Msc.

Javier Ángel Mendoza Elías

Auditoría Operativa UMSA

Práctico 2 COBRANZAS

EJERCICIO 1

KONFIAN S.A. es una empresa que importa y comercializa artículos de perfumería y tocador
distribuyendo sus productos directamente a mayoristas y minoristas en todo el territorio nacional. Sus
ventas se efectúan íntegramente a crédito y todas se pactan a 30 días de plazo.

La estrategia de la empresa en materia financiera apunta a reducir los plazos de cobranza para mejorar
sus índices de liquidez, habiéndose fijado como meta bajar el ratio de días de venta en la calle de 70
a 35.

Recientemente ha contratado a la Sra. Prudencya Hastuta para desempeñar el cargo de Gerente

Financiero, quien ha tomado conocimiento general de los diferentes sectores de la empresa que
dependen del cargo que desempeña y está en estos momentos profundizando en el área de cobranza.

Estructura administrativa y procedimientos relativos a cobranzas

La gestión de cobro se realiza por medio de cuatro cobradores, estando asignada a cada uno de ellos
una zona geográfica.

La cobranza es planificada en base a listados de vencimiento elaborados semanalmente por

Contaduría que incluyen todas las cuentas a cobrar que han vencido la semana previa o antes.

Los cobradores, además de realizar la cobranza, entregan a los clientes los estados mensuales de
cuenta y atienden sus reclamos en cuanto a la corrección de éstos, informando directamente en
Contaduría al respecto.

Se utiliza un solo formulario de recibo independientemente del medio de pago que se reciba (se recibe
efectivo, cheques comunes, cheques diferidos y ocasionalmente conformes), el que se emite en tres
vías: original para el cliente, primera copia para rendir cuentas de la cobranza y realizar las tareas
contables y la segunda copia queda en el talonario. El diseño del formulario es apto para registrar
todos los datos relativos a la cobranza realizada (datos sobre facturas cobradas, sobre valores
recibidos, fechas de cobranza e identificación del deudor).

El resultado de la gestión de cobranzas es documentado por cada cobrador en una planilla de

resumen, la que es entregada por éstos, conjuntamente con los valores y las copias de los recibos al
cajero. Éste efectúa los depósitos pertinentes, mantiene en custodia los cheques diferidos y los
conformes y pasan las planillas de resumen, copias de recibo y comprobante de depósito a Contaduría,
donde se procede a contabilizar.

Resultancias del análisis efectuado por la Sra. Hastuta:

Ha efectuado una revisión de los movimientos contables en las cuentas de clientes y de los listados de
antigüedad de saldos. Le ha llamado la atención la alta frecuencia de créditos en cuenta de clientes
por concepto de notas de crédito no asociadas a devolución de mercaderías y también por
reconocimiento de incobrabilidad con débito a la provisión para incobrables. (las notas de crédito son
emitidas por el auxiliar de cuentas por cobrar Sr. Arturo Veloz, mientras que los créditos por
incobrabilidad obedecen a asientos por ajustes varios a cuentas de clientes emitidos por la auxiliar de
Contaduría Sra. Carla Pérez de Ligero).
En virtud de ello Solicito a sus auditores externos que realizarán una confirmación de saldos de clientes
con alcance mayor al planeado para su trabajo de auditoría sobre estados contables de la empresa y
que investigarán todas las diferencias que resultarán, efectuando en caso necesario visitas a los
clientes.

Los auditores han completado su trabajo y han preparado un informe especial sobre la confirmación
de saldos al 30 de septiembre, que incluyen las siguientes situaciones:

