CONTABILIDAD

BÁSICA
 Contabilidad básica para microfinanzas

Objetivo general:

Este curso le brindará los principios básicos y fundamentales de contabilidad, con

el fin de descubrir su utilidad en el análisis y evaluación crediticia.

Al culminar este curso, habrá adquirido los conocimientos necesarios para elaborar
y analizar estudios financieros que le permitirán ampliar su criterio en la toma de
decisiones.

Este material fue elaborado por el equipo Metodológico:

Luis Fernando Mesías Salazar
Jorge Mauricio Santacruz Jurado
Héctor William Ortiz Ortiz
Jenny Johanna Delgado Jojoa

Pasto, marzo de 2019.

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 Estados financieros

Los estados financieros son un conjunto de informes que suministran información

contable y financiera de una empresa a terceros o interesados. Estos reflejan una
imagen de la situación económica en un momento determinado, permitiendo
conocer los resultados de las operaciones propias de la empresa.

I. El balance general

Es un resumen de todo lo que tiene una empresa o persona, tanto de los bienes
como de las deudas en una fecha determinada. Nos da a conocer lo que realmente
tiene el cliente, después de descontar todo lo que debe.

Al elaborar el balance general, el asesor de crédito obtiene información valiosa

sobre el negocio del cliente como el estado de las deudas, lo que debe cobrar y la
disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.

El balance de una empresa se asemeja a una fotografía, pues sólo ves la situación
financiera en un momento exacto; esto es útil para determinar el desempeño en el
corto plazo, pero no tiene en cuenta los factores a largo plazo.

Estructura del balance

El balance está constituido por tres grandes grupos así:

Activo Pasivo

Conjunto de deudas u obligaciones

Conjunto de bienes y derechos Patrimonio

Patrimonio = Activos - Pasivos

Conjunto de bienes, derechos y obligaciones

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  Los activos: son todos los bienes y derechos que son propiedad del cliente.

 Los pasivos: son todas las obligaciones o deudas contraídas

correspondientes a proveedores y entidades financieras.

 El patrimonio: es el valor que le pertenece a la empresa después de

cancelar todas sus obligaciones.

Estos tres grandes conceptos a su vez se dividen en:

Activo Pasivo

A corto plazo
Activos corrientes

A largo plazo

Activos fijos

Patrimonio

 Los activo corrientes: son todos los valores que son dinero o que fácilmente
pueden convertirse en dinero en un plazo menor a un año.

 Los activos fijos: representan los bienes que no pueden convertirse en

efectivo en el corto plazo. Normalmente, los activos fijos son los bienes que
fueron adquiridos para ser usados en actividades propias del funcionamiento
del negocio como la transformación de materia prima, la comercialización o
la distribución. Estos activos se adquieren, no se adquieren para la venta.

 Los pasivos a corto plazo: contienen el saldo de las obligaciones a corto

plazo, es decir, las deudas y obligaciones que tienen una duración menor o
igual a un año.

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  Los pasivos a largo plazo: se registra el saldo de las obligaciones cuyo
vencimiento es superior a un año (más de 12 meses).

Estos subgrupos se dividen en los siguientes conceptos:

Activo Pasivo

Activos corrientes A corto plazo

caja
Acreedores a corto plazo
Bancos

Cuentas por cobrar

Obligaciones financieras a corto plazo
Inventarios

Total activos corrientes Total pasivo a corto plazo

Activos fijos A largo plazo

Maquinaria y equipo Obligaciones financieras a largo plazo

Edificios y terrenos

Vehiculos Total pasivo a largo plazo

Semovientes Total pasivo

Otros activos
Patrimonio
Total activos fijos

Total activos Total pasivo + patrimonio

Activos corrientes:

 Caja: representa el dinero en efectivo (en físico). Se considera como efectivo

los billetes, las monedas, los cheques y los giros bancarios.

 Bancos: es el dinero que el cliente tiene depositado en cuentas de ahorro

y/o corrientes en entidades financieras.

 Cuentas por cobrar: representa el valor que otros le deben al negocio, por
haberles vendido mercancías a crédito.

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  Inventarios: corresponde al avalúo de las mercancías, materias primas,
productos en proceso y productos terminados o existencias, que tiene el
negocio. El valor de los inventarios se fija teniendo en cuenta el precio de
compra de las mercancías y no el precio de venta.

 Total activos corrientes: es la sumatoria de los valores que están

consignados en la caja, bancos, cuentas por cobrar e inventarios.

