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ControlWin versión

5.2
MANUAL DEL USUARIO
INDICE

1. Aspectos generales importantes

1.1. Requerimientos de hardware y software 1

1.2. Precauciones especiales 1

2. Operación inicial del sistema

2.1. Instalación 3

2.2. Puesta en marcha 4

2.3. Procedimientos iniciales 5

2.4. Procedimientos rutinarios 10

2.5. Otros procedimientos iniciales de utilidad 15

3. Todas las opciones del programa

3.1. Menú de Archivos 20

3.2. Menú de Datos de alumnos 36

3.3. Menú de Reportes 50

3.4. Menú de Utilidades 76

4. Anexos

4.1. Anexo 1. Preguntas y respuestas frecuentes 87

4.2. Anexo 2. Problema en Promedio de área 90

4.3. Observación para Ciencias Integradas 92
4.4. Contrato de Licencia de usuario 93

4.5. Copia de archivos en Windows 94
ASPECTOS GENERALES
1. ASPECTOS GENERALES IMPORTANTES

Esta sección detalla algunos aspectos importantes antes de entrar en la explicación a cerca
de la forma de operar el sistema ControlWin. Si ya tiene el sistema funcionando en su
computadora, probablemente no le sea de mucho interés el primer punto, pero el segundo
punto contiene recomendaciones muy importantes.

1.1 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE

Los requerimientos mínimos de hardware y software del sistema ControlWin son los
siguientes:

• . 16 MB en memoria RAM
• . Pentium I de 233 MHz
• . 7 MB de espacio libre en disco
• . Sistema operativo Windows 95

1.2. PRECAUCIONES ESPECIALES

En el diseño del programa se ha tratado de minimizar las probabilidades de fallas debido a


errores del usuario, fallas de hardware o de energía. Sin embargo, para evitar cualquier
inconveniente es aconsejable que siga las siguientes recomendaciones:

. Siempre efectúe copias de seguridad después de realizar tareas como inscripciones, registro
de notas, historial, etc. De esta manera, si alguna falla de energía descompusiera los
archivos, sólo perdería lo último que estuviera efectuando.

. Siempre debe abandonar el programa con la opción Archivo / Salir y no apagar el


computador estando en ejecución el programa. Asimismo, es una buena práctica suspender la
sesión ante probables fallas de energía, como en el caso de tormentas eléctricas.

. Si después de algún corte del suministro eléctrico nota algún desajuste, realice la
REORGANIZACION de archivos usando la correspondiente opción del menú de Utilidades.

. Es muy conveniente que antes de realizar la función de “Fin de gestión” realice una copia de
seguridad. Aunque el riesgo se limita a un caso de interrupción de energía durante el
desarrollo del proceso.

. Ante cualquier emergencia, no dude en ponerse en contacto con el autor usando alguno de
los medios registrados en las primeras páginas de este manual o en la opción “Acerca de” del
menú de Ayuda del sistema.

2. OPERACIÓN INICIAL DEL SISTEMA


Este capítulo del manual intenta introducir rápidamente al usuario en los procedimientos
iniciales de la operación del sistema ControlWin. Concretamente se explican los siguientes
aspectos:

• . instalación
• . puesta en marcha del sistema
• . procedimientos iniciales
• . procedimentos rutinarios
• . otros procedimientos iniciales de utilidad

2.1. INSTALACIÓN.

Para instalar el sistema debe ejecutar el archivo “Setup.exe”. Deberá tener una ventana como
la de la figura de abajo:

Después de aceptar esta y otra ventana de presentación, el programa de instalación le


solicitará ubicar la carpeta en la que se instalará el programa (por defecto: Archivos de
programa):

Si desea aceptar la carpeta presentada por defecto, sólo tiene que hacer clic en el botón
Siguiente, caso contrario puede señalar el destino que le parezca mejor (se aconseja
mantener la opción por defecto).

Después de esto ya no necesita proporcionar mayor información, de manera que sólo deberá
continuar con el proceso hasta que el programa de instalación le informe que ya concluyó.
Seguramente tendrá un nuevo icono de acceso directo en el escritorio de Windows y otro en
el menú de Programas.
El programa de instalación copia los archivos necesarios para que el sistema se ejecute
adecuadamente y también copia un grupo de datos de ejemplo con aproximadamente 750.

2.2. PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA

Después de la instalación descrita arriba y


cuando ejecute el programa, verá una ventana
similar a la siguiente 

Esta es la ventana principal de ControlWin y.


Notará que en la parte central existe la
identificación de un colegio denominado “10
de octubre”. Esta información cambiaremos,
sólo se trata de un ejemplo. Para que
aparezcan los datos de nuestro colegio
debemos pasar a siguiente punto.

2.3. PROCEDIMIENTOS INICIALES


(MENÚ ARCHIVO)

Ya que sabemos que no le gusta leer un manual le trataremos de ser breves y directos. Por
eso aprenderá en esta sección el uso del menú ARCHIVO, que comprende:

1. Creación de un grupo de datos


2. Abrir base de datos
3. Copia de seguridad
4. Configurar la impresión
5. Configurar operación

2.3.1. CREACIÓN DE UN GRUPO DE DATOS.


Tenemos dos opciones:

1. Crear una nueva base de datos (si es este su caso siga al inciso a)
2. Usar una base de datos existente. (si es este su caso pase al inciso b)

A) C REAR UNA NUEVA BASE DE DATOS

Un grupo de datos son los archivos que


contienen toda la información que el sistema
mantiene de un establecimiento, como por
ejemplo, los datos personales de los alumnos,
sus notas, historial, pagos efectuados, etc.

Para una nueva base de datos (sin ningún dato


de inicio) deberá hacer en Archivo - Nuevo

El programa le pedirá información sobre dónde


quiere almacenar la nueva base de datos y el nombre que tendrá, mediante una ventana
como esta
Luego, podemos poner el nombre de nuestra unidad en

Presione el botón marcado con '...' para señalar el lugar


donde se creará la nueva base de datos (se recomienda que
sea en un disco unidad diferente a la C).

Cree una nueva carpeta con el nombre de la gestión de la


base de datos, así por ejemplo “Gestión 2009”.

Cuando haya terminado presione el botón Aceptar y el


programa indicará que se ha creado un nuevo grupo y, al
mismo tiempo, preguntará si desea abrirlo. Responda
afirmativamente para continuar. Verá que regresa a la
ventana principal del programa con el cuadro celeste de
identificación vacío.

B) U SAR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE ( IMPORTACIÓN )


Entre los instaladores hay un programa que no se auto instala pues no lo
necesita. Este programa se llama 

Xls-ctw.exe
Haciendo doble clic en él se abrirá una ventana como
esta

Lea atentamente el cuadro amarillo. La base de datos


debe estar en Excel de la siguiente manera

• Nombre en una celda (sin comas), luego curso,


paralelo, domicilio y teléfono (si se dispone de
estos datos)
• Identifique el curso con un número de 0 a 12 (0
para pre-escolar, 1 para 1ro. de primaria…, 9 para
1ro de secundaria, etc)
• Identifique el paralelo con un número de 1 a 9 (1
será A, 2 será B, etc.)

Al final, en Excel tendrá un hoja de cálculo con datos


como estos:

Aramayo Cuellar Stefany Raquel 1 1


Arancibia Cardozo Nicole 1 1
Ardaya Hurtado Flavia Andrea 1 1
Ahora Haga clic en el recuadro Marcado con ‘…’ (de
arriba) para indicar el archivo Excel que contienen los
datos a usar. Clik encima del archivo Excel y clik en
ABRIR

Ahora Haga clic en el recuadro Marcado con ‘…’ (de abajo)


para indicar la carpeta en la cual se depositará la nueva base
de datos ya transformada. Recuerde, es aconsejable hacerlo
en una Unidad de disco diferente.

Por ultimo, la casillita “Aumentar a los datos existentes”debe


estar libre. Y debemos hacer clik en “importar datos del Excel”,
el proceso tardará poco y cuando finalice nos sadrá un aviso y
estaremos listos para usar la base de datos con ControlWin.

Cierre todo y abra ControlWin.

2.3.2. ABRIR BASE DE DATOS


Abierto ControlWin, haga clic en Archivo/abrir. Le
aparecerá un recuadro como este

Seleccione la base de datos de su interés y clic en aceptar

Ahora, ControlWin, está listo para trabajar.

2.3.3. COPIA DE SEGURIDAD


El siguiente programa es una versión NO COMPLETA, por lo que algunas opciones están
desactivadas. Así por ejemplo la copia de seguridad funciona, pero la recuperación (abrir) una
copia de seguridad está desactivada. Por lo que se aconseja copiar la carpeta de la base
de datos en una carpeta diferente con regularidad.

2.3.4 CONFIGURAR LA IMPRESORA


Seleccione la impresora que usará así como las características del papel.

2.3.5 CONFIGURAR OPERACIÓN


Acá tenemos diferentes opciones que decidir para que nuestras listas, notas, impresiones,
etc. salgan correctamente. Estos cambios sólo se suelen hacer al inicio pues serán para toda
la gestión. Veamos punto por punto

A) C OLEGIO M IXTO
Seleccione si su colegio es Mixto, de solo hombres o mujeres.

B) G ENERACIÓN DE CÓDIGOS

Seleccione si desea que el programa asigne códigos automáticamente a los alumnos o si lo


hará usted

C) A NOTACIÓN EN BOLETINES

Los boletines trimestrales pueden salir con una lema en la parte inferior de la notas. Puede
aprovecharse este campo para poner avisos tales como: “Sr. Padre de Familia, no olvide
cancelar las cuotas hasta el …” u otra información pertinente no muy extenso.

D) P ARALELOS POR CURSO

En la tabla que le aparezca, usted puede modificar la cantidad de paralelos por curso
anotando una cantidad (haga doble click en la casilla numérica, modifique y clic en ACEPTAR)

E) D ATOS DE CALIFICACIONES

Marque las casillas: reprobado, aprobado. Seleccionar color rojo y


marque la casilla “Círculo alrededor de reprobaciones” (esta
última opción facilitará la lectura de los boletines)

La casilla “nota máxima de PC1” debe tener una puntuación de 60


ya que el DPS2 tiene 10 como máximo. Y sumados hacen la nota
de 70.

