AUDITORIA A LA EMPRESA EL DIAMANTE SAS

CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD

La Sociedad Supermercado el Diamante S.A.S es una organización ubicada en el Distrito

especial de San Andrés de Tumaco, en la calle Bolívar consigo a la plaza de mercado,
considerado el primer establecimiento en el sector con la modalidad de autoservicio, por lo
cual se ha sostenido en el mercado por más de 32 años compitiendo de forma idónea y con
un crecimiento sustancial que le ha permitido estar como uno de los supermercados más
importantes de Tumaco por la calidad de sus productos, la atención integral, humana y sus
precios súper económicos los cuales se encuentran por debajo de la media del mercado en
competencia, dedicada a principalmente a la comercialización de bienes y servicios no
especializados, como la compra y venta de productos víveres, abarrotes, carnes, verduras,
licores y servicios como domicilios, entregas de mercados de organizaciones ONG entre
otros.

Es un supermercado que se encuentra innovando día a día, procurando estar a la vanguardia

de la nueva globalización de los mercados es por ello que cuenta con página Web intentando
ingresar al mundo de la economía digital, al igual que un uso exclusivo del tema de mercadeo
por redes sociales como Instagram en donde se ha ido trabajando en el reconocimiento de
los potenciales clientes de la nueva era digital

Dentro de sus obligaciones fiscales se encuentra que son responsables de IVA, Declarantes
de Rentas, Obligados a llevar contabilidad, Informantes de exógena, agentes retenedores del
impuesto sobre la renta, agentes aduaneros y declarantes de los impuestos territoriales como
industria y comercio y su complementario avisos y tableros.

Direccionamiento estratégico

De acuerdo con el modelo establecido para el proceso de direccionamiento estratégico de la

Sociedad Supermercados Diamante S.A.S, por el cual se detalla a continuación el rubro
determinado por la organización para los próximos 3 años:

- Misión, Visión, Valores

● Misión
Nuestra misión es convertirnos en un supermercado con diferentes sucursales, al
tiempo que ofrecemos un amplio surtido de productos de calidad a unos precios
competitivos. El desarrollo de nuestra actividad se realiza teniendo en cuenta la labor
de los empleados y el trato personalizado y cercano hacia el cliente.

A través de un compromiso con el desarrollo local, apostamos por el modelo de

sucursales para fortalecer y hacer crecer el proyecto de Supermercados, la despensa
apostando por el trabajo en equipo y la colaboración.
 ● Visión
Consolidarnos como una cadena de supermercados cercana en 2023, donde el cliente
siempre esté bien atendido y pueda realizar su compra de manera agradable y
satisfactoria.
● Valores
Clara orientación al cliente: nuestro trabajo y desempeño cotidiano siempre se
desarrolla pensando en la satisfacción del cliente al que nos debemos y cuya
confianza debemos ganarnos día a día.

Compromiso: Tenemos un doble compromiso: Nos comprometemos con el cliente a

ofrecerle una amplia gama de productos de calidad a unos precios competitivos y al
mismo tiempo nos implicamos con nuestros trabajadores, ofreciendo garantías de
futuro en la compañía.

Innovación: creemos en la renovación permanente y la apuesta por las nuevas

tecnologías que nos hagan prestar un mejor servicio.

Integridad: actuamos con responsabilidad, honestidad y respeto a las

personas y a la ley.

Organigrama

Planta de personal
La Sociedad Supermercado el Diamante S.A.S se encuentra en funcionamiento con una
planta de personal de 40 colaboradores a la fecha, los cuales se encuentran distribuidos de
la siguiente manera:

Área administrativa:
❖ 1 gerente general
❖ 1 administrador
❖ 1 asesora Jurídica
❖ 1 contador
❖ 1 auxiliar Contable
❖ 1 auxiliar Administrativa

Área de compras:
❖ 1 jefe de compras
❖ 1 auxiliar de compras
❖ 1 analista de costos

Área de inventario:
❖ 1 jefe de bodega
❖ 1 auxiliar de entradas de inventario
❖ 6 auxiliares de bodega

Área de Fruver:
❖ 1 jefe de Fruver
❖ 4 auxiliares de fruver

Área de carnes
❖ 1 jefe de Carnes
❖ 3 auxiliar de carnes

Área de ventas:
❖ 1 jefe de personal
❖ 2 supervisores de ventas
❖ 9 cajeros

Área general:
❖ 1 aseo general
❖ 1 oficios varios
MAPA DE PROCESOS SOCIEDAD SUPERMERCADO DIAMANTE SAS

Principales políticas y prácticas contables.

