MANUAL DE USUARIO DEL

SISTEMA DE ALMACEN Y DISTRIBUCION

ENERO 2013

UA - SISTEMAS
 Manual del Sistema de Almacenamiento y Distribución (SAD)

TERMINOLOGIA
NE: Núcleo Ejecutor

NEC: Núcleo Ejecutor de Compras

MYPE: Micro Y Pequeña Empresa

Demanda MINEDU:
Relación de colegios que han sido priorizados por el Ministerio de Educación para
ser beneficiados con los bienes de los programas de Compras MYPEru. La demanda
de esta convocatoria es del año 2011.

Distribución Primaria:
Movimiento de bienes de un almacén hacia otro almacén.

Distribución Secundaria:
Movimiento de bienes de un almacén hacia los colegios de la Demanda MINEDU.

SAD: Sistema que administra el ingreso y salidas de los almacenes del NEC y de los
NEDD. Administra la distribución primaria, de un almacén hacia otro.
Sistema que administra la distribución secundaria, es decir desde los almacenes

COMITÉ DE RECEPCION
Comité conformado en forma mínima por el Director del Centro Educativo y 2
padres de familia que avalan la recepción de prendas escolares.

EXPEDIENTE DE DISTRIBUCION
Documentos que sustentan la distribución de prendas escolares a una Institución
Educativa.

ACTA DE ENTREGA DE BIENES ESCOLARES

Parte del Expediente de distribución que avala la entrega de prendas al comité de
recepción.

ACTA DE RECEPCION:
Documento que acredita la recepción de bienes desde los almacenes NEDD hacia
los almacenes del NEC.

NEA: Nota de Entrada al Almacén. Es el documento que acredita la entrada de bienes de

un proveedor hacia un almacén.

PECOSA: Pedido de Comprobante de Salida. Es el documento que acredita la salida de

bienes de un almacén hacia otro almacén o hacia un centro de acopio /
distribución de las IIEE.

Kardex: Registro organizado de los bienes del almacén. Su empleo está dirigido hacia
almacenes cuyos bienes tienen precios diferentes, periodos largos de existencia y
cambian su valoración con el tiempo.

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INFORMACION GENERAL
El Manual de Usuario del Sistema de Almacén y Distribución (SAD), pretende dar a conocer las
características y formas de su funcionamiento paso a paso, guardando la secuencia de acciones
sobre las ventanas, para lograr los resultados esperados en cuanto a los procesos de
almacenamiento de prendas escolares y su distribución. Sin embargo, al dominar el manejo del
Sistema, podrá seguir el orden que desee de acuerdo a sus necesidades y recurrir al Manual para
consultas específicas. Asegúrese de leer íntegramente el manual.

I. OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente manual tiene como objetivo servir al usuario, como herramienta básica para el manejo
operativo del sistema. El usuario encontrará en este manual, la descripción detallada de las ventanas
de cada módulo, soluciones frente a problemas que se pudieran presentar en el momento de la
operatividad del sistema y sugerencias para poder realizar los pasos correctos al momento de
registrar, ubicar y visualizar el estado de la documentación respectiva.

II. PROCESOS DEL SISTEMA

El SAD administra los procesos claramente definidos:

Centros
MYPE Almacenes Transferencia
Almacenes de Acopio
MYPE Ingreso Distribución
MYPE COMPRAS Distribución / IIEEs

Demanda
MINEDU

Sin embargo, para el control de los productos, desde su recepción hasta su distribución, se requiere
documentación que es requisito para pasar a las siguientes etapas de los procesos de ingreso y
distribución.

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Recepción de productos de las MYPEs

Para la recepción de prendas desde las MYPEs hacia los almacenes de los Núcleos de Compras (NEC)
es necesario registrar las Guías que conforman las Notas de Ingreso al Almacén (NEAs):

MYPE Almacenes
MYPE Ingreso
MYPE COMPRAS
MYPE

Xxxxxxx NEA xxx

Xxxxxxx
--------- ---------
---------
…………. ………….
………….

Guía o Guías de Traslado (NEA) Nota de ingreso

de las MYPES a los NECs al Almacén de los
NECs

Recepción de prendas de los NEC hacia los NEDD

Para la recepción de prendas desde los almacenes de los Núcleos de Compras (NEC) hacia los NEDD
es necesario recibir los documentos descritos

Transferencia
Almacenes Almacenes
COMPRAS Distribución
Xxxxxxx Xxxxxxx
--------- =======
…………. ………….