1Promedio de Conocimientos

2Desarrollo Personal Social


F) H ISTORIAL MÍNIMO

En esta opción usted puede definir a partir de cuantas


anotaciones en el historial se imprimirá en el historial. La
cantidad por defecto es 1, que significa que se imprimirán
historiales con 1 o más anotaciones.

G) L OGO INSTITUCIONAL

En la ventana principal usted puede añadir mediante esta


opción el logo del colegio

H) D ATOS DE IMPRESIÓN

Especifique el departamento en que está el colegio 

Marque ambas casillas de

En “espacio interlineal” anote 1 para que se imprima una línea


entre  las listas de los alumnos, las materias, notas, etc.

Selección tipo de letra grande

Clic en aceptar 

I) D ATOS DE LIBRETA

Tenemos cuatro pestañas: Anverso, reverso, opcionales, otros.

EN EL A NVERSO :
Anote el nombre de la unidad 

El núcleo y la localidad (puede dejar libre núcleo)

Anote el distrito y el Departamento (Puede dejar libre


distrito) 

Rellene las fechas para la entrega de libretas 

Clic en Aceptar 

NOTA: El formato de las libretas no coincide por los


muchos cambios dados. Así que es preferible hacerlo
desde Excel.

EN EL REVERSO
Las libretas tienen un campo para numerar cada
alumno,  se puede indicar desde qué numero
iniciar el conteo de los alumnos o que no se
imprima ninguna cantidad anotando “0” (cero) en
la casilla.

Marcar las opciones “imprimir Ciencias integradas”


y “verificar retrasos y ausencias con historial” (NO
modificar los códigos (3 y 1) 

Seleccionar las fechas de finalización de Primer y


segundo trimestre 

En “Informe de asistencia” tenemos sólo una


opción: Anotar la cantidad de Días Trabajados (DT).
Los demás datos de Retrasos (Rt) y Ausencias
(Aus), se rellenarán automáticamente en la libreta.
-->

Imprimir Ciencias Integradas: Esta opción sólo se aplica a primero y segundo de


secundaria y en caso de estar activada, promediará las notas de Ciencias Naturales, Física y
Química y mostrará estos promedios en las libretas y centralizadores de la documentación de
fin de gestión

Verificar retrasos y ausencias con historial: Si está tikeado, el programa se encargará de


anotar el numero de veces que hay retrasos o ausencias en las libretas y boletines,. Si, en
cambio, desea que simplemente se imprima una cantidad fija de días trabajados, puede
desactivar esta casilla y llenar manualmente la cantidad de retrasos y faltas para cada curso.

E N O PCIONALES
En el caso de tener materias opcionales (ya sea para Primaria I, II o secundaria) podemos
determinar si queremos que figuren en la libreta y el orden que aparecerá con respecto a las
demás materias.

E N O TROS
Acá tenemos la opción de añadir la materia de francés

J) D ATOS DE PREIMPRESIÓN BOLETÍN


Podemos determinar la impresión de los boletines
trimestrales. Marque todas las opciones, no modifique los
códigos de retraso e inasistencia

Acomode las fechas finales de trimestre

No modifique el margen.

K) D ATOS DE FACTURACIÓN

Si usara este programa para facturación rellene los datos.


Caso contrario no lo haga.

L) N OMBRES DEL CURSO

El programa está configurado para auto nombrar los cursos


paralelos de manera alfabética. Pero si necesita renombrar los
paralelos con otros nombres como muestra el ejemplo (Biológicas,
Exactas, Sociales) 
Debe marcar la casilla “Usar nombres alternos para los paralelos”,
sólo así podrá modificar el nombre de los paralelos haciendo
doble clic sobre ellos.
Terminada la operación, no olvide hacer clic en ACEPTAR

M) T IPO DE ORDENAMIENTO

No sirve de mucha utilidad este programa, a menos que su educación sea bilingüe (español –
inglés)

N) V ARIOS
Acá puede dar permiso para incrustar fotografías (tipo carnet) en los datos de cada alumno.

2.4. INGRESAR Y MANIPULAR INFORMACIÓN EN CONTROLWIN (MENÚ DATOS


ALUMNOS)

En el Menú principal tenemos la opción DATOS ALUMNOS. En este menú aprenderemos a:

2.4.1. MODIFICAR O CONSULTAR DATOS DE UN ALUMNO


Para modificar o consultar los datos de los alumnos podemos acceder a las opciones de tres
maneras:
a) Apretando Ctrl+m
b) Clic en el botón “Modificar/consulta de alumnos 
c) Clic en el menú:
DatosAlumnos/ModificaciónConsulta

Con ello se abrirá una ventana con los diferentes cursos y


sus respectivos paralelos. Seleccionamos el curso y
paralelo deseado haciendo doble clic.

Se nos ofrecerá la lista de alumnos del curso y hacemos doble clic sobre el alumno que
deseamos modificar o consultar sus datos. Se abrirá una nueva ventana con la información
deseada y la información que falta rellenar.

CÓDIGO: se puede o no modificar el código del


alumno según lo que haya decidido en el inciso
b) de 2.3.5

En el CURSO y PARALELO selecciona la opción


pertinente

Rellena/revisa los NOMBRES Y APELLIDOS de


los alumnos, ya que al importar los datos de
Excel puede que algunos apellidos compuestos
hayan quedado como nombre.

Selección el SEXO. En LUGAR escribe el departamento, si se tratara de un extranjero anota


el país, en FECHA anota en el formato dd/mm/aaaa, por ejemplo 31/02/2006. Si anota
31/2/2006 le saldrá error.

Rellena la demás información. De PADRES Y OCUPACIÓN.

En la DIRECCIÓN se aconseja seguir este formato: UV/xx-B/xxxxx-C/xxxxNºxx, remplazando


las X por el valor verdadero (UV=Unidad Vecinal, B=Barrio, CóA= Calle o Avenida) separando
la información por un guión corto (-). Esto ayudará a trabajar en Excel los datos con mayor
facilidad.

Rellena la demás información sobre FECHA DE INSCRIPCIÓN, PROCEDENCIA (unidad


educativa de donde viene) y demás datos.

En los apartados de OBSEVACIONES (1 y 2) se puede determinar a nivel institucional añadir


otra información relevante. Por ejemplo, si se dese saber religión, y datos sobre familia-pareja

podemos anotar algo así:

Donde en Obs.1 tenemos que su papá es católico, su mamá es evangélica, y el es católico.

En Obs.2 tenemos que sus papás son divorciados, vive con la tía, y tiene 3 hermanos.

Pero recuerde el orden de los datos, en el caso de no tenerse un dato, debe respetarse las
comas.
Una vez realizados los cambios o consulta, hacer clic en ACEPTAR

Además están los botones, RETIRO Y BORRAR, la diferencia entre estos botones es que:
RETIRO, quita al alumno de la gestión pero se mantiene en la base de datos por si volviera, y
BORRAR. Elimina totalmente la información del alumno.

2.4.2. MODIFICAR RÁPIDAMENTE DATOS


Para acceder a esta opción, clic en el menú Datos Alumno/Modificación Rápida

• Selección el curso que desea con doble clic


• En la tabla que aparezca modifique los datos con doble clic
• Clic en aceptar y salir

2.4.3. INSCRIBIR UN ALUMNO NUEVO


Para acceder a esta opción, clic en el
menú Datos Alumno/Inscripción o tecleé

CTRL+I ó clic sobre el botón 


(registro
de nuevo alumno) y le aparecer la
ventana 

Ya aprendimos su uso en el apartado


2.4.1. Sólo queda decir que por
defecto la ventana aparecerá con el
primer curso del colegio.

Para pasar de casilla en casilla puede


usar ENTER o TAB y para grabar la
información apreté en aceptar o F10

2.4.4. INSCRIBIR UN HERMANO


Si está al tanto que se inscribirá al hermano de un alumno, el programa le facilitará la
inscripción recuperando la información de alumno para su hermano.

Para esto haga clic en el menú Datos Alumno/Inscripción de hermano. Le aparecerá una tabla
con los diferentes cursos y deberá seleccionar con un doble clic el curso del alumno. Luego,
busque en la nómina el alumno y haga doble clic encima e inmediatamente le aparecerá la
ficha de inscripción con datos rellenados a excepción del nombre y fecha de nacimiento.

2.4.5. REGISTRAR EL NIT DE FACTURACIÓN DEL ALUMNO


Se puede añadir a cada alumno el NIT para facturación haciendo uso de una tabla según
cursos que facilita el programa.

2.4.5. INGRESAR Y MODIFICAR OBSERVACIONES AL HISTORIAL DELOS


ALUMNOS
También conocido como SEGUIMIENTO.
En el menú Datos de Alumnos/Historial, tiene 3 opciones, la primera es para registrar en el
historial del alumno situaciones como faltas, retrasos no traída de materiales, etc.

Una vez seleccionado el curso y el alumno, aparecerá una ventana como esta 

Donde se nos ofrece información del alumno 

La fecha a elegir para hacer anotaciones del historial 

Opciones sobre historial: ausencias, retrasos, otros 

Un campo para anotar alguna observación (25


caracteres)

La opción de repetir esta falta a lo largo del día 

Aceptar las observaciones historiales

Podemos añadir más información sobre el alumno a lo


largo del día de diferente índole. Las opciones sobre el
historial (Anotación) pueden ser modificadas o
remplazadas por otras, como lo veremos más adelante en el
punto

Podemos hacer modificaciones al historial seleccionando la


segunda opción del Datos Alumnos/Historial.

Después de seleccionar al alumno nos aparecerá una Tabla


como esta 

Haciendo doble clic en el comentario podemos modificar la observación o simplemente


podemos optar por eliminar el historial que se seleccione

2.4.6. REGISTRAR NOTAS


En el menú datos Alumnos/Registro notas, se añade la puntación de los alumnos obtenidas
para las diferentes asignaturas:

• Seleccione el curso
• Seleccione el paralelo
• Seleccione la
asignatura
• Introduzca las notas
según trimestre que
corresponda

2.4.7. REINSCRIPCIÓN DE ALUMNOS (ABANDONO)


La reinscripción de alumnos está habilitada sólo para aquellos alumnos que se retiraron o
abandonaron el colegio en la gestión presente.

2.4.8. REINSCRIPCIÓN AUTOMÁTICA (PROMOCIÓN)


Esta función está deshabilitada en el programa por tratarse de una muestra, por lo que para
la reinscripción automática se debe proceder como en el punto 2.3.1. Con la salvedad de que
la base de datos de Excel debe ser elaborada de la siguiente manera:

a) Cierre ControlWin
b) De la carpeta original en que esta grabada la base de datos, copie el archivo
Alumnos.bct a una nueva carpeta
c) Ábralo usando el Excel
d) Modifique la columna P (Curso) añadiendo un valor superior, con ello promoverá al
alumno a un superior inmediato, la columna Q(Paralelo) puede modificarla si es que se
moverá un alumno de un paralelo a otro
e) Grabe el documento y ciérrelo

Una ves terminado el proceso proceda tal cual se indica en el punto 2.3.1.

2.5 DEVOLUCIÓN DE DATOS PARA IMPRESIONES

2.5.1. LISTAS POR CURSO O ALUMNO


Existe dos maneras de obtener las listas. La primera le dará un lista rápida realizada por el
programa que no podrá modificar, y la segunda lista le ofrece una lista en Excel modificable.

A) L ISTA RÁPIDA

En el menú haga clic en Reportes/Datos personales/Nombre, seleccione el cursos de su


predilección y aceptar. Inmediatamente tendrá la lista visible para enviar a imprimir.

C) L ISTA EN E XCEL

• Cree un documento Excel (versión 97 o 2003) en la


carpeta deseada y con el nombre deseado.
• En el menú haga clic en Reportes/Reps.para
exportación/Nóminas Excel, seguidamente aparecerá un
ventana con una casilla
• Usando el botón examinar de la casilla, ubique el
documento Excel creado.
• Haga clic en Aceptar y le aparecerá un listado de los
cursos. Elija el curso que desee convertir a Excel y haga
clic en aceptar y nuevamente clic en sobreescribir.
• Se abrirá la hoja Excel en la que puede trabajar y que se aconseja para LISTAS DE
ASISTENCIA

D) L ISTAS CON INFORMACIÓN

En el mismo menú Reportes/Datos personales, puede observan diferentes combinaciones de


datos que puede requerir:

• Código, Nombre: código asignado o no por el sistema según lo que eligió en


Generación de códigos
• Nombre, Teléfono: información metida al Inscribir un alumno nuevo
• Nombre, Dirección: información metida al Inscribir un alumno nuevo
• Nombre, Nombre Padre: información metida al Inscribir un alumno nuevo
• Nombre, Nombre Madre: información metida al Inscribir un alumno nuevo
• Nombre, Lugar/fecha nac. : información metida al Inscribir un alumno nuevo
• Nombre, Otros datos: referente a si es traspasado, repitente o becado, según lo
anotado al Inscribir un alumno nuevo
• Nombre, Observación 1
• Nombre, Observación 2
• Nómina de varones
• Nómina de mujeres

E) H ISTORIAL PERSONAL DEL ALUMNO

En el menú Reportes/Historial del alumno, puede seleccionar el curso y alumno para obtener
un listado de las inasistencias, retrasos, olvido de materiales, etc. Con sus respectivas fechas
y observaciones.

Estos datos están en función a la información que se introdujo en 2.4.5

F) N OTAS
En Reportes/ Notas, tenemos infinidad de listas para imprimir

1. Boletín 10. Registro de notas

2. Boletín e historial 11. Reprobados (anual)

3. Centralizador trimestral 12. Reforzamiento anual

4. Centralizador de promedios 13. Boletín de promoción

5. Centralizador de promedios anuales 14. Boletín de Ciencias Integradas

6. Centralizador de promedios finales 15. Boletines pre-impresos

7. Centralizador de promedios de área 16. Reporte de inconsistencia

8. Mejores /peores promedios

9. Promedios por curso


B OLETÍN
Seleccionando el curso, y alumno, obtendrá un boletín rápido del alumno para imprimir

B OLETÍN E HISTORIAL

Seleccionando el curso, y alumno, obtendrá un boletín seguido de un historial con fechas de


los sucesos.

C ENTRALIZADOR TRIMESTRAL

Selecciona el curso y el trimestre, y obtendrás un centralizador de notas finales del trimestre


según sus asignaturas.

C ENTRALIZADOR DE PROMEDIOS

Selecciona el curso y obtendrás un centralizador de los alumnos con sus notas promedio (1º
Trim+2ºTrim+…) de sus asignaturas

C ENTRALIZADOR DE PROMEDIOS ANUALES

Ofrece un listado de los alumnos de un curso con sus notas promedio del año, según
asignatura

C ENTRALIZADOR DE PROMEDIOS DE ÁREA

Se obtiene un listado de los alumnos de un curso con sus respectivas notas de Aprobación,
Reforzamiento y Nota Final, según áreas (matemáticas, lenguaje, ciencias de la vida, etc).

M EJORES / P EÓRES P ROMEDIOS


Puede obtener fácilmente un listado de los alumnos (sin tomar en cuenta el curso) con mayor
rendimiento o peor, según trimestre o anualizado

P ROMEDIOS POR CURSO

Se trata de una lista de los alumnos por curso en los cuales se aprecia la nota promedio final
de cada uno.

R EGISTRO DE NOTAS

Puede obtener un lista de cada curso con respecto a una asignatura y las notas de los
alumnos en PC, DPS y PT.

R EPROBADOS
Puede obtener el listado de alumnos que tienen una o varias asignaturas reprobadas. Para
ello debe especificar el rango en aplazos que requiere.

R EFORZAMIENTO ANUAL

Nos ofrece una lista de un curso a elegir y los alumnos cuyas notas los califica para
reforzamiento.
B OLETÍN DE PROMOCIÓN

Puede obtener una lista de los alumnos de un curso con respecto a una asignatura, donde se
señale su Promedio de Aprobación, de Reforzamiento y final tanto numérico como literal.

B OLETÍN DE CIENCIAS INTEGRADAS

Al igual que el anterior, tan sólo que se aplica a 1º y 2º de secundaria.

B OLETINES P RE - IMPRESOS
A excepción de los anteriores, este boletín es adecuado para imprimir para los ALUMNOS, o
PADRES DE FAMILIA ya que contempla la información de cada alumno en referencia a sus
asignaturas y notas

R EPORTE DE INCONSISTENCIA

2.5.4. Reorganización de datos

Los archivos de la base de datos que maneja el programa poseen archivos


auxiliares conocidos como archivos índices. Estos deben estar estrictamente
coordinados con los primeros, sin embargo, algunos percances (corte de energía,
bloqueo de la computadora, etc.) en ocasiones provocan ciertos desfases en la
mencionada coordinación.
Esta opción, que puede llevar algunos minutos, reconstruye los archivos
índices y debería ser utilizada cuando la información parezca haberse perdido o
mezclado de alguna manera. Si esta operación no soluciona el problema, debería
restaurar de su ultimo backup.
Verificar retrasos y ausencias con historial: Si usted desea que la información
impresa en el informe de asistencia de la libreta sea extraida del registro de historial
de alumnos, debe activar esta opción, y la cantidad de retrasos y faltas se generará
individualmente para cada alumno. Para proceder de esta manera necesita que: 1) el
registro haya sido alimentado con esa información; 2) indicar los códigos de historial
correspondientes a atrasos y faltas; 3) indicar la fecha en que termina el primer y el
segundo trimestre; y, 4) los días trabajados de cada trimestre.

3.1.18. Archivos / Configurar Operación / Datos de facturación

Todas las opciones

34

Completar con ceros los números de factura: Si desea que el programa complete

los números de facturas con ceros a la izquierda hasta totalizar una cantidad

especificada de dígitos, utilice esta opción.

Por ejemplo, si decide completar a 6 dígitos e ingresa 1230, el número será

convertido en 001230, lo cual es muy conveniente para la impresión de reportes

ordenados por número de factura.


Imprimir factura o comprobante: Con el sistema ControlWin usted puede imprimir

un comprobante de pago o llenar datos en una factura pre-impresa. Esta opción

define cual de estas alternativas será usuada. En caso de optar por la última podrá

llenar datos en una factura preimpresa que deberá diseñar adecuadamente en la

opción Diseño de factura del menú de Utilidades.

Iniciar numeración de factura en: Esta opción sólo pide el último número de

factura utilizado para que la numeración interna del programa continue a partir del

siguiente número. Así, si registra 1000 en esta opción, el programa colocará la

próxima vez que registre algún pago el número 1001 y consecutivamente para los

próximos registros de cuotas o pagos.

3.1.19. Archivos / Propiedades

Esta opción presenta información relativa al sistema, al grupo de datos actualmente

en uso y al hardware y software de la computadora. En caso de asistencia técnica

por teléfono, esta información podría ser solicitada al usuario.

Note que dispone de una ventana con tres pestañas rotuladas ‘ControlWin’, ‘Grupo

de datos’ y ‘Computadora’.

Todas las opciones

35

3.1.20. Archivos / Salir

Para salir del sistema DEBE usar esta opción. NO apague el equipo estando en

ejecución el programa, pues corre el riesgo de perder información. Aunque

ControlWin tiene un módulo de recuperación ante fallas de energía, por lo que es

improbable que tenga problemas, no es una buena práctica abortar el sistema de

forma anormal.

Todas las opciones

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Materias adicionales del menú de Utilidades. Las materias oficiales son las

siguientes:

Primaria inferior:

1. LENGUAJE

2. MATEMATICA

3. CIENCIAS NATURALES
4. STUDIOS SOCIALES

5. RELIGION Y MORAL

6. MUSICA

7. ACTIVIDADES MANUALES

8. ED. FISICA E HIGIENE

Primaria superior:

1. MATEMATICA

2. LENGUAJE

3. CIENCIAS NATURALES

4. ESTUDIOS SOCIALES

5. INGLES

6. FRANCES

7. ED. FISICA E HIGIENE

8. MUSICA

9. ARTES PLASTICAS

10. RELIGION Y MORAL

Todas las opciones

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11. TECNICA VOCACIONAL

1ro. de secundaria:

1. MATEMATICA

2. LENGUAJE-LITERATURA

3. PSICOLOGIA

4. CIENCIAS NATURALES

5. FISICA

6. QUIMICA

7. ESTUDIOS SOCIALES

8. INGLES

9. FRANCES

10. ED. FISICA E HIGIENE

11. MUSICA

12. ARTES PLASTICAS


13. RELIGION Y MORAL

2do. de secundaria:

1. MATEMATICA

2. LENGUAJE-LITERATURA

3. FILOSOFIA

4. PSICOLOGIA

5. CIENCIAS NATURALES

6. FISICA

7. QUIMICA

8. ESTUDIOS SOCIALES

9. INGLES

10. FRANCES

11. ED. FISICA E HIGIENE

12. MUSICA

13. ARTES PLASTICAS

14. RELIGION Y MORAL

3ro. y 4to de secundaria:

1. MATEMATICA

2. LENGUAJE-LITERATURA

3. FILOSOFIA

4. CIENCIAS NATURALES

5. FISICA

6. QUIMICA

7. HISTORIA

8. GEOGRAFIA

9. CIVICA

10. INGLES

11. FRANCES

12. ED. FISICA E HIGIENE

13. MUSICA

14. ARTES PLASTICAS

Todas las opciones


45

15. RELIGION Y MORAL

3.3. Menú de Reportes


Reportes para exportación

Los reportes para exportación engloban a aquellos reportes que el sistema genera,

pero que no son impresos directamente, sino que hacen uso de otro programa para

su impresión definitiva. Actualmente ese segundo programa es el muy popular MS

Excel. La documentación de fin de año es procesada de esa manera, es decir que

los boletines por asignatura y los centralizadores son escritos en libros Excel. La

excepción son las libretas que se imprimen directamente desde el sistema aunque

por el momento la opción correspondiente figura en esta sección en un intento por

facilitar el cambio de versión de usuarios antiguos. En las siguientes versiones de

ControlWin, esta opción será cambiada de lugar en la estructura de menús.

Los reportes que ofrece esta opción son:

1. Boletín por asignatura

2. Centralizador de secundaria

3. Centralizador de primaria

4. Libretas oficiales

3.3.32. Reportes / Reportes para exportación / Boletín por asignatura

Todas las opciones

67

Ventana de “Boletín por asignatura”

Esta forma de generación de la documentación de fin de año, consiste en exportar

los datos hacia un Libro Excel cuyo nombre podemos escribir en la casilla rotulada

“Nombre del libro Excel”. Este libro será llenado con la información del boletín por

asignatura para cada una de las materias del curso seleccionado. Si las hojas del

libro indicado están adecuadamente formateadas, el trabajo de impresión de los

boletines por asignatura será simplemente cuestión de cambiar algunos datos

relativos al curso y materia.

El nombre del libro Excel puede ser dejado en blanco, en cuyo caso se creará un

libro con una hoja en blanco y con el ancho de algunas columnas ajustado para los
datos que contendrán. Luego, esta hoja será copiada tantas veces como sea

necesario para la cantidad de materias del curso seleccionado y la cantidad de

alumnos por curso. Aunque esto es posible, no es recomendable pues usted ya

dispone de hojas Excel formateadas para minimizar el trabajo de generación de la

documentación.

La casilla de fila inicial se refiere a la fila de la planilla electrónica a partir de la cual

se insertarán los datos, es decir en que fila estarán los datos del primer alumno del

boletín.

La casilla ‘Registros por página’ se refiere a cuantas filas con datos de alumnos se

imprimirán en cada hoja de la planilla electrónica. Una vez alcanzado este número, el

sistema creará una nueva hoja con el mismo formato y continuará insertando mel

resto de los registros del curso.

Tal como se dijo en un párrafo anterior, usted seguramente ya dispone de hojas

formateadas para boletines de promoción y centralizadores. Existen hojas con el

Todas las opciones

68

mismo rayado, títulos y formato general de las hojas impresas enviadas por las

Direcciones Distritales, y también existen hojas sin rayado ni títulos, pero con los

anchos de columna y altos de filas adecuadamente colocados para que su impresión

llene los espacios correspondientes en las hojas recogidas de las Direcciones

Distritales. Sin embargo, aunque usted disponga de estas hojas seguramente deberá

hacer algunos ajustes debido a que diferentes impresoras suelen imprimir diferente

las mismas hojas.

Una vez que termine de hacer los ajustes necesarios en su hoja de boletín o

centralizador, debe almacenarla (también conviene que grabe una copia en otro

lugar o con nombre distinto) y luego la utilizará en esta opción del sistema,

específicamente en la casilla ‘Nombre del Libro Excel’.

Después que seleccione el curso, el sistema llenará los datos de nombres, notas

numéricas, literales y observaciones de cada materia del curso escogido en sendas

hojas que conservarán el formato de la primera, por lo que su labor a partir de ese

punto consistirá simplemente en cambiar el nombre de la materia en cada hoja.

Recuerde que si desea grabar los boletines generados de esta manera, debe hacerlo
con otro nombre usando la opción ‘Guardar como...’, aunque esto no parece ser

necesario ya que podrá generar estos boletines en cualquier momento.

3.3.33. Reportes / Reportes para exportación / Centralizador de primaria

Esta forma de generación de la documentación de fin de año, consiste en exportar

los datos hacia un Libro Excel cuyo nombre podemos escribir en la casilla rotulada

“Nombre del libro Excel”. Este libro será llenado con la información del centralizador

de primaria. Si las hojas del libro indicado están adecuadamente formateadas, el

trabajo de impresión de los boletines por asignatura será simplemente cuestión de

cambiar algunos datos relativos al curso.

La ventana que se nos presenta al ingresar a esta opción es similar a la del punto

anterior. De la misma manera, la casilla de nombre de Libro Excel puede dejarse

vacío, aunque seguramente lo más conveniente será tener ya una planilla con un

formato adecuado para usarlo con todos los cursos del ciclo. Los campos de ‘Fila

inicial’ y ‘Registros por página’ tiene los mismos propósitos descritos arriba.

Seguramente usted ya dispone de hojas formateadas para centralizadores de

primaria inferior, primaria superior y secundaria. Existen hojas con el mismo rayado,

títulos y formato general de las hojas impresas enviadas por las Direcciones

Distritales, y también existen hojas sin rayado ni títulos, pero con los anchos de

columna y altos de filas adecuadamente colocados para que su impresión llene los

espacios correspondientes en las hojas recogidas de las Direcciones Distritales. Sin

embargo, aunque usted disponga de estas hojas seguramente deberá hacer algunos

ajustes debido a que diferentes impresoras suelen imprimir diferente las mismas

hojas.

Todas las opciones

69

Una vez que termine de hacer los ajustes necesarios en su hoja de centralizador,

debe almacenarla (también conviene que grabe una copia en otro lugar o con

nombre distinto) y luego utilizará ese nombre de archivo en esta opción del sistema,

específicamente en la casilla ‘Nombre del Libro Excel’.

Después que seleccione el curso, el sistema llenará los datos de nombres, notas y

observaciones y en caso necesario creará nuevas hojas para que sean incluidos

todos los alumnos. Para una de estas nuevas hojas creadas conservarán el formato
de la primera. Recuerde que debe cambiar algunos datos como el nombre del curso

en cada hoja del libro Excel.

Recuerde que si desea grabar los centralizadores generados de esta manera,

debería hacerlo con otro nombre usando la opción ‘Guardar como...’ de Excel,

aunque esto no parece ser necesario ya que podrá generar estos centralizadores en

cualquier momento.

3.3.34. Reportes / Reportes para exportación / Centralizador de secundaria

Esta forma de generación de la documentación de fin de año, consiste en exportar

los datos hacia un Libro Excel cuyo nombre podemos escribir en la casilla rotulada

“Nombre del libro Excel”. Este libro será llenado con la información del centralizador

de secundaria. Si las hojas del libro indicado están adecuadamente formateadas, el

trabajo de impresión de los centralizadores será simplemente cuestión de cambiar

algunos datos relativos al curso y estadísticas.

La ventana que se nos presenta al ingresar a esta opción es similar a la del punto

anterior. De la misma manera, la casilla de nombre de Libro Excel puede dejarse

vacío, aunque seguramente lo más conveniente será tener ya una planilla con un

formato adecuado para usarlo con todos los cursos del ciclo. Los campos de ‘Fila

inicial’ y ‘Registros por página’ tiene los mismos propósitos descritos arriba.

Debe tomar en cuenta que los centralizadores de primero y segundo de secundaria

pueden presentar las calificaciones de las materias de Ciencias Naturales, Física y

Química o el promedio de las tres para conformar una nota de Ciencias Integradas.

Esta decisión se establece en Archivos – Configurar operación – Datos Libreta y

también se aplica a las libretas de manera que existan consistencia entre

centralizadores y libretas.

Seguramente usted ya dispone de hojas formateadas para centralizadores de

primaria inferior, primaria superior y secundaria. Existen hojas con el mismo rayado,

títulos y formato general de las hojas impresas enviadas por las Direcciones

Distritales, y también existen hojas sin rayado ni títulos, pero con los anchos de

columna y altos de filas adecuadamente colocados para que su impresión llene los

espacios correspondientes en las hojas recogidas de las Direcciones Distritales. Sin

embargo, aunque usted disponga de estas hojas seguramente deberá hacer algunos

ajustes debido a que diferentes impresoras suelen imprimir diferente las mismas
hojas.

Todas las opciones

70

Una vez que termine de hacer los ajustes necesarios en la hoja del centralizador,

debe almacenarla (también conviene que grabe una copia en otro lugar o con

nombre distinto) y luego utilizará ese nombre de archivo en esta opción del sistema,

específicamente en la casilla ‘Nombre del Libro Excel’.

Después que seleccione el curso, el sistema llenará los datos de nombres, notas y

observaciones y en caso necesario creará nuevas hojas para que sean incluidos

todos los alumnos. Para una de estas nuevas hojas creadas conservarán el formato

de la primera. Recuerde que debe cambiar algunos datos como el nombre del curso

en cada hoja del libro Excel.

Recuerde que si desea grabar los centralizadores generados de esta manera,

debería hacerlo con otro nombre usando la opción ‘Guardar como...’ de Excel,

aunque esto no parece ser necesario ya que podrá generar estos centralizadores en

cualquier momento.

3.3.35. Reportes / Reportes para exportación / Libretas oficiales

Esta opción está claramente fuera de lugar debido a que este reporte no es

exportado sino que las libretas se imprimen directamente en la libreta oficial, pero ha

sido mantenida en este sitio de la estructura de menús para hacer más fácil la

adaptación de los usuarios de versiones anteriores. Esto será modificado en las

siguientes versiones del sistema. Consulte el sitio web de S.I. Yupan

(http://yupan.netfirms.com) para conocer las fechas de liberación de las próximas

versiones o escriba a yupan03@yahoo.com pidiendo información de novedades.

Este reporte, después de la selección de curso y alumno, mostrará un reporte de dos

hojas: el anverso y el reverso de la libreta con los datos acomodados según la

definición por defecto o la que se haya efectuado a través de la opción Datos de

libreta del submenú de Configurar operación del menú de Utilidades. Consulte

esta opción para un completa referencia acerca del trabajo de preparación previo a

la impresión de libretas.

3.3.36. Reportes / Búsqueda

Cuando sólo se conocen algunos datos de un alumno y se desea averiguar el resto


de sus datos personales a través de una búsqueda en el archivo de alumnos, utilice

esta opción que formará un criterio de búsqueda con los datos ingresados. Por

ejemplo, si usted ingresa un código existente y hace clic en el botón Aceptar o

presiona F10, el programa inmediatamente mostrará todos los datos del alumno

correspondiente, puesto que los códigos son únicos. Por supuesto, también puede

ser que sólo vea un mensaje de error indicando que no existe ningún alumno con

dicho código.

Otro ejemplo: si ingresa un apellido, digamos 'Vera', el sistema presentará una lista

Todas las opciones

71

con todos aquellos alumnos de apellido ‘Vera’, pero si sólo existiera uno, entonces

se presentará directamente la ventana de consulta/modificación de datos.

En realidad, la búsqueda se efectúa de manera que si existieran alumnos de apellido

‘Veramendi’ o ‘Verastegui’ también serían incluidos como resultados de la búsqueda.

Esta característica permite, entre muchas otras posibilidades, que usted pueda

averiguar qué alumnos cumplen años en determinada fecha. Para esto sólo tendría

que registrar el día y mes en la casilla ‘Fecha de nacimiento’.

Además es posible buscar bajo criterios múltiples, es decir, que, por ejemplo,

podríamos buscar a los alumnos con cierto apellido, que además tengan un lugar de

nacimiento específico y que sean repitentes.

Por favor tome en cuenta que los cuadros de verificación de Traspaso, Repitente y

Becado aceptan los estados de “marcado”, “no marcado” e “indiferente”.

3.3.37. Reportes / Estadísticas

Las opciones de este menú son las siguientes:

1. Distribución de alumnos

2. Porcentaje de aprobación

3. Notas promedio

4. Frecuencia en historial

5. Alumnos retirados

6. Gráficos

Todas las opciones

72
3.3.38. Reportes / Estadísticas / Distribución

Este reporte muestra la cantidad de alumnos existente en cada curso y paralelo y el

porcentaje que resulta respecto al total en el establecimiento.

En caso de ser un colegio mixto, el reporte muestra, además, la cantidad de varones

y mujeres existente en cada paralelo.

Ejemplo del reporte de distribución de alumnos

3.3.39. Reportes / Estadísticas / Porcentaje de aprobación

Muestra la cantidad de alumnos del curso escogido, la cantidad de aprobados,

reprobados y alumnos sin nota en cada materia del curso escogido; además los

porcentajes que representan respecto al total de alumnos en el curso. Esta opción

reúne todos los paralelos del curso escogido.

Ejemplo del reporte de Porcentaje de aprobación

Todas las opciones

73

3.3.40. Reportes / Estadísticas / Notas promedio

Escoja el curso y paralelo deseado y el trimestre de desee analizar para que el

programa genere un reporte que muestra cada materia del curso y el promedio de

aprobación en dicha materia, así como el de reprobación y, finalmente, el promedio

general, considerando aprobados y reprobados.

Ejemplo del reporte de Notas promedio

3.3.41. Reportes / Estadísticas / Frecuencia en historial

Este reporte, que podría demorar unos minutos en estar listo, muestra la cantidad de

anotaciones para cada código de observación en el archivo de historial de alumnos.

Debe escoger el rango de fechas a considerar y se generará un reporte que muestra

la cantidad de veces que se empleó ese código dentro del período señalado y el

porcentaje que resulta del total.

Todas las opciones

74

Ejemplo del reporte de distirbución de frecuencia en historial

3.3.42. Reportes / Estadísticas / Alumnos retirados

Los alumnos que se registran como retirados son eliminados de los archivos

principales del sistema, pero se conservan los datos de la fecha de su retiro, el


nombre y el curso al que pertenecía. Recuerde que para registrar el retiro de un

alumno, debe utilizar la opción apropiada dentro de Modificación/consulta de

alumnos en el menú de Datos de alumnos.

Ejemplo del reporte de alumnos retirados

Gráficos estadísticos

3.3.43. Reportes / Estadísticas / Gráficos / Trimestre-nota asignatura

Este gráfico de barras muestra el promedio general de los alumnos del curso y

materias seleccionados durante cada uno de los tres trimestres de una gestión.

Todas las opciones

75

3.3.44. Reportes / Estadísticas / Gráficos / Trimestre-nota asignatura

Este gráfico de líneas muestra la distribución de frecuencia de las notas de los

alumnos del curso y de la materia seleccionada. En el eje X están las calificaciones y

en el eje Y la cantidad de alumnos.

Otros listados

Los reportes que se pueden generar a través de este menú son los siguientes:

1. Alumnos becados

2. Hermanos inscritos

3. Registro de notas vacio

3.3.45. Reportes / Otros listados / Alumnos becados

Este reporte muestra para todos los cursos, una lista de los alumnos que posean

una beca y que esté así identificado en el campo BECADO que se presenta al

momento de inscribir o de editar las fichas de alumnos.

Adicionalmente, usted puede escoger si desea que al lado de cada alumno aparezca

la descripción del campo OBS.1 u OBS. 2.

Todas las opciones

76

3.3.46. Reportes / Otros listados / Hermanos inscritos

Este reporte se basa en los campos de apellido PATERNO y apellido MATERNO

para generar un listado en el que aparecen juntos aquellos alumnos con los mismos

apellidos y que presumiblemente son hermanos.

El reporte es generado para todos los cursos y muestra además el curso al que
pertenece para alumno de la lista. Por supuesto sólo son incluidos los alumnos que

tienen uno o más hermanos (presumiblemente).

3.3.47. Reportes / Otros listados / Registro de notas vacío

Utilice esta opción para generar un listado de alumnos con el rayado para llenar las

notas correspondientes a los tres trimestres en cualquier materia. Para esto el

programa deja espacio para colocar el nombre de la materia y del docente.

Ejemplo de registro de notas vacio

Todas las opciones

77

1.4. Menú de Utilidades


Las opciones de este menú son:

1. Identificación de los datos

2. Administrador de usuarios

3. Reorganizar datos

4. Códigos de historial

5. Materias adicionales

6. Montos de mensualidades

7. Textos para cuotas/pagos

8. Diseño de factura

9. Diseño de libreta

3.4.1. Utilidades / Identificación de los datos

Dispone de tres líneas para registrar el nombre de su establecimiento. El programa

centrará automáticamente cada línea para presentarla en el cuadro de identificación

del menú principal o a la cabecera de todos los reportes impresos, aunque esto

último puede ser evitado utilizando la opción apropiada del menú de Configurar

operación en Archivos.

Si maneja más de una gestión conviene identificar en esta parte la gestión a que

pertenecen los datos para así tener una indicación rápida del grupo con el que se

está trabajando en cualquier momento.

3.4.2. Utilidades / Administrador de usuarios

El administrador de usuarios le permite configurar 'cuentas' para cada persona que


deba usar el sistema ControlWin. Notará que después de la instalación cualquier

persona que ejecute el sistema podrá ingresar a cualquier opción sin restricciones.

Según se ha visto, esta es la forma más frecuente de trabajo cuando pocas

personas tienen acceso físico a las computadoras de la secretaria o dirección del

Todas las opciones

78

establecimiento. Sin embargo, si usted desea puede usar esta poderosa

característica del sistema para evitar o limitar el acceso a la información del

establecimiento.

Al ingresar al Administrador de usuarios verá una ventana similar a la siguiente:

La lista de la izquierda en la figura está vacia, lo que significa que no hay usuarios

definidos y cualquier persona tiene acceso a todas las opciones. Si ahora presiona el

botón rotulado Nuevo verá una ventana que solicita un nombre para el usuario y una

contraseña (es pedida 2 veces con propósitos de confirmación).

Tanto el nombre del usuario como la contraseña deben tener por lo menos 4

caracteres que pueden ser números, letras o combinaciones y no importa si son

mayúsculas o minúsculas.

Si es el primer usuario que define obtendrá un mensaje como el mostrado abajo.

Todas las opciones

79

Esto es importante. La primera cuenta de usuario debe tener acceso a la opción del

Administrador de usuarios, pues de lo contrario el sistema quedaría bloqueado sin

ninguna persona con acceso a las opciones de creación, eliminación y modificación

de usuarios. La siguiente pantalla le muestra cómo habilitar esa u otras opciones.

Cuando termine de definir el o los usuarios, el sistema estará preparado para que la

siguiente vez que se ejecute pida un nombre de usuario y la correspondiente

contraseña, tal como muestra la siguiente figura:

Todas las opciones

80

Después que el usuario coloque su nombre y contraseña, el sistema deshabilitará las

opciones a las que no se le haya dado explicitamente acceso. El menú de reportes,

por ejemplo, podría verse de la siguiente manera:


La figura muestra que el supuesto usuario actual sólo tiene acceso a los reportes de

Datos personales, notas y a la función de búsqueda.

3.4.3. Utilidades / Reorganizar datos

Los archivos de la base de datos que maneja el programa poseen archivos auxiliares

conocidos como archivos índices. Estos deben estar estrictamente coordinados con

los primeros, sin embargo, algunos percances (corte de energía, bloqueo de la

computadora, etc.) en ocasiones provocan ciertos desfases en la mencionada

coordinación.

Esta opción, que puede llevar algunos minutos, reconstruye los archivos índices y

debería ser utilizada cuando la información parezca haberse perdido o mezclado de

alguna manera. Si esta operación no soluciona el problema, debería restaurar de su

Todas las opciones

81

última copia de seguridad. Sin embargo, recuerde que dispone de soporte técnico

gratuito a través de teléfono o correo electrónico.

3.4.4. Utilidades / Códigos de historial

Los códigos que se emplearán para registrar el historial de los alumnos deben ser

especificados a través de esta opción. Una vez que lo haga, dispondrá de menús

que los mostrarán y permitirán escogerlos sin necesidad de recordarlos.

En caso de disponer de espacio, puede aumentar otros códigos aunque ya hubiera

realizado registros en el historial de los alumnos, sin embargo deberá tener cuidado

al cambiarlos, ya que el programa utilizará las descripciones en el momento de la

impresión de los reportes.

Si decide cambiar las categorias de observaciones que el sistema trae por defecto

tenga en cuenta que en el informe de asistencia de las libretas es posible utilizar la

información registrada en el historial de alumnos acerca de las faltas y atrasos, por lo

que seguramente necesitará incluir categorias para estos conceptos.

3.4.5. Utilidades / Materias adicionales

En esta opción usted puede registrar las materias que no están contempladas

actualmente en las disposiciones oficiales y que, sin embargo, son impartidas en su

establecimiento.

Puede registrar hasta tres materias adicionales por cada curso y también puede
borrar alguna materia registrada anteriormente, pero tenga cuidado de no hacerlo

después de haber ingresado las notas correspondientes, ya que dichas calificaciones

Todas las opciones

82

no aparecerían en los reportes de notas pero se conservan internamente y

deformarían la información de ciertos reportes como el cuadro de honor, reportes

estadísticos, etc.

Estas materias adicionales se imprimen en los boletines generados por el sistema

(Reportes – Notas - Boletín) y opcionalmente pueden imprimirse también en la

libreta oficial.

3.4.6. Utilidades / Montos de mensualidades

Con esta opción es posible registrar los montos establecidos como pagos mensuales

para cada curso. Esta información es utilizada por el programa al registrar el pago de

mensualidad de un alumno, donde se presenta este monto por defecto. De esta

manera no necesita recordar el monto que el alumno debe pagar.

En caso de estar registrando el pago de un alumno becado, el programa calcula el

monto que el alumno debería pagar considerando el porcentaje de beca señalado al

registrar al alumno. La fórmula utilizada para este cálculo es:

pago = monto - %beca*monto

Por supuesto, este monto puede cambiarse para registrar pagos parciales o

adelantados, por lo que esta opción sólo tiene el propósito de agilizar la entrada de

datos y de hacer posible el cálculo de cuotas pagadas por el alumno para el reporte

del mismo nombre y para el reporte de mora. Estos reportes (Reportes – Reportes

de cuotas – Cuotas pagadas/Alumnos en mora) no se pueden generar si no ha

incluido la información de esta opción.

Todas las opciones

83

La columna rotulada con 'Inicial' es algún monto (si lo hubiera) que se cobrará a

principios de gestión (matrícula, aporte, etc.). El efecto de registrar este monto es

que el programa utilizará esa información cuando tenga que calcular la cantidad de

cuotas pagadas por un alumno. En este caso el sistema previamente disminuirá del

monto total el importe inicial aquí registrado para después recien dividir entre el
monto de la columna 'Cuota', lo cual dará la cantidad de cuotas canceladas por el

alumno.

Finalmente, note que existe un cuadro de verificación para establecer si los

porcentajes de beca se deben aplicar también al monto inicial.

3.4.7. Utilidades / Textos para cuotas/pagos

Como una forma de facilitar y agilizar la entrada de datos, se ha incluido esta función

que consiste en la asignación de textos a los botones 1 a 10 de las ventanas de

registro de cuotas y pagos.

La siguiente figura muestra la parte de la ventana en que se encuentran estos

botones.

Todas las opciones

84

Una vez definidos estos textos, la presión sobre alguno de estos botones hará que

en el campo de descripción aparezca el texto definido para este número. Por

supuesto también podrá modificar este texto automáticamente escrito.

Esta funcionalidad es la misma tanto en el registro de cuotas como en el registro de

pagos.

3.4.8. Utilidades / Diseño de factura

El sistema ControlWin puede imprimir sobre las facturas pre-impresas autorizadas

por el Servicio de Impuestos Nacionales y para esto ofrece esta función que permite

al usuario diseñar la factura ubicando adecuadamente los cuadros que representan

cierta información que se imprimirá en la factura, como por ejemplo, la fecha, el

nombre para la factura, número de RUC, importes, etc.

Sólo tiene que usar la técnica de “arrastrar y soltar” cada uno de los cuadros

blancos.

Todas las opciones

85

Para que verifique fácilmente el diseño, puede emplear el botón 'Probar' para

imprimir sobre una hoja en blanco que a trasluz hará coincidir con una factura.

Recuerde que el sistema de sacar fotocopias e imprimir en estas no es muy

adecuado pues las fotocopias no suelen coincidir exactamente con el original en

cuanto a la posición en el papel.


Los cuadros R.U.C. y Nombre son registrados para cada alumno en la opción Datos

de Alumnos – Registro de R.U.C. La fecha es la que tiene registrada la

computadora al momento de la impresión.

El cuadro rotulado ‘Líneas de detalle’ y ‘Montos’ en la parte derecha muestran los

nombres, cursos, conceptos e importes cancelados para cada uno de los pagos

realizados con el mismo número de factura. Queda a la responsabilidad del usuario

el mantener esta cantidad menor o igual al número de líneas que el formato de su

factura permite. En otras palabras, si usted ha registrado 4 pagos con el mismo

número de factura y su forma pre-impresa sólo tiene espacio para tres líneas, el

sistema simplemente imprimirá fuera del lugar adecuado.

El total en letras es el literal del monto total y tiene el fomato del siguiente ejemplo:

“trescientos cuarenta y dos, 00/100”, es decir, el formato normal de importes en

literal.

3.4.9. Utilidades / Diseño de libreta

Al igual que con las facturas descrita en el punto anterior, el Sistema ControlWin

permite imprimir sobre las libretas oficiales, pero previamente debe diseñar la libreta

en cuanto a las posiciones de los diferentes campos de información que se

imprimen, como por ejemplo, nombres, distrito escolar, departamento, las columnas

de notas, la fila de asistencia, etc. Para esto dispone de dos opciones que sirven

para el diseño del anverso de la libreta y otras dos para el diseño del reverso de la

libreta. Estas opciones están referidas a las libretas de primaria y a las de

secundaria. De manera que deberá diseñar el anverso de la libreta de primaria y

también el anverso de la libreta de secundaria y lo mismo con los reversos (la cara

donde van las notas).

Para el anverso, debe llenar los datos adecuados en la opción Archivos –

Configurar operación – Datos de libreta que solicita la siguiente información :

Unidad educativa, Núcleo, Localidad, Distrito escolar, Departamento, Día, mes, año

para la parte central de la libreta y año para la parte derecha y, finalmente, el número

inicial para la matrícula.

Si desea efectuar un “ajuste fino” de las posiciones de los campos puede hacer clic

derecho sobre alguno de los cuadros y obtendrá un menú con las opciones: Subir,

Bajar, Derecha e Izquierda. Cada una de estas opcioines moverá en la dirección


indicada el cuadro en cuestión el mínimo espacio posible.

Todas las opciones

86

Diseño del anverso de una libreta

El diseño del reverso de la libreta requiere un poco más de cuidado pero suele

efectuarse mucho más rápido. La alineación a los espacios correspondientes sobre

la libreta debe ser efectuada siempre de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

No alinee filas del medio mientras aún no estén correctamente acomodadas las filas

superiores. Lo mismo es valedero para las columnas, aunque se ha visto que estas

representan menos problema.

Diseño del reverso de una libreta

También debe tomar en cuenta que no siempre las ubicaciones definidas utilizando

Todas las opciones

87

una impresora serán exactamente las mismas cuando utilice otra. Conviene que

efectue todas las pruebas utilizando la impresora que usará en la impresión definitiva

de las libretas. Además, al igual que en el caso de las facturas, para que verifique

fácilmente el diseño, puede emplear el botón 'Probar' para imprimir sobre una hoja

en blanco que a trasluz hará coincidir con una libreta. Recuerde que el sistema de

sacar fotocopias e imprimir en estas no es muy adecuado pues las fotocopias no

suelen coincidir exactamente con el original en cuanto a la posición en el papel. Por

otra parte, las libretas oficiales suelen tener tamaños no estándares y será

conveniente que recorte papel del mismo tamaño para sus pruebas. También se ha

comprobado experimentalmente que, en general, las impresoras a tinta son mucho

más apropiadas que las de cinta para esta tarea.

Respecto a las opciones de configuración para el reverso de las libretas, la opción

opción Archivos – Configurar operación – Datos de libreta presenta una sección

rotulada ‘Reverso’ que solicita información acerca de: la numeraicón de la esquina

superior izquierda, la impresión de Ciencias Integradas o materias sueltas, el cruce

de información con el historial de alumnos para el informe de asistencia y la cantidad

de días trabajados para cada trimeste.

Dentro de la misma opción de configuración, existe una sección para las materias
adicionales en la que se especifica si se desea su impresión en las libretas y la fila

en caso afirmativo.

Para no empezar desde cero, el diseño de su libreta, podría primero verificar en el

sitio web de S.I. Yupan la existencia de un archivo de diseño de libreta para el mismo

modelo de impresora que usted empleará en la impresión de las libretas de su

establecimiento. En caso de encontrar uno que le parezca más adecuado que el

presentado por defecto, debe descargarlo, cambarle en nombre a Libreta.dct y

copiarlo en la carpeta del sistema (por defecto C:\Archivos de

programa\Yupan\ControlW). Si hace seguramente deberá registrar los datos de

identificación del establecimiento (Unidad, Distrito, Núcleo, etc.) y otras opciones

previstas en Archivos – Configuración de operación – Datos de Libreta.

Anexos

88

ANEXO 1. Preguntas y Repuestas frecuentes


En las hojas que siguen encontrará respuestas a algunas de las preguntas que se

han realizado con mayor frecuencia respecto al Sistema ControlWin.

¿Es posible manejar varias gestiones con este sistema?

Si. ControlWin dispone de las opciones necesarias para que usted pueda abrir,

cuando lo necesite, gestiones pasadas o incluso grupos de datos de otros

establecimientos educativos. Esta información es mantenida íntegramente, de

manera que cualquier momento podrá generar libretas, historiales o simples nóminas

de alumnos de cualquier grupo de datos almacenado en su disco.

¿Podré imprimir libretas y centralizadores?

Definitivamente si. El sistema ofrece una muy amplia variedad de reportes que

puede consultar en pantalla o imprimir en papel y los reportes de notas constituyen

una buena parte del total de reportes. Por supuesto, también podrá generar la

documentación de fin de gestión escolar consistente en boletines por asignatura,

centralizadores de primaria y secundaria y también las libretas oficiales.

¿Los cálculos de promedios de área se realizan correctamente?

Todos los cálculos se han diseñado cuidadosamente y no olvide que el sistema ha

funcionado y está en funcionamiento en muchos establecimientos educativos, por lo


que se ha verificado muchas veces la validez de los promedios.

Probablemente usted se refiera a la especificación del Reglamento de Evaluación

que indica que deben calcularse los promedios verticales y horizontales y que la nota

definitiva será la mayor. En ese caso específico, la respuesta es sí, pues el sistema

realiza precisamente eso: calcular ambos promedios y colocar el mayor. Por

supuesto, en el resto de los casos que son simples sumas o redondeos, los cálculos

del sistema también son correctamente efectuados.

¿Este sistema trabaja en red?

La versión disponible a la fecha (enero-2004) es monousuario y no está diseñada

para trabajar en una red local. Sin embargo, actualmente está en desarrollo la

versión cliente/servidor que tiene una fecha de lanzamiento de marzo-2004. Como

ha ocurrido antes, la actualización de una versión anterior a la nueva tendrá un costo

relativamente bajo y podrá conservar la totalidad de sus datos.

Tengo varias computadoras, ¿debo comprar varias licencias?

Una vez que usted tiene una licencia de uso del sistema, puede adquirir nuevas

licencias para computadoras adicionales por un costo que aproximadamente

Anexos

89

representa un 10% del inicialmente cancelado. Por ejemplo, actualmente, y en la

ciudad de La Paz, si usted desea instalar el software en 3 computadoras de su

establecimiento educativo, deberá pagar Bs. 600.- por la primera y Bs. 140.- por las

dos restantes (Bs.70.- por cada una). Esto sólo se aplica cuando las computadoras

adicionales son de la misma institución.

No entiendo el término licencia de uso, ¿a qué se refiere?

En el caso de los programas para computadoras, los usuarios no adquieren

derechos sobre el software sino que el titular del sistema otorga autorizaciones a

personas naturales o jurídicas para que usen su software a cambio de cierto pago.

Eso se conoce como una licencia de uso. Esto implica también que el usuario que ha

adquirido una licencia de uso no puede modificar los ejecutables del sistema o

revenderlo.

Si adquiero un licencia, ¿qué servicios obtendré?

• El programa de instalación del sistema en CD o disquetes.


• El manual del usuario

• Hasta 3 sesiones de capacitación (en el Departamento de La Paz)

• Soporte técnico a través de teléfono o correo electrónico por tiempo indefinido

• Actualizaciones menores sin costo adicional

Mi computadora es un poco antigua, ¿funcionará ControlWin?

La recomendación mínima para el sistema es una Pentium I de 233 MHz con 16 MB

de memoria RAM, pero también se lo ha visto funcionar aceptablemente en una 486

DX con 16 de memoria. Si la configuración de su equipo es más baja aún, podría

instalar la antigua versión para D.O.S. que funciona incluso en máquinas con

microprocesador 80286 y que tiene una buena parte de la funcionalidad de la versión

actual.

Mi computadora es lo último que hay, ¿funcionará ControlWin?

El sistema ControlWin ha sido probado satisfactoriamente en computadoras con

microprocesadores Pentium I, II, III y IV con los sistemas operativos Windows 95, 98,

Millenium, 2000 y XP, por lo que es muy probable que también funcione en su

equipo.

¿Cómo cambio la identificación de mi establecimiento?

Si está usando la versión no registrada, no puede cambiar esta identificación. En

cambio si ha registrado su programa, simplemente escoja la opción 'Identificación de

los datos' del menú de Utilidades.

¿Cómo obtengo una copia registrada?

Anexos

90

Primero descargue el archivo de instalación de la página principal (enlace 'Descargar

ahora') o de la sección 'Descargas', también en la página principal.

Después instale el programa en su computador, con lo que obtendrá ya una copia

funcional del programa.

Para tener acceso a todas las funciones del software, utilizarlo de forma legal y tener

derecho a la asistencia técnica, manual, Cd de instalación y otros, debe seleccionar

la opción 'Código de registro' del menú de Ayuda. El programa le presentará una

explicación y los medios para obtener un código de registro que le será enviado
después de confirmar el depósito o giro bancario.

Probablemente necesitaré características que éste sistema no tiene. ¿Podrán

ser implementadas?

En realidad es más probable que no necesite otras funciones, pero de ser así existen

tres posibilidades: 1) que sean modificaciones, adiciones o reportes fácilmente

implementables; 2) que las funciones necesitadas requieran cierto tiempo y/o

esfuerzo; 3) que requieran excesivos cambios en la estructura del programa como

para ser factibles. El primer caso, que se ha producido muchas veces, generalmente

es implementado sin costo adicional si el autor considera que enriquece el sistema.

El segundo caso, mucho menos frecuente, se resuelve negociando un costo para la

modificación; y en el tercer caso, que nunca se ha producido, el autor se reserva el

derecho de negarse a efectuarlo.

¿Podré efectuar control de caja chica, intereses y multas?

No. El módulo económico del sistema ControlWin no es propiamente un sistema

contable y todo el procesamiento que puede efectuar está limitado a la información

que puede extraerse de los pagos registrados y que incluyen datos de fecha, monto,

número de factura y descripción. Sin embargo, con el sistema puede generar

reportes individuales de pagos de mensualidades o por otros conceptos, cuotas

pagadas, reportes de mora, arqueos de caja, etc.

Mis profesores, ¿podrán entregar sus notas en disquete?

Para que los docentes de su establecimiento puedan registrar las notas en sus

propias computadoras y entregar estas en disquete, usted necesita el programa

denominado “Renos” que es vendido aparte aunque por una fracción del costo de

ControlWin. Con este programa usted podrá crear discos de instalación para

entregar a los docentes y recoger las notas que estos le envíen para integrarlas a la

base de datos del sistema.

Anexos

91

ANEXO 2. Problema en Promedios de área


Es un hecho conocido que los promedios de área (en primaria) calculados de forma

horizontal pueden ser diferentes a los calculados en forma vertical y el Reglamento


de Evaluación dice al respecto: “Si los promedios de área anual y final, obtenidos de

forma vertical y en forma horizontal fueran diferentes en un punto, debido al efecto

del redondeo, se tomará el puntaje mayor para favorecer al alumno”.

Veamos cómo se produce esta diferencia con un ejemplo reportado por el sistema

ControlWin:

1r. Trimestre 2o.

Trimestre

3r. Trimestre PA

Ciencias Nat. 20 7 27 40 7 47 43 7 50 41

Est. Sociales 50 7 57 39 7 46 32 7 39 47

Prom.área 42 47 45 ?

El promedio extraido horizontalmente es 45 y el extraido verticalmente es 44. La

causa de esta diferencia se ve más fácilmente si dejamos los decimales sin

redondear como en la siguiente tabla:

1r. Trimestre 2o. Trimestre 3r. Trimestre PA

Ciencias

Nat.

20 7 27 40 7 47 43 7 50 41,3

Est. Sociales 50 7 57 39 7 46 32 7 39 47,3

Prom.área 42,0 46,5 44,5 ?

En los promedios de área del segundo y tercer trimeste el redondeo tiene que

efectuarse hacia 47 y 45, respectivamente (Artículo 37, Capítulo III, del Reglamento

de Evaluación), mientras que los promedios anuales son 41 y 47 para Ciencias

Naturales y Estudios Sociales respectivamente, es decir, tuvieron que ser

redondeados hacia abajo.

Básicamente ahí se encuentra la raiz de la diferencia entre ambos promedios, pero

no el problema, pues el Reglamento considera este caso y en nuestro ejemplo el

promedio de área correcto es 45 (“la nota mayor para favorecer al alumno”).

El problema se ha presentado en la revisión de la documentación que se efectúa en

las Direcciones Distritales. Allí el procedimiento es tomar los boletines por

asignatura, calcular el promedio de área y comparar este resultado con el promedio

registrado en el centralizador. Reproduzcamos este procedimiento con los datos de


nuestro ejemplo. El técnico de la Dirección Distrital lee el boletín por asignatura de

Ciencias Naturales y halla que el promedio anual es 41 y que Estudios Sociales

muestra un promedio anual de 47, probablemente otro técnico calcula el promedio y

obtiene 44. Pero el centralizador muestra 45 y según me indicaron, es inutil cualquier

intento de explicación. Simplemente hay que rehacer el boletín o el centralizador.

Para el sistema ControlWin se consideraron propuestas de solución tales como:

Anexos

92

1. Que el centralizador muestre la nota menor. Obviamente, esto no resuelve el

asunto, pues podría ser que el promedio obtenido a través de los boletines

sea mayor, con lo cual estamos en la misma situación.

2. Que muestre el mismo promedio que el obtenido a través de los boletines.

Esto resolvería el cuestionamiento de los técnicos que revisan la

documentación, pero en este caso el alumno tendría una nota en su libreta y

otra en el centralizador presentado a la Dirección Distrital. Claro que también

se prodría colocar la misma nota (falseada) en la libreta y en el centralizador,

pero allí el truco queda totalmente expuesto pues en la libreta es fácil calcular

ambos promedios. En todo caso, la mayor objección es que estariamos

actuando contrariamente a lo que dice el Reglamento de Evaluación.

Por estas razones se decidió incorporar un reporte que muestre todos los casos en

que el promedio obtenido de forma vertical sea menor al promedio horizontal (el caso

contrario no sería observado en Dirección Distrital), de manera que, probablemente

los directores tengan que sugerir a los profesores de ciertas materias que alteren en

uno o dos puntos las calificaciones de ciertos alumnos para no tener posteriores

problemas. Es decir, el problema simplemente se recorre hacia atrás, hasta que

queda limitado al ámbito interno del establecimiento educativo, donde el docente

tendrá que inventarse un punto, aumentando o sustrayendo. Este reporte fue

denominado “Reporte de Inconsistencia”, y se encuentra en el submenú de Reportes

de notas.

Sólo para algún análisis posterior que usted desee hacer, abajo está otro ejemplo,

esta vez en el área de Expresión y Creatividad:

1r. Trimestre 2o. Trimestre 3r. Trimestre PA


Música 45 7 52 50 8 58 24 5 29 46,3

Artes plásticas 33 6 39 45 7 52 45 8 53 48,0

Ed. Fisica 44 6 50 50 8 58 56 8 64 57,3

Prom.área 47,0 56,0 48,7 ?

Una cuestión importante es que no siempre el problema se soluciona con la

modificación en un punto en cualquier nota, a veces es necesario aumentar o

disminuir 2 puntos para que los promedios coincidan. Por ejemplo en el cuadro

anterior, una modificación en dos puntos sumados o restados en cualquier nota

solucionan el problema. Por esta razón está en estudio un procedimiento para que

ControlWin pueda sugerir las mínimas modificaciones necesarias, aunque sólo será

una prioridad al acercarse el fin de la presente gestión escolar.

Anexos

93

ANEXO 3. Observación para Ciencias Integradas


Tal como usted sabe, en primero y segundo de secundaria, lo que aparentemente en

un inicio fue la materia de Ciencias Integradas, actualmente se ha convertido en un

área, pues las materias de Ciencias Naturales, Física y Química se imparten

separadamente, cada una con su propio horario y docente, y sólo a efectos de

documentación de fin de año es que se elabora un boletín de promoción con los

promedios de estas materias y en los centralizadores estos promedios se colocan en

las columnas correspondientes a la asignatura de Ciencias Naturales. Es interesante

observar que no siempre sucede esto, pues algunos establecimientos educativos no

presentan documentación de Ciencias Integradas sino que presentan boletines

separados y centralizadores con las notas de cada una de las tres materias.

Si el usuario de ControlWin decide que la libreta y los centralizadores de fin de

gestión presenten los promedios de las tres materias para mostrar las notas de

Ciencias Integradas sólo debe activar la opción correspondiente del menú de

Configuración de Operación. Pero también debería conocer lo que se expone a

continuación.

Considere el siguiente ejemplo:

PC DPS PT
Ciencias Nat. 44 7 51

Física 33 6 39

Química 44 6 50

Ciencias Integr. 40,3 6,3 46,7

Los promedios que se muestran en la fila inferior deben redondearse y tenemos

PC DPS PT

Ciencias Nat. 44 7 51

Física 33 6 39

Química 44 6 50

Ciencias Integr. 40 6 47

Pero aunque aparentemente hemos efectuado todos los cálculos de la manera

correcta, vemos que la suma del promedio de conocimiento (PC) y del DPS no dan

los 47 que muestra la columna de promedio trimestral. Entonces, en el caso anterior,

¿debería colocarse como promedio trimestral de Ciencias Integradas, la nota de 46 o

47?.

Puesto que en el Reglamento de Evaluación no hay indicación alguna acerca de

esto, se hizo un análisis con directores de diferentes colegios y la desición fue que el

promedio de área debe ser la suma de los promedios de conocimientos y DPS y no

el promedio de las notas trimestrales de cada materia. El argumento más fuerte fue

que esta última forma de cálculo podría ser interpretada como un error en la libreta y

provocar problemas al alumno o descrédito del establecimiento educativo.

Anexos

94

ANEXO 4. Contrato de Licencia de Uso


1. El autor le otorga a usted [el Cliente] una licencia no exclusiva e intransferible

para uso interno exclusivamente, de los programas software y documentacion

correspondiente. Usted no tiene autorizacion para distribuir el Software.

2. La Propiedad Intelectual y todos los derechos de propiedad intelectual que se

relacionen con este sistema informático son exclusividad del autor y se hallan

protegidos por la Resolución Administrativa Nro. 6-001-438/2002 de la Dirección

Nacional de Derechos de Autor. Usted [el Cliente] no podra modificar, desarmar,


decodificar o de cualquier otro modo aplicar ingenieria inversa al Software.

3. El autor le garantiza que el soporte electrónico en el que se le proporciona el

Software (de existir) se encuentra libre de defectos en cuanto a materiales para

su uso normal por un período de treinta (30) días desde la fecha de compra,

evidenciada con el recibo.

4. Todas las funciones habilitadas del sistema a la fecha de la adquisición de la

licencia de uso son plenamente operables y cumplen la función indicada en el

manual de operación. Esta aseveración se limita a la gestión escolar en curso a

la fecha de la compra de la licencia. No se garantiza que el programa en general,

sirva para otros propósitos específicos además de los descritos en el manual de

operación.

5. Las claúsulas de esta licencia de uso y su aceptación por las partes del contrato

se refieren al software en el estado en que se encuentra a la fecha de la

adquisición de la licencia. Modificaciones, ampliaciones o mejoras al software

podrán ser solicitadas al autor, quien previo análisis podrá aceptarlas o no. En

ningún caso el autor se obliga a realizarlas si por aspectos técnicos u otros no las

considera factibles. En caso de aceptación, los términos, plazos y montos serán

convenidos independientemente de los estipulados originalmente.

6. Esta licencia de uso del sistema software se otorga para un sólo computador,

aunque el usuario podrá manejar diferentes grupos de datos. Nuevas copias para

diferentes computadoras que sirvan los propósitos del mismo establecimiento

educativo, serán ofrecidas a fracciones del precio según arreglos entre partes.

7. Las nuevas versiones, cuando estén disponibles, serán ofrecidas al usuario

registrado a un precio inferior al establecido para una licencia nueva.

Anexos

95

ANEXO 5. Copia de archivos en Windows


El Sistema Administrativo y Académico ControlWin constantemente es mejorado,

modificado y/o corrregido. Estas modificaciones normalmente son colocadas en el

sitio web http://yupan.netfirms.com para que los usuarios interesados lo descarguen

a voluntad, aunque también puede ser enviado por correo electrónico y muchas
veces ha sido enviado en disquetes por algún medio terrestre o aéreo.

Una vez que el usuario tiene el archivo necesario, debe copiarlo al sitio correcto

dentro del disco duro de su computadora, lo cual, a veces, parece no ser tan fácil

cuando uno no está muy familiarizado con estas tareas. Por esta razón este anexo

describe paso a paso el procedimiento de copiar un archivo que se encuentra en

disquete al disco duro de una máquina con Windows 98, aunque el procedimiento en

otros sistemas operativos como Windows 95, Millenium, 2000 o XP es similar..

Debajo de los pasos enumerados encontrará una explicación aún más detallada.

En vista de que el caso típico que los usuarios de ControlWin deberán afrontar es la

copia de un archivo denominado ControlW.exe (en disquete) a la carpeta en la que

está instalado el sistema, es precisamente ese caso el descrito en las siguientes

líneas.

En pocas palabras el procedimiento consiste en copiar el archivo A:ControlW.exe a

la carpeta C:\Archivos de programa\Yupan\ControlW.

La tarea anterior descrita paso a paso:

1. Insertar el disquete en su unidad.

2. Presionar la combinación de teclas Windows + E. Esta operación abrirá el

Explorador de Windows. En vez de Windows+E puede escoger la opción Inicio –

Programas – Explorador de Windows.

3. Hacer clic en Disco de 3 ½ (A:). Esto mostrará en la parte derecha de la ventana

el contenido del disquete.

4. Hacer clic sobre el signo más de la unidad C: para desplegar las carpetas

contenidas en él.

5. Hacer clic sobre el signo más de la carpeta Archivos de programa para

desplegar las carpetas contenidas.

6. Hacer clic sobre el signo más de la carpeta Yupan. Probablemente la encontrará

al final de las subcarpetas desplegadas. Después de esto seguramente ya podrá

ver la carpeta ControlW

7. Ahora, verifique que en el lado derecho aún puede ver el archivo ControlW del

disquete. Haga clic sobre el nombre de éste y sin soltar el botón del ratón

desplácelo hacia la carpeta ControlW.

Anexos
96

8. Cuando esté sobre esta carpeta suelte el botón del ratón y probablemente

Windows le pedirá confirmación para sobreescribir el archivo existente. Confirme

positivamente esta consulta y el proceso estará concluido.

Si no entendió el procedimiento, ahora vienen algunas aclaraciones respecto a la

explicación anterior:

Windows + E es la presión simultánea de la tecla marcada con una banderita de

Windows (hay una en la parte izquierda del teclado y otra a la derecha) y la letra E.

Esta combinación abre el Explorador de Windows que, a mi parecer, es la mejor

forma de ver los archivos, pues a un lado tenemos las carpetas y a la derecha

podemos ver el contenido de la que seleccionemos.

Cuando haga clic en la unidad A: probablemente verá algo como lo mostrado en

alguna de la figuras de abajo dependiendo de su configuración particular:

La indicación de Hacer clic sobre el signo más de la unidad C: para desplegar las

carpetas contenidas en él se refiere a un signo + que hay a la izquierda de cada

carpeta con subcarpetas (para replegar la rama que se abre se presiona el signo

menos que aparece cuando se abrió la carpeta).

Cuando se tiene localizada la carpeta Archivos de programa\Yupan\ControlW, se

procede a la acción de arrastrar y soltar que consiste en hacer clic en el archivo de

nombre controlW y no soltar el botón del ratón, sino más bien mover el cursor hacia

la carpeta destino y soltar el botón cuando se halle sobre la carpeta destino, con lo

cual la copia se iniciará. La figura de abajo muestra el momento en que se soltará el

botón para iniciar la copia.

Anexos

97

Pero un detalle importantísmo: Si al momento de soltar el documento no vemos un

signo más debajo del nombre, sino una flecha, entonces estaríamos creando un

acceso directo que no servirá para nuestros propósitos, por lo que deberemos

presionar la tecla Control y entonces aparecerá el signo más y recien soltar. Si no se

siente seguro realice unas cuantas pruebas y verá que es una forma fácil y rápida de

copiar archivos o carpetas.