ORGANIZACIÓN Y SISTEMA

CONTABLE

IV AÑO DE CONTADURIA PÚBLICA Y FINANZAS

I SEMESTRE 2022
 UNAN – MANAGUA / FAREM – ESTELÍ Organización y Sistemas Contables

ÍNDICE DE CONTENIDOS

UNIDAD I: LA ORGANIZACIÓN CONTABLE ............................................................................... - 2 -

1.1. Generalidades de la Organización Contable ....................................................................... - 2 -
1.1.1. Conceptos de Organización ................................................................................................ - 2 -
1.1.2. Conceptos de Organización Contable ................................................................................. - 2 -
1.1.3. Propósitos de la organización contable............................................................................... - 2 -
1.1.4. Importancia ......................................................................................................................... - 3 -
1.1.5. Elementos de un Sistema de Organización Contable ......................................................... - 3 -
1.2. Marco Legal de las Organizaciones Mercantiles ................................................................. - 6 -
UNIDAD II: SISTEMAS CONTABLES ................................................................................................... - 11 -
2.1. Comprensión Contable ........................................................................................................ - 11 -
2.2. Tipos de sistemas y su funcionamiento ............................................................................. - 14 -
2.3. Manual de Cuentas .............................................................................................................. - 17 -
UNIDAD III: LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES ............................................................................ - 25 -
3.1. Análisis de las funciones Procedimientos Contables ........................................................ - 25 -
3.1.1. Función de los Procedimientos Contables ...................................................................... - 25 -
3.1.2. Técnicas para Documentar y Comunicar Decisiones ...................................................... - 27 -
3.1.2.1. Cómo Graficar los Procedimientos .............................................................................. - 30 -
3.2. Comprensión de los procedimientos y postulados contable ............................................. - 35 -
3.3. El Sistema de Control Interno .............................................................................................. - 36 -
UNIDAD IV: LOS PROCESOS CONTABLES ........................................................................................ - 40 -
4.1. Formularios y Registros de Contabilidad ........................................................................... - 40 -
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... - 49 -

Índice de Contenidos
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Presentación

Estimado estudiante

La asignatura de organización y sistemas contables pertenece a la disciplina de la especialidad en

contabilidad, su importancia dentro del plan de estudios de la carrera de Contaduría Pública y Finanzas,
está directamente vinculada con la elaboración de un sistema contable para las diferentes empresas que
se constituyen en nuestro país.

Esta es una asignatura especializada en el pensum del contador público, con la que se pretende crear en
el futuro contador las bases sólidas, para la elaboración de sistemas contables.

Todos los temas se encuentran debidamente encadenados para organizar el conocimiento lógico y
después aplicar estos conocimientos mediante la elaboración de sistemas contables por parte del
estudiante.

Esta asignatura es de vital importancia, para el futuro profesional de la contaduría pública, puesto que
mediante sus conocimientos se entregan suficientes herramientas científicas y técnicas, así como pautas de
análisis para efectuar diagnósticos acertados en los diferentes tipos de entidades y montar el sistema de
contabilidad que en realidad se adecúe a las necesidades de control, registro, análisis y seguimiento de
la gerencia.

También se destaca la necesidad de controles internos y de los distintos sistemas de registros de control
de inventario lo cual a fortalecer los criterios de aplicabilidad de estas técnicas al futuro profesional de
la contaduría pública.

Los Docentes.

Presentación
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Objetivo Académicos:

 Definir adecuadamente los conceptos, objetivos, importancia y elementos de la organización

contable.

 Diseñar los elementos para el sistema de organización contable de una empresa.

 Valorar la importancia del uso e implementación de los elementos del sistema en la

organización contable de una empresa.

Unidad I: La Organización Contable -1-

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UNIDAD I: LA ORGANIZACIÓN CONTABLE

1.1. Generalidades de la Organización Contable

1.1.1. Conceptos de Organización

Es la combinación de elementos humanos y materiales disponibles en función de la consecución de un fin,

según un esquema preciso de independencia e interrelaciones entre los distintos elementos que la
conforman.

Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajos, funciones, niveles y actividades de empleados

de una empresa para lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos establecidos. La
organización constituye una de las fases principales de la administración, en la cual se define el cómo
desarrollar una actividad o tarea, siempre y cuando se tengan objetivos específicos.

Partiendo de los conceptos de lo que se define como organización hay que tomar en cuenta algunas
características que definen dicho concepto y hay que considerarlas para la planeación de una
organización.

