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EXCEL

Para Estudiante

Prof. Teves Dario Prof. Carlos Labbé O.

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INTRODUCCION Microsoft Excel es un programa de Aplicación que se ejecuta bajo ambiente Windows1, manejando así todas las potencialidades gráficas que tiene incorporado el programa para desarrollar sus funciones : Ventanas, Cuadros de Diálogo, Gráficos, etc. Excel es una poderosa herramienta para efectuar cálculos matemáticos donde se generan los resultados en forma automática, simulando así el trabajo en una matriz, donde los datos se organizan en filas y columnas. Al igual se puede utilizar para estudios estadísticos y de finanzas, por sus funciones estadísticas y financieras. Excel, para ayudar a desarrollar mejor sus funciones y prestar una gran utilidad en la Gestión Empresarial, a través de la generación de informes y Proyecciones Comerciales, cuenta con las siguientes herramientas. Hoja de Cálculo : Una hoja de cálculo es una planilla cuadriculada compuesta de filas y columnas. Tiene 65.536 filas por 256 columnas, lo que da un total de 16.777.216 celdas2, una celda es la intersección de una fila con una columna. En una celda se puede introducir caracteres, números, fórmulas y funciones especiales del excel. Las filas se denominan por su número y van desde la 1 a la 65.536, y las columnas se denominan de derecha a izquierda por A, B, C, ..., Y, Z, AA, AB, ..., IV. La potencia de una hoja de cálculo está determinada por el uso de fórmulas y funciones. Las fórmulas realizan cálculos de forma automática a partir de la información contenida en la información contenida en la misma hoja o en otras hojas y permiten realizar supuestos en los proyectos financieros del tipo : ¿Qué pasaría si ...? Con las fórmulas se puede acceder a multitud de funciones que ejecutan operaciones predefinidas : determinar la rentabilidad de una inversión, calcular el tiempo necesario para finalizar una operación de rentas, etc. Base de Datos Es una herramienta para organizar y administrar la información como si se tratara de una aplicación de base de datos. Ello permite buscar, ordenar, o extraer la información de forma directa y transparente para el usuario.

Windows, marca registrada de Microsoft Corp., para todas sus versiones : Windows 3.xx, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, etc. 22 A la intersección de una fila con una columna se le denomina celda. En Excel se trabaja en celdas.
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En una base de datos la información está estructurada en forma de tablas, con filas y columnas, a partir de una hoja de cálculo o de sólo una parte de la misma. Gráficos Corresponden a una Representación Gráfica que tiene por función interpretar los datos que han sido introducidos en la Hoja de Cálculo. Esta representación que proporciona Excel es fácil de realizar y de entender por terceras personas, obteniendo así un Análisis completo de la información. Para desarrollar estas Representaciones Gráficas, Excel proporciona al usuario un Asistente de Gráficos que tiene por característica indicar paso por paso como se crea un gráfico, solicitando la información que requiere para efectuar la operación. Excel dispone de 14 tipos de gráficos estándares y de 20 tipos de gráficos personalizados, con 100 formatos predefinidos. Macros Las macros son programas que se pueden grabar en una Hoja de Cálculo, permitiendo ejecutarlos en cualquier instancia y en la hoja que desee. De esta forma se pueden automatizar las diversas operaciones desarrolladas en Excel, ganando tiempo y flexibilidad en los trabajos repetitivos. Si en reiteradas ocasiones se debe modificar la Fuente de Letra a un tipo estándar, es decir, que sea igual para todas las planillas que se desee crear, lo más práctico es crear una Macro que le permita automatizar esta tarea, evitando así tener que efectuar el mismo procedimiento para cada Hoja de Cálculo, que se desee generar. Se pueden ejecutar diversas tareas sobre una macro que corresponden a: Grabar una macro, Ejecutar una macro, Revisar o examinar una macro, Imprimir una macro y Grabar el archivo que contiene la macro.

Objetos Gráficos Por medio de la barra de herramientas Dibujo, Excel ofrece la posibilidad de crear objetos gráficos : líneas rectas y curvas, rectángulos, círculos, flechas, curvas, etc., en las hojas de cálculos, gráficos y macros. Además de estos entornos de trabajo, Excel presenta la capacidad de incorporar mapas de bits (bitsmaps) según el procedimiento estándar (OLE) utilizando el portapapeles de Windows, lo que permite añadir imágenes y fotografías en las hojas de cálculo. Excel al operar en entorno Windows, permite trabajar con un número ilimitado de ventanas que pueden desplazarse o redimensionarse a voluntad, conteniendo cada una de ellas un libro de trabajo con un máximo de hasta 255 hojas de cálculo. También permite el intercambio de datos con Access, Word y Excel mediante Copiar y Pegar.
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PUESTA EN MARCHA DE EXCEL Para poner en marcha Excel se debe dar un click en el icono de Excel, normalmente una letra X, si es que hay barra de programas de Office. Si no hay barra de programas de Office, se debe ingresar por : - Inicio, - Programas, - Microsoft Excel. Entonces aparecerá la hoja de cálculo de Excel llamada “Hoja1”, a continuación se muestra la Hoja1 del Libro Excel

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Como se puede observar, Excel al ejecutarse bajo Windows tiene botones comunes con Windows, por ejemplo, los botones minimizar, maximizar y salir que se encuentran en la parte superior de la Hoja1. Además puede tener ventanas o áreas rectangulares que las usa como áreas de trabajo. Puede haber más de una ventana de aplicación, pero hay sólo una ventana activa, que es aquella en que se encuentra resaltada, en color azul, su barra de títulos. Barra de Menú Se encuentra ubicada debajo de la barra de títulos, contiene los comandos necesarios para manipular la información contenida en la hoja de cálculo. Los comandos se manipulan mediante el mouse. Para seleccionar una opción se coloca el puntero del mouse encima de la palabra del comando y oprimiendo el botón izquierdo (clic izquierdo). Para deseleccionar el comando se hace clic en una celda vacía. Llenar con números diferentes la matriz compuesta por las celdas desde B1 hasta G6, es decir, 36 celdas. Esto se muestra a continuación :

Ejercicio Nº 1

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Función Suma

En primer lugar se sumará desde la celda B1 hasta la celda B6, para ayudar al alumno sobre la operación efectuada, en la celda A6 se escribirá la palabra suma. A continuación se efectúa la suma, para esto se coloca el cursor en la celda donde se necesita el resultado, y se da un clic en el botón “Autosuma” que es el que tiene el símbolo : Σ , entonces aparece en la celda :

En que la función suma indica que se sumará desde B1 a B6. Al dar enter, aparece el total correspondiente a la suma en la celda B7, como se muestra en la página siguiente, y en la parte superior en la Barra de Fórmulas aparece la fórmula o función usada :

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Para copiar la fórmula a fin de sumar desde la celda C1 hasta C6, se puede repetir el mismo procedimiento, pero es más práctico copiar la fórmula, para esto :      Se coloca el cursor en la celda del resultado, es decir, B7, Se abre “Edición” y se da un clic en “Copiar”, La celda B7 queda rodeada con una línea discontinua y que pestañea, Se deja el cursor en la celda C7 y se abre “Edición” y se da un clic en “Pegar”, Entonces en la celda C7 aparece la fórmula : =SUMA(C1:C6)

Esto se mostrará en la página siguiente. Una forma abreviada de hacerlo es :     Se coloca el cursor en la celda B7, Se oprimen las teclas : “Control” y “C”, equivale a copiar, Se coloca el cursor en la celda C7, y Se oprimen las teclas : “Control” y “V”, equivale a pegar.

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También se puede copiar desde una celda y pegar en varias celdas, a modo de ejemplo la fórmula de la celda C7 se pegará en las celdas D7 a G7. Se hace lo siguiente :    Se coloca el cursor en la celda C7, se da “Edición”, “Copiar”, o Control-C Se coloca el cursor en la celda D7, se oprime el botón izquierdo y se arrastra hasta la celda G7, las celdas D7 a G7 deben quedar obscurecidas, Se da “Edición”, “Pegar” o Control-V y la fórmula se copia en esas celdas.

Esto se muestra en la página siguiente :

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Usando la misma fórmula se puede obtener sumas de grupos de celdas, por ejemplo, se quiere sumar desde la celda B1 hasta la celda G6, para eso se deja el cursor en donde se desea obtener el resultado y se puede escribir directamente la fórmula : =SUMA(A1:G6) y al dar enter queda el resultado. El signo = significa que se trata de una fórmula o una función, y los dos puntos significan que se trata desde la Celda A1 hasta la Celda G6, ambas inclusive. Si se quiere sumar celdas no contiguas, por ejemplo, las celdas B1, C3, D4 y E6, se escribe la fórmula : =SUMA(B1;C3;D4;E6) el punto y coma significa que se trata de celdas individuales (en algunas configuraciones del software en vez de ; -punto y coma- se debe usar la coma). Esta fórmula también se puede escribir : =B1+c3+D4+e6 El hecho de que aparezcan celdas en mayúsculas o minúsculas se hizo con la intención de mostrar que en las fórmulas o funciones se pueden usar mayúsculas o minúsculas indistintamente.

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Función Promedio La función promedio permite calcular promedios simples entre dos o más celdas, si las celdas son contiguas se usan los dos puntos (que significan Desde  Hasta), si son celdas individuales se separan mediante el punto y coma. Ejercicio Nº 2 Calcular el promedio de B1 a B6. Para calcular este promedio se hace lo siguiente : Se coloca el cursor donde se desea tener el promedio, en este ejemplo, en la celda B8, Se abre “Insertar”, En Insertar se abre “Funciones”, aparece un cuadro de diálogo ofreciendo funciones, Se abre “Funciones Estadísticas”, En Funciones Estadísticas se busca y abre “Promedio”, entonces aparece el

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cuadro de diálogo que se muestra arriba, El cuadro de diálogo ofrece el promedio de B1  B7, Como se desea el promedio de B1 a B6, se coloca B1:B6 y se da un clic en aceptar, En la celda donde esta el cursor aparece el promedio de B1 a B6.

Esto se muestra en la hoja siguiente, donde se puede observar que se copió el promedio de las columnas respectivas hasta G8, tal como se explicó cuando se vio la función suma.

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Desviación Estándar Otro de los estadígrafos que se puede calcular fácilmente es la desviación estándar, se calcula en forma similar a la función promedio, se hace lo siguiente :      Se coloca el cursor donde se desea tener el promedio, en este ejemplo, en la celda B9, Se abre “Insertar”, En Insertar se abre “Funciones”, aparece un cuadro de diálogo ofreciendo funciones, Se abre “Funciones Estadísticas”, En Funciones Estadísticas se busca y aparecen 4 funciones : DESVEST que corresponde a la desviación estándar de una muestra, DESVESTA que corresponde a la desviación estándar de una muestra incluyendo valores lógicos y texto, y DESVESTP DESVESTPA que corresponden a las desviaciones estándar de poblaciones. En este caso se selecciona “Desvest”, entonces aparece el siguiente cuadro de diálogo,

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El cuadro de diálogo ofrece la desviación estándar de B8, Como se desea la desviación estándar de B1 a B6, se coloca B1:B6 y se da un clic en aceptar, En la celda donde esta el cursor aparece la desviación estándar de B1 a B6. Como se muestra a continuación :

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Otras funciones estadísticas : El mismo procedimiento se sigue para calcular otros estadígrafos, por ejemplo : Varianza, Valor máximo, Valor mínimo y Moda. Al igual que en los casos anteriores se copió hasta la columna “G”. Las funciones respectivas son : VAR para la varianza de una muestra, MAX para el valor máximo de un grupo de celdas, MIN para el valor mínimo de un grupo de celdas y MODA para la moda de un grupo de celdas. Los resultados se muestran a continuación :

En el caso de la Moda aparece en varias ocasiones : #N/A, eso significa que no existe moda en el grupo de celdas. Si hay moda esta aparece en el celda respectiva. Función Raíz : La función Raíz permite obtener la raíz cuadrada del contenido de una celda o de una fórmula en que aparezcan varias celdas. La forma de hacerlo es la misma que se mostró para las funciones estadísticas. En la figura que se encuentra a continuación, encontrará en la celda b13 la raíz cuadrada de la celda b1, y en la celda c13 la raíz de c1, ... Si en alguna celda en lugar de la raíz cuadrada aparece : #¡NUM! Significa que se intentó calcular la raíz de un número negativo y Excel no lo puede resolver.

