INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS DE

ARCHIVO

INTRODUCCION
Este instructivo es un auxiliar del procedimiento de la eliminación de documentos de archivo
aplicado en la Directiva 001-2018-AGN/DNDAAI aprobado con Resolución Jefatural N° 012-2018-
AGN/J de fecha 26.01.2018, para el descongestionamiento de los ambientes de los archivos.

PROCEDIMIENTOS
El procedimiento de Eliminación de documentos, es único, implica responsabilidad funcional y
administrativa, en consecuencia, deberá estar a cargo de personal con responsabilidad funcional.
Esta función será ejecutada por el Órgano de Administración de Archivos o el que haga sus veces
en la Entidad.
Documentación que cuenta con Programa de Control de Documentos.
a) La eliminación de la documentación en series documentales se dará al vencimiento de su
periodo de retención vencido.
b) El expediente de eliminación deberá contener los documentos que se señalan en el
siguiente orden:
 Documento dirigido al Archivo General de la Nación o Regional en el ámbito de su
jurisdicción que solicite la autorización de eliminación de documentos innecesario,
remitido por una autoridad de la Alta Dirección o el Presidente del Comité Evaluador
de Documentos.(Anexo I)
 Inventario de eliminación (firmado y visado en original). (Anexo II)
 Inventario de series documentales del PCD propuestas a eliminar. Deberá adjuntar
copia autenticada de la Resolución que aprueba el PCD así como de las series
documentales propuestas.(Anexo III)

Documentación que no cuentan con Programa de Control de Documentos.

a) Se solicitara la autorización para la eliminación de los documentos por el Comité Evaluador

de Documentos de la Entidad.
b) El expediente de eliminación deberá contener los documentos que se señalan en el
siguiente orden:
 Documento dirigido al Archivo General de la Nación, que solicite la autorización de
eliminación de documentos innecesarios, remitido por una autoridad de la Alta
Dirección de la entidad o presidente del Comité Evaluador de Documentos (Anexo I).
 Una copia autenticada del Acta de Sesión del Comité Evaluador de Documentos
(Anexo IV).
  Inventario de eliminación (firmado y visado en original) (Anexo II)
 Muestras Documentales de las series documentales propuestas para eliminar (01
muestra representativa por cada serie documental en formato PDF).

El responsable deberá identificar y rotular cada unidad de archivamiento (paquetes) con los
siguientes datos:

 Área
 Serie documental
 Año
 Numero correlativo de la unidad de conservación.

RESPONSABILIDAD
 Son responsables del cumplimiento del presente instructivo, el jefe zonal y personal del
archivo periférico de COFOPRI, que en función de sus competencias o tareas
encomendadas asuman la responsabilidad en coordinación con el Órgano de Administración
de Archivos (Archivo Central) para la ejecución de la eliminación programadas anualmente.

ANEXOS
 ANEXO I (Comité Evaluador de Documentos)

"Decenio de la Igualdad de oportunidades para mujeres y hombres”

“Año del Diálogo y la Reconciliación Nacional”

San Isidro,

OFICIO Nº -2018-COFOPRI/OZ………

Señor
……………………………
Jefe del Archivo Regional………..
Jr. ……………………..
………………

Asunto : Solicitud de Eliminación de Documentos Innecesarios

Tengo el agrado de dirigirme a usted; para saludarla cordialmente y a la vez informar que nuestra institución
custodia la serie documental: Correspondencia, las cuales están distribuidos a las diferentes Direcciones,
Gerencias, Oficinas y Unidades del Organismo de Formalización de la Propiedad Informal – COFOPRI y del
Proyecto de Titulación de Tierras y Catastro Rural – PETT (institución desactivada)

Cabe señalar, que las series documentales indicadas, han recibido opinión favorable del Comité Evaluador de
Documentos del COFOPRI para su eliminación, mediante Sesión Nº 001-2018 de fecha 04 de enero de 2018,
siendo un total de 137 ml, con fechas extremas del año 1990 al 2007.

En ese sentido, solicitamos a su representada la eliminación de las series documentales propuestas, dado que
han dejado de ser imprescindibles para nuestra entidad, toda vez que estas han cumplido con el fin
administrativo para el que fue creado.

Es propicia la oportunidad, para expresarle los sentimientos de mi especial consideración.