Activos fijos:

 Maquinaria y equipo: representa el conjunto de herramientas y maquinaria

que sirven en el desarrollo de la actividad económica como la transformación
de materia prima, la comercialización o la distribución de bienes o servicios.
Se consideran como maquinaria y equipo, las sillas, escritorios,
computadores, vitrinas, registradoras, hornos, máquinas de coser, etc., es
todo equipo o máquina que sirva para el desarrollo del negocio.

 Edificios y terrenos: representa todo el lote o edificio propiedad de la

empresa, donde está instalada, donde realiza sus operaciones. También se
consideran las fincas, terrenos o parcelas, lotes, casas, edificios, etc.

 Vehículos: son todos los vehículos automotores que se utilizan en el

desarrollo de la actividad para el reparto y transporte de mercancías, insumos
o pasajeros, tales como camiones, taxis, automóviles, motocicletas, buses,
etc. En este grupo no contemplamos vehículos movidos por tracción animal,
ni las bicicletas, ni tampoco los tractores u otras maquinarias pesadas, debido
a que, a pesar de contar con un motor para su desplazamiento, no se les
permite el tránsito por vías públicas.

 Semovientes: representa los animales que no se comercializan, sino que se

tienen para obtener un producto o bienes secundarios. Por ejemplo, si se
tiene una vaca para producir leche para su posterior comercialización, es un
activo fijo, puesto que es un bien que sirve para producir algo que la empresa
vende. No se vende la vaca sino la leche o el queso que produce la vaca.

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 También se consideran como semovientes los caballos, mulas o asnos cuyo
uso es el transporte de carga o como sementales, los cerdos (padrones) o
cerdas de cría, los bueyes o toros reproductores, etc.

 Otros activos: son aquellos bienes o derechos que no se pueden clasificar

como activos corrientes o activos fijos, tales como las mejoras realizadas en
bien ajeno, la anticresis, los CDT´s, los cupos de vehículos de transporte
público. En esta cuenta también se contemplan los electrodomésticos de
mayor cuantía.

 Total activos fijo: es el resultado de sumar los valores que representan

maquinaria y equipo, edificios y terrenos, vehículos, semovientes y otros
activos.

 Total activos: corresponde a la sumatoria de los activos corrientes y los

activos fijos.

Pasivo a corto plazo o corriente:

 Acreedores a corto plazo: corresponde al saldo de las deudas contraídas

por compras a crédito de mercancías y materiales. Estas obligaciones no
superan el año de vencimiento.

 Obligaciones financieras a corto plazo: es el saldo de las obligaciones

(créditos) contraidas con los bancos y demás entidades financieras cuyo
vencimiento es inferior a un año.

 Total pasivo corriente: es la sumatoria de todas las deudas y obligaciones

a corto plazo (menor o igual a un año).

Obligaciones a largo plazo:

 Obligaciones financieras a largo plazo: es el saldo de las obligaciones

(créditos) contraidas con los bancos y demás entidades financieras cuyo
vencimiento es superior a un año.

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  Total pasivo a largo plazo: es la suma de todas las obligaciones financieras
a largo plazo y otros pasivos.

 Total pasivos: corresponde a la sumatoria de los pasivos a corto y largo

plazo.

Patrimonio:

 Total patrimonio: es la diferencia entre el total de activos y el total de pasivos

(activos – pasivos).

 Total pasivo + total patrimonio: también conocida como ecuación

patrimonial, es la resultante de comparar los activos y los pasivos de una
empresa. Se usa para determinar el equilibrio entre el activo, el pasivo y el
patrimonio.

II. Estado de resultados

Tambien conocido como estado de pérdidas y ganancias (PyG), muestra la

rentabilidad de la empresa durante un período determinado, es decir,
las ganancias y/o pérdidas que la empresa obtuvo durante un periodo (mensual,
bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestre, año, etc.).

Un estado de resultados mide la actividad de una empresa a lo largo de un período

y muestra de manera detallada y minuciosa todos los ingresos y gastos, así como
la ganancia o la pérdida.

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Estructura del Estado de Resultados:

Ventas (de contado y a crédito) $

Costo de ventas $

Utilidad bruta $

Gastos (operacionales y administrativos) $

Utilidad neta $

1. Ventas: representan los ingresos de efectivo producto de la entrega de bienes

o servicios. Estos valores, comprenden las ventas de contado y la recuperacion
de ventas a crédito en un periodo de tiempo.

2. Costos (Venta/Producción): es el valor en que se ha incurrido para producir o

comercializar un bien o servicio.

