Daniel Cassany Afilar el lapicero Guia de redaccién para profesionales Traduccién de Oscar Morales y Daniel Cassany A. ae ANAGRAMALos derechos de edicién sobre la obra pertenecen a Editorial Anagrama, S. A., yen consecuencia ésta no podra ser reproducida, ni total ni parcialmente, sin el previo permiso escrito del editor. Todos los derechos reservados. Titulo original: Esmolar leina Empiiries Barcelona, 2007 © Dela traduccién, Oscar Morales y Daniel Cassany, 2007 © Editorial Anagrama, S. A. 2007 Pedré de la Creu, 58 - 08034 Barcelona la cubierta: © Archivo Iconogréfico, S. A. / CORBIS / COVER : febrero de 2010 Tlustracién Primera edi Depésito legal: B. 885-2010 ISBN: 978-84-9711-121-8 Impresin y encuadernaci6n: Liberdiiplex, $. L. U. Printed in Spain - Impreso en Espafia El derecho a utilizar la marca Quinteto corresponde a las editoriales ANAGRAMA, EDHASA, GRUP 62 y SALAMANDRA.4, LA ORGANIZACION DE LOS DATOS Cada género tiene una estructura. Acertar el lugar mds adecuado para cada dato es un proble- ma de légica o coherencia del contenido, pero también de adaptacién al propésito y al lector. Mas atin: organizar quiere decir disefiar las pagi- nas, decidir los apartados y cortar los parrafos. PRESENTACION Podemos distinguir tres partes 0 componentes en un do- cumento, prescindiendo de las particularidades de cada gé- nero textual: la presentacién, el nticleo y el cierre. Esta estruc- tura trimembre ejerce diversas funciones y sigue la maxima de la oratoria clasica: di de qué vas a hablar, habla y di de qué has hablado. Otros componentes que contribuyen a organizar los da- tos son los apartados y subapartados, el anexo, las notas y los parrafos. Incluso la hoja o pdgina —como unidad visual— inci- de también en la confeccién de un documento. De todo ha- blaremos un poco. INTRODUCCION La introduccién (también denominada avance, presenta- cién, materiales preliminares) tiene las funciones de seleccio- nar al lector y de prepararlo para la lectura del resto del tex- to, anticipando, organizando y resumiendo el contenido. Puede ser itil también para orientar lecturas parciales o se- 51lectivas del documento o para indexarlo en fondos docu- mentales. La introduccién puede incluir varios elementos textuales: la portada, la identificacién del documento (titulo, autorta, procedencia, editorial, etc.), el aparato titular (titulo y subtitulo, titulos internos), el indice general, el resumen, la distribucién (lista de lectores destinatarios), el prélogo, los agradecimientos, etc. Hay que tener en cuenta que, antes de empezar a leer, ya tenemos «unas primeras impresiones» de un escrito. «Un do- cumento empieza a generar una respuesta tan pronto como reposa encima de la mesa de los lectores. De hecho, se puede decir que los informes y los articulos empiezan a despertar ac- titudes positivas o negativas incluso antes. Las reacciones de los lectores estan influidas por la facilidad con que pueden iden- tificar el documento que les interesa 0 con que pueden recu- perarlo de las bibliotecas y de las bases de datos» (Turk y Kirk- man, 1989: 44). Cuando el documento yace encima de la mesa, el indice y el resumen nos dan una primera idea r4pida del texto. Res- ponden preguntas como: jme interesa?, :trata de mi campo?, gdebo leerlo?, :debo leerlo completo? o ;cudnto tiempo me llevard? Si no estamos obligados a leer el escrito, estas respuestas pue- den determinar que lo abandonemos o no. Si no lo abando- namos, el resumen nos anticipa los datos basicos del cuerpo del texto, de manera que podemos activar los conocimientos previos, formular hipétesis y leer mds interactivamente. El in- dice también permite hacer una lectura selectiva de aquellas partes que mas nos interesen. En definitiva, la introduccién provoca las primeras im- presiones al lector, delimita su alcance (tema, contenido), da el esqueleto o la estructura completa del documento (indice) y sintetiza y anticipa las ideas ms relevantes en un resumen. En los capftulos siguientes, analizaremos algunos de estos componentes. 