1.1.2. Conceptos de Organización Contable

Basándonos en el concepto de organización y sus características señaladas anteriormente se puede decir

que:
Organización contable puede definirse “como la determinación, coordinación y control de los elementos
necesarios para el registro de los hechos u operaciones, en toda empresa”

“Organización contables es la forma de organizar e integrar, coordinar y registrar las transacciones

contables de los resultados financieros, que poseen las organizaciones”

La Contabilidad, no empieza con un cargo o un abono, ni con el asiento de apertura; mucho tiempo antes
de que esto ocurra el que prepara la información financiera, deberá llevar a cabo un trabajo previo
que se conoce como Organización Contable. Hasta ahora, no existen modelos rígidos, ni recetas, ni
formulas exactas a seguir en cualquier tipo de entidad, es más, ni aun en empresas de un mismo tipo
incluso giro. La razón es sencilla, ya que aun cuando la técnica contable no varía, sí las necesidades de
información, el volumen de transacciones financieras, la capacidad administrativa, el régimen tributario
seleccionado, entre otros aspectos; le dan un grado de particularidad a la contabilidad de una entidad.

1.1.3. Propósitos de la organización contable.

Al analizar los conceptos de organización contable, se puede decir que el propósito fundamental de esta,
es establecer un adecuado control interno de las operaciones de todas las instituciones legalmente
constituidas, además de que constituye una herramienta efectiva para la dirección en la administración
de todo ente que maneje recursos materiales y financieros; pues en ella están integrados en forma
ordenada y con sentido lógico los procedimientos de control, registro e información que son importantes
considerar frente a las diferentes circunstancias que se dan en la organización.

Por medio de un buen sistema de organización contable es posible controlar y determinar en qué medida
se van alcanzando los objetivos propuestos por la administración, mediante la comparación de las cifras
Unidad II: Sistemas Contables -2-
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reales con las que se han presupuestado, además por medio de inferencias es posible establecer las
causas que han dado origen a las variaciones y adoptar las medidas preventivas para su corrección;
esto nos hace tener una mayor confianza en el sistema de control de las empresas o instituciones ya que
en la medida que estén bien definidas las líneas de acción se obtendrá una mejor eficiencia y
confiabilidad en todo lo relacionado con la información financiera y contable.

1.1.4. Importancia

Es importante porque controla las operaciones y los hechos de una empresa a través de un documento
técnico. Hoy en día, ya no es posible administrar una empresa solamente con los procedimientos prácticos
y las simples corazonadas de los comerciantes, cada vez los factores que deben tenerse en cuenta para
asegurar la supervivencia y propiedad de los negocios, se han hecho más complejos.

La organización debe estar preparada para ajustarse a los caprichos del mercado, de los competidores,
sindicatos de trabajadores, de las relaciones gubernamentales y sociales, de la tecnología y al impuesto
de las relaciones extranjeras.

Todo sistema de organización contable debe elaborarse de tal forma que cumpla con los principios de
contabilidad generalmente aceptados.

1.1.5. Elementos de un Sistema de Organización Contable

Los elementos que deben elaborarse en la Organización Contable, tradicionalmente son:
1.5.1 Catálogo de cuenta.
1.5.2 Documentación contable.
1.5.3 Libros contables
1.5.4 Estados Financieros.
1.5.5 Control interno.

Es claro que no se puede organizar, lo que no se conoce, por eso, resulta estrictamente indispensable,
como primer paso, antes incluso de hacer el diseño del catálogo de cuentas, se lleve a cabo una
investigación preliminar, es decir un estudio completo acerca de la empresa a la que se pretenda
implantar un sistema contable, partiendo entonces de su naturaleza.

1.5.1. Catálogo de Cuentas

Se puede entender como Catálogo de Cuentas, una lista detallada y debidamente ordenada de las que
cuentas que se justifican se utilicen en contabilidad de una entidad. Es decir, que dada las circunstancias
y características de la entidad, así como el tipo de operaciones financieras que lleve a cabo la misma
entidad, se hace estrictamente indispensable que se diseñe de manera específica una lista de cuentas
que se utilizaran para el registro contable.

 Instructivo del Catálogo

Una vez elaborado el catálogo de cuentas, es necesario, que para su correcto manejo, se suscriba un
documento formal que es conocido como Instructivo del Catálogo; y es precisamente en este documento
en donde se va a indicar, para cada una de las cuentas del catálogo, cuando se cargan, se abonan, su
saldo, y su presentación en los estados financieros.

Unidad II: Sistemas Contables -3-

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Es así como se entiende como Instructivo del Catálogo: como un documento formal que ayuda a conocer
los movimientos, presentación en los estados financieros y naturaleza de cada una de las cuentas que
integran el catálogo. En el documento formal se estructura de la siguiente manera: Numero y Descripción
de la cuenta, Movimientos: Cargos y Abonos, Naturaleza: Saldo deudor y Saldo Acreedor, Presentación
en los estados financieros, Representación, Observaciones.