Acta de Transferencia (PECOSA) de los NEC

de los NEC Guía de Traslado

Conformación del Pre-Expediente

El pre-Expediente es el conjunto de documentos conformados por :

- Copia de la certificación por la UGEL del Comité de Recepción (CR)

- Acta de Recepción firmada por el CR
- Fotocopia de los miembros del CR

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Con los colegios que tienen el pre-expediente debidamente conformado, se procede a la

paquetización y el enrutamiento

Almacenes Distribución Centros de

Distribuc. Acopio /
IIEEs
Demanda PAQUE- ENRUTA-
MINEDU TIZACION MIENTO
Xxxxxxx
Xxxxxxx
--------- Xxxxxxx
Xxxxxxx
---------
………….
---------
IIEE con pre-expediente ---------
………….
………….
………….

Pre_expediente Guía de Remisión

Finalmente para la conformación de los expedientes completos una vez que el comité de recepción
(CR) recibe las prendas escolares, se realizan las siguientes acciones:

- Se firma la guía de remisión por parte del CR y representantes del NEDD

- Se firma el Acta de Recepción y Entrega (ARE)
- Se firma el Acta de Entrega de Bienes Escolares (AEBE)

Los cuales completan el expediente y están listos para su digitalización y subida al SAD, asi como
para su archivamiento.

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III. MENUS DEL SISTEMA

Para el ingreso al sistema se coloca en la barra de direcciones de su explorador:

http://www.foncodes.gob.pe/comprasmyperu/distribucion

El cual nos solicitará un usuario y una clave para el ingreso al sistema:

De acuerdo a su perfil, accederá a algunos de los menús que se muestran a continuación:

Menú – Perfil

Nos permite actualizar nuestros datos personales, la primera vez que ingresemos al sistema
SAD debemos registrarlos. En éste menú también podemos cambiar nuestra clave de ingreso al
sistema, se recomienda realizar el cambio la primera vez que accedamos al SAD.

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b. Menú Ingreso de Guias MYPEs

Contiene un filtro para la ubicación de la Guias de las MYPEs de ingreso a los almacenes según su
número, nombre, departamento o estado del expediente.

En el detalle podemos observar:

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Si deseamos ingresar una guía nueva pulsamos sobre el botón Aparecerá la pantalla
de ingreso de guía. Podemos observar 2 botones de selección: uno para la MYPE y la otra para la
selección del almacén destino:

Al pulsar sobre el botón de selección de MYPE:

Aparecerá la ventana de selección según el contrato, con opciones de búsqueda según el número
o nombre de mype:

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Al pulsar sobre el botón de selección de MYPE:

Aparecerá la ventana de selección según el almacén, con opciones de búsqueda según el nombre
de almacén:

Debemos ingresar los datos de la guía de remisión:

Y las cantidades ingresadas según los tipos /tallas

Considerar en este punto, que la cantidad ingresada en RECEPCION puede ser menor o igual al saldo
que queda por ingresar. SI ingresamos una cantidad menor, el saldo disminuirá hasta llegar a CERO.
En caso llegue a Cero, no podremos ingresar más guías de ese contrato.

c. Menú Reporte de Ingreso por Departamento

No muestra el avance de ingreso de guias y contratos por departamento:

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d. Menú Avance de Ingresos al Almacén

Muestra el avance porcentual de los contratos por cada almacén:

e. Menú Kardex

Nos muestra el Kardex de productos No valorizado de los almacenes asignados, con opciones de
escoger el producto, las fechas de los ingresos:

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f. Menú Colegios MINEDU

Contiene un filtro para la ubicación de la IIEE según su código modular, nombre, UGEL,
departamento, provincia, distrito, nivel o estado del expediente.

En el detalle podemos observar:

Menú Ingreso

Menu que nos permite completar el Pre-Expediente, para determinar las IIEE que estarán aptas
para la siguiente fase de paquetización. Para ello te proporciona un filtro de ubicación de IIEE:

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Al editar alguno de las IIEE, se puede indicar los documentos que son requisitos necesarios para
proseguir con la paquetización. Los miembros de los comités de recepción (CR), no serán
ingresados por esta interface, sino que la Unidad de Proyectos Especiales (UPE) de FONCODES,
validarán e ingresaran dichos miembros.

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Menú Almacén

Se compone de los submenues : Kardex, resumen de recepción de pecosas, resumen de recepción

por tallas.

Kardex:
Se muestra los movimientos por productos y almacenes, en un rango de fechas que se determina:

Resumen de recepción de pecosas de NECs:

Son los documentos recibidos en los almacenes de los NEDDs, que contienen en el detalle, las
cantidades por talla y tipos de las prendas de la pecosa

Asi por ejemplo, para una pecosa:

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Resumen de recepción por tallas de NECs:

Nos permite conocer la recepción de prendas por tipo de prenda, el almacén origen y por tallas. Si
se halla alguna diferencia, se podría consultar el Kardex o el resumen de documentos anterior.

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