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Gestión electrónica para la e fi ciencia administrativa en la educación superior a través de

toma de decisiones participativa

Artículo en Transacciones de WSEAS sobre comunicaciones · Febrero de 2010

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Saedah Siraj
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 TRANSACCIONES WSEAS sobre COMUNICACIONES Fatimah Hashim, Gazi Mahabubul Alam, Saedah Siraj

Gestión electrónica para la eficiencia administrativa en la educación superior

a través de la toma de decisiones participativa

FATIMAH HASHIM, GAZI MAHABUBUL ALAM, SAEDAH SIRAJ

Facultad de educación
50603 Kuala Lumpur
MALASIA
fatimahh@um.edu.my, gazi.alam@um.edu.my, saedah@um.edu.my

Abstracto: - Aunque muchas organizaciones han desarrollado sus propios enfoques para garantizar procesos de toma de decisiones
confiables, no muchas han utilizado la tecnología para garantizar una toma de decisiones basada en la participación efectiva. Este
documento presenta un modelo que incorpora prácticas confiables de toma de decisiones basadas en la participación e indicadores de
gestión de la calidad a través del uso estratégico de la tecnología, una iniciativa de un cuerpo docente en una institución superior de
aprendizaje. El modelo, llamado QuESt (Sistema de gestión electrónica de calidad), integra tecnologías basadas en la web en un sistema
interconectado para permitir la toma de decisiones por parte de todas las partes interesadas en múltiples niveles de responsabilidad. La
discusión en este documento se centra primero en la burocracia y los modelos participativos de toma de decisiones, luego pasa al contexto
de la investigación, la descripción de QuESt y la discusión de las características y funciones del sistema. El documento concluye con una
evaluación de las potencialidades del sistema para llevar los procesos internos y externos de una organización al siguiente nivel: utilizar
tecnología para garantizar la toma de decisiones basada en la evidencia, interconectar las funciones y responsabilidades del personal y
utilizar la retroalimentación para tomar las medidas adecuadas. Se extraen implicaciones para el avance del conocimiento, la formulación
de políticas y la práctica.

Palabras clave: - Toma de decisiones basada en la participación; Gestión electrónica; responsabilidad; eficiencia, interna y
procesos externos

1. Introducción el acto de elegir implica que los cursos de acción

La toma de decisiones y su papel en las organizaciones
se pueden ver de varias formas. Kreitner (1999) cree que
la buena gestión se puede definir en términos de una
buena coordinación de los empleados de una
organización. Mullins (2000), Moorhead y Griffin
(2000) postulan que la toma de decisiones es uno de los
primeros y un paso crucial en la gestión. Los criterios de
decisión y su naturaleza varían en términos de clases y
tipos. Por ejemplo, la teoría de la burocracia propuesta
por Weber (1947) es ampliamente criticada, pero aún no
se ha ofrecido un reemplazo del modelo. Los académicos
y profesionales a menudo utilizan el término
"burocracia" para criticar enérgicamente el modelo de
Weber. Si bien el modelo de gestión científica propuesto
por Taylor (1917) enfatiza la necesidad de la participación
de los empleados en el proceso de toma de decisiones, el
modelo es en realidad similar al modelo de burocracia.
Últimamente, muchos estudiosos están defendiendo dos
nuevos enfoques: el modelo de gestión universal y el
modelo participativo (Mullins, 2000; Miller, 1995; Weaver,
1974).
En 1988, Eisenhardt y Bourgeois afirman
que existe una relación muy fuerte entre la
toma de decisiones y la participación, siendo la
toma de decisiones el proceso de identificación y
elegir cursos de acción alternativos de una manera
adecuada a la demanda de la situación. Como tal
alternativos deben sopesarse y eliminarse compartiendo.
La idea de participar en la toma de decisiones es
atractiva. En una organización, el director puede pensar
en un tema, revisarlo, tomar una decisión por sí mismo y
luego anunciarlo. Este tipo de circunstancia se conoce
como regla unipersonal en el campo de la gestión
educativa (Carmeli, 2008). Posteriormente se introdujo el
sistema de consulta para reemplazarlo. La consulta en la
toma de decisiones se refiere a una situación en la que el
director busca las opiniones y recomendaciones de otros
sobre un tema, pero finalmente toma su propia decisión
(Edmondson, Roberto & Watkins,
2003). Sin embargo, puede surgir una situación en la
que el director no pueda consultar con todos para
obtener una recomendación unánime. Entonces se ve
obligado a tomar una decisión que puede no ser
agradable. Esto implica que el sistema de consulta
puede terminar con el responsable tomando su
propia decisión.
Por otro lado, la delegación en la toma de decisiones
se refiere al jefe que le da poder a alguien para actuar en
su nombre para tomar ciertas decisiones (Weaver, 1974).
Alguien puede ser una persona o un grupo de personas,
ex officio (jefe de departamento, subdirector,
representante del personal y comité) o un individuo.
Puede ser ad hoc para una decisión en particular o por
un tiempo establecido o cubriendo el