 Guía Contabilizadora

Tomando en cuenta que todas las operaciones financieras que realice la entidad deberá afectar la
contabilidad de la propia empresa, se hace necesario tener un documento formal conocido como Guía
Contabilizadora. Se entiende como Guía Contabilizadora: el documento formal en que detalladamente
y por cada una de las operaciones financieras se indican los asientos a correr, con mención de los
documentos fuente, documentos contabilizadores, así como frecuencia de los mismos y auxiliares que se
afectan. Los elementos de la Guía Contabilizadora son: Tipo de operación, Documento Fuente, Documento
Contabilizador, Cuentas de Cargo, Cuentas de Abono, Auxiliares.

 Políticas Contables

Las políticas contables son las guías de acción para cada una de las situaciones contables que se
presenten, relativas a reglas particulares, procedimientos contables, lineamientos o reglamentaciones
específicas. En materia contable, se puede aplicar ante una situación financiera, varios tratamientos
contable existentes; por ejemplo, en materia de Depreciación de Activos, se podrá aplicar cualquiera de
varios métodos existentes; por lo anterior, y a través de una política contable, se deberá discernir, cual
método de depreciación se deberá utilizar y permanecer en el tiempo.

 Sistema Contable

Se pudiera afirmar que un Sistema Contable: Es el conjunto de pasos a seguir, con la finalidad de obtener
un Registro Contable uniforme y eficiente que permitan obtener información financiera deseada, de
conformidad con el método seleccionado. Desde mi particular punto de vista el sistema contable
representa el eje central de toda la organización contable, ya que cuando se determina el Sistema
Contable que se va utilizar en la preparación de la información financiera, paralelamente de definirá el
proceso contable o conjunto de pasos a seguir con el único objetivo de obtener los Estados Financieros. El
Sistema Contable, puede ser, dada las características de la entidad y necesidades de información
financiera ya sea: Manual, Mecánico, o Electrónico.

1.5.2. Documentación Contable

 Documentos Fuente

Las operaciones financieras al momento de realizarse deben dejar evidencia del acontecimiento, es decir,
se deberán comprobar por medio de un documento que se le conoce como fuente u origen. Los documentos
conforman el medio por el cual se llegan a coordinar los hechos y las operaciones financieras. A través
de ellos se pueden captar, controlar, comprobar y justificar las operaciones, al mismo tiempo que sirven
como instrumento para ordenar la información. Los documento fuente permiten llevar a cabo el origen de
la operación financiera y son base para la expedición de los documentos contabilizadores, se pueden
clasificar en internos y externos
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 Documentos Contabilizadores

Estos documentos tienen la finalidad de registrar contablemente las operaciones financieras determinando
cuantitativamente cuales cuentas resultan afectadas”. Por ejemplo: Póliza de Diario, Póliza de Ingreso,
Póliza de Egreso, Póliza de cheque, Auxiliar de almacén, Auxiliar de clientes, Auxiliar de deudores
diversos, etc.

1.5.3. Libros contables

1.5.4. Estados Financieros

Debe resultar muy claro que el objetivo terminal de la contabilidad, es la de producir información
cuantitativa expresada en unidades monetarias, es decir, información financiera. La información
financiera, se conoce como Estados financieros y estos, son los documentos formales con los cuales se da
a conocer la situación financiera y los resultados de operación de una entidad principalmente.

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1.5.5. Medidas de Control Interno
El control interno es una parte importante que debe quedar claro en las organizaciones y todos deben
tener presente para una adecuada
operación sin riesgos. Por ello, es
necesario explicar en que consisten y
para qué sirven los marcos de
referencia en la implementación de
este, ya que con estos:
1. Se evitan riesgos y fraudes. 2. Se
protegen y cuidan los activos y los
intereses de las organizaciones. 3. Se
logra evaluar la eficiencia de la misma
en cuanto a su organización.

1.2. Marco Legal de las Organizaciones Mercantiles

En la actualidad, una entidad económica tiene como objetivo servir a sus propios clientes, a segmentos
importantes de la sociedad o a la sociedad en su conjunto.

Esto lo hace maximizando el valor de su patrimonio y satisfaciendo las necesidades de sus clientes.

2.1. Tipos de Organizaciones según la ley mercantil

1. Sociedad en nombre colectivo; (133 C.C.)

2. Sociedad en comandita simple; (192 C.C.)
3. Sociedad anónima; (201 C.C.)
4. Sociedad en comandita por acciones; (287 C.C.)
5. (Derogado por Ley Gral. de Cooperativas de 6 de Julio de 1971)

2.1.1. Disposiciones generales

Requisitos de
Escritura constitución Art.
121-123

DGI / INSS Vínculos

Libros Art.118

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2.1.2. Tipos de Organizaciones Económicas Lucrativas

1.1.1. Estructura organizacional

La estructura organizacional es el sistema jerárquico escogido para organizar a los trabajadores en un

organigrama de una empresa. Gracias a ella, se abordan las formas de organización interna y
administrativa. El reparto del trabajo en áreas o departamentos se ramifica en un árbol.

