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ACL EN PRCTICA

ACL EN PRCTICA

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ACL 9
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200608301625

C ONTENIDO
Captulo 1: Introduccin a Metaphor Corporation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Objetivos del tutorial .......................................................................................................... 2
Acerca de Metaphor Corporation ...................................................................................... 3
Polticas de Metaphor relativas a tarjetas de crdito .................................................. 4
Cdigos de categoras aceptables ................................................................................ 5
Archivos de datos de Metaphor .................................................................................. 5
Planificar el anlisis ............................................................................................................. 6
Investigacin preliminar ............................................................................................. 6
Sugerencias generales .................................................................................................. 7
Revisin del captulo .......................................................................................................... 8
Captulo 2: Examinar datos de empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Examinar la lista de empleados ........................................................................................ 10
Abrir y ver el proyecto de datos de empleados ......................................................... 10
Obtener una visin estadstica .................................................................................. 11
Verificar si existen registros duplicados ................................................................... 13
Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados ......................... 14
Determinar el total de bonificaciones pagadas en 2002 ........................................... 15
Ver salarios en orden ascendente y descendente ...................................................... 15
Ver los empleados contratados en 2002 .................................................................... 16
Calcular las bonificaciones como porcentaje del salario .......................................... 17
Ejercicios .................................................................................................................... 18
Revisin del captulo ........................................................................................................ 19
Captulo 3: Configurar el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Comenzar el proyecto en ACL ......................................................................................... 22
Crear un proyecto en ACL ........................................................................................ 22
Importar los archivos de datos como tablas ............................................................. 23
Ejercicio ..................................................................................................................... 27
Comprobar y verificar los datos ....................................................................................... 28
Verificar el tipo y formato de los datos ..................................................................... 28

iii

Verificar los datos en una tabla ................................................................................


Documentar el trabajo ..............................................................................................
Agregar notas de registros a una tabla ......................................................................
Ejercicio ....................................................................................................................
Revisin del captulo ........................................................................................................

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31
32
32

Captulo 4: Comenzar el anlisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Determinar el pasivo total ...............................................................................................
Extraer los nmeros de tarjetas que vencen ....................................................................
Buscar transacciones por nmero de cliente ..................................................................
Comprobar los saldos de tarjetas de crdito ...................................................................
Ejercicios ..........................................................................................................................
Revisin del captulo ........................................................................................................

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Captulo 5: Examinar los modelos de gasto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Determinar los gastos totales por cada cdigo de categora ...........................................
Resumir los gastos totales por cada cdigo de categora .........................................
Aislar transacciones por categora ...........................................................................
Aislar los gastos por servicios recreativos en particular ..........................................
Ejercicios ...................................................................................................................
Generar listas con los importes de cada nmero de tarjeta ............................................
Ejercicio ....................................................................................................................
Revisin del captulo ........................................................................................................

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Captulo 6: Analizar transacciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Determinar cules son las transacciones inaceptables ....................................................
Acerca de los comandos Unir y Relaciones .............................................................
Comprobar si las tablas de cdigos contienen errores obvios ................................
Identificar transacciones inaceptables .....................................................................
Identificar empleados ......................................................................................................
Identificar los departamentos de los empleados ......................................................
Crear una lista de empleados ....................................................................................
Generar reportes de los resultados ...........................................................................

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iv

Ejercicios .................................................................................................................... 63
Revisin del captulo ........................................................................................................ 64
Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Importar los datos de transacciones de mayo .................................................................. 66
Usar carpetas para organizar el proyecto .................................................................. 66
Importar datos de transaccin de mayo de 2003 ...................................................... 67
Comparar y corregir los formatos de tablas .............................................................. 68
Combinar y verificar las tablas ......................................................................................... 69
Combinar las tablas de transacciones del mes de mayo ........................................... 70
Verificar la nueva tabla .............................................................................................. 71
Comprobar si hay duplicados en la tabla combinada .............................................. 71
Ejercicios .................................................................................................................... 72
Aislar y corregir datos no vlidos ..................................................................................... 72
Comprobar el formato de los nmeros de tarjetas ................................................... 73
Crear un campo de nmero de tarjeta de 16 dgitos ................................................. 74
Extraer los registros corregidos a una nueva tabla ................................................... 75
Exportar la tabla combinada de transacciones a Excel ............................................. 75
Crear una tabla de registros de empleados sin errores ............................................. 76
Ejercicios .................................................................................................................... 76
Ideas para otros anlisis .................................................................................................... 77
Revisin del captulo ........................................................................................................ 78

vi

C APTULO 1

I NTRODUCCIN A M ETAPHOR C ORPORATION

Experimente con casos de anlisis de datos del mundo real

En este captulo
Revisin de los objetivos del
tutorial
Acerca de Metaphor Corporation
Examinar los archivos
Planificar el proyecto

ACL en Prctica es un tutorial que examina los registros de recursos


humanos y las transacciones de tarjetas de crdito en una empresa ficticia:
Metaphor Corporation. A medida que avance con los procedimientos
y ejemplos, aprender a aplicar las funciones de anlisis y generacin de
reportes de ACL a datos del mundo real. Cuando termine el tutorial, podr
sacar provecho de la eficiencia de ACL con sus propios datos.

Captulo 1: Introduccin a Metaphor Corporation

Objetivos del tutorial


En este tutorial usted:

Trabajar con un proyecto existente de anlisis de


datos
Crear y trabajar con un nuevo proyecto de ACL
desde el principio hasta el final
Generar un reporte de los resultados de su
proyecto en ACL

Captulo 4: Comenzar el anlisis


Objetivo: Obtener informacin bsica sobre los nmeros
de tarjetas de crdito y las transacciones.
Resumen:

Exportar datos a otro formato de archivo

Estos pasos son tpicos de los distintos proyectos de


anlisis de datos pequeos y grandes que puede efectuar
en ACL.

Captulo 2: Examinar datos de empleados


Objetivo: Examinar los datos del perfil de los empleados
de Metaphor Corporation.
Resumen:
Crear un panorama estadstico

Examinar los salarios y las bonificaciones


que perciben los empleados

Captulo 3: Configurar el proyecto

Resumen:

Crear un proyecto en ACL.

Importar los datos al proyecto. Cada origen de datos


es una tabla independiente en el proyecto de ACL.

Verificar los datos.

Documentar el trabajo.

Obtener informacin bsica sobre los saldos de


tarjetas de crdito.

Resumen:

Buscar las transacciones vinculadas con un


determinado cliente.

Objetivo: Buscar informacin sobre el desglose


y modelos de gastos.

Examinar el proyecto y su contenido

Objetivo: Crear el proyecto y agregar los datos.

Establecer cules son los nmeros de tarjetas de


crdito que vencern en un perodo determinado
y extraer esta informacin.

Captulo 5: Examinar los modelos de gasto

Determinar el lmite de exposicin crediticia total


de la empresa.

Determinar las transacciones por cdigo de


categora de establecimiento.
Separar las transacciones correspondientes
a pasajes areos, estadas en hoteles o automviles
de alquiler.
Determinar los gastos correspondientes
a establecimientos de venta de bebidas y canchas
de golf.
Determinar el total de los importes de transaccin
por nmero de tarjeta de crdito.
Determinar los importes de transaccin por
cdigo de cliente.

ACL en Prctica

Acerca de Metaphor Corporation

Captulo 6: Analizar transacciones


Objetivo: Determinar si las transacciones son aceptables,
no aceptables o si requieren de aprobacin.
Resumen:

Determinar cules son las transacciones no


aceptables y qu empleados realizaron estas
transacciones.
Generar un reporte que indique los empleados que
realizaron transacciones no aceptables, los detalles
de las transacciones y los departamentos de los
empleados.

Acerca de Metaphor Corporation


Desde 1995, Metaphor se dedica a la comercializacin
de software y servicios informticos. Cuenta con varios
consultores que son empleados con dedicacin exclusiva.
Estos consultores trabajan fuera de la casa central de
Metaphor y viajan por todo el mundo para instalar los
programas de software, dictar cursos de capacitacin
e iniciar y mantener relaciones comerciales.
Metaphor tambin cuenta con empleados administrativos
y profesionales en su casa central. Adems, tiene agentes
de venta en distintos lugares del mundo que no son
empleados.

Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos


Objetivo: Ampliar el anlisis para incluir otros archivos
de datos.
Resumen: Esta seccin del tutorial ampla la situacin de
Metaphor Corporation.

ACL en Prctica

Importar como tablas los archivos de transaccin


de tarjetas de crdito de mayo de 2003.
Limpiar los datos de las tablas de transaccin de
tarjetas de crdito de mayo de 2003.
Extraer los datos corregidos a nuevas tablas.
Combinar las dos tablas de transaccin de tarjetas
de crdito de mayo de 2003 en una sola.
Usar las tcnicas aprendidas, analizar las
transacciones de tarjetas de crdito de mayo
de 2003.

Captulo 1: Introduccin a Metaphor Corporation

Polticas de Metaphor relativas a tarjetas de


crdito
La mayora de los empleados cuentan con una tarjeta de
crdito de la compaa. Cuando un empleado adquiere
productos o servicios para la compaa, debe utilizar una
tarjeta de crdito de la compaa.
Los empleados realizan actividades sociales con los
clientes actuales y potenciales segn corresponda, a nivel
local y durante sus viajes. Tambin son responsables de
su propio desarrollo profesional y estn autorizados
a abonar con la tarjeta de crdito corporativa los gastos
por cursos, libros, suscripciones a revistas acadmicas
y afiliaciones profesionales. Algunos empleados son
responsables de comprar suministros para la oficina.
En consecuencia, Metaphor Corporation tiene gastos
significativos en varias categoras.

Viajes

Actividades sociales

Atencin al cliente

Desarrollo profesional

Gastos internos de oficina

Es la poltica de Metaphor que todas las compras se


asignen a un nmero de cliente. Si bien la mayora de
los nmeros de cliente corresponden a clientes externos,
los nmeros que comienzan con un cero corresponden
a los departamentos internos.
Los empleados saben que no son aceptables determinadas
categoras de transacciones. Por ejemplo, los empleados no
deben usar la tarjeta de crdito corporativa para juegos de
apuesta. Aunque la empresa a veces aprueba transacciones
de otras categoras, la autorizacin debe obtenerse
previamente. Algunas categoras estn totalmente
prohibidas.

Al utilizar ACL para analizar las transacciones de tarjetas


de crdito de los empleados de Metaphor, usted podr
encontrar las transacciones que transgreden la poltica
de la empresa y aquellas transacciones que podran ser
errneas o fraudulentas.
En la siguiente tabla se indican los gastos permitidos.
Viajes

Actividades
sociales

Oficina y
desarrollo
profesional

Pasajes areos

Restaurantes

Hotel

Bares

Cuotas sociales de
clubes

Taxis
Restaurantes

Alquiler de
embarcaciones

Automviles de
alquiler

Servicios de catering Cuotas de


Panaderas
asociaciones

Pasajes de mnibus
de larga distancia

Eventos deportivos

Agencias de viaje
Peajes

Cuotas de
organizaciones
profesionales

Libros y peridicos

Servicios recreativos Computadoras,


piezas de
Parques de
computadoras
diversiones
y software
Canchas de golf
Suministros de
Atracciones
oficina
tursticas
Entradas de teatro
Pasajes para
excursiones
Msicos
Pistas de bowling

ACL en Prctica

Acerca de Metaphor Corporation

Cdigos de categoras aceptables


El anlisis de tarjetas de crdito de este tutorial se basa
en la lista de Cdigos de categora de establecimiento,
que utilizan las principales emisoras de tarjetas. Contiene
miles de cdigos numricos de cuatro dgitos, incluyendo
cdigos exclusivos para las principales compaas areas
y cadenas de hoteles as como numerosos cdigos
genricos. Toda transaccin de tarjeta de crdito
tiene asignado un cdigo de categora.
En el mundo real, las emisoras de tarjetas de crdito rara
vez asignan cdigos incorrectos, de manera que si obtiene
resultados dudosos, pngase en contacto con el
comerciante para verificar el cdigo.
A los fines de este anlisis, usted podr comparar los
cdigos de transaccin con las listas de cdigos de
categoras aceptables y no aceptables. Por ejemplo, si un
empleado de Metaphor utiliza su tarjeta de crdito en
juegos de apuesta, el cdigo de transaccin indica que
se trata de una transaccin no aceptable.

Archivos de datos de Metaphor


Al realizar un anlisis para su empresa, es comn
que reciba los datos en cualquier formato de archivo
disponible. Sin embargo, en este tutorial usted efectuar
un proyecto de anlisis ya planificado. Por ello, ya se
realiz una gran parte del trabajo preliminar.
Para este proyecto, utilizar estos archivos:

El documento Polticas.doc, que se adjunta con los datos


del tutorial, analiza las polticas adecuadas para el uso
de tarjetas de crdito. El analista de datos utiliza este
documento para determinar los tipos de transacciones
que deben tener indicadores.

ACL en Prctica

Cdigos_aceptables.mdb
Este archivo Access tiene una lista de cdigos de
categoras aceptables de la lista de cdigos de
categora de establecimiento.
Tarjetas_crdito_Metaphor.xls
Esta hoja de clculo de Excel contiene informacin
sobre tarjetas de crdito.
Departamentos_compaa.txt
Este archivo delimitado por tabuladores contiene
una lista de departamentos y sus nmeros
internos.
Empleados.cvs
Este archivo de texto delimitado por comas
contiene una lista con los nombres y nmeros
de empleados, y nmeros de tarjeta de crdito.
Trans_abril.xls
Esta hoja de clculo de Excel contiene una lista
de transacciones de tarjeta de crdito de abril
de 2003.
Cdigos_inaceptables.txt
Este archivo de texto delimitado por tabuladores
contiene una lista de cdigos de categoras no
aceptables de la lista de cdigos de categora de
establecimiento.

Captulo 1: Introduccin a Metaphor Corporation

Planificar el anlisis
La preparacin de una estrategia analtica suele ser un
proceso reiterativo. A medida que trabaje con los datos en
ACL, es probable que surjan algunos modelos, por los que
podran adoptarse nuevas estrategias. A continuacin se
presenta un ciclo tpico:

Debido a que el tutorial incluye datos preparados, no es


necesario realizar una investigacin preliminar de los
datos. Sin embargo, en general, debe investigar los datos
que desea utilizar antes de proceder al anlisis.
Considere estas preguntas:

Planificar el anlisis

Qu datos existen actualmente y en qu formato?

Analizar los datos

Quin ingres los datos?

Reconsiderar el anlisis

Quin mantiene los datos?

Volver a analizar los datos

A medida que trabaje y avance en el anlisis, es posible


que decida que necesita ms datos. Por ejemplo, usted usa
la fecha de contratacin y la informacin sobre salarios en
el anlisis pero cuando rene los resultados preliminares,
decide adquirir los registros de inasistencia de los
empleados. Siempre puede agregar otros datos al
proyecto; pero, trate de obtener la mayor cantidad posible
de datos sin procesar antes de comenzar.
Un anlisis en ACL consiste en un proyecto que contiene
una o varias tablas. Estas tablas se importan de orgenes
de datos externos, como hojas de clculo Excel, bases de
datos Access, archivos de texto, bases de datos Oracle, etc.
En una empresa comn, los diversos departamentos
almacenan y renen los datos todos los das. Usted puede
usar ACL para combinar datos de distintos orgenes a fin
de crear un solo anlisis coherente.
Una vez que haya obtenido los datos, puede preparar los
objetivos para el anlisis. Considere algunos enfoques
posibles. Anote las pruebas que, en su opinin, seran
tiles.

Investigacin preliminar

Qu departamento es el propietario de estos


datos?
Los datos tienen un formato exacto y correcto?
En caso negativo, pueden modificarse los datos
para que sean adecuados?
Usted puede combinar los datos provenientes de
ms de un origen?
Puede obtener los datos que necesita a partir de
los datos que ya tiene?

Antes de importar un archivo al proyecto, observe el


formato original del archivo. Por ejemplo, puede abrir
una hoja de clculo de Microsoft Excel para ver su
aspecto, o puede abrir un archivo de texto en Bloc de
notas.
En un archivo grande, como el de una base de datos que
contiene millones de registros, quizs no sea posible
observar el formato original de los datos. En este caso,
puede pedirle al departamento de sistemas una descripcin
de los campos y sus tamaos. De ser posible, revise un
extracto del archivo para comprender ms adecuadamente
su contenido.

ACL en Prctica

Planificar el anlisis

Por ejemplo, si desea analizar algunos aspectos de las


facturas de clientes del perodo 1999-2002, es posible que
los datos estn en una vasta base de datos cuyo formato
no es de fcil acceso. Puede pedirle al departamento de
sistemas que le suministre informacin sobre campos
especficos, como por ejemplo:
Campo

Comentarios

Nombre de la empresa

30 caracteres, Texto

Importe

12 caracteres, Texto

Fecha de factura

10 caracteres, Fecha
DD/MM/AAAA

Fecha_pago

10 caracteres, Fecha
DD/MM/AAAA

Con este tipo de informacin, podr saber con antelacin


cmo se presentan los datos. Por ejemplo, sabr que los
dos campos de fecha tienen un formato diferente.
Si bien ACL tiene capacidad para manejar datos difciles,
usted mismo puede facilitar el proceso asegurndose de
que los datos estn limpios.

