PROCEDIMIENTO DE COMPRAS O ADQUISICIONES, PRODUCTOS Y SERVICIOS

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PRESENTACIÓN
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS O ADQUISICIONES DE PRODUCTOS Y
SERVICIOS.

a. Definición - ¿Qué es?

El procedimiento de compras o adquisiciones es el conjunto de disposiciones establecidas por el

empleador “con el fin de garantizar que se identifiquen y evalúen en las especificaciones relativas a las
compras o adquisiciones de productos y servicios, las disposiciones relacionadas con el cumplimiento del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST por parte de la empresa”, tal y como
lo señala el artículo 2.2.4.6.27 del Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015.

Por lo tanto, a través del procedimiento de compras o adquisiciones, la empresa establece y mantiene
unos pasos que deberán seguirse cuando se realicen las compras o adquisiciones en su organización,
garantizando el cumplimiento de las normas en seguridad y salud en el trabajo con las que deberán
contar los productos, bienes y servicios que harán parte de sus nuevos recursos.

.
b. Alcance - ¿Para qué sirve?

El diligenciamiento y/o modificación del presente documento permite a la empresa demostrar el

cumplimiento de las obligaciones consagradas en el artículo 2.2.4.6.27 del Decreto Único
Reglamentario 1072 de 2015 y uno de los estándares mínimos de la Resolución 0312 de 2019.

Mediante la elaboración del procedimiento de compras o adquisiciones de productos y servicios las

empresas podrán identificar la clasificación de productos y servicios que se prevén como necesarios y
hacen parte del giro ordinario de la empresa, los pasos que se seguirán siempre que se requiera
comprar o adquirir un nuevo producto y servicio, los requisitos para las solicitudes de compras y
servicios, y los formatos que permitirán la verificación del cumplimiento de las disposiciones en
seguridad y salud en el trabajo de los productos y servicios.

Este documento corresponde a un ejercicio de estandarización realizado por Gómez Morad & Código: SG.SST-PRO-23
Asociados S.A.S. El diligenciamiento y/o modificación es responsabilidad única, directa y exclusiva Versión: 01
de quién lo implemente. (La impresión de este documento se considera copia no controlada) Fecha de Aprobación: Nov-2020
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES DE PRODUCTOS Y

SERVICIOS.
(NOMBRE DE LA EMPRESA)

ARTÍCULO 1. (Nombre de la empresa) establece el presente documento como procedimiento de

compras y adquisiciones de productos y servicios, con el fin de definir una adecuada metodología para
desarrollar las actividades involucradas en el proceso de compras de suministros, materiales, recursos o
servicios necesarios para satisfacer las necesidades de cada proceso y poder desarrollar adecuadamente
los servicios que presta (Nombre de la empresa) salvaguardando la seguridad y salud de su personal.
(Indicar finalidad del procedimiento).

ARTÍCULO 2. (Nombre de la empresa) establece los siguientes objetivos del procedimiento compras y
adquisiciones de productos y servicios: (Indicar objetivos de la empresa).

1. Asegurar que los productos, bienes y servicios adquiridos o alquilados por (Nombre de la empresa)
no constituyan una fuente de peligro para los trabajadores.
2. Determinar los pasos que se tendrán en cuenta por (Nombre de la empresa) para la compra o
adquisición de los productos y servicios.
3. Identificar y evaluar los productos y servicios adquiridos por (Nombre de la empresa) de
conformidad con las obligaciones de seguridad y salud en el trabajo.

PARÁGRAFO. Los objetivos descritos en este documento son enunciativos y podrán modificarse,
eliminarse o añadirse por (Nombre de la empresa) en cualquier momento, de conformidad con los
requerimientos de la empresa.

ARTÍCULO 3. Este procedimiento debe ser aplicado por todas las áreas que requieren bienes y/o
servicios, con el fin de disminuir así los riesgos operacionales, financieros, legales y de seguridad y salud en
el trabajo, que puedan afectar a (Nombre de la empresa). (Indicar alcance del procedimiento)

ARTÍCULO 4. El procedimiento de compras y adquisiciones de productos y servicios de (Nombre de la

empresa) atienden a las siguientes definiciones consagradas en la Norma Técnica Colombiana ISO 9000
de 2015 y el Decreto 2242 de 2015: (Indicar definiciones que la empresa aplicará en el presente
procedimiento).