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Operadores Matemáticos : Suma : Para sumar celdas individuales se usa el signo +, el resultado queda en la celda en que se encuentra el cursor, por ejemplo, se quiere sumar el contenido de la celda B1 más el contenido de la celda C4 : =b1+c4 También se puede usar la función suma : =suma(b1;c4) que es equivalente a la suma con operadores matemáticos. Resta : Para restar se usa el signo – (menos o guión), al igual que en todos los casos anteriores el resultado queda en la celda en que se encuentra el cursor, por ejemplo, se quiere restar el contenido de la celda c5 de la celda b3 : =b3-c5 Multiplicación : Para multiplicar celdas individuales se usa el signo * al igual que en todos los casos anteriores el resultado queda en la celda en que se encuentra el cursor, por ejemplo, se quiere multiplicar el contenido de la celda c5 por el contenido de la celda b3 : =b3*c5 También se puede se puede multiplicar, por números enteros y decimales (positivos y negativos). En la multiplicación se aplica totalmente la regla de los signos : Positivo por positivo da positivo, positivo por negativo da negativo, negativo por positivo negativo y negativo por negativo da positivo. También se aplican las normas sobre paréntesis y el orden de las operaciones : primero se efectúan las elevaciones a potencia y extracciones de raíces, después las multiplicaciones y divisiones y por último las sumas y restas. En la resolución de paréntesis se empieza por el paréntesis mas interno. Hay que recordar que el máximo de caracteres es de 250 para cada celda, ya que se puede mezclar operaciones con paréntesis y signos, según se necesite. Para multiplicar también se puede usar la función producto. Ejercicio Nº 3 : En la celda B3 está un cateto, en la celda b5 hay otro cateto deje en una celda libre la hipotenusa. En primer lugar se recuerda la fórmula para la hipotenusa :
c = a2 +b2

En la celda que se quiere dejar el resultado, se escribe la fórmula =raiz(b3*b3+b5*b5) División : Para dividir celdas se usa el signo / al igual que en todos los casos anteriores el resultado queda en la celda en que se encuentra el cursor, por ejemplo, se quiere dividir el contenido de la celda c5 por el contenido de la celda b3 : =b3/c5 También se puede se puede dividir, por números enteros y decimales (positivos y negativos). En la división se aplica totalmente la regla de los signos, tal como se dijo más arriba para la multiplicación. También se aplican las normas sobre paréntesis y el orden de las operaciones : primero se efectúan las elevaciones a potencia y
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extracciones de raíces, después las multiplicaciones y divisiones y por último las sumas y restas. En la resolución de paréntesis se empieza por el paréntesis mas interno. Hay que recordar que el máximo de caracteres es de 250 para cada celda, ya que se puede mezclar operaciones con paréntesis y signos, según se necesite. Elevación a potencia : Para elevar a una potencia el contenido de una celda, un número o una fórmula matemática se usa el signo ^ Ejemplos :      3 al cuadrado se escribe =3^2 El contenido de la celda b5 elevado al cubo se escribe =b5^3 La suma de las celdas b2, b3 y b4 elevada al cuadrado se escribe =(b2+b3+b4)^2 La solución al problema Nº3 también puede ser : =raiz(b3^2+b5^2) Otra solución para el mismo problema sería : =(b3^2+b5^2)^(1/2)

Extracción de Raíces : Para la extracción de raíces se ocupa el mismo operador que para elevar a potencias, sólo que con exponente fraccionario, Ejemplo : sacar la raíz cúbica del contenido de la celda d4, la solución es : =d4^(1/3) Ejercicio Nº 4 : En la celda B1 está el valor a, en la celda B2 está el valor b, en la celda B3 está el valor c. Dejar en la celda D16 el valor x1 y en E16 dejar x2. Este problema hace referencia a la resolución de la ecuación general de segundo grado, se recuerda cual es la solución :
x= − b ± b 2 − 4ac 2a

En Excel las raíces de la ecuación son : X1 : =(-b2+raiz(b2^2-4* b1*b3))/(2/b1) X2 : =(-b2-raiz(b2^2-4* b1*b3))/(2/b1) En muchas ocasiones en vez de encontrar un valor en la celda, estando la fórmula correcta, aparece #¡NUM! Esto significa que el valor del contenido de la raíz es negativo y da un número irracional, lo cual excel no puede solucionarlo.

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Funciones Financieras Función Pago3: La función Pago calcula la cuota o dividendo de pago de un préstamo basado en plazo y tasa de interés constantes. Ejemplo : Calcular la cuota mensual de pago de un préstamo a 24 meses por la suma de $ 2.000.000 a un interés mensual del 1,65%. Para esto se deja el cursor en la celda en que se quiere tener la cuota mensual, se abre Insertar y se da un clic en Función, se da un clic en Funciones Financieras y se abre la función PAGO, aparece el siguiente cuadro de diálogo :

Tasa : es la tasa de interés, en este caso 1.65%, Nper : es el número de períodos o plazo del préstamo, en este caso 24 meses, Va : es el valor actual o monto original del préstamo. Aquí se presenta un problema, Excel entrega el valor de la cuota como negativo, ya que lo considera un egreso de caja, por lo tanto para dejarlo positivo hay que multiplicarlo por –1, lo más práctico es dejar el valor actual como negativo, con lo cual la cuota aparece positiva. En la medida que se van llenando los datos, los resultados aparecen de inmediato al lado, con lo que se puede comprobar sobre la marcha, si los datos están bien escritos. Hecho esto el cuadro de diálogo queda de la siguiente forma :

De las funciones financieras, en esta parte del curso sólo se verá la función Pago, se dejará para más adelante el resto de las funciones financieras.
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Una vez que se completa el cuadro de diálogo basta con dar un clic en Aceptar o dar enter, para que aparezca en la planilla el monto de la cuota o dividendo.

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Ahora se tiene que para un préstamo de $ 2.000.000 a 24 meses a un interés mensual del 1.65%, la cuota o dividendo a pagar mensualmente es de $ 101.596,30. Ejercicio Nº 5 : Efectuar la descomposición de la función pago. Cada cuota del dividendo, se compone de amortización más interés. La amortización es la devolución de capital que efectúa mensualmente el cliente y el interés es la utilidad del Banco. Se trata de abrir cada cuota entre amortización e interés. Esto se hace de la siguiente forma :      En la celda A6 coloque el título de la planilla : “Descomposición de la función Pago” o alguno similar que usted desee, En la celda A8 coloque el sub-título : “Meses”, se trata de especificar la columna donde irán los meses desde 1 a 24, En la celda B8 coloque “Capital”, en esta columna irá el capital adeudado mes a mes, En la celda C8 coloque “Interés”, en esta columna irá el interés que se paga cada mes, En la celda D8 coloque “Amortización”, en esta columna irá la amortización que se efectuará al banco con cada cuota pagada. Si la palabra Amortización no cabe en la celda, coloque el cursor en la línea divisoria que está entre las letras D y E que encabezan cada columna, el cursor se transformará en una doble flecha, tómelo con el mouse y arrástrela hacia la derecha hasta dejar el ancho de la columna D de un tamaño adecuado, En la celda E8 coloque “Cuota”, en está columna irá la cuota mensual que pagará el deudor y es el único valor constante de la planilla, En la celda F8 coloque “Cap. Nuevo”, en esta columna irá el capital restante después de rebajada la amortización mensual. Para colocar los meses de 1 a 24, no lo haga usted, deje que Excel los coloque de la siguiente forma: En la celda A9 coloque 1, en la celda A10 coloque 2, coloque el cursor en la celda A9 cargue el botón izquierdo y arrástrelo hasta la celda A10. Suelte el botón izquierdo, ambas celdas deben quedar obscurecidas. Lleve el puntero del mouse hasta el ángulo inferior derecho de la celda A10 en donde se transforma en una cruz delgada, cuando esto suceda cargue el botón izquierdo del mouse y arrástrelo hacia abajo, a medida que baja el mouse aparece al lado el número en que va, cuando llegue a 24 suéltelo y tendrá los meses de 1 a 24. En la celda B9, que corresponde al Capital del primer mes, escriba 2000000, que es el monto del préstamo. No le coloque ni punto ni comas, eso se arregla después. En la celda C9 coloque el interés correspondiente al primer mes, para esto construya la fórmula : =b9*1.65% esta fórmula le dice a Excel “Multiplique el contenido de la celda B9 por 1,65 y divídalo por 100”, es decir, calcula el interés sobre el capital del primer mes. El 1,65 escríbalo usando el teclado numérico pequeño, ya que en el mismo aparece el punto
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decimal, que puede ser punto o coma dependiendo de la configuración del equipo. Al dar enter debe dar como resultado : 33000. En la celda E9 debe escribir la función pago, tal como se explicó más arriba. Debe dar como resultado : 101596,30 En la celda D9 debe ir la amortización. La amortización es igual a la cuota menos el interés, por lo tanto la fórmula es : =E9-C9 Al aplicar esta fórmula debe dar : 68596,30 El capital nuevo es igual al capital inicial del mes menos la amortización, es decir, la fórmula que va en la celda F9 : =B9-D9 Al aplicar esta fórmula debe dar : 1931403,70 Para el segundo mes sólo debe colocarse el Capital, y se hace mediante una fórmula que apunte al Capital nuevo del primer mes, en la celda B10 digite : =F9 Al colocar esta fórmula debe dar : 1931403,70, es decir, lo mismo que había en el capital nuevo del primer mes. Ahora copie el contenido de la celda b10, tal como se explicó antes, hasta el mes 24, van a salir la mayoría de las celdas en cero, no se preocupe eso se arregla solo. Ahora copie el contenido de la celda c9, es decir los intereses, tal como se explicó antes, hasta el mes 24, van a salir la mayoría de las celdas en cero, no se preocupe eso se soluciona solo. Ahora copie el contenido de la celda d9, es decir la amortización, tal como se explicó antes, hasta el mes 24, van a salir la mayoría de las celdas en cero y una negativa, no se preocupe eso se arregla solo. Ahora copie el contenido de la celda e9, es decir la cuota, tal como se explicó antes, hasta el mes 24, la cuota debe tener siempre el mismo valor. Ahora copie el contenido de la celda f9, es decir el capital nuevo, tal como se explicó antes, hasta el mes 24, en este momento la planilla se arregla totalmente y para que esté correcta debe terminar en cero el capital nuevo.