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 TRANSACCIONES WSEAS sobre COMUNICACIONES
esfera como plan de estudios, enseñanza, investigación,
etc. Sin embargo, dependiendo de la situación, la
delegación a veces se convierte en consulta y luego en
regla de una sola persona (Binkley, 1997).
Ventajas de la participación en la toma de
decisiones Aquí se examinan algunas ventajas clave
de la participación en la toma de decisiones para la
gestión educativa.
En primer lugar, "mayor conjunto de
conocimientos": un grupo puede necesitar mucha más
información y experiencia para influir en una decisión o
problema que un individuo que actúa solo. En
consecuencia, la decisión no solo será saludable para el
peso cuantitativo, sino también vigorosa para el peso
cualitativo. Esto significa que para asegurar un buen
peso cualitativo por participación, es importante
considerar a quienes participarán en la toma de
decisiones. Nutt (2004) y Barnes (1994) plantean que las
personas que tienen el conocimiento de la contribución,
tienen el derecho más accesible a la gestión y tienen la
responsabilidad de implementar la decisión tomada,
serán entonces los participantes más precisos en la toma
de decisiones. Por lo que la participación de los
profesores en la toma de decisiones, en cierta medida,
será importante para lograr los objetivos institucionales.
El segundo punto es "perspectiva diferente": las
personas con experiencias e intereses variados ayudan
al grupo a ver las situaciones de decisión y los problemas
desde diferentes ángulos. Esto puede ayudar a revelar
las probables desventajas / deméritos de la decisión y
también a descubrir cómo funcionará la decisión
(Simsek, Veiga, Lubatkin & Dino, 2005).
Otro punto es, "mayor comprensión": aquellos que
experimentan personalmente el toma y daca en la
discusión de grupo sobre cursos de acción alternativos
tienden a comprender la razón fundamental detrás de la
decisión final (Kreitner, 1999).
Otro atributo de la participación en la toma de
decisiones es, 'mayor aceptación y motivación': “Aquellos
que juegan un papel activo en la toma de decisiones
grupales y la resolución de problemas tienden a ver los
resultados como 'nuestros' en lugar de 'de ellos'” (Kreitner,
1999; p234) . Esto motiva a los participantes por lo que
ayuda a la implementación de la decisión tomada (Fullan,
1991).
El "campo de entrenamiento" es otra ventaja. Los
participantes menos experimentados en la acción grupal
aprenden a lidiar con la dinámica del grupo
involucrándose realmente. La participación les ayuda a
aprender a administrar y también ayudará al instituto a
resolver el futuro jefe confiado y competente.
Finalmente, el punto planteado por Karl (1995) es
muy importante. Concluye que la participación en la
toma de decisiones puede generar un empoderamiento
que provoca la descentralización del poder y que
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Fatimah Hashim, Gazi Mahabubul Alam, Saedah Siraj
Puede movilizar las actividades de la institución. Ella señala que
al proporcionar empoderamiento a través de la participación, las
personas se sienten apreciadas. Su escrito sobre la participación
de las mujeres en la toma de decisiones concluye que la
participación de las mujeres en la toma de decisiones,
especialmente donde las mujeres a menudo son descuidadas,
puede brindar un buen ambiente de trabajo para inspirar a las
mujeres.
Desventajas de la participación en la toma de
decisiones en la práctica, a veces algunas ventajas de
la participación pueden resultar ser desventajas, y
también a veces las desventajas pueden resultar
ventajas (Ling, Simsek, Lubatkin & Veiga,
2008).
El siguiente es un análisis de las principales
desventajas de la participación en la toma de
decisiones. Primero está la "responsabilidad": si el
director ya no tiene el poder para tomar la decisión
final, no puede ser responsable. Tampoco es
responsable de la decisión tomada (Kozlowski &
Ilgen, 2006). Además, Andersen (2004) advierte
que sin rendición de cuentas, la gestión no existe
en una institución. Beal, Cohen, Burke y McLendon
(2003) concluyen que muchas veces el director ya no está
interesado en responder a la pregunta de las decisiones
tomadas a través de la participación. También señala
que en esta situación a nadie le gustaría trabajar con la
cabeza inmóvil. Kreitner (1999) nos recuerda que cuando
se valora una decisión, a todo el mundo le gusta
disfrutar del crédito, pero si algo sale mal, nadie se