Factura y/o Factura electrónica: documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y
que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que
permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto en
relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

Este documento corresponde a un ejercicio de estandarización realizado por Gómez Morad & Código: SG.SST-PRO-23
Asociados S.A.S. El diligenciamiento y/o modificación es responsabilidad única, directa y exclusiva Versión: 01
de quién lo implemente. (La impresión de este documento se considera copia no controlada) Fecha de Aprobación: Nov-2020
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Producto / Servicio: el término “producto” para incluir todas las categorías de salidas. La presente edición
de esta Norma Internacional utiliza “productos y servicios”. Los “productos y servicios” incluyen todas las
categorías de salidas (hardware, servicios, software y materiales procesados).

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Nota 1: un proveedor puede ser interno
o externo. Nota 2: En una situación contractual un proveedor puede denominarse “contratista”.

Registro único tributario - RUT: Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de
obligaciones administradas y controladas por la DIAN.

PARÁGRAFO. Las definiciones descritas en este documento son enunciativas y podrán modificarse,
eliminarse o añadirse por (Nombre de la empresa) de conformidad con sus requerimientos y la
normatividad vigente.

ARTÍCULO 5. (Nombre de la empresa) contará con un líder de Seguridad y Salud en el Trabajo y una
persona de recursos humanos (Indicar responsables del procedimiento de compras y adquisiciones) que
serán los responsables de ejecutar el procedimiento de compras; sin embargo, cualquier trabajador
vinculado a (Nombre de la empresa) podrá solicitar alguna compra siempre y cuando sea de carácter
beneficioso para la empresa en cualquier aspecto.

ARTÍCULO 6. (Nombre de la empresa) tendrá en cuenta la siguiente clasificación de productos para su

adquisición: (Indicar clasificación que la empresa tendrá en cuenta).

PRODUCTOS DESCRIPCIÓN

De oficina

De aseo

Hardware y software

Dotación

Equipos de Seguridad y Salud en el Trabajo

PARÁGRAFO. Se deja constancia que la presente lista no es taxativa y podrá modificarse, eliminarse o
añadirse por (Nombre de la empresa) de conformidad con sus necesidades.

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ARTÍCULO 7. (Nombre de la empresa) tendrá encuentra la siguiente clasificación de servicios para su

adquisición: (Indicar clasificación que la empresa tendrá en cuenta).

SERVICIOS DESCRIPCIÓN

Servicios de Internet

Servicios públicos

Capacitación y formación

Ejecución exámenes ocupacionales

Mantenimiento locativo

Mantenimiento o reparación de equipos, muebles

y enseres

Publicitarios:

PARÁGRAFO. Se deja constancia que la presente lista no es taxativa y podrá modificarse, eliminarse o
añadirse por (Nombre de la empresa) de conformidad con sus necesidades.

ARTÍCULO 8. (Nombre de la empresa) tendrá en cuenta los siguientes pasos para la compra y adquisición
de productos y servicios: (Indicar el procedimiento o paso a paso que la empresa implementará).

1. El responsable del SG-SST (Indicar responsable por la empresa) o la persona encargada para la
compra y adquisición de productos y servicios deberá hacer la solicitud al Representan Legal de
(Nombre de la empresa) (Indicar a quien se le hace la solicitud) para que este la apruebe.
2. La solicitud podrá realizarse tanto por el (Indicar quien podrá hacer solicitud de compra) como
por cualquier trabajador de (Nombre de la empresa), siempre que exista la necesidad de adquirir
o comprar el producto o servicio.
3. Dichas solicitudes deberán hacerse de manera escrito, salvo que exista alguna urgencia en su
adquisición.
4. Las solicitudes deberán tener una justificación razonable en razones de presupuesto, necesidad y
funcionalidad para (Nombre de la empresa).
5. El Representante Legal (Indicar persona encargada de aprobar en la empresa) estudiará las
solicitudes y aprobará las mismas cuando considere que cuentan con una justificación válida,
razonable que evidencie la necesidad de estas en (Nombre de la empresa). (Indicar requisitos que
deben cumplir los productos y servicios para que se apruebe su solicitud de compra).
6. Una vez aprobada la solicitud, el (Indicar persona responsable de compra o adquisiciones)
realizará las cotizaciones de los productos o servicios requeridos.