1) El cliente Supermercado Atento ha manifestado que se adeuda las facturas indicadas en la

solicitud de confirmación y ya que las ha cancelado recientemente según recibo que tiene en
su poder y del cual envía fotocopia. En la misma se aprecia que el formulario del recibo no es
oficial y está firmado en forma ilegible. Este cliente pertenece a la zona geográfica del
cobrador Pedro Ligero.
2) El cliente Supermercado Cordial ha planteado que las facturas que componen el saldo
informado en la solicitud de confirmación las ha pagado según recibo 12345 fechado el 15 de
agosto pasado. Este cliente pertenece a la zona geográfica del cobrador Carlos Listo. Se ha
investigado la contabilización de dicho recibo comprobándose que no ha sido contabilizado
ni pertenece a las libretas que utilizaba el cobrador a esa fecha (es política de la empresa que
cada cobrador sólo pueda tener en su poder una libreta de recibos) sino que pertenece a una
libreta que todavía se encuentra en el mueble donde se almacenan las libretas de recibos en
blanco, cuya responsabilidad corresponde a la Sra. Ana Listo.
3) El cliente Perfumería Linda, ha comunicado que las facturas incluidas en la solicitud de
confirmación de saldos las ha apagado según recibo 9999 emitido el 10 de julio pasado. Se
investiga la contabilización de dicho recibo y se comprueba que se encuentran contabilizados
todos los formularios de la libreta correspondiente excepto el mencionado. Se ha
inspeccionado el recibo en poder del cliente y se observa que el pago se ha hecho en efectivo.
Este cliente pertenece a la zona geográfica del cobrador Luis Veloz. La cuenta del cliente
registra una nota de crédito de fecha 10 de octubre por un importe equivalente al recibo por
el concepto “Ajuste por error de facturación”.
4) El cliente Perfumería Alegre, ha informado que no adeuda las facturas incluidas en la solicitud
de confirmación ya que las ha pagado según recibo 9998 emitido el 10 de agosto pasado. Se
ha investigado la contabilización de ese recibo comprobándose que fue emitido por $5.400,
correspondiente a las facturas 6675, 6689 y 6790. El cliente pertenece a la zona geográficas
de Luis Veloz. El original del recibo está en poder del cliente por $7.400. La cuenta del cliente
registra una nota de crédito de fecha 10 de octubre por $2.000 por el concepto “Ajuste en
precio de venta”.
5) El cliente Farmacia Contenta, ha informado que no adeuda las facturas incluidas en la solicitud
de confirmación ya que las ha pagado según recibo 8999, fotocopia del cual adjunta. El recibo
ha sido emitido indicando las facturas canceladas pero no se expresa si se ha recibido efectivo
u otro valor. Se ha investigado la contabilización del recibo comprobándose que en la planilla
resumen de cobranza correspondiente se indica que se ha recibido un cheque de pago
diferido. Este cheque fue depositado en un banco en la fecha correspondiente (25/9) y fue
devuelto por defectos formales (firma no concuerda con el registro de firmas del banco). La
gestión de canje del cheque fue infructuosa por lo que el 29/9 se extornó el crédito a la cuenta
de cliente. El tema está actualmente a cargo del abogado de la empresa.

Se pide:

1) Analice cada una de las situaciones incluidas en el informe de los auditores y establezca en
cada caso, considerando toda la información disponible:
 • El o los objetivos (genéricos o específicos de “KONFÍAN S.A.”) relacionados con la
actividad “COBRANZAS” que se vinculen directamente con la situación descrita.
• El o los riesgos relacionados con cada objetivo identificado en el apartado anterior que
se vinculan directamente con la situación descrita.
• La o las actividades de control que “CONFÍAN S.A.” ha instrumentado para atenuar el
impacto de cada riesgo señalado.

Plantee su respuesta siguiendo el esquema de la Planilla de Evaluación de Riesgos y Actividades de

Control.

2) Analice cada una de las situaciones y establezca si a su juicio la situación indica que no existen
problemas de control, que los controles existentes son insuficientes para cubrir el riesgo con
que se relacionan (en esta hipótesis sugiera cómo mejorar la cobertura). o si los controles
serían suficientes, pero no están operando apropiadamente. Fundamente su respuesta.
3) ¿Qué elementos encuentra en la información disponible que sugieren problemas
relacionados con los componentes “Ambiente de Control”, “Información y Comunicación” o
“Monitoreo (Supervisión)? Fundamente su respuesta.
EJERCICIO N 2

Autoservice S.A. es una empresa que brinda servicio de auxilio a automovilistas. Tiene 18.000 clientes
en todo el país, agrupados en áreas geográficas.