entusiasma por asumir la responsabilidad. Como está
claro que la rendición de cuentas es vital en una buena
gestión, cuando se pierde la rendición de cuentas, la
decisión puede afectar a la institución en su conjunto
(Handy 1993 y Bass 1983).
El segundo punto en contra de la participación en la
toma de decisiones es la 'presión social; “La falta de voluntad
para mover el barco y la presión para conformarse pueden
combinarse para sofocar la creatividad de las contribuciones
individuales” (Kreitner 1999 p, 234). En estas circunstancias,
a nadie le gusta hacer una lluvia de ideas para encontrar la
mejor decisión. Todo el mundo suele pensar que alguien
más hará eso.
En tercer lugar, 'dominación por unos pocos
vocales': a veces la calidad de la acción del grupo
se reduce cuando el grupo cede a los que hablan
más alto y por más tiempo (Carmeli y Schaubroeck,
2006).
En cuarto lugar, "el rollo": "Los giros políticos y los
negocios pueden desplazar el pensamiento sólido cuando
está en juego el proyecto favorito o los intereses creados de
un individuo" (Kreitner 1999, p 234). Esta situación puede
traer agrupaciones y cabildeo en la toma de decisiones que
contaminan el ambiente institucional (Alam,
2003). Alam analiza cómo los países del tercer mundo
74 Número 2, volumen 9, febrero de 2010
 TRANSACCIONES WSEAS sobre COMUNICACIONES
especialmente sufren estos problemas. En el informe,
concluye que una de las razones de la atmósfera caótica
en la educación superior en Bangladesh es la agrupación
política y el cabildeo en la toma de decisiones, los
profesores y los estudiantes están controlados por
líderes políticos.
El quinto punto es el 'desplazamiento de la meta':
a veces, consideraciones secundarias como ganar una
discusión, defender un punto o vengarse de un rival
desplazan la tarea principal de tomar decisiones
acertadas o resolver un problema (Chen y Tjosvold,
2005).
Otro punto importante es el "pensamiento de
grupo": a veces, la cohesión en los grupos permite
que el deseo de unanimidad anule el juicio sólido
al generar y evaluar cursos de acción alternativos
(Miller 1995).
El último punto es el tiempo: la participación accede a
una gran cantidad de tiempo de las personas, por lo que la
suma del valor de la decisión puede ser menor que la del
tiempo de todos (Alam, 2008).
Hay un buen número de ventajas y
desventajas. A pesar de estas limitaciones, la
participación a menudo hace de la institución un
lugar alegre y animado para los empleados
(Kreitner 1999). Además, Whitaker (1993) observa
que el líder con su estilo de liderazgo puede
obtener el máximo beneficio de la participación
abordando las posibles desventajas y mejorando
adecuadamente las ventajas.
La toma de decisiones, el seguimiento y el control, el
enfoque regulatorio y la gobernanza son los factores
comunes de todos estos métodos en el liderazgo.
Sin embargo, el hecho es que los enfoques y acciones
informales de los directivos son vitales para lograr las metas,
las metas y los objetivos de la organización. Como tal, la
"rendición de cuentas" es una preocupación importante en
el proceso de gestión y, a menudo, los enfoques
participativos carecen de ella, lo que resulta en su
reemplazo por el "modelo burocrático" en la práctica real.
Sin embargo, muchos países que practican el modelo de
gestión de la burocracia no lograron garantizar una "gestión
de la rendición de cuentas" debido a la corrupción, la falta
de coordinación interdepartamental y una cultura
organizativa débil. Por otro lado, muchos otros países que
adoptan un modelo de burocracia subsidiado por diferentes
tipos de herramientas participativas con un nivel decente de
tradición organizacional, cultural y nacional gozan de mayor
éxito (Alam,
2003).
1.1 El argumento a favor del modelo participativo de
toma de decisiones
Los defensores del modelo participativo argumentan que los
verdaderos ejecutores de una decisión son los trabajadores
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y varios niveles de empleados; como tal, el modelo
participativo no solo facilita la implementación de
decisiones sino que también ayuda a facilitar la
comunicación entre los involucrados en el proceso. Dado
que los criterios de los procesos de participación y sus
esquemas han evolucionado a partir de prácticas
sociales históricas, la interpretación de los
acontecimientos sociales está guiada y restringida por la
racionalidad imperante, que a su vez refleja la