Si ha hecho los pasos uno a uno tal como se indican, su planilla está lista. No se ve muy bonita pero eso se puede solucionar y se verá en los próximos pasos. A continuación se mostrará tal como quedó la planilla :

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Para solucionar el problema de la presentación de la planilla Excel, se puede hacer en los siguientes pasos : Coloque el cursor en la celda A6, donde escribió : Descomposición de la Función Pago, a continuación arrástrelo por la fila 6 hasta la celda G6, deben quedar obscurecidas las celdas A6 a G6,  Al lado del botón : Alinear a la derecha, hay un botón que consiste en una letra a que está entre flechas, oprima ese botón y el título de la planilla quedará centrado entre las celdas A6 a G6 y rodeado por una línea gruesa, si lo desea puede agrandar la letra, subrayarlo, colocarle negrita o aumentar el tamaño de la letra.  Es conveniente centrar los sub-títulos, para esto : coloque el cursor en la celda en que está Meses y arrástrelo hasta Cap.Nuevo, es decir, desde la celda A8 hasta la celda G8, cuando estas celdas estén obscurecidas, de un golpe en el botón Centrar, y las celdas quedarán centradas, si lo desea puede subrayarlas, colocarles negrita o aumentar su tamaño. Una vez hechos estos arreglos la planilla queda de la siguiente forma : 

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Ahora la planilla se ve bastante mejor, sin embargo aún adolece de algunos problemas, en primer lugar se pueden centrar los meses, para esto coloque el cursor en el mes 1, cargue el botón izquierdo del mouse y arrástrelo hasta el mes 24, -deben quedar obscurecidos los meses 1 a 24- en seguida dé un golpe al botón Centrar. Los meses deben quedar centrados y la planilla quedará algo mejor :

Formatos Numéricos : Vamos a aprovechar esta planilla para ver la diferencia entre los diversos formatos numéricos. En primer lugar la planilla internamente sigue igual que estaba antes, sólo cambia la presentación al usuario. Tipos de formatos : Formato General : El formato general muestra las celdas con su contenido numérico tal como está, es decir, sin separador de miles, sin signos especiales y sólo con la coma decimal, si el número es muy pequeño o muy grande los muestra en formato científico. Para cambiar formato haga lo siguiente : coloque el cursor en el primer capital, es decir en la celda B9, cargue el botón izquierdo y arrástrelo hasta el último capital nuevo celda F32. Todas estas celdas deben quedar obscurecidas, ahora abra : Formato, Número, General, al dar aceptar aparece la planilla como se muestra :

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Formato Numérico : El formato numérico muestra los números como lo desea el usuario, es decir, con o sin separador de miles y con los decimales que el usuario necesita. Para cambiar el formato haga lo siguiente : coloque el cursor en el primer capital, es decir en la celda B9, cargue el botón izquierdo y arrástrelo hasta el último capital nuevo celda F32. Todas estas celdas deben quedar obscurecidas, ahora abra : Formato, Número, Número, fije el número de decimales que desea (en este ejemplo se dio cero decimales, es decir, sin decimales) déjelo con o sin separador de miles (en este ejemplo se colocó separador de miles), al dar aceptar aparece la planilla como se muestra a continuación :

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Formato Monetario : El formato monetario es similar al formato numérico sólo que lleva el signo $ (o la unidad monetaria que se desee) inmediatamente antes de la primera cifra significativa, puede llevar o no decimales según se quiera. Para dar este formato se sigue el mismo procedimiento anterior, y cuando está marcada la parte que se quiere cambiar de formato se dan los comandos : Formato, Celdas, Monetario, entonces la planilla queda así :

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Formato Contabilidad : El formato contabilidad es similar al formato monetario sólo que lleva el signo $ (o la unidad monetaria que se desee) al extremo izquierdo de la celda, puede llevar o no decimales según se quiera. Para dar este formato se sigue el mismo procedimiento anterior, y cuando está marcada la parte que se quiere cambiar de formato se dan los comandos : Formato, Celdas, Contabilidad, entonces la planilla queda así :

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Formato Fecha : El formato Fecha es un formato en que el Excel intenta reducir a fecha los números que hay en las celdas, la fecha la toma a partir desde 1900 ó 1980 ó 2000, según la configuración del equipo, en el caso actual en que son valores contables las fechas que aparecen son absurdas y no implican nada en especial. Si el usuario lo desea también puede elegir fecha y el número se transformará en una fecha. Para dar este formato se sigue el mismo procedimiento anterior, y cuando está marcada la parte que se quiere cambiar de formato se dan los comandos : Formato, Celdas, Fecha y se elige un formato de fecha, entonces la planilla queda así :

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Se recuerda al usuario que los datos no han cambiado, sólo ha cambiado la forma de presentarlos al usuario como éste lo desee. Formato Hora : El formato Hora es un formato en que el Excel intenta reducir a horas los números que hay en las celdas, la fecha la toma a partir desde la hora cero de 1900 ó 1980 ó 2000, según la configuración del equipo, en el caso actual en que son valores contables las horas que aparecen son absurdas y no implican nada en especial. Para dar este formato se sigue el mismo procedimiento anterior, y cuando está marcada la parte que se quiere cambiar de formato se dan los comandos : Formato, Celdas, Hora y se elige un formato de hora, entonces la planilla queda así :

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Formato Porcentaje : El formato Porcentaje es un formato en que el Excel toma el valor de la celda, lo multiplica por 100 y le agrega el signo porcentaje (%). La celda queda sin separador de miles, puede elegirse el número de decimales según las necesidades del usuario. Para dar este formato se sigue el mismo procedimiento anterior, y cuando está marcada la parte que se quiere cambiar de formato se dan los comandos : Formato, Celdas, Porcentaje y se eligen los decimales necesarios, al dar Aceptar la planilla queda así :

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Se insiste nuevamente los valores de la planilla no han cambiado, sólo varió la forma de presentarlos al usuario, a fin de que éste elija la forma en que le conviene más. Formato Fracción : El formato Fracción es un formato en que el Excel toma el valor de la celda, y convierte a un número mixto, es decir, compuesto de un entero y una fracción. El usuario elige el número de cifras significativas que contendrá el denominador de la fracción. La parte entera se separa de la parte fraccionaria por un espacio, en este ejemplo se dio para tres (3) dígitos en el denominador. Para dar este formato se sigue el mismo procedimiento anterior, y cuando está marcada la parte que se quiere cambiar de formato se dan los comandos : Formato, Celdas, Fracción y se elige el número de dígitos del denominador, al dar Aceptar la planilla queda así :

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Formato Científico : El formato Científico es un formato que el Excel usa para números muy grandes (de orden astronómico) o muy pequeños (de orden infinitesimal). Maneja números del orden de Coloca el número con un entero y el número de decimales que el usuario necesite separado de una letra E y un número, ejemplo : 3,45 E23 que significa 3,45 * 10 23, es decir, 345 seguido de 21 ceros. Normalmente se usa sólo para cálculos científicos. El usuario puede elegir el número de decimales, en el ejemplo de la página siguiente se dio con dos decimales. En dicho ejemplo en la celda F32 aparece 3,54 E-09 que significa 3,54 * 10-09, es decir es cero para efectos prácticos y así lo interpretó el excel en las planillas de las páginas anteriores. Para dar este formato se sigue el mismo procedimiento anterior, y cuando está marcada la parte que se quiere cambiar de formato se dan los comandos : Formato, Celdas, Científico y se elige el número de dígitos del denominador, al dar Aceptar la planilla queda así :
10−99  10+99 →

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Hay una serie de formatos adicionales, que normalmente no se usan en Chile, por ejemplo: código postal (norteamericano), código postal +4, número de teléfono, número de seguro social, etc. Estos formatos casi no tienen uso, por lo tanto no se agregan a estos apuntes.

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Ejercicio Nº 6 : Hacer la planilla de notas de un curso de 10 alumnos (Se puede colocar cualquier apellido). Este curso tiene 5 calificaciones : 2 controles en que cada uno vale un 10% de la nota final, dos pruebas solemnes en que cada una vale un 25% de la nota final y un examen que vale un 30% de la nota final. Para resolver este problema se construye una planilla en donde los controles, solemnes y examen y nota final estén en columnas y los alumnos en filas. Además, debajo de los títulos de las columnas, se coloca un sub-título donde se indica el porcentaje que vale cada nota, esto no es necesario pero sirve de ayuda para que se ubique el alumno. Este formato quedaría así : Ejercicio Nº 6 : Hacer la planilla de notas de un curso de 10 alumnos (Se puede colocar cualquier apellido). Este curso tiene 5 calificaciones : 2 controles en que cada uno vale un 10% de la nota final, dos pruebas solemnes en que cada una vale un 25% de la nota final y un examen que vale un 30% de la nota final.

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El paso siguiente es agregar las notas que obtuvieron los alumnos y, al mismo tiempo, se puede calcular por cada calificación : la nota máxima, la nota mínima y la nota promedio. Además, se recomienda que la planilla quede con formato de nota, es decir, un entero y un decimal, entonces la planilla quedaría así :

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Ahora se procede a calcular el promedio ponderado que da la nota final, para esto cada nota parcial se multiplica por su porcentaje y se divide por 100, para esto se coloca el cursor en la celda g6 y se puede usar la fórmula : =b6*10/100+c6*25/100+d6*10/100+e6*25/100+f6*30/100 También se puede usar la fórmula : =b6*10%+c6*25%+d6*10%+e6*25%+f6*30% Ambas fórmulas son equivalentes ya que agregar el signo porcentaje equivale a dividir por 100, entonces la planilla quedaría así :

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Ahora se va a hacer que los alumnos reprobados aparezcan con la nota en color rojo y para los alumnos que aprobaron aparezca la nota en color azul. Para esto marque las notas finales, es decir, de la celda g6 a la celda g15, que deben quedar ennegrecidas. En seguida abra Formato y en formato abra Formato Condicional, aparece un cuadro de diálogo que dice “condición 1”, abra la flecha que está al lado de la palabra “entre” y seleccione “menor que”, una vez hecho eso, en el recuadro del lado coloque la nota mínima para aprobar : 3,95. La selección debe quedar valor de la celda menor que 3,95 después le da un clic al botón Formato y un clic al botón Color y procede a seleccionar el color rojo, después da Aceptar y en el cuadro de diálogo que aparece selecciona Agregar y aparece la Condición 2, como condición 2 debe quedar valor de la celda mayor que 3,94 y en formato darle un color azul, a continuación dar Aceptar y de nuevo Aceptar, entonces la planilla de notas queda así :

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Gráficos Cuando se quiere mostrar algo se puede hacer mediante una charla, mediante una planilla excel o un gráfico. Un gráfico bien hecho vale más que mil palabras, porque muestra de inmediato lo que se desee llegue a la persona que recibe la información. Para hacer un gráfico es necesario tener previamente una planilla excel de donde se saque la información para el gráfico. Entonces se construirá una planilla (inventada por el suscrito) de los alumnos egresados de universidades chilenas, en tres carreras : Ingeniería Comercial, Derecho y Medicina, entre los años 1981 a 2001. Los valores que aparecerán no tienen nada que ver con la realidad del país. A continuación se muestra la planilla lista :

El paso siguiente es marcar la parte de la planilla que se desea graficar, en este caso desde la palabra años hasta el último de los médicos, en otras palabras, desde la celda A5 hasta la D26. Una vez marcada la planilla queda así :

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Ahora se abre en Insertar y se da un clic en Gráfico, aparece el siguiente cuadro de diálogo que se muestra en la página siguiente :

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El cuadro de diálogo ofrece un gráfico de columnas, que muestra en negro, uno puede aceptarlo o elegir otro tipo como barras, líneas, circular, áreas, anillos, etc. En este caso aceptamos el gráfico de columnas y damos un clic en el botón siguiente, entonces aparece otro cuadro de diálogo :

Aquí excel muestra un primer intento de gráfico, pero se puede observar que muestra como variables del eje de las Y las siguientes : Años, Ingenieros Comerciales, Abogados y Médicos. Sin embargo, la variable Años pertenece al eje de las X, esto se soluciona de la forma siguiente : se da un clic en la lengüeta Serie y aparece el siguiente cuadro de diálogo :