52 CUERPO El cuerpo es la parte central del documento y tiene el ob- jetivo de desarrollar todos los datos. También se denomina niicleo, exposicién o desarrollo. Es el componente més variable por lo que respecta a extensién, nuimero y tipo de apartados oa la inclusién de elementos complementarios, como tablas, dibujos © grdficos. No tiene restricciones en relacién con la estructura, el enfoque o el nivel de especificidad, a diferencia de la introduccién y del cierre, que tienden a ser breves, sin- téticos 0 esquemiticos. Suele tener un estilo discursivo que fomenta la reflexi6n y evita las formulaciones esquemiticas y la sintesis. Algunos de los componentes textuales que suele incluir son los objeti- vos del trabajo, la metodologia empleada, los antecedentes, los hechos 0 resultados, su valoracién, etc. Tanta versatilidad impide identificar otros rasgos comu- nes del cuerpo de los documentos. Pero algunos géneros con tradicién disponen de estructuras muy formalizadas. En el 4mbito administrativo, el informe técnico-juridico consta de antecedentes 0 relacién de hechos y fundamentos de derecho. El informe de auditoria interna tiene habitualmente objeti- vos, metodologia, hechos, conclusiones y recomendaciones. Asi- mismo, el articulo de investigacién tiene la famosa estructura de IMRD 0 introduccién, metodologta, resultados y dis- cusion. Otros tipos de informes no tienen tradicién ni regula- ciones y se componen de apartados y titulos particulares para cada contexto. De hecho, cada autor se inventa a convenien- cia los apartados del cuerpo, de acuerdo con sus necesidades. En una institucién o empresa, la tradicién puede haber fija- do algunas estructuras; por ejemplo, el libro de estilo de La Caixa (1991) presenta cuatro tipos de informes técnicos (de proyecto, de gestién, de oficina y de andlisis de riesgo). 53El cuerpo es a menudo el primer componente que se ela- bora de un documento. Tanto la introduccién como el cierre son reformulaciones (sintesis, introducciones, propuestas de futuro). El indice, el resumen, la bibliografia o las conclusio- nes dependen directamente del cuerpo y se elaboran después oal mismo tiempo. CIERRE EI cierre concluye el documento con el propésito de pre- parar al lector para las actividades posteriores a la lectura. También se denomina resumen, conclusién o recapitulacién. Incluye, entre otros elementos, las recomendaciones, las con- clusiones, el epilogo, la resolucién, la bibliografia, los anexos, el apéndice o los indices especificos (tematicos, analiticos, ono- misticos). Si la presentacién anticipa los datos mds relevantes e in- troduce al lector en el texto, el cierre proyecta la informacién hacia el futuro. Prepara las tareas posteriores: revisar la bi- bliografia, poner en prdctica las recomendaciones, formular nuevas hipstesis, preparar nuevas investigaciones. Los ane- xos, los indices analiticos y la bibliografia son herramientas para ampliar lo expuesto, ya sea haciendo una relectura se- lectiva del mismo documento (guiada por un indice analiti- co), leyendo los documentos complementarios incluidos en los anexos, o buscando nuevos textos a partir de las referen- cias citadas. Al igual que la introduccién, el cierre también se caracteriza por tener un grado de estandarizacién elevado y por utilizar formulaciones esquematicas (listas, numeracio- nes, afirmaciones breves). 54 PIRAMIDES Varios manuales de comunicacién profesional recurren a la conocida formula periodistica de la piramide para organi- zar los datos en un informe: poner la informacién bdsica al inicio, en la punta de la pirdmide (titulo, resumen, resulta- dos generales), y dejar los datos completos y los detalles para el final, en la base, como muestra este esquema (Turk y Kirkman, 1989): Pirdmides de lectores y contenidos Titulo Muchos lectores indice Resumen Pocos lectores Cuerpo Conclusiones Recomendaciones Anexos (datos completos) La pirdmide de la izquierda representa la ordenacién de los datos y la de la derecha, el ntimero de lectores que leen cada componente del documento. Coincidiendo con la pun- ta de la pirdmide, el titulo y el resumen presentan los datos esenciales que pueden entender muchos lectores. En la base, los anexos y demds componentes del cierre aportan datos pormenorizados y completos que sdlo interesan a unos pocos lectores. A medida que el documento da datos, cada vez mas pormenorizados y complejos, se pierden los lectores que sdlo querfan hacerse una idea general; solamente se conservan los que estén realmente interesados y buscan datos mds precisos. 