Taller de Mapeo de

Procesos

Prof. Julio E. Marchena R.

Contenido del Primer Taller:
Mapeo de Procesos

Prof. Julio E. Marchena R.

 Introducción

• Introducción

• Definiciones Previas

• Video, Caso Medimax

• Modelo SIPOC

• Determinación de los GAPS.

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I. Definiciones
Preliminares
 Definiciones Previas

• Proceso

• Actividad

• Tarea

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 Proceso

• Un proceso (del latín processus) es un conjunto de

actividades o eventos que se realizan o suceden
(alternativa o simultáneamente) con un
determinado fin.

• Conjunto de actividades mutuamente relacionadas

que interactúan, las cuales transforman elementos
de entrada en salidas (ISO 9000:2000, 3.4.1)

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 Condiciones de un proceso

• Se pueden describir las ENTRADAS y las

SALIDAS
• El Proceso cruza uno o varios limites organizativos
funcionales.
• El proceso tiene que ser fácilmente comprendido
por cualquier persona de la organización.
• El nombre asignado a cada proceso debe ser
sugerente de los conceptos y actividades incluidos
en el mismo.

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 Requisitos de un proceso
• Tienen que tener un Responsable designado que asegure
su cumplimiento y eficacia continuados.
• Los procesos claves y relevantes tienen que ser capaces
de satisfacer los ciclos P, D, C, A: Planificar, implantar,
revisar y mejorar
• Tienen que tener indicadores que permitan visualizar de
forma gráfica la evolución de los mismos.
• Tienen que ser planificados en la fase P, tienen que
asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen que servir
para realizar el seguimiento en la fase C y tiene que
utilizarse en la fase A para ajustar y/o establecer objetivos.
• Tienen que ser auditados para verificar el grado de
cumplimiento y eficacia de los mismos. Para esto es
necesario documentarlos mediante procedimientos.
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 Evaluación de un Proceso

• Es recomendable planificar y realizar

periódicamente (Aproximadamente 3 años) una
reingeniería de los procesos de gestión claves y
relevantes para alcanzar mejoras espectaculares
en determinados parámetros como :
Costos, calidad, servicio y rapidez de respuesta.

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 Actividad

• Conjunto de trabajos o acciones organizadas que

son hechos con un fin determinado por una
persona, una profesión o una entidad.

• Cada uno de los elementos en los que se puede

desglosar un proceso. Las actividades a su vez se
pueden desglosar en Tareas.

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 Tarea

• Labor o trabajo que realiza alguien.

• Ejemplo:
Las tareas propias del hogar

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Video Caso : Medimax

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 Por que la gestión de procesos ?

Por que las empresas y/o las organizaciones

son tan eficientes como lo son sus procesos.

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II. Mapeo de Procesos
Modelo SIPOC
Prof. Julio E. Marchena R.
Quién tiene la razón?

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 Agenda

1. Introducción

2. Modelo SIPOC

3. Cómo puede se utilizado SIPOC?

4. Cómo Trabaja

5. Un Ejemplo

6. Ejercicio en Clase

7. Resumen

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 Definición de SIPOC

SIPOC es un acrónimo de:

1. S = Supplier(s)

2. I = Input(s) & key requirements

3. P = Process

4. O = Output(s) & key requirements

5. C = Customer(s)

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 Diagrama SIPOC

• Un Diagrama SIPOC es una representación visual

de alto nivel del mapeo de procesos; incluyendo
los proveedores y las entradas dentro del proceso
y las salidas que obtienen los clientes

• Visualmente comunican el alcance de un proceso.

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 Cómo puede ser usado SIPOC?

• Los diagramas SIPOC ayudan al equipo de trabajo

y sus sponsor(s) a decidir sobre los límites y
alcance de un proceso.

• SIPOC ayuda a los equipos de trabajo a verificar:

• Que las salidas correspondan a las entradas de un
proceso

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 Ejercicio de Brainstorming

Cómo puede ser utilizado

SIPOC en su
organización?

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 Cómo Trabaja SIPOC?

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

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Paso 1: Empezamos con el más alto
nivel

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Step 1

Step 2

Step 3

Step 4

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Step 2: Listamos todas las salidas del
proceso

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Step 1
Ejemplos
Servicios
Step 2 Productos
Reportes
Metricas
Step 3 Datos

Step 4

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Step 3: Identificamos a los clientes que
reciben las salidas.

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Step 1
Ejemplos Ejemplos
Servicios Internos
Step 2 Productos Externos
Reportes Vendedores
Metricas Usuarios Finales
Step 3 Datos Directivos
Otros Procesos

Step 4

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Step 4: Listamos todas las entradas que
recibe el proceso

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Step 1
Ejemplos Ejemplos Ejemplos
Datos Servicios Internos
Partes Step 2 Productos Externos
Aplicaciones Reportes Vendedores
materiales Metricas Usuarios Finales
Step 3 Datos Directivos
Otros Procesos

Step 4

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Step 5: Identificar a los proveedores que
proporcionan las entradas al proceso

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Step 1
Ejemplos Ejemplos Ejemplos Ejemplos
Internos Datos Servicios Internos
Externos Partes Step 2 Productos Externos
Vendedores Aplicaciones Reportes Vendedores
Productores materiales Metricas Usuarios Finales
Directivos Step 3 Datos Directivos
Otros Procesos Otros Procesos

Step 4

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Un Ejemplo: Podando el Césped

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

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Step 1: Empezamos con el más alto nivel

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Preparar la
Podadora

Podar el
Césped

Recortar
los Bordes

Limpiar y
Remover

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Step 2: Listamos todas las salidas del proceso

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Preparar la
Podadora
• Desechos

Podar el • Cespéd
Cesped Hermozo
• Bolsas
Recortar los con hierba
bordes
cortada

Limpiar y • Cliente
Remover Feliz

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Step 3: Identificamos a los clientes que reciben
las salidas.

