ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN JOSE DEL GUAVIARE Código: PD-PLE-03

PROCESO: PLANEACION ESTRATEGICA Versión: 01

PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PRESUPUESTO Fecha: 15 Oct. 2009

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1. INFORMACION BÁSICA DEL PROCEDIMIENTO:

Objeto del Describir las actividades a realizar para elaborar el presupuesto anual de la
Procedimiento Alcaldía Municipal de San José del Guaviare, en forma oportuna y ajustada a
las normas presupuestales vigentes.
Inicia con la elaboración del cronograma de actividades para el desarrollo
Alcance del
del presupuesto de la siguiente vigencia, hasta la expedición del Decreto de
Procedimiento
Liquidación del Presupuesto General del Municipio.
Constitución Política de Colombia
Decreto 111 de 1996: Estatuto orgánico de presupuesto
Ley 715 de 2001 : Sistema General de Participaciones
Normatividad
Ley 617 de 2008 : Racionalización del Gasto
Externa
Ley 179 de 1994 : Ley Anticorrupción
Ley 819 de 2003 : Ley del Marco Fiscal del Mediano Plazo
Ley 358 de 1997 : Capacidad de Pago
Normatividad
Interna

2. CONDICIONES GENERALES:

Definiciones 2.1 Presupuesto: Instrumento para el cumplimiento de los planes y

programas del desarrollo económico y social.

2.2 Presupuesto general: El presupuesto es una herramienta que sirve

para ejecutar decisiones tomando como base: i) el Plan de Desarrollo, ii)
el Marco Fiscal de Mediano Plazo; iii) el plan financiero, iii) el Plan
Operativo Anual de Inversiones- POAI. El Presupuesto es un acto
administrativo que relaciona, de manera detallada y anticipada, los
ingresos y autoriza los gastos del Municipio y sus Establecimientos
Públicos para una vigencia fiscal que inicia el 1º de enero y termina el 31
de diciembre de cada año. Consta de tres partes a saber: presupuesto
de ingresos, presupuesto de gastos y disposiciones generales.
Siempre irá en y en concordancia con el Plan de Desarrollo y el

2.3 Vigencia Fiscal: Periodo anual durante el cual se ejecuta el presupuesto

(01 de Enero al 31 de Diciembre de cada año).

2.4 Ingresos de Libre Destinación: Son aquellos que se perciben en forma

regular o de flujo, definiéndolos como aquellos que no tienen destinación
específica por ley o acto administrativo.

2.5 Decreto de Liquidación: Documento mediante el cual, el alcalde

municipal clasifica y detalla los cómputos aprobados por el Concejo
Municipal en las partidas de los ingresos y los gastos el presupuesto de
cada vigencia.
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NOMBRE DIEWISKEY MOSQUERA P. JOSÉ EFERIS ORDOÑEZ PEDRO JOSÉ ARENAS GARCÍA

CARGO Secretario de Hacienda Secretario de Planeación (e) Alcalde Municipal

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2.6 Consejo Municipal de Política Fiscal COMFIS: Es el órgano de

asesoría, consulta, coordinación y seguimiento del sistema presupuestal
dependiente del Alcalde Municipal.

2.7 Sistema Presupuestal Municipal: El Sistema Presupuestal está

constituido por el marco fiscal de mediano plazo, el Plan Financiero, por el
Plan Operativo Anual de Inversiones y por el Presupuesto Anual del
municipio.

2.8 Marco fiscal de mediano plazo: El marco fiscal de mediano plazo es un

instrumento de planeación fiscal municipal mediante el cual se busca
garantizar la sostenibilidad de la deuda pública y la consistencia de los
componentes del sistema presupuestal con éste propósito. El Marco Fiscal
obliga a determinar el costo fiscal de los diferentes actos de la
administración municipal que tengan efectos en el comportamiento de los
ingresos y los gastos y garantizar que sean compatibles con las metas
fijadas en éste.

