditoría por Interna
remitir al Señor Gobernador, Representante de la de la Dirección de
Gestión Procesos
Dirección y Control Interno. Sistemas Integrados
de Gestión
Director (a) de
Los respectivos soportes en medio físico de los Sistemas
Integrados de Formato Único de Inventario
documentos que demuestran la planeación, realización y Dirección Sistemas
Gestión / Equipo Documental.
resultados de las auditorías se archivan guardando el Integrados de Tablas de Retención
orden natural de radicación en la Dirección de Sistemas Gestión de la Dirección Documental
Integrados de Gestión según corresponda. de Sistemas
Integrados de
Gestión
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Informe General de Auditoría.

SALIDA DE LA ACTIVIDAD

Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.
Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad
del Sistema Integrado de Gestión con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
DEFINICIONES Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
In Situ: En el sitio.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito. (Cliente, Legal, Institucional).
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas que interactúan para generar valor, transformando elementos de entrada en resultados.
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
TRD: Tablas de Retención Documental.
En la selección del equipo auditor se determina el auditor líder y los auditores de apoyo de acuerdo a su Educación, Formación, experiencia y habilidades.

- Educación: Bachiller, Tecnólogo o profesional

OBSERVACIONES
- Habilidades: Planificación y organización del trabajo; Puntualidad y buen manejo del tiempo; Facilidad de expresión verbal y escrita dada la necesidad de preparar
informes y de expresar oralmente ideas y resultados a los auditados; Capacidad de análisis, de tal forma que pueda relacionar los datos y hechos que encuentra en
una auditoria, con base en un razonamiento lógico para llegar a conclusiones basadas en evidencia objetiva, ética e integridad.

- Formación Auditor Líder: Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión y Técnicas Auditor Interno.

- Formación Auditor de Apoyo: Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión y Técnicas Auditor Interno

- Experiencia del Auditor Líder: mínima de 2 auditorías como auditor de apoyo o el equivalente a 8 horas de auditoria.

- Experiencia de Auditor de Apoyo: N.A

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REVISÓ APROBÓ
0 2008 Creación del Procedimiento. Jefe Oficina Gestión de Calidad Gobernador

SERGIO ISNARDO MUÑOZ VILLARREAL

Actualización al nuevo formato de procedimiento, EMIRO MARTINEZ GUTIERREZ Secretario de Planeación
1 15/11/2013
describiendo de manera clara y concreta las actividades. Director Técnico Sistemas Integrados de Gestión Representante Alta Dirección
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Ajuste al procedimiento.
SANDRA MILENA OCHOA ABAUNZA SERGIO ISNARDO MUÑOZ VILLARREAL
2 28-10-2014
Director Técnico Sistemas Integrados de Gestión Secretario de Planeación Representante Alta
Dirección

Actualización documento inclusión perfil del auditor, DIRECTOR SISTEMAS INTEGRADOS DE DIRECTOR SISTEMAS NTEGRADOS DE
3 03/11/2015 encabezado , código, Nombre, registros, versión y fecha por GESTIÓN GESTIÓN
migración del sistema

DIRECTORA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE

Modificación de plantilla del procedimiento y las habilidades, EQUIPO DE TRABAJO DE LA DIRECCIÓN DE GESTION.
4 12/02/2017 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN
formación y experiencia de los auditores.