En cada área hay un encargado que controla el funcionamiento del servicio en su sector, además de
fiscalizar el trabajo de los cobradores asignados a dicha área.

La red de cobranza está formada por quince cobradores, los cuales tienen como cometido recaudar el
importe de las cuotas mensuales por parte de los clientes para estos pueden recibir el servicio.

El cliente debe presentar recibo actualizado para acceder al servicio.

La cobranza se realiza en base a recibos preimpresos que son entregados mensualmente a los
encargados de área a fin de que éstos a su vez los entreguen al cobrador respectivo.

Los cobradores rinden la cobranza del encargo de área la última semana de cada mes y éste hace una
rendición mensual ante las cajas de la empresa, teniendo como último día el 15 del mes siguiente. En
ese momento cada encargado se presenta a alguna de las cajas con el dinero de la cobranza, los
recibos no cobrados y los talones de control de los recibos cobrados.

Con estos elementos el cajero cuenta los talones, los multiplica por el monto de la cuota y verifica
dicha cantidad con el dinero rendido.

Los cajeros rinden ante Tesorero de la empresa los ingresos que los encargados de área reportan
mensualmente.

El Tesorero realiza una planilla de ingresos totales y luego contabiliza dichos ingresos.

La compañía tiene seguros de hurto para los cobradores hasta $5.000 (aproximadamente 50 cuotas),
de manera de cubrir eventuales perdidas por dicha situación.

Se pide:

1) Analice el procedimiento de cobranzas de Autoservice S.A. y establezca:

a) El o los objetivos genéricos o específicos relacionados con la actividad “Cobranzas”
que se vinculan directamente con la situación descripta.
b) El o los riesgos relacionados con cada objetivo identificado en el apartado anterior
que se vinculan directamente con la situación descripta.
c) La o las actividades de control que la empresa ha instrumentado para atenuar el
impacto de cada riesgo señalado.

Plantee su respuesta siguiendo el esquema de la Planilla de Evaluación de Riesgos y Actividades de

Control.

2) Analice todo el proceso y establezca si a su juicio la situación indica que no existen problemas
de control, que los controles existentes son insuficientes para cubrir el riesgo con que se
relacionan (en esta hipótesis, sugiera cómo mejorar la cobertura), o si los controles serían
suficientes, pero no están operando apropiadamente. Fundamente su respuesta.
EJERCICIO 3

JUSTA S.R.L. es una empresa que se dedica a la importación y venta de calzados.

Trabajan en la empresa 5 cobradores que tienen asignadas distintas zonas del país.

Son coordinados por el encargado de cuentas a cobrar, posición que depende del Tesorero.

Los fondos y la documentación son entregados por los cobradores a un auxiliar del departamento de
contaduría, quien controla la cobranza, deposita los fondos y contabiliza.

A partir de la contabilización de la cobranza, el sistema emite en forma automática un listado de

control de secuencia numérica de los recibos. Los listados se archivan sin evidencia de ser analizados.

De acuerdo a estadísticas elaboradas en la empresa, más del 95% de las cobranzas se reciben con
cheques propios de los clientes.

la empresa suele realizar cobranzas mediante cheques diferidos. El Gerente Financiero ha indicado
que en ocasiones detectó que los cobradores han recibido cheque con plazos mayores a los pactados
en la venta.

Se pide:

1) Analice la información disponible y establezca:

a) El o los objetivos genéricos o específicos de “JUSTA S.R.L” relacionados con la actividad

“Cobranzas” que se vinculan directamente con la situación descripta.
b) El o los riesgos relacionados con cada objetivo identificado en el apartado anterior que se
vinculan directamente con la situación descripta.
c) La o las actividades de control que “JUSTA S.R.L” ha instrumentado para atenuar el impacto
de cada riesgo señalado.
d) En relación a cada riesgo, si a su juicio no existen problemas de control, si considera que los
controles existentes son insuficientes para cubrir el riesgo con que se relacionan (en esta
hipótesis, sugiera cómo mejorar la cobertura), o si piensa que los controles serían suficientes,
pero no están operando apropiadamente. Fundamente su respuesta.

