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SOPORTES DE CONTABILIDAD

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para el registro de las transacciones
comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa
lo exijan. Estos son de orden interno y externo.
Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros, tales
como reservas, diferidos, distribucin de costos y depreciaciones, entre otros.
Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operaciones con terceros, tales
como: recibo de caja, comprobante de consignacin bancaria, comprobante de deposito y retiro de cuenta
de ahorros, facturas, comprobante de venta con tarjeta de crdito, comprobante de pago, nota dbito,
nota crdito, recibo de caja menor, pagar y letra de cambio, entre otros.
Algunos soportes contables que manejamos son:
**Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras
formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias generalmente se archivan as: Una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta Caja, y el crdito de acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes
de una empresa por concepto diferentes de ventas al contado, o cuando ingresa socio con aporte en
efectivo, cheque o titulo valor.
Ejemplo:
La empresa ALMACEN TU ROPA LTDA., el 09 de junio del 2004, recibe el pago de la factura No. 321 de su
cliente Mario Caldern, por valor de $ 217.000 con el cheque No. 6532448-1 de Bancomercio.

ALMACEN TU ROPA LTDA.


NIT # 16526843-8
Carrera 5 N 6 81 Telefono 229 7212

Recibo
De Caja No.

001

ROLDANILLO VALLE
VALOR
$ 217.000

CIUDAD Y FECHA
Roldanillo, Valle Junio 09/2004

RECIB DE

C.C N.I.T.

Mario Caldern

16.725.112

Cdigo

LA SUMA DE
Doscientos diecisiete mil pesos m/cte.
POR CONCEPTO DE
Cancelacin de la factura No. 321
CHEQUE NO 6532448-1
EFECTIVO
CODIGO
110505
13050587

PREPARO

CUENTA
Caja General
Clientes

DEBITOS
217.000

REVISO

** consignacin bancaria

BANCOMERCIO

CRDITOS

FIRMA Y SELLO

217.000

C.C NIT:
APROBO

CONTABILIZO

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien
al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la
mquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de banco locales, y otro para
consignar remesas o cheques de otras plazas.

Ejemplo:
Consignacin por $ 2.000.000 en el Banco Agrario de Roldanillo en cuenta corriente No.
0305512427-08 de Roldanillo a nombre del Almacn Tu Ropa Ltda. El da 10 de junio del 2004.

BAN AGRARIO

CONSIGNACION EN EFECTIVO
NICAMENTE No. 01

NIT. 800.037.800
MARQUE UNA X SI ES:
CUENTA CORRIENTE

CUENTA DE AHORROS

NUMERO DE LA CUENTA
0
3 0
5
5 1
2
4
NOMBRE DEL TITULAR DE LA CUENTA
ALMACEN TU ROPA LTDA.

7 -

PUEDE CONSIGNAR EN
CUALQUIER SUCURSAL Y PARA
CUALQUIER TIPO DE CUENTA EN EL
PAIS

NOMBRE DEL DEPOSITANTE


ALMACEN TU ROPA LTDA.
REFERENCIA
CIUDAD
Roldanillo

TELEFONO

FECHA

TOTAL EFECTIVO

AO

MES

DIA

04

06

10

2297212

$ 2.000.000

**Facturas de ventas
Concepto: la factura de venta es un documento que debe expedir los responsables del impuesto sobre las
ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y dems establecidos en las normas tributarias. Este
documento tiene efectos netamente fiscales.
La factura cambiaria es un ttulo valor que tiene efectos jurdicos y que adems puede tener efectos
fiscales, si adems cumple con los requisitos establecidos en las normas tributarias.
Requisitos de la factura:
La factura debe expedirse con los siguientes requisitos:

Estar denominada expresamente como factura de venta, preimpreso.


Numeracin en orden consecutivo, preimpreso.
Apellido y nombres o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio, preimpreso.
Apellido y nombres o razn social del adquiriente de los bienes o servicios, cuando ste exija la
discriminacin del IVA.
Fecha de expedicin.
Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.
Valor total de la operacin.
El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura, preimpreso.
Indicar la cantidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes la factura:


Los tiquetes de mquinas registradoras.
Los tiquetes de transporte.

Los recibos de pago de matrculas y pensiones expedidos por establecimientos de


educacin reconocidos por el gobierno.
Pliza de seguro, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de paga.
Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de valores, fondos de pensiones y
cesantas.
Facturas electrnicas: entindese por factura electrnica el documento computacional que
soporta una transaccin de venta de bienes o prestacin de servicios, transferidos bajo un
lenguaje estndar universal denominado EDIFACT de un computador a otro.
Quines estn obligados a facturar:
Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.
Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas.
Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera cuando el valor
supere el monto establecido por el gobierno nacional para cada vigencia fiscal.
Los importadores.
Los prestadores de servicios.
En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el mandatario.
Si el mandatario adquiere bienes o servicios las facturas deben ser expedidas a nombre
del mandatario.
Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al rgimen comn.
Quienes presten el servicio de elaboracin de facturacin, aunque pertenezcan al
rgimen simplificado.
Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opcin de que lo hagan a nombre
propio y representacin de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada una de
ellos.
Quienes no estn obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus
operaciones:
Los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las
compaas de financiamiento comercial.
Las cooperativas de ahorro, crdito y los fondos de empleados, en relacin con las
operaciones financieras que realizan.
Las responsables inscritos en rgimen simplificado.
Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo, en lo referente a
estos productos.
Quienes presten servicios de baos pblicos en relacin con esta actividad.
Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la
operacin no sobrepase la cuanta sealada para cada ao por el gobierno nacional.
Las personas naturales vinculadas por una relacin laboral en relacin con esta
actividad.
Las empresas que prestan el servicio de transporte pblico urbano o metropolitano de
pasajeros.

