EXPO FERIA CLAP 2023

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

 INDICE
I. INTRODUCCION.
II. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE QUE USTED LEA ESTE MANUAL?
III. PERSONAL OPERATIVO DEL EVENTO
IV. AGENDA DEL EVENTO
V. CREDENCIALES
VI. NORMAS BÁSICAS PARA MONTAJE, DECORACIÓN DE STANDS Y
DESMONTAJE.
VII. SEGURIDAD DURANTE EL MONTAJE
VIII. DESMONTAJE
IX. DECORACIÓN DE STANDS
X. SERVICIOS GENERALES
XI. CONECTIVIDAD
XII. MEDIDAS DE SEGURIDAD
XIII. NORMAS ADICIONALES QUE DEBEN TENERSE EN
CUENTA.
 EXPO FERIA CLAP 2023

I. INTRODUCCIÓN

“EXPO FERIA CLAP 2023”, es una feria que se realizará en conmemoración

del 7° Aniversario de los Comité Locales de Abastecimiento y Producción,
donde se destacará la Organización Popular, la Distribución Comunal, el
Abastecimiento Nacional, la Producción CLAP Soberano, Automatización de
sistema CLAP, Nutrición Balanceada, CLAP Productivos, los Emprendedores y
foros relacionados a la evolución de los CLAP.
La primera edición se llevará a cabo desde el 16 al 20 de marzo en el
(XXXXXX por definir). Este espacio contará con la participación de las
empresas y entes del Ministerio del Poder Popular para la Alimentación, tales
como: Instituto Nacional de Nutrición (INN), Fundación Programa de Alimentos
Estratégicos (Fundaproal), Lácteos Los Andes, Comercializadora y
Distribuidora Red Venezuela C.A., la Corporación Única de Servicios
Productivos y Alimentarios (CUSPAL), El Centro de Almacenes Congelados
C.A. (CEALCO), Mercado de Alimentos S.A. (MERCAL), la Productora y
Distribuidora de Alimentos S.A.,(PDVAL), la Superintendencia Nacional para la
Gestión Agroalimentaria (SUNAGRO), la Red de Abastos Bicentenario
(RADDSA) y la Planta Procesadora de Plátanos Argelia Laya.
 II. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE QUE USTED LEA ESTE MANUAL?
Este presente manual tiene como finalidad orientar a los participantes sobre su
participación en el evento más importante de Venezuela. A continuación, se
detallan todos los aspectos relativos a la organización y desarrollo del evento, con
lo cual usted encontrará respuestas a sus inquietudes, con el fin que puedan
optimizar su participación.
Es importante tener en cuenta que para esta actividad se optimizaran las medidas
de bioseguridad, teniendo en cuenta la coyuntura actual provocada por el Covid-
19.
 III. PERSONAL OPERATIVO DEL EVENTO.

Lic. Yomar España-Productor General.

Cnel. Franklin Briones, Productor Junior.

Encargados por áreas de la Expo Feria:

1.EXPOSICIÓN LOGROS CLAP.

Responsabilidades por pabellón:
Ing. Félix Romero - Organización Popular
Ing. Gustavo Cabello - Distribución Comunal
Gral. Menry Fernández - Abastecimiento Nacional
Gral. Medina Estrada - Producción CLAP Soberano
Gral. Álvarez Tinedo - Automatización sistema CLAP
Marilyn Diluca - Nutrición Balanceada
Cristal Villegas - CLAP Productivos
Tte. Mijares - Emprendedores
Gral. Félix Rojas (Logicasa) - Transportación

2.FERIA GASTRONÓMICA.
Censo Concesionarios
Inscripción Concesionarios
Stands y Servicios
Normativa
3.FOROS.
Temática y Cronograma
Planificación y Conferencistas
Logística
Aforo
Movilización
Protocolo
Rueda de Negocios
Set Principal

4.EMPRENDEDORES.
Censo Emprendedores
Stands
Inscripción Emprendedores
Insumos
Servicios
Normativa

5.ÁREA RECREATIVA.
Juegos Infantiles
Zona Fitness
Granja de Contacto
Lactancia Materna
Agrupaciones Musicales, Tarima y Animación.
Premios
 6.LOGISTICA GENERAL.
Seguridad
Tecnología
Mantenimiento
Primeros Auxilios
Protocolo
Comunicación
Servicios Generales
Marketing y Medios
Transporte