ACL en Prctica

Sugerencias generales
Tenga en cuenta los siguientes pasos cuando comience
a organizar el nuevo proyecto.

Perfeccione su estrategia con los datos de


prueba. Prcticamente no es necesario que
se limite a usar los ejemplos de datos ya que
ACL puede leer archivos de cualquier tamao.
Sin embargo, las extracciones pequeas de
datos pueden ser tiles al preparar una
estrategia analtica.
Por ejemplo, puede analizar los datos de un solo
da antes de analizar los de un perodo de cinco
aos. Trabajar con un archivo que contiene miles
de registros es mucho ms rpido que hacerlo con
un archivo que contiene un milln de registros.
Una vez que haya definido su estrategia, puede
aplicarla a un archivo de un milln de registros.

Elimine los errores de los datos. La calidad de su


anlisis mejorar en relacin directa con la calidad
de los datos. Trate de eliminar los errores de los
datos antes de agregarlos a ACL. De no ser posible,
puede utilizar ACL para corregir los datos.
Experimente con los datos. Si no est seguro de
lo que har una funcin o un comando de ACL,
de todos modos, puede probarlo. Los datos no
sufrirn alteraciones.

Captulo 1: Introduccin a Metaphor Corporation

Revisin del captulo


En este captulo usted aprendi:

Los objetivos del tutorial.


Las polticas de Metaphor relativas a tarjetas
de crdito.
Cmo planificar un proyecto tpico de ACL.

ACL en Prctica

C APTULO 2

E XAMINAR DATOS DE EMPLEADOS

Analizar salarios, bonificaciones y fechas de contratacin

En este captulo
Examinar la lista de empleados
Examinar salarios
y bonificaciones

En este captulo, considerar algunos datos del perfil de los empleados de


Metaphor Corporation. Analizar los salarios, las bonificaciones, las fechas
de contratacin y dems informacin de recursos humanos. En el curso
de este anlisis, aprender las nociones bsicas de ACL, navegar por el
programa y analizar datos.
En este caso, se hace cargo del proyecto de ACL iniciado por un colega.
Analiza los datos que reuni su compaero.

Captulo 2: Examinar datos de empleados

Examinar la lista de empleados


Al observar los datos de los empleados, puede obtener
algunas ideas sobre cmo podra analizar estos datos.
En este ejemplo, el proyecto ya est preparado. Cuando
trabaje en sus propios proyectos, ser usted quien decida
los datos que desea incluir. Tambin puede agregar otros
datos a un proyecto existente en cualquier momento.
Su tarea consiste en obtener informacin financiera y de
recursos humanos, basndose en los datos de su proyecto
en ACL.
El proyecto con el que trabajar en este captulo representa
un proyecto de anlisis de datos de pequea escala pero
bastante tpico. Este proyecto tiene dos tablas que
contienen informacin sobre los empleados de Metaphor.
Realizar el anlisis basndose en esta informacin.
A medida que avance con el tutorial, es posible que observe que
en algunos casos las columnas aparecen en pantalla en un orden
diferente al de las columnas de las ilustraciones. Para cambiar el
orden de una columna, haga clic en el encabezado de la lista de
campo en el cuadro de dilogo en el que est trabajando.

Abrir y ver el proyecto de datos de empleados


Comenzar el examen de los datos de empleados
visualizando el contenido del proyecto.
Un proyecto de ACL es un fichero en el que se colocan
los datos importados a ACL como tablas. Una vez
importados los datos, a ACL no le interesa saber cul
era su origen.
Al utilizar ACL, usted puede crear un nuevo proyecto
o abrir uno existente y trabajar en l. En ACL los
proyectos se abren, guardan y cierran prcticamente de
la misma manera que en otros programas de Windows.
 Abrir el proyecto de datos de empleados

1 Abra ACL.
2 Seleccione Archivo Abrir Proyecto. Busque la
carpeta C:\ACL DATA\Archivos de datos de
muestra. Seleccione Datos_empleados_Metaphor.
Haga clic en Abrir.
Si la instalacin de ACL no us las carpetas predeterminadas,
es posible que este archivo se encuentre en otra parte del sistema.

Tareas
Ver el proyecto de datos de empleados.
Obtener una visin estadstica.
Verificar si existen registros de empleados duplicados.

Observe que el panel del Navegador del proyecto se


encuentra a la izquierda de la ventana y la vista de la tabla,
a la derecha. En la ficha Panorama, puede acceder a las
tablas, scripts y logs.
En este proyecto hay dos tablas: Agentes_Metaphor
y Lista_empleados. La tabla Agentes_Metaphor
contiene una lista de todos los agentes de venta
independientes de Metaphor en todo el mundo.
La tabla Lista_empleados contiene una lista de
todos los empleados de la casa central de Metaphor.

10

ACL en Prctica

Examinar la lista de empleados


 Ver el contenido del proyecto de datos de empleados

1 En el Panorama, haga clic con el botn secundario


del ratn en Datos_empleados_Metaphor.ACL
y seleccione Propiedades. Haga clic en la ficha Notas.
Si bien este proyecto no contiene notas, usted puede
agregarlas en cualquier momento para escribir
detalles de su trabajo.

2 Cierre el cuadro de dilogo Propiedades del


Proyecto.

3 Haga doble clic en Agentes_Metaphor en el


Panorama para abrir la tabla.

Obtener una visin estadstica


Los comandos Estadsticas y Perfil le permiten obtener
una imagen instantnea de los datos estadsticos. Cuando
se trata de tablas ms grandes, los comandos Estadsticas
y Perfil permiten obtener informacin til.
El comando Estadsticas funciona con campos numricos
y de fechas. El comando Perfil slo funciona con campos
numricos.
En este procedimiento, usted generar estadsticas sobre
la tabla Lista_empleados, como por ejemplo, intervalos
de fechas de contratacin y salarios.

4 Seleccione Analizar Contar registros. Aparecer


el cuadro de dilogo Contar. Haga clic en Aceptar.
El recuento de 41 registros aparece en la parte inferior
de la pantalla. Aunque no puede ver las diferencias en
la pantalla, ACL escribi esa informacin en el log.

 Generar estadsticas en la lista de empleados

1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione


Analizar Estadstico Estadsticas. Aparecer
el cuadro de dilogo Estadsticas.

5 Abra la tabla Lista_empleados. Cuente el nmero de


empleados. Cuntos empleados hay? Debe tener 200.

Antes de un ejecutar un comando en ACL, asegrese de que


ninguna columna est seleccionada en la vista. De lo
contrario, ACL slo ejecutar el comando en el campo
seleccionado.

ACL en Prctica

11

Captulo 2: Examinar datos de empleados

2 Haga clic en el botn Estadsticas en. Aparecer el


cuadro de dilogo Campos seleccionados. Haga clic
en Agregar todos.

Si lo prefiere, puede ejecutar el comando Estadsticas


en cada campo por separado para que los resultados
se visualicen por separado.
El comando Perfil tambin le ofrece un panorama de los
datos que es ms conciso que el provisto por el comando
Estadsticas.
 Utilizar el comando Perfil para obtener informacin sobre
una tabla

1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione


3 Haga clic en Aceptar.
4 En la ficha Salida, asegrese de seleccionar Pantalla

Analizar Estadstico Perfil. Aparecer el cuadro


de dilogo Perfil.

y haga clic en Aceptar. ACL muestra los resultados.

2 Seleccione todos los campos y haga clic en Aceptar.


ACL muestra los resultados.

Si se desplaza hacia abajo, podr ver que la primera fecha


de contratacin es 05/01/1995 y la ltima es 19/12/2002.
Parte de la informacin provista no resulta til, como
por ejemplo, el total de los valores del campo
FechaContratacin; por lo tanto, puede ignorarla.

12

En la ficha se muestra cada uno de los valores de cada


columna numrica de la tabla.

ACL en Prctica

Examinar la lista de empleados

Verificar si existen registros duplicados


Uno de los mtodos para garantizar la integridad de
los datos consiste en comprobar si existen registros
duplicados.
Puede ser una tarea ms complicada de lo que parece
a primera vista. Es posible que un empleado figure en
la lista con dos nombres o que aparezca dos veces con el
mismo nombre. Puede suceder que a dos empleados se
les haya asignado involuntariamente el mismo nmero.
El tipo de duplicados a controlar depende de los datos
con los que usted est trabajando.

3 Haga clic en el botn Listar campos. Aparecer el


cuadro de dilogo Campos seleccionados. Haga clic
en el botn Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
Aunque usted est verificando si hay duplicados en un
solo campo, incluya todos los campos en la pantalla de
salida para interpretar con ms facilidad los
resultados.

4 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. Haga clic en


Aceptar.
ACL muestra los resultados.

En los siguientes procedimientos, usted comprobar si


hay apellidos y nmeros de empleados duplicados.
 Verificar si existen apellidos duplicados

1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione


Analizar Buscar duplicados. Aparecer el cuadro
de dilogo Duplicados.

5 En la columna Apellido, haga clic en un hipervnculo.


ACL muestra una vista filtrada de la tabla
Lista_empleados con los detalles correspondientes
a ese empleado.

2 Haga clic en Duplicados en. Aparecer el cuadro


de dilogo Campos seleccionados. Haga clic en
Apellido y en el botn de flecha. Haga clic en Aceptar.

ACL en Prctica

A continuacin decide controlar la tabla


Lista_empleados para determinar si hay nmeros
de empleados duplicados.

13

Captulo 2: Examinar datos de empleados


 Verificar si existen nmeros de empleados duplicados

1 Haga clic en el botn Eliminar filtro

para quitar el
filtro. Vuelve a aparecer la tabla completa
Lista_empleados.

2 Seleccione Analizar Buscar duplicados. Aparecer


el cuadro de dilogo Duplicados.

3 Haga clic en Duplicados en. Aparecer el cuadro de

Examinar los salarios y las


bonificaciones que perciben
los empleados
Le solicitaron que busque varias cosas en los datos de los
empleados:

dilogo Campos seleccionados. Seleccione NroEmpl


y haga clic en el botn de flecha. Haga clic en Aceptar.

4 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. Haga clic en

Aceptar.

5 Vea la ficha Duplicados. No se encontraron nmeros


de empleados duplicados.

El total de bonificaciones que se abon en el


ao 2002
Los salarios pagados: del mximo al mnimo
y del mnimo al mximo
El nmero de empleados contratados en 2002
La relacin bonificaciones/salario por cada
empleado en 2002

Tareas
Determinar el importe total de bonificaciones pagadas.
Ver salarios en orden ascendente y descendente.
Ver los empleados contratados en 2002.
Calcular las bonificaciones como porcentaje del salario.

14

ACL en Prctica

Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados

Determinar el total de bonificaciones pagadas en 2002


Metaphor tiene una estructura remunerativa compleja.
Debido a que es una empresa orientada hacia los proyectos,
algunos empleados tienen un plan de remuneracin que se
basa en gran parte en las bonificaciones.
Para obtener el importe total abonado en concepto de
bonificaciones en el ao 2002, utilice el comando Totalizar.
 Usar el comando Totalizar para obtener el total de
bonificaciones pagadas en 2002

1 Abra la tabla Lista_empleados.


2 Seleccione Analizar Totalizar campos.
3 Haga clic en el botn Totalizar campos. Aparecer el
cuadro de dilogo Campos seleccionados. Seleccione
Bonificacin_2002 y haga clic en el botn de flecha.
Aparecer Bonificacin_2002 en la lista de Campos
seleccionados. Haga clic en Aceptar. Haga clic en
Aceptar.

4 Vea la ficha Totalizar.


La cifra que se visualiza en la ficha Totalizar
corresponde al importe total pagado en concepto de
bonificaciones en el ao 2002. El total que aparece
debe ser 1.016.483,76.
Supongamos que usted desea ver qu comando utiliz
para obtener este resultado. A tal fin, puede mirar el log.

5 Haga clic en la ficha Log en la parte inferior izquierda


de la ventana de ACL.

Ver salarios en orden ascendente y descendente


La funcin Ordenacin rpida le permite ver los datos
en un orden secuencial. Esta funcin, que slo puede
aplicarse a la vista, es un mtodo temporal para visualizar
registros en orden ascendente o descendente. Una vez que
haya terminado de utilizar Ordenacin rpida, puede
desactivarla para que se muestren en la vista los registros
en el orden en el que aparecen en la tabla.
 Ver salarios de los empleados en orden ascendente
y descendente

1 Con la tabla Lista_empleados activa, haga clic con


el botn secundario del ratn en el encabezado de la
columna Salario. Seleccione Ordenacin rpida
descendente.
Puede ver los salarios de los empleados en orden
descendente. Ahora desea verlos en orden ascendente.

2 Haga clic con el botn secundario del ratn en


el encabezado de la columna Salario. Seleccione
Ordenacin rpida ascendente.
Si tiene un archivo grande, las operaciones de Ordenacin
rpida pueden tardar ms tiempo. Si tiene archivos
pequeos, es posible que el comando Ordenacin rpida
le resulte de utilidad. Tenga en cuenta que puede utilizar
este comando en cualquier columna y obtener distintas
perspectivas de los datos.

Puede ver los comandos que ejecut en este proyecto.


Un comando es el nombre de una accin especfica ejecutada en
ACL, como por ejemplo, el comando Estadsticas. Para obtener
ms informacin sobre los comandos, seleccione Ayuda ndice
y busque comandos.

ACL en Prctica

15

Captulo 2: Examinar datos de empleados

Ver los empleados contratados en 2002


Para determinar cuntos empleados se contrataron en
2002, aplique un filtro a la vista. Un filtro es una expresin
lgica que usted puede ingresar en el cuadro de texto
Filtro de la vista. ACL slo muestra los registros que
coinciden con el filtro.
Una expresin es un conjunto de operadores y valores que se
utilizan para realizar clculos, especificar condiciones para una
prueba o crear valores que no existen directamente en los datos.
Una expresin ACL puede ser una combinacin de campos de
datos o campos computados, operadores, constantes, funciones
y variables.
 Crear un filtro para mostrar los empleados contratados en
el ao 2002

1 Haga clic en el botn Editar el filtro de vista

.
Aparecer el cuadro de dilogo Editar el filtro de
vista. Puede utilizar este cuadro de dilogo para
crear y editar filtros que se aplican a la tabla actual.

Si bien usted sabe que no se contrataron empleados en


2003, quiere asegurarse de que el perodo seleccionado
es el correcto. Desea obtener una lista de los empleados
contratados entre el 1 de enero de 2002 y el 31 de
diciembre de 2002.

5 Cambie la expresin para que diga:


FechaContratacin >= `20020101` AND
FechaContratacin <= `20021231`

6 Haga clic en Aceptar.


7 Verifique los registros filtrados.
8 Seleccione Analizar Contar registros y haga clic
en Aceptar.
Observe la parte inferior de la ventana de ACL. Aparecen
17 registros con este filtro. Esto significa que en 2002 se
contrataron 17 empleados.

2 En la lista Campos disponibles, haga doble clic en


FechaContratacin.

3 Haga clic en >= en el panel central.


4 Haga clic en Fecha. Localice 1 de enero de 2002
y haga clic en Aceptar.
La expresin debe decir:
FechaContratacin >= `20020101`

Observe que en los filtros que contienen fechas se


utilizan comillas simples invertidas. No puede
usar las comillas comunes cuando maneja fechas
y tampoco puede usar estas comillas especiales en
otras expresiones.

16

ACL en Prctica

Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados

Calcular las bonificaciones como porcentaje del


salario
Usted desea calcular las bonificaciones como porcentaje
del salario de todos los empleados. A tal fin, agregue un
campo computado al formato de la tabla.
Un campo computado se crea con una expresin.
Esta expresin puede usar uno o varios campos de los
que existen en la tabla.
 Agregar un campo computado al formato de la tabla

1 Con la tabla Lista_empleados activa, haga clic en el


botn Eliminar filtro

para quitar el filtro.

4 Ingrese Bonificacin_porcentaje del salario en el


campo Nombre.

5 Haga clic en f(x). Aparecer el cuadro de dilogo


Generador de expresiones. El Generador de
expresiones es igual al cuadro de dilogo Editar
el filtro de vista que ya utiliz.

6 En el cuadro Expresin, escriba su expresin:


(Bonificacin_2002 * 100,00) / Salario

Esta expresin calcula las bonificaciones de 2002


como porcentaje del salario de los empleados de 2002.

7 Haga clic en Aceptar.


8 En la lista Formato, ingrese 999999,99%.

2 Seleccione Edicin Formato de tabla. Se abre la


ventana de Formato de tabla y se visualiza la ficha
Editar campos/expresiones.

Para obtener ms informacin sobre cmo ACL maneja la


precisin y exactitud de los clculos decimales, seleccione
Ayuda ndice y busque controlar el redondeo en
expresiones decimales.

9 Para guardar los cambios, haga clic en la marca de


verificacin verde.