Atentamente,

………………………………
Jefa (e)…………………
Oficina Zonal de…………………..
 ANEXO I (Programa de Control de Documentos)

"Decenio de la Igualdad de oportunidades para mujeres y hombres”

“Año del Diálogo y la Reconciliación Nacional”

San Isidro,

OFICIO Nº -2018-COFOPRI/OZ……

Señora
…………………….
Jefa del Archivo Regional…………………..
…………………………………..
………………….

Asunto: Solicitud de Eliminación de Documentos Innecesarios.

De mi consideración:

Por medio del presente, me dirijo a usted, a fin de solicitar la autorización de eliminación de documentos de
la serie documental: Formatos de entrega de Documentos, que de acuerdo al periodo de retención del
Programa de Control de Documentos ha vencido y son documentos innecesarios para nuestra institución.

En ese sentido, solicitamos a su representada la eliminación de la serie documental propuestas, dado que
han dejado de ser imprescindibles para nuestra entidad, toda vez que estas han cumplido con el fin
administrativo para el que fue creado. Siendo 9.95 metros lineales de los años 2003, 2006-2011.

Es propicia la oportunidad, para expresarle los sentimientos de mi especial consideración.

Atentamente,

……………………………
Jefa (e)
Oficina Zonal de………………
 ANEXO II
INVENTARIO - INFORMACIÓN GENERAL

1. Sector: Vivienda
2. Entidad: Organismo de Formalización de la Propiedad Informal – COFOPRI
- Proyecto Especial de Titulación de Tierras y Catastro Rural – Ex PETT (desactivada)
- Unidad Orgánica desactivadas de COFOPRI

3. Jefe de la Oficina Zonal………..: …………………………..

4. Dirección del Archivo: …………………………..

5. Correo electrónico: ……………………………..

6. Teléfono: ………………………

7. Metros lineales a eliminarse: ……….. 8. Fechas extremas: …………….

……………………………………………………………………………………

Jefa de la Oficina Zonal de ………………

 ANEXO III
INVENTARIO REGISTRO DE DOCUMENTOS A ELIMINAR

Entidad: Organismo de formalización de la propiedad informal-COFOPRI sede Lambayeque.

Unidad Orgánica: Oficina de Administración

Nº PAQUETES O SERIE DOCUMENTAL FECHAS OBSERVACIONES

SACOS EXTREMAS

1 1-33 paquetes Correspondencia 1993-2006 Originales y copias

Firma y sello
del
responsable
de la Unidad
Orgánica
desactivada
de los
documentos a
eliminar

Firma y sello
de la Jefa del
Órgano de
Administració
n de Archivos
 ANEXO IV
ACTA DE SESIÓN
DEL COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS

En la ciudad de Lima, siendo las …………. horas del día…………de dos mil ………18….., sito en Av.
………………….., se reunió el Comité Evaluador de Documentos, designado mediante Resolución N°
079-2007-COFOPRI/DE, con la asistencia de la señora ………… Presidente del comité, la
señora…………………, Asesor Legal como miembro, el señor………………………, representante(s) de la(s)
oficina(s) cuya documentación se evaluara y el señor………………, encargado del archivo periférico,
quien actúa como secretario.
El comité, evaluó las series documentales que propone el Órgano de Administración de Archivos o
el que haga sus veces, que se detallan en el inventario para su eliminación, de fecha….-….,
verificando las muestras documentales anexadas a la solicitud.
De lo actuado los miembros del comité acuerdan emitir opinión favorable sobre la eliminación de
los documentos de las siguientes oficinas:………………………………………………………………………………….,
cuyas fechas extremas son ………………………………………haciendo un total aproximado de
………………….metros lineales, por considerar que los fines administrativos, legales, fiscales,
contables, etc., de los documentos propuestos han concluido para la entidad y que estos no son
sujeto de derechos ni obligaciones para la entidad o los ciudadanos, carentes de posibilidad de
registrar o constituir documentos útiles y/o relevantes para la entidad,
Por ello, el comité evaluador de documentos recomienda remitir los actuados al Archivo General
de la Nación, a fin de proceder con la autorización respectiva.

……………………………………………………. …………………………………………………………….
Presidente Asesor Legal
CED Miembro del CED

……………………………………………………. …………………………………………………….
Oficina Zonal…….. Secretario
Encargado del archivo periférico