Plantee su respuesta siguiendo el esquema de la Planilla de Evaluación de Riesgo y Actividades de

Control.
PRÁCTICA 4 PAGOS

EJERCICIO N 1

Rocky S.A. es una empresa Industrial alimentaria que tiene su planta fabril en Canelones y la
administración en Montevideo.

Se mueve en un mercado de suma competencia, en el que no queda prácticamente margen para

actuar sobre los precios de venta y sobre los costos de producción, por lo que las empresas están
abocadas a la reducción de sus costos administrativos y financieros.

La función “Pagos” está organizada de la siguiente manera.

En Montevideo, todos los pagos se realizan con cheques a dos firmas, siendo el Gente Financiero y
Gerente General los únicos con la firma registrada en el banco. Los viernes de mañana en Auxiliar de
cuentas a pagar consulta los legajos de compras (que están archivados por número de proveedor)
selecciona los pagos que consideran prioritarios, confecciona una lista con ellos y se los entrega al
Gerente Financiero para que emita y firme los cheques respectivos y luego los pasé al Gerente General
para segunda firma. En caso de deudas con alguna operación de los firmantes solicitan al auxiliar el
legajo de compras correspondiente para analizar el caso. Una vez firmados, los cheques son pasados
al cajero para ser entregados al proveedor respectivo contra recibo. Si alguno de los firmantes no se
encuentra presente, el pago del de la lista Integra se define si eres difiere para la próxima semana.

En Canelones se estableció un fondo fijo de $60.000 para pagos menores a $3.000, que son
autorizados por el Gerente Industrial. Cada dos meses (el último jueves de cada bimestre) el cajero
gestiona la reposición del fondo fijo. Para ello confecciona una planilla en la que figura un detalle de
todos los pagos efectuados y un resumen por rubro contable a imputar, la que remite a Montevideo
junto con los comprobantes respectivos. En Montevideo, al recibir la planilla, el auxiliar de pagos
incluye en la lista de pagos su importe total a efectos de que se emita el cheque para la reposición, y
la remite a Contaduría, donde se contabilizan los gastos a partir del resumen por rubro.

Se pide:

Para el proceso de pagos descripto, establezca lo siguiente:

Sub actividades o subprocesos en que se podría ordenarse su análisis.

Objetivos genéricos y objetivos específicos de Rocky S.A. que percibe relacionados con cada sub
actividad o subproceso identificado.

Riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos señalados precedentemente.

Medidas para administrar los riesgos y Actividades de control que Rocky ha implementado para
mitigarlos.

Su opinión sobre la efectividad de dichas medidas y controles.

Medidas y controles complementarios y sustitutivos que sugeriría instrumentar.

Indicadores de desempeño que podrían establecerse para la actividad.

Plantee su respuesta siguiendo el esquema de la planilla de la evaluación de riesgos de actividades de

control.
EJERCICIO 2

El Canino S.R.L. es una organización dedicada a la comercialización de productos odontológicos.

La función de pagos está organizada según se describen seguidamente y para la misma no se hacen
más controles que los mencionados.

PAGOS A LABORATORIO

Auxiliar de pagos

En un archivo ordenado por fechas de vencimiento mantiene las facturas pendientes de pago con su
correspondiente legajo de compras (boleta de recepción e informe de calidad). El día de vencimiento
retira el legajo del archivo, suma las facturas de un mismo proveedor dejando la tirilla de suma
adherida al legajo. Consulta al Gerente Financiero sobre la disponibilidad de fondos y de existir fondos
emite la Orden de Pago tomando el importe de la tirilla de la suma. Firma la orden de pago y la pasa
al Gerente Financiero.

