ACCOUNTASK OUTSOURCING S.A.

S
Manual de Usuarios Administrador

SmartBuss

Alexandra Imbrech
9-6-2022
Tabla de contenido
Introducción 1
Alcance 2
Propósito 3
Funcionalidad de sistema 4
Inicio de sesión 2
ERP 5
Empresas 6
Cuentas Bancarias 6
Compras6
Ventas 6
Nomina 6
Tablero 6
Calendario de Impuestos 6
Impuestos 6
Legalizar Viaticas 6
Contable 5
Facturas 6
Inventario 6
Nomina 6
Parámetros de Documentos 6
Cuentas contables 6
Terceros 6
Centro de Costos 6
Comprobantes 6
Informes 6
Medios Magnéticos 6
Cierre Anual 6
Factura electrónica 6
Introducción
Desde el inicio de los tiempos, el ser humano ha tenido la necesidad de contar con
un sistema contable que le acceda llevar un orden en cada aspecto, desde
entonces a evolucionando tremendamente con los avances tecnológicos que se
fueron presentando en el mundo desde el siglo XX, específicamente el
computador, un instrumento fundamental para facilitar su tarea. Durante los
primeros años de la era de la computadora, el software se miraba como un
añadido, en estos primeros años lo normal era que fuera de propósito general y
era utilizado por la misma persona u organización, ella lo escribía, lo ejecutaba y lo
limpiaba.

El gran de auge de los softwares contables inicio paralelamente con el crecimiento

de la economía mundial a mediados de los años setenta. El sistema distribuido,
compuesto por varias computadoras, cada una ejecutando funciones
correctamente y comunicándose con alguna otra, incrementó notablemente la
complejidad de los sistemas informáticos. Con la invención del microprocesador su
funcionamiento mejora y el tamaño de las computadoras disminuye generando
una mayor accesibilidad para empresas.

A inicios de los noventa y con el aumento de ventas de computadores, el sistema

contable evoluciona de un conjunto complejo sistema de computadoras a
programas para computadora dirigiéndose al público en general, potentes
máquinas personales acompañadas con un software avanzado. Para el siglo XXI y
con el progreso de las conexiones de redes locales tanto globales el sistema
contable ha podido perfeccionar su funcionamiento y desarrollo, creando nuevas
herramientas que permiten un trabajo más eficiente como lo exigen las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF).

La evolución de los programas contables no se detendrá e irán de la mano con los

nuevos avances de nuevos sistemas informáticos.
Alcance
El presente documento se diseñó para explicar de manera fácil y didáctica toda la
funcionalidad del software SmartBuss. Sabiendo de la importancia de este tipo de
documentos en las empresas, ya que permite la capacitación del personal de la
empresa de una forma cómoda, este documento abarcara las funcionalidades de
ERP Y Contable dado que hasta la fecha son los módulos del SmartBuss más
utilizados.

Propósito
El propósito de este documento es facilitar a la empresa un manual de usuario
administrador que permita capacitar a sus empleados, con información detallada
del funcionamiento del software SmartBuss, en el que se puede encontrar un paso
a paso por el menú,

¿Qué es SmartBuss?
Es un sistema de planificación de recursos empresariales ERP orientado a la
operación del back office administrativo, financiero, contable, tributario y de
nómina de las PYMES, creado por ACCOUNTASK, intuitivo, de fácil manejo y muy
segura.
Con él tendrás información en tiempo real y 24/7 del desarrollo de tu contabilidad,
la gestión de la contabilidad, comunicación con tu contador en línea y los datos
financieros relevantes de tu negocio.

¿Qué es ERP?
Es un programa que nos permite ordenar, registrar y procesar toda la información
importante de nuestra empresa, facilitando el manejo de grandes cantidades de
datos y mantener siempre bajo control esta información.
Los sistemas ERP se caracterizan por la utilización de: distribución, inventario,
facturas y contabilidad de la compañía. No obstante, el software ERP también
puede operar en el control de ventas, entregas, pagos, administración de
inventarios, y la administración del recurso humano.
¿Como tengo acceso a la plataforma?
Los accesos al sistema son asignados por la ACCOUNTASK una vez es adquirido
el software.
Se asignará un usuario y contraseña con el que se darán los permisos
correspondientes de acuerdo con el rol asignado a de cada usuario.
Funcionalidad Del Software
Inicio de sesión
Por favor dar clic al siguiente enlace https://smartbuss.co/ para poder tener
acceso a la plataforma, y contrata la siguiente ventana.