constelación de poder dominante. Incluso dentro del
modelo de burocracia, todavía queda cierto espacio para
la participación. Actualmente, se utilizan una serie de
herramientas para asegurar la participación en la toma
de decisiones (consulta, delegación, reunión y comités) y
como se discutió en la sección anterior, el proceso de
participación en la toma de decisiones tiene muchas
ventajas. Es importante señalar que también existe un
número igualmente significativo de desventajas en la
toma de decisiones a través del proceso de participación.
De hecho, en algunas instancias, se ha observado que el
enfoque de participación en la toma de decisiones
asegura una ostensible democratización que resulta en
una decisión que es perjudicial para la organización
(Alam, 2003).
2 Un medio para maximizar el beneficio
y minimizar las amenazas del
enfoque participativo
Fullan (1991) teorizó que la toma de decisiones es el
proceso de identificar y elegir cursos de acción
alternativos de una manera apropiada a la demanda
de la situación. El acto de elegir implica que los
cursos de acción alternativos deben sopesarse y
eliminarse compartiendo. Como tal, existe una
relación muy fuerte entre la toma de decisiones y la
participación.
La participación puede definirse como una especie de
libertad considerable y un poder de práctica considerable
(Weaver, 1974). La participación en la toma de decisiones es
ventajosa ya que existe una mayor cantidad de
conocimientos. Un grupo puede necesitar mucha más
información y experiencia para influir en una decisión o
problema que un individuo que actúa solo. Por tanto, la
participación de los profesores en la toma de decisiones
ayudará en cierta medida a que la gestión del profesorado
logre los objetivos de la institución. Además,
los individuos con experiencias e intereses variados ayudan
al grupo a ver situaciones de decisión y problemas desde
diferentes ángulos (Boot y Reynolds, 1993). Como se
mencionó anteriormente, en la práctica existen algunos
problemas de participación en la toma de decisiones. Sin
embargo, si se abordan estos problemas, se puede
maximizar la participación en la toma de decisiones (Weaver
75 Número 2, volumen 9, febrero de 2010
 TRANSACCIONES WSEAS sobre COMUNICACIONES
1974, Thomas, Kelleher y Mc Carthy, 1987). De la discusión
de la sección anterior, vale la pena señalar que para obtener
el máximo beneficio de la participación, la institución debe
recibir las utilidades óptimas de todos los niveles
participativos. Esto significa que, si se controla
adecuadamente, podemos disfrutar del máximo beneficio
de la participación en la toma de decisiones (Ling, Simsek,
Lubatkin y Veiga, 2008). Esto plantea dos preguntas
importantes: ¿qué se debe observar con cautela y quién
será el observador? La selección de participantes para la
toma de decisiones específicas no solo es crucial, sino que
también es una preocupación importante para asegurar el
éxito. Por lo tanto, teniendo en cuenta el beneficio para la
institución, si se selecciona a los participantes, se plantearán
preguntas sobre el
métodos de participación. Como se mencionó
el tiempo es muy anteriormente, son importantes y hay una
ventajas serie de desventajas relacionadas con
participación por lo que el método de selección
participación también es uno de los factores clave.
En definitiva, todos estos procesos exigen una buena
coordinación.
En la gestión educativa, cada institución tiene un
director designado al que se le paga debidamente por la
responsabilidad de todo el instituto (Stogdill 1984, Whitaker,
1993). Entonces el jefe tiene que ser una persona que tenga
cualidades de liderazgo porque es responsable de
responder todas las preguntas que se planteen. O la función
específica se realiza mediante la coordinación de todos los
empleados o la realiza él / ella (Whitaker,
1993). Entonces, para obtener el máximo beneficio a
través de la participación, es muy importante que la
institución tenga un líder aceptable. Su estilo de
liderazgo puede asegurar el significado de una
participación real. El liderazgo es el desempeño o los
actos que ayudan al grupo en los pasos administrativos
necesarios para lograr las metas institucionales (Bottery,
1992). Por tanto, un buen liderazgo puede
Asegurar una participación considerable en la toma de
decisiones.
La participación en la toma de decisiones anima a todos los
miembros de una organización o institución. Cuando todos los