3. Utilidad bruta: es la diferencia entre los ingresos totales por las ventas de
productos y/o servicios, y los costos asociados a la producción y venta de esos
productos y servicios. Es decir, es la ganancia sin tener en cuenta los gastos en
que incurre la empresa.

4. Gastos de operación y administrativos:

 Mano de obra/Salarios: valor que se paga al trabajador por la realización de

un trabajo o labor.

 Arrendamietos: representa el pago por el uso y goce de bien mueble o

inmueble para el funcionamiento de la empresa.

 Servicios: son los pagos de servicios públicos tales como electricidad, agua
y alcantarillado, telefonía, internet, vigilancia, entre otros.

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  Transporte: es el gasto por concepto de movilización de mercancías,
materia prima y/o personas.

 Gastos de mantenimiento: representa el dinero que se invierte en el

mantenimiento preventivo o reparación de maquinarias, equipos, locaciones
y vehículos.

 Impuestos: hace referencia al pago que una persona o empresa debe pagar
al estado o entidades gubernamentales como tributo. Algunos impuestos
son: impuesto predial o catastral, retención en la fuente, rodamiento y
semaforización, etc.

 Otros: los imprevistos no se consideran ni operacionales ni no

operacionales, estos sirven para solventar eventualidades.

5. Utilidad neta: hace referencia al resultado de la operacionalidad del negocio

(pérdida o ganacia), teniendo en cuenta tambien a los gastos de operación y a
los administrativos. Es el resultante de restarle a los ingresos o ventas, los costos
de operación y los gastos.

III. Flujo de caja

Es un informe que se utiliza para determinar las entradas y salidas de dinero durante
un periodo. Los flujos de caja son una buena herramienta para medir el nivel de
liquidez de una empresa, ya que a través de ellos se pueden evaluar los ingresos
de una empresa y su habilidad para generar dinero.

El informe financiero es una proyección de los ingresos y los egresos en un plazo

determinado, por ejemplo, si la prima de medio año en el caso de un empleado se
recibe semestralmente y en los meses de junio y diciembre, ese valor se registra de
esa manera. El propósito, es que la proyección se acerque lo más posible a la
realidad.

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El flujo de caja tiene la siguiente estructura:

Descripción Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Saldo anterior $ $ $ $ $ $
Ventas $ $ $ $ $ $
Ingresos
Recuperación por venta a crédito $ $ $ $ $ $
Total ingresos $ $ $ $ $ $
Costos de producción $ $ $ $ $ $
Salarios $ $ $ $ $ $
Arrendamientos $ $ $ $ $ $
Servicios públicos $ $ $ $ $ $
Egresos Transporte $ $ $ $ $ $
Mantenimiento $ $ $ $ $ $
Impuestos $ $ $ $ $ $
Otros $ $ $ $ $ $
Total egresos $ $ $ $ $ $
Utilidad Neta $ $ $ $ $ $

Flujo de caja familiar:

Hace referencia a las entradas de efectivo del nucleo familiar, como los salarios
recibidos, las pensiones, los pagos por jornales, además de las salidas de efectivo
por concepto de alimentación, transporte, arrendamientos, servicios públicos, salud,
entre otros.

El flujo de caja familiar tiene una estructura similar al flujo de caja de la empresa:

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 Descripción Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Saldo anterior $ $ $ $ $ $
Ingresos negocio $ $ $ $ $ $
Salarios $ $ $ $ $ $
Prima laboral _ _ _ _ _ $
Salario cónyuge $ $ $ $ $ $
Pensiones $ $ $ $ $ $
Jornales $ $ $ $ $ $
Total ingresos $ $ $ $ $ $
Costos de producción negocio $ $ $ $ $ $
Gastos negocio $ $ $ $ $ $
Alimentación (Unidad familiar) $ $ $ $ $ $
Arrendamientos (Unidad familiar) $ $ $ $ $ $
Servicios públicos (Unidad familiar) $ _ $ _ $ _
Transporte (Unidad familiar) $ $ $ $ $ $
Mantenimiento (Unidad familiar) _ _ $ _ _ _
Impuestos (Unidad familiar) $ $ $ $ $ $
Otros (Unidad familiar) $ $ $ $ $ $
Total egresos $ $ $ $ $ $
Excedente $ $ $ $ $ $

Ingresos familiares:

 Saldo inicial: es lo que ya se tenía acumulado antes de la elaboración del

flujo de caja. Por ejemplo, si al inicio del periodo se tiene efectivo en caja,
ese valor sería el saldo inicial. El saldo o excedente del ejercicio del mes
pasaría al mes siguiente como inicial.