El usuario y contraseña son

asignados directamente por
la empresa.

Figura 1: Inicio de sesión

Demo de SmartBuss
Al ingresar a la plataforma de SmartBuss encontrará el demo de inicio del
software, en el que podrá observar una serie de indicadores en la parte derecha y
el menú en la parte izquierda de su pantalla.
Figura 2: Demo inicio SmartBuss

Menú del SmartBuss

El menú del SmartBuss este

compuesto por tres
submenús
Que son:
1: ERP
2: CRM
3: CONTABLE

Así como se puede observar

en la figura 3.

Menú del ERP

Al dar clic para abrir el menú del

ERP se observará los siguientes de
ítem.
1. Empresas
2. Cuentas Bancarias
3. Compras
4. Ventas
5. Nomina
6. Tablero
7. Calendario Impuestos
8. Impuestos
9. Legalizar viáticos
Al abrir cada uno de estos ítems
usted puede observar sus diferentes
funcionalidades.
Que te estaré explicando en este
documento.

Figura 4: Menú del ERP

Menú del ERP Empresas- Crear empresas
Al entrar en la ERP y abrir empresas y luego crear empresa se mostrará el
formulario para ingresar datos de la nueva empresa a crear.

Al entrar al menú de empresas se

encontrarán dos opciones
1: Crear empresas: usted puede
ingresar los datos de una empresa y
guardarlos en el sistema para que esta
empresa quede registrada en la base de
datos.
2: Listar empresas: Usted puede ver
cada una de las empresas que han sido
registradas y guardadas en la base de
datos.
Menú del ERP Empresas

Figura 4: Menú del ERP Crear empresas

Figura 4: Menú del ERP Crear empresas

Al ingresar a crear empresas se puede observar el formulario de ingreso de los
datos que requiere para crear la nueva empresa, es muy importante que rellene
todos los campos con *, debido a que son de carácter obligatorio, tenga en cuenta
que la información a registrar este verificada por la empresa que está ingresando,
esto evitara guardar datos errados.
 Seleccione la
opción según
corresponda
Figura 4: Menú del ERP Crear empresas

Figura 5: Formulario Crear empresas

Menú del ERP Empresas -Listar empresas
Al ingresar a listar empresas se puede observar un listado de todas las empresas
creadas y guardadas en la base de datos, adicional puede ver en la parte derecha
de su pantalla unos botones que tienen diferentes funcionalidades.

Nota: Hay que tener en

Ver información de la empresa
cuenta que al dar clic
Editar información de la empresa
sobre el icono de la flecha
azul entrar en perfil de la
Bloquear información empresa
empresa ingresamos al
Entrar en el perfil de la empresa
SmartBuss de clientes y
este solo se limita al menú
Trabajar en la empresa
del ERP.

Figura 7: Botones de acceso a listar Empresa.

Como cambiar de perfil en el SMARTBUSS

Menú del ERP Cuenta Bancaria -Crear Cuenta Bancaria

Al ingresar a cuenta bancaria se puede observar la opción crear cuenta bancaria
donde se muestran el formulario de ingreso de los datos que requiere para crear la
cuenta bancaria de la empresa, es muy importante que rellene todos los campos
con *, debido a que son de carácter obligatorio, tenga en cuenta que la
información a registrar este verificada por la empresa que está ingresando, esto
evitara guardar datos errados, es suma importancia que seleccione de manera
correcta la empresa a la que está asociada la cuenta para evitar errores y
reprocesos.

Figura 10: Formulario Crear Cuenta Bancaria.

Figura 9: Crear Cuenta Bancaria.

Menú del ERP Cuenta Bancaria -Listar Cuenta Bancaria

Al ingresar a listar las cuentas bancarias, se muestra todas las cuentas
almacenadas en la base cada una de las diferentes empresas.

Figura 11: Listar Cuenta Bancaria.

Cada uno de estos botones tiene la siguiente finalidad.

Figura 12: Botones Listar Cuenta Bancaria.

Menú del ERP Compras -Crear Factura
El menú de compras muestra un formulario para ingresar la información de la
factura a crear se debe tener mucho cuidado con los datos a registrar para evitar

Figura 13: Crear Factura.

errores.

Figura 14: Formulario Crear Factura.