Gerente Financiero

Controlan el importe en la orden de pago coincida con el total de la tirilla de la suma. Emite y firma el
cheque cruzado con la inscripción NO A LA ORDEN. Registra el número de cheque en la orden de pago
y firma la misma. Hecho esto estampa el sello “PAGADO” a la primera factura de legajo, pasa la Orden
de pago a Contaduría y devuelve el legajo al auxiliar de pagos para su archivo. Los cheques firmados
son entregados al cajero para que realice el pago al proveedor respectivo, contra recibo.

Contaduría

Al recibir la orden de pago controla que está en las firmas del auxiliar de pagos y del gerente financiero.
Contabiliza la salida de Banco con débito a la cuenta “Cheques emitidos” Contabiliza el recibo del
proveedor que le he enviado por el cajero una vez que esté hizo efectivo el pago.

PAGOS A BPS Y DGI

El estudio contable envía el día antes del vencimiento fotocopia del formulario de pago a presentar
en BPS o DGI. La empresa entrega un cheque cruzado y a la orden de la gestoría, que se encarga de
realizar el pago. Los comprobantes de BPS y DGI los archiva la gestoría.

No existe ningún otro tipo de intercambio de documentación.

OTRAS CONSIDERACIONES

Los laboratorios “Al Dente y “Al Molar” (principalmente proveedores de la empresa) mantienen su
campaña “Lucha contra la caries” otorgando una bonificación del 30% por pago anticipado.

Las conciliaciones bancarias son realizadas por el Gerente Financiero

PAGOS MENORES A $2.000

Se estableció para el cajero un fondo fijo de $10.000 siendo estos pagos autorizados por el jefe del
sector pagos. Los días 10 y 20 de cada mes el cajero gestiona la reposición del fondo fijo; para ello
confecciona una planilla con todos los pagos efectuados y un total por rubro.

Adjunta a la planilla los comprobantes y lo pasa a Contaduría. Contaduría contabiliza los gastos a partir
del resumen por rubro y pasan la misma al Gerente Financiero para que emite el cheque.
Se pide:

Para el proceso de pagos con cheques descripto, establezca lo siguiente:

Objetivos genéricos y/o específicos de El Canino que percibe relacionados con ese proceso.

Riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos señalados precedentemente.

Medidas para administrar los riesgos y actividades de control El Canino ha implementado para
mitigarlos.

Su opinión sobre la efectividad de dichas medidas y controles.

Medidas y controles complementario o sustitutivos que sugieran instrumentar.

Indicadores de desempeño que podrían establecerse para la actividad.

Plantee su respuesta siguiendo el esquema de la planilla evaluación de riesgos y actividades de control.

¿Para qué se debita la cuenta “cheques emitidos”? Su empleo ¿constituye a mitigar algún riesgo que
pueda afectar a algún objetivo vinculado con la función Pagos? ¿Cuáles serían el o los objetivos
involucrados y los riesgos que la medida apunta a mitigar? ¿Cuál sería el asiento contable que
Contaduría debe realizar a partir del recibo del proveedor y por qué controles deberían realizar sobre
los saldos de las cuentas que se mueven en ese asiento?

2) Idem a se pide 1) para el proceso de pagos menores

EJERCICIO 3

Analice comparativamente las empresas de los ejercicios 1 y 2

Establezca los comentarios que surja a su consideración en relación a los componentes “ambiente de
Control”, “Información y comunicación” y Monitorio, tanto con carácter general como en el que
refiere específicamente a la actividad de pagos.
MAESTRIA UCB

MAESTRÍA EN CONTROL DE GESTIÓN Y ESTRATEGIA FINANCIERA

SISTEMA DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

DOCENTE: MBA y MCAF Javier Ángel Mendoza Elías

COMPROBACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EJERCICIO

CASO NO. 1 AUDITORÍA GUBERNAMENTAL OBJETIVO DE CONTROL ANALIZADO:

“PROTECCIÓN DE LAS BODEGAS CONTRA HURTO” EJERCICIO DE COSTO BENEFICIO

La Empresa pública de almacenaje Warrant S.A. ha determinado que existen problemas de hurto en
sus bodegas y pretende hacer un estudio donde se determinen alternativas para reducir o eliminar
este riesgo, ya para este cometido se debe realizar un estudio de costo beneficio de las alternativas,
en función a sus conocimientos de auditoría operativa e interna y su criterio profesional.