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Lo primero que debe hacerse es indicarle al asistente de gráficos que hay que quitar los años del eje de las Y, y para esto se da un clic en el botón quitar, entonces el cuadro de diálogo queda así :

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Como se puede observar ya empieza a verse un gráfico, pero falta que definir el eje de las X como años, ya que aparecen números : 1,3,5,7,... Para esto se coloca el cursor en donde dice “Rótulos del eje de categorías (X) :” y se da un clic en el año 1981, después se colocan 2 puntos (:) y se da un clic en el año 2001, entonces en el cuadro de diálogo aparece : Hoja1!$A$6:$a$26 lo que significa que el eje de las X cubre desde la celda A6 hasta la A26, es decir, desde el año 1981 hasta el año 2001, y el cuadro de diálogo queda como se muestra :

A continuación se da un clic en siguiente y aparece el siguiente cuadro de diálogo :

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Ahora se procede a colocarle Título al Gráfico en donde se indica, colocar que es el eje de la X y que son las variables del eje de la Y, entonces el cuadro de diálogo quedará así

: Al dar un clic en el botón siguiente aparece un nuevo cuadro de diálogo :

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Si se da un clic en terminar el gráfico aparece en el misma hoja, es decir, hoja 1 :

Profesionales Egresados
Profesionales 1500 1000 500 0 MEDICOS
19 81 19 84 19 87 19 90 19 93 19 96 19 99

INGENIEROS COMERCIALES ABOGADOS

Años

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Ya tenemos construido el gráfico, ahora hay que ver los tipos de gráfico que existen y como influyen las variables de los eje X e Y sobre dicho gráfico. Para empezar hay darle un clic dentro del gráfico, y el gráfico queda rodeado por puntos negros, eso significa que el gráfico esta activo y que la barra de herramientas se adapta a gráfico. El gráfico queda como se muestra :

Tal como está construido el gráfico esta directamente relacionado con los datos, es decir, si se cambia un dato se modifica el gráfico. A modo de ejemplo en el año 1992 vamos a suponer que egresaron 5937 ingenieros comerciales, cambiamos ese valor y el gráfico queda como se muestra en la página siguiente :

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Ahora vamos a suponer algo imposible, que en el año 1985 egresaron –3671 ingenieros comerciales, al cambiar esos valores el gráfico queda de la siguiente forma :

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Ahora bien, si el gráfico se ha copiado a Word, Power Point u otro software y se modifica un dato, el gráfico cambia en excel pero no en el otro software, por lo tanto, lo que procede es borrarlo en el Word o Power Point y volver a copiarlo una vez modificado, ahora devolvemos los valores originales al gráfico y queda tal como se muestra en la página siguiente :

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Cuando el gráfico tiene ocho (8) puntos negros en la línea que lo rodea para excel el gráfico está activo y se puede copiar, mover, agrandar, achicar, etc. Colocando el cursor en uno de los puntos negros el cursor se transforma en una doble flecha. Además cuando el gráfico está activo cambia el menú de la parte superior y aparece una opción llamada “Gráfico”, abriendo esa opción aparece Tipo de Gráfico y al abrir esa opción aparece el cuadro de diálogo que se muestra en la página siguiente :

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El usuario puede elegir el tipo de gráfico que desee, pero hay que tener cuidado con el tipo de gráfico que se escoja, ya que los gráficos de Columnas, Barras, Líneas, Anillos, Radial, Superficie, Cotizaciones, etc., muestran las diversas variables del eje de las Y con sus valores reales, en cambio, los gráficos circulares, burbujas y otros, sólo muestran la primera variable del eje de las Y, en porcentajes del total. En la página siguiente se verá el gráfico circular tridimensional de la planilla que se construyó :

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En este caso muestra los ingenieros comerciales en porcentajes del total, ahora bien, si se coloca el cursor encima de uno de los sectores del círculo, aparece el porcentaje del total con el valor que corresponde a ese sector. Además, esta forma de representación tiene dos ventajas adicionales, se pueden abrir todos los sectores o se puede abrir uno o más de ellos. En la página siguiente se muestran dos gráficos uno con todos los sectores abiertos y otros con tres sectores abiertos. Para abrir todos los sectores, se da un clic con el mouse en uno de los sectores y quedan todos con un punto, a continuación se toma uno de los sectores y se retira con los cual todos los sectores se abren, para cerrarlos se toma uno de los sectores y se lleva hacia el centro del círculo, entonces todos se cierran. Para abrir un segundo sector se da un segundo clic en el sector que se desea, ese sector queda rodeado por puntos y se puede retirar hasta donde se desea, para cerrarlo se toma con el mouse y se mueve hacia el centro. En el segundo gráfico se puede observar que el sector de color celeste está rodeado por puntos, ya que fue el último que se abrió.

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El alumno debe elegir el tipo de gráfico que desea mostrar dependiendo de los datos y del auditorio al cual va dirigido. Los gráficos tienen numerosas otras opciones como, por ejemplo, manejo en tres dimensiones, que el alumno debe investigar y ver si le sirven para lo que quiere representar. Funciones Matemáticas : Ya se han visto algunas funciones matemáticas en este curso, como la función Suma (que permite sumar) o la función Raíz ( que permite calcular raíces cuadradas) sin embargo hay muchas más (en total son 50), y en esta parte de los apuntes se verán algunas de ellas : Función ABS : Formato : =ABS(número) Descripción : Esta función calcula el valor absoluto del número, que puede ser una celda, un número o una expresión matemática, entrega siempre el valor resultante positivo. Número es el número real del que se desea obtener el valor absoluto. Ejemplo : =ABS(-25) =ABS(-1*256*2) Resultado : 25 Resultado : 512

Función ACOS : Formato : =ACOS(número) Descripción : Devuelve el arcocoseno de un número, en radianes, dentro del intervalo de 0 a PI. El arcocoseno es el ángulo cuyo coseno es el número. Todas las funciones trigonométricas las trata excel con valores en radianes. Número es el coseno del ángulo deseado y debe estar entre –1 y 1. Ejemplo : =ACOS(0.71) devuelve : 0,78129812 Función Aleatorio : Formato : =ALEATORIO() Descripción : Esta función devuelve un número distribuido aleatoriamente entre 0 y 1. Este número cambia cada vez que se recalcula la planilla4. Esta función no tiene argumento. Ejemplo : =ALEATORIO() Si se quiere un número aleatorio entre 0 y un número cualquiera, basta con multiplicar la función por ese número. Ejemplo : obtener un número aleatorio entre 0 y 1000. =ALEATORIO()*1000 Número aleatorio es aquel que no se puede calcular el antecesor ni el sucesor, además, si en 1000 computadores se da la función aleatorio y se oprime la tecla enter al mismo tiempo, lo más probable es que los 1000 número resultantes sean distintos, es decir, son números estrictamente al azar.
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Si se desea un número entre dos números enteros, la fórmula es : se multiplica por la diferencia y se le suma el menor. Ejemplo un número aleatorio entre 10 y 90 : =ALEATORIO()*(90-10)+10 Función ASENO : Formato : =ASENO(Número) Descripción : Devuelve el arcoseno de un número en radianes, dentro del intervalo –PI/2 a PI/2. La expresión puede ser una celda, otra función, un número o una expresión matemática. La función reduce la expresión a un número y a continuación calcula el arcoseno. Número es el seno del ángulo deseado y debe estar entre –1 y 1. Ejemplo : =ASENO(0.71) devuelve : 0,78949821 Función ATAN : Formato : =ATAN(Número) Descripción : Devuelve el arcotangente de un número en radianes, dentro del intervalo –PI/2 a PI/2. La expresión puede ser una celda, otra función, un número o una expresión matemática. La función reduce la expresión a un número y a continuación calcula el arcotangente. Número es la tangente del ángulo deseado. Ejemplo : =ATAN(10) devuelve : 1,47112767 Función COMBINAT : Formato : =COMBINAT(Número;Tamaño) Descripción : Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos. Número : Debe el ser el número total de elementos. Tamaño : Debe ser el número de elementos que se combinan. Ejemplo : Las combinaciones para el Loto, son 36 números de los cuales el jugador debe apuntarle a 6, entonces : =COMBINAT(36;6) la función devuelve : 1.947.792 Ejemplo : Las combinaciones para el Kino, son 25 números de los cuales debe el jugador apuntarle a 15, entonces : =COMBINAT(25;15) la función devuelve : 3.268.760 Función COSENO : Formato : =COS(número) Descripción : Devuelve el coseno de un ángulo expresado en radianes. Número es el ángulo en radianes del que se desea obtener el coseno. Ejemplo : =COS(PI()/2) la función devuelve : 0,707106781 Función ENTERO : Formato : =ENTERO(número)
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Descripción : Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Número es el número real que se desea redondear a entero. Ejemplo : =ENTERO(PI()) =ENTERO(14,9865) Función EXP : Formato : =EXP(número) Descripción : Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado. Número es el exponente aplicado a la base e. La constante e es igual a 2,71828182845904, la base del logaritmo natural. Ejemplos : =EXP(1) equivale a : e elevado a 1 La función devuelve : 2,71828183 =EXP(PI()) equivale a : e elevado a Pi La función devuelve : 23,1406926 Función FACT : Formato : =FACT(número) Descripción : Devuelve el factorial de un número : 1*2*3*...*número. Número es el número no negativo del cual se desea obtener su factorial. Ejemplos : =FACT(7) La función devuelve : 5040 =FACT(PI()) La función devuelve : 6, es decir, el número Pi lo considera por el valor entero 3 descartando los decimales. Función GRADOS : Formato : =GRADOS(ángulo) Descripción : Convierte radianes en grados. Angulo : es el ángulo en radianes que se desea convertir. Ejemplo : =GRADOS(PI()/2) Función LN : Formato : =LN(número) Descripción : Devuelve el logaritmo natural de un número. Número es el número real positivo para el cual se desea obtener el logaritmo natural. Ejemplo : =LN(1000) La función devuelve : 6,90775528 La función devuelve : 90 la función devuelve : 3 la función devuelve : 14

Función LOG : Formato : =LOG(número;base) Descripción : Devuelve el logaritmo de un número en la base especificada. Número : Número al cual se le calcula el logaritmo. Base : base en la que se calcula el logaritmo. Ejemplo : LOG(1000;2)
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La función devuelve : 9,96578428
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Función LOG10 : Formato : =LOG10(número) Descripción : Devuelve el logaritmo en base 10 de un número. Número es el número real positivo para el cual se desea el logaritmo en base 10. Ejemplo : LOG10(1000) La función devuelve : 3

Función NUMERO.ROMANO : Formato : =NUMERO.ROMANO(número;forma) Descripción : Convierte un número arábigo en romano en formato de texto. Número : es el número arábigo que se desea convertir. Forma : es el número que especifica el tipo de número romano que se desea, esto se verá en los ejemplos. Ejemplos : Se convertirá a número romano el número 499 : Formato Numero.romano(499;0) Numero.romano(499;1) Numero.romano(499;2) Numero.romano(499;3) Numero.romano(499;4) Observaciones : Si el argumento número es negativo, la función devuelve el valor de error : #¡VALOR! Si el argumento número es mayor que 3999, la función devuelve el valor de error : #¡VALOR! Función PI : Formato : =PI() Descripción : Devuelve el valor PI : 3,14159265358979, con precisión de 15 dígitos. Esta función no tiene argumentos. Ejemplo : =PI() Excel devuelve : 3,14159265358979 Descripción Tipo clásico Tipo más conciso Tipo más conciso aún Tipo todavía más conciso Tipo simplificado Número romano CDXCIX LDVLIV XDIX VDIV ID

