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REGLAMENTO OFICIAL VII SITDEF 2019

1. ORGANIZADOR

El término ORGANIZADOR utilizado en este documento, se refiere al Organizador del VII


SITDEF PERÚ 2019 (VII Salón Internacional de Tecnología para la Defensa y Prevención de
Desastres), sus directivos, oficinas y/o demás trabajadores, que lo representan. El
ORGANIZADOR es el coordinador y responsable general del planeamiento, coordinación,
producción y ejecución de dicho evento.

2. EXHIBIDOR y/o EMPRESA CONTRATISTA

Se entiende por este término a toda persona natural peruana o extranjera, o a toda persona
jurídica constituida en el Perú o el extranjero, que haya celebrado un Contrato de Alquiler
con el ORGANIZADOR, a efectos de obtener la posesión de uno o más espacios (stands), en
el VII SITDEF PERÚ 2019. El EXHIBIDOR debe completar todos los datos que se solicitan en el
Contrato y adjuntar el esquema o diseño de su stand en la fecha que se solicite. De lo
contrario, el ORGANIZADOR no se hará responsable del incumplimiento de alguno de los
requerimientos del EXHIBIDOR.

3. EL JEFE DE PROYECTO

Representa en todos los casos al ORGANIZADOR ante el EXHIBIDOR y es la persona


encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones y el Reglamento del VII SITDEF
PERÚ 2019.

4. STAND o ISLA

Espacio contratado por el EXHIBIDOR para exhibir sus productos y/o servicios.

5. LUGAR Y FECHA

Cuartel General del Ejército del Perú (Pentagonito), San Borja, Lima, Perú del 16 al 19 de
Mayo de 2019.

6. HORARIO DEL EVENTO

Jueves 16 de Mayo, de 09:00 hrs a 18:00 hrs (incluida inauguración)


Viernes 17 de Mayo, de 10:00 hrs a 18:00 hrs
Sábado 18 de Mayo, de 10:00 hrs a 18:00 hrs
Domingo 19 de Mayo, de 10:00 hrs a 18:00 hrs

7. ADMISIÓN DE EXHIBIDORES

El ORGANIZADOR se reserva el derecho de aceptar la participación de cualquier exhibidor,


productos o servicios de éste en el VII SITDEF PERÚ 2019.

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8. REPRESENTANTE DEL EXHIBIDOR

Cada EXHIBIDOR deberá designar por escrito a un representante ante el ORGANIZADOR. El


EXHIBIDOR reconoce desde ya como válida, cualquier gestión, solicitud o contrato que su
representante realice en su nombre.

9. RESPONSABILIDADES

El ORGANIZADOR no se responsabiliza por los daños ocasionados por actos que estuvieran
fuera del control del VII SITDEF PERÚ 2019, como actos de terrorismo, vandalismo, desastres
naturales; por la pérdida o daños causados a muestras, equipos, herramientas y material de
decoración del EXHIBIDOR; por los accidentes que pudiera sufrir el personal propio o
contratado, ni por los daños que los bienes del EXHIBIDOR pudieran causar a terceros; por lo
que se requerirá que el EXHIBIDOR contrate un seguro que cubra todos estos riesgos. El
EXHIBIDOR será responsable por cualquier daño o perjuicio que cause a las instalaciones del
VI SITDEF PERÚ 2019. Los daños que pudieran ocurrir serán tasados por el ORGANIZADOR y
pagados por el EXHIBIDOR antes de retirar su mercadería.

10. SUBARRIENDO

El EXHIBIDOR no podrá subarrendar parcial ni totalmente el área contratada. El


incumplimiento dará lugar a la cancelación automática del Contrato y a la devolución
inmediata del módulo o stand al ORGANIZADOR. El monto pagado por el EXHIBIDOR será
retenido por el ORGANIZADOR en calidad de penalidad por el incumplimiento de lo
establecido en el presente numeral.

11. REQUISITOS PARA EL INGRESO DEL EXHIBIDOR Y SU PERSONAL A LA FERIA

El ingreso del EXHIBIDOR y su personal autorizado al recinto ferial estará sujeto al


cumplimiento de lo siguiente:

a. El pago por parte del EXHIBIDOR al ORGANIZADOR del monto total de la contraprestación
y cualquier otro monto por servicios adicionales contratados.

b. La presentación por parte del EXHIBIDOR y su personal autorizado de las respectivas


credenciales necesarias para realizar los trabajos de montaje y desmontaje.

c. La presentación de la guía de remisión correspondiente.

d. El uso de todos los implementos de seguridad, tales como, cascos, botas arnés y chalecos,
entre otros, por parte del personal encargado de realizar los trabajos de montaje y
desmontaje

12. INSCRIPCIONES Y TARJETAS DE INVITACIÓN

a. El Contrato de Arrendamiento de Espacios da derecho a un formato virtual de invitación


para ser enviado a las personas que el EXHIBIDOR desee que asistan los días de exhibición.

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b. El Contrato de Arrendamiento de Espacios, da derecho de hasta tres invitaciones para el
cocktail de bienvenida organizado para los EXHIBIDORES. La cantidad de invitaciones a
recibir solo es determinada por la cantidad de metros adquiridos.