55Esta estructura piramidal permite atender a lectores que buscan en un mismo documento Propésitos tan diversos como los de hacerse una idea global, buscar datos especificos o barrer exhaustivamente el escrito. Por ejemplo, el lector ajetreado que sélo quiere formarse una opinién general pue- de leer con rapidez el resumen y algin componente del cie- tre, mientras que el lector analitico que busca datos concre- tos puede rastrear con atencién el nucleo y los anexos con los indices analiticos. Siguiendo este planteamiento, algunos autores proponen estructuras piramidales mds pormenorizadas para géneros particulares. EL INFORME TECNICO Blicq (1990) propone el método SIDCRA, haciendo un acréstico con los apartados que conformarfan la estructura del informe técnico ~en una adaptacién sui generis al espa- fiol: sumario (0 resumen), introduccién, desarrollo, conclu- siones, recomendaciones y anexos. Siguiendo el esquema, los apartados avanzan desde el sumario, con una sintesis de los puntos més relevantes, hasta los detalles exhaustivos inclui- dos en los anexos. La introduccién plantea el contexto en que se sitia el in- forme: el tema, los problemas o las necesidades que lo moti- van, los hechos previos y los objetivos que pretende lograr. Para el desarrollo, que debe incluir la cantidad mds grande de datos, Blicq propone otra técnica periodistica: las famosas 6 preguntas (quién, qué, cudndo, cbmo, dénde, por qué) que los periodistas utilizan para componer el primer parrafo de una noticia. Para este autor, el desarrollo debe responder tam- bién estas cuestiones, que constituyen los aspectos mds im- portantes que componen un tema. 56 Método SIDCRA Desarrollo / \ Conclusiones Recomendaciones Blicq afirma que las conclusiones y las recomendaciones tienen mucha importancia en el informe y deja abierta la po- sibilidad de que ocupen posiciones mas avanzadas en la es- tructura. No es extrafio que el sumario incluya lo més esen- cial de las conclusiones 0 las recomendaciones. Mas adelante hablaré de los anexos. EL ARTICULO DE INVESTIGACION Swales (1990) propone estos trapezoides para explicar la estructura del articulo cientifico de investigacién. En este gé- nero, la introduccién delimita el campo de estudio y por eso empieza con una base amplia que se va cerrando, para dar paso al desarrollo de un experimento concreto. Por el contrario, los 57resultados arrancan con los datos obtenidos en la investigacién realizada (base estrecha) para proyectarse nuevamente hacia el campo en que se instauran, ensanchando la base. Articulo de investigacién Introduccién Desarrollo Resultados El autor también explica que la introduccién suele seguir la siguiente estrategia. Primero, establece un territorio de estudio 0 busqueda, es decir, delimita la disciplina y el Ambito estricto en que se realiza el trabajo, mencionando los estudios y los autores previos més relevantes. Enseguida, identifica un agujero 0 vacto en el territorio o algin aspecto que no ha merecido la atencién de la comunidad cientifica. Para acabar, presenta la busqueda realizada como la ocupacién de este agujero pendiente. ANEXOS El anexo (0 apéndice) merece consideracién especial por la funcién de descarga informativa que ejerce. Es habitual 58 que haya conflicto entre lectores y funciones, como ya he- mos visto. Por una parte, un jefe ocupado quiere leer el es- crito en pocos minutos para hacerse una idea global y tomar decisiones —hablarfamos aqui de funcién informativa. Por otra, el mismo escrito debe recoger toda la