Supuestos

1. perdidas promedió mensual por hurto B.s 80.000 (últimos dos años)
2. Las ventas anuales de la Cía. Ascienden a 50.000.000
3. El margen de ganancia anual es de 10.000.000
4. Medidas de control que podrían implementarse
 − Comprar un sofisticado sistema de alarma satelital o
− Cambiar la cerca de alambre que existe por un muro de ladrillos con una altura de tres
metros
− Ambos
5. Se concluye preliminarmente que el riesgo es importante y se decide efectuar un análisis de
costo−beneficio.

Rápidamente se puede concluir que la perdida por hurto es del 10% de la ganancia anual, lo cual
es representativo y justifica un análisis mayor de las alternativas de la solución.

El costo por la compra de la alarma satelital es de Bs 150.000 anuales, de construir el muro

Bs50.000 y de ambos Bs200.000. La alarma reduce las pérdidas en un 95% el muro en un 90% y
ambos en un 100%.

Se pide: Realice un estudio de costo beneficio de aplicar estos controles en su papel de trabajo y
concluya con una recomendación por una de las tres alternativas, que sea constructiva y proactiva.

INFORMACIÓN PARA CASO DE ESTUDIO SOBRE ECONOMICIDAD

HAO: Economicidad de la Actividad Cimientos de la Urbanización N 1 de Banco Nacional de la

Vivienda Guatemala “BANVI”.

El Banco Nacional de la Vivienda, está adelantado un programa de construcción de vivienda

popular que comprende dos urbanizaciones. De acuerdo al plan respectivo la Urbanización N 1
constara de 40 casas con un costo de construcción de Q 30.000 y la Urbanización N 2 de 15 casas
con un costo de construcción de Q 60.000.

La construcción de las urbanizaciones empezó el 1 de abril de 1994 y debe terminar de acuerdo al

cronograma de actividad así:

URBANIZACION N 1 URBANIZACION N 2
ACTIVIDAD FECHA DE FECHA DE
COSTO COSTO
TERMINACIÓN TERMINACIÓN
A. Cimientos Jul. 31/ 94 Q 240.000.00 May. 31/ 94 Q 180.000.00
B. Estructura Mar. 31/95 600.000.00 Ago. 31/94 450.000.00
C. Acabados y Ornamentación Jul. 31/ 95 360.000.00 Dic. 31/ 94 270.000.00

El plan de construcción se ha visto afectado fundamentalmente por dos aspectos:

fuertes lluvias imprevistas en las últimas semanas de Mayo – 94, lo cual ha incrementado la mano
de obra de la actividad “cimientos” de la Urbanización N 1 en Q 6.000, y un paro laboral de la en
la fábrica “Cementos PROGRESO” del 16 al 31 de junio de 1994, incumpliendo los pedidos y
teniendo el BANVI que recurrir a un proveedor internacional para adquirir 4.000 bultos de
cemento, de los cuales el 37.5% fueron destinados a los cimientos de la Urbanización N 1, con un
encargo del 25% con relación al precio del proveedor tradicional de la empresa (Cementos
PROGRESO) que es de Q 8.00 bulto.

Al 30 de Septiembre de 1994 el estado de avance de las obras es el siguientes:

 URBANIZACION N 1 URBANIZACION N 2
ACTIVIDAD
AVANCE COSTO AVANCE COSTO
A. Cimientos Terminados en Junio.
Terminados en Ago. 10/94 Q 189.000.00
B. Estructura Q 249.000.OO 10/94 Terminados el 15
Presenta un atraso de 10 462.500.00
125.000.00 de Sep./94 Presenta un
dias No se ha indicado 30.000.00
C. Acabados y Ornamentación atraso de 15 dias