Función Potencia : Formato : =POTENCIA(número;potencia) Descripción : Devuelve el resultado de elevar el número a una potencia. Número es el número base, cualquier número real. Potencia es el exponente al que se desea elevar la base. Ejemplo : =POTENCIA(3;4) devuelve : 81. Significa tres elevado a la cuarta potencia. Excel

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Función Producto : Formato : =PRODUCTO(número1;número2;número3; ...) Descripción : Multiplica todos los números que son argumento y devuelve el producto. Los argumentos son de 1 a 30 que pueden ser números, valores lógicos o texto que representan números que desea multiplicar. Ejemplo : =PRODUCTO(1;2;3;4;5;6) Excel devuelve 720. Esto también puede hacerse usando los operadores normales : =1*2*3*4*5*6 y el Excel devuelve 720. Función Radianes : Formato : =RADIANES(ángulo) Descripción : Convierte grados en radianes. Angulo es el ángulo en grados que se desea convertir. Ejemplo : =RADIANES(90) Excel devuelve 1,57079633 Función Redondear : Formato : =REDONDEAR(número;núm_decimales) Descripción : Redondea un número al número de decimales especificado. Número es el número que se desea redondear. Núm_decimales especifica el número de decimales al que se desea redondear. Los números negativos se redondean a la izquierda de la coma decimal; si se coloca cero se redondea al entero más cercano. Ejemplo : =REDONDEAR(PI();4) Excel devuelve : 3,1416 =REDONDEAR(PI(),0) Excel devuelve : 3 Función Redondear.mas : Formato :=REDONDEAR.MAS(número;núm_decimales) Descripción : Redondea un número hacia arriba en dirección contraria a cero. Número es el número que se desea redondear. Núm_decimales especifica el número de decimales al que se desea redondear. Si se coloca cero se redondea al entero más cercano. Ejemplo : =REDONDEAR.MAS(PI();3) Excel devuelve : 3,142 =REDONDEAR.MAS(PI(),0) Excel devuelve : 4 Función Redondear.menos : Formato :=REDONDEAR.MENOS(número;núm_decimales) Descripción : Redondea un número hacia abajo, hacia cero. Número es el número que se desea redondear. Núm_decimales especifica el número de decimales al que se desea redondear. Si se coloca cero se redondea al entero más cercano. Ejemplo : =REDONDEAR.MENOS(PI();3) Excel devuelve : 3,141 =REDONDEAR.MENOS(PI(),0) Excel devuelve : 3
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Función Residuo : Formato : =RESIDUO(número;núm_divisor) Descripción : Proporciona el residuo después de dividir un número por un divisor. Número : Es el dividendo de la división. Núm_divisor : es el divisor de la división. Ejemplo : =RESIDUO(22;3) Excel devuelve 1. Función Seno : Formato : =SENO(ángulo) Descripción : Esta función devuelve el seno de un ángulo determinado. Angulo : es el ángulo en radianes del que se desea obtener el seno. Ejemplo : =SENO(PI()/6) La función devuelve : 0,5 Función Signo : Formato : =SIGNO(número) Descripción : Devuelve el signo de un número : 1 si el número es positivo; 0 si el número es cero y –1 si el signo es negativo. Número : es un número real. Ejemplos : =SIGNO(35276) La función devuelve 1. =SIGNO(-35276) La función devuelve –1. Función Suma : Formato : =SUMA(número1;número2;...;número30) Descripción : Suma todos los números en un rango de celdas y entre el total resultante. Número1 : acepta hasta 30 números separados por punto y coma (;). Si se desea sumar un rango continuo de celdas se coloca como separador dos puntos (:) en lugar del punto y como (;). Ejemplos : Suma de celdas individuales : =SUMA(A1;B2;C4;D5) Sumar desde la celda A1 hasta la celda C9, ambas inclusive : =SUMA(A1:C9) Función Suma.Cuadrados : Formato : =SUMA.CUADRADOS(número1;...;número30) Descripción : Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos. Los argumentos pueden ser : números, matrices o celdas que contengan números. Número1, ... son de 1 a 30 números, matrices o celdas cuya suma de cuadrados se desea calcular. Ejemplos : =SUMA.CUADRADOS(1;2;3;4) La función devuelve : 30 =SUMA.CUADRADOS(B1:B10) La función calcula los cuadrados de los valores de las celdas, los suma y devuelve la suma. Función Sumar.Si : Formato : =SUMAR.SI(rango;criterio) Descripción : Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición. Rango es el rango de celdas que se desea evaluar. Criterio es el criterio o condición que determina que celdas deben sumarse. Puede estar en forma de número, texto o expresión.
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Ejemplo : =SUMAR.SI(B1:B10;">5") Devuelve la suma de los valores mayores que 5 dentro del rango de celdas. Función Tan : Formato : =TAN(número) Descripción : Devuelve la tangente de un ángulo. Número es el ángulo en radianes del que se desea obtener la tangente. Ejemplo : =TAN(PI()/4) Devuelve la tangente de un ángulo de 45º que es 1. Función Truncar : Formato : =TRUNCAR(número) Descripción : Convierte un número decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de fracción. Número : es el número que se desea truncar. Ejemplo : =TRUNCAR(PI()) La función devuelve el valor 3, eliminando la parte decimal. Funciones Estadísticas : Las funciones estadísticas del excel constituyen uno de los aspectos más poderosos de este software y permiten calcular en forma fácil diversos estadígrafos usando los cuadros de diálogo de cada función, en otras palabras, si se aprende a usar una función –en el fondo- se aprende a usarlas todas. Lo que debe saber bien el estudiante de ingeniería es que función usar y cuando debe hacerlo5. Función Contar : Formato : =CONTAR(Ref1;Ref2;...;Ref30) Descripción : Cuenta el número de celdas que contienen números y los números que hay en la lista de argumentos. Ref1 : son de 1 a 30 argumentos que pueden representar rangos de celdas separados por dos puntos (:), celdas individuales o valores, pero sólo se cuentan los números. Ejemplo : =CONTAR(B1:B89) Dentro de ese rango de celdas cuenta sólo las celdas que contienen números y devuelve ese valor. =CONTAR(B1;D7;-23;F5;A7) Dentro de esas celdas o valores examina y cuenta sólo las que contienen números. Función Contar.Blanco : Formato : =CONTAR.BLANCO(Rango) Descripción : Cuenta el número de celdas que contienen blancos dentro del rango especificado. Rango : es el rango del que se desea contar el número de celdas en blanco.
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Si bien las funciones estadísticas son 80 en Excel, en estos apuntes sólo se verán 11 de ellas, ya que la orientación de los apuntes es para alumnos de primeros años, que aún no han aprobado los ramos de estadística.
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Ejemplo : =CONTAR.BLANCO(B1:B89) Dentro de ese rango de celdas cuenta sólo las celdas que contienen blancos y devuelve ese valor. Función Contar.Si : Formato : =CONTAR.SI(Rango;Criterio) Descripción : Cuenta las celdas que coinciden con la condición dada. Rango : es el rango del que se desea contar el número de celdas que cumplen con la condición. Criterio es la condición en forma de número expresión o texto que determina que celdas deben contarse. Ejemplo : =CONTAR.SI(A1:A14;"<30") Dentro de ese rango de celdas cuenta sólo las celdas que tengan un valor menor de 30 y devuelve ese valor. Función Contara : Formato : =CONTARA(Valor1, ... ;Valor30) Descripción : Cuenta el número de celdas no vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Valor1 : son de 1 a 30 argumentos que representan los valores y las celdas que se desea contar. Los valores pueden ser cualquier tipo de información. Ejemplo : =CONTARA(A1:A14) Dentro de ese rango de celdas cuenta sólo las celdas no vacías y devuelve ese valor. Función Desvest : Formato : =DESVEST(Número1, ... ;Número30) Descripción : Calcula la desviación estándar de una muestra. Omite los valores lógicos y el texto. Número1 : son de 1 a 30 argumentos numéricos que corresponden a una muestra de una población y que pueden ser números o referencias que contienen números. Ejemplo : =DESVEST(A1:A14) Calcula la desviación estándar de los valores existentes en el rango de celdas dado. Función Max : Formato : =MAX(Número1, ... ;Número30) Descripción : Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto. Número1 : son de 1 a 30 números, celdas vacías, valores lógicos o números en forma de texto para los cuales desea encontrar el máximo. Ejemplo : =MAX(A1:A14) Examina el rango de celdas, determina el valor máximo de ese rango y devuelve ese valor. Función Mediana : Formato : =MEDIANA(Número1, ... ;Número30)

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Descripción : Devuelve la mediana o el número central de un conjunto de números. Número1 : son de 1 a 30 números, nombres, matrices o referencias que contienen números, para los cuales desea obtener la mediana. Ejemplo : =MEDIANA(A1:A14) Examina el rango de celdas, calcula la mediana y devuelve ese valor. Función Min : Formato : =MIN(Número1, ... ;Número30) Descripción : Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto. Número1 : son de 1 a 30 números, celdas vacías, valores lógicos o números en forma de texto para los cuales desea encontrar el mínimo. Ejemplo : =MIN(A1:A14) Examina el rango de celdas, determina el valor mínimo de ese rango y devuelve ese valor. Función Moda : Formato : =MODA(Número1, ... ;Número30) Descripción : Devuelve el valor más frecuente o que más se repite en una matriz o rango de celdas. Número1 : son de 1 a 30 números, nombres, matrices o referencias que contiene números cuya moda se desea calcular. Ejemplo : =MODA(A1:A14) Examina el rango de celdas, determina el valor más frecuente o que más se repite en ese rango y devuelve ese valor. Observación : Si la función devuelve : #N/A, significa que en ese rango de celdas no hay moda. Función Promedio : Formato : =PROMEDIO(Número1, ... ;Número30) Descripción : Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números. Número1 : son entre 1 y 30 argumentos numéricos de los que se desea obtener el promedio. Ejemplo : =PROMEDIO(A1:A14) promedio y devuelve ese valor. Examina el rango de celdas, calcula el

