Informe S.

I Administrativo en Excel

Paula Cristina Rivera Sánchez

C.G.D.S.S. Pitalito, Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
ID Ficha 2562202
Tecnólogo en Gestión Administrativa
Instructor Luis Fernando Martínez
05 de Junio del 2023
 Introducción

Las macros son una herramienta muy importante para los procesos de una empresa, ya

que permiten automatizar una tarea por completo, teniendo presente que, todas las tareas que

se realizan de manera rutinaria, pueden ser automatizadas. Mediante esta herramienta

podremos optimizar nuestras actividades, logrando mejores resultados y ahorrando tiempo.

Estas macros se habilitan mediante instrucciones que son programadas a través de una

secuencia de clics para generar una acción de manera rápida y eficaz, además nos ayudan a

reducir posibles errores que se pueden cometer al realizar los procesos.

Para Tu Mueble Soñado la implementación de esta herramienta, los beneficiara para

que su sistema de inventarios, tenga un mejor control en sus operaciones y permitirle al usuario

o persona encarga de esta función, tener una herramienta fácil de usar, además que cuenta

con parte gráfica, lo cual lo convierte en algo más dinámico.

 Objetivos

Objetivo General

Diseñar y crear un sistema de inventario para el emprendimiento TU MUEBLE SOÑADO

a través de macros, para evitar errores en la información y que esta sea fácil y rápida de

introducir.

Objetivos específicos

 Realizar un sistema de inventarios visualmente agradable, dinámico e innovador

para que el usuario le sea más llamativo utilizarlo

 Insertar diferentes funciones y vínculos para la automatización de diferentes

procesos.

 Programar macros para facilitar y agilizar las tareas de Excel que se realizan de

forma reiterada.
 Desarrollo

El emprendimiento TU MUEBLE SOÑADO decidió implementar un sistema de

inventarios visualmente agradable y creativo que le ayudara a automatizar y agilizar cada uno

de los procesos de la organización. Para ello fue necesario implementar funciones, vínculos y

la programación de macros, ya que con tan solo un clic, se realiza la tarea de una forma

sistemática, evitando tenerla que hacer manualmente la misma acción, de esta manera

ahorrando mucho más tiempo que puede ser empleado en otras funciones para el crecimiento

del emprendimiento.

Para iniciar con este sistema se diseñaron los diferentes formatos cada uno con una

tarea específica dentro del sistema, procurando que visualmente los colores e iconos fueran

agradables y dinámicos.

Luego se realizaron las respectivas funciones y fórmulas para automatizar tareas dentro

de los formatos; también se crearon vínculos en algunos iconos para que tan solo con un clic

nos dirija de manera rápida y fácil al formato solicitado.

Por último se programaron macros para evitar hacer manualmente tareas repetitivas

dentro de los procesos; modificando ciertos códigos para lograr la perfección en el

funcionamiento de cada una de ellas y de esta manera evitar producir errores al momento de

ingresar la información.
 MENÚ

Podemos observar en la imagen el menú principal donde se encuentran implementado

las diferentes opciones para realizar una función en específico y de esta manera agilizar el

proceso de dirigirse a cada uno de los formato creados. Esto se logra gracias a los vínculos

que se crearon tanto con los iconos como con el texto de cada uno.
 FACTURACIÓN

Este es el módulo de facturación, nos permitirá realizar cada factura con los datos de los

clientes y los productos solicitados por el mismo.

En este módulo se podrán ingresar los datos del cliente, productos y vendedor de una

manera fácil y rápida. En la parte superior-izquierda podremos encontrar el icono para regresar

al menú.

Para el caso de los clientes solo se deberá digitar el número de cedula y presionar la

tecla “Enter” de esta manera arrojara todos los datos solicitados en la factura.

Para el caso de los productos se deberá digitar el código y la cantidad, y gracias a las

funciones que se implementaron arrojara el nombre del producto, su valor unitario y

automáticamente arroja el valor dependiendo de la cantidad, después de ingresar todos los

producto el automáticamente nos dará el total a pagar, teniendo en cuenta el IVA y Descuentos

realizados por la empresa.

Por ultimo en el campo de vendedores se digitara el código del vendedor que realizo la

venta y de manera automática aparecerá el nombre del vendedor.

En el número de factura se aplica un formato de celda en este caso es “A000” y de esta

manera si digitamos un numero entero, nos arrojara automáticamente en número en el formato

mencionado y para la fecha de emisión se utilizó la función “HOY ()”.

