DIPLOMADO DE

LOGISTICA
SESION N°3

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 INDICE
* Preparación por el comprador
* Seguimiento de la compra
* Control de las compras
* Registros e informes de compras
* Homologación de Proveedores
* Orden de Compra
* Evaluación de proveedores

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La logística de compras, es el proceso de compras para su
ejecución y control efectivo, requiere del conocimiento de una
serie de conceptos y herramientas básicas para llevarse a
cabo.
Existen cursos de logística de compras muy efectivos:

- Concepto de compras
- La negociación de las compras
- Las estrategias de negociación en las compras
- Los costos
- La sustitución de materiales
- La política de compras
- El aprovisionamiento
- La evaluación y las claves para elegir un proveedor idóneo.

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 La logística de compras tiene un objetivo muy importante en
la empresa y esto no es solo por la previsión de posibles
variaciones de la demanda, si no que también es importante
para la empresa, para la obtención de los factores
productivos, al menor costo posible dentro de los patrones o
estándares de calidad, siempre y cuando se tengan en
cuenta, los aspectos fundamentales tales como las mermas,
los deterioros u obsolescencia a los que pueden estar sujetos
los productos adquiridos. 
En reglas tradicionales, a la logística de compras, se le
asignan funciones específicas como por ejemplo, la gestión
del estudio sistemático del mercado en el que se encuentra la
oferta, la realización de peticiones de oferta a los
proveedores, la selección de esas ofertas, la adjudicación de
pedidos y la ejecución de los mismos, el seguimiento de la
oferta y la realización de los reclamos, devoluciones o
anulaciones de pedidos.

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 La importancia de los
proveedores
En logística de compras, podemos lograr una mejor gestión evaluando a los
proveedores. El almacenamiento asegura el flujo de producción y previene los cambios,
sirve de amortiguador entre los procesos de producción que pueden operar a ritmo
diferente y también, el almacenamiento asegura el servicio al cliente y sirve de
amortiguador también de la producción frente a las posibles variaciones de la demanda.
Hay muchas razones que justifican el almacenamiento, como las rebajas en la compra
según la cantidad adquirida, la necesidad de mantener el ritmo de producción, la
necesidad de sustituir de manera inmediata componentes y equipos que se deterioran,
etcétera. 

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Debemos diferenciar compras de aprovisionamiento.

En cuanto al aprovisionamiento diremos que es el

abastecimiento, no es más que la función logística, mediante
la cual e provee a una empresa de todo el material
necesario para su funcionamiento.
El abastecimiento, es una de las funciones comunes básicas
de cualquier organización, puesto que cada una de ellas
depende de los materiales y suministros de otras empresas.
Si hablamos de la logística de compras, tenemos que hacer
hincapié en los bajos costos logísticos, que es uno de los
objetivos diseñar y operar el sistema para que sea eficiente,
no solamente para la compra de los materiales solicitados, si
no que también para la venta. Para alcanzar este objetivo, la
logística de compras, debe integrar las actividades de
transporte, inventario, comunicaciones de órdenes,
almacenaje y manipulación dentro del sistema. 

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 La logística de compras, trata del aprovisionamiento, obviamente y se entiende
por compra, todo aquello que consiste en adquirir, que pueden ser tanto materias
primas, suministro o componentes, que necesita una organización, mientras que
el aprovisionamiento es el proceso de la logística integral que abarca desde el
proveedor hasta le utilización de los materiales. 
Es allí, que es importante la localización de los proveedores, la calidad y la
inspección, ya que a través de los mismos, se logra el objetivo, que minimizan
los costos de los materiales.
De igual manera, la contribución que ofrece la logística de compras, a una
organización, cualquier sea esta es la estructura organizacional, así que la
importancia de la logística de compras y de aprovisionamiento son sumamente
importantes en cualquier empresa logística, no solo para las implicaciones de
distribución, si no que además para sus inventarios. 
Las características del entorno logístico, dentro de las compras que más están
influyendo en la función aprovisionamiento son la globalización de los mercados,
variaciones cualitativas en la demanda de los productos, escasez de capitales y
crecimiento de los costos financieros, como así también la reducción de los
márgenes de beneficios. También, podemos mencionar que son de vital
importancia para la logística de compras, los cambios tecnológicos y los
constantes incrementos en las exigencias de la calidad.