AGENDA DEL EVENTO

Delimitación de los espacios 06 y 07 de marzo de 2023

Montaje de Toldos, tarima y Estructuras 08,09 y 10 de marzo de 2023

Acreditación 13 de marzo de 2023

Montaje de Stands 14 y 15 de marzo de 2023

Inauguración de la Expo Feria CLAP 2023 16 de marzo de 2023

Expo Feria CLAP 2023 17 de marzo de 2023

Expo Feria CLAP 2023 18 de marzo de 2023

Expo Feria CLAP 2023 19 de marzo de 2023

Cierre de la Expo Feria CLAP 2023 20 de marzo de 2023

Desmontaje de Stands 21 de marzo de 2023

Desmontaje de estructuras. 22 de marzo de 2023

IV. AGENDA DEL EVENTO

HORARIOS
- Horario de Apertura a Expositores: 09:00 a.m.
- Horario de Apertura a Proveedores: 10:00 a.m.
- Horario de Apertura al Público: 11:00 a.m.
- Horario de Cierre de la Expo: 12:00 a.m.

V. CREDENCIALES

Con el fin de garantizar el carácter profesional del evento, todas las

credenciales de expositor y co-expositor serán identificadas por colores,
incluyendo un código QR, donde aparecerá la información del portador.
Estas credenciales son de carácter personal e intransferible y deben
portarse en forma permanente durante los días del evento.

La cantidad de credenciales se otorgarán según las condiciones del

departamento correspondiente, Contacto:

1. CREDENCIALES DE SERVICIO

Son de carácter personal e intransferible y sirven para identificar al personal

de servicio que atiende el stand. (Ej.: personal auxiliar, catering, modelos,
etc.). Se suministran teniendo en cuenta el metraje asignado, según la
norma vigente relacionada con el aforo máximo al interior de los stands.

2. CREDENCIALES DE MONTAJE Y DESMONTAJE

Tienen validez durante la etapa de montaje y expirarán temporalmente el

20 de marzo de 2023. Deben portar su credencial los operarios que
trabajen en la construcción y decoración de los stands, quienes estarán bajo
la total responsabilidad del Coordinador del área de Exposición. Se entregarán de
acuerdo con las necesidades, únicamente al encargado del stand, teniendo
en cuenta el área contratada y la limitación de operarios según el
distanciamiento personal establecido.

Observaciones:
A. Les recordamos que pueden hacer sus solicitudes de credenciales
de EXPOSITOR y SERVICIO a través de los espacios de atención
dispuestas en el AREA DE FOROS.
B. Se realizarán controles en el acceso con el fin de garantizar el carácter
profesional del evento.
C. Las credenciales son personales e intransferibles. Quien sea
sorprendido con una identificación que no le corresponda, el portador
será retirado del evento y la credencial igualmente retenida. En caso
de extraviarla u olvidarla, deberá pagar la suma de $20 por una
adicional.
PORTE SIEMPRE SU CREDENCIAL

VI. NORMAS BÁSICAS PARA MONTAJE, DECORACIÓN DE

STANDS Y DESMONTAJE

A. Para ingresar al Complejo Ferial a realizar el montaje de los stands usted debe
portar la credencial que le fue asignada. Si el montaje lo realiza personal de una
empresa especializada en este servicio, deben reclamar las credenciales de
“Montaje” en las oficinas de la Organización. Estas solo se entregarán a la
persona autorizada por el Coordinador de Área, por escrito.

B. El personal operativo de EXPO FERIA CLAP 2023 hará entrega de las

áreas bajo las condiciones que están establecidas en este manual.

C. Todo diseño deberá estar aprobado por el Productor General y deberá respetar
el renden entregado a través de la ficha técnica llenada previamente.

E. El Coordinador de área y su equipo de trabajo deberán seguir a cabalidad las

Medidas de Bioseguridad establecidas por la organización del evento; uso de
tapabocas, distanciamiento social, lavado de manos.

F. No se entregarán áreas para el montaje antes de la fecha programada, salvo en

casos estrictamente necesarios y justificados. la Producción General autorizará el
uso anticipado del espacio.

G. No se aprobará la utilización del espacio como taller de producción, únicamente

debe utilizarse para ensamble y montaje de las partes o módulos prefabricados
con anticipación.

H. Antes de iniciar el montaje, tanto Coordinador de Área como los participantes,

deben cerciorarse en el sitio, de las condiciones físicas y del as dimensiones de
los espacios a ocupar. Los diseños deben ceñirse a las condiciones existentes ya
que EXPO FERIA CLAP 2023 no modificará sus instalaciones para acoplarse al
diseño
del stand. Cualquier duda favor consultarla previamente con la Producción
General del Evento.