Función Var : Formato : =VAR(Número1, ... ;Número30) Descripción : Calcula la varianza de una muestra. Omite los valores lógicos y el texto. Número1 : son de 1 a 30 argumentos numéricos que corresponden a una muestra de una población y que pueden ser números o referencias que contienen números. Ejemplo : =VAR(A1:A14) Calcula la varianza de los valores existentes en el rango de celdas dado y devuelve ese valor.
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Funciones Financieras : Las funciones financieras del excel constituyen uno de las potencias de este software, ya que permiten efectuar distintos cálculos de finanzas en forma simple y expedita, usando los cuadros de diálogo de cada función, es decir, si se aprende a usar una función –en el fondo- se aprende a usarlas todas. Lo que debe saber bien el estudiante de ingeniería es que función usar y cuando debe hacerlo6. Función Pago : Formato : =PAGO(Tasa;Nper;Va;Vf;Tipo) Descripción : Calcula el pago de un préstamo basado en pago y tasa de interés constantes. Tasa es la tasa de interés por período del préstamo. Nper es el número total de pagos del préstamo (Número de períodos). Va es el valor actual o monto del préstamo, es decir, la cantidad total de una serie de pagos futuros. Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago y que se asume cero (0) si se omite. Tipo es un valor lógico para determinar si el pago es al inicio o final del período; para pago al inicio del período = 1; para pago al final del período = 0; si se omite toma el valor 0. Ejemplo : =PAGO(1,67%;24;-2000000;0;0) Excel devuelve : $ 101.830,69 Función Nper : Formato : =NPER(Tasa;Pago;Va;Vf;Tipo) Descripción : Devuelve el número de pagos de una inversión, basado en pagos constantes y periódicos y una tasa de interés constante. Tasa es la tasa de interés por período del préstamo. Pago es el pago efectuado en cada período, no puede cambiar durante la anualidad. Va es el valor actual; la cantidad total de una serie de pagos futuros. Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago y que se asume cero (0) si se omite. Tipo es un valor lógico para determinar si el pago es al inicio o final del período; para pago al inicio del período = 1; para pago al final del período = 0; si se omite toma el valor 0. Ejemplo : =NPER(1,67%;-101830,69;2000000) Excel devuelve : 24 Función Tasa : Formato : =TASA(Nper;Pago;Va;Vf;Tipo) Descripción : Devuelve la tasa de interés por período de un préstamo o una anualidad. Nper es el número total de pagos del préstamo (Número de períodos). Pago es el pago efectuado en cada período, no se puede cambiar durante la anualidad. Va es el valor actual; la cantidad total de una serie de pagos futuros. Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el
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Si bien las funciones financieras del Excel son 15, en estos apuntes sólo se verán 5 de ellas, ya que la orientación de los apuntes es para alumnos de primeros años, que aún no han aprobado los ramos de finanzas.
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último pago y que se asume cero (0) si se omite. Tipo es un valor lógico para determinar si el pago es al inicio o final del período; para pago al inicio del período = 1; para pago al final del período = 0; si se omite toma el valor 0. Ejemplo : =TASA(24;-101830,69;2000000;0;0) Excel devuelve : 1,67% Función Va : Formato : =VA(Tasa;Nper;Pago;Vf;Tipo) Descripción : Devuelve el valor presente de una inversión : la suma total del valor actual de una serie de pagos futuros. Tasa es la tasa de interés por período del préstamo. Nper es el número total de pagos del préstamo (Número de períodos). Pago es el pago efectuado en cada período, no puede cambiar durante la anualidad. Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago y que se asume cero (0) si se omite. Tipo es un valor lógico para determinar si el pago es al inicio o final del período; para pago al inicio del período = 1; para pago al final del período = 0; si se omite toma el valor 0. Ejemplo : =VA(1,67%;24;-101830,69;0;0) Excel devuelve : $ 2.000.000 Función Vf : Formato : =VF(Tasa;Nper;Pago;Va;Tipo) Descripción : Devuelve el valor futuro basado en pagos periódicos y constantes y una tasa de interés también constante. Tasa es la tasa de interés por período del préstamo. Nper es el número total de pagos del préstamo (Número de períodos). Pago es el pago efectuado en cada período, no puede cambiar durante la anualidad. Va es el valor actual o la suma total del valor de una serie de pagos futuros. Si se omite VA = 0. Tipo es un valor lógico para determinar si el pago es al inicio o final del período; para pago al inicio del período = 1; para pago al final del período = 0; si se omite toma el valor 0. Funciones lógicas : Las funciones lógicas del excel permiten tomar decisiones de tipo lógico, dependiendo de los datos. Las funciones lógicas del Excel son 6, pero en este curso de Excel básico, sólo se verá la función SI por la importancia que tiene. Función SI : Formato : =SI(condición; acción 1; acción 2) Descripción : Evalúa la condición dada, si es verdadera ejecuta la acción 1, si la condición es falsa ejecuta la acción 2. Condición es cualquier expresión que puede evaluarse como Verdadero o Falso. Acción1 es el valor que se devolverá si la prueba lógica es Verdadero. Si se omite devolverá VERDADERO. Acción2 es el valor que se devolverá si la prueba lógica es Falso. Si se omite devolverá FALSO. Nota : Excel permite anidar hasta siete funciones SI. Ejemplo : En la Celda B1 se encuentra el sueldo de un funcionario, en la celda B2 se encuentra el valor de la UF del día, en la celda B3 calcule lo que a ese funcionario se le descuenta mensualmente por concepto de AFP, sabiendo que el descuento es un 10% si gana menos de 60 UF y de 6 UF si gana más de 60 UF.
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Hay que crear una función Si en la cual se compare el sueldo del funcionario contra 60 UF, si es menor de 60 UF calcula el 10% del sueldo, en caso contrario, es decir, si es igual o mayor de 60 UF calcula 6 por el valor de la UF. La fórmula es : =SI(b1<60*b2;b1*10%;6*b2). A continuación se mostrará como queda la planilla electrónica :

Ejemplo : En la Celda B1 se encuentra el sueldo de un funcionario, en la celda B2 se encuentra el valor de UF del día, en la celda B4 calcule lo que a ese funcionario se le descuenta mensualmente por concepto de ISAPRE, sabiendo que el descuento es un 7% si gana menos de 60 UF y del 4,2 UF si gana más de 60 Uf ó más. Este ejemplo es similar al anterior sólo que se trabaja con 7% y 4,2 UF que es el 7% de 60 UF. La fórmula es : =SI(b1<60*b2;b1*7%;4.2*b2) A continuación se muestra como queda la planilla.

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Para continuar con este ejemplo : vamos a agregar en la celda B5 un número entre 1 y 4 y vamos a suponer que son las cargas familiares de un funcionario y en la celda B6 la fórmula para pagar la asignación familiar sabiendo que : Si la persona gana hasta 6 UF se le paga $ 3.000 por cada carga familiar, si gana más de 6 UF y hasta 12 UF se le cancela $ 2.000 por cada carga familiar, si gana más de 12 UF y hasta 18 UF se le cancela $ 1.000 por cada carga familiar y si gana más de 9UF no tiene asignación familiar. Para resolver este ejemplo hay que usar un SI anidado, es decir, un Si dentro de otro. La lógica sería : Si el sueldo del funcionario es menor o igual de 6 UF, se le paga $3000 por el número de cargas familiares; en caso contrario, si el sueldo es mayor de 6 UF, se agrega otro Si y se pregunta si el sueldo del funcionario es menor o igual de 12 UF, si es así se le paga $2000 por el número de cargas; en caso contrario, si el sueldo es mayor de 12 UF, se agrega otro Si y se pregunta si el sueldo del funcionario es menor o igual de 18 UF, si es así se le paga $1000 por el número de carga; en caso contrario, es decir, si gana más 18 UF se le paga $0. Como hay 3 Si, hay 3 paréntesis abiertos, por lo tanto deben cerrarse esos paréntesis al final de la fórmula. La fórmula queda : =SI(b1<=6*b2;3000*b5;SI(b1<=12*b2;2000*b5;SI(b1<=18*b2;1000*b5;0))) Hecha la planilla queda como se muestra en la página siguiente :
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Ahora falta calcular el Impuesto Unico a los Trabajadores, para esto se agrega en la planilla, de la página siguiente, la Tabla del Servicio de Impuestos Internos correspondiente al mes de Junio de 2002, ésta aparece entre las celdas D2 a G13 y esta rodeada por un marco. Este ejemplo es muy similar al anterior pero más largo, el procedimiento consiste en ir paso a paso, comparando el sueldo mensual con los valores que aparecen en la Tabla de Impuestos Internos en la columna “Hasta”, partiendo por el menor hasta llegar al mayor. En la página siguiente se muestra el problema solucionado, en la celda B7 se puede observar la fórmula compuesto de varios SI para efectuar este cálculo.

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Como se puede ver en la fórmula se agregó un signo pesos ($) antes del número de la fila de cada celda. Esto se hace para fijar la fila de la celda. Normalmente cuando se hace referencia a una celda se coloca la celda en la forma acostumbrada D7, pero si se cambia de lugar la fórmula, también se cambia el número de la celda, en cambio si se desea fijar la celda se coloca $D$7 y aunque se cambie de lugar sigue apuntando hacia la celda D7. Si se desea fijar sólo la columna se coloca el signo pesos antes de la columna, ejemplo : $D7, en cambio, si se desea fijar sólo la fila se coloca el signo pesos antes del número de la fila, ejemplo : D$7. Ejercicio Nº 7 : Don Luis Soto desea depositar la suma de $ 55.000.000 a 20 meses a interés. El Banco de la Plaza le ofrece un interés fijo de 0,45% mensual. Cuanto recibe al cabo de 20 meses. Solución : Este problema se puede resolver usando una planilla en la que considere cuatro (4) columnas : Meses, Capital, Interés, Capital Nuevo. Los meses se llenan de 1 a 24, para esto primero coloque el título a la planilla este va en la fila 1, en la fila 3 van los títulos de las columnas. En la celda A5 coloque un 1, en la celda A6 coloque un 2, marque ambas celdas, y lleve el cursor hasta el ángulo inferior derecho de la celda A6, donde se
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transforma en una cruz delgada, cargue el botón izquierdo del mouse y bájelo hasta que llegue al número 20. Entonces la planilla debe quedar así :

El Capital del primer mes se conoce y es el monto del depósito ($ 55.000.000), el interés es el 0,45% del Capital ( =B5*0,45% ) y el capital nuevo es la suma del capital más el interés ( =B5+C5 ), y el capital del segundo mes ( celda B6 ) es el capital nuevo del primer mes ( =D5 ). A continuación se copian la celda B6 desde la celda B7 hasta la B24; la celda C5 desde la celda C6 hasta la C24 y la celda D5 desde la celda D6 hasta la D24. Hecho esto la planilla queda tal como se muestra en la página siguiente. Con lo que se puede ver que el capital inicial se transforma en $ 60.167.437.

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Una forma más rápida y corta de solucionar este problema es usando la fórmula del interés compuesto :
CapitalNue vo = Capital * (1 + int plazo ) 100

Lo que en Excel queda así : =B5*(1+0,45%)^20 Al hacer esta fórmula da el mismo resultado que la planilla anterior. Ejercicio Nº 8 : El mismo caballero don Luis Soto consulta en otro Banco para depositar la suma de $ 55.000.000 a 20 meses a interés. El Banco de la Esquina le ofrece IPC mensual más un interés fijo adicional de 0,25% mensual. Cuanto recibe al cabo de los 20 meses. Don Luis Soto consulta a un economista quien le indica que la inflación mensual (y por tanto el IPC) fluctuará entre 0,2 y 0,5% mensual. Solución : Con estos antecedentes ya se puede obtener una solución al problema, para esto se hace una planilla que tenga las columnas : MESES, CAPITAL, IPC, IPC+INTERES y CAPITAL NUEVO. Para la columna meses se construye tal como se indicó más arriba, el
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capital del primer mes se conoce y son los $ 55.000.000, para el IPC mensual se usan números aleatorios. Tal como se indicó cuando se vio la función =ALEATORIO() esta función devuelve un número aleatorio entre cero y uno, y eso debe convertirse en un número aleatorio entre 0,2 y 0,5. Para esto el número aleatorio se multiplica por la diferencia (0,5-0,2) y al resultado se le suma el menor. Una vez hecho todo esto la planilla queda tal como se muestra a continuación :

La columna IPC+INTERES es la suma del IPC más el interés del 0,25 mensual, lo que en excel se expresa como : =C5+0,25 Y la columna CAPITAL NUEVO es el producto del capital al cual se le aplica el ipc+interés. El capital del segundo mes corresponde al capital nuevo del primer mes. Hecha la planilla como se indicó queda tal como se muestra en la página siguiente :

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Hay que tener presente que cada vez que se haga este ejercicio los valores resultantes serán distintos, ya que los números aleatorios varían con cada operación que se haga y, por lo tanto, los resultados serán distintos. Ejercicio Nº 9 : El mismo caballero don Luis Soto consulta en otro Banco para depositar la suma de $ 55.000.000 a 20 meses a interés. El Banco del Parque le ofrece UF más un interés fijo adicional de 4,5% anual. Cuanto recibe al cabo de los 20 meses. Don Luis Soto consulta a un economista quien le indica que la inflación mensual (y por tanto el IPC) fluctuará entre 0,2 y 0,5% mensual. Solución : Primero hay que calcular cuanto sube el IPC anual, para esto se hace una tabla similar a las anteriores con las siguientes columnas : MESES, IPC MENSUAL, IPC ACUMULADO, INTERES, CAPITAL, CAPITAL MAS IPC, CAPITAL MAS INTERES. Se aplica primero el IPC acumulado y sobre el resultado se aplica el interés anual. Los meses son de 1 a 20, el ipc mensual varía entre 0,2 y 0,5%, para esto se aplica la misma fórmula del ejercicio anterior. Hasta este punto la planilla queda así :

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El IPC acumulado del primer mes es igual al IPC del mes, desde el segundo mes en adelante el ipc acumulado se incrementa en el ipc del mes, para esto se usa la fórmula : =((1+IPCMES/100)*(1+IPCACUMULADO/100)-1)*100 El IPC acumulado se lleva hasta el término del año, es decir, hasta el mes 12, en el mes 13 se hace el IPC Acumulado igual al IPC del mes. Además, como el depósito es a 20 meses, es por un año y 8 meses, entonces para calcular el interés por los 8 meses se toman 2/3 del interés, es decir, 3% por los 8 meses.