documentacién (estadistica, auditorias, andlisis, comprobantes, certificacio- nes) para archivarla y para que pueda ser consultada en el fu- turo —funcién documental. En estos casos el anexo permite agrupar los datos en dos o més niveles de especificacién, que se adecuen a estas fun- ciones. El cuerpo puede satisfacer las prisas y la necesidad de sintesis del jefe, y el anexo permite almacenar todo lo que sea demasiado pormenorizado 0 especifico, como si fuera un auténtico cajén de sastre. Incluso podemos distinguir dos o més anexos, con varios grados de detalle, dirigidos a diferen- tes funciones documentales 0 lectores potenciales. Notemos las diferencias entre el cuerpo y el anexo de un escrito: Seleccién de datos Cuerpo del escrito Pone énfasis en el lector. Incluye los datos bésicos y responde a un con- texto concreto (tiempo y espacio). Incluye sdlo los datos relevantes: pro- pésitos, resultados globales, recomen- daciones, argumentos importantes. Organiza los datos segiin el interés del lector. Extensién limitada. Len- gua comin, ntimeros redondos, co- mentarios generales. Anexos Pone énfasis en la informacién. Re- coge todos los datos y los archiva para siempre. Incluye todos los datos: metodologfa, resultados completos, estadistica. Pres- cinde de las necesidades temporales y de los lectores circunstanciales. Sigue criterios archivisticos. Sin It- mites. Registro especializado, nime- ros exactos, comentarios pormenori- zados. Muy bien. Pero :qué datos deben ir en el cuerpo?, jy en el anexo? jNo es tan facil! Algunos autores creen que el ane- xo es un apartado marginal o irrelevante y que nadie lo con- 59sulta, por lo que prefieren cargar toda la informacién en el cuerpo. Es un error. As{ se confunden las dos funciones mencionadas. También se hincha el documento y se aleja de las necesidades del lector principal. Notas Otra herramienta para organizar el — * Las notas en el contenido son las notas, esas aclaraciones sen son las més aS *orGrimay al texto tS que van aparte y con letra mds pequefia. fo+i4o y las més ficiles Pueden ir al margen,* a pie de pagina! o al de leer. Pero exigen final del capitulo* o del documento —jy ti un disefio especial de mismo puedes experimentar los efectos *P*8i™* que provoca cada posicién! La nota se relaciona con el punto del texto al que se re- fiere con una llamada, que puede ser un asterisco, un ntime- ro o una letra superindices como en el parrafo anterior. Lo més corriente son las cifras, sobre todo si hay varias notas y debemos mencionarlas en otras partes del documento, pero el asterisco es util para llamar una nota en las tablas y los graficos o cuando la prosa incluye cifras. Suelen ir en notas las referencias bibliograficas, los datos técnicos o complementarios o los detalles ¢ informaciones secundarias que sélo interesan a los lectores mas minuciosos. Una nota bien organizada permite que el lector ajetreado se salte los datos que no le interesan 0 que el curioso encuentre lo que busca. Conviene evitar las notas demasiado largas, la acumulacién de notas en una pagina o lo que hacemos los 1. Las notas a pie de pagina son muy visibles y bastante practicas, porque pueden leetse sin tener que cambiar de pdgina. También son las mds corrientes en los articulos de investigacién y en mucha documentacién técnica. Pero a pesar de eso conviene no abusar porque incrementan la complejidad del escrito. Por eso he dejado sélo dos de las que habfa en este libro. 