I. Coordinador de Área, debe respetar el perímetro que delimita el área de

exhibición en planta y no podrá modificar el diseño de cenefas de las áreas.

J. Los elementos del montaje no pueden sobresalir del perímetro.

K. EXPO FERIA CLAP 2023 se reserva el derecho de desmontar cualquier

elemento que no se encuentre aprobado por la Producción General de la feria.

L. Los Coordinadores de Área debe responder por el aseo de los stands tanto en
época de montaje y desmontaje, como durante la feria.

Se considera basura o escombros a los materiales que se encuentren

abandonados en las áreas comunes o fuera del área asignada para la exhibición.
EXPOFERIA CLAP 2023 realizará las labores de levantamiento de materiales,
objetos o mercancía que encuentre abandonados en las áreas comunes o de
circulación, sin responsabilidad por su estado o paradero.

VII. SEGURIDAD DURANTE EL MONTAJE

A. El Coordinador de Área y su personal deben cumplir con las normas y

disposiciones impuestas por el Departamento de Seguridad.

B. Por razones de seguridad y logística los participantes no deben, por ningún

motivo, bloquear cajas eléctricas, extintores, gabinetes de incendio o salidas de
emergencia, ya sea durante el montaje o el evento.

C. No se permite bajo ninguna circunstancia que personal ajeno ala Producción

General, opere sobre las cubiertas de los pabellones.

D. Para realizar trabajos después del horario estipulado para el montaje Los
Coordinadores de Área o el personal encargado de dicho montaje, debe diligenciar
junto con la Producción General el acta de compromiso.

E. Las áreas de la EXPO FERIA CLAP 2023 serán dotadas de extintores.

VIII. DESMONTAJE

Se llevará a cabo el día lunes 21 de marzo del 2023.BAJO NINGUNA

CIRCUNSTANCIA SE PERMITIRÁ EL DESMONTAJE DENINGÚN STAND, NI EL
RETIRO DE ELEMENTOS DE DECORACIÓNOSIMILARES CON
ANTERIORIDAD A ESTA FECHA.
Por favor planifique su agenda de manera tal que pueda cumplir con este
compromiso.
IX. DECORACIÓN DE STANDS

A. Los responsables por pabellón al decorar deben contemplar en sus diseños

sistemas ágiles de armado con módulos o elementos terminados y pintados y
autoportantes listos para ensamblar en el sitio. El área de exhibición no debe ser
utilizado como taller de producción de cada montaje.
B. Es importante contemplar diseños que permitan la ventilación natural, evitando
stands con montajes que tengan espacios cerrados

C. El Pabellón debe contar con superficies elevadas del piso dentro de su área de
exhibición para almacenar la mercancía o elementos de decoración que sean
susceptibles de sufrir algún deterioro por filtraciones de agua, acumulación de
polvo u otros factores.

D. Se deberá proporcionar con anticipación a la Coordinación del Área el

esquema eléctrico que se va implementaren un montaje especial, detallando las
cargas y los equipos que se van a utilizar.
G. Se deberá tener precaución al momento de realizar el montaje, evitando el
bodegaje y almacenamiento de elementos o mercancías

que puedan hacer contacto con las regletas de distribución de energía u otros
elementos que puedan generar fallas o corto circuitos.

I. EXPO FERA CLAP 2023 entregará el punto de conexión eléctrica del stand con
los parámetros eléctricos verificables en su momento (nivel de voltaje, carga en
Kilovatios a utilizar), y desde allí los responsables por pabellón efectuarán
directamente la distribución eléctrica según necesidad, controlando la exigencia de
corriente a utilizar, responsabilizándose de la operatividad de sus equipos o
máquinas.

J. Los responsables por pabellón estarán en la obligación de conocer, entender

y difundir estas normas a todo el personal que directa o indirectamente se
encuentra involucrado en el diseño, montaje, desarrollo y desmontaje de la
exhibición, siendo responsables de cualquier situación o accidente que se
presente o derive del incumplimiento de estas normas durante cualquier etapa del
proceso.

X. SERVICIOS GENERALES
Contaremos con un equipo especializado para el montaje de puntos de energía,
agua, gas etc para los stands que requieran de estos servicios.

XI.CONECTIVIDAD
El Departamento de Tecnología de la EXPO FERIA CLAP 2023 es el responsable
de la gestión del espacio radioeléctrico en las instalaciones y podrá llevar a cabo
las acciones necesarias para suspender aquellos puntos de acceso no
autorizados, como también dar a conocer los parámetros de afinamiento y
configuración de los equipos de comunicaciones que no cumplan con las
condiciones necesarias para el buen desempeño del servicio inalámbrico. Para el
USO del internet gratuito WiFi, se determinarán zonas específicas debidamente
identificadas para garantizar su uso. Oportunamente se enviará información al
respecto.