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Trabajo en Varias Hojas : El Excel permite trabajar en varias hojas dejando los resultados en la misma o en otra hoja. Se recuerda que el Excel cuando se inicia, normalmente se abre con 3 hojas, pueden ser más dependiendo de cómo se configuró en el momento de la carga del software. Las hojas se denominan : Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Pero se pueden agregar cuantas hojas se desee, de la siguiente forma : Abrir en Insertar y en insertar dar un click en Hoja de Cálculo, entonces aparece una nueva hoja que se denomina Hoja4 y si se repite el procedimiento la siguiente se llama Hoja5, Hoja6, ... Ahora bien, a la hoja de cálculo se le puede cambiar el nombre sin problema, para esto se hacen dos click en el nombre de la hoja, este queda obscurecido y se puede escribir encima el nuevo nombre. Ejercicio Nº 10 : La Empresa XYZ Ltda., es una compañía de ventas de artículos de zapatería para las ciudades de Arica, Iquique, Antofagasta, Calama y Copiapó. Vende calzado de varones, calzado de damas, calzado de escolares y calzado de niños. Tiene 5 vendedores que se encargan de recorrer las ciudades del norte. En la empresa se desea conocer de inmediato las ventas de los diversos vendedores. Se debe diseñar un sistema que permita tener de inmediato la información de gestión en la Gerencia. Solución : Crear 6 hojas de cálculo que se llamen : Gerencia, Arica, Iquique, Antofagasta, Calama y Copiapó. A continuación diseñar en la hoja Gerencia una planilla que tenga una estructura de matriz, en que las columnas sean los artículos que se venden y las filas sean los vendedores. Debe haber una columna (la última de la derecha) de totales y la última fila de totales, de esta forma se tendrá totales por artículo y por vendedor. Deben hacer las
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fórmulas de totales de columnas y filas, como no hay datos todas las fórmulas de totales quedarán con cero. La hoja diseñada quedará así :

Se puede observar en la parte de debajo de la hoja que ya están creadas las horas : Arica, Iquique, Antofagasta, Calama y Copiapó, aunque están vacías. En la hoja Gerencia se colocó un título de la planilla (Ventas de artículos de zapatería) este título se centró entre las columnas A y F, tal como se explicó antes. También se centraron dentro de la celda los títulos de columnas, con el fin de dar una mejor presentación a la hoja. El paso siguiente es copiar el diseño de la planilla a las distintas hojas, para esto se marca la planilla desde la celda A1 hasta la celda F12, se da Edición - Copiar y la planilla queda rodeada por una línea de puntos en movimiento, en seguida se va a la hoja Arica y en la celda A1 se da Edición – Pegar. La planilla queda en la hoja Arica, pero se puede observar que sufre algunos cambios, por ejemplo, no se copia el ancho de la columna, por lo tanto, debe solucionarse ese inconveniente. En cambio, las fórmulas se copian exactamente iguales. Esto mismo debe hacerse para todas las hojas. A continuación se muestra la hoja Antofagasta tal como queda después de copiarse y arreglar el ancho de las columnas :

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Ahora en la hoja Gerencia, en la celda B7 hay que escribir una fórmula que la indique que sume la celda B7 de todas las hojas y el total resultante lo deje en esa celda (es decir, en la celda B7 de la hoja Gerencia). La fórmula es la siguiente : =Arica!b7+Iquique!b7+Antofagasta!b7+Calama!b7+Copiapó!b7 Cuando se hace referencia a una hoja se coloca el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación y luego la(s) celda(s) de esa hoja. En este caso la fórmula dice que sume la celda B7 de la hoja Arica, más la celda B7 de la hoja Iquique, más la celda B7 de la hoja Antofagasta, más la celda B7 de la hoja Calama, más la celda B7 de la hoja Copiapó y ese total lo deje en la celda B7 de la Hoja Gerencia. En seguida, la fórmula se copia a todas las celdas de los vendedores. Al hacer esto se puede observar que todas las celdas quedan con valor cero, ya que no hay registradas ventas en las diversas ciudades. La hoja queda tal como se muestra a continuación :

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Ahora se empiezan a registrar las ventas de los vendedores en las diversas hojas, que corresponden a las respectivas ciudades y en la hoja Gerencia quedarán los totales de esas ventas. Como el problema no lo especifica, se pueden anotar las ventas en pares de zapatos o en dinero. En este caso se decidió hacerlo en pesos. Se anotaron diversas ventas de los vendedores en las ciudades y todas esas ventas aparecieron reflejadas en totales en la hoja Gerencia. Tal como se muestra a continuación :

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Tal como se hizo con la operación suma se puede hacer con cualquier función que se necesite, pero debiendo hacerse referencia a la celda de cada hoja. Ejercicios Propuestos : Ejercicio Nº 1 La Gerencia General del Metro anuncia que el precio del pasaje subirá de $ 270 a $ 300. Usted de inmediato se da cuenta que debe comprar muchos pasajes para ahorrar dinero. Determine el número óptimo de pasajes a comprar para maximizar su utilidad, considerando que : Hace dos viajes diarios en el metro y que los intereses bancarios por depósitos están a un 0,45% mensual. Nota : Compare las utilidades por ahorro en el valor del pasaje contra las utilidades obtenidas por depósitos a plazo en el Banco. Trabaje en meses. Construya un gráfico de líneas de las utilidades mensuales. Ejercicio Nº 2 Usted es ejecutivo de cuentas en un Banco y un cliente le hace la siguiente consulta : Necesito un préstamo por $ 5.000.000 a dos años, pero en esos años voy a pagar sólo $ 3.000.000, es decir, quedo debiendo $ 2.000.000 para más adelante y además deseo
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pagar el último día del mes. Considerando que el interés está a 1,75% mensual. ¿Qué monto mensual cancelo? ¿Cuál es el total de intereses que pago en los tres años? Ejercicio Nº 3 En la celda A1 hay una tasa de interés mensual, en la celda A2 hay un período en meses, en la celda A3 hay un valor actual, en la celda A4 hay una cuota o dividendo mensual, en la celda A5 puede haber un valor futuro (si no hay debe haber un cero). Una de las celdas : A1, A2, A3 ó A4, siempre está en cero. En la celda B1 deje el valor faltante. Ejercicio Nº 4 Un amigo suyo que estudia Filosofía, le solicita construya una planilla en Excel que permita poner las notas de un ramo, bajo las siguientes condiciones :  El ramo consta de 2 pruebas solemnes, cada prueba solemne vale un 35% de la nota de presentación,  Además hay 4 controles, en que el promedio de los controles vale un 10% de la nota de presentación,  Hay un trabajo que vale un 15% de la nota de presentación, y  Hay una tarea que vale un 5% de la nota de presentación.  La nota de presentación vale un 65% de la nota final y el examen un 35% de la nota de presentación. Construya la planilla excel dejando los espacios para colocar las notas de los 20 alumnos del curso. Por cada nota debe calcular el promedio, la nota más alta, la nota más baja, la desviación estándar de las notas y la moda. Ejercicio Nº 5 Los gastos mensuales de una PYME son los siguientes : Sueldos : $ 2.000.000 Materiales : $ 4.000.000 Arriendo : $ 500.000 Luz/Gas/Agua $ 100.000 Los ingresos mensuales son : Venta directa : $ 6.000.000 Otros $ 3.500.000 Considerando que : 1. El IPC aumenta en un rango aleatorio entre 0,1% y 0,4 % mensualmente, 2. Los sueldos se incrementan cada 6 meses en el IPC acumulado de los seis meses anteriores, 3. Los materiales se incrementan mensualmente en el IPC, 4. El arriendo se incrementa en el IPC mensual, y 5. Otros ingresos se incrementa en un 0,2% mensual.

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Al cabo de 24 meses ¿Cual es la situación de la empresa?, es decir, se necesita saber la utilidad mensual (de cada uno de los 24 meses) y la tendencia de las utilidades o pérdida de la empresa. Ejercicio Nº 6 El Instituto Geo-Paz es una institución sin fines de lucro cuyo objetivo es el crecimiento personal de sus miembros. Para lograr este objetivo dicta cursos mensuales de Cibernética Mental. Dado que no hay instructores chilenos, debe viajar mensualmente un instructor desde Mendoza. Se dicta sólo un curso al mes. Al instructor debe cancelársele el viaje, la estadía y sus honorarios por el curso, en dólares. El detalle de estos gastos es el siguiente : Honorarios del Instructor Pasaje aéreo desde Mendoza Viáticos a: Arriendo de local para el curso Gastos varios menores (confort, toallas nova, galletas, ...) $ 80.000.= $ 45.000.= US $ 1.000.= US $ 200.= US $ 400.=

Por otra parte, hay varios gastos en moneda nacional por cada curso, que corresponden