60 autores, a veces, cuando vamos con prisas y tenemos que afiadir datos a un escrito: los metemos en notas y asi no es preciso retocar nada més... ;De ninguna manera! Hay que usar las notas de modo estratégico y no como un parche. PARRAFOS El parrafo es la unidad inferior al apartado y al subapar- tado. No suele llevar epigrafe o titulo interno y tiene unidad significativa y grafica. Respecto al sentido, es monotematico y trata de un aspecto particular del contenido. Respecto a la forma, empieza con una entrada o sangrado en la primera If- nea y acaba con un punto y aparte final y con una linea blanca o una interlinea superior con el parrafo siguiente. Al- gunos escritos numeran los p4rrafos, pero no es habitual. Los manuales de estilo que se refieren més extensamente al parrafo son los periodisticos, que conviene leer con cautela, por- que no se refieren a la prosa profesional (véase pagina siguiente). Duque Garcfa (2000: 197) menciona tres manuales de redaccién cientifica para el inglés que también recomiendan brevedad, aunque la miden con criterios diferentes: que cada parrafo Ileve una idea principal y 4 0 5 secundarias; que se componga de unas 3 oraciones, o que tenga entre 100 y 300 palabras de extensién. En mi experiencia en empresas e instituciones, el parrafo tiene més valor grafico que semdntico. Abundan los parrafos muy breves para aligerar la exposicidn. Se cree que las pagi- nas cargadas con mucha letra y parrafos largos son més pesa- das que las que tienen muchos pérrafos breves. Quiz esta tendencia favorezca la presentacién de la pagina, pero a mi parecer tiene efectos negativos en la estructura del conteni- do. El abuso de los pdrrafos breves, a menudo de una sola frase, convierte el escrito en una lista inconexa de ideas. 61ituyen unidades significativas auténomas. Ca- las empresas EJEMPLO Mas alld de criterios generales y de géneros particulares, las circunstancias (tema, propésito, lector) que concurren en cada documento inciden en la estructura de la informacién, como muestra esta simulacién: Dos informes (adaptado de Delisau, 1986: 56-57) La empresa Ficticia renueva el parque informatico y el gerente le ha encarga~ do aun técnico que estudie las ventajas y los inconvenientes de las tres prin- cipales opciones que ofrece el mercado (Microharto, Palabretti y Paquetén) para recomendar una compra. El técnico ha estudiado los costes de adquisi- cién y mantenimiento y las prestaciones (facilidad de uso, seguridad, capaci- dad). También ha recogido las preferencias y las opiniones de los usuarios y ha Ilegado a la conclusién de que la mejor opcidn es Palabretti. Pero duda entre estos dos indices para su informe. ;Cual elegirfas ti? €s consecuencia del anterior. Se deben evitar conectores 0 nexos largos, torpes 0 estereotipados. be empezar con adverbio. Cada uno debe tener cierre de conteni- Hay que variar la longitud y el orden de las estructuras. No se de- do, debe poderse leer como si fuera el tiltimo. Comentarios da uno se centra en un aspecto concreto o parcial. Cada pérrafo Es una unidad tematica y gréfica. Los muy largos son concentra- dos, pero los cortos (1 0 2 frases) desdibujan la estructura del do- cumento. Tampoco se recomiendan los pérrafos largos de una frase. Deben ser cortos y de extensién uniforme en cada texto. No se _puede empezar nunca un pérrafo con un adverbio. No es conveniente comenzar un parrafo con un adverbio. La ultima linea debe tener como minimo 4 caracteres. 1° + Introduccién 1.1, Problema objeto del estudio 1.2. Método e informacién em- 22 . Fuentes de informacién y meto- dologia comparativa. . Los costes favorecen la Palabretti. Arrafo en los medios de comunicacién El Los parrafos iniciales (leads) deben te-Variar la longitud de los parrafos. Evitar los parrafos de una frase. Un parrafo no debe tener menos de 5 Dos frases, mejor que una extensa, ner menos de 30 palabras, 2 0 3 frases. lineas (70/80 espacios) ni més de 8. La longitud ideal del pérrafo del cuer- Los parrafos cons po de la noticia no supera las 20 I{neas (menos de 100 palabras). breves de 3a 6 lineas, que contengan Variable. Son preferibles los parrafos entre 2 y 5 frases o puntos y seguido. El pérrafo debe ser corto. Entre 3 y 20 Iineas. 100 palabras como maximo. las citas. Extension France-Presse (1982) 5 0 6 Iineas como maximo, excepto en Hay que evitar los parrafos y las frases largas, sin caer en el extre- La Vanguardia (2004) 4 0 5 oraciones como maximo. El Periédico (2002) La Voz de Galicia El 9 Nou, Coromina (1992) AVUI(1997) (1991) La Caixa (1991) El Pais (2002) Reuter (1992) Autorta pleados . Prestaciones semejantes de los tres . Andlisis de los tres equipos modelos. 2.1. Microharto . Los usuarios prefieren Palabretti. 2.2. Palabretti . Recomendacién de compra: Pala- 2.3. Paquetén bretti. 3. Conclusiones y recomendaciones de compra En apariencia, el primer indice parece mejor porque or- dena el contenido con més precisién, con dos niveles jerar- quicos, titulos convencionales y una estructura més Iégica, tratando cada marca por separado. En cambio, el segundo tiene un solo nivel jerdrquico, titulos extensos e infrecuentes, con frases completas, y una ordenacién por conceptos que puede confundir. También puede parecer mas subjetivo por- que formula explicitamente el resultado del estudio. Por ello podemos preferir el primero. 63Pero desde la éptica del gerente que debe tomar la deci- sidn final, el segundo es mejor. Se adecua mds al propésito de la tarea: estudia las ventajas y los inconvenientes de las tres marcas y recomienda una. Si el lector est4 atareado, tie- ne poco tiempo y escaso interés en los detalles, agradecer4 que los titulos del indice ya le informen del resultado 0 que se eviten cuestiones de procedimiento como el problema ob- jeto de estudio o el método. Ademés, los apartados del 2 al 5 del segundo indice comparan en una misma seccién los costes, las prestaciones y las preferencias de los usuarios de cada marca. Eso facilita la interpretacién de los datos. En el primer {ndice, en cambio, el lector debe ir, adelante y atrés para contrastar las marcas, ya que cada marca ocupa un apartado diferente. Por ejem- plo, para saber cual es la méquina menos costosa, hay que consultar tres puntos (apartados 2.1, 2.2 y 2.3). En resumen, con palabras de Delisau (1986: 56): «La for- ma mis efectiva de organizar la redaccién de un informe empresarial viene dada por la naturaleza del tema, por las cir- cunstancias y, en especial, por el receptor. La mejor organiza- cién es la que favorece el logro de los propésitos de quien lo redacta.» SINTESIS Acabo con una pequefia guia de preguntas para mejorar la organizacién de un documento: 64 Gufa para estructurar documentos 1. gLos datos estdn organizados en apartados y subapartados? Eso facilita leer selectivamente el documento. Un indice con todos los tftulos internos permite hacerse una idea global del escrito. 2. :Elorden de los apartados es ldgico?, ;se adapta a las necesidades del lector? Si el orden est4 en concordancia con las necesidades y los conocimientos del lector, es més facil seguir el documento. 3. ;Cada apartado tiene un titulo interno? Eso permite identificar el tema de cada seccién. 4, :Son manejables los apartados?, ;cudntos pdrrafos tiene cada uno? Los apar- tados extensos son mds dificiles. Son mas claros los breves, de unos pocos parrafos, con titulo interno. Divide cada apartado largo en dos o més. Haz subapartados de rango menor dentro de un apartado largo. 5. :Qué medida tienen los pdrrafos? Da preferencia a los parrafos cortos y co- medidos, pero deja los largos que estén justificados. 6. ¢Hay varios pdrrafos de una sola frase? Los pétrafos unioracionales convier- ten el texto en una lista de ideas. Evitalos. 7. ¢Cada pagina es diferente de la anterior y la posterior? Recordamos mejor las paginas individualizadas, que tienen una tabla, un dibujo, un titulo interno u otra particularidad. Disefia cada pagina por separado: jque cada una tenga personalidad! Las primeras preguntas quizd son més utiles cuando se empieza a recopilar datos para un documento, pero las ulti- mas potencian la revisién final. Confieso que las preguntas 4, 5 y 7 me han permitido mejorar mucho algunos parrafos y apartados de los borradores de Afilar el lapicero. + ,Qué latal, no? Ir adelante y atrés buscando la pagina donde hay esta nota... Las notas al final del capitulo 0 de documento son poco précticas para el lector, aunque el editor las prefiera porque se compaginan con més comodidad. Sélo son preferibles cuando hay muchas notas o son muy extensas y se complica su colocacién en la pagina correspondiente (Martinez de Sousa, 1992). 65