2.9 Plan financiero: Es un instrumento de planificación y gestión financiera

del Municipio, que i) proyecta los posibles escenarios futuros de las
finanzas municipales: ingresos, gastos, financiamiento y, ii) define
objetivos, acciones, responsables y metas de gestión financiera
municipal en el mediano plazo relacionadas con el fortalecimiento
financiero del municipio y la ejecución del plan de desarrollo.

2.10 Plan operativo anual de inversiones – POAI: Es la herramienta de

planificación de la inversión que permite determinar cuál es el conjunto
de planes, programas y proyectos que, de manera prioritaria, se
incorporarán en el presupuesto anual. El POAI incluye los proyectos de
inversión (debidamente formulados, evaluados y registrados en el Banco
de Programas y Proyectos de Inversión Municipal) clasificados por
sectores, órganos y programas. La programación de la inversión anual
debe responder a las metas financieras señaladas en el plan financiero y
a las prioridades de inversión definidas en el Plan de Desarrollo. El POAI
debe tener en cuenta el origen de los recursos y su obligatorio destino.
Por ejemplo, los porcentajes de distribución del Sistema General de
Participaciones, el destino de las regalías, de los recursos del crédito o si
se cuenta con recursos de cofinanciación. El POAI se integra al

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presupuesto anual como el componente de gastos de inversión.

Principios del Sistema Presupuestal: El Estatuto Orgánico de

Presupuesto (Decreto 111 de 1996), define los principios a los cuales debe
sujetarse la actividad presupuestal, en relación con la formulación,
elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto. Su inobservancia
puede afectar la validez del proceso presupuestal. Al respecto, ha dicho la
Corte Constitucional (C-357 de 1994) que “..los principios consagrados en
el estatuto Orgánico de Presupuesto son precedentes que condicionan la
validez del proceso presupuestal, de manera que al no ser tenidos en
cuenta, vician la legitimidad del mismo. No son simples requisitos, sino
pautas determinadas por la ley orgánica y determinantes de la ley anual de
presupuesto”, en este caso del Acuerdo de presupuesto municipal. Los
principios del sistema presupuestal son: Planificación, anualidad,
universalidad, unidad de caja, programación integral, especialización,
coherencia macroeconómica, homeóstasis presupuestal,
inembargabilidad, unidad presupuestal.
Plan de Desarrollo
Marco Fiscal de Mediano Plazo
Entradas
Informe sobre el resultado fiscal vigencia anterior

Gestión Financiera
Proveedor
Contraloría
1. La primera etapa para llegar a la formulación del presupuesto es la
programación presupuestal. Ella consiste en establecer los términos,
parámetros económicos, procedimientos y responsabilidades de los
órganos que integran el presupuesto general del municipio para
elaborar los anteproyectos de presupuesto de ingresos y gastos, de
manera que se asegure la coherencia del presupuesto anual con el
POAI, el Plan Financiero, el Marco Fiscal y el Plan de Desarrollo del
Municipio.
Requisitos
2. Categorización del Municipio En el proceso de programación
presupuestal se debe considerar la categoría 1 que le corresponda al
municipio en la siguiente vigencia fiscal, para ello es importante
recordar que tanto la Ley 136 de 1994, como la Ley 617 de 2000,
otorgaron a los Alcaldes Municipales la obligación establecer por
Decreto, antes del 31 de Octubre de cada año, la categoría que
regirá para el año siguiente.

3. Límite de los gastos de funcionamiento: Una vez se ha clasificado el

1
La categoría del Municipio, condiciona entre otros aspectos, los salarios y honorarios del Alcalde, Personero y
Concejales, por ello, cuando la entidad territorial cambia de categoría, los honorarios que se establezcan con base en
la categorización serán los que correspondan a la nueva categoría y deberán ajustarse para la vigencia fiscal en la que
regirá.