 Salario (recibido): dinero que recibe el solicitante por su trabajo en

contraprestación por una labor asignada.

 Pensiones: es el pago que recibo a partir del retiro laboral. Puede ser
de vejez, o de sobrevivencia.

 Jornales: es el valor que cobra el cliente por un día de trabajo o labor

asignada. (aquí se registra el valor mensual de lo percibido por día).

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  Otros ingresos (¿cuáles?): son aquellos ingresos diferentes a los obtenidos
en el desarrollo de las actividades que realiza el cliente (acciones, dividendos
etc., estos valores se deben verificar).

Egresos familiares:

 Gastos de alimentación: es el valor destinado a la adquisición de alimentos

y víveres para el consumo familiar.

 Gastos de transporte: es un rubro cuyo principal uso es la movilización de

cada uno de los miembros de la unidad familiar. Por ejemplo, el requerido
para ir al trabajo, al colegio o para actividades de recreación.

 Gastos de arrendamiento: el valor que se incurre para el pago por el uso

de un bien inmueble como una casa, apartamento u otro bien destinado como
vivienda de la unidad familiar.

 Servicios publicos: es el pago por el uso de los servicios públicos que sirven
para satisfacer las necesidades básicas del cliente y su familia como la
energia eléctrica, acueducto y alcantarillado, televisión y gas, entre otros.

 Educación: corresponde a todos los gastos en educación de cualquier

miembro de la unidad familiar, como pensiones escolares, refrigerios,
restaurante escolar y compra de materiales.

 Salud: son los pagos que realiza el cliente en la compra de medicamentos

(no incluidos en el POS) tratamientos médicos, consultas, copagos, etc.

 Temporada escolar: son las gastos que cubren las matrículas, los uniformes
e implementos de estudio y en general cualquier gasto referente al inicio de
la temporada escolar.

 Gastos de diciembre: son gastos realizados en la temporada navideña para

cubrir necesidades de vestido, alimentación, regalos, entre otros.

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  Otros gastos: son gastos no contemplados como servicios prioritarios por la
unidad familiar, como el mantenimiento de vehículos de uso familiar, viajes,
pago de impuestos, imprevistos, etc.

Razones financieras

Las razones financieras son indicadores que sirven para medir la realidad financiera
de una empresa y su capacidad para asumir las diferentes obligaciones en el
desarrollo de sus operaciones.

La información que se resume en los estados financieros debe ser interpretada y

analizada para poder comprender el estado de la empresa.

Las razones financieras se pueden clasificar en:

1. Razones de liquidez: nos permiten identificar el grado o índice de liquidez con

que cuenta la empresa.
2. Razones de endeudamiento: nos permiten identificar el grado de
endeudamiento que tiene la empresa y su capacidad para asumir sus pasivos.
3. Razones de rentabilidad: nos permiten medir el nivel de rentabilidad que
obtiene la empresa.
4. Razones de cobertura: nos permiten medir la capacidad de la empresa para
cubrir sus obligaciones, pueden comprometer la estabilidad financiera.

Algunas de las razones financieras más conocidas son:

 Capital neto de trabajo:

Capital de trabajo = Activos corrientes – Pasivos corrientes

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 Si los pasivos corrientes son menores a los activos corrientes, la capacidad
de la empresa para cubrir sus obligaciones en el corto plazo es mayor.

 Índice de solvencia:

Activos corrientes
Solvencia =
Pasivos corrientes

Entre más alto sea el resultado (mayor a 1), más solvente es la empresa, y
tiene mayor capacidad para hacer frente a sus obligaciones.

 Prueba ácida:

Activos corrientes - inventarios

Prueba ácida =
Pasivos corrientes

Este índice de solvencia es más exigente ya que se excluyen los inventarios.

 Rotación de inventarios:

Costo de ventas
Rotación de inventarios = X 12 meses
Inventario

Este indicador mide cuánto tiempo le toma a la empresa rotar sus inventarios
en un año o el periodo que se determine. Es decir, nos permite identificar

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 cuántas veces se ha vendido el inventario. La rotación de inventarios será
más adecuada cuando más se aleja de 1.

 Razón de endeudamiento:

Pasivo total
Endeudamiento =
Activo total

Mide la proporción de los activos que están financiados a través de créditos.

 Margen bruto de utilidad:

Ventas – Costo de ventas

Margen de utilidad =
Ventas

Mide el porcentaje de utilidad logrado por la empresa después de haber

cancelado las mercancías.