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 Actividades del Departamento
de Logística

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a.- Participación del departamento de compras en la
obtención de utilidades.
La obtención de utilidades es el objetivo primordial de
toda empresa, por lo tanto el comercio es uno de los
actos que ayudan a generar éstas en la medida que se
realice una buena compra. Los costos repercutirán
directamente en el precio de venta del producto final, si
estos son bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado
competitivo y, como consecuencia, se obtendrá un
margen de utilidad mayor.

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b.- Fijación del precio de compra.

Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya

que las materias primas que intervienen en el producto pueden ser de
importación, por lo cual debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al
deslizamiento del peso contra el dólar, el comprador debe estar informado de la
situación cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el precio
cotizado sea respetado.

Por ejemplo, Si se compone de un 30% de material de importación, el

comprador no aceptaría un aumento del 80%; por otra parte, en la negociación
debe considerarse el tipo de cambio que ha sido creado por el gobierno como
ayuda o para las transacciones comerciales. Muchos proveedores mes con mes
hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun cuando en la fabricación de
éstos no intervengan productos de importación, esto asegura que el margen de
utilidad siempre sea el mismo para ellos.

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 c.- La operación eficiente de la inversión.

El departamento de compras tiene que asegurar la recepción

de los materiales adecuados y 2 en la cantidad requerida, con
el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a
tiempo del producto terminado a los clientes;
Al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el
inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener
un coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de
almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la
inversión, la obsolescencia y los costos de espacio

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 d.- Costos y sustitución de materiales.

Las compras representan un renglón en costos que pueden ser controlables por
el departamento de compras, debido a que éstos pueden incrementarse o
disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador.

Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, a través de la

experiencia del personal de compras, tales como proyectar la oferta y la
demanda, de manera que se pueda forzar una disminución en el precio de
compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al contado y descuentos
comerciales.
Al estar en constante contacto en el mercado en general, el departamento de
compras está en posición de introducir nuevos materiales en sustitución de otros,
lo que puede repercutir en abaratamiento del producto final, sin tener que
sacrificar su calidad.

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 Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de cambios tecnológicos
múltiples, que lo que hoy es novedad, dentro de poco tiempo va a ser obsoleto, por
que ya habrá algo mejor; por tal motivo, es importante mantenernos al día para
buscar nuevas alternativas, y sobre todo, ser el eslabón, permitiendo que los
proveedores que ofrecen nuevos materiales adecuados al proceso, puedan ser
aprobados, evaluando así, la conveniencia de hacer ese cambio en función de un
ahorro en el precio, disminución de la cantidad a usar del proceso, ser un producto
de línea con el proveedor y no una especialidad

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¿Cuáles son las estrategias de compra?
Las estrategias de compras son un conjunto de pautas y
protocolos que una empresa utiliza para fijar relaciones con sus
proveedores. Por tanto, el desarrollo de una estrategia de
compra involucra la toma de decisiones financieras evaluando
los precios, las condiciones de pago y los mínimos montos por
orden, además, también se han de calcular los beneficios
intangibles al trabajar con cierto proveedores, por ejemplo,
elegir proveedores que tengan una meta consistente con la de
tu propia empresa.

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Está claro que para conseguir una gestión de compras eficaz y mejorar el
rendimiento empresarial, la función de compras debe estar integrada en el
proceso de planificación estratégica de la empresa, por lo que es vital tener
una estructura organizativa eficiente que permita dicha integración.
En la actualidad los resultados de muchos análisis confirman que para determinar
el verdadero rendimiento de una organización y, por consiguiente, su valor en el
mercado, la mejor herramienta consiste en poder compararlos con los de
empresas equivalentes de su entorno, a poder ser, empresas de éxito, líderes en
el mercado, con un rendimiento corroborado.
El objetivo de dicha medición consiste en identificar puntos de referencia que
representen las normas de buenas prácticas en áreas tan importantes como
la gestión de compras. 
Se trata de un proceso conocido con el término inglés de benchmarking, que
identifica en que aspectos de la gestión son necesarios o posibles los cambios
que permitan mejorar el rendimiento empresarial.

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Asimismo, hay tres tipos de benchmarking que pueden aplicarse para
evaluar la gestión de compras.

•El benchmarking interno, aplicado en empresas grandes formadas por

distintos departamentos, que compara los rendimientos alcanzados
dentro de la misma organización.

•El benchmarking competitivo, que se utiliza cuando se ha detectado

una competencia agresiva, comparando algunos aspectos con los
competidores más directos o con los líderes del mercado de un producto
determinado.

•El benchmarking funcional, que consiste en compararse con empresas

que no pertenecen su misma industria.