13. EXHIBICIÓN DE EQUIPOS Y MUESTRAS

La exhibición de equipos en funcionamiento y muestras será autorizada solo si éstos no


representan peligro o incomodidad para los participantes y/o para las instalaciones del
recinto ferial. No se permitirá el uso de equipos de amplificación de sonido, excepto para
presentaciones audiovisuales, en cuyo caso el volumen no deberá interferir con el normal
desenvolvimiento del VII SITDEF PERÚ 2019.

14. DE LOS STANDS E ISLAS

a. CAMBIO DE STAND

El cambio del stand, si así lo desea el EXHIBIDOR, y si hubiera disponibilidad, se solicitará


por correo electrónico a más tardar el lunes 15 de Abril de 2019. Después de esa fecha y
para que el cambio proceda, EL EXHIBIDOR deberá pagar al ORGANIZADOR una penalidad
ascendente a US$300.00 más IGV, contra entrega de la factura correspondiente; caso
contrario, el cambio solicitado no se realizará.

b. DISTRIBUCION DE LOS STANDS E ISLAS

 EL ORGANIZADOR distribuirá los stands e islas de acuerdo al plano. El EXHIBIDOR


elegirá el stand o isla de acuerdo con el contrato. Sin embargo, EL ORGANIZADOR se
reserva el derecho de modificar el tamaño de los espacios de los stands o islas que
aún no hayan sido arrendados.

 EL EXHIBIDOR puede participar en stands o islas separados dentro del recinto ferial
e inclusive en un mismo pabellón, ambiente o zona.

c. LUGAR DE INGRESO DE MATERIAL DE DECORACIÓN Y/O INSTALACIÓN Y PRODUCTOS


DE EXHIBICIÓN

El ingreso del material de decoración y/o instalación y de los productos de exhibición al


recinto ferial se hará por la puerta Nº 4 del Cuartel General del Ejército, acceso que
discurre a la Vía de Evitamiento – Panamericana Sur, San Borja.

El material que ingrese al recinto ferial deberá contar con la Guía de Remisión en original
y dos copias, la que deberá incluir los datos que se detallan a continuación y ser visada
por el personal de seguridad:

SITDEF PERÚ 2019 – CUARTEL GENERAL DEL EJÉRCITO – SAN BORJA – LIMA – PERÚ.

d. CARACTERÍSTICAS DE LOS MÓDULOS.

1) El VII SITDEF PERÚ 2019 cuenta con módulos interiores y exteriores. Los módulos
interiores se encuentran bajo una cobertura de lona tensada a manera de pabellón
y con estructura de fierro acondicionada para tal efecto.

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2) Los Stands de 3 x 2 (6 mts2), (Modulación perimetral), son de 2 metros de
profundidad por 3 metros de frente, por 2.5 metros de alto.

3) Los Stands de 3 x 3 (9 mts2), (Modulación perimetral), son de 3 metros de


profundidad por 3 metros de frente, por 2.5 metros de alto.

4) Para ambos casos anteriores, se proveerá una potencia de 0.0625 Kw por mt2, una
pared divisoria a base de paneles de melamina y perfiles de aluminio (Alusett
System), alfombra gris aplicada directamente en el espacio del piso, un friso donde
se colocará el nombre de la empresa, una mesa redonda, dos sillas, luces
fluorescentes y un tomacorriente.

5) Las Islas de 4 x 4 (16 mts2), serán provistas de 1.5 Kw de electricidad.

6) Las islas de 4 x 5 (20 mts2), 5 x 5 (25 mts.2) y 5 x 6 (30 mts.2), serán provistas de
1.5 Kw de electricidad. No llevarán estructura alguna.

7) Las Islas de 5 x 8 (40 mts2), 5 x 10 (50 mts2) y 6 x 10 (60 mts2), serán provistas con
3 Kw de electricidad. No llevarán estructura alguna.

8) Las Islas de 8 x 10 (80m2), 10 x 10 (100m2), 13 x 18 (234 mts2) y otras de mayor


tamaño, serán provistas con 7.5 Kw de electricidad. No llevarán estructura alguna.

9) Los stands de 3x2 y 3x3 que pudieran estar dentro de una isla y/o las Islas de los
párrafos 5), 6) , 7) y 8) sólo se les proporcionará un punto de energía (mecha) y el
tapizón del mismo evento.

e. INSTALACION, MONTAJE, DECORACIÓN Y DESMONTAJE DEL STAND O ISLA

1) EMPRESA MONTAJISTA OFICIAL.- Para el presente VII SITDEF PERÚ 2019, se ha


designado a la empresa Stockholm Exhibiciones (www.skylineperu.com) , como la
Empresa Oficial del evento. Stockholm Exhibiciones será la encargada de garantizar
la distribución y asignación de espacios, así como la construcción de toda la
modulación básica, estructuras y decoraciones de stands de aquellas empresas que
así lo requieran o soliciten. Los teléfonos de contacto son +51-1-2483737 y +51-
989857652.

2) El material de decoración y exhibición será admitido al recinto, acompañado de la


Guía de Remisión, emitida por duplicado por el EXHIBIDOR, la misma que deberá
ser visada por el Responsable de Seguridad designado por el ORGANIZADOR.

3) La carga máxima permitida es de 50 toneladas, incluyendo el medio de transporte.