 FORMULARIO INGRESAR PRODUCTOS

En este módulo podremos encontrar un formulario con diferentes datos para poder

registrar los productos nuevos que ingresen a la empresa y poderlos almacenar en una base de

datos.

Tenemos tres opciones en la parte de derecha la cual cada una tiene una función

importante para realizar el proceso de registro. Como primera opción tenemos la de guardar, la

cual como su nombre lo indica nos guardara y almacenara todos los productos registrados en

una base de datos.

Este será el mensaje que dos

arrojara cuando le demos clic en el icono

guardar, confirmándonos que el producto

ingresado fue guardado correctamente.

 La segunda opción es Limpiar, lo cual limpiara los campos desde código hasta margen

de utilidad, en caso tal de que la información que se introdujo al formulario este incorrecta. Por

ultimo tenemos el icono de casita para regresar al menú después de haber registrado los

productos.

BASE DE DATOS PRUDUCTOS – INVENTARIO

Podemos observar la base de datos donde se almacenan y conservar todos los

productos registrados en el formulario mencionado anteriormente. Podemos generar informes

de inventario de acuerdo a este módulo. También podremos encontrar en la parte superior

derecha el icono de menú.

 FORMULARIO INGRESAR CLIENTES

En este módulo podemos encontrar un formulario para registrar los datos de todos los

clientes que compran dentro de la empresa y de esta manera poder almacenarlos para realizar

las facturas.

Encontramos tres iconos Guardar, limpiar e inicio cada uno con una función importante

para completar los procesos de registro.

En el icono guardar, podremos registrar todos los datos solicitados en una base de

datos y de esta manera almacenarlos y utilizarlos cuando sean necesarios.

Cuando un cliente se guarda

correctamente este será el mensaje que

aparecerá al hacer clic en el icono

guardar.
 En el icono limpiar, como su nombre lo indica limpiara o borrara todos los datos y el

usuario podrá utilizarlo si los datos ingresados son equivocados.

En el icono de menú podremos regresar al módulo principal donde encontraremos

demás opciones para los procesos de la organización.

La lista desplegable que podemos observar, nos facilitara escoger el tipo de documento

del cliente y de esta manera que sea más fácil y rápido el proceso de registro.

BASE DE DATOS CLIENTES

Esta es la base de datos de los clientes donde se almacenan y conservan cada cliente,

y nos servirá al momento de realizar las facturas o que necesitemos un dato en específico para

ponernos en contacto con ellos.

Podemos encontrar en la parte derecha-superior el icono de menú, para regresar a la

página principal donde tendremos las demás opciones para diferentes procesos que

necesitemos realizar.
 FORMULARIO REGISTRO DE VENDEDORES

En este módulo encontraremos el formulario que nos ayudara a registrar los

colaboradores que están dentro de la organización y de esta manera tener datos específicos en

caso tal de ser necesitados, tanto para las facturas, como para ponerse en contacto con ellos.

Podemos encontrar los 3 iconos que anteriormente hemos mencionado en los demás

módulos, los cuales tiene las mismas funciones guardar la información, limpiar los campos y

volver al módulo principal o menú.

Al dar clic en guardar nos

aparecerá este mensaje el cual nos

confirma que los datos han sido

guardados correctamente
 Podremos encontrar tres listas desplegables para seleccionar de una manera más

rápida la información que necesitemos

BASE DE DATOS VENDEDORES

En esta base de datos encontraremos todos los datos registrados en el módulo anterior,

para almacenarlos y poder ser utilizados y consultados en los casos que se necesite.
 Conclusiones

El sistema de inventario realizado para el emprendimiento TU MUEBLE SOÑADO nos

ayudara a almacenar productos, clientes y colaboradores, además incluye un sistema de

facturación, para poder realizar todos los procesos y poder llevar un control respecto a los

recursos dentro de la organización.

Facilita, agiliza y se convierte más eficiente el registro de información, además de que

visualmente el sistema es agradable y dinámico.

Para TU MUEBLE SOÑADO, este es un gran avance para lograr tener un control en sus

productos y poderse abastecer en materia prima para cumplir con todos los proyectos

solicitados por los clientes, además permite tener un base de datos actualizada tanto de

clientes como de los colaboradores que laboran dentro de la organización.