En definitiva, en la actualidad, cada vez son más las empresas en las

que la gestión de compras se ha convertido en una actividad básica para
generar una ventaja competitiva en la empresa y mejorar sus resultados.

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EVALUACION DE PROVEEDORES - ISO
9001
Con respecto al requisito de ISO 9001:2008 - 7.4 Compras, éste afecta a todas las
compras de productos tangibles o servicios, aunque los controles establecidos sobre los
proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para
la calidad final de las prestaciones a los clientes.
De este modo, y volviendo al ejemplo anterior, el procedimiento de gestión de compras para el
instituto de enseñanza debería ser sencillo, o incluso ni siquiera documentado. Algo muy
diferente sucede en el caso de la empresa automotriz, cuyo proceso de gestión de compras es
fundamental para sus actividades.

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Para la adecuada gestión de compras es muy importante el
proceso de evaluación de proveedores, el cual debería tener
en cuenta aspectos tales como:
•Experiencia pertinente
•Desempeño de los proveedores en relación con los
competidores
•Requisitos de calidad del producto, precio, entrega y
repuesta a los problemas
•Capacidad potencial para proporcionar los productos
requeridos, en las condiciones requeridas
•Evaluación financiera para asegurar la viabilidad del
proveedor durante todo el período de suministro
•Respuesta del proveedor a consultas, solicitudes de
presupuestos y de ofertas
•Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios
pertinentes
También, la dirección de la empresa debería considerar las
acciones necesarias para mantener el adecuado desempeño
de la organización para satisfacer a las partes interesadas en
el caso de que falle el proveedor.

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EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE
PROVEEDORES
Al momento de establecer un método para la evaluación de proveedores,
resulta conveniente se definan determinados criterios que favorezcan una
evaluación adecuada del desempeño de los proveedores.

Ejemplo de tales criterios son:

•Análisis de los Plazos de Entregas: se verifica si el producto o servicio
comprado está disponible en el momento acordado, ni antes ni después.
•Cumplimiento de estandard de especificaciones técnicas: se comprueba si el
producto o servicio comprado alcanza el estandard exigido.
•Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestión del proveedor
ocasiona o no inconvenientes, cómo responde a reclamos o solicitudes, etc.
•Confiabilidad: demostración de que lo suministrado es confiable
repetitivamente.

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 BENEFICIOS DE LA EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

Como ya se ha comentado, resulta de gran importancia el proceso de

compras para la calidad global de una organización, en especial si los
productos comprados se incorporan en el producto proporcionado al
cliente.
Al respecto, conviene recordar uno de los 
8 principios que fundamentan el modelo ISO 9001:2008, aquel que
alude a las “relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor”. Así,
toda organización debería aspirar a fortalecer las relaciones con sus
proveedores, haciendo fuerte toda la cadena de suministro.

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En el marco de este principio se encuentran las actividades destinadas a la evaluación de
los proveedores, un proceso que llevado a cabo de manera eficaz permite obtener
benificios tales como:

•Reducir costos, mediante la disminución de los niveles de  stocks de seguridad, de rechazos y
desperdicios, etc.

•Contar con una base de proveedores calificados para respaldar sólidamente las decisiones de compra o
contratación.

•Evitar que proveedores no calificados participen en la cadena de producción y en el camino crítico de las
prestaciones a los clientes.

•Asegurar que los proveedores cuentan con los recursos necesarios para garantizar entregas de acuerdo a
los requerimientos establecidos.

•Contar con herramientas de desarrollo de proveedores que no alcanzan la calificación requerida.

•Fidelización de clientes  en base a la permanente calidad.

•Evitar riesgos de deterioro de la marca por fallas evitables de los proveedores.

 

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Origen de Kanban
Kanban es un método para gestionar el trabajo que surgió en Toyota Production
System (TPS). A finales de los años 40, Toyota implementó en su producción el
sistema “just in time” (justo a tiempo”) que en realidad representa un sistema de
arrastre. Esto significa que la producción se basa en la demanda de los clientes
y no en la práctica tradicional “pull” de fabricar productos e intentar venderlos en
el mercado.
Su exclusivo sistema de producción puso las bases del Lean Manufacturing
(“producción ajustada”). Su propósito fundamental consiste en minimizar los
desperdicios sin afectar la producción. El objetivo principal es crear más valor
para el cliente sin generar más gastos.