XII. MEDIDAS DE SEGURIDAD

La organización de la EXPO FERIA CLAP 2023 presta a los Expositores y

asistentes un servicio de seguridad de tipo general, sin embargo, por tratarse de
un evento público, es imposible garantizar la seguridad individual de cada uno de
los stands. Esto quiere decir que cada los responsables por pabellón son
responsable de todos los elementos de decoración, equipos, material publicitario,
y demás objetos que se encuentren en su stand. Por lo tanto:
1. TODOS LOS RESPONSABLES POR PABELLON Y PARTICIPANTES DEBEN
ESTAR EN SU STAND DESDE EL MOMENTO DE APERTURA AL PÚBLICO,
HASTA EL MOMENTO DE CIERRE. LOS DÍAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE
LOS PABELLONES SE ABREN A LAS 8:00 A.M.

2. La Organización de la EXPO FERIA CLAP 2023 no se hacen responsables por

la pérdida de elementos de decoración, equipos, material publicitario, o cualquier
otro objeto que sea robado o se extravíe como consecuencia de la no presencia
de
los responsables por pabellón en su stand durante las horas de atención a los
visitantes, montaje y desmontaje.

3. La Organización de la EXPO FERIA CLAP 2023 no se hace responsable de la

mercancía que ingrese al pabellón en época de montaje. En los excepcionales
casos en los que se haga necesario ingresar mercancías durante el montaje, la
seguridad de ésta dependerá de los responsables por pabellón, quienes deben
contar con el visto bueno del Coordinador de área para su ingreso al pabellón.

4. Se debe llegar a la hora señalada para la apertura de los pabellones, para así
evitar cualquier tipo de anomalías en el stand, por las cuales la Organización del
evento, responderá de ninguna manera.

5. Los responsables por pabellón por ningún motivo deben dejar el stand solo
durante el tiempo que haya atención al público, ya que cualquier eventualidad al
respecto será de su absoluta responsabilidad.

6. Se recomienda vigilar con especial cuidado sus pertenencias tales como

carteras, calculadoras, maletines, computadores portátiles, tablets, vídeo beam,
celulares, joyas, etc. durante el periodo de montaje, feria y desmontaje.

7. Es aconsejable que el personal que trabaje con los responsables por

pabellón en el montaje, feria o desmontaje sea de su plena confianza.

8. Cuando los responsables por pabellón presenten dificultades en materia de

seguridad, pueden ubicar al supervisor de seguridad o de pabellón, quienes
estarán dispuestos a colaborarles.

9. Los responsables por pabellón deben dar aviso inmediato a los supervisores,
si ven personas sospechosas en las aperturas y cierres de pabellón, o durante el
periodo de feria.

10. Los responsables por pabellón y participantes deben portar la credencial en

todo momento durante su permanencia en el recinto ferial, durante los periodos de
montaje, feria y desmontaje.
11. Recuerde que, para realizar sus montajes y desmontajes, el personal debe
contar con los elementos de seguridad industrial y personal (cascos, arnés,
monogafas, guantes, etc.).

12. Para el ingreso a realizar montajes y/o desmontajes al recinto ferial se exigirá
en las entradas los diferentes documentos que lo acrediten como participante del
evento (credenciales, cédulas de identidad)

13. Está totalmente prohibido fumar dentro de recintos o espacios cerrados.

14. Todos los desechos (orgánicos, plásticos, vidrios), se deben depositar de

forma controlada en los lugares establecidos para ello, según sus características.

15. En caso de presentarse alguna emergencia el Expositor o sus empleados

deben informarle al Coordinador de Seguridad.

16. Durante las etapas de Montaje y Desmontaje, cada stand debe contar con el
personal suficiente para ejercer control del stand.

XIII. NORMAS ADICIONALES QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA

1. El ingreso de menores de edad serán responsabilidad de sus representantes.

2. La música a alto volumen que interfiera con las actividades de los demás
pabellones serán penalizada.

3. En caso de presentarse algún hecho o situación que genere controversias o

conflictos entre los expositores, estos deberán acudir en primera instancia a la
solución directa, respetuosa y pacífica de estos. En el evento de no llegar a un
acuerdo, los expositores deberán acudir a los mecanismos alternativos de solución
de conflictos, garantizando el normal desarrollo de la feria o evento.