miembros se animan, a los directores les resulta más fácil dirigir
la institución sin problemas. Aunque la participación tiene
muchos aspectos positivos, también tiene algunos
inconvenientes. Entonces, para que la participación sea
fructífera, todos los miembros de la institución tienen que estar
dedicados. Actualmente, el liderazgo se utiliza como parámetro
clave para maximizar el beneficio y minimizar las amenazas del
enfoque participativo en la toma de decisiones. Sin embargo, el
enfoque de liderazgo no está libre de errores, ya que no está
libre de prejuicios y también consume una alta toma de
decisiones al tiempo que aborda las principales limitaciones que
enfrentan los modelos actuales que utilizan el enfoque
participativo. Los resultados y la discusión
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volumen de tiempo y recursos. Así, se argumenta que en el 21S t
siglo, el uso inteligente de la tecnología de la información (TI)
dará como resultado una toma de decisiones decente basada en
la participación que reducirá la mala utilización del tiempo y los
recursos, pero garantizará una participación más libre de
prejuicios y responsable.
3 Contexto de investigación - QuEST
En esta era de innovaciones en tecnología de la
información y sistemas de comunicación bien
desarrollados en todas las culturas y paisajes, el
mundo se está convirtiendo en el centro para
compartir e intercambiar conocimientos y excelencia
en la erudición y los valores. E-learning, Egovernance,
E-management, E-sale y la gestión de ventas son
conceptos nuevos que están ganando cada vez más
aceptación. La tecnología de la información nos
ayuda a recopilar, sintetizar y analizar una gran
cantidad de datos abiertos y cerrados, manteniendo
un alto nivel de práctica ética y garantizando la
confidencialidad. Los trabajos adicionales sobre estos
datos ayudan a introducir un entorno y una cultura
de investigación para facilitar el funcionamiento de
las organizaciones. En el campo de la educación, se
han logrado avances, por ejemplo, el desarrollo de
una plataforma de servicios de información educativa
basada en WebGIS (Zheng Yue-Feng,
2009) y la introducción de una memoria basada en
documentos basada en ontologías adaptada a una
situación de e-learning (Hunyadi & Iulian Pah, 2009).
Los investigadores de este equipo son tanto
académicos como profesionales de la gestión en una
institución superior de aprendizaje. Trabajando junto
a un equipo de programadores informáticos
profesionales, diseñaron un sistema de gestión
electrónica llamado 'QuESt' (Sistema de gestión
electrónica de calidad) para respaldar las actividades
de gestión de una facultad en una universidad de
Malasia. El sistema de gestión electrónica está
diseñado para gestionar de manera eficiente varias
actividades macro y micro. El aspecto macro incluye
toma de decisiones y planificación, gestión
estratégica y políticas, control y evaluación y
gobernanza y control regulatorio. Por otro lado, el
Micro involucra personal, financiamiento, proceso de
diseño de planes de estudio, materiales y métodos de
instrucción, así como otras actividades y
responsabilidades diarias. Dentro del alcance de este
documento,
La sección de este documento tiene como objetivo abordar la
cuestión de cómo un cuerpo docente puede superar las barreras que
normalmente se experimentan cuando las organizaciones utilizan el
76 Número 2, volumen 9, febrero de 2010
 TRANSACCIONES WSEAS sobre COMUNICACIONES
Enfoque participativo en la toma de decisiones. Las
subpreguntas abordadas son las siguientes:
• ¿Cómo asegura QuESt la responsabilidad en el
proceso de toma de decisiones y gestión?
• ¿Cómo gestiona QuESt las actividades que son
que actualmente requieren
¿Toma de decisiones basada en la participación?
• ¿Cómo se asegura QuESt sin prejuicios
(evitando la agrupación y el cabildeo)?
• ¿Cómo aborda QuESt los aspectos negativos de la
participación en la toma de decisiones?
• ¿Cómo identifica QuESt las actividades que son la
causa raíz de los problemas?
• ¿Cuál es el parámetro estadístico utilizado en este
sistema (QuESt) para identificar o analizar factores
correlacionados?
• ¿Cómo aborda QuESt los problemas éticos y de
confidencialidad?
4. Resultados y discusión
¿Qué es QuEST?
Como se mencionó en la sección anterior, la Calidad
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E-Management System (QuEST) se desarrolló como un
proyecto para incorporar la toma de decisiones
participativa y asegurar una mayor eficiencia en la
