Junio 15, 2008

Gestión de stocks. Fundamentos y estrategia

Archivado en: Estrategia, Management, Producción y logística — fbusiness @ 10:59

am
por Óscar Fajardo

Las claves competitivas del entorno turbulento que vivimos en la mayoría de los
sectores hoy en día pasan por ofrecer un servicio rápido, personalizado, de calidad,
fiable y al menor coste posible. Dentro de esta difícil ecuación, los stocks juegan un
papel fundamental para lograrlo. Una rotura de stock provoca un desabastecimiento
de la demanda cuyo coste de oportunidad a veces es irreparable.

A esto hay que añadir la concienciación que sobre los stocks y su gestión se impuso
en Europa Occidental en los años 90 al descubrir el éxito de los sistemas lean
puestos en marcha por empresas japonesas como Toyota con su enfoque just in
time.

Por lo tanto, la correcta gestión de stocks se ha convertido en un elemento

indispensable para mantener una competitividad adecuada en el mercado de hoy en
día. Probablemente una adecuada gestión de stocks no marque la diferencia
fundamental que nos haga superar a los competidores, pero sí que su incorrecta
materialización puede anular cualquier otra ventaja competitiva de la que
pudiéramos disponer.

Sin embargo, dicha gestión de stocks continúa enfrentándose al problema de la

falta de concienciación por parte de gran parte de las áreas de las organizaciones
respecto a su importancia en el resultado final. Y así nos encontramos con
departamentos de compras que no tienen en cuenta el coste de almacenamiento,
sino que priorizan el coste de la compra y el servicio a tiempo; unos departamentos
comerciales y de marketing que exageran sus previsiones para evitar roturas de
stock y unos departamentos de producción que fijan su principal objetivo en tener
materia prima para no romper la cadena de fabricación y poder servir
adecuadamente el producto.

Para todo ello, ha comenzado a entrar en funcionamiento en muchas empresas el

concepto de trade-off, compensaciones por las cuales las distintas áreas que mayor
implicación tienen en la gestión del stock renuncian a parte de sus objetivos con el
fin de conseguir un resultado final más ajustado a los objetivos globales de la
organización, y no a sus objetivos exclusivos de departamento.

Qué es la gestión de stocks y qué función desempeñan en la organización

La gestión de stocks es la actividad y el empleo de capital y recursos para

planificar, organizar, dirigir y controlar los productos y materiales almacenados con
el fin de ofrecer un servicio constante a la demanda existente con la máxima
fiabilidad, rapidez, versatilidad y calidad al menor coste posible.

Si hubiera que definir las funciones básicas que cumplen los stocks en el entramado
empresarial, tendríamos que señalar como fundamentales las siguientes:

-Asegurar el abastecimiento constante de materias primas para la fabricación de

productos. La gestión de stocks debe permitir que la cadena de suministro siempre
proporcione materia prima en el momento en que sea requerida. Lo ideal es que
siempre de la cantidad justa y necesaria, pero la variación de la demanda y la
velocidad y organización de los procesos provoca que a menudo se acumule más
stock del necesario para permitir dar un servicio a tiempo.

-Permitir el servicio continuado de productos a la demanda existente. La tenencia

de inventario y stock permite atender al consumidor cuando demande el producto,
ya que disponemos del mismo en el almacén. Aquí, como en la anterior función, la
tendencia durante mucho tiempo ha sido a acumular productos en almacén para
evitar problemas de desabastecimiento, con el consecuente aumento de los costes.

-Por último, y aunque no es su finalidad, los stocks son empleados muchas veces
como elementos de especulación para ganar dinero. En efecto, algunas empresas
con costes de almacenamiento ajustados, acumulan materias primas ante la
previsión de que suban de precio, y luego las comercializan ya transformadas
cuando se produce esa subida, permitiendo de una parte abaratar el coste de
compra de materias primas, y por otra vender a un precio más elevado sus
productos, en consonancia con la subida de las materias primas que lo componen.

Por tanto, el objetivo de una correcta gestión de stocks debe ser el conseguir
abastecer a la cadena de fabricación y a la demanda en su justa medida, con la
mayor calidad y al menor coste posible.

Principales costes de los inventarios

La tenencia de inventarios tiene múltiples ventajas, pero también nos hace incurrir
en unos costes que han de ser tenidos en cuenta.

-Costes de almacenaje: la unidad de negocio en algunas organizaciones, la

dirección comercial o el propio departamento de operaciones han de soportar un
coste por la ocupación del espacio en almacén. Este coste se mide en volumen de
material en almacén y por tiempo de estancia.

-Costes de seguro: íntimamente unido al anterior coste, la tenencia de stocks hace

que estos tengan que ser asegurados ante cualquier imprevisto o daño.

-Coste de oportunidad: la inversión en stocks de un determinado material

inmoviliza capital que podría haber sido empleado en otras inversiones que podrían
haber producido un mayor beneficio.

-Costes financieros: normalmente la adquisición de esos stocks genera un coste

financiero puesto que ha debido ser solicitado a proveedores o a entidades
financieras que cobran un interés por ello.