**Facturas de ventas de mercancas al contado


Al contabilizar las ventas al contado se debita Caja y se acredita Comercio al por Mayor y al por
Menor, si la mercanca no est gravada; se est gravada se acredita tambin la cuenta Impuesto
sobre las Ventas por Pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita Compras, si la mercanca no est gravada se


debita adems Impuesto sobre las Ventas por Pagar, y se acredita Bancos o Cajas.
Facturas de venta de mercanca a crdito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organizacin contables,


as: original para cartera, una copia para el cliente, otra para archivos consecutivo y otra anexar
al comprobante diario de contabilidad.
Las empresas que compran mercanca al contado o a crdito, seleccionan los proveedores que
les cotizan los artculos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajusten a
sus necesidades. Despus de estudiar las solicitudes de mercanca de su almacn, efectan los
pedidos de mercancas mediante un orden de compra para el proveedor elegido, por haber
presentado la mejor cotizacin.
Ejemplo:
El 12 de junio de 2004, el Almacn Tu Ropa Ltda., de Roldanillo vende mercancas de contado al
seor Oscar Fernndez, segn factura No. 224 por valor de $ 1.250.000

ALMACEN TU ROPA LTDA


N.I.T. # 16526843-8
Agente Retenedor de Retefuente -Reteiva
Carrera 5 N 6 81 Telfono 2297212
ROLDANILLO VALLE

FECHA

12

FACTURA DE VENTA No 224

06 04

Cliente: _Oscar Fernandez________________________________________________________


C.C o NIT: _16.546.014_____________ de __Roldanillo________________________________
Direccin: __Calle 5 No. 3-22__________________________ Tel: 2295441
VALOR
VALOR Total
Ref. Cant.
ESPECIFICACIN
Unitario

10
5
5

Pantalones marca Diesel


Camisetas para dama
Pares de zapatos para Caballero

SON: ___________________________________________________________
_______________________________________________________________
________________________________________________________________
RESOLUCIN DIAN: 0910125
IMPRESOR
: TIPOGRAFA CONTRERAS LTDA
NIT C.C No: 890.622.318- 0
N0 FACTURAS: 0001 A 2000

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

70000
20000
90000

700000
100000
450000

VALOR. $ 1.250.000
I.V.A : $ 200.000
TOTAL: $1.450.000

CONTABILIZADO:

FIRMA Y SELLO:

**Cheque
Es un ttulo valor por medio del cual una persona llamada girador (quien
corriente bancaria) orden de un tercero llamado beneficiario.
Formato de cheque:

posee una cuenta

BANCOLOMBIA
Cheque N 5862081
CIUDAD:

$350.000.-

Roldanillo

PGUESE A LA
ORDEN DE:

FECHA

35

25 de Julio de 2004

ANA MILENA CASTRO

LA SUMA DE
TRECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/Cte.
.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x. x. x.

CTA. CTE. N 4-598-2548

____________________

**Comprobante de egreso o comprobante de pago


Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que
respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante
diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una
copia al beneficiario del pago.
Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se
debita la cuenta que corresponde segn el concepto del pago.
Ejemplo:
El Almacn Mi Rub paga al Almacn Tu Ropa Ltda., mercancas compradas a crdito segn
factura No. 150 con cheque del Banco Agrario por valor de $955.000, segn comprobante de
pago No. 20 del da 20 de junio de 2004.

BANCO AGRARIO

CHEQUE No.7821223

Calle 12 No.265
ROLDANILLO-OF- PRINCIPAL (7421)

$ 955.000

Pguese a la orden de: Almacn Tu Ropa Ltda.


La suma de: novecientos cincuenta y cinco mil
pesos m/cte.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Fecha:
20 de junio de 2004

Firma(s)
NUMERO DE CUENTA
0305512427-08

COMPROBANTE DE PAGO No. 20


Cheque No. 7821223
AGRARIO
CONCEPTO
CODIGO DEBITOS
Bancos: Cancelacin m/cias compradas a
1110

BANCO
CREDITOS
$ 955.000

crdito
Caja: Cancelacin
crdito

m/cias

compradas

a
1105

BENEFICIARIO
NOMBRE: Almacn Tu Ropa Ltda.

Elaborado Por:

Contabilizado Por:

$ 955.000
Recib:
Firma y sello

Aprobado Por:

**Nota de Contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte
contable especifico, como es el caso de los asientos de correccin, depreciaciones,
amortizaciones, ajustes y cierre.
Ejemplo:
El Almacn Tu Ropa Ltda., consigna en Bancolombia la suma de $ 2.100.000 y los registra por
valor de $ 2.000.000. Para corregir el error, el 28 de junio de 2004 elabora una nota de
contabilidad No. 13, por valor de $ 100.000.

ALMACN TU ROPA LTDA


N.I.T. # 16526843-8
Carrera 5 N 6 81 Telefono 229 7212
ROLDANILLO VALLE

NOTA DE CONTABILIDAD No

13

FECHA: Junio 28 de 2004

C O N C E P T O
ACOMPESE SIEMPRE DOCUMENTO DE PRUEBA
Para corregir error en consignacin del 25.06.04
$2.000.000 y el valor correcto es $ 2.100.000
CUENTA
BANCOS
Bancolombia
CAJA
Caja General
Prepar

CODIGO
1110
11100501
1105
110505
Aprob

en Bancolombia registrada por


DBITOS
$ 100.000

TOTALES $ 100.000
Contabiliz

CRDITOS
$ 100.000
$ 100.000
Revis