Seleccione la opción
Figura 14: Formulario Crear Factura.
de Guardar una vez
tengamos los datos
completos
Menú del ERP Compras -Crear Terceros
Cuando hablamos de los terceros hacemos referencia a los clientes, proveedores,
empleados, que forman parte de la empresa.

Figura 16: Formulario Crear Tercero

Asociar Empresas
En la parte inferior encontrara un listado de las empresas
Figura 17: Lista de las empresas asociar

Menú del ERP Compras -Listar Facturas Recibidas

En listar Facturas recibidas se mostrar el listado de todas las facturas en el
sistema en esta ventana se observará el nombre de la empresa que emite la
factura, el proveedor, el número de factura, la fecha de pago, el valor, el estado, y
el estado de estas facturas para llevar un mejor control de cada una de ellas.

Figura 18: Listar Facturas Recibidas

Cada uno de estos botones tiene la siguiente finalidad.

Figura 19: Botones de funcionalidad Listar Facturas Recibidas

Menú del ERP Compras -Listar Terceros

En listar terceros se encontrará un listado de todos aquellos terceros proveedores
que forman parte de la base de datos de la empresa.
Figura 20: Compras -Listar Terceros

Menú del ERP Ventas -Crear Factura de Venta

En el menú de crear factura se mostrará el formulario con el detalle del producto a
facturar al finalizar se deben guardar los cambios.

Figura 21: Ventas -

Crear Factura de Venta

Figura 21: Ventas -Crear Factura de Venta

Menú del ERP Ventas -Listar Factura de Venta
En listar factura de venta se observan todas las facturas de ventas creadas, en
ellos podemos seleccionar y trabajar las diferentes facturas al ingresar al menú de
botones en la parte derecha de la figura 22.
Figura 22: Ventas -Listar Factura de Venta

Cada uno de estos botones tiene la siguiente finalidad.

Figura 23: Botones de funcionalidad Listar Facturas de Venta

Menú del ERP Ventas -Crear Terceros

En crear terceros se encontrará un listado de todos aquellos terceros Clientes que
forman parte de la base de datos de la empresa.

Figura 24:
Ventas - Crear Terceros

Figura 25: Formulario Crear Tercero

Figura 25: Formulario Crear Tercero

Asociar Empresas
En la parte inferior encontrara un listado de las empresas.

Figura 26: Lista de las empresas asociar

Menú del ERP Ventas -Listar Terceros

En listar terceros se encontrará un listado de todos aquellos terceros proveedores
que forman parte de la base de datos de la empresa.

Figura 26: Ventas -Listar Terceros

Figura 27: Botones de funcionalidad Listar Terceros

Menú del ERP Nomina -Crear Nómina
Para poder crear la nómina primero debemos ingresar a empresas y listar la
empresa buscar la empresa en la que vamos a trabajar e ingresar al perfil de esta
empresa luego si podemos crear la nomina correspondiente a la empresa
seleccionada.

Figura 28: Nómina -Crear Nómina

Figura 29: Formulario - Crear Nómina

Menú del ERP Nómina -Listar Nómina
En listar nómina, se puede observar la nómina de las diferentes empresas, y en
las diferentes acciones se puede modificar, eliminar, o gestionar la nómina.
Figura 30: Formulario - Crear Nómina

Figura 31: Botones de funcionalidad Nómina -Listar Nómina

Menú del ERP Tablero

Menú del ERP Tablero – Cargar Estado de Situación Financiera
Seleccione el pedido de pago que corresponde a el balance general de la empresa
a registrar, cargue el documento para registrar la información.

Figura 32: Menú del ERP Tablero - Cargar Estado de Situación Financiera

Menú del ERP Tablero – Cargar Estado Resultados Integrales

Seleccione el pedido de pago que corresponde a estado de resultado de la
empresa a registrar, cargue el documento para registrar la información.

Figura 33: Menú del ERP Tablero - Cargar Estado Resultados Integrales
Menú del ERP Tablero – Estado de Situación Financiera
Se mostrará un listado de las empresas donde usted puede ver la situación
financiar de cada una de ella.

Figura 34: Menú del ERP Tablero - Estado de Situación Financiera

Menú del ERP Tablero –Estado Resultados Integrales

Se mostrará un listado de las empresas donde usted puede ver el estado de
resultado de cada una de ella.

Figura 35: Menú del ERP Tablero - Estado Resultados Integrales

Menú del ERP Tablero – Acumulado Situación Financiera
Se mostrará un listado detallado de todos los meses donde se registró la situación
financiar de la empresa.