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municipio se debe ajustar el proyecto de presupuesto, con el fin de

adecuarlo a los límites máximos de gastos de funcionamiento
autorizados al municipio según su categoría, en la Ley 617 de 2000.
El alcalde y el Concejo, al elaborar y aprobar los presupuestos respectivos,
tendrán en cuenta que las apropiaciones para gastos de la Personería y el
Concejo municipal, no podrán ser superiores a los límites establecidos en la
Ley 617 de 2000. Los gastos del Concejo municipal no pueden ser superiores
al total honorarios de los concejales más el 1.5% de los Ingresos Corrientes
de Libre Destinación –ICLD-.

NOTA: Corresponde al Concejo Municipal, en virtud de la competencia

residual establecida en el artículo 32 de la ley 136 de 1994, y en
concordancia con el artículo 96 del decreto 111 de 1996, establecer las
directrices y controles que las empresas industriales y comerciales del
municipio y las sociedades de economía mixta con el régimen de aquellas,
dedicadas a actividades no financieras, deben cumplir en la elaboración,
conformación y ejecución de sus presupuestos, así como de la inversión de
sus excedentes. En este caso, hacen parte del presupuesto los excedentes
financieros asignados como recursos de capital y distribuidos por el Concejo
a iniciativa del Alcalde.

Igualmente, de acuerdo con el artículo 5 del citado decreto 111, las

empresas de servicios públicos domiciliarios, en cuyo capital el municipio o
sus entidades descentralizadas posean el 90% o más, así como las
empresas sociales del Estado del orden municipal que constituyan una
categoría especial de entidad pública descentralizada, tendrán, para efectos
presupuestales, el régimen de las empresas industriales y comerciales del
municipio.

3. FACTORES CRITICOS DE ÉXITO:

Riesgo 1
Proyecto de presupuesto sobrestimado o subvalorado
Análisis de la proyección de ingresos y gastos, complementados con la
Control 1
verificación puntual rubro a rubro.
Riesgo 2
Sobrepasar los límites de gasto en funcionamiento
Ajustar el proyecto de presupuesto, con el fin de adecuarlo a los límites
Control 2 máximos de gastos de funcionamiento autorizados al municipio según su
categoría, en la Ley 617 de 2000.
Riesgo 3 Devolución del presupuesto por parte del Concejo
Control 3  Evidenciar técnicamente la existencia de las disposiciones que
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autoricen el recaudo de las rentas e ingresos incluidos en el

proyecto.
 Que el proyecto corresponda a las prioridades señaladas en el Plan
de Desarrollo municipal y en general a las estrategias, metas y
programación de la inversión del Plan.
 Que el cálculo de los ingresos y los gastos corresponda a las metas
del Plan Financiero vigente.
 Que las apropiaciones para gastos de funcionamiento, servicio de la
deuda e inversión estén debidamente autorizadas por disposiciones
preexistentes.
 Que se hayan incluido las partidas necesarias y suficientes para
atender los gastos derivados del normal funcionamiento de la
administración y las obligaciones contractuales del municipio.
 Que el proyecto de gastos responda a los criterios establecidos en la
Ley 617 de 2000 y al cambio del régimen de transferencias
intergubernamentales adoptado mediante el Acto Legislativo 1 de
2001 y a la nueva distribución de recursos y competencias entre
Nación, departamento y municipio (Ley 715 de 2001).
 Que el proyecto esté acompañado de los anexos correspondientes.
 Que la inversión corresponda a lo aprobado en el POAI
correspondiente

4. RECURSOS:

Recursos Humanos Servidores públicos que tengan injerencia en la formulación del presupuesto

Recursos Metodologías y directrices del DNP y el Ministerio de Hacienda.

Técnicos

Recursos Hardware: equipos de computo e impresoras

Tecnológicos Software: programa PYMISIS, herramientas ofimáticas

5. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO:

Dependencia
No. Responsable Descripción de la Actividad
Participante (s)
Análisis del Plan de Desarrollo (Plan Plurianual de
Secretarias de
Secretarios de Inversiones), retomando las metas financieras del
1 Hacienda y
Despacho mismo.
Planeación
2 Secretarios de Secretarias de Se realiza un proceso de planeación revisando la
Despacho Hacienda y situación financiera del Municipio y readoptan las
Planeación medidas financieras y las metas de inversión

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para la vigencia fiscal.

Tener en cuenta que el presupuesto general del
municipio está integrado por los presupuestos del
nivel central de la administración, del Concejo
Municipal, y de la Personería Municipal y de los
establecimientos públicos descentralizados.
(Quienes allegaran el proyecto para que sea
incluido en el presupuesto general.

Secretarias de Bajo la dirección del Alcalde, la secretaria de

Secretarios de
3 Hacienda y planeación en coordinación con la de Hacienda,
Despacho
Planeación elaboran el POAIM.
Secretarias de Concepto de Planeación Departamental, sobre el
Profesional de
4 Planeación POAIM financiado con el Sistema General de
la entidad
Departamental Participaciones
Integrantes del
Aprobación del POAIM, por el Consejo de
5 Consejo de Consejo de Gobierno
Gobierno.
Gobierno
Se remite el POAIM aprobado a la Secretaría de
Secretario de Secretaria de
6 Hacienda para ser incluido en el proyecto de
Despacho Hacienda
presupuesto.
Se consolida el Ante Proyecto de Presupuesto
General del municipio teniendo en cuenta que
esta está compuesto por:
Secretario de  El presupuesto de rentas y recursos de
Despacho con capital
el apoyo de los  El presupuesto de gastos o acuerdo de
Secretaria de apropiaciones
7 profesionales
Hacienda  Las disposiciones generales
de Contabilidad,
Presupuesto y Cada uno de ellos tiene una estructura interna
Tesorería definida por la Ley Orgánica del Presupuesto,
sus decretos reglamentarios y el acuerdo de
Estatuto Orgánico de presupuesto de municipio.

Secretaria de Se Revisa y consolida el Proyecto de

Secretarios de
8 Hacienda, Presupuesto General del municipio, bajo la
Despachos
Planeación y Jurídica dirección del Alcalde Municipal.
Alcalde
o Secretario de Despacho del Presenta el Anteproyecto a la comisión
9
Despacho Alcalde o Delegado Económica del Concejo Municipal.
Delgado
10 Alcalde Despacho del El alcalde presenta Proyecto del presupuesto
Alcalde general del municipio a consideración del Concejo
municipal el primer día del último período de
sesiones ordinarias, y deberá contener el proyecto
de rentas, gastos y las disposiciones generales.
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Además la exposición de motivos que señale la

coherencia del proyecto con el Plan de Desarrollo
y el Plan Financiero, el Marco Fiscal de Mediano
Plazo, el informe de la Contraloría sobre el
resultado fiscal de la vigencia anterior, un anexo
informativo con la discriminación de los ingresos y
los gastos.
Secretario(a)
Se reparte el proyecto a la comisión de
11 del Concejo Concejo Municipal
presupuesto para su estudio y primer debate
Municipal
Presidente del Concejo Municipal Se asigna un ponente para primer y segundo
12
Concejo debate.
Comisión de Concejo Municipal Estudio del Proyecto de Presupuesto (antes del
13
Presupuesto 20 de Noviembre)
Comisión de Concejo Municipal Primer debate en Comisión (antes del 20 de
14
Presupuesto Noviembre)
Sesión Plenaria Concejo Municipal Segundo Debate tres días siguientes a su
15
del Concejo aprobación en la comisión de presupuesto.
Concejo Municipal Remisión al Alcalde para su sanción, una vez
Presidente del
16 aprobado en sesión plenaria.
Concejo
17 Alcalde y Una vez se sanciona el presupuesto, se debe
Secretario de expedir el decreto de liquidación del Presupuesto
Despacho Despacho del General del municipio. En la preparación de este
Alcalde y Secretaría decreto, la Secretaría de Hacienda o quien haga
de Hacienda sus veces, debe:

 Tomar como base el proyecto de

presupuesto presentado por el alcalde a
la consideración del Concejo.
 Insertar todas las modificaciones que se
le hayan hecho en el Concejo, dentro de
los límites constitucionales y legales.
 Consolidar el presupuesto
complementario, si hubiere sido aprobado
total o parcialmente su financiamiento.
 Corregir los errores aritméticos o de
leyenda en que hayan incurrido,
ajustando en la forma más conveniente
los renglones de rentas y recursos de
capital o las apropiaciones para gastos en
que se hubieren cometido dichos errores.
 Repetir con exactitud las leyendas de las
partidas que aparezcan tanto en el
proyecto original como en las
modificaciones introducidas por el
Concejo.
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 Insertar, como anexo al decreto de

liquidación, el detalle de las
apropiaciones para el año fiscal de que
se trate, con arreglo a las normas
correspondientes.
Este decreto de Liquidación debe expedirlo el
alcalde municipal antes del 20 de diciembre y
está conformado por las consideraciones básicas
legales para soportar la liquidación del
Presupuesto General del municipio y el de los
establecimientos públicos, señalándose en cuánto
se incrementa por el concepto de los mayores
recursos provenientes del presupuesto
complementario, los montos de recursos para
dicha vigencia fiscal y el anexo del detalle del
gasto y por ultimo la publicación.
Mejora Continua.

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6. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

INICIO
Las Secretaria de Hacienda prepara las disposiciones
generales de presupuesto.

Bajo La dirección del Alcalde, las Secretarías

de Hacienda y Planeación retoman las metas Las Secretarias de Hacienda y planeación realizan los
financieras del Plan de Desarrollo ajustes al proyecto de presupuesto, bajo la dirección
del Alcalde y visto bueno del Jurídico.

Se realiza un proceso de planeación El alcalde presenta el anteproyecto a las comisiones

revisando la situación financiera del económicas del Concejo Municipal
Municipio y readoptan las medidas
financieras y las metas de inversión para la
vigencia fiscal El alcalde presenta el proyecto de Presupuesto
definitivo al Concejo Municipal

Metas Financieras de
inversión para la
vigencia
Ingresos menores
que los gastos
Bajo la dirección del Alcalde, la
secretaria de planeación en
El Alcalde podrá El Concejo aprueba el
coordinación con la de Hacienda,
presentar un proyecto Presupuesto anual del
elaboran el POAIM
de acuerdo para municipio.
incrementar las rentas
Concepto de Planeación
Departamental, sobre el POAIM
financiado con el Sistema General
de Participaciones. Acuerdo de
presupuesto anual del
Acuerdo de
Municipio
Recursos
Aprobación del POAIM, por parte del
adicionales
Consejo de Gobierno, o por parte del
Concejo, según lo dispuesto en el
estatuto Municipal de presupuesto El Alcalde expide el
decreto de liquidación
Se Aprueba No Se Aprueba del presupuesto -
Publica
Plan Operativo Anual de
Acuerdo autorizando
inversión Municipal recursos adicionales El Alcalde Suspende por decreto las
partidas que pretendía financiar con los
recursos adicionales
Se remite a la Secretaría de
Hacienda para ser incluido en el
proyecto de presupuesto

FIN

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7. REGISTROS DE CALIDAD:

Almacenamiento y Disposición
Identificación Acceso
Recuperación Final
Personal
Código Nombre Recolección Clasificación Método
Autorizado
Formatos Funcionarios que
Manual y en el Según las tablas
N/A electrónicos del SGP Cronológica intervienen en el
Software. de Capacitación
- DNP procedimiento

7. CONTROL DE DOCUMENTOS:
Fecha de
Revisión No. Responsable de Elaborar Responsable de Revisar Responsable de Aprobar Modificación
Aprobación
Eferis Ordoñez
1 Diewiskey Mosquera Pedro Arenas García
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8. ANEXOS: N/A

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