-Costes administrativos: la tenencia de stocks implica un trabajo administrativo de

mantenimiento que posee también un coste.

-Coste de obsolescencia: los stocks sufren un proceso de obsolescencia, o bien

técnica porque nuevos avances los dejan anticuados, o bien simplemente por el
paso del tiempo o por el deterioro en el propio almacén. Este coste también ha de
ser valorado.

-Coste de ruptura de stocks: este sea quizás el más importante. Consiste en el

coste que tiene la organización por no servir adecuadamente al cliente
demandante. Esto provoca en primer lugar una pérdida por el valor de la venta no
efectuada, pero también afecta a la imagen de la empresa, a la pérdida de un
cliente que entregamos a nuestros competidores y que pueden fidelizarlo y a una
mayor inversión para intentar corregir esta ruptura acelerando el proceso de
fabricación (con el consiguiente riesgo de merma de la calidad), y a una mayor
inversión para recuperar al anterior cliente perdido e intentar captar a nuevos
clientes que lo suplan si no es posible recuperarlo.

Tipos de stock existentes

-Stock base: es el stock de materiales o productos que siempre tenemos en

almacén y que se mantiene igual aunque estemos en periodo de reposición.

-Stock de seguridad: es el stock de materiales o productos que tenemos para hacer

frente a las posibles variaciones de la demanda no previstas en un ciclo normal de
actividad.

-Stock de infraestructura: este stock es necesario cuando existen varios almacenes

y no se permite el traslado de material y productos de uno a otro para solventar
problemas de abastecimiento y servicio.

-Stock en tránsito: son todas las materias primas, productos semiterminados y

productos acabados que aún no se encuentran en almacén. Estos productos no
deben ser considerados como inventario disponible por la red comercial.

-Stock estacional o de anticipación: es el stock de material adquirido cuando el

ritmo de fabricación y el de demanda anual no coinciden en el tiempo. Por ejemplo,
las fábricas que producen en primavera y venden en verano normalmente
acumulan mucho stock antes del verano para luego darle salida en esta temporada.
Lo ideal sería hacer coincidir el tiempo de fabricación con el de demanda estacional,
pero esto solo es posible en entornos con un just in time muy desarrollado.

Etapas para la gestión de stock

1) Análisis de la situación: en esta etapa, los responsables de la gestión de stocks

deben, de una parte, analizar internamente todo el stock que poseen, lo cual
incluye analizar los siguientes puntos:

*Cantidad actual de stock, número de SKU (unidades de stock) y familias de

productos
*Lugar y espacio que ocupan en almacén
*Flujo de entrada y salida por SKU y familias de productos
*Cantidad de stock base, de seguridad, de infraestructura, en tránsito y estacional
*Valoración de dichas unidades de stock (métodos FIFO, LIFO, precio medio, etc)
*Análisis de los costes de los stocks
*Análisis de las previsiones de compras y fabricación para el periodo
*Análisis del histórico de ventas por SKU y familias de productos
*Cálculo del índice de rotación de los SKU y familias de productos
*Análisis de los periodos medios de almacenamiento

2) Fijación de objetivos:

*Objetivos de número de SKU y de familias de producto en stock

*Objetivos de stocks base, de seguridad, de infraestructura, en tránsito y
estacional
*Objetivos de servicio a las diferentes áreas y de atención a la demanda en tiempo
y en coste.
*Objetivos de rotación de stock
*Objetivos de costes

3) Estrategias:

*Clasificación de los stocks en ABC: al igual que en las estrategias comerciales

cuando se clasifican a los clientes, debemos clasificar los SKU en ABC dependiendo
de su importancia. Las SKU clasificadas como A deben ser las más importantes, las
que requieren un servicio y atención mayor, las que requieren una gestión y
seguimiento constante. Las B requieren menor atención y las C son las que deben
tener la menor de las inversiones.

*Estrategias de mantenimiento de stocks: minimización de costes de

mantenimiento, de espacio ocupado, financieros, etc.

*Estrategia de reaprovisionamiento: fijar la cantidad de pedido óptima, el momento

de pedido óptimo, el método de reaprovisionamiento (determinista, clásico,
reaprovisionamiento continuo)

4) Control:

*Indicador para medir el coste de almacenamiento por SKU y familia de productos

*Indicador para medir el índice de rotación de SKU y familias de productos
*Indicador para medir el periodo medio de almacenamiento
*Indicador que mida la cobertura (tiempo que podemos cubrir con el stock actual la
demanda)
*Indicador que mida las roturas de stock producidas a lo largo del ejercicio

Este tipo de etapas son las vitales y básicas que cualquier área responsable de la
gestión de stocks debe plantearse para que la demanda se atendida de forma
continuada y de una manera rápida, flexible, fiable y a un coste ajustado.

Cualquier fallo en la gestión de stocks provoca riesgos costosos de corregir y que

las organizaciones de hoy en día no pueden permitirse si pretenden ser
competitivas.