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Preparar la
Podadora
• Desechos • Propietario

Podar el • Cespéd • Recicladores

Césped Hermozo
• Bolsas
Recortsr con hierba
los Bordes
cortada

Limpiar y • Cliente
Remover Feliz

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Step 4: Listamos todas las entradas que recibe
el proceso

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

• Pasto Preparar la
Podadora
• Desechos • Propietario
Crecido
•
Jardinero Podar el • Cespéd • Recicladores
• Podador
Césped Hermozo

• Gasolina • Bolsas
Recortsr con hierba
• Bolsas de los Bordes
cortada
residuos
• Rastrillo Limpiar y • Cliente
Remover Feliz

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Step 5: Identificar a los proveedores que
proporcionan las entradas al proceso

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

• Propietario • Pasto Preparar la

Podadora
• Desechos • Propietario
•Depósito Crecido
•
• Bosh
Jardinero Podar el • Cespéd • Recicladores
• Podador
Césped Hermozo

• Gasolina • Bolsas
Recortsr con hierba
• Bolsas de los Bordes
cortada
residuos
• Rastrillo Limpiar y • Cliente
Remover Feliz

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 Ejercicio

Brainstorm en un proceso
de su Empresa
Step 1: Empezamos con el más alto nivel(Limitar
de 4-5 actividades)

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Step 1

Step 2

Step 3

Step 4

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Step 2: Brainstorm de todas las salidas del
proceso

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Step 1 Listar los

procesos de
salida
Step 2
Listar los
requerimient
Step 3 os clave

Step 4

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Step 3: Identificamos a los clientes que reciben
las salidas.

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Step 1 Listar los Listar los

procesos de clientes
salida
Step 2
Listar los
requerimient
Step 3 os clave

Step 4

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Step 4: Brainstorm de todas las entradas que
recibe el proceso

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Listar las Step 1 Listar los Listar los

entradas procesos de clientes
salida
Listar las Step 2
entradas Listar los
claves requerimient
Step 3 os clave

Step 4

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Step 5: Identify the suppliers of the process
inputs

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

Listar los Listar las Step 1 Listar los Listar los

Proveedores entradas procesos de clientes
salida
Listar las Step 2
entradas Listar los
claves requerimientos

Step 3 clave

Step 4

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 Resumen

Que se ha cubierto el día de hoy:

1. Definir SIPOC

2. Discutir como SIPOC puede ser usuado

3. Mostrar como trabaja

4. Demostración mediante un Ejemplo

5. Completar un ejercicio de la Empresa

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III. Determinación de los
GAPS
Julio E. Marchena R.
 Introducción

• Una vez que se aplico el modelo SIPOC

necesitamos clasificar en categorías los “GAPS”
(brechas) que se han encontrado.

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 Metodología

1. Revisar el modelo SIPOC

2. “Silent Time” para determinación de los
GAPS, organizando estos por categoría y por
prioridad.
3. Ubicación de los GAPS sobre un apropiado
papelógrafo.
4. Conectar los GAPS . Dibujar un circulo sobre
los que tienen afinidad y enlazarlos a través
de una línea.
5. Discusión

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 Output Gaps

• Este tipo de “brecha” se produce cuando existe

una diferencia entre lo que el proceso produce y lo
que el cliente espera.

• Ejemplo: Un cliente espera que su software

(sistema) trabaje todo el tiempo, cuando en
realidad tiene ciertos errores que ocurren bajo
determinadas circunstancias.

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 Process Gaps
• Esto ocurre al interior del proceso, dentro de la
organización. Es la diferencia entre lo que
potencialmente puede hacer el proceso y como
realmente trabaja.

• Ejemplo: El retraso en conseguir las autorizaciones

para las adquisición de materiales lo cual retrasa la
producción de los bienes finales.

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 Input Gaps

• Esta “brecha” ocurre cuando se compara lo que la

empresa espera para sus procesos y lo que el
proveedor te proporciona.

• Ejemplo: La empresa espera tener los materiales

en 24 horas después de generada la orden de
compra, mientras que reciben dicho pedido a las
72 horas.
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 Gap

Gap
Matriz GAP
INPUT GAPS PROCESS GAPS OUTPUT GAPS

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© Derechos Reservados 53
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 Materiales de Referencia
• Michael L. George, David Rowlands, Mark Price, John Maxey. The Lean Six
Sigma Pocket Toolbook. New York: McGraw-Hill, 2005.

• Scott A Laman, Elizabeth Burns, Kathy L Lynn. ASQ Certification Board Puts
Quality Tools to Work. Quality Progress. Milwaukee: Mar 2007. Vol. 40, Iss.
3; pg. 54, 9 pgs

• Kerri Simon. SIPOC Diagram.

http://www.isixsigma.com/library/content/c010429a.asp

• Bryan Carey and J. DeLayne Stroud. SIPOC Leads to Process Mapping and
Project Selection. http://finance.isixsigma.com/library/content/c060322a.asp

• David Rasmusson. The SIPOC Picture Book: A Visual Guide to the

SIPOC/DMAIC Relationship. Wisconsin: Oriel Incorporated, 2006.

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