10 Cierre la ventana Formato de tabla.


3 Haga clic en el botn Agregar una nueva expresin
ubicado a la izquierda. La ficha Editar
campos/expresiones cambia para que usted pueda
ingresar la expresin del nuevo campo computado.

ACL en Prctica

Aunque usted ha creado el nuevo campo, todava


no aparece en la vista Lista_empleados.

11 Haga clic con el botn secundario del ratn en el


encabezado de la columna NmTarj y seleccione
Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo
Agregar columnas.

17

Captulo 2: Examinar datos de empleados

12 Seleccione Bonificacin_porcentaje_del_salario
y haga clic en el botn de flecha. Aparecer
Bonificacin_porcentaje_del_salario en la lista
Campos seleccionados. Haga clic en Aceptar.

Tenga en cuenta que la relacin ser asimtrica para los


empleados contratados en el ao 2002, debido a que no
trabajaron un ao completo en Metaphor. Puede aplicar un filtro
para ocultar los registros de los empleados contratados en 2002.
Al trabajar en un proyecto de ACL, es posible que
desee modificar el ancho de las columnas. Puede
mover el separador de las columnas para ajustar el
ancho a fin de que ocupen menos espacio en la vista.
Otra posibilidad para cambiar el tamao de una
columna al ancho de la visualizacin es hacer doble
clic a la derecha del encabezado de la columna. Para
cambiar el tamao de ms de una columna a la vez,
seleccione varias columnas, luego haga doble clic a la
derecha del encabezado de una columna.

Ejercicios
1 Puede ejecutar el comando Perfil slo en la columna
FechaContratacin de la tabla Lista_empleados?
Ejecute el comando Estadsticas slo en la columna
FechaContratacin.
Qu resultados obtiene? Cundo son tiles los
comandos Estadsticas y Perfil?

2 Ejecute el comando Ordenacin rpida en la columna


Bonificacin_2002 de la tabla Lista_empleados.

3 Ejecute el comando Ordenacin rpida en la columna


Comi_2002 de la tabla Agentes_Metaphor, en orden
ascendente y luego en orden descendente. Ejecute los
comandos Estadsticas y Perfil en esta tabla.

4 Determine el total de comisiones pagadas a los agentes


de Metaphor en el ao 2002.

5 Facilite la lectura de la vista ajustando los anchos de


columna y arrastrando las columnas hacia la izquierda
o la derecha. Puede ajustar las columnas en cualquier
momento mientras sigue el tutorial.

13 Cierre la vista y haga clic en S cuando ACL le indique


que la guarde.

18

ACL en Prctica

Revisin del captulo

Revisin del captulo


En este captulo usted realiz las siguientes tareas:

Abrir un proyecto

Ver el contenido del proyecto

Usar los comandos Estadsticas y Perfil para


analizar los datos
Usar el comando Ordenacin rpida para ordenar
los datos con un criterio especfico
Crear y aplicar filtros

Ha finalizado una pequea demostracin de lo que puede


hacer con ACL. En los siguientes captulos trabajar con
ejemplos ms complejos.

ACL en Prctica

19

Captulo 2: Examinar datos de empleados

20

ACL en Prctica

C APTULO 3

C ONFIGURAR EL PROYECTO

Crear el proyecto y agregar los datos

En este captulo
Administrar proyectos en ACL
Importar archivos a un proyecto
Comprobar y verificar los datos

Antes de comenzar el anlisis de las transacciones de tarjeta de crdito de


Metaphor Corporation, usted debe crear un proyecto y acceder a los datos
de tarjeta de crdito.
Los proyectos de ACL funcionan como contenedores de datos. Usted debe
importar al proyecto datos provenientes de fuentes tales como hojas de
clculo Excel, archivos de texto, bases de datos Access, archivos dBASE, etc.
Debe importar cada origen de datos como una tabla separada. Una vez
importados los datos, podr proceder a su anlisis.

21

Captulo 3: Configurar el proyecto

Comenzar el proyecto en ACL


Como usted est comenzando un nuevo proyecto de
anlisis, primero crear un proyecto en ACL.
Tareas
Crear un proyecto en ACL.
Importar los archivos de datos como tablas.
Otras situaciones de importacin de datos.

Crear un proyecto en ACL


Para comenzar a trabajar en ACL, cree un proyecto. Puede
guardar o cerrar un proyecto de ACL como lo hace con un
documento de un procesador de texto o una hoja de
clculo.
 Crear un proyecto en ACL

1 Seleccione Archivo Nuevo Proyecto.


2 En el cuadro Nombre del archivo, ingrese
Tutorial_ACL_Metaphor y haga clic en Guardar.

Aparecer el Asistente de Definicin de Datos. Utilice


este asistente para importar los datos a su proyecto.
Si necesita cambiar una seleccin anterior mientras utiliza el
Asistente de Definicin de Datos, haga clic en Atrs hasta
volver a la pantalla deseada.

22

ACL en Prctica

Comenzar el proyecto en ACL

Importar los archivos de datos como tablas


Una vez iniciado un proyecto en ACL, debe agregarle
datos. En todos los casos, puede utilizar el Asistente
de Definicin de Datos, pero el proceso presentar
pequeas diferencias segn el tipo de archivo que
importe.
Usted importa los datos de cada uno de los seis archivos
que se enumeran en Archivos de datos de Metaphor en
la pgina 5. ACL crea y guarda una tabla para cada archivo
en un archivo con extensin .fil.
Cuando importe el primer archivo, el Asistente de
Definicin de Datos estar abierto debido a que apareci
cuando guard el nuevo proyecto. Comience importando
el archivo Tarjetas_crdito_Metaphor.xls, que ACL
reconoce como archivo Excel.

4 Ingrese Tarjetas_crdito_Metaphor. Haga clic


en Guardar.
Obtendr un listado de los campos con una
descripcin.

5 Haga clic en Finalizar. Cuando aparezca un mensaje


que le pregunta si desea guardar la tabla sin ttulo,
haga clic en Aceptar.
Se abre la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor en ACL.
En este ejemplo, el libro de Excel
Tarjetas_crdito_Metaphor.xls contiene una sola hoja
de clculo. Si el libro de Excel tiene ms de una hoja de
clculo, seleccione la que desea importar en la pantalla
Seleccionar origen de datos del Asistente de Definicin
de Datos.
 Importar la hoja de clculo Trans_abril.xls

 Importar la hoja de clculo Tarjetas_crdito_Metaphor.xls

1 Seleccione Archivo Nuevo Tabla. Aparecer el

1 En la pantalla del Asistente de Definicin de Datos,

Asistente de Definicin de Datos. Haga clic en


Siguiente hasta que aparezca el cuadro de dilogo
Seleccione el archivo a definir.

haga clic en Siguiente y avance por las pantallas del


asistente hasta que aparezca el cuadro de dilogo
Seleccione el archivo a definir. Busque la carpeta
C:\ACL DATA\Archivo de datos de muestra. Si la
instalacin no us las ubicaciones predeterminadas,
es posible que esta carpeta se encuentre en otra parte
del sistema.

2 Haga doble clic en Tarjetas_crdito_Metaphor.xls.


3 Haga clic en Siguiente varias veces para avanzar por
las pantallas del asistente. ACL selecciona los valores
predeterminados correctos, de manera que no tiene
que cambiarlos. Aparecer el cuadro de dilogo
Guardar archivo de datos como.

ACL en Prctica

2 Localice Trans_abril.xls y haga doble clic en el


archivo. Haga clic en Siguiente.

3 Avance por las pantallas del asistente como lo hizo


con la tabla anterior. Guarde esta tabla como
Trans_abril.

4 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar.


Los procedimientos para importar los otros archivos
de datos como tablas se asemejan al procedimiento
para importar hojas de clculo de Excel.

23

Captulo 3: Configurar el proyecto


 Importar el archivo Cdigos_inaceptables.txt
El archivo Cdigos_inaceptables.txt tiene dos columnas
con los ttulos Cdigos y Descripcin, respectivamente.
Las entradas de los campos estn separadas por
tabuladores.

Puede ver el formato del archivo definido en el


asistente.

Es mejor asignar a cada campo el tipo de datos correcto cuando se


importan a ACL. Sin embargo, es posible cambiar el tipo de datos
despus de la importacin del archivo.

1 Seleccione Archivo Nuevo Tabla. Haga clic en


Siguiente hasta que aparezca el cuadro de dilogo
Seleccione el archivo a definir.

2 Localice el archivo Cdigos_inaceptables.txt y haga


doble clic en l. Haga clic en Siguiente.

3 En la pantalla Formato de archivo del Asistente de


Definicin de Datos, seleccione la opcin Archivo de
texto delimitado y haga clic en Siguiente.
Aparecer la pantalla Propiedades de archivo
delimitado del Asistente de Definicin de Datos.

4 Seleccione TAB en la columna Separador de campo.


Los datos se separan correctamente en dos campos.

5 Seleccione la opcin Usar la primera lnea como


nombre de campos.
La primera fila del archivo contiene los nombres de
campo, que son Cdigos y Descripcin en este caso.

6 Haga clic en Siguiente y guarde la tabla como


Cdigos_inaceptables.

Aparecer la pantalla Editar propiedades de campos


del asistente. Puede cambiar el tipo de datos en cada
campo. ACL puede identificar los datos que no son
necesariamente correctos.

7 En la pantalla Editar propiedades de campos del


asistente, el campo Cdigos es la opcin
predeterminada. Seleccione Texto ASCII en la lista
desplegable de Tipo.
Si bien los cdigos de categoras no aceptables estn
compuestos por dgitos, usted desea que ACL los
considere como datos de caracteres en lugar de datos
numricos.

8 Haga clic en el encabezado de la columna


Descripcin en la pantalla Editar propiedades de
campos. Debe tener un Tipo de Texto ASCII. No es
necesario realizar ningn cambio.

9 Haga clic en Siguiente.

24

ACL en Prctica

Comenzar el proyecto en ACL

El asistente le ofrece un resumen del archivo.

10 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar cuando


se le pregunte si desea guardar la tabla.
Aparecer la tabla Cdigos_inaceptables en ACL. Puede
desplazarse por el contenido.
 Importar el archivo Departamentos_compaa.txt
El formato de este archivo es similar al del archivo
Cdigos_inaceptables.txt pero no tiene filas de
encabezado. Deber agregar los nombres de los campos
en el Asistente de Definicin de Datos.

1 Seleccione Archivo Nuevo Tabla para abrir el


Asistente de Definicin de Datos. Avance por las
pantallas del asistente como lo hizo con el archivo
anterior, pero esta vez seleccione
Departamentos_compaa.txt. Seleccione Archivo
de texto delimitado en la pantalla Formato de
archivo. Haga clic en Siguiente.

2 En la pantalla Propiedades de archivo delimitado,


cancele la seleccin de Usar la primera lnea como
nombre de campos, de ser necesario. Seleccione TAB
como el Separador de campo.

3 Haga clic en Siguiente. Aparecer el cuadro de


dilogo Guardar archivo de datos como.

4 Ingrese Dpto_compaa como Nombre del archivo.


Haga clic en Guardar.
Ahora puede editar las propiedades de los campos.

5 En la pantalla Editar propiedades de campos, ingrese


Nombre_dpto en el cuadro de texto de Nombre.

6 Haga clic en el encabezado de la columna Campo 2.


Ingrese Cd_dpto en el campo Nombre. En la lista
desplegable de Tipo, seleccione Texto ASCII.

7 Haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar. Haga


clic en Aceptar para aceptar el mensaje.
Se abre la tabla Dpto_compaa en la vista.
 Importar el archivo Empleados.csv

1 Seleccione Archivo Nuevo Tabla para abrir el


Asistente de Definicin de Datos.

2 Avance por las pantallas del asistente para definir el


archivo Empleados.csv prcticamente de la misma
manera en que lo hizo con el archivo
Cdigos_inaceptables.txt.

3 En la pantalla Formato de archivo, asegrese de


que ACL importe el archivo como Archivo de texto
delimitado. Haga clic en Siguiente.

ACL en Prctica

25

Captulo 3: Configurar el proyecto

4 En la pantalla Propiedades de archivo delimitado,


asegrese de que:

Se seleccione Coma como el Separador de


campo.
Se seleccione Usar la primera lnea como
nombre de campos.

5 Haga clic en Siguiente. Guarde el archivo como


Empleados.

6 En la pantalla Editar propiedades de campos:

Cambie los campos NmTarj y NroEmpl al


tipo Texto ASCII.
Cambie el campo FechaContratacin al tipo
Fecha.
Asegrese de que los campos Salario
y Bonificacin_2002 sean del tipo numrico
(Con formato).
Puede cambiar los ttulos de las columnas si desea
trabajar con ttulos ms cmodos. El cambio de
los ttulos no afecta los nombres de los campos.

7 Haga clic en Siguiente. Guarde la tabla como


Empleados.

8 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar para


aceptar el mensaje.
Se abre la tabla Empleados en la vista.
A continuacin importar los datos de la base de datos
Cdigos_aceptables.

 Importar la base de datos Cdigos_aceptables de Access

1 Haga clic en Archivo Nuevo Tabla. Avance por las


pantallas del Asistente de Definicin de Datos y el
archivo Cdigos_aceptables.mdb.

2 Siga avanzando por las pantallas del asistente.


Dado que esta base de datos contiene una sola tabla,
se selecciona automticamente Cdigos_aceptables
en la lista Seleccione la tabla o vista de Access.

3 Guarde la tabla como Cdigos_aceptables.


4 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar para
aceptar el mensaje. Se abre la tabla
Cdigos_aceptables en la vista.
Como puede ver en el Panorama a la izquierda de su
proyecto, los datos de cada archivo se colocaron en tablas
separadas. Debe tener seis tablas en su proyecto.

Cdigos_aceptables

Cdigos_inaceptables

Dpto_compaa

Empleados

Tarjetas_crdito_Metaphor

Trans_abril

 Guardar el proyecto

Haga clic en Archivo Guardar proyecto.


Tambin puede hacer clic en el botn Guardar
el proyecto abierto en la barra de herramientas.
Para avanzar con este tutorial de manera eficaz,
debe guardar su trabajo a medida que pasa de un
procedimiento a otro.

26

ACL en Prctica

Comenzar el proyecto en ACL

Como con cualquier aplicacin de Windows, debe


guardar su trabajo en ACL con cierta frecuencia mientras
trabaja en un proyecto. De esta manera, evitar que se
pierdan los datos en caso de producirse una cada el
sistema. Adems, ACL genera automticamente una
copia de seguridad del proyecto en curso. Tambin debe
guardar su trabajo al agregar o eliminar datos de su
proyecto.

Ejercicio
Guarde el proyecto existente con un nuevo nombre,
Prueba_Tutorial_ACL_Metaphor. Para ello, utilice
Archivo Guardar proyecto Como. Siga trabajando
con el proyecto original, Tutorial_ACL_Metaphor.

Durante todo el tutorial, se le indicar que guarde los


cambios en una tabla, en especial cuando pase de una
tabla a otra o cuando cierre el proyecto. Haga clic en S
para guardar el trabajo realizado en cada tabla.
Puede detener el tutorial en cualquier momento cerrando
y guardando el proyecto.

ACL en Prctica

27

Captulo 3: Configurar el proyecto

Comprobar y verificar los datos

Verificar el tipo y formato de los datos


Antes de comenzar su anlisis, verifique el formato
de cada tabla para determinar si:

Antes de analizar los datos, siempre debe verificarlos.


Por ejemplo, si se supone que un campo contiene fechas,
pero slo contiene nombres, es posible que su anlisis
carezca de sentido. ACL tiene varios comandos que
usted puede usar para verificar los datos.

Los campos estn correctamente definidos.

En la siguiente tabla se ofrece informacin sobre el


aspecto de los campos en las tablas y el tipo de datos
que ACL les asigna.

Tareas
Verificar el tipo y formato de los datos.
Verificar los datos en una tabla.

La presentacin de los datos es una cuestin de


preferencia personal. Por ejemplo, usted decide que
prefiere que el formato de todas las tarjetas de crdito
incluya un guin detrs de los cuatro dgitos. En este
proyecto, se opt por mostrar una cadena de 16 caracteres
de longitud.

Documentar el trabajo.

28

Los tipos de datos de cada campo son los


correctos.

Archivos

Tipo y formato de los datos

Nmeros de tarjeta de
crdito

Cada entrada debe tener 16 dgitos sin caracteres


adicionales. El campo debe tener un tipo de datos ASCII.

Fechas

Cada entrada debe tener una fecha. Segn las fechas, es


posible que desee definir si todas las fechas quedan
comprendidas en un perodo determinado. El campo
debe tener un tipo de datos de Fecha.

Importes de
transaccin, cargos
financieros y lmites de
crdito

Cada entrada debe ser numrica, con dos lugares


decimales. El campo debe tener un tipo de datos
Numrico.

Nombres

Las entradas slo deben contener letras, espacios y


guiones. El campo debe tener un tipo de datos ASCII.

Cdigos de categora
de establecimiento

Cada cdigo debe tener 4 dgitos sin caracteres


extraos. El campo debe tener un tipo de datos ASCII.