Figura 36: Menú del ERP Tablero - Acumulado Situación Financiera

Menú del ERP Tablero – Resultados Integrales Acumulados

Se mostrará un listado detallado de todos los meses donde se registró los
diferentes resultados integrales acumulados durante el año o años anteriores,
detallado mes a mes.

Figura 37: Menú del ERP Tablero - Acumulados Resultados Integrales

Menú del ERP Calendario de Impuestos –Fecha Impuesto ICA

El calendario de impuestos permite llevar un control de las fechas importantes de
pagos de impuestos.

Figura 38: Menú del ERP Calendario de Impuestos –Fecha Impuesto ICA

Menú del ERP Calendario de Impuestos –Listar Fecha Impuesto ICA

El calendario de impuestos permite listar las diferentes fechas importantes de
pagos de impuestos para llevar un control sobre ellas.

Figura 39: Menú del ERP Calendario de Impuestos –Listar Fecha Impuesto ICA
Menú del ERP Calendario de Impuestos – Fecha Impuesto Retención e IVA
Permite ingresar y guardar las fechas de las retenciones y el IVA para poder tener
un control de estas fechas importantes y así evitar sanciones.

Figura 40: Menú del ERP Calendario de Impuestos –Fecha Retención e IVA

Menú del ERP Calendario de Impuestos – Calendario de Impuestos

En calendario de impuestos se puede observar todas las fechas detalladas por
mes y especificadas en los días de la semana esto con el fin de tener mayor
visibilidad del calendario.

Figura 41: Menú del ERP -Calendario de Impuestos

Menú del ERP Impuestos – Pagar Impuestos
En pagar impuestos se listan las empresas y en acciones se puede ver el detalle
del impuesto de la empresa.

Figura 42:
Menú del ERP - Impuestos – Pagar Impuestos

Menú del ERP Legalizar viáticos – Legalizar viáticos

En la opción de legalizar viáticos se mostrará una lista de las empresas y en
acciones se puede ingresar al inventario de insumas de cada una de las
empresas, al abrir el inventario encontraremos el listado de los empleados de la
empresa seleccionada y ingresar a legalizar viáticos.

Figura
42: Menú del ERP - Legalizar viáticos
Figura 42: Menú del ERP - Legalizar viáticos

Menú del CONTABLE

En contable se encuentra la contabilidad

directa de las empresas donde se pueden
realizar diferentes acciones de acuerdo con
las necesidades de la empresa, está
compuesto por el menú.
 Facturas
 Inventario
 Nómina
 Parámetros de Documentos
 Cuentas contables
 Terceros
 Centro de costos
 Comprobantes
 Informes
 Medios magnéticos
 Cierre anual
 Factura electrónica

Se debe indicar que cada uno de estos

ítems tiene sus propias funcionalidades al
desplegarlos.
Figura 43: Menú del CONTABLE
Menú del CONTABLE –Facturas Venta y Facturas Compras
Para poder trabajar esta parte es de vital importancia que del menú del ERP usted
seleccione la empresa en la que va a trabajar, con esta acción usted tendrá
acceso a las funcionalidades de la parte contable.
Para este ejercicio se tomará la factura de venta dado que la factura de compras
es exactamente igual y es el mismo procedimiento.

Figura 43: CONTABLE –Facturas Venta y Facturas Compras

Menú del CONTABLE –Inventario

En inventario se puede ver la lista de los productos de la empresa en la que
estamos trabajando estos al dar clic en el lápiz de acciones se puede agregar otro
producto a esta empresa.
Figura 44: CONTABLE –Inventario

Figura 44: CONTABLE –Inventario

Menú del CONTABLE – Crear Nómina

Se debe tener en cuenta que para crear la nómina es de vital importancia
seleccionar la empresa en el menú del ERP si este paso es omitido la
funcionalidad contable estar bloqueada, al ingresar a nomina se mostrar un
formulario en el cual se debe ingresar los datos los datos del empleado tener en
cuenta que este proceso se hace de manera manual con cada empleado.

Figura 45: CONTABLE – Crear Nómina

Menú del CONTABLE – Crear Parámetros de documentos

Menú del CONTABLE – Crear Parámetros de documentos

Menú del CONTABLE – Crear Cuentas Contables

Menú del CONTABLE – Listar Cuentas Contables

Menú del CONTABLE – Movimiento general de Cuentas Contables