gestión de un cuerpo docente en una universidad. Es un
“centro de ventanilla única” que conecta, vincula y
garantizar supervisa importantes procesos de toma de decisiones.
Es una plataforma única para que los administradores
decisión monitoreen los procesos internos y externos, para que
los académicos participen en la toma de decisiones
grupales y brinden retroalimentación a la gerencia y
para que el personal de apoyo desempeñe su papel y
demuestre su potencial. QuESt también es un elemento
importante para mantener un buen calendario
académico. En el sistema se incluyen aportes de
enseñanza e investigación, registro de la supervisión de
los estudiantes y proyección de la fuerza del personal,
entre otras cosas. Como se discutió en la sección
anterior, no se incluyen algunas actividades como la
presupuestación,
La figura 1 muestra el diagrama de flujo que se desarrolla
como base para el diseño del sistema y la figura 2 muestra el
flujo de datos del sistema.
Figura 1
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 TRANSACCIONES WSEAS sobre COMUNICACIONES
Figura 2
4.1 Diseño del sistema
Utilizando la información identificada y categorizada como
en la Fig. 1, la arquitectura utilizada para adoptar el marco
en la fase de diseño se basa en el modelo de sistema
distribuido. Esta infraestructura de TI subyacente permite
conectar fácilmente los servicios a la información de la
organización desde una variedad de fuentes. Esta aplicación
es mucho más rápida y menos costosa que las formas de
desarrollo anteriores y permite que las actividades tengan
una gran capacidad de respuesta. Hay dos pasos para el
diseño del sistema. El primer paso es la identificación de la
información necesaria para proporcionar la base de datos. El
segundo paso es probar el diseño para detectar
inconsistencias que deben corregirse. Esto es para asegurar
que la información a la que acceden los usuarios sea
aceptable.
4.2 Generación del sistema
Primero se seleccionan los recursos e incluyen todos los
procesos internos clave de la facultad. Todos estos
procesos y las métricas requeridas de cada proceso se
presentan claramente para su visualización. Se definen
descripciones detalladas de todas las capacidades del
sistema y se proporciona una descripción de lo que el
sistema no debe hacer.
Se examinan las especificaciones técnicas para
asegurar la compatibilidad entre el programa utilizado y los
recursos. Como el sistema está estacionado en un servidor
web, se llevaron a cabo tareas complejas como la
comunicación con la base de datos.
La etapa final es el período de prueba para garantizar
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que los indicadores proporcionados por el sistema sean
fiables.
4.3 Implementación del sistema
Básicamente, esto incluye un mantenimiento regular para actualizar
o agregar nuevas entradas. Se ha asignado un presupuesto
razonablemente asequible para este propósito. Como esta iniciativa
se basa en proyectos, el equipo evaluará continuamente las nuevas
tecnologías a medida que estén disponibles.
4.4 Características significativas y funciones
específicas del sistema (QuESt)
• ¿Cómo asegura QuESt la responsabilidad en el
proceso de toma de decisiones y gestión?
Se registra cada acción realizada. Los datos se guardan
en el sistema para auditorías externas e internas y se
puede acceder y recuperar fácilmente (ver Fig. 3). Como
se discutió anteriormente, la rendición de cuentas es un
tema que se enfrenta a menudo en la toma de
decisiones participativa. Este modelo conecta rol
responsabilidades y toma de decisiones. Los
diferentes niveles de gestión pueden identificar y
monitorear las acciones tomadas. Esto conduce a la
posibilidad de que se adopten enfoques proactivos
en el proceso de toma de decisiones. A través del
sistema, cada acción e inacción se puede rastrear
hasta la persona responsable.
78 Número 2, volumen 9, febrero de 2010
 TRANSACCIONES WSEAS sobre COMUNICACIONES
• ¿Cómo gestiona QuESt las actividades que son
que actualmente requieren garantizar
¿Toma de decisiones basada en la participación?
El sistema está diseñado para incorporar todos los
procesos importantes en la facultad. Los datos se
actualizan a diario. Se proporcionan plazos y tres
niveles de alerta. Decisión tomada por
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Fig. 3
un miembro del personal puede ser monitoreado por el
personal / jefe de departamento a cargo. Para abordar
un posