Punto 1.

QUE SON LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS, IMPORTANCIA, USO Y

EJEMPLO
Son todas las herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades
y tareas que surgen de la gestión documental, ya que facilitan el manejo optimizado
de los documentos, su clasificación categorizan verificación y ordenamiento al
interior de las empresas y entidades.
Su importancia radica que en la actualidad a través de ellos se estandarizan y
estructuran los procesos de gestión documental dando el valor correspondiente a la
documentación, la implementación de estos procesos permiten realizar controles y
seguimiento a la información producida.
El uso de dichos instrumentos debería ser prioridad al interior de las empresas ya
que o permiten una gestión documental adecuada, una seguridad y control
optimizada y acceso eficiente.

Punto 2.
Proceso: Es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se
enfoca en lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de
comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo,
para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema.
Acceso: El vocablo latino accessus llegó al castellano como acceso.
El concepto alude al acto de aproximarse a algo o de alcanzarlo. Por ejemplo: “El
acceso al salón está vedado para la prensa”, “Me encantaría facilitarle la
información, pero sinceramente no tengo acceso a esos datos”, “El grupo terrorista
bloqueó el acceso a la ciudad”.
Acta: Es un documento de gran importancia procesal, ya que en un procedimiento
judicial o administrativo es donde se despliega su eficacia. Las actas son
documentos o escritos que se realizan para hacer constar hechos; y tienen el valor
que les otorga la ley.
Alfabética o alfabetización: Al proceso por el que una lista de palabras o
expresiones se ordenan tomando como base el del alfabeto.
Archivo: Para una explicación más detallada y técnica, véase Sistema de archivos.
Un archivo o fichero informático es un conjunto de bytes que son almacenados en
un dispositivo. Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la
carpeta o directorio que lo contiene.
Carpeta: Es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger papeles sueltos.
Las carpetas generalmente se etiquetan para identificar el material que se encuentra
en el interior. Las carpetas se pueden etiquetar directamente en la lengüeta con un
bolígrafo o un lápiz.
Carta: Papel en el que una persona escribe cosas que quiere contarle a otra
persona. Este papel se mete en un sobre cerrado y se envía por correo.
Comunicación: Es la acción de intercambiar información, ya sea entre dos o más
personas, teniendo como fin la transmisión y la recepción de informaciones (escrita,
emocional, etc.). La persona (o personas) que envía la información es el emisor, y
la persona que lo recibo el receptor.
Cronología: Es una de las ciencias auxiliares de la historia cuya finalidad es
determinar el orden temporal de los acontecimientos históricos y es fundamental
para la historia. El concepto también es utilizado en otras áreas del conocimiento
del ser humano para relatar hechos no históricos en orden cronológico.
Dato: Es la representación de una variable que puede ser cuantitativa o
cualitativa que indica un valor que se le asigna a las cosas y se representa a través
de una secuencia de símbolos, números o letras. Los datos describen hechos
empíricos.
Diagrama de flujo: Es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo
informático. Se usan ampliamente en numerosos campos para documentar,
estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en
diagramas claros y fáciles de comprender.

Documento: Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones

por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una
unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos
magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.
DOFA: Alude a debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. El concepto
aparece en un tipo de análisis que aplican las empresas para conocer sus mejores
características internas y los riesgos que provienen del exterior.
Entrada: Es el espacio por donde se ingresa a alguna parte o un edificio, y por lo
general está asociada con los términos puerta y portón.
Folio: Es la numeración individual de cada documento. Esta numeración individual
recibe el nombre de folio. Luego, todos los formularios 22 y 29 están foliados, es
decir cada uno de ellos esta individualizado con un número llamado folio.
Formato: Refiere al tamaño y las medidas de un impreso, una fotografía, un cuadro,
etc. Por ejemplo: “Por favor, imprime estos documentos en formato A4 que debo
presentarlos en la municipalidad”, “El manual está en formato Oficio, así que
necesitamos una carpeta más grande para guardarlo”, “Fabián me regaló un
portarretrato con formato 13×18.
Función: Es una relación entre un conjunto dado X (llamado dominio) y otro
conjunto de elementos Y (llamado condominio) de forma que a cada elemento x del
dominio le corresponde un único elemento f(x) del condominio (los que forman el
recorrido, rango o ámbito).
INFORMACION: Es un conjunto de datos acerca de algún suceso, hecho,
fenómeno o situación. Por ejemplo, el número de empleados + el volumen de ventas
anual + el origen de la propiedad (si es estatal o privada), representan un conjunto
de datos, que por sí solos, no nos dicen mucho.
Normas GTC: Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar
herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin
de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones
impresas y electrónicas.

ISO: Son las siglas en inglés International Organization for Standardization. Se trata
de la Organización Internacional de Normalización o Estandarización, y se dedica a
la creación de normas o estándares para asegurar la calidad, seguridad y eficiencia
de productos y servicios. Son las llamadas Normas ISO.
Normas Técnicas: Son documentos aprobados por organismos de normalización
reconocidos en el ámbito nacional e internacional y sirven para establecer criterios
técnicos y de calidad de un producto, un proceso o un servicio; su objetivo de definir
y describir métodos de muestreo, ensayo, inspección y auditoría.
Numérico: Perteneciente o relativo a los números.
Orden: Manera de estar colocadas las cosas o las personas en el espacio o de
sucederse los hechos en el tiempo, según un determinado criterio o una
determinada norma.
Organización: Es una estructura ordenada donde coexisten e interactúan personas
con diversos roles, responsabilidades o cargos que buscan alcanzar un objetivo
particular.
Proceso: Es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se
enfoca en lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de
comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo,
para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema.
Registro: Documento donde se relacionan ciertos acontecimientos o cosas;
especialmente aquellos que deben constar permanentemente de forma oficial.
Salida: Se entiende el acto y consecuencia de salir (es decir, ir de adentro hacia
afuera, despojarse de algo molesto, partir o alejarse de un lugar a otro).
Sistema: Es módulo ordenado de elementos que se encuentran interrelacionados
y que interactúan entre sí. Los sistemas reales comprenden intercambios de
energía, información o materia con su entorno.
Sistema de gestión: Es un conjunto de reglas y principios relacionados entre sí de
forma ordenada, para contribuir a la gestión de procesos generales o específicos de
una organización. Permite establecer una política, unos objetivos y alcanzar dichos
objetivos.
Virtual: Es un adjetivo que, en su sentido original, hace referencia a aquello que
tiene virtud para producir un efecto, pese a que no lo produce de presente.