❖ La compañía lleva sus registros contables y prepara sus Estados Financieros de

Conformidad con las normas de contabilidad establecidas en el marco de las normas
internacionales de información financiera (NIIF)

❖ El reconocimiento de los ingresos, costos y gastos se hacen a través del sistema de

acusación.

❖ Los activos se evalúan al costo de adquisición.

❖ Los Inventarios se registran utilizando el sistema permanente y su valuación se hace a

través del método del promedio ponderado.

❖ Se tienen mercancías recibidas y entregadas en consignación, no existe ninguna

restricción sobre los inventarios.El margen bruto de comercialización es del 30% y el
crédito a 30 días, según lo estableció la junta directiva en el acta 001.

- Objetivos estratégicos

Para mejorar la posición competitiva de la organización y permitir su permanencia en el

mercado en los próximos cinco (3) años, utilizando la misión, la visión, los valores de la
Sociedad Supermercados Diamante S.A.S y los resultados obtenidos del análisis
interno y externo, se determinaron los siguientes objetivos estratégicos:
Objetivo # 1: Aumentar la participación en el Mercado

En el pleno desarrollo de nuestras actividades y la globalización de las economías al

mundo digital hace que la organización este enfocada en aumentar la participación de
nuestros clientes y atraer a aquellos potenciales teniendo en cuenta que serán estos
los que predominen en el tiempo con el aceleramiento de las tecnologías, es por ello
que durante este periodo se espera estar a la vanguardia con estas herramientas
digitales que nos permitan cumplir con este objetivo.
Objetivo # 2: Establecer la calidad como cultura de la organización

Es poder conseguir que la Sociedad Supermercados Diamante S.A.S sea reconocida

por sus altos estándares de calidad tanto en sus productos como el servicio prestado
por su personal, teniendo en cuento esto lo que la organización establecerá el tema
de calidad como una cultura en la organización la cual todos deben adaptarse y
dando cumplimiento a todos los requerimientos exigidos por los sistemas de seguridad
y salud en el trabajo se puedan cumplir con un lema fundamental en la empresa y es la
calidad para nuestros clientes y así poder fidelizar a esos clientes inmersos en la
duda.

Objetivo # 3 Mejorar el desempeño de los procesos en la organización

Se busca mejorar el sistema de gestión, orientado a una gestión eficiente y eficaz
basada en mejorar los procesos que nos permitirá medir los resultados. Las
organizaciones tienen la obligación de estar mejorando continuamente sus procesos
de gestión de los negocios. Para ello deben medir el rendimiento de cada uno además
de si está aportando un valor añadido a la empresa, utilizando cuando sea necesario
acciones correctivas del proceso. Este tipo de gestión es la más efectiva para mejorar
la calidad y la eficiencia de las empresas y conseguir, así, los objetivos iniciales.

Plan de acción
Para alcanzar los objetivos estratégicos, es necesario establecer una serie de
 estrategias y de acciones que deben ejecutarse. A continuación, se presentan estas
estrategias y planes de acción, por cada uno de los tres (3) objetivos estratégicos
formulados en este proyecto.

Estrategias y acciones necesarias para el logro del objetivo.

Tabla 1, Objetivo 1 y sus estrategias.

Objetivo Estrategia Acción

Dar a conocer las nuevas Arrancar con el tema de economía digital, con la
herramientas digitales a apertura de la página web y los aplicativos de
nuestros clientes. redes sociales para lanzar una nueva forma de
llegar al cliente de forma rápida.

