Actividad de aprendizaje 7 Evidencia 2: Perfil de clientes y proveedores

PERFIL DE LOS CLIENTES Geográfico: Presta sus servicios a nivel nacional,

regional y local en documentos, mercancías, valores, micro mercado y soluciones
in company y servicios internacionales como exportación Courier, de mercancía
internacional, documento masivo, global box, carga internacional y mudanzas
internacionales con sede propia en países como Colombia, Venezuela, Ecuador y
panamá y representación en los demás países a través de alianzas estratégicas.
Tipo de cliente: Atiende principalmente persona natural y persona jurídica con
necesidades de transporte de mercancía, documentos y logística entre otros.
Demográfico: Adultos Comercializado: Intenta cubrir las necesidades de logística y
comunicación, integrando sus servicios. Segmentación Geográfica Divide sus
unidades de negocio a nivel regional, nacional, municipal e nternacional
Demográfica Su negocio está enfocado a empresas y adultos. Segmentación
conductual por frecuencia de uso.
El flujo de información externa en los procesos logísticos no se genera dentro de
las actividades propias de la empresa, pero tiene una incidencia directa sobre los
procesos que se realizan dentro ésta, tales como el caso de la información que se
maneja en el proceso de aprovisionamiento referente a los proveedores y el
proceso de distribución referente a los clientes. Por tal razón, para esta evidencia
debe presentar en un documento escrito la caracterización del perfil de los clientes
y los proveedores de la empresa mencionada en la Evidencia 1: Presentación
“Caracterización de la empresa” de esta actividad de aprendizaje. Tenga presente
que para realizar la evidencia puede utilizar tablas o formatos que le ayuden a
administrar la información.
Para desarrollar la evidencia siga los pasos descritos a continuación: 
Inicialmente, debe identificar el perfil de clientes de la empresa, cliente interno,
cliente externo y necesidades a satisfacer de cada uno de los clientes (incluir los
tiempos de respuesta)  Después, proponga una alternativa de flujo de información
que le permita asegurar una buena comunicación con el cliente, tanto interno
como externo.

SOLUCION CLIENTE INTERNO

Todas las áreas con 4pl services Necesidades: salario, estabilidad, prestaciones
Tiempo respuesta: quincenal Área comercio exterior con área comercial
Necesidades: que el área comercial de pre-alerte los contenedores próximos a
llegar Tiempo respuesta: 2 días Área comercio exterior con director administrativo
y operaciones Necesidades: autorización para despacho de mercancía desde la
parte documental (revisar Tiempo respuesta: inmediato Área director
administrativo con líder operaciones Necesidades: entregar orden de trabajo (OT)
para identificación y operación en la bodega. Tiempo respuesta: inmediato

declaraciones)




Área director logístico con facturación y cartera Necesidades: solicitud de correo

autorizando despacho de mercancía por cartera Tiempo respuesta: inmediato
Área líder operaciones con director administrativo Necesidades: información u
orden de trabajo con información de cliente, documento de transporte, cantidades,
etc Tiempo respuesta: inmediato Área líder operaciones con aux. inventarios
Necesidades: etiquetar, identificar, marcar, contar la mercancía que entra y sale
de 4pl services Tiempo respuesta: inmediato Área director administrativo con aux.
inventarios Necesidades: informes de inventarios, posiciones libres, clientes, etc
Tiempo respuesta: inmediato Área líder operaciones con auxiliares de bodega y
montacarguista Necesidades: separar, descargar, cargar, identificar, organiza y
todas las operaciones logísticas asignadas. Tiempo respuesta: inmediato Área
financiera con facturación y cartera Necesidades: informe de cartera y
comprobantes de pago, facturación al día Tiempo respuesta: inmediato Área
operaciones con director administrativo Necesidades: informes de toda la actividad
operativa y administrativa Tiempo respuesta: mensual

FLUJO DE INFORMACION
COMERCIO EXTERIOR

FACTURACIO Y CARTERA

GERENCIA FINANCIERA

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA OPERATIVA 4PL SERVICES

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

LIDER OPERACIONES

AUX. INVENTARIOS

AUX. BODEGA MONTACARG

CLIENTE EXTERNO




Área comercial con cliente Necesidades: solicitud pre-alerta para programación

entradas, descuentos, tarifas, etc Tiempo respuesta: 1 día Cliente con área
comercial Necesidades: cotizaciones, estado de la mercancía en la bodega
Tiempo respuesta: 1 día Área comercio exterior con cliente Necesidades: solicitud
de declaraciones de levante por parte de la DIAN Tiempo respuesta: 1 a 2 días
después de la inspección. Cliente con comercio exterior Necesidades: informe de
cierre de entrada de mercancía a zona franca y 4 pl services. Tiempo respuesta: 2
horas después del descargue. Cliente con área director administrativo
Necesidades: solicitud de citas para cargues, separaciones, inspecciones y demás
servicios logísticos cotizados Tiempo respuesta: inmediato Área director
administrativo con cliente Necesidades: asignación de citas y requerimiento de
cumplimiento de horarios para no retrasar otros procesos. Tiempo respuesta:
inmediato Cliente con área de facturación y cartera Necesidades: entregar
comprobantes de pago, solicitud de facturación antes de cierre de mes. Tiempo de
espera: 26 primeros días del mes Área de facturación y cartera con cliente
Necesidades: informe de cartera, facturación al día, cobro de cartera.

FLUJO DE INFORMACION

GERENCIA COMERCIAL COMERCIO EXTERIOR

CLIENTE EXTERNO
FACTURACION Y CARTERA

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Luego, debe caracterizar el perfil de proveedores, para esto realice lo siguiente:

 Elabore un listado de elementos (productos o servicios) que son de vital

importancia para el funcionamiento de la empresa. -

Servicios de apoyo logístico ( grupos de cargue y descargue) Alquiler de elevador

eléctrico y mantenimiento Proveedor de papel de empaque strechs Servicio de
transporte

 Del listado anterior, escoja uno y determine las posibles empresas o personas
que puedan ser proveedores y haga un listado. SERVICIOS DE APOYO
LOGISTICO ( GRUPOS DE CARGUE Y DESCARGUE) 1. PROVEEDOR ATTA
LOGISTIC 2. PROVEEDOR TCL LOGISTIC 3. PROVEEDOR LOGISTIC
PERSONAL

 Posteriormente, escoja dos posibles proveedores del listado elaborado y

determine la posibilidad de elegirlos como proveedores. Para esto puede utilizar
los formatos presentados en el material de formación. Recuerde que debe
establecer los criterios adecuados para cada uno de los ítems disponibles en el
formato

 Una vez cuente con la información solicitada en el punto anterior, determine:

¿Cuál de las dos personas y/o empresas es confiable como proveedor teniendo en
cuenta las políticas de la organización? R// las dos empresas son confiables, se
prioriza trabajar con ATTA LOGISTICS, pero no podemos descuidar a TLC
LOGISTICS, ya que corremos el riesgo de quedar con un solo proveedor, y si en
algún momento este no puede prestar el servicio, pues entraríamos en una
contingencia.

¿Qué aspectos considera positivos y negativos de cada uno de los proveedores?

R// ATTA LOGISTICS POSITIVO: -

Disponibilidad de personal Personal capacitado Entregan facturación a tiempo

Buena aceptación y respuesta a los reclamos

NEGATIVO -

Orden y aseo en el momento de terminar la actividad Falta planear la actividad a

ejecutar.

TCL LOGISTICS POSITIVO -

Buena imagen y presentación(uniformes, logos etc) Entrega facturación a tiempo

Buena comunicación entre coordinadores y la empresa solicitante

NEGATIVO -

Poca respuesta ante los reclamos Orden y aseo en el momento de terminar la

actividad Poco experiencia Los colaboradores casi no acatan las ordenes de los
colaboradores de 4pl services (servicio al cliente)

¿Cómo se controlarían los aspectos negativos del proveedor para que no se

afecten los procesos al interior de la compañía?

R// noto que la principales falencias de estos grupos de apoyo, es que no saben
cómo trabajamos en 4pl services, entonces mi solución inicialmente seria: -

Realizar reuniones cada 8 días con los coordinadores de los grupos de apoyo,
para socializar las políticas de 4pl services, y se vayan adaptando a estas Reunir
el personal de apoyo contratado para dicha actividad, y explicarle todo lo que se
va a hacer tanto como los procesos logísticos así como la parte de orden y aseo al
momento de terminar