No están permitidas las faenas de construcción dentro de las áreas de exposición
(soldadura, compresora, pintura a pistola, sierras, etc.), debiendo llevarse los
elementos componentes del proyecto prefabricados, autorizándose solo los
trabajos de ensamble, retoque y amoblado.

4) Las empresas montajistas deberán acreditarse ante el ORGANIZADOR y enviar la


relación de los trabajadores con el Número de Cédula o de Documento de Identidad
correspondiente. Deben además, tener un Seguro Contra Todo Riesgo (SCTR). Todo
trabajador y/o EXHIBIDOR que ingrese al recinto ferial hasta antes de la
inauguración del evento, debe usar equipos de seguridad y casco de seguridad. En
caso de no contar con ellos, la Organización colocará un puesto a la entrada, donde

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podrá adquirirlos. El piso de concreto y/o tapizón no se podrá pintar, perforar,
romper o deteriorar en forma alguna. El deterioro de los elementos de montaje,
implicará el cobro de la cantidad que estipule el ORGANIZADOR, de acuerdo con
los daños ocasionados y deberán ser cancelados/pagados antes del inicio del
evento.

5) El trabajo de montaje de las empresas contratistas/montajistas y decoradoras de


stands superiores a 100 mts2, empezará el día lunes 6 de Mayo del 2018 desde las
08:00 horas hasta las 18:00 horas.

6) El trabajo de las empresas contratistas/montajistas y decoradoras de stands de


16mts2 a 100 mts2, empezará el día viernes 10 de Mayo del 2018 desde las 08:00
horas hasta las 18:00 horas.

7) Los exhibidores de stands básicos de 3x2 mts2 y 3x3 mts2 podrán ingresar a decorar
u ocupar sus respectivos stands los días 13 y 14 de Mayo 2018.

8) Es importante señalar que la energía se habilitará a partir del día 14 de Mayo para las
pruebas correspondientes y permanecerá activa hasta el término del evento. Las
empresas montajistas deberán prever instrumentos inalámbricos durante los días
anteriores a esta fecha para el ensamblaje de sus stands.

9) El término de todos los trabajos de montaje y decoración será el martes 14 de Mayo


de 2019 a las 22:00 horas. El incumplimiento dará lugar a una penalidad ascendente
a la suma de US$150.00 + IGV por m2 contratado que el EXHIBIDOR deberá pagar al
ORGANIZADOR a más tardar el primer día del evento, esto es, el jueves 16 de Mayo
de 2019. Si aun así y con la penalidad el stand no ha sido terminado el mismo 16 de
Mayo a las 2400 hrs, el ORGANIZADOR tiene la potestad de dejar sin efecto la
habilitación de ese stand y por ende se excluye la participación de dicha empresa o
EXHIBIDOR.

10) No se permitirán trabajos de acondicionamiento durante las horas de exhibición,


por lo que el EXHIBIDOR que no haya concluido, podrá continuar solamente
después del cierre diario y bajo su absoluta responsabilidad y en coordinación con
el ORGANIZADOR. Todos los módulos deberán mantenerse montados hasta el final
de la exhibición, quedando prohibido el retiro de cualquier producto exhibido antes
de la finalización del evento.

11) El EXHIBIDOR que habiendo contratado un stand básico sea 3x2 ó 3x3 con panelería
de melamina y no haya informado hasta el 1 de Mayo del 2019 el retiro de estas
estructuras para construir en ese espacio su propia decoración, pagará una
penalidad ascendiente a US$150.00 + IGV.

f. OCUPACIÓN DEL STAND O ISLA

EL EXHIBIDOR solo podrá ocupar el stand o isla después de (a) haber efectuado el pago
total de la contraprestación señalada en el contrato de participación y de los servicios
adicionales contratados.

g. HORARIO DE PERMANENCIA EN EL STAND O ISLA


Por seguridad del evento, el horario de ingreso del personal del EXHIBIDOR a cargo del
stand o la isla durante los días del evento será de una (1) hora antes de iniciarse la atención
al público, esto es las 9:00 a.m. y la salida será media hora después de cerrarse la atención
al público, es decir, a las 18:30 horas.

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h. PRODUCTOS DE EXHIBICION
Durante el horario de atención al público el stand o isla deberá permanecer
apropiadamente decorado y abastecido de los productos a ser exhibidos, los que sólo
podrán retirarse del recinto ferial a partir de la fecha señalada para el desmontaje.

i. ABASTECIMIENTO DEL STAND O ISLA


El horario, sólo para el abastecimiento de los stands o islas con el material y/o productos
de exhibición será desde las 08:00am hasta las 09:30 am durante los tres días siguientes
a la inauguración (19, 20, 21 de Mayo), después de este horario no se permitirá el ingreso
de ningún material y/o producto de exhibición, salvo previa coordinación con la
Organización del Evento. El transporte de material a sus respectivos stands se hará sin
entorpecer el normal desplazamiento de los asistentes.

j. DECORACIÓN
La decoración de los módulos es responsabilidad del EXHIBIDOR. Tener en cuenta al
momento de realizar el diseño, que la altura máxima permitida para cualquier elemento
decorativo es de 4 metros.

k. DISEÑO.
Todo diseño deberá respetar la armonía general del evento; no se deberá exceder las
dimensiones establecidas. Cualquier alteración en cuanto a medidas del stand según el
espacio y altura establecida no estará permitido. El ORGANIZADOR exigirá se respete lo
dispuesto de lo contrario no permitirá el montaje de ese stand.

l. INGRESO DEL PERSONAL.

El personal del EXHIBIDOR así como sus contratistas, deberán registrarse ante el
ORGANIZADOR y obtener la respectiva identificación para realizar el montaje y la
decoración del módulo (stand).

m. DISTRIBUCIÓN Y/O EXHIBICIÓN DE MATERIAL PROMOCIONAL.


La distribución y/o exhibición de material promocional deberá realizarse únicamente
dentro del módulo del EXHIBIDOR. No se permite la circulación de personajes
caracterizados, por los ambientes del recinto ferial. Tampoco se permite pegar
calcomanías, afiches, poner ni distribuir publicidad fuera de los módulos alquilados.

n. DESMONTAJE DE INSTALACIONES Y RETIRO DE MERCADERÍA.

1) El desmontaje de los módulos y stands podrá realizarse desde el lunes 20 de mayo


de 14:00 hrs a 18:00 hrs y el martes 21 de mayo de 08:00 hrs a 18:00 hrs. Toda
mercadería que salga tendrá que ser confrontada con la guía con la que ingresó.
Pasadas estas fechas, el ORGANIZADOR no se hará responsable por absolutamente
nada. Ni por pérdidas, perjuicios o daños de cualquier índole.

2) El trabajo de desmontaje y retiro de material y productos de exhibición deberá ser


autorizado por el ORGANIZADOR, luego de verificarse el cumplimiento por parte
del EXHIBIDOR de los requisitos establecidos en el presente Reglamento Interno y
del pago, si lo hubiere, por cualquier daño causado a los stands y /o al recinto ferial.
El personal del EXHIBIDOR deberá estar presente de manera permanente en el
stand o isla mientras se realiza este trabajo.

3) El material de decoración y los productos de exhibición solo podrán retirarse del


recinto ferial previa presentación de la guía de remisión de ingreso de los
productos debidamente visada por el personal de seguridad.

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4) El ORGANIZADOR retendrá la mercadería que no haya sido retirada dentro del
horario establecido, la que será devuelta previo pago por parte del EXHIBIDOR de
la penalidad correspondiente que le imponga el ORGANIZADOR por los gastos que
origine el depósito de dicha mercadería.

5) El EXHIBIDOR deberá pagarle al ORGANIZADOR una penalidad de US $ 150.00 + IGV


por cada día de retraso en el retiro de su stand decorativo y/o mercadería o
productos, luego de la fecha señalada para el desmontaje.

6) El EXHIBIDOR deberá entregar al ORGANIZADOR el stand o isla en las mismas


condiciones en que lo recibió, libre de desperdicios, material de desecho, basura,
material de construcción, etc.

7) El ORGANIZADOR se reserva el derecho de retener los bienes de EXHIBIDOR en el


recinto ferial hasta que éste haya cumplido con todas sus obligaciones
contractuales y las disposiciones contenidas en el presente Reglamento Interno.

o. INTERNAMIENTO TEMPORAL.

Estará permitido el ingreso de muestras para la exposición en calidad de internamiento


temporal, siendo responsabilidad del EXHIBIDOR, cumplir con la legislación aduanera
vigente. Sugerimos realizar éste trámite por lo menos con cinco meses de anticipación. En
el Almacén General del SITDEF PERÚ 2019, sito en el mismo Cuartel General del Ejército,
serán depositados, previo al evento, todo el material, mercaderías, productos, etc, que
hayan ingresado a Perú vía Aduanas y bajo el mecanismo de Internamiento Temporal, los
mismos que serán llevados los días 13 y 14 de Mayo a los stands correspondientes y en
presencia del EXHIBIDOR.

p. VENTA DIRECTA.

En el caso de que un exhibidor realice transacciones comerciales durante la exhibición,


será su responsabilidad cumplir con las leyes tributarias y de aduanas vigentes. No estará
permitido vender productos durante la exhibición, tampoco colocar avisos indicando los
productos vendidos o en promoción.

q. MAQUINARIA PESADA

El EXHIBIDOR sólo podrá ingresar maquinaria pesada (vehículos, aéreos y terrestres) hasta
el día lunes 06 de Mayo de 2019, dentro de un horario especial que el ORGANIZADOR
comunicará oportunamente al EXHIBIDOR, previa coordinación. La maquinará pesada
deberá contar necesariamente con una base que permita transportarla sin dañar las
instalaciones (alfombra u otros). Asimismo, es responsabilidad del EXHIBIDOR contar con
el equipo necesario que le permita transportar la maquinaria desde el área de descarga
(control de seguridad) hasta su zona asignada (stand o isla).

El ingreso se realizará por la puerta Nº 4 del Cuartel General del Ejército, San Borja, y
deberá estar acompañado de una Guía de Remisión en original y dos copias que será
visada por el personal de seguridad del recinto ferial. La Guía deberá contener los
siguientes datos:

SITDEF PERÚ 2019 – CUARTEL GENERAL DEL EJÉRCITO – SAN BORJA – LIMA – PERÚ.

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15. INSTALACIONES ELECTRICAS

La Dirección Regional Costa Centro del Instituto Nacional de Defensa Civil (INDECI) y la
Oficina de Defensa Civil del Distrito de San Borja, disponen lo siguiente:

a. Está estrictamente prohibido el uso de cables mellizos y llaves de cuchilla en cualquier


tipo de instalación eléctrica. Solo se permitirá el uso de cables vulcanizados de doble
chaqueta en toda instalación eléctrica a realizarse y accesorios eléctricos conforme a las
normas de seguridad (Código Nacional Eléctrico, (CNE)).

b. Todas las instalaciones eléctricas, tomacorrientes y equipos eléctricos ubicados al interior


del stand o isla (interior y exterior) deben de conectarse al pozo de puesta a tierra, a fin
de cuidar la integridad física de las personas que podrían verse afectadas como
consecuencia de una descarga eléctrica.

c. El Centro de Exposiciones proveerá a cada stand o isla (interior y exterior) de energía


eléctrica monofásica que las empresas contratistas deberán conectar siguiendo los
procedimientos del Código Nacional de Electricidad (CNE 060-002).

d. Las áreas de tránsito (pasillos) deberán permanecer libres sin obstruir las vías de escape.

e. Los stands o islas interiores o exteriores cuya área total sea mayor o igual a 24 m2 deberán
contar con un extintor PQS clase ABC al interior de ellos durante los días de la exposición.

f. Las islas cuyas medidas sean de 12m2 o más deberán tener una llave térmica colocada a
1 m ½ del piso con una señalización que indique atención – riesgo eléctrico, de lo contrario
la isla no podrá ser abierto al público.

16. ENERGÍA ADICIONAL

En caso de que el EXHIBIDOR necesite energía eléctrica adicional en su stand o isla, deberá
solicitarlo al ORGANIZADOR a más tardar el 29 de Abril de 2019. La autorización por parte de
el ORGANIZADOR estará sujeta a que esta energía adicional no represente un peligro para
los participantes y el EXHIBIDOR deberá pagarle al ORGANIZADOR US$150.00 + IGV por kW.
Las instalaciones de esta energía adicional deberán conectarse al pozo de puesta a tierra y
contar con un interruptor termo-magnético para su distribución.

17. DE LA LIMPIEZA

La limpieza de pasillos y espacios comunes del recinto ferial estará a cargo del personal
contratado por el ORGANIZADOR para dicho fin. La limpieza en el interior de cada stand
estará a cargo de cada EXHIBIDOR.

18. DE LA VIGILANCIA

a. El ORGANIZADOR contratará vigilancia privada y general para el recinto ferial. Sin


embargo, este servicio no incluye la vigilancia del stand o isla del EXHIBIDOR.

b. El EXHIBIDOR podrá contratar su propio servicio de vigilancia previa aprobación del


ORGANIZADOR, el que deberá cumplir con todas las normas de seguridad establecidas
por el ORGANIZADOR. Es responsabilidad del EXHIBIDOR el cuidado de sus productos de
exhibición y/o equipos que ingresen al recinto ferial.

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c. El ORGANIZADOR no se responsabiliza por la pérdida, hurto, robo y/o deterioro de las
muestras de exhibición, material de decoración e instalación de stands o isla y otros
objetos de uso personal requeridos por EL EXHIBIDOR para los fines del evento. Para
minimizar los riesgos de pérdida y/o daños al material y/u objetos de uso personal del
EXHIBIDOR, el stand o islas deberá contar con la presencia permanente de personal del
EXHIBIDOR o la de un vigilante contratado por éste.

19. DE LOS SEGUROS

PÓLIZA DE SEGURO CONTRA ACCIDENTES Y VIDA PARA LOS TRABAJADORES

El EXHIBIDOR está obligado a contratar un seguro “contra todo riesgo" (SCTR) cuya cobertura
esté vigente a partir de la fecha de montaje hasta la fecha de desmontaje, inclusive, para
sus trabajadores y/o terceros autorizados por el EXHIBIDOR a realizar los trabajos de montaje
y desmontaje de sus respectivos stands, maquinarias y/o equipos y cualquier otro trabajo. El
EXHIBIDOR es responsable por cualquier daño que pudiera ocasionar a sus propios
trabajadores y a los terceros contratados por el EXHIBIDOR. Asimismo, es responsabilidad del
EXHIBIDOR obligar a sus trabajadores a cumplir las medidas de seguridad necesarias para
prevenir accidentes y daños, proporcionándoles todos los implementos de protección
necesarios, tales como cascos y botas, entre otros, para llevar a cabo los trabajos dentro del
EVENTO. El EXHIBIDOR deberá entregar al ORGANIZADOR las pólizas referidas antes de la
instalación del STAND y /o LA ISLA.

Se deja expresa constancia que el EXHIBIDOR exime al ORGANIZADOR de cualquier tipo de


responsabilidad civil, penal o administrativa por cualquier daño que genere u ocasione a sus
trabajadores.

20. AMBULANCIA

El evento contará con dos ambulancias TIPO II totalmente equipadas y un paramédico


debidamente capacitado del lunes 13 al domingo 20 de Mayo de 2019. Estas ambulancias
se utilizarán exclusivamente para casos de emergencias. Se entiende como emergencia
cualquier enfermedad o accidente que implique un riesgo de vida y que requiera tratamiento
inmediato.

21. OBLIGACIONES DEL EXHIBIDOR

a. Es obligación del EXHIBIDOR haber cumplido con pagar el 100% de la contraprestación


señalada en el contrato de participación y los servicios adicionales contratados, a fin de
poder exhibir sus productos o servicios en el evento.

b. Es obligación del EXHIBIDOR llenar y devolver al Coordinador dentro de las fechas límites
señaladas todos los formularios que éste le hará llegar oportunamente.

c. Es obligación del EXHIBIDOR mantener informado al ORGANIZADOR de cualquier cambio


de dirección, teléfono, e-mail o persona de contacto.

d. Es obligación del EXHIBIDOR haber terminado todas las obras de instalación del stand o
isla a más tardar el martes 14 de Mayo de 2019 a las 22:00 horas. El incumplimiento de
estas fechas dará lugar a una penalidad ascendente a la suma de US$150.00 + IGV por m2
contratado que EL EXHIBIDOR deberá pagar al ORGANIZADOR, a más tardar el primer día
del evento, esto es el jueves 16 de Mayo de 2019.

e. Es obligación del EXHIBIDOR decorar el stand o isla en armonía con el evento a realizarse.

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EL ORGANIZADOR está facultado a detener cualquier trabajo que considere inadecuado,
así como, a dar las pautas para el arreglo o el cambio de los elementos de decoración.

f. Es obligación del EXHIBIDOR colocar sus productos en los lugares previamente


contratados con EL ORGANIZADOR, quedando expresamente establecida la prohibición
de ocupar las vías de escape, pasadizos, escaleras y demás áreas de uso común, las que
deberán permanecer libres a fin de permitir el normal desplazamiento de los participantes
y del público en general. No obstante, el ORGANIZADOR está facultado a efectuar
modificaciones en la ubicación de los stands e islas cuando sea necesario, previa
coordinación con el EXHIBIDOR.

g. Es obligación de EL EXHIBIDOR presentar una carta de responsabilidad firmada por un


Ingeniero Civil para aquellos stands cuyas dimensiones excedan los 50 mts2 y/o de dos
pisos, en la que se detalle su documento de identidad, número de colegiatura y la
condición de estar habilitado para ejecutar proyectos, declarando además, que para la
instalación del stand propio o isla se emplearán los materiales autorizados por INDECI
para este tipo de eventos y que las conexiones e instalaciones eléctricas para acondicionar
el stand propio o isla cumplen con los estándares de seguridad correspondientes, bajo
responsabilidad del firmante. Dicha carta se enviará por correo electrónico al coordinador
asignado, debidamente firmada en papel membretado. Asimismo es obligación del
EXHIBIDOR, en caso de que su stand o isla sobrepase la altura de 2.48m, pintar y darle un
buen acabado a la pared que colinda con la isla o stand contiguo o posterior.

h. Es obligación del EXHIBIDOR contar con un extintor PQS clase ABC al interior de su stand
o isla durante los cuatro días del evento, en los casos de stand o islas, interiores o
exteriores, cuya área sea mayor o igual a los 24m2.

i. Es obligación del EXHIBIDOR asumir todos los gastos que generen la instalación,
decoración y acondicionamiento de su stand propio o isla para la exhibición de sus
productos y servicios; el que deberá guardar armonía con el diseño, ubicación,
distribución y decoración de los ambientes del recinto ferial.

j. Es obligación del EXHIBIDOR que haya contratado stand o islas en el área ubicada al
exterior del recinto ferial tomar las medidas necesarias para proteger su maquinaria con
lonas impermeables o cualquier otro material apropiado para tal fin, material que deberá
ser previamente aprobado por EL ORGANIZADOR.

k. Es obligación del EXHIBIDOR ocupar su stand o isla el primer día del evento a las 08:30
horas, a más tardar; caso contrario, perderá el derecho al stand y a la devolución del total
del importe pagado. Asimismo, es de carácter obligatorio cumplir con el horario de
exhibición.

l. Es obligación del EXHIBIDOR devolver el stand estándar y el mobiliario en las condiciones


en que le fueron entregados; caso contrario, el EXHIBIDOR deberá pagarle al
ORGANIZADOR el importe correspondiente a los daños ocasionado contra la presentación
de la correspondiente factura emitida por el ORGANIZADOR una vez que los daños hayan
sido previamente valorizados.

m. El ingreso de mercadería o maquinaria bajo el régimen de admisión temporal está sujeto


a una serie de trámites y gestiones que el EXHIBIDOR deberá realizar con Sunat Aduanas
y coordinar con dicha entidad la fecha y hora de ingreso de su maquinaria y/o mercadería
al recinto ferial, teniendo en cuenta las fechas y horas programadas por el
ORGANIZADOR. Asimismo, el EXHIBIDOR deberá realizar las coordinaciones respectivas
con Sunat Aduanas para retirar dicha maquinaria y/o mercadería del evento al almacén
general del SITDEF PERÚ 2017 a partir del domingo 20 de Mayo del 2019. En caso de no

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cumplir con lo indicado, EL EXHIBIDOR deberá pagar al ORGANIZADOR una penalidad
ascendente a US$ 500.00 + IGV por cada día de retraso en retirar o autorizar el retiro de
la mercadería o maquinaria.

n. Es obligación de EXHIBIDOR resarcir económicamente al ORGANIZADOR, previa


evaluación, por cualquier daño que puedan sufrir las instalaciones del recinto ferial como
consecuencia del transporte, instalación y exhibición de maquinaria pesada.

o. Es obligación del EXHIBIDOR contratar una póliza de seguro de vida y accidentes de


trabajo.

p. Es obligación del EXHIBIDOR hacer que sus trabajadores cumplan con usar todos los
implementos de seguridad requeridos para los trabajos que se realicen dentro del recinto
ferial.

q. Es obligación del EXHIBIDOR respetar los decibeles autorizados por el ORGANIZADOR los
que no deberán exceder de 15.

r. Es obligación del EXHIBIDOR solicitar el permiso correspondiente a APDAYC y UNIMPRO


para la música que será escuchada en su stand y/o isla, así como realizar los pagos a que
haya lugar; caso contrario el EXHIBIDOR no podrá poner música en su STAND y/o ISLA .

s. Cesión en uso: El EXHIBIDOR no podrá subarrendar ni ceder total o parcialmente el área


contratada. EL incumplimiento dará lugar a la resolución automática del contrato y a la
devolución del stand a EL ORGANIZADOR por parte de EL EXHIBIDOR.

22. IMPOSIBILIDAD DE PARTICIPAR EN EL EVENTO

Si EL EXHIBIDOR se viera imposibilitado de participar en el evento, deberá comunicarlo por


escrito a EL ORGANIZADOR dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario antes del inicio
de la feria, a fin de conservar la armonía del recinto ferial. La cancelación de su participación
no le da derecho a EL EXHIBIDOR a la devolución del importe pagado por el stand.

23. DE LAS RESTRICCIONES

Está terminantemente prohibido:

a. El ingreso de menores de edad, sin el acompañamiento de un(os) adulto(s).

b. El uso de material inflamable.

c. La puesta en marcha motores a combustión y el encendido de prueba de la maquinaria


dentro o fuera del recinto ferial, durante el desarrollo del evento.

d. El bloqueo de las áreas comunes.

e. La contratación de menores de edad para realizar cualquier clase de trabajo.

f. El volumen de los televisores o de los reproductores por encima de los 15 decibeles


autorizados por el ORGANIZADOR, así como el ruido de maquinaria y/o grupo electrógeno
que exceda los 15 decibeles.

g. Perforar, romper, pintar o picar el piso. En caso de que la decoración exija un soporte, se

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recomienda colocar un tabladillo de madera o colocar un falso piso sobre el tapizón. Una
vez terminado el evento es responsabilidad del EXHIBIDOR retirar el falso piso o
tabladillo.

h. Cortar las alfombras y/o dañar el material de los stands.

i. El uso de clavos, pinturas, pegamentos, chinches y grapas sobre los paneles de los stands
predecorados (planchas de melamina) y/o estructuras de aluminio.

j. Exhibir mercadería que se considere peligrosa o inconveniente para el evento. El


ORGANIZADOR se reserva el derecho de retirar de la exposición los bienes que considere
inapropiados.

k. Exhibir o mencionar productos que no se ajusten a la exhibición.

l. Colocar publicidad engañosa o cualquier tipo de publicidad que afecte la imagen de otras
empresas.

m. Hacer propaganda de sus productos y servicios o distribuir folletos fuera del área de su
stand o isla o la zona prevista para este fin y usar cualquier aparato habilitado para
publicidad sonora (altavoces, etc.). Colocar carteles

n. Circulación de personajes caracterizados por los ambientes del recinto ferial

o. Utilización de elementos publicitarios inflables o de cualquier otro tipo sin la previa


autorización del ORGANIZADOR.

p. Hacer propaganda política.

q. Vender boletos de rifa, lotería, sorteo o cualquier forma de colecta, aun cuando ésta sea
con fines benéficos.

r. Usar sistemas o medios de publicidad que, a juicio del ORGANIZADOR, puedan causar
molestias a los demás expositores o visitantes.

s. El ORGANIZADOR se reserva el derecho de resolver el contrato de participación y/o cerrar


cualquier stand y/o isla contratada por el EXHIBIDOR, ya sea de manera temporal o
definitiva, aún durante el desarrollo del evento, en caso de incumplimiento por parte del
EXHIBIDOR de cualesquiera de las disposiciones y restricciones establecidas en el
presente Reglamento Interno y el contrato de participación.

24. EXENCION DE RESPONSABILIDAD:

EL ORGANIZADOR queda eximido frente al EXHIBIDOR de todo tipo de responsabilidad en


los siguientes casos:

a. Por el incumplimiento por parte del EXHIBIDOR de cualquier pago al que estuviese
obligado frente a su personal o contratista.

b. Por el incumplimiento por parte del EXHIBIDOR de cualquiera de sus obligaciones


contractuales, las contenidas en el presente Reglamento Interno y las disposiciones
legales vigentes que le sean aplicables.

c. Por la pérdida y daños causados a vehículos, mercadería, instalaciones, herramientas y


material de decoración e instalación por parte del EXHIBIDOR y/o sus contratistas.

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d. Por la pérdida o daño de cualquier maquinaria o producto de exhibición que se haya
retirado del recinto ferial después de la fecha de desmontaje.

e. Por la pérdida o daño causado a un bien durante el horario de atención al público.

f. Por cualquier clase de accidente que pueda sufrir el personal propio o contratado del
EXHIBIDOR.

g. Por los daños o perjuicios que el EXHIBIDOR pueda ocasionar a terceras personas.

h. Por la caída de voltaje e interrupciones en el suministro de energía a eléctrica o la caída


del internet, ya que el evento funciona con un grupo electrógeno que podría sufrir algún
inconveniente o desperfecto.

i. Por pérdida, desperfecto o cualquier daño que pudiesen sufrir el equipo, material y/o
estructuras de propiedad del EXHIBIDOR o contratados a terceros, renunciando
expresamente el EXHIBIDOR a interponer cualquier acción de reclamo o demanda en
contra del ORGANIZADOR, sus empleados o funcionarios.

j. Por la pérdida de laptops, teléfonos celulares, cámaras de video y cámaras fotográficas y


otros artículos de uso personal.

k. Por la pérdida de cualquier objeto que se haya dejado en abandono en el recinto ferial,
stand o isla.

25. SERVICIOS ADICIONALES A CARGO DEL ORGANIZADOR. El ORGANIZADOR proveerá los


siguientes servicios a los EXHIBIDORES:

a. Energía eléctrica. La energía eléctrica es monofásica, de 220 voltios y 60 Hz. La corriente


suministrada no cuenta con estabilizador de potencia, por lo que el EXHIBIDOR lo deberá
tener en cuenta en caso de conectar equipos electrónicos. Si el EXHIBIDOR requiriera
mayor energía, deberá solicitarla a más tardar el día 29 de Abril de 2019. El
ORGANIZADOR evaluará su factibilidad y le hará llegar el presupuesto del costo adicional,
el mismo que deberá ser cancelado en su totalidad antes del 08 de Mayo de 2019. En
ningún caso se puede conectar potencias superiores a las solicitadas o efectuar
conexiones no autorizadas por el ORGANIZADOR.

b. Muebles. Los módulos interiores de la modulación vienen equipados con una mesa
circular, dos sillas, un fluorescente, y un tomacorriente. En las paredes o en los perfiles no
se podrá pintar, horadar, atornillar, usar pegamentos, materiales adhesivos, etc. El
alquiler de las Islas no incluye muebles.

c. Limpieza. La limpieza de las zonas de circulación ó áreas comunes estarán a cargo del
ORGANIZADOR.

26. CRONOGRAMA 2017

 15 de Abril: .- Fecha límite para cambio de stand.


Fecha límite para la cancelación del valor total de los módulos reservados. A partir de
esta fecha, los nuevos Contratos de Arrendamiento se recibirán con el pago del valor
total.
Fecha límite para confirmar los datos requeridos para su publicación en el Catálogo
Oficial.
Fecha límite para reservar las Salas de Conferencias Comerciales, que aparecerán
publicadas en el Catálogo Oficial. Este servicio es solo y exclusivamente para los
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EXHIBIDORES.

 29 de Abril: - Fecha límite para solicitar energía eléctrica adicional.

 1 de Mayo: .- Fecha límite para solicitar retiro de stand básico 3x2, 3x3 y 4x4.

 06 de Mayo: .- fecha límite para ingreso de maquinaria pesada al recinto ferial, previa
coordinación con el ORGANIZADOR.

 06 de Mayo al 14 de Mayo:- Montaje y decoración de stands y módulos mayores a 100


mts2, de 08:00 a 18:00 hrs.

 08 de Mayo: - Plazo máximo para pagar le energía eléctrica adicional solicitada.

 10 de Mayo al 14 de Mayo: - Montaje y decoración de stands y módulos de 16 mts2 a


100 mts2, de 08:00 a 18:00 hrs.

 13 de Mayo al 14 de Mayo: - Montaje y decoración de stands básicos (predecorados)


de 3x2 mts2 y 3x3 mts2.

 13 y 14 de Mayo: - Traslado de material, productos y mercadería venidos de Aduanas


(Internamiento temporal) del almacén general al área de exhibición. De 08:00 hrs. a
17:00 hrs.

 14 de Mayo:- Término de los trabajos de montaje, Instalación y decoración de stands.


22:00 hrs.

 15 de Mayo:- Actividades administrativas. No hay montaje ni decoración de stands.

 16 de Mayo:- Inauguración del evento, 09:00 hrs.

 Horarios de Exhibición: -

Jueves, 16 de Mayo, de 09:00 hrs – 18:00 hrs. (Incluida Inauguración)


Viernes, 17 de Mayo, de 10:00 hrs – 18:00 hrs.
Sábado, 18 de Mayo, de 10:00 hrs – 18:00 hrs.
Domingo, 19 de Mayo, de 10:00 hrs – 15:00 hrs.

 19 de Mayo :- Clausura del Evento, 16:30 hrs. No hay retiro de mercadería ni


desmontaje alguno.

 20 de Mayo:- De 08:00 hrs – 13:00 hrs.


Retiro de mercadería, cajas embaladas, etc. hacia el almacén general.
Retiro de productos personales de exhibición y mercadería

 20 de Mayo:- De 14:00 hrs a 18:00hrs


Desmontaje de stands predecorados y decorados.

 21 de Mayo :- De 08:00 hrs – 18:00 hrs.


Desmontaje de stands predecorados y decorados

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