Aumentar la Brindarles seguridad y El hecho de que sus mercados sean realizados

participación en el confianza en el cambio por nuestro personal y llevados a la puerta de su
Mercado casa, esperamos cumplir con todos los
estándares de higiene, cuidado y calidad de los
productos que pueda crear en ellos seguridad
con el servicio.

Para alcanzar el primer objetivo estratégico que es aumentar la participación en el mercado,

se establecieron dos estrategias , la primera es dar a conocer las nuevas herramientas
digitales a nuestros clientes, teniendo en cuenta que a día de hoy aún nos encontramos en
un atraso en cuanto a las nuevas modalidades de la economía digital que es la modernidad,
el primer paso es poder hacer llegar a los clientes y potenciales clientes la información
necesario en cuanto al uso y manejo de estas nuevas herramientas digitales puesta a
disposición de ellos para mejorar sus estilos de vida, brindándoles un sin número de
beneficios y ventajas empezando por el tiempo, recorridos, peligros y dineros.

Como la segunda estrategia está el brindarles seguridad y confianza con el cambio a los
clientes y potenciales clientes, teniendo en cuenta en que la costumbre siempre es el
escoger sus productos a sus gustos, es por ello que se debe tener en cuenta cada una de la
exigencia de estos y así poder cumplir con las exigencias de la clientela, y de esa forma
poder generar confianza en las nuevas actualizaciones del mercado global.

Tabla 2, Objetivo 1 y sus estrategias.

Objetivo Estrategia Acción

Plan interno de Tener como política el hecho de capacitar a

capacitaciones a la planta de nuestro personal colaborador sobre los
personal sobre la calidad de requisitos mínimos para que el servicio sea
los servicios prestado con calidad para satisfacción de
los clientes.
 Establecer la Seguimiento minucioso al Como medida de control delegar a los jefes
calidad como cumplimiento de los de áreas verificar el cumplimiento de las
cultura de la estándares establecidos en obligaciones del personal en cuanto a la
organización cuestión de la calidad de los prestación del servicio y satisfacción de los
servicios clientes que al final son la razón de ser y el
pilar para el cumplimiento de los objetivos
macro.

Para alcanzar el segundo objetivo que es establecer la calidad como cultura organizacional
se fijaron dos estrategias, la primera es un plan interno de capacitaciones a la planta de
personal sobre la calidad de los servicios, y es que si como organización se plantea objetivos
macros se debe empezar con un plan conjunto en el que toma gran importancia el que todos
dentro de la entidad lleven consigo un mismo lema aplicar en la prestación del servicio dado
que eso permitirá que podamos competir de una u otra forma a un nivel alto en el mercado Y
como segunda estrategia está el seguimiento minucioso al cumplimiento de los estándares
establecidos en cuestión de la calidad de los servicios que nos permitirá tener el control de
que la cultura implantada se está llevando a satisfacción y que al final se vea reflejado en las
ventas y la obtención de nuevos clientes como también en la fidelización de muchos.

Tabla 3, Objetivo 1 y sus estrategias.

Objetivo Estrategia Acción

Establecer procesos Mediante trabajo conjunto en la

estándares por cada
área de trabajo en
cuanto a las actividades
de la organización
Mejorar el Plasmarlas y controlar
desempeño de el cumplimiento de
los procesos en estos.
la organización
organización conseguir estandarizar
procesos y plasmarlos dentro de
documentos de cumplimiento para la
efectiva realización de las
actividades y obligaciones.
Monitorear mediante los jefes de
áreas el cumplimiento de los
procesos e informar irregularidades
para así emitir los respectivos
correctivos.

Para alcanzar el tercer objetivo que es mejorar el desempeño en los procesos de la

organización se plasmaron dos estrategias, la primera establecer procesos estándares por
cada área de trabajo en cuanto a las actividades de la organización, esto con el fin de que
haya una sincronización en el cumplimiento de las obligaciones de la organización y de esa
forma se pueda remar en una misma dirección sin importar la persona a cargo en el
momento.

Como segunda estrategia está plasmarlas y controlar el cumplimiento de la estandarización

de los procesos, dado que es de suma importancia poder tener unos documentos para
aquellos que lleguen puedan colocarse acorde con el funcionamiento de la organización y
verificar también que se están cumpliendo, y así poder avanzar a pasos agigantados y
cumplir con los objetivos propuestos.

Principios y valores institucionales

Transparencia y Honestidad: la empresa está obligada a ser honesta y transparente con sus
clientes, proveedores, competencia y sus empleados. Estos valores son imprescindibles para
alcanzar una buena reputación.

Calidad: Perfeccionar nuestros procesos, a través de una mejora continua, para lograr
eficacia, eficiencia, buscando alcanzar la excelencia, en beneficio y satisfacción de nuestro
personal y clientes.

Compromiso en el servicio: Destacarse por el elevado nivel de los servicios que se ofrece en
la empresa.

Desarrollo y bienestar del recurso humano: Proporcionar una adecuada calidad de vida a
nuestros trabajadores; velar por su seguridad física, social y emocional; brindarles los
servicios que los valoren como personas; promover su crecimiento a través del
entrenamiento y desarrollo profesional y social, estimular su autorrealización

Trabajo en equipo: la entidad se basa en el compromiso, armonía, responsabilidad, liderazgo

y creatividad Generar un ambiente de confianza, respeto y compañerismo dando como
resultado la obtención de resultados satisfactorios.
 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

RESPUESTAS
No PREGUNTA SI NO N/ COMENTARIO
A
GENERALIDADES
1 ¿Existe manual de procedimientos que describa lo
relacionado con autorización, custodia, registro, control, y
responsabilidades en los inventarios?
2 ¿Existe control sobre el máximo y el mínimo de existencia?
3 ¿Existen políticas claramente definidas y expresas en
cuanto a recepción, almacenamiento y conservación?
AUTORIZACIÓN
4 ¿Los ajustes en los registros de inventario, como
consecuencia de la toma física de los mismos son
autorizados previamente por funcionarios responsables?
5 ¿Las compras de inventarios están debidamente
autorizadas? ¿Están de acuerdo con el plan anual de
compras?
6 ¿Los retiros de inventarios son autorizados por
funcionarios competentes?
7 ¿Los ajustes por pérdidas de inventarios son revisados,
aprobados y autorizados por funcionarios que no están
involucrados en la responsabilidad de manejo y registro de
los mismos?
8 ¿Aprueba un funcionario responsable la venta de las
existencias obsoletas no utilizadas o deterioradas?
9 ¿Las ventas y donaciones de existencias fuera de uso o de
poco movimiento son aprobadas por funcionarios
responsables de conformidad con las disposiciones
administrativas fiscales vigentes?
REGISTRO Y CONTROL
10 ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente
valorizados?
11 ¿Se efectúan en forma periódica comprobaciones de los
registros auxiliares de inventarios contra las respectivas
cuentas del mayor?
12 ¿Son las existencias recibidas y registradas con la
descripción de cantidad, calidad y cualquier otra
información necesaria?
13 ¿Existen procedimientos claramente establecidos para
identificar faltantes en la recepción de bienes y
suministros?
14 ¿Existen informes actualizados de inventarios para efectos
de facilitar el análisis de pérdidas y manejo de los mismos?
15 ¿Para efectos de asegurar registros exactos de las
cantidades reales en depósitos se realizan inventarios
físicos e informes?
16 ¿Son conciliados los resultados de los inventarios de los
resultados físicos contra los registros de contabilidad?

¿Se investigan las diferencias?

17 ¿Son los inventarios físicos tomados por personas ajenas
 a la custodia de inventarios?
CUSTODIA
18 ¿Existen instalaciones adecuadas y medidas de seguridad
que permitan:
- ¿La conservación de inventarios?
- ¿Ingreso de personal no autorizado?
19 ¿Los encargados del almacén verifican las cantidades
recibidas contra los informes de recepción?
20 ¿Se encuentran debidamente asegurados los inventarios,
teniendo en cuenta el valor de los mismos?
RESPONSABILIDADES
21 ¿Están claramente definidas las responsabilidades en el
manejo de inventarios en cuanto a registro y custodia?

Autores:

ELIER FERNANDO ROSERO BRAVO

ELKIN SAMIR SALAZAR MEDINA