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¿Qué significa Kanban?
La palabra Kanban viene del japonés y traducida literalmente quiere decir tarjeta
con signos o señal visual. El tablero más básico de Kanban está compuesto por
tres columnas: “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”. Si se aplica bien y funciona
correctamente, serviría como una fuente de información, ya que demuestra dónde
están los cuellos de botella en el proceso y qué es lo que impide que el flujo de
trabajo sea continuo e interrumpido. A principios del siglo XXI, la industria del
software se percató de que Kanban podía hacer un cambio real en la forma en la
que se producían y entregaban los productos y los servicios. Se demostró que
Kanban era conveniente no solo para la industria automotriz, sino también para
cualquier otro tipo de industria. Así es como nació el método Kanban.

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 Los 4 principios básicos de
Kanban
David J. Anderson (reconocido como líder de pensamiento de la
adopción del Lean/Kanban para el trabajo de conocimiento)
formuló el método Kanban como una aproximación al proceso
evolutivo e incremental y al cambio de sistemas para las
organizaciones de trabajo. El método está enfocado en llevar a
cabo las tareas pendientes y los principios más importantes
pueden ser divididos en cuatro principios básicos y seis
prácticas.

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 Principio 1:
Empezar con lo que hace ahora
Kanban no requiere configuración y puede ser aplicado sobre flujos
reales de trabajo o procesos activos para identificar los problemas. Por
eso es fácil implementar Kanban en cualquier tipo de organización, ya
que no es necesario realizar cambios drásticos desde el principio.

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 Principio 2:
Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y
evolutivos
El método Kanban está diseñado para enfrentarse con la mínima
resistencia, por lo que alienta los pequeños continuos cambios
incrementales y evolutivos del proceso actual. En general, los
cambios radicales no son considerados, ya que normalmente se
encuentran con resistencia debida al miedo o la incertidumbre del
proceso.

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 Principio 3:
Respetar los procesos, las responsabilidades y los
cargos actuales
Kanban reconoce que los procesos en curso, los roles,
las responsabilidades y los títulos existentes pueden
tener valor y vale la pena conservarlos. El método
Kanban no prohíbe el cambio, pero tampoco lo
prescribe. Alienta el cambio incremental, ya que no
provoca tanto miedo como para frenar el progreso.

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 Principio 4:
Animar el liderazgo en todos los niveles
Este es el principio más novedoso de Kanban. Le recuerda
que algunos de los mejores liderazgos surgen de actos del día
a día de gente que está al frente de sus equipos. Es
importante que todos fomenten una mentalidad de mejora
continua (Kaizen) para alcanzar el rendimiento óptimo a nivel
de equipo/ departamento/ empresa. Esto no puede ser una
actividad a nivel de dirección.

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 Las seis prácticas de Kanban
1. Visualizar el flujo de trabajo
2. Eliminar las interrupciones
3. Gestionar el flujo
4. Hacer las políticas explícitas (Fomentar la visibilidad)
5. Circuitos de retroalimentación
6. Mejorar colaborando (usando modelos y el método científico)

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 METODO KANBAM

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 Orden de compra - ¿Qué es una orden
de compra?
Una orden de compra (también conocida como pedido de compra o nota de
pedido) es un documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al
vendedor.

Es muy habitual enviar órdenes de compra a tus proveedores.

Una orden de compra detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, precio

y condiciones de pago, y forma de entrega. El vendedor deberá conservar el
documento original y el comprador el duplicado.
Es útil para el comprador para saber el tipo y la cantidad del gasto, y para el
vendedor para poder preparar el pedido y hacer facturas en caso de aceptar el
pedido.
Cuando el proveedor acepta dicha orden de compra, existe inmediatamente un
contrato entre las dos partes.

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 Contenido de la orden de compra
Las diferentes partes de la orden de compra se detallan a
continuación:

- Datos de contacto y dirección del comprador (emisor de la orden

de compra)
- Datos de contacto y dirección del proveedor
- Fecha y lugar de emisión del pedido
- Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos que se
van a comprar
- Términos de pago (modo de pago) y de entrega del pedido
(cuándo y cómo se recibirá el producto)
- Coste total del pedido y costes de envío
- Firma autorizad

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Importancia de la orden de
compra
Entre los pros para utilizar órdenes de compra, los más
importantes son;

•Certeza; ambas partes quedan protegidas en caso de que el

proveedor no cumpla con su parte enviando los productos
ordenados, o que el comprador no pague la cantidad establecida.

•Optimización; agiliza la gestión del inventario y el control de las

finanzas.

•Envío más rápido y eficiente; la orden de compra precisa la fecha

de envío en la que el comprador recibirá el pedido, adecuándose
así a sus necesidades.

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