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Ejercicio práctico:

Don Cesar tiene hace 5 años, un taxi Chevrolet 2009, con placa SIP 180, con tarjeta de
propiedad a su nombre y con documentos al día, libre de toda limitación.

Este vehículo es trabajado de lunes a domingo y el día de pico y placa es utilizado para
realizarle mantenimiento preventivo. Está asignado a un conductor quien entrega a don
Cesar un producido de $40.000 diarios (libres).

Los gastos que se deben cubrir del vehículo son:

 Administración Coopetax $10.000 por mes.

 SOAT $390.000 por año.
 Seguro contractual, extracontractual y tarjeta de operación $600.000 por año.
 Revisión técnico-mecánica $150.000 por año.
 Cambio de aceite y filtro $70.000 mensuales.
 Cambio pastillas de frenos $84.000 cada 6 meses.
 Impuestos y semaforización $360.000 por año.
 Aceite de caja $150.000 cada 6 meses.
 Alineación y balanceo $60.000 cada 6 meses.
 Juego de llantas $480.000 C/ 6 meses.
 Aporte a salud (conductor) $40.000 mensuales.
 Imprevistos (mantenimiento y reparaciones menores) 10% del ingreso mensual.

Actividad:

1. Determine la utilidad mensual del negocio.

Desarrollo:

 Paso uno: calculamos el número de días laborables.

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 1 mes = 30 días y pico y placa= 1 día por semana (4), entonces el total de días de
pico y placa al mes son 4. Ahora, a los 30 días le restamos los 4 días de pico y
placa y obtenemos como resultado 26 días laborables.

Días laborables = 30 días - 4 días de pico y placa

= 26 días

Otra manera de calcularlo es, si tomamos la semana como referencia, es decir los
7 días. Entonces 7 días menos 4 días de pico y placa, nos da como resultado 6
días. Ahora lo multiplicamos por 4 semanas y obtenemos 24 días laborables por
mes.

Días laborables = 7 días - 1 día de pico y placa

= 6 días
= 6 días x 4 semanas
= 24 días

Usted podría tomar como referencia el valor más bajo, o el más alto, o el valor
promedio, todo dependerá del análisis que haga sobre el negocio. Para este
ejercicio trabajaremos con el promedio que es 25 días.

 Paso dos: calculamos el valor del ingreso mensual.

El valor producido por día ($40.000), lo multiplicamos por 25 días laborables y
obtenemos que el valor del ingreso mensual es de $1.000.000.

Ingreso mensual = $40,000 x 25 días laborables

= $1,000,000

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Paso tres: Calculamos los gastos por mes. En este caso, como varios de los
gastos se causan con una frecuencia diferente a la mensual, es necesario
prorratear estos valores con el fin de obtener una proporción del costo por mes,
para ello, cada valor lo dividimos entre el número de meses del periodo o ciclo, por
ejemplo:

El SOAT se cancela una vez por año, entonces dividimos $390.000 entre 12 meses
y obtenemos como resultado $32.500, que corresponde a la proporción mensual
del gasto.
O el caso del aceite de caja que se cambia cada 6 meses, dividimos $150.000
entre 6 meses y como resultado obtenemos $25.000 por mes. Y así lo realizamos
con cada gasto.

Los resultados obtenidos son:

 Administración Coopetax $10.000.

 SOAT $32.500.
 Seguro contractual, extracontractual y tarjeta de operación $50.000.
 Revisión técnico-mecánica $12.500.
 Cambio de aceite y filtro $70.000.
 Cambio pastillas de frenos $14.000.
 Impuestos y semaforización $30.000.
 Aceite de caja $25.000.
 Alineación y balanceo $10.000.
 Juego de llantas $80.000.
 Aporte a salud (conductor) $40.000.
 Imprevistos $100.000.

Ahora, sumamos todos rubros para calcular el total de gastos por mes. El resultado
obtenido es de $474.000.

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 Tenga en cuenta, que para la elaboración del flujo de caja del negocio no es
necesario realizar estas operaciones, ya que se toman los valores de acuerdo con
la frecuencia o periocidad en que se generan.

 Paso cuatro: construimos el estado de resultados y calculamos la utilidad del

negocio.

Estados de resultados

Ingresos $ 1.000.000
(-) Gastos de la actividad $ 474.000
(=)Utilidad de la actividad $ 526.000

Recordemos que la utilidad, resulta de restarle los costos y gastos al total de las ventas.
En este caso, el negocio de taxi le deja de utilidad a don Cesar $526.000 mensuales.

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