Además la Directiva del Instituto, contrató un préstamo en un Banco por la suma de $ 3.000.000.=, a un plazo de 36 meses y un interés del 1,9% mensual, para gastos de publicidad. En cada curso se cobra por alumno la suma de $ 33.000.=, del dinero de los cursos deben cancelarse los gastos de Instructor, gastos nacionales y cuota del préstamo. A usted, como ingeniero comercial especialista en EXCEL, se le encarga haga una planilla EXCEL a fin de determinar con cuantos alumnos se encuentra el punto de equilibrio (Ingresos de los 36 meses "iguales" a los gastos de los 36 meses), bajo las siguientes condiciones : 1. El valor del dólar de partida es de $ 660.= y se reajusta mensualmente en dos tercios del IPC. 2. Los gastos nacionales (arriendo de local y gastos menores), se reajustan en el IPC mensual. 3. El IPC mensual es un valor aleatorio entre 0,1% y 0,4%. 4. La cuota del préstamo es fija durante los 12 primeros meses, para los meses del 13 al 24, se toma como interés el IPC del mes 12 más un 1,4%, para el interés de los meses 25 al 36, se toma como interés el IPC del mes 24 más un 1,4%. 5. El valor del curso se reajusta mensualmente en el IPC. Haga 3 planillas EXCEL con 33, 34 y 35 alumnos, para ver cual está más cerca del punto de equilibrio.
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Ejercicio Nº 7 La Fundación para el Desarrollo otorga becas a estudiantes jóvenes y sin recursos, con buenas calificaciones en la enseñanza media, para estudiar carreras universitarias. La Fundación paga la matrícula, la colegiatura mensual y da al becario la suma US $ 400.mensuales para sus gastos (incluido Hogar o Residencial). Financia los estudios durante 5 años y medio. La matrícula se paga una vez al año, la colegiatura durante 10 meses al año, al igual que los US $ 400.Cada vez que se otorga una beca, la Casa Central de la Fundación (Suecia) envía la remesa completa por toda la beca en dólares americanos (valor presente), correspondientes a los 5 años y medio de cada becario. La Fundación, dado que efectúa los pagos a medida que se necesitan, debe prever una posible inflación, que aumente el valor de las colegiaturas y matrículas. Para esto negocia con el Banco de la Plaza un convenio en los siguientes términos : 1. La Fundación deposita en pesos, al inicio de cada beca, el total de la misma. 2. Mensualmente la Fundación retirará (el día 1° del mes siguiente) el dinero que necesita para los pagos. Los retiros se harán en pesos. 3. El Banco pagará a la Fundación, por los fondos depositados, el último día de cada mes un interés equivalente al IPC del mes anterior más un 0,35 % mensual. A usted, como ingeniero comercial especialista en EXCEL, el Gerente de la Fundación le informa que en Marzo de 2003 la Fundación otorgará 5 becas, y le encarga averiguar : 1. 2. ¿Cuanto recibirá en dólares americanos la Fundación el 1° de Marzo de 2000? Considerando un IPC (aleatorio mensual) entre 0,1 % y 0.4 % para los próximos años, que las Universidades reajustan la matrícula y colegiatura mensual en Marzo de cada año, en el IPC del año anterior, que el dólar americano se reajusta mensualmente en 3/4 del IPC del mes anterior, ¿Cuanto le queda a la Fundación al término de las becas? Para partir considera al 1° de Marzo de 2003, los siguientes factores : Valor Matrícula Valor Colegiatura Valor dólar americano Ejercicio Nº 8 Un profesor necesita una planilla Excel que le sirva para poner notas de pruebas y controles cuando tiene puntos por cada problema o ejercicio. Este profesor decidió que el máximo de puntaje es de 120 puntos, pero puede ser de 10 puntos hacia arriba. En la Celda A1 debe decir : “Puntaje máximo” y en la celda B1 debe colocarse el puntaje máximo, en la celda A2 debe decir : “Puntaje para el 4” y en la celda B2 debe colocarse el puntaje correspondiente a la nota 4. De las celdas A6 en adelante deben estar los puntajes del 0 a 120. Ejemplos :
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: $ 160.000.: $ 220.000.: $ 660.-

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Si el profesor quedar con :     Si el profesor quedar con :    

coloca como puntaje máximo 60 puntos y el 4 en 25 puntos, la planilla debe Puntaje 0 corresponde a nota 1, Puntaje 25 corresponde a nota 4, Puntaje 60 corresponde a nota 7, Los puntajes 61 a 120 no deben aparecer. coloca como puntaje máximo 80 puntos y el 4 en 45 puntos, la planilla debe Puntaje 0 corresponde a nota 1, Puntaje 45 corresponde a nota 4, Puntaje 80 corresponde a nota 7, Los puntajes 81 a 120 no deben aparecer.

El resto de los puntajes se calcula como una proporción respecto del 4. Impresión en Excel En Excel la impresión difiere algo de la impresión en otros softwares de Office, por esta razón se verá en detalle. Antes de imprimir por primera vez una planilla es necesario configurar la página, para esto se da : Archivo, Configurar página, entonces aparece el cuadro de diálogo que se muestra en la página siguiente :

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Lo primero que se observa es que está activa la lengüeta Página y dentro aparece en primer lugar la orientación de la página, que puede ser vertical u horizontal. El usuario debe elegir dependiendo de las características de la planilla o gráfico que desea imprimir que orientación darle a la página. A continuación el usuario elige si desea imprimir la planilla al 100% de su tamaño o puede ajustarla a cierto número de páginas de ancho por páginas de alto. Se recomienda que después de ajustar la impresión dar un clic en el botón Vista Preliminar, para ver como queda y elegir la forma en que tenga mejor presentación. A continuación hay que elegir el tamaño del papel, lo normal es papel tamaño carta, es decir, 11 pulgadas de alto, puede ser tamaño A4 de 12 pulgadas de alto y Legal de 14 pulgadas. Después se puede fijar la calidad de la impresión y el primer número de página. Posteriormente se da un clic en la lengüeta márgenes y aparece el siguiente cuadro de diálogo :

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En este cuadro de diálogo se pueden fijar los márgenes : superior, inferior, izquierdo y derecho, lo normal es que tengan 2,5 cm. de margen y los encabezados y pié de páginas estén a 1,25 cm. del extremo superior e inferior respectivamente. Sin embargo, dependiendo de la impresora se pueden modificar los márgenes o dejar sin margen una planilla si así se justifica. También se puede dar un clic en centrar en la página si se desea centrar la planilla horizontal, verticalmente o ambos. Como en el caso anterior se recomienda se de un clic en el botón Vista Preliminar para ver como va quedando la impresión. A continuación se da un clic en la lengüeta Encabezado y Pie de Página y aparece el cuadro de diálogo que se muestra en la página siguiente :

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En este cuadro de diálogo se puede colocar un encabezado para todas las páginas de la planilla impresa, el Excel ofrece una serie de encabezados estándares, entre otros números de página, nombre del propietario del software y otros muchos. Además, si el usuario lo desea puede colocar un encabezado propio para esta planilla. Si el usuario lo desea también puede personalizar el encabezado de página, de tal forma, que en todas las planillas que haga a futuro puede usar ese encabezado. Por otra parte, en este cuadro de diálogo se puede colocar un pie de página para todas las páginas de la planilla impresa, el Excel ofrece una serie de pies de páginas estándares, entre otros números de página, nombre del propietario del software y otros muchos. Además, si el usuario lo desea puede colocar un pie de página propio para esta planilla. Si el usuario lo desea también puede personalizar el pie de página, de tal forma, que en todas las planillas que haga a futuro puede usar ese pie. A continuación se puede dar un clic en la lengüeta Hoja y entonces aparece el cuadro de diálogo que se muestra a en la página siguiente :

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Lo primero que se observa es un recuadro de texto donde se puede colocar el área de impresión, para esto basta con colocar el cursor en el área de impresión, dar un clic en la primera celda a imprimir y arrastrar el cursor hasta la última celda, con lo cual aparece de inmediato el área a imprimir. También se pueden repetir las filas del extremo superior de la planilla para que aparezcan en todas las hojas que se impriman siguiendo el mismo procedimiento en el recuadro de texto que dice : Repetir filas en extremo superior. Si se necesita que se impriman columnas a la izquierda de cada hoja, se hace lo mismo usando el recuadro de texto : Repetir columnas a la izquierda. Si se desea que se impriman las líneas de división, se da un clic en el botón Línea de división. Si se desea la impresión en blanco y negro, se da un clic en el botón Blanco y Negro. Si se desea impresión en calidad de borrador, se da un clic en el botón respectivo. Una vez que la planilla está lista para impresión, se da un clic en Aceptar. Entonces, se abre Archivo, Imprimir y aparece el cuadro de diálogo que se muestra en la página siguiente.

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Aquí el usuario puede seleccionar la impresora, si el equipo está conectado a una red y hay más de una impresora. Puede decidir si imprime directamente al momento o manda el archivo de impresión a un archivo para imprimirlo más tarde. Puede seleccionar el número de copias que desea imprimir. También puede seleccionar la impresión de todas las páginas o sólo de algunas de ellas. Por ultimo tiene 3 opciones : Imprimir todo el libro de excel, sólo las hojas activas o una selección si ha seleccionado un área dentro de una hoja para imprimir. Al tomar todas decisiones al dar un clic en el botón Aceptar, se imprime el archivo deseado.

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DICCIONARIO Archivo: Conjunto de datos de un mismo tipo (llamado también Tabla), que permite guardar información. Ejemplos : Archivo de Proveedores, Tabla de Ordenes de Compra, Archivo de Recintos, etc ... Archivo de Respaldo : Llamado también Respaldo, es un conjunto de Tablas o Archivos que, por razones de seguridad, se guardan en medios magnéticos ajenos al computador mismo, por ejemplo en disquetes o CD. Byte : Mínima información disponible en un archivo o memoria del computador. Un byte puede contener sólo un carácter, ya sea letra, número o carácter especial. Cuaderno de Bitácora : Libro o Cuaderno donde se anotan todos los procesos efectuados y los resultados de esos procesos, en especial los totales y respaldos efectuados, a fin de poder efectuar cuadraturas o re-procesos cuando sea necesario. Celda : Intersección de una columna y de una fila, que tiene una identificación específica y en la cual se trabaja. Excel 97 : Programa de Aplicación que se ejecuta bajo ambiente Windows7, manejando así todas las potencialidades gráficas que tiene incorporado en sus rutinas para desarrollar sus funciones : Ventanas, Cuadros de Diálogo, Gráficos, etc.

Giga Byte : Unidad de medida de capacidad de disco o memoria, equivalente a 1024 Mb, se abrevia “G” o “Gb”. Equivale un poco más de mil millones de caracteres. Gráficos : Corresponden a una Representación Gráfica que tiene por función interpretar los datos que han sido introducidos en la Hoja de Cálculo. Esta representación que proporciona Excel 97 es fácil de realizar y de entender por terceras personas, obteniendo así un Análisis completo de la información.

Hoja de Cálculo : Una hoja de cálculo es una planilla cuadriculada compuesta de filas y columnas. Tiene 65.536 filas por 256 columnas, lo que da un total de 16.777.216 celdas8, una celda es la intersección de una fila con una columna. En una celda se puede introducir caracteres, números, fórmulas y funciones especiales del excel. Windows, marca registrada de Microsoft Corp., para todas sus versiones : Windows 3.xx, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, etc. 84 A la intersección de una fila con una columna se le denomina celda. En Excel se trabaja en celdas.
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Kilo Byte : Unidad de medida de capacidad de disco o memoria, equivalente a 1024 bytes, se abrevia “K” o “Kb”. Libro Excel : Conjunto de hojas de cálculo que constituyen una unidad. El Excel maneja hojas de cálculo y trabaja en ellas. Microsoft Access : Software que forma parte del Office y que permite crear, modificar, y sacar todo tipo de informes sobre bases de datos. Microsoft Office : Software de Microsoft Corp. Para manejo de oficinas que, en su forma estándar consta de Word, Excel y Power Point, y en forma Profesional consta de Word, Excel, Power Point y Access. Microsoft Power Point : Software que forma parte del Office y que permite construir y efectuar presentaciones, mediante la confección de diapositivas, en su forma profesional tiene animaciones especiales que le dan más potencia. Microsoft Word : Software que forma parte del Office y que permite escribir todo tipo de documentos, en su forma profesional permite escribir Ecuaciones matemáticas. Mega Byte : Unidad de medida de capacidad disco o memoria equivalente a 1024 Kb. Se abrevia “M” o “Mb”. Equivale a un poco más de un millón de caracteres. Sistema : Conjunto de programas, formularios, procedimientos, archivos, informes y normas que, ejecutados en un orden preestablecido y efectuando las cuadraturas correspondientes, permite entregar los resultados que el usuario necesita para efectuar su trabajo. Tera Byte : Unidad de medida de capacidad de disco o memoria, equivalente a 1024 Gb, se abrevia “T” o “Tb”. Equivale un poco más de un billón de caracteres. Windows : Sistema operativo que maneja el computador y todos sus componentes. Puede ser Windows 3.11, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows XT o Windows NT. Windows NT : Sistema operativo en red, que maneja el computador con todos sus programas y permite conexión con otros computadores, produciéndose un intercambio de información. Win Zip : Programa de Windows que se encarga de comprimir archivos a solicitud del usuario, esto permite tener hasta 4 ó 5 Megabytes en un disquete, cuya capacidad normal es de 1.44 Mb.

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