ACL en Prctica

Comprobar y verificar los datos

En este tutorial, usted asignar el tipo de datos ASCII a los


cdigos de categora de establecimiento y a los nmeros
de tarjeta de crdito ya que no realizar clculos en los
campos. Tambin necesitar el tipo de datos ASCII para
realizar las tareas que se le presentarn ms adelante en el
tutorial. Si estuviera realizando pruebas matemticas con
los nmeros de tarjetas, en ese caso necesitara el tipo de
datos Numrico.

se definieron los datos. Es posible que sea necesario


desplazar la lista en sentido horizontal para ver toda
la informacin. Puede ampliar y reorganizar las
columnas para facilitar la lectura de la lista.

Idealmente, en un anlisis de datos profundo, deben


verificarse los datos de todos los campos de todas las
tablas del proyecto. Si lo desea, puede configurar un
grfico con las pruebas adecuadas para cada campo
y llevar una lista de verificacin de los resultados. Cada
comando de verificacin tambin aparece en el log.
Sin embargo, si est seguro de que los datos se ingresaron
correctamente, puede optar por omitir los pasos de
verificacin o verificar slo algunos campos.
A menudo puede usar ACL para corregir los datos que
tienen un formato incorrecto. Puede crear campos
computados que, por ejemplo, omiten los caracteres
inadecuados.
En este captulo, modificar los tipos de datos
predeterminados que ACL seleccion; sin embargo,
los datos subyacentes no necesitan correccin alguna.
 Ver y editar las definiciones de datos en una tabla

1 Abra la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor.


2 Haga clic en Edicin Formato de tabla. Aparecer
la ventana Formato de tabla.
Esta ventana contiene informacin sobre cada uno
de los campos de datos definidos en el proyecto.
Observe Categora y Tipo para determinar cmo

ACL en Prctica

Las listas de campos como la que se ilustra presentan las


siguientes categoras de tipos de datos: Carcter, Numrico,
Fecha o Lgico. El tipo de datos ASCII, por ejemplo, pertenece
a la categora Carcter. Para obtener ms informacin sobre
las categoras de tipos de datos, seleccione Ayuda ndice
y busque referencia de tipos de datos.

3 Examine la lista de campos para determinar si cada


campo tiene el tipo de datos correcto.
El campo NmTarj debe tener datos de caracteres,
pero la letra N indica que tiene datos numricos.
Si bien este campo consta de dgitos, usted no realizar
operaciones matemticas con los nmeros de tarjeta.

4 Haga doble clic en la entrada NmTarj.


5 En la lista desplegable de Tipo, seleccione ASCII.
6 Haga clic en la marca de verificacin verde para
guardar los cambios.

7 Cierre la ventana Formato de tabla.


29

Captulo 3: Configurar el proyecto

Verificar los datos en una tabla


Una vez que determina que los tipos de datos y los datos
estn correctamente definidos, puede comprobar si los
datos coinciden con el tipo asignado. Utilice el comando
Verificar para comprobar si los datos de una tabla
coinciden con su tipo.
Por ejemplo, si tiene letras en un campo definido con
el tipo numrico, o nmeros decimales en un campo
definido con el tipo fecha, el comando Verificar indicar
los datos no vlidos.
 Verificar los datos en una tabla

1 Abra la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor.


2 Haga clic en Datos Verificar.
3 Haga clic en Verificar campos. Aparecer el cuadro
de dilogo Campos seleccionados.

4 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.


Debe ver una lista de los campos que desea verificar
en la lista Verificar campos.

5 Haga clic en Aceptar.


No debe tener datos no vlidos.
Ha verificado todos los campos de la tabla.

Documentar el trabajo
Al trabajar con un proyecto de ACL, desea que los
mtodos utilizados sean claros. Puede justificar los
resultados de su trabajo o permitir que otra persona
asuma las tareas de anlisis, de ser necesario. Con la
documentacin adecuada, puede ver de inmediato el
trabajo realizado en ACL. De esta manera se facilitar
su trabajo, en particular si usted es responsable de
varios proyectos de anlisis.
Si asume un proyecto que estaba realizando otro colega,
la documentacin tendr un inmenso valor. Anlogamente,
si usted asigna el proyecto a otro colega, ser muy til para
ese colega poder leer las notas histricas del proyecto.
 Agregar y editar notas del proyecto

1 Seleccione el nombre del proyecto en el Panorama.


2 Haga clic en Archivo Propiedades. Aparecer el
cuadro de dilogo Propiedades del Proyecto.

3 En la ficha Notas, ingrese la fecha y hora actuales, y un


breve resumen de lo que piensa lograr.

4 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo


Propiedades del Proyecto.
Al cerrar el cuadro de dilogo, ACL guarda
automticamente las notas. Sin embargo, si borra
las notas involuntariamente, no podr recuperarlas
a menos que tenga una copia de seguridad del archivo.
Por este motivo, le recomendamos que utilice una hoja
de tareas y las notas del proyecto para documentar su
trabajo.
Si le resulta til, puede adaptar la siguiente hoja de
tareas a su proyecto para efectuar el seguimiento de las

30

ACL en Prctica

Comprobar y verificar los datos


actividades analticas realizadas y las que piensa realizar.
Esta hoja de tareas se prepara y mantiene fuera de ACL.

Agregar notas de registros a una tabla

Informacin necesaria

Puede agregar notas a registros especficos en una tabla.


Estas notas pueden contener cualquier tipo de
informacin que sea de ayuda a una persona que est
viendo el proyecto. Tambin puede colocar un enlace a
otros archivos con informacin.

Dnde obtener esta informacin

1 Abra la tabla Empleados. Fjese en las celdas

Ubicacin de las carpetas del


proyecto

2 Haga clic con el botn secundario del ratn en la celda

Elementos

Proyectos relacionados

Descripcin

numricas que indican el nmero de registro, a la


izquierda de la tabla.
3 de registro y seleccione Editar nota. Aparecer el
cuadro de dilogo Editar nota.

Verificacin (cree una lista de


verificacin por cada campo
verificado)

3 Escriba la siguiente nota: El Sr. Lee dejar

Nombres de tablas con los datos


extrados y validados

4 Haga clic en Aceptar.

Descripcin de cada tarea


analtica en ACL

Metaphor Corporation antes de finalizar


el ao.

Las notas que usted agregue a la tabla, no afectarn los


datos de sta.

Tarea analtica Nro. 1 a n...


(pasos de ACL)
Reporte de cada objetivo
Tarea de reporte Nro. 1 a n...
(pasos de ACL)
Ubicacin y descripcin de los
archivos de datos exportados

ACL en Prctica

31

Captulo 3: Configurar el proyecto

Ejercicio
Verifique los datos de por lo menos otra tabla en el
proyecto Tutorial_ACL_Metaphor.

Revisin del captulo


En este captulo usted realiz las siguientes tareas:

Crear un proyecto.

Importar archivos al proyecto.

Guardar el proyecto.

Verificar los datos del proyecto.

Documentar su trabajo.

En realidad, todava no ha efectuado ningn anlisis de


los datos, pero ha configurado el proyecto de modo que
est listo para comenzar el anlisis.

32

ACL en Prctica

C APTULO 4

C OMENZAR EL ANLISIS

Comenzar a buscar modelos

En este captulo
Determinar el pasivo total
Extraer los nmeros de tarjetas
que vencen
Buscar transacciones de un
cliente
Comprobar los saldos de tarjetas
de crdito

Hasta ahora usted consider el plan de un proyecto, trabaj en un


proyecto simple, comenz un nuevo proyecto, agreg datos al proyecto
y verific los datos. A continuacin utilizar ACL para realizar un anlisis
sencillo de los datos.
En este captulo, utilizar procedimientos simples para obtener informacin
general sobre los datos. Examinar los lmites de crdito y los saldos de
tarjetas de crdito para obtener informacin sobre el pasivo financiero de
Metaphor y los modelos de uso de las tarjetas de crdito.

33

Captulo 4: Comenzar el anlisis

Determinar el pasivo total


Si todos los empleados de Metaphor alcanzaran el lmite
de la tarjeta de crdito, cul sera la deuda total de
Metaphor? Usted puede determinar esta cifra totalizando
el campo LmCred.
Puede usar el comando Totalizar para sumar los lmites de
crdito totales y establecer cul es la exposicin crediticia
total de la empresa.
 Totalizar el campo LmCred

1 Abra la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor.


2 Seleccione Analizar Totalizar campos. Aparecer
el cuadro de dilogo Totalizar.

3 Seleccione el campo LmCred. Como slo desea


totalizar este campo, no es necesario seleccionar
ningn otro.

4 Haga clic en Aceptar. Vea la ficha Totalizar.

Extraer los nmeros de tarjetas


que vencen
Piensa trabajar en forma coordinada con el departamento
contable para garantizar que no existan problemas con la
renovacin de las tarjetas de crdito de los empleados.
En primer lugar, debe filtrar todos los nmeros de tarjetas
de crdito que tienen una fecha de vencimiento de 1 de
enero de 2004 o anterior.
 Filtrar los nmeros de tarjetas por fecha de vencimiento

1 En la ficha Tarjetas_crdito_Metaphor, haga clic


en el botn Editar el filtro de vista . Aparecer el
cuadro de dilogo Editar el filtro de vista.

2 En el cuadro Expresin, ingrese este filtro:


FchaVto <= `20040101`

Puede hacer clic en el botn Fecha y seleccionar la


fecha, si no desea ingresar directamente
`20040101`.

3 Haga clic en Aceptar.


4 Seleccione Analizar Contar registros. Haga clic
en Aceptar. La barra de estado muestra que 8/200
registros cumplen los criterios especificados con una
fecha de vencimiento del 1 de enero de 2004 o anterior.
Cul es el resultado? El total debe ser de 1.440.800.
Usted puede exportar los resultados a otro formato de
archivo si desea guardar el resultado. Tambin puede ver
los resultados en el log si reanuda su actividad en otro
momento.

34

ACL en Prctica

Buscar transacciones por nmero de cliente

Buscar transacciones por nmero


de cliente
Debido a que le advirtieron sobre los gastos relacionados
con el cliente 444413, desea buscar informacin sobre las
transacciones relacionadas con ese nmero de cliente.
Puede realizar esta tarea, por lo menos, de dos maneras
diferentes:

Ahora desea enviar los nmeros de tarjetas de crdito


de prximo vencimiento que aparecen en la vista al
empleado a cargo de las tarjetas de crdito. En el siguiente
procedimiento, exportar los nmeros de tarjetas a un
archivo de texto.
 Exportar los nmeros de tarjetas de crdito de prximo
vencimiento

1 Haga clic en Datos Exportar a otra aplicacin.


Aparecer el cuadro de dilogo Exportar.

2 Seleccione Vista. En la lista desplegable de Exportar


como, seleccione Texto.

3 Ingrese un nombre de archivo descriptivo en el cuadro


de texto En, como por ejemplo
NTC_vence_1enero.txt. Haga clic en Aceptar.
Puede adjuntar el archivo de texto a un mensaje de correo
electrnico, imprimirlo o manejarlo como lo desee.

Cree un filtro con la funcin FIND( ) que busca


todos los registros con un valor NroClien de
444413. Puede utilizar cualquiera de las
funciones de ACL para crear un filtro o un
campo calculado. Use FIND( ) para aislar
registros especficos.
Cree un filtro que defina NroClien igual
a 444413.

Puede utilizar funciones para crear un filtro o una expresin de un


campo calculado. Puede ver las funciones en el Generador de
expresiones.
Sin embargo, para poder realizar la bsqueda, compruebe
los tipos de datos asignados a los campos en la tabla
Trans_abril. Dado que usted import los datos de Excel,
ACL defini los tipos de datos predeterminados para los
campos. Es posible que sea necesario modificar algunos
de los tipos de datos.
 Editar los tipos de datos de Trans_abril

1 Abra la tabla Trans_abril.


2 Haga clic en Edicin Formato de tabla. Aparecer
la ventana Formato de tabla.

ACL en Prctica

35

Captulo 4: Comenzar el anlisis


 Usar la funcin FIND( ) para buscar registros de un cliente

1 Con la tabla Trans_abril activa, haga clic en el botn


Editar el filtro de vista . Aparecer el cuadro de
dilogo Editar el filtro de vista.

2 En el cuadro Expresin, escriba esta expresin:


FIND("444413";NroClien)

Se usan las comillas en el nmero 444413 debido


a que el campo NroClien tiene un tipo de campo
ASCII.

3 Haga clic en el botn Verificar. Aparece un mensaje

El campo Monto tiene el tipo de datos correcto


Numrico.
Los campos NmTarj y Cdigos deben editarse
para definir el tipo de datos ASCII.
Los campos NroClien y Descripcin tienen el
tipo correcto ASCII.
El campo Fecha_trans tiene el tipo correcto de
datos de DATE.

3 Haga doble clic en NmTarj. En la lista desplegable de


Tipo, seleccione ASCII. Haga clic en la marca de
verificacin verde. Repita estos pasos con el campo
Cdigos.

que indica que la expresin es vlida. Haga clic en


Aceptar. Si la expresin no es vlida, corrjala y vuelva
a verificarla. Si bien es recomendable, no es necesario
verificar las expresiones creadas por el usuario.

4 Haga clic en Aceptar. Desplcese hacia la derecha para


ver si el campo NroClien slo contiene los valores
444413.

5 Seleccione Analizar Contar registros. Haga clic


en Aceptar. Se visualiza que 26/281 registros tienen el
campo NroClien con el valor 444413. En un anlisis
tpico, tratara de determinar quin es este cliente.
Sin embargo, los archivos de datos incluidos con el
tutorial no contienen esta informacin.

4 Cierre la ventana Formato de tabla.


Dado que ha verificado y corregido los tipos de datos,
puede comenzar a usar la funcin FIND( ).

36

ACL en Prctica

Buscar transacciones por nmero de cliente


Cuando aplica un filtro a los datos y desea guardar los
resultados, tiene varias opciones. Usted puede:

Extraer los registros filtrados a otra tabla.


Crear un reporte que contiene los registros
filtrados.
Volver a aplicar el filtro a los datos originales
cada vez que desea examinarlos.

Con la condicin de que tenga los datos originales,


siempre podr volver a aplicar el filtro para ver
nuevamente los datos filtrados.
Tambin puede usar la funcin FIND( ) para buscar
subcadenas dentro de un campo. Por ejemplo, el filtro
FIND("00";NroClien) asla todas las instancias en las
que 00 aparece en el campo de Nmero de cliente,
ya sea al principio, en el medio o al final.

En general, ACL ofrece varios mtodos para realizar


una determinada tarea. Si desea estar seguro de que su
razonamiento es el correcto, puede realizar una tarea
de varias maneras y verificar si obtiene los mismos
resultados en todos los casos.

 Definir un filtro directamente

1 Con la tabla Trans_abril activa, haga clic en el


botn Eliminar filtro

para quitar el filtro.

2 Haga clic en el botn Editar el filtro de vista

.
Aparecer el cuadro de dilogo Editar el filtro de
vista. Ingrese la expresin:

NroClien = "444413"

3 Haga clic en Aceptar.


Obtendr exactamente los mismos resultados con este
filtro que los obtenidos con la funcin FIND( ).

4 Haga clic en el botn Eliminar filtro

para quitar el

filtro.

ACL en Prctica

37

Captulo 4: Comenzar el anlisis

Comprobar los saldos de tarjetas


de crdito
Puede obtener un panorama general de los datos a fin
de identificar las posibles reas de inters. Por ejemplo,
es probable que desee buscar los saldos mximos
o aquellos que superan un determinado lmite. Puede
usar esta informacin como un indicador de posibles
problemas vinculados con el uso de las tarjetas de
crdito de los empleados.

4 Ingrese esta expresin en el cuadro Expresin:


NvoSald > 2000

5 Haga clic en Aceptar.


Los saldos mayores que $2.000 aparecen en la lista
en orden descendente.

Uno de los mtodos para determinar cuntos usuarios


de tarjeta de crdito poseen saldos elevados consiste en
filtrar los registros para visualizar slo los que tienen un
valor NvoSald mayor que 2000 y un valor NvoSald mayor
que 1000. Tambin puede ordenar los saldos para verlos
en funcin de su magnitud.
 Filtrar el campo NvoSald para buscar saldos superiores
a los $1.000 o $2.000

1 Abra la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor. Haga clic


en S si ACL le indica que guarde los cambios en la
tabla Trans_abril.

2 Haga clic con el botn secundario del ratn en el


encabezado de la columna NvoSald. Es posible que
sea necesario desplazarse en sentido horizontal para
encontrar la columna. Seleccione Ordenacin rpida
descendente.
ACL genera una lista de los saldos en orden
descendente, encabezada por el valor superior.
Si se desplaza por la tabla, podr obtener una
idea de los diversos saldos.

3 Haga clic en el botn Editar el filtro de vista

.
Se abre el cuadro de dilogo Editar el filtro de vista.