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7. Una vez determinado el producto o servicio requerido por (Nombre de la empresa) se iniciarán
los trámites establecidos en el procedimiento de evaluación y selección de proveedores y
contratistas cuando sean nuevos proveedores y contratistas.
8. El área de compras o el Representante Legal (Indicar persona encargada de aprobar) realiza la
solicitud de dichos requisitos a los contratistas, la información es revisada por el responsable del
SG-SST de (Nombre de la empresa), quien emite el concepto de cumplimiento o no, de requisitos
en materia de seguridad y salud en el trabajo y riesgos laborales.
9. En caso de que los proveedores y contratistas tengan relaciones contractuales vigentes con
(Nombre de la empresa) no será necesaria su evaluación y selección, pero si se realizarán las
reevaluaciones correspondientes de conformidad con el procedimiento de evaluación y selección
de proveedores y contratistas.
10. Se comunicará de dicha decisión a la empresa, proveedor o contratista favorecido y se iniciarán
negociaciones.
11. Se celebrará la compraventa del producto o servicio elegido o el negocio jurídico que respalde
dicha adquisición y se exigirán las fichas técnicas, fichas de seguridad o cualquier otro documento
que evidencie el cumplimiento de las condiciones mínimas descritas en las normas de seguridad
y salud en el trabajo.
12. Se verificará el cumplimiento de los productos y servicios una vez ingresen a (Nombre de la
empresa), se realizarán las capacitaciones de uso en caso de ser necesarias y se identificarán los
peligros y valorarán y evaluarán los riesgos que dichos productos y servicios puedan generar.
13. Se conservarán las facturas, contratos o constancias que existan de dicha adquisición o compra.

PARÁGRAFO PRIMERO. (Nombre de la empresa) establece que el incumplimiento del presente

procedimiento se considera una falta grave que puede dar lugar a la imposición de una sanción disciplinaria
o a la terminación del vínculo laboral.

PARÁGRAFO SEGUNDO. (Nombre de la empresa) prohíbe toda compra o adquisición que se realice
con la finalidad de conseguir dadivas personales de cualquier índole.

PARÁGRAFO TERCERO. (Nombre de la empresa) podrá tener en cuenta el siguiente diagrama de flujos
para efectos prácticos, en el que se especifican los pasos descritos en el presente artículo, los responsables,
y los documentos y registros relacionados. (Indicar diagrama de flujos o añadir la descripción, el
responsable y los documentos y registros relacionados)

DOCUMENTOS Y
No DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS
RELACIONADOS

INICIO
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2 Realizar solicitud

Revisar la solicitud
y dar aprobación
o rechazarla

Solicitar y evaluar
3
cotizaciones

Solicitar y evaluar
cotizaciones

Informar a
proveedor o
4 contratista
seleccionado

Dar inicio al
proceso de
contratación o de
5 compra del bien o
suministro

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Evaluar gestión

Continuar con el
contrato

6 FIN

ARTÍCULO 9. (Nombre de la empresa) verificará la compra y adquisición de los productos y servicios y el

cumplimiento de las condiciones de salud y seguridad en el trabajo de conformidad con la normatividad
vigente, teniendo en cuenta el siguiente formato:

VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

PRODUCTO Y/O SERVICIO CUMPLE EVIDENCIAS

SI NO
(Indicar producto y/o servicio (Indicar las facturas, contratos, o
identificado) documentos que sirvan de
prueba para demostrar la
compra o adquisición y enunciar
las fichas técnicas en donde se
indican las normas de seguridad
y salud en el trabajo para dichos
productos o servicios)

PARÁGRAFO. El presente formato podrá ser plasmado por (Nombre de la empresa) en cualquier
programa o plataforma que le ofrezca a su criterio mayor practicidad.

ARTÍCULO 10. Todas las facturas, constancias, contratos y en general cualquier documento que se genere
en aplicación del presente procedimiento harán parte integral de este.

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ARTÍCULO 11. (Nombre de la empresa) asignará los recursos financieros, humanos, técnicos y físicos
necesarios para el mantenimiento y continuidad de compras y adquisiciones de productos y servicios de
conformidad con las condiciones de SST que deban cumplir.

ARTÍCULO 12. El presente procedimiento entra en vigencia a partir de (Indicar fecha) y se publicará en
(Indicar lugar de publicación) garantizando la comunicación a todo el personal y en especial a aquellos que
intervienen en el procedimiento.

FECHA DE APROBACIÓN:
FECHA DE PUBLICACIÓN:

Elaborado por: ___________________________ Revisado por: _______________________

(Nombre identificación de quien elabora) (Nombre de quien revisa e identificación)

Aprobado por: ____________________________

(Nombre e identificación de quien aprueba)

__________________________________________
Representante Legal de (Nombre de la empresa)
NIT:
(Nombre del representante legal, Cédula de ciudadanía)

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