Una estructura organizacional bien planificada sirve para enfocar esfuerzos hacia los objetivos y que
todos los departamentos crezcan en la misma dirección. Si no se ha desarrollado convenientemente, los
empleados quedan desconcertados por la falta de autoridad, falla la coordinación, y la toma de
decisiones es más lenta. El rendimiento económico de la empresa a largo plazo podría verse afectado.

La estructura organizativa de una empresa es fundamental para que todos los trabajadores entiendan
cómo funciona la organización. Con la cadena de mandos clara, los empleados ganan en seguridad y
mejora la orientación de los recién incorporados a la empresa.

Un manual de organización incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones, las
responsabilidades de cada empleado y cualquier otra información que muestre la organización desde
un punto de vista formal. Un ejemplo del contenido de un manual de organización puede ser el siguiente:

 Índice numérico
 Introducción
— Breve reseña histórica de la empresa o departamento
— Justificación de la realización del manual
 Instrucciones para el manejo y modificaciones del manual

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 Definición de conceptos básicos
— Objetivos
— Políticas
— Responsabilidades
— Relaciones de trabajo
 Objetivos de la empresa
 Estructura organizativa
 Deberes y responsabilidades de los niveles directivos
 Descripciones detalladas de cargo

El lenguaje de redacción de un manual debe ser de altura y no reflejar situaciones que son de excepción,
a fin de no incluirlas como reglas y políticas de la empresa. Para elaborar un manual de organización,
se utilizan herramientas gerenciales tales como: organigramas (2) y descripciones de cargo. Las
descripciones de cargo son narrativas que explican las responsabilidades y deberes para cada cargo
definido en los organigramas. En la figura se muestra un ejemplo de descripción de cargo para un gerente
de contabilidad.

Ejemplo.

Estructura orgánica, organización de la entidad y funciones de los trabajadores.

Propietario

Administración ventas
y Finanzas

Canales
Contabilidad Compras Almacén Facturación Cobranza de
distribución

Ventas Ventas
internas externas

Manual de organización/ Gerencia

Gerente

Gerente / Propietario

Nº Nombre del Cargo Nombre del Empleado Nº Plazas

1 Gerente 1

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Manual de Funciones/ Gerente Propietario
Nombre del cargo: Gerente/Propietario( Área: Administrativa)
Trabajo de organización y conducción estratégica de los recursos
Descripción del cargo:
de la empresa
Área de Desempeño: Gerencia General
Responsable Inmediato: Nadie
Personal a Cargo: Responsable de Administración y finanzas
Responsable de Ventas
Nº de Personas en el cargo: 1

Objetivos:
 Velar por el cumplimiento eficaz y efectivo de las funciones y Actividades desempeñadas por
todas las áreas organizativas de la empresa.
 Definir y Garantizar la aplicación de las políticas, normas, reglamentos, Procedimientos y demás
lineamientos en concordancia con las necesidades de la empresa.
Funciones:
 Autorizar los desembolsos en el marco de las prioridades y la disponibilidad de fondos
 Velar por el cumplimiento de leyes, reglamentos y disposiciones estatales.
 Velar el cumplimiento de las políticas y procedimiento emitidos y establecidos, así como de su
mantenimiento, actualización y difusión.
 Establecer y regular las relaciones de trabajo necesarias entre el personal.
 Velar por la Calidad y eficiencia de los servicios que se le brinda a cada uno de los clientes que
visitan la empresa.
 Evaluar de manera integral los resultados y dicte las acciones preventivas y correctivas.
 Dar seguimiento a la elaboración oportuna del estado financiero, analice y tome las decisiones
pertinentes.
 Dar seguimiento a la elaboración de la panilla de pago de salario, vacaciones y aguinaldo y
pago.
 Recibir revisar y analizar la información relativa a ingresos y egresos, uso y disponibilidad de
fondos.
 Controlar el Proceso de Pagos a los proveedores y a su vez realice la correspondiente solicitud
al área administrativa financiera de la elaboración de los cheques los cuales deberá firmar.

Sera encargado de dirigir, coordinar y supervisar que todas las actividades

Perfil del Cargo: de la empresa y seguimiento y control de todas y cada una de las áreas que
pertenecen a la empresa
Requisitos Intelectuales:
Escolaridad: Lic. En Administración de Empresas o carreras a fines
Requisitos: Experiencia: 4 años
Actitudes: Honesto, responsable, tolerante, criterio, autonomía, puntualidad.
Responsabilidades Adquiridas: Supervisión y control del personal para
garantizar el buen funcionamiento de la empresa.
Ambiente: Oficina
Riesgo: Mínimo

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