38

6 Seleccione Analizar Contar registros. Haga clic


en Aceptar.
La barra de estado muestra 53/200 registros que
tienen un importe de NvoSald mayor que $2.000.
Ahora puede cambiar el filtro para examinar los
registros que tienen un importe de NvoSald mayor
que $1.000.

7 En el campo Filtro en la parte superior de la vista,


cambie el filtro a NvoSald > 1000 y presione la
tecla ENTER.

8 Seleccione Analizar Contar registros. Haga clic


en Aceptar.
Debe tener 65 registros que cumplen el criterio
especificado.
El filtro puede contener ms de una condicin.
Adems de los importes de transaccin, los importes

ACL en Prctica

Ejercicios
de los campos MontoVencido y CargFin pueden
indicar la presencia de problemas vinculados con
el uso de tarjetas de crdito. De acuerdo con lo
establecido en el documento Polticas.doc,
los usuarios de tarjeta de crdito de Metaphor
deben pagar sus saldos todos los meses.

9 Cambie el filtro a:
(NvoSald > 1000) OR (MontoVencido > 0)
OR (CargFin > 0)

10 Cuente los registros filtrados. Debe tener 89.

Ejercicios
1 Extraiga los registros que tienen un valor NvoSald
mayor que 1.000 a una nueva tabla para su posterior
anlisis.

2 Cul es la diferencia que existe entre el nmero total


de transacciones y el nmero de transacciones con un
valor NvoSald mayor que 2.000?

3 De los nmeros de tarjetas que tienen un valor


NvoSald mayor que 2.000, cuntos tienen un valor
MontoVencido mayor que cero?

Si lo desea, puede extraer los registros filtrados a una


nueva tabla o imprimir un reporte.

4 Verifique si existen nmeros de tarjetas con un valor

A continuacin decide que desea probar otra Ordenacin


rpida para ver las tarjetas de crdito que tienen importes
vencidos.

5 Verifique la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor para

 Ordenacin rpida con MontoVencido

1 Haga clic en el botn Eliminar filtro

para quitar

el filtro.

2 Haga clic con el botn secundario del ratn en


MontoVencido y seleccione Ordenacin rpida
descendente.

3 Desplcese por los registros. Observe que muchos


titulares de tarjetas de crdito tienen cargos por
importes vencidos.
Estos procedimientos son ejemplos menores de cmo
ACL puede analizar una gran cantidad de datos.
A medida que se familiarice con ACL, es indudable
que pensar en nuevas formas de analizar los datos.

NvoSald de cero. Exporte estos resultados a un


archivo de texto.
buscar todos los nmeros de tarjetas con un valor
NvoSald negativo. Exporte estos resultados a un
archivo de Access.

6 De acuerdo con las condiciones del programa de


tarjeta de crdito, Metaphor puede evitar los cargos
financieros si los empleados presentan sus recibos
oportunamente en el departamento contable.
Metaphor desea saber cunto dinero pierde
innecesariamente como consecuencia de la
aplicacin de cargos financieros. Totalice el campo
CargFin. Adems, cuntos titulares de tarjetas de
crdito tienen un valor CargFin mayor que $10,00?

7 Metaphor desea saber el total de los saldos actuales.


En la tabla Tarjetas_crdito_Metaphor, totalice el
campo NvoSald.

8 Metaphor est considerando reducir el lmite de


crdito superior. Cuntos nmeros de tarjetas
tienen lmites de crdito que superan los $10.000?

ACL en Prctica

39

Captulo 4: Comenzar el anlisis

Revisin del captulo


En este captulo usted:

40

Calcul el pasivo financiero total por tarjetas de


crdito de Metaphor.
Busc los nmeros de tarjetas de crdito de
prximo vencimiento y los extrajo a un archivo
de texto.
Busc transacciones vinculadas con un
determinado cliente.
Verific el campo NvoSald para establecer cuntas
transacciones superaron determinados lmites.

ACL en Prctica

C APTULO 5

E XAMINAR LOS MODELOS DE GASTO

Obtener informacin sobre los gastos

En este captulo
Determinar los gastos totales
por cada cdigo de categora
Obtener informacin de
transaccin especfica

En los captulos anteriores, usted trabaj con ACL para familiarizarse con
los datos y realiz algunos anlisis preliminares. Ahora el departamento
contable de Metaphor Corporation le solicita informacin sobre los modelos
de gasto en las transacciones de tarjetas de crdito del mes de abril. Si puede
preparar un plan de anlisis til, le solicitarn que efecte los anlisis de
otros meses.
Una vez que usted haya suministrado la informacin sobre los modelos
de gasto, es posible que Metaphor economice de diversas maneras:
seleccionando un solo proveedor en algunos casos, obteniendo descuentos
masivos o limitando an ms las categoras de transacciones aceptables.
Tambin analizar los gastos por cliente para que Metaphor pueda usar
los resultados, a fin de determinar si se gasta de manera eficaz.

41

Captulo 5: Examinar los modelos de gasto

Determinar los gastos totales


por cada cdigo de categora
Comience su anlisis resumiendo el importe total de
todas las transacciones por cada cdigo de categora.
Su objetivo es examinar estos resultados y obtener
ideas para otros anlisis.
Tareas
Resumir los gastos totales por cada cdigo de categora
Separar las transacciones correspondientes a pasajes areos,
estadas en hoteles y automviles de alquiler
Aislar los gastos por servicios recreativos en particular

Resumir los gastos totales por cada cdigo de


categora
Al resumir los importes de transaccin por cada cdigo
de categora de establecimiento, usted podr ver cunto
dinero se gast en determinadas compaas areas
y cadenas de hoteles. Por su parte, todos los gastos de
restaurantes se categorizan con un solo cdigo. Algunos
cdigos de categora son especficos mientras que otros
son generales.
 Resumir los importes de transaccin por cdigo de categora

1 Abra la tabla Trans_abril.


2 Seleccione Analizar Resumir. Aparecer el cuadro
de dilogo Resumir.

3 En la lista de Resumir sobre, seleccione Cdigos.


4 En la lista de Campos de subtotales, seleccione
Monto. Desea totalizar el importe gastado en cada
cdigo de categora.

5 En la lista de Otros campos, seleccione Descripcin.


Desea ver el significado de los cdigos en la nueva tabla.

42

ACL en Prctica

Determinar los gastos totales por cada cdigo de categora

6 En la ficha Salida, seleccione Archivo. En el cuadro de


texto Nombre, ingrese Trans_por_cdigo y haga
clic en Aceptar.
Los resultados resumidos se extraen a la tabla
Trans_por_cdigo.
Vea la nueva tabla. Observe que el campo Contar indica
el nmero de transacciones por cdigo. Puede ejecutar
el comando Ordenacin rpida descendente en el
campo Monto para ver dnde se gast ms. Tambin
puede usar esta tabla para realizar otros anlisis.

Aislar transacciones por categora


Metaphor necesita que examine con atencin el importe
total gastado en viajes en el mes de abril; ms concretamente
desea obtener informacin sobre pasajes areos, alojamiento
y automviles de alquiler.
Los hoteles, moteles, automviles de alquiler y los pasajes
areos estn comprendidos en el intervalo de cdigos
3000-3750 exclusivamente. Todas las transacciones con
estos cdigos deben relacionarse con viajes de los
empleados de Metaphor.
Puede aislar estos gastos filtrando todas las transacciones
con cdigos entre 3000 y 3750 inclusive.
Uno de los mtodos que puede utilizar para aislar esta
informacin consiste en usar la funcin BETWEEN( )
en el campo Cdigos. Esta funcin puede usarse en
datos numricos, de fechas y caracteres, y adopta la
siguiente forma:
BETWEEN(valor; mn; mx)

Esta tabla resumida es til para visualizar los importes


gastados en compaas areas, cadenas de hoteles,
agencias de alquiler de automviles y otras categoras.
Sin embargo, no le permite ver el importe total gastado
en cada una de las compaas areas, hoteles y agencias
de alquiler de automviles ni le indica el importe total
gastado en servicios de viaje.
Es comn que no se obtengan precisamente los resultados
deseados cuando se realiza una tarea analtica por
primera vez. No obstante, pueden utilizarse estos
resultados para buscar un mtodo que permita lograr
resultados ms especficos.

ACL en Prctica

Utilizar la funcin BETWEEN( ) para capturar todas las


transacciones con cdigos entre 3000 y 3750. En la tabla
Trans_abril, el campo Cdigos tiene espacios adicionales,
de manera que tendr que utilizar la funcin ALLTRIM( )
para recortar dicho campo.
 Usar la funcin BETWEEN( ) para buscar transacciones en
un intervalo determinado

1 Abra la tabla Trans_abril.


2 Haga clic en el botn Editar el filtro de vista

.
Aparecer el cuadro de dilogo Editar el filtro de vista.

43

Captulo 5: Examinar los modelos de gasto

3 Ingrese el siguiente filtro en el cuadro Expresin:


BETWEEN(ALLTRIM(Cdigos);"3000";"3750")

4 Haga clic en Verificar. Un cuadro de mensaje indica

Para facilitar otros anlisis de estas transacciones,


puede extraer las transacciones filtradas a una nueva
tabla.

que la expresin es vlida. Haga clic en Aceptar.

8 Seleccione Datos Extraer datos. Aparecer el

Si la expresin no es vlida, examnela con atencin,


en especial las comillas y haga los cambios necesarios.

9 Asegrese de seleccionar la opcin Registro. Ingrese

5 Haga clic en Aceptar. Se cierra el cuadro de dilogo


Editar el filtro de vista. Usted tiene ahora una vista
filtrada que muestra las transacciones con cdigos de
categora de establecimiento comprendidos entre
3000 y 3750.

cuadro de dilogo Extraer.


Trans_abril_viaje en el campo En. Haga clic en

Aceptar.
Ahora puede realizar otros anlisis de estas transacciones
filtradas. Por ejemplo, puede determinar el total gastado
en pasajes areos exclusivamente. Debido a que los
cdigos de categora de establecimiento correspondientes
a los pasajes areos estn comprendidos entre 3000
y 3299, usted puede usar la funcin BETWEEN( ) para
buscar valores dentro de ese intervalo.

6 Seleccione Analizar Contar registros. Haga clic


en Aceptar. Cuntos registros cumplen el criterio
especificado?

7 Seleccione Analizar Totalizar campos. Aparecer


el cuadro de dilogo Totalizar. Seleccione el campo
Monto. Haga clic en Aceptar.
ACL muestra el total de todas las transacciones
correspondientes a pasajes areos, alojamiento
y automviles de alquiler. Debe tener un total
de 47.248,27.

44

ACL en Prctica

Determinar los gastos totales por cada cdigo de categora

El cdigo 7992 corresponde a las canchas de golf


pblicas.

Aislar los gastos por servicios recreativos en


particular
Hasta aqu examin gastos vinculados con servicios
de viaje del mes de abril. Ahora Metaphor necesita que
analice los gastos totales relacionados con canchas de
golf y casas de bebidas. Ser necesario aislar estas
transacciones con un cdigo de categora relacionado
con canchas de golf o casas de bebidas.

Puede agregar ms parmetros a MATCH( ) para


buscar otros cdigos si as lo desea.

4 Haga clic en Aceptar.


5 Recuente los registros. La barra de estado indica
que 11/281 registros satisfacen los parmetros de
MATCH( ).

La funcin MATCH( ) permite aplicar varios filtros a una


tabla. Todos los filtros deben estar relacionados con un
solo campo, que, en este ejemplo, es Cdigos. Pueden
obtenerse los mismos resultados usando un filtro con
varias instrucciones O; sin embargo, es mucho ms difcil
configurar este filtro y comprenderlo sin mayores
explicaciones.
Vuelva a utilizar la funcin ALLTRIM( ) para recortar los
cdigos antes de efectuar la comparacin.
 Usar la funcin MATCH( ) para aislar los gastos por
servicios recreativos

1 Abra Trans_abril.
2 Haga clic en el botn Editar el filtro de vista

Aparecer el cuadro de dilogo Editar el filtro


de vista.

Puede usar el comando Totalizar para determinar el gasto


total en estas dos categoras. Puede aplicar ms filtros.
Tambin puede extraer las transacciones a una nueva
tabla.

3 En el cuadro Expresin, ingrese la siguiente


expresin:
MATCH(ALLTRIM(Cdigos);"5813";"7992")

Observe que la sintaxis de la funcin MATCH( ) es:


MATCH (valor_comparacin; prueba1;
prueba2 <;prueba3 ...> )

El cdigo 5813 corresponde a las casas de bebidas.

ACL en Prctica

45

Captulo 5: Examinar los modelos de gasto

Ejercicios
1 Totalice por separado los gastos en concepto de
pasajes areos, estadas en hoteles y automviles
de alquiler.

2 Totalice los gastos correspondientes a todos los vuelos


realizados con British Airways.

3 Totalice los gastos relacionados con comidas. Cunto


dinero gast la empresa en restaurantes, casas de
comida rpida y servicios de catering por separado
y en su conjunto?

4 Utilice la funcin MATCH( ) para buscar las


transacciones facturadas a departamentos internos.
Estos departamentos tienen nmeros de cliente que
empiezan con cero.

Generar listas con los importes


de cada nmero de tarjeta
Dado que tiene una lista completa de transacciones, desea
determinar el total de los importes de transaccin del mes
de abril por cada nmero de tarjeta de crdito. Utilice el
comando Clasificar para obtener esta informacin.
 Usar el comando Clasificar

1 Abra la tabla Trans_abril. Elimine los filtros si fuera


necesario.

2 Seleccione Analizar Clasificar.


3 Seleccione NmTarj en la lista de Clasificar en. Haga
clic en Monto en la lista de Campos de subtotales.

5 Determine cul es el porcentaje del total de los


importes de transaccin que se factura a los
departamentos internos y cul es el porcentaje
que se factura a los clientes externos.

4 En la ficha Salida, seleccione Archivo. Ingrese


Trans_abril_por_NTC en el campo Nombre.
Haga clic en Aceptar. Vea la nueva tabla.

La tabla Trans_abril_por_NTC contiene una lista


de los importes acumulados de transaccin por
nmero de tarjeta. El campo Contar indica la
cantidad de transacciones por nmero de tarjeta.

46

ACL en Prctica

Generar listas con los importes de cada nmero de tarjeta

5 Haga clic con el botn secundario del ratn en la


columna Porcentaje de recuento y seleccione
Eliminar columnas seleccionadas. Repita esta
operacin con la columna Porcentaje de campo.

Ejercicio
Use el comando Clasificar para crear una tabla
que indique el total de transacciones por nmero
de cliente.

6 Cierre la vista y haga clic en S cuando ACL le indique


que la guarde.

ACL en Prctica

47

Captulo 5: Examinar los modelos de gasto

Revisin del captulo


En este captulo usted realiz las siguientes tareas:

48

Determin el total de los importes de transaccin


por cada cdigo de categora de establecimiento.
Determin los importes de transaccin
correspondientes a categoras especficas
de gastos.
Determin el total de los importes de transaccin
por nmero de tarjeta de crdito.

ACL en Prctica

C APTULO 6

A NALIZAR TRANSACCIONES

Identificar transacciones inaceptables

En este captulo
Determinar cules son las
transacciones inaceptables
Identificar los empleados que
realizaron transacciones
inaceptables

Hasta ahora, realiz una investigacin y un anlisis preliminares de los datos


de Metaphor en los proyectos de ACL. A continuacin determinar si los
empleados de Metaphor utilizan sus tarjetas de crdito corporativas para
realizar compras no aprobadas o de artculos y servicios especficamente
prohibidos.

Generar reportes de los


resultados

49

Captulo 6: Analizar transacciones

Determinar cules son las


transacciones inaceptables
Metaphor Corporation ha creado tres categoras de
cdigos de transaccin basndose en la lista de cdigos
de categora de establecimiento. Estas son:

Aceptable

No aceptable

Condicional (se requiere aprobacin previa)

Una tabla contiene una lista de los cdigos de


transacciones aceptables y otra tabla contiene una lista
de los cdigos de transacciones inaceptables. Los cdigos
que no aparecen en las listas de ninguna de las tablas
pertenecen a la categora de condicional.

Acerca de los comandos Unir y Relaciones


Cuando su proyecto abarca mltiples tablas de datos,
es posible que desee saber si los valores de determinados
campos existen en ms de una tabla. Ejemplos:

Para buscar todas las transacciones inaceptables, realice


las siguientes tareas.
Tareas
Comprobar si las tablas de cdigos contienen errores obvios.
Identificar las transacciones que tienen cdigos no aceptables.
Identificar los empleados que realizaron transacciones inaceptables.
Generar un reporte con los resultados.

Si administra una agencia de viajes, es posible


que tenga una lista de los clientes que compraron
pasajes areos y una lista de los clientes que
contrataron servicios de hotel. Puede determinar
cuntos clientes compraron pasajes areos
y cuntos contrataron servicios de hotel en
su agencia.
Si se desempea en el rea de marketing en una
tienda de departamentos, es posible que tenga una
lista de los clientes que compraron ms de $2.000
el ao pasado en su tienda y una lista de los clientes
que obtuvieron reembolsos de ms de $1.000.
Por lo tanto, puede determinar qu clientes
realizaron compras por ms de $2.000 el ao
pasado y qu clientes obtuvieron reembolsos
de ms de $1.000.

Puede usar los comandos Unir y Relaciones para


comparar las tablas y para combinar los datos contenidos
en ellas. Con estos comandos, usted puede:

Buscar valores de campo que existen en una tabla


pero no en la otra.
Buscar valores de campo que existen en las dos
tablas.
Combinar campos especficos de dos tablas de
origen.

El comando Unir genera una nueva tabla que contiene los


datos de ambas tablas originales. La tabla resultante se
asemeja a cualquier otra tabla de su proyecto.

50

ACL en Prctica

Determinar cules son las transacciones inaceptables

El comando Relaciones no combina las tablas fsicamente


sino que crea una unin virtual entre dos o ms tablas.
Puede usar los campos de las tablas relacionadas como
si todos los campos formaran parte de la misma tabla.
Puede crear expresiones con campos de cualquiera de las
tablas relacionadas. Puede agregar campos de una tabla
relacionada a otra tabla relacionada para poder ver los
campos de las dos tablas en una sola vista. Si lo desea,
puede extraer algunos o todos los campos de las tablas
relacionadas a una nueva tabla.
Debido a que el comando Unir crea una nueva tabla sobre
la base de las dos tablas originales, se suele utilizar el
comando Relaciones en lugar de Unir cuando las tablas
originales son muy grandes.
Para obtener ms informacin sobre los comandos Unir y
Relaciones, seleccione Ayuda ndice y busque combinar tablas.

Comprobar si las tablas de cdigos contienen


errores obvios
Para poder usar las tablas de cdigos con el fin de
comprobar las transacciones, verifique si las tablas
contienen errores obvios. Usar el comando Unir para
si las tablas Cdigos_aceptables y Cdigos_inaceptables
tienen cdigos en comn.
Antes de usar el comando Unir, debe asegurarse de que
los campos clave de las dos tablas son de caracteres
y tienen la misma longitud.
 Comparar la longitud y el tipo de los campos clave

1 Abra la tabla Cdigos_inaceptables.


2 Seleccione Edicin Formato de tabla. Aparecer
la ventana Formato de tabla.
La lista de campos muestra que el tipo de datos del
campo Cdigos es ASCII. La longitud del campo
es igual a la del nombre de campo o a la longitud
del valor ms largo del campo, lo que resulte mayor.

3 Cierre la ventana Formato de tabla.


4 Abra la tabla Cdigos_aceptables.
5 Seleccione Edicin Formato de tabla. Aparecer
la ventana Formato de tabla.
La lista de campos muestra que el tipo de datos del
campo Cdigos es ASCII pero la longitud es de
50 caracteres.
Los Cdigos de categora de establecimiento tienen
cuatro caracteres. Cada uno de estos campos de Cdigo
cuenta con espacios adicionales. Debe unificar ambos

ACL en Prctica

51

Captulo 6: Analizar transacciones

campos creando campos de cdigo calculado en cada


tabla. Estos nuevos campos:

Contendrn los cuatro dgitos del campo Cdigos


como datos de caracteres.
Tendrn una longitud de 4 caracteres.

Usted puede ejecutar el comando Unir satisfactoriamente


con la ayuda de los campos calculados como campos clave.

3 En el cuadro de texto Nombre, ingrese


Sub_cdigos_aceptables.

4 Haga clic en f(x) para abrir el Generador de


expresiones. En el cuadro de texto Expresin,
ingrese:
SUBSTR(ALLTRIM(Cdigos);1;4)

8 Cierre la vista y haga clic en S cuando ACL le indique

2 a 7, pero otorgue el nombre


Sub_cdigos_inaceptables al campo calculado.
Dado que los campos clave estn uniformados,
puede unir las tablas utilizando el campo
Sub_cdigos_inaceptables de la tabla
Cdigos_inaceptables y el campo
Sub_cdigos_aceptables de la tabla
Cdigos_aceptables.
 Determinar si las tablas tienen cdigos en comn

La funcin ALLTRIM( ) recorta los espacios


extraos que suele haber a la izquierda o a la
derecha del campo Cdigos.

1 Abra la tabla Cdigos_inaceptables.


2 Seleccione Datos Unir tablas. Aparecer el cuadro

La funcin SUBSTR( ) lee los primeros cuatro


caracteres del campo Cdigos.

3 En la lista de Tabla secundaria, seleccione

5 Haga clic en la marca de verificacin verde. El nuevo


campo, Sub_cdigos_aceptables, aparecer en la
ventana de Formato de tabla. Verifique que la
categora sea C por caracteres y que la longitud sea 4.

6 Cierre la ventana Formato de tabla.


Ahora puede agregar el campo
Sub_cdigos_aceptables a la vista.

52

Aparecer la columna Sub_cdigos_aceptables en


la vista.

9 Abra la tabla Cdigos_inaceptables. Repita los pasos

1 Si an no lo hizo, abra la tabla Cdigos_aceptables.


2 En la ventana de Formato de tabla, haga clic en el

encabezado de la columna Cdigos. Haga clic en


Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo
Agregar columnas. Haga doble clic en
Sub_cdigos_aceptables y haga clic en Aceptar.

que la guarde.

 Crear un campo calculado en cada tabla de


Cdigos_aceptables y Cdigos_inaceptables

botn Agregar una nueva expresin

7 Haga clic con el botn secundario del ratn en el

de dilogo Unir.
Cdigos_aceptables.

4 Seleccione Sub_cdigos_inaceptables como Clave


primaria. Seleccione Sub_cdigos_aceptables como
la Clave secundaria.

5 Seleccione Sub_cdigos_inaceptables y Descripcin


en la lista Campos primarios. Si existen cdigos
comunes en las dos tablas, podr ver su descripcin.

6 Seleccione Preordenar la tabla secundaria.

ACL en Prctica

Determinar cules son las transacciones inaceptables

7 Ingrese Cdigos_en_ambas_tablas en el campo


En. Este es el nombre de la nueva tabla que se crear.

Identificar transacciones inaceptables


La tabla Trans_abril contiene estos campos:

NMTARJ

MONTO

FECHA_TRANS

CDIGOS

NROCLIEN

DESCRIPCIN

La tabla Cdigos_inaceptables contiene los siguientes


campos:

8 En la ficha Ms, seleccione Registros principales con

Cdigos

correspondencia y asegrese de que no se seleccione


ninguna otra opcin de Unir categoras. Haga clic en
Aceptar.

Descripcin

Sub_cdigos_inaceptables (un campo calculado)

9 ACL muestra la nueva tabla. Debe estar vaca.


Si bien usted puede ver que la tabla est vaca, deber
hacer un recuento para registrar los resultados en el
log de comandos y mantener un seguimiento de
auditora.

10 Seleccione Analizar Contar registros. Haga clic


en Aceptar.
Debido a que no hay registros en la tabla
Cdigos_en_ambas_tablas, usted sabe que no
existen cdigos en las tablas Cdigos_inaceptables
y Cdigos_aceptables. Las tablas de cdigos originales
no tienen errores obvios de manera que puede utilizarlas
para su anlisis.

Para identificar las transacciones inaceptables, ser


necesario relacionar la tabla Trans_abril con la tabla
Cdigos_inaceptables. No obstante, primero debe
asegurarse de que los campos clave de cada tabla
tengan la misma longitud y un tipo de datos ASCII.
En la seccin anterior, cre un campo calculado
denominado Sub_cdigos_inaceptables en la tabla
Cdigos_inaceptables y usted sabe que la longitud del
campo Sub_cdigos_inaceptables es 4 y que la categora
es C de carcter. Ser necesario revisar el campo Cdigos
de la tabla Trans_abril para determinar su longitud y tipo
de datos.
 Ver el formato de tabla de Trans_abril

1 Abra la tabla Trans_abril.


2 Seleccione Edicin Formato de tabla.

ACL en Prctica

53

Captulo 6: Analizar transacciones

La lista de campos muestra que el campo Cdigos


tiene una categora C, pero su longitud es de
7 caracteres.

Agregar columnas. Haga doble clic en


Sub_cdigos_abril. Haga clic en Aceptar.

Deber crear un campo computado en la tabla


Trans_abril que recorte el campo Cdigos y tenga una
Longitud de 4 caracteres. Puede usar este nuevo campo
computado como campo clave para relacionar las tablas
Cdigos_inaceptables y Trans_abril.
 Crear un campo computado en Trans_abril

1 En la ventana de Formato de tabla, haga clic en el


botn Agregar una nueva expresin

2 Ingrese Sub_cdigos_abril como el nombre.


3 Haga clic en f(x). Aparecer el Generador de
expresiones.

4 En el cuadro Expresin, ingrese:


SUBSTR(ALLTRIM(Cdigos);1;4)

5 Haga clic en Aceptar.

A continuacin determinar si hay transacciones del mes


de abril con cdigos de no aceptables. En primer lugar,
deber aislar las transacciones inaceptables comparando
los cdigos de transaccin en las dos tablas.
 Usar el comando Relaciones para buscar transacciones
inaceptables

1 Con la tabla Trans_abril activa, seleccione Datos


Relacionar tablas. Aparecer el cuadro de dilogo
Relaciones.
Si tambin el mensaje de Gua de inicio aparece,
seleccione No volver a mostrar este dilogo y haga
clic en Aceptar.

6 Haga clic en la marca de verificacin verde. Cierre la


ventana Formato de tabla.
Ahora puede agregar el campo Sub_cdigos_abril
a la vista.

7 Haga clic con el botn secundario del ratn en el


encabezado de la columna Cdigos. Haga clic en
Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo

2 Haga clic en Agregar tabla.

54

ACL en Prctica

Determinar cules son las transacciones inaceptables

3 Haga doble clic en Cdigos_inaceptables. Aparecer


la tabla Cdigos_inaceptables en el cuadro de
dilogo Relaciones.

8 Ample la columna Nombre para poder ver los


nombres de los campos. Haga doble clic en
Cdigos_inaceptables.Sub_cdigos_inaceptables.

Para organizar las tablas en el cuadro de dilogo Relaciones,


arrastre las tablas con el ratn o haga clic con el botn
secundario y seleccione Organizar tablas.

4 Haga clic y arrastre Sub_cdigos_abril de la tabla


Trans_abril a Sub_cdigos_inaceptables en la tabla
Cdigos_inaceptables.

9 Haga clic en Aceptar.


Ahora que tiene en la vista el campo
Sub_cdigos_inaceptables de la tabla
Cdigos_inaceptables, los registros sin cdigos
inaceptables aparecen en blanco en el campo
Sub_cdigos_inaceptables.
Si vincula los campos incorrectos, haga clic con el
botn secundario del ratn en la lnea y seleccione
Editar relacin. Seleccione los campos que desea
vincular y haga clic en Aceptar.

5 Haga clic en Finalizar.


A continuacin, agregar a la vista el campo
Sub_cdigos_inaceptables de la tabla
Cdigos_inaceptables.

6 Haga clic con el botn secundario del ratn en el

Puede aplicar un filtro para ver slo las transacciones


inaceptables.
 Aplicar un filtro para ver transacciones inaceptables

1 Seleccione las entradas en blanco en el campo


Sub_cdigos_inaceptables y haga clic en ellas.
Seleccione Filtro rpido No igual.
Ha filtrado todos los registros con entradas en blanco
en el campo Sub_cdigos_inaceptables. Ahora ACL
slo muestra los registros que tienen cdigos
inaceptables.

encabezado de la columna Sub_cdigos_abril.


Haga clic en Agregar columnas. Aparecer el
cuadro de dilogo Agregar columnas.

2 Elimine los campos Sub_cdigos_abril y Cdigos de

7 En la lista desplegable De tabla, seleccione Cdigos

3 Seleccione Analizar Contar registros. Haga clic en

inaceptables. Aparecern los campos de la tabla


Cdigos_inaceptables en la lista de Campos
disponibles.

ACL en Prctica

la vista.
Aceptar. Hay 7/281 transacciones inaceptables.
A continuacin extraer los registros a una nueva tabla.

55

Captulo 6: Analizar transacciones


 Extraer los registros a una nueva tabla

1 Seleccione Datos Extraer datos. Aparecer el


cuadro de dilogo Extraer.

2 En el cuadro de dilogo Extraer, seleccione Registro.


En el campo En, ingrese
Trans_abril_inaceptable. Haga clic en Aceptar.

Haga clic en S cuando se le pregunte si desea guardar


los cambios en Trans_abril.
Aparecer la nueva tabla en la vista. Ajuste el ancho
de las columnas segn sea necesario y organcelas
como lo desee.
Utilice el comando Contar para contar cuntas
transacciones inaceptables hay, a fin de escribir este
nmero en el log y crear un seguimiento de auditora.
Debe contar con siete transacciones inaceptables.
Si mira los resultados, puede ver que se realizaron
cuatro transacciones inaceptables el 14 de abril.
Puede crear un filtro de datos y contar la cantidad
de registros para escribir esta informacin en el log.

3 Cierre la vista y haga clic en S cuando ACL le indique


que la guarde.

Identificar empleados
Ahora que ha confirmado que algunas transacciones
no son aceptables, podr determinar qu empleados
realizaron esas compras. Tambin puede identificar el
departamento al que pertenecen estos empleados.
Puede obtener informacin de varias tablas y combinarla
en una sola vista. La meta es generar un reporte con lo
siguiente:

Nombre del empleado

Nmero de tarjeta de crdito

Departamento

Importe de la transaccin

Fecha de la transaccin

Cdigo de transaccin

Descripcin del cdigo de transaccin

Tareas
Determinar a qu departamento pertenecen los empleados cuyas
tarjetas de crdito se usaron para realizar transacciones inaceptables.
Crear una lista de los empleados cuyas tarjetas de crdito se usaron
para realizar transacciones inaceptables.
Generar un reporte de los empleados cuyas tarjetas de crdito se
usaron para realizar transacciones inaceptables.

56

ACL en Prctica

Identificar empleados

Identificar los departamentos de los empleados


En primer lugar deber relacionar cada empleado con su
departamento.

5 Haga clic en f(x). Aparecer el Generador de


expresiones. Ingrese la siguiente expresin:
SUBSTR(ALLTRIM(Cd_dpto);1;1)

La tabla Dpto_compaa contiene los cdigos


y nombres de los departamentos, por ejemplo,
800000 para el departamento de Consultora.

6 Haga clic en Aceptar. Haga clic en la marca

La tabla Empleados contiene el campo NroEmpl,


que comienza con el primer dgito del cdigo del
departamento.

Ahora tiene un nuevo campo computado denominado


Cd_dpto_1, que puede agregar a la vista.

Al comparar el primer dgito del cdigo de empleado con


el primer dgito del cdigo del departamento, podr
identificar el departamento al cual pertenece el empleado.
Para efectuar esta comparacin, deber crear un campo
computado en cada tabla que considere el primer dgito
de los valores Cd_dpto. Luego compare este dgito con
el primero del cdigo NroEmpl de la tabla Empleados.
Comience verificando los tipos de datos de estos campos
en la ficha Editar campos/expresiones de la ventana
Formato de tabla.
 Crear un campo computado que contiene el primer dgito
del campo Cd_dpto

de verificacin verde.

7 Cierre la ventana Formato de tabla.

 Agregar el nuevo campo calculado a la vista

1 Haga clic con el botn secundario del ratn en el


encabezado de la columna Cd_dpto. Seleccione
Agregar columnas.

2 Haga doble clic en Cd_dpto_1. Haga clic en


Aceptar.
El primer dgito de la columna Cd_dpto_1 coincide
con el primer dgito de la columna Cd_dpto.
Puede quitar la columna Cd_dpto dado que la nueva
columna tiene la informacin pertinente.

3 Haga clic con el botn secundario del ratn en la


columna Cd_dpto y seleccione Eliminar columnas
seleccionadas. Haga clic en Eliminar.

1 Abra la tabla Dpto_compaa.


2 Seleccione Edicin Formato de tabla. Aparecer
la ventana Formato de tabla. En la ficha Editar
campos/expresiones, asegrese de que el campo
Cd_dpto tiene el tipo de datos ASCII. Cmbielo
si fuera incorrecto.

3 En la ficha Editar campos/expresiones, haga clic


en el botn Agregar una nueva expresin

4 Ingrese el nombre Cd_dpto_1.

ACL en Prctica

57

Captulo 6: Analizar transacciones

4 Cierre la vista y haga clic en S cuando se le indique


que la guarde.

 Relacionar las tablas Empleados y Dpto_compaa

1 Con la tabla Empleados activa, seleccione Datos

A continuacin crear un campo computado en la tabla


Empleados que utiliza el primer dgito del campo de
nmero de empleado NroEmpl.
 Crear un campo computado que muestre el primer dgito
del campo NroEmpl

1 Abra la tabla Empleados.


2 Seleccione Edicin Formato de tabla. Aparecer la

Relacionar tablas. Aparecer el cuadro de dilogo


Relaciones.

2 Haga clic en Agregar tabla. Aparecer el cuadro de


dilogo Agregar tabla.

3 Haga doble clic en Dpto_compaa.


4 Arrastre el campo NroEmpl_1 de la tabla Empleados
al campo Cd_dpto_1 de la tabla Dpto_compaa.

ventana Formato de tabla.

3 En la ficha Editar campos/expresiones, haga clic en


el botn Agregar una nueva expresin

4 Ingrese el nombre NroEmpl_1.


5 Haga clic en f(x). Aparecer el Generador de
expresiones. En el cuadro Expresin, ingrese:
SUBSTR(ALLTRIM(NroEmpl);1;1)

6 Haga clic en Aceptar. Haga clic en la marca de


verificacin verde.

7 Cierre la ventana Formato de tabla.


Ahora agregue este campo a la vista.

8 Haga clic con el botn secundario del ratn en el


encabezado de la columna NroEmpl. Seleccione
Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo
Agregar columnas. Haga doble clic en NroEmpl_1.
Haga clic en Aceptar.
Aparecer la nueva columna NroEmpl_1 en la vista.

5 Haga clic en Finalizar.


El paso siguiente consiste en agregar la columna
Nombre_dpto a la vista.

6 Haga clic con el botn secundario del ratn en el


encabezado de la columna NmTarj y seleccione
Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo
Agregar columnas.

7 En la lista desplegable De tabla, seleccione


Dpto_compaa. Haga doble clic en el campo
Dpto_compaa.Nombre_dpto. Haga clic en
Aceptar.

Relacione la tabla Empleados con la tabla


Departamentos_compaa utilizando los campos
NroEmpl_1 y Cd_dpto_1.

58

ACL en Prctica

Identificar empleados

Aparecer la columna Nombre_dpto en la vista. Se est


acercando a su objetivo de crear un reporte. La siguiente
tarea consistir en extraer esta vista a una nueva tabla.
 Extraer campos a una nueva tabla

6 Haga clic en Aceptar.


7 En el campo En, ingrese Dpto_empleados. Haga clic
en Aceptar. Haga clic en S cuando ACL le indique
guardar los cambios.
Se abre la nueva tabla Dpto_empleados en la vista.

1 Con la tabla Empleados activa, seleccione Datos


Extraer datos. Aparecer el cuadro de dilogo
Extraer.

2 Seleccione Campos. Haga clic en el botn Extraer


campos.
Aparecer el cuadro de dilogo Campos
seleccionados.

3 Agregue los siguientes campos a la lista de


Campos seleccionados:

Nombre

Apellido

NmTarj

4 En la lista desplegable De tabla, seleccione


Dpto_compaa.
Aparecern los campos en la tabla Dpto_compaa.

5 Agregue el campo Dpto_compaa.Nombre_dpto


a la lista de Campos seleccionados.

ACL en Prctica

59

Captulo 6: Analizar transacciones

Crear una lista de empleados


El siguiente paso es relacionar la tabla Dpto_empleados
con la tabla Trans_abril_inaceptable utilizando el
campo de nmero de tarjeta en cada tabla.
Para poder usar el comando Relaciones, primero deber
uniformar los dos campos de nmero de tarjeta para
utilizarlos como campos clave. Compruebe los campos de
nmero de tarjeta de las dos tablas en la ventana Formato
de tabla.
 Comparar y uniformar los campos de nmero de tarjeta

 Crear una vista detallada de las transacciones inaceptables

1 Con la tabla Trans_abril_inaceptable activa,


seleccione Datos Relacionar tablas.
La tabla Trans_abril_inaceptable ya tiene una
relacin con la tabla Cdigos_inaceptables.

2 Seleccione Agregar tabla. Aparecer el cuadro


de dilogo Agregar tabla. Haga doble clic en
Dpto_empleados.

3 Arrastre el campo NmTarj de la tabla


Dpto_empleados al campo RecorteNmTarj
de la tabla Trans_abril_inaceptable.

1 Con la tabla Dpto_empleados activa, seleccione


Edicin Formato de tabla.
La lista de campos indica que el campo NmTarj tiene
una longitud de 16 y una categora C por caracteres.

2 Cierre la ventana Formato de tabla.


3 Abra la tabla Trans_abril_inaceptable.
4 Seleccione Edicin Formato de tabla.
El campo NmTarj tiene una longitud de 19, lo que
significa que este campo tiene espacios adicionales.
Por lo tanto, deber recortarlo.

5 Haga clic en el botn Agregar una nueva


expresin

6 Ingrese RecorteNmTarj como el Nombre.


7 En el cuadro f(x), ingrese esta expresin:
SUBSTR(ALLTRIM(NmTarj);1;16)

8 Haga clic en la marca de verificacin verde.


9 Cierre la ventana Formato de tabla.

60

4 Haga clic en Finalizar.


Ahora hay tres tablas relacionadas:
Trans_abril_inaceptable; Cdigos_inaceptables
y Dpto_empleados.
En la vista, agregue todas las columnas que desea
incluir en el reporte final.

5 Haga clic con el botn secundario del ratn en el


encabezado de la columna NmTarj. Seleccione
Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo
Agregar columnas.

ACL en Prctica

Identificar empleados

6 En la lista desplegable De tabla, seleccione


Dpto_empleados. Agregue los siguientes campos
a la lista de Campos seleccionados:

Dpto_empleados.Nombre

Dpto_empleados.Apellido

Dpto_empleados.Nombre_dpto

Obviamente, no puede suponer de inmediato que los


empleados que aparecen en la lista son los responsables
de las transacciones inaceptables debido a que es posible
que otra persona haya usado la tarjeta. No obstante,
puede crear un reporte de los resultados y el
departamento correspondiente de Metaphor
Corporation realizar las investigaciones necesarias.

Haga clic en Aceptar.

7 Organice los campos de la vista de manera que se


visualicen en el siguiente orden:

Nombre

Apellido

Nombre_dpto

MONTO

DESCRIPCIN

FECHA_TRANS

NMTARJ

SUB_CDIGOS_INACEPTABLES

NROCLIEN

Ahora puede ver la lista de empleados cuyas tarjetas de


crdito se usaron para realizar transacciones inaceptables.
Puede reorganizar y ajustar los campos segn sea
necesario para que la vista resulte atractiva.

ACL en Prctica

61

Captulo 6: Analizar transacciones

Generar reportes de los resultados


ACL ofrece dos mtodos para generar reportes. Usted
puede generar un reporte estndar de ACL o crear uno
que se visualiza en Crystal Reports. En este
procedimiento, utilizar la funcin estndar de ACL.

4 Seleccione Datos Reporte.


5 En la ficha Salida, seleccione Archivo. Seleccione
Archivo de texto HTML en la lista desplegable Tipo
de archivo.

6 En el cuadro de texto Nombre, ingrese


Trans_abril_2003_inaceptable. Haga clic en

Para obtener ms informacin sobre cmo usar Crystal Reports


para generar reportes, seleccione Ayuda ndice y busque
Crystal Reports.
 Generar un reporte estndar de ACL

Aceptar.

7 En el Explorador de Windows, ubique la carpeta


C:\ACL DATA\Archivos de datos de muestra y haga
doble clic en Trans_abril_2003_inaceptable.html.
El reporte se abre en su explorador Web.

1 Seleccione Datos Reporte.


Aparecer el cuadro de dilogo Reporte.

2 Ingrese un encabezado descriptivo, como por


ejemplo:
Transacciones no aceptables en Metaphor
Corporation del mes de abril de 2003

3 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. Haga clic en


Aceptar.
El reporte aparecer en la ficha Generar.

Guarde el reporte como archivo HTML.

62

ACL en Prctica

Identificar empleados

4 Consulte las tablas Trans_abril;

Ejercicios
1 Genere un reporte que indique todas las transacciones
aceptables. Los procedimientos sern los mismos
que los utilizados para el reporte que presenta las
transacciones inaceptables, con la salvedad de que
usted utilizar la lista Cdigos_aceptables como
base para hacer la comparacin.

Trans_abril_inaceptable y Empleados. Qu
porcentaje de empleados con tarjeta de crdito
realiz transacciones inaceptables?

5 Cmo usara ACL para enviar por correo


electrnico los resultados del reporte?

Con el comando Relaciones, cree una vista que


muestre la siguiente informacin:

Nombre del empleado

Nmero de tarjeta de crdito

Departamento

Importe de transacciones aceptables

Fecha de la transaccin

Cdigo de transaccin

Descripcin del cdigo de transaccin

Extraiga esta vista a una nueva tabla


Trans_aceptable_por_empl_abril y exprtela
a un archivo Excel.

2 Recuerde que algunas transacciones no tienen


cdigos de categora aceptable ni de no aceptable.
Estas son las transacciones que requieren aprobacin
pero no estn prohibidas. Cree una tabla de
transacciones que no son ni aceptables ni no
aceptables. Cuntas transacciones integran esta
categora?

3 Extraiga todas las transacciones que existen en la


categora de aprobacin requerida a otra tabla.

ACL en Prctica

63

Captulo 6: Analizar transacciones

Revisin del captulo


En este captulo usted realiz las siguientes tareas:

64

Examin las tablas que contiene cdigos de


categoras de establecimientos aceptables y no
aceptables para asegurarse de que estos cdigos
no aparecen en ninguna de las tablas.
Cre una tabla con transacciones inaceptables
solamente.
Relacion los empleados que realizaron
transacciones inaceptables con sus
departamentos.
Cre un reporte que describe en detalle todas las
transacciones inaceptables del mes de abril.

ACL en Prctica

C APTULO 7

V ALIDAR , CORREGIR Y EXTRAER DATOS

Corregir los datos para el anlisis

En este captulo
Organizar el proyecto con
carpetas
Ampliar el proyecto para incluir
las transacciones de mayo
Combinar las transacciones de
mayo en una sola tabla
Corregir las listas de nmeros
de tarjeta y de empleados

Hasta aqu planific y cre un proyecto, le agreg datos y lo analiz. Bas su


anlisis en las transacciones de tarjeta de crdito del mes de abril de 2003 de
Metaphor.
Ahora le solicitaron que analice las transacciones del mes de mayo de 2003.
Desafortunadamente, estas transacciones estn en dos archivos separados
y los datos no son tan claros como los de las transacciones del mes de abril.
Por lo tanto, deber realizar tareas adicionales para disponer de los datos
en un estado que le permita analizarlos con facilidad. Una vez que haya
corregido los datos de las transacciones, los extraer a nuevas tablas.

65

Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Importar los datos de


transacciones de mayo
Usted ya tiene un proyecto para el anlisis de Metaphor
en ACL. Cre uno que contiene todas las transacciones
del mes de abril. En esta seccin proceder a agregar las
transacciones de mayo.
Tareas
Crear carpetas para las transacciones de abril y mayo.
Importar hojas de clculo del libro Trans_mayo.xls de Excel.
Comparar los formatos de las dos tablas de transacciones.

Usar carpetas para organizar el proyecto


Para mantener el proyecto organizado, mover sus
archivos de trabajo del mes de abril a otra carpeta. Puede
crear otra carpeta para los archivos de trabajo del mes de
mayo. Podr ver todos los archivos segn sea necesario,
pero el Panorama no mostrar los elementos que usted
no est utilizando.
 Crear un carpeta denominada Abril 2003

1 Seleccione Archivo Nuevo Carpeta. Aparecer


una carpeta. Ingrese el nombre de la carpeta: Abril
2003. Presione la tecla ENTER.

2 Seleccione y arrastre todas las tablas a la carpeta Abril


2003 como lo hara en el Explorador de Windows.

3 Haga clic en Tutorial_ACL_Metaphor.ACL.


Seleccione Archivo Nuevo Carpeta. Escriba el
nombre de la carpeta: Mayo 2003 y presione ENTER.

66

ACL en Prctica

Importar los datos de transacciones de mayo

Importar datos de transaccin de mayo de 2003


El libro Trans_mayo.xls contiene dos hojas de clculo
con los datos de las transacciones del mes de mayo de
2003. Consulte Captulo 3: Configurar el proyecto
si tiene dudas sobre la importacin de datos.
 Importar el libro Trans_mayo.xls de Excel

1 Haga clic con el botn secundario del ratn en la


carpeta Mayo 2003. Seleccione Nuevo Tabla.
Aparecer el Asistente de Definicin de Datos. Siga
avanzando por las pantallas del asistente y seleccione
Trans_mayo.xls.

Haga doble clic en el campo Cdigos, cambie el


tipo de datos a ASCII y haga clic en la marca de
verificacin verde.
Haga doble clic en el campo NmTarj, cambie el
tipo de datos a ASCII y haga clic en la marca de
verificacin verde.

3 Cierre la ventana Formato de tabla.


4 Seleccione Datos Verificar y verifique todos los
campos. No debe tener datos no vlidos.

5 Repita el mismo procedimiento con la tabla


Trans2_mayo.

2 Debido a que ACL guarda los datos de cada hoja


de clculo como una tabla separada, ser necesario
importar el archivo Trans_mayo.xls una vez por cada
hoja de clculo. Guarde la primera hoja de clculo
como la tabla Trans1_mayo. Vuelva al paso
1 y guarde la segunda hoja de clculo como
Trans2_mayo.
 Editar el formato de las nuevas tablas

1 Con la tabla Trans1_mayo activa, seleccione


Edicin Formato de tabla. Aparecer la ventana
Formato de tabla.

2 Edite los campos Monto; NmTarj y Cdigos:

ACL en Prctica

Haga doble clic en el campo Monto. Seleccione


NUMERIC en la lista desplegable Tipo. Ingrese un
2 en el campo Dec para que el campo Monto tenga
dos lugares decimales. Seleccione -999999,99 en la
lista desplegable Formato. Haga clic en la marca
de verificacin verde.

67

Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Comparar y corregir los formatos de tablas


Para poder combinar las tablas, los valores de Inicio, Tipo
y Longitud de cada campo de cada una de las tablas
deben ser exactamente los mismos. Para comparar las
tablas, puede usar DISPLAY en la lnea de comando.

5 En el cuadro de texto Lnea de comando, ingrese


DISPLAY. Presione ENTER. ACL muestra el formato

de tabla.

La mayora de las actividades que se realizan en ACL tambin


pueden ejecutarse escribiendo los comandos de Script ACL
en la lnea de comando. Script ACL es el lenguaje que se
utiliza para escribir scripts y ejecutar comandos en ACL.
 Comparar el formato de las tablas de transaccin

1 Abra la tabla Trans1_mayo. Seleccione Ventana


Mostrar lnea de comando. Aparecer la lnea de
comando.

2 En el cuadro de texto Lnea de comando, ingrese


DISPLAY. Presione ENTER. ACL muestra el formato

de tabla.

6 Compare el contenido de las dos fichas Mostrar.


Los formatos de las tablas son idnticos excepto por
una sola inconsistencia: en Trans1_mayo, el campo
Monto tiene una longitud de 16 caracteres, pero en
Trans2_mayo, el campo Monto tiene una longitud
de 15 caracteres.
Puede resolver este problema corrigiendo el formato
de Trans1_mayo.
 Corregir el formato de Trans1_mayo

1 Abra Trans1_mayo.
2 En la vista, haga clic con el botn secundario del
ratn en la columna Monto y seleccione Ordenacin
rpida descendente.

3 En la ficha Mostrar, haga clic en el botn de chinche


para asegurarse de que ACL muestre los otros
resultados del comando adems de los resultados
actuales.

4 Abra la tabla Trans2_mayo.

68

La vista muestra que el valor mximo de Monto en


Trans1_mayo es 1.983,04. Este valor no necesita
16 caracteres. Puede cambiar sin problemas la longitud
del campo Monto a 15 para que coincida con la del
campo Monto de la tabla Trans2_mayo. El campo
Monto comienza en la posicin 96 y no le siguen otros
campos, de manera que no se afectarn las posiciones
de los dems campos al cambiar este campo.

ACL en Prctica

Combinar y verificar las tablas

3 Seleccione Edicin Formato de tabla. Aparecer la


ventana Formato de tabla. Haga doble clic en Monto.
Cambie Long a 15. Haga clic en la marca de
verificacin verde.

4 Cierre la ventana Formato de tabla.

Combinar y verificar las tablas


En esta seccin, combinar las transacciones de las
dos tablas de mayo en una sola tabla.
Puede combinar informacin de dos o ms tablas
aplicando los siguientes mtodos:

Unir: El comando Unir crea una nueva tabla


que incluye los campos seleccionados en los
dos archivos.
Relaciones: El comando Relaciones no crea una
nueva tabla sino que permite analizar los campos
de cada una de las tablas relacionadas como si
fueran la misma tabla.
Extraer y anexar: Puede extraer registros
y anexarlos a una tabla existente.
Combinar: Puede combinar los campos de
dos tablas en una sola.

Usted tiene dos tablas de transacciones de tarjetas de


crdito: Trans1_mayo y Trans2_mayo, con el mismo
formato. Para analizarlas como una unidad, es necesario
combinarlas.
Tareas
Usar el comando extraer y anexar para combinar las tablas de
transacciones del mes de mayo.
Verificar la tabla combinada.
Comprobar si existen transacciones duplicadas en la tabla.

ACL en Prctica

69

Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Combinar las tablas de transacciones del mes


de mayo
Con el mtodo extraer y anexar, usted puede extraer
el archivo Trans1_mayo y crear una nueva tabla.
Puede extraer la informacin de Trans2_mayo
y agregarla al final de la tabla nueva. La tabla nueva
contendr la informacin combinada de las dos tablas.
Puede utilizar otros mtodos para combinar los datos,
pero el mtodo extraer y anexar es ideal para tablas que
tienen formatos idnticos.
 Usar el mtodo extraer y anexar para combinar dos tablas

1 Con la tabla Trans1_mayo activa, seleccione Datos


Extraer datos.

2 Seleccione Campos. Haga clic en Extraer campos.


Aparecer el cuadro de dilogo Campos
seleccionados.

7 Seleccione Campos. Haga clic en Extraer campos.


Aparecer el cuadro de dilogo Campos
seleccionados.

8 En la lista de Campos disponibles, haga clic en el


encabezado de la columna Inicio para mostrar todos
los campos en orden secuencial comenzando con
NmTarj. Este orden es exactamente igual al que
utiliz con la tabla Trans1_mayo.

9 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.


10 Ingrese Trans_mayo_todas en el campo En.
11 En la ficha Ms, seleccione Anexar al archivo
existente.

12 Haga clic en Aceptar.


ACL abre la tabla Trans_mayo_todas. Ahora puede
trabajar con esta tabla en ACL como lo hara con
cualquier otra tabla.

3 En la lista de Campos disponibles, haga clic en el


encabezado de la columna Inicio para mostrar todos
los campos en orden secuencial comenzando con
NmTarj.

4 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.


Se extraen todos los campos en el orden indicado.

5 Ingrese Trans_mayo_todas en el campo En.


Haga clic en Aceptar.
ACL crea una nueva tabla, Trans_mayo_todas,
que contiene los datos de Trans1_mayo.
Ahora anexe los datos de Trans2_mayo a la tabla
Trans_mayo_todas.

6 Abra Trans2_mayo. Seleccione Datos Extraer


datos.

70

ACL en Prctica

Combinar y verificar las tablas

Verificar la nueva tabla


Utilice los comandos Verificar y Contar para asegurarse
de que las dos tablas se anexaron correctamente.
 Verificar la nueva tabla

1 Seleccione Datos Verificar.


2 Haga clic en Verificar campos. Haga clic en Agregar
todos. Haga clic en Aceptar.

3 En la ficha Salida, asegrese de seleccionar Pantalla.


Haga clic en Aceptar.
Debe obtener el resultado: 0 errores de validez de datos
detectados.
 Comparar el recuento en cada tabla

1 En la tabla Trans_mayo_todas, seleccione Analizar


Contar registros. Haga clic en Aceptar. Debe tener
200 registros.

2 Cuente los registros de la tabla Trans1_mayo.


Debe tener 86.

3 Cuente los registros de la tabla Trans2_mayo.


Debe tener 114.
El procedimiento de extraer y anexar parece haber
resultado satisfactorio.

Comprobar si hay duplicados en la tabla combinada


Al combinar dos tablas, revise siempre si hay errores en
las entradas de datos. Las entradas duplicadas pueden
indicar que una persona ingres la misma transaccin
dos veces en las hojas de clculo originales de Excel.
Las transacciones duplicadas tambin pueden indicar
fraude. Los empleados pueden dividir las transacciones
de tarjeta de crdito para evitar su examen. Por ejemplo,
en lugar de tener una compra de $2.000, el empleado
podra tener dos transacciones separadas de $1.000.
Alternativamente, los establecimientos podran cobrar
dos veces por el mismo producto o servicio.
Utilice el comando Duplicados para buscar transacciones
de importes idnticos.
 Comprobar si hay duplicados en la tabla
Trans_mayo_todas

1 Abra la tabla Trans_mayo_todas.


2 Seleccione Analizar Buscar duplicados. Aparecer
el cuadro de dilogo Duplicados.

3 Seleccione Monto en la lista de Duplicados en.


4 Haga clic en Listar campos. Haga clic en Agregar
todos. Haga clic en Aceptar.

5 En la ficha Salida, asegrese de seleccionar Pantalla.


Haga clic en Aceptar.

6 Vea los resultados. Est comprobando si hay valores


duplicados de Monto.
Debe tener una transaccin de una tienda de software
y una de Southwest del mismo importe. Tambin debe
tener dos transacciones del Hilton por el mismo importe
con una diferencia de un da.
En su opinin, cul es la posible importancia de estos
importes duplicados?

ACL en Prctica

71

Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Aislar y corregir datos no vlidos

Ejercicios
1 Ejecute el comando Perfil en la tabla
Trans_mayo_todas. Tome nota de los valores
de transacciones ms elevados y ms bajos.

2 Compruebe si hay duplicados en el campo NroClien.


Clasifique la tabla en funcin del mismo campo.
Los resultados son significativos?

3 Exporte una tabla a un archivo XML que indique el


nombre del empleado, el nmero de tarjeta y el valor
total en dlares de las transacciones relacionadas por
tarjeta del mes de mayo. Vea el archivo en Internet
Explorer.

En la ltima seccin, usted verific los datos importados.


Sin embargo, una cosa es verificar los datos y otra
diferente es validarlos. Por ejemplo, usted determin que
el campo NmTarj es de slo caracteres, de modo que los
datos son del tipo texto ASCII. No obstante, an debe
determinar si los nmeros de tarjeta son vlidos, lo que
significa que cada entrada debe tener 16 dgitos y no otros
caracteres.
En esta seccin usted crear:

Un filtro para mostrar slo las entradas vlidas.

Un filtro para mostrar slo las entradas no vlidas.

Si algunas entradas no son vlidas, usted puede corregir


los problemas o filtrar los registros que contienen estas
entradas.
Tareas
Determinar si todos los nmeros de tarjetas tienen exactamente
16 dgitos.
Crear un campo de tarjeta de crdito de 16 dgitos.
Extraer los registros corregidos de tarjetas de crdito a un
nuevo archivo.
Corregir la nueva lista de empleados.

72

ACL en Prctica

Aislar y corregir datos no vlidos

Comprobar el formato de los nmeros de tarjetas


Es necesario determinar cules son los nmeros de
tarjetas de la tabla que presentan un formato no vlido.
A tal fin, aplique un filtro al campo NmTarj que utilice
una funcin anidada compuesta por ALLTRIM( )
y MAP( ):

ALLTRIM( ) elimina todos los espacios en blanco


a la derecha de cada entrada de nmero de tarjeta.

Presione la tecla ENTER. El operador NOT hace que


ACL muestre las entradas no vlidas.

6 Recuente los registros. Debe tener 5/200.


Los nmeros de tarjetas no vlidos contienen guiones
o espacios extraos. En este caso, puede ver de inmediato
todas las entradas no vlidas, pero en un proyecto grande,
es posible que no pueda hacerlo.

MAP( ) evala si cada nmero de tarjeta, sin los


espacios en blanco a la derecha, tiene exactamente
16 dgitos.

 Aplicar un filtro para mostrar los nmeros de tarjetas no


vlidos

1 Con la tabla Trans_mayo_todas activa, haga clic en el


botn Editar el filtro de vista

Aparecer el cuadro de dilogo Editar el filtro de


vista.

2 En el cuadro Expresin, ingrese la siguiente expresin


completa en una sola lnea:
MAP(ALLTRIM(NmTarj);
"9999999999999999")

La cadena de diecisis nueves indica que el filtro


determinar si cada valor NmTarj tiene 16 dgitos.

3 Haga clic en Aceptar. ACL aplicar el filtro.


4 Cuente el nmero de registros. Como puede apreciar,
195/200 registros aparecen en la vista, lo que significa
que 5 registros no cumplen el criterio especificado.

5 En el cuadro de texto Filtro, agregue NOT al principio


de la expresin:
NOT MAP(ALLTRIM(NmTarj);
"9999999999999999")

ACL en Prctica

73

Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Crear un campo de nmero de tarjeta de


16 dgitos
Ahora comparar estos nmeros de tarjetas con los
de otra lista que no contienen guiones ni espacios.
A tal fin, cree un campo computado en la tabla
Trans_mayo_todas en el que todos los nmeros de
tarjetas tienen 16 dgitos sin espacios ni guiones.
Adems, el campo que cree deber contener todos los
nmeros de tarjetas vlidos sin cambiarlos. Los nmeros
no vlidos deben corregirse sin modificar los dgitos.
 Crear un campo computado con nmeros de tarjetas
corregidos

1 En la tabla Trans_mayo_todas, haga clic en el botn


Eliminar filtro para quitar el filtro. La vista
muestra todos los registros.

1 Seleccione Edicin Formato de tabla. Aparecer la


ventana Formato de tabla.

2 Haga clic en el botn Agregar una nueva


expresin

3 Ingrese NTC_Corregido en el campo Nombre.


4 Haga clic en el botn f(x). Aparecer el Generador de

 Agregar el campo computado NTC_Corregido a la vista

1 Haga clic con el botn secundario del ratn en el


encabezado de la columna NmTarj. Seleccione
Agregar columnas. Aparecer el cuadro de dilogo
Agregar columnas.

2 Haga doble clic en NTC_Corregido. Haga clic en


Aceptar.

3 Elimine la columna NmTarj.


Debido a que el campo de nmero de tarjeta est
corregido, ya no ser necesario ver el campo
NmTarj.
Aplique el filtro para asegurarse de que el campo
NTC_Corregido slo contiene dgitos.

4 En el cuadro de texto Filtro, ingrese:


MAP(NTC_Corregido;"9999999999999999")

Presione la tecla ENTER.

5 Cuente el nmero de registros. Se visualizan los 200.


6 Haga clic en el botn Eliminar filtro para quitar
el filtro.
La siguiente tarea consistir en extraer esta informacin
a una nueva tabla.

expresiones. La expresin que usted cree completar


el campo NTC_Corregido.

5 Ingrese la siguiente expresin:


ALLTRIM(INCLUDE(NmTarj;"0123456789"))

6 Haga clic en Aceptar. Vuelva a aparecer la ficha Editar


campos/expresiones.

7 Haga clic en la marca de verificacin verde.


8 Cierre la ventana Formato de tabla.
Ahora puede agregar el nuevo campo a la vista.

74

ACL en Prctica

Aislar y corregir datos no vlidos

Extraer los registros corregidos a una nueva


tabla
Como ha creado un campo que slo contiene nmeros de
tarjetas vlidos, el paso siguiente consiste en extraer los
registros a una nueva tabla. Tambin puede usar esta tabla
para realizar otros anlisis.
 Extraer los registros corregidos a una nueva tabla

1 Seleccione Datos Extraer datos.


2 Seleccione Campos. Haga clic en el botn Extraer
campos. Aparecer el cuadro de dilogo Campos
seleccionados.

3 Haga clic en Agregar todos. Debido a que NmTarj


contiene entradas no vlidas, no desea incluir ese
campo en la nueva tabla. Elimine el campo NmTarj
de la lista de Campos seleccionados. Haga clic en
Aceptar.

4 En el cuadro de texto En, ingrese el nombre del


archivo Trans_mayo_todas_NTC_Corregido.
Haga clic en Aceptar.
ACL abre la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido.

Exportar la tabla combinada de transacciones


a Excel
Usted cre y verific una tabla que combina las dos tablas
que representan las transacciones de tarjetas de crdito
del mes de mayo de 2003. Es posible que desee tener estos
datos en formato Excel.
 Exportar la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido
a Excel

1 Con la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido


activa, seleccione Datos Exportar a otra
aplicacin.

2 Seleccione Campos.
3 Seleccione los campos que desea exportar en el orden
en el que desea que aparezcan. Los campos aparecern
en la hoja de clculo de Excel en este orden, de izquierda
a derecha.

4 En la lista desplegable de Exportar como, seleccione


Excel.

5 En el campo En ingrese el nombre del archivo


Trans_mayo_todas_Corregido. Haga clic

en Aceptar.
Tambin puede seleccionar la ruta de acceso al archivo.
Si slo ingresa el nombre, el nuevo archivo se guardar en
la ltima carpeta que us para guardar los datos en ACL.

ACL en Prctica

75

Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Crear una tabla de registros de empleados sin


errores
Para el mes de mayo, le entregaron una lista de empleados
ligeramente diferente: Empleados_mayo_con_NTC.xls.
La tabla slo incluye los empleados que tienen tarjetas de
crdito de Metaphor.
 Importar la nueva tabla de empleados

1 Importe el archivo Empleados_mayo_con_NTC.xls


a la carpeta Mayo 2003 y gurdelo como
Empleados_mayo_con_NTC.

2 Desplcese por la nueva tabla.


Puede ver que en el campo Nombre del registro inferior
dice Fin del archivo y que todas las dems entradas de
este registro estn vacas. Resulta claro que no es un
registro de empleado y, lo por tanto, debe filtrarse.
 Filtrar los registros no vlidos de empleados

1 Con la tabla Empleados_mayo_con_NTC activa,


haga clic con el botn secundario del ratn en la
entrada Fin del archivo.

2 Seleccione Filtro rpido No igual.


Se filtr el registro no vlido.

Ejercicios
1 Supongamos que desea que todos los nmeros de
tarjetas tengan el formato: xxxx-xxxx-xxxx-xxxx.
Qu estrategia aplicara para crear un campo
computado como ste?

2 Si dispusiera de la informacin necesaria,


la comprobacin del nmero del seguro social
(SSN) de cada empleado permitira determinar si
cada registro es exclusivo. Cmo comprobara si
existen nmeros del seguro social duplicados?
Cmo se asegurara de que el formato de todos
los nmeros del seguro social tenga una cadena
larga de dgitos: xxxxxxxxx?

3 Prepare una estrategia para analizar las transacciones


del mes de mayo que refleje la estrategia que utiliz
con las transacciones del mes de abril. Busque las
transacciones no aceptables en este conjunto de
transacciones.

4 Para sus propios proyectos, piense en los diversos


enfoques que mejoran la calidad de los datos antes
de importarlos a ACL. Tambin piense en distintos
mtodos para comprobar los datos despus de
importarlos a ACL.

Si extrae los datos vlidos a otra tabla, no es necesario


conservar el filtro en la tabla original.
 Extraer los registros vlidos a una nueva tabla

1 Seleccione Datos Extraer datos.


2 Seleccione el botn Campos. Haga clic en Extraer
campos. Haga clic en Agregar todos. Haga clic en
Aceptar.

3 En el cuadro de texto En, ingrese el nombre del


archivo Empleados_mayo_corregido. Haga clic
en Aceptar.

76

ACL en Prctica

Ideas para otros anlisis

Ideas para otros anlisis


En este tutorial, usted trabaj con varios ejemplos que le
permitieron constatar cmo puede realizar anlisis con
ACL. Qu otros anlisis podra realizar con los datos?

Considere estas preguntas. Es probable que le surjan


muchas ideas aplicables a su propio trabajo.

ACL en Prctica

Las transacciones tienen cdigos de categoras


de establecimiento no aceptables?

Los cdigos de categora de establecimiento


utilizados guardan relacin con las
responsabilidades de los titulares de las tarjetas?
El titular de una tarjeta repite transacciones a
intervalos regulares con el mismo establecimiento?
El titular de una tarjeta tiene registradas varias
transacciones en un perodo breve (por ejemplo,
72 horas) con el mismo establecimiento?

Cules son los cinco o diez empleados que ms


gastaron? A qu clientes le cargaron los gastos?
Existe alguna relacin entre gastar mucho
y cargar transacciones no aceptables?
Determine el total de gasto mensual por
departamento. Utilice el campo CdDpto
de la tabla Empleados.
Si un empleado carg un pasaje areo, qu otros
gastos de viaje carg? Por ejemplo, si un empleado
paga con la tarjeta un pasaje areo, es probable
que tambin pague con ella el alojamiento
y transporte. Es ste el caso? Cules son las
explicaciones posibles de los patrones que se
observan?
Si los cdigos de los prestadores de servicios de
catering y panaderas pertenecieran a la categora
de no aceptables, cunto dinero se ahorrara?

El titular de una tarjeta realiza transacciones


los fines de semana o feriados?
Un nmero de transacciones poco comn tiene
valores redondeados, como por ejemplo, $1.000,
$200 o $450?
Hay contracargos en un nmero de tarjeta
y cmo se explican?
El titular de una tarjeta suele alcanzar o exceder
su lmite de crdito?
Se observa un aumento repentino de las compras
del titular de una tarjeta?
El titular de una tarjeta es responsable de los
gastos de terceros?

77

Captulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Revisin del captulo


En este captulo usted realiz las siguientes tareas:

78

Import un libro de Excel con dos hojas de


clculo.
Combin informacin de dos tablas en una sola.
Corrigi un campo de datos que contena datos
no vlidos.
Extrajo la tabla de nuevas transacciones a Excel.
Corrigi una tabla filtrando un registro no vlido
y extrayendo los resultados a una nueva tabla.
Cre una tabla que combina todas las
transacciones de tarjetas de crdito en
una sola tabla.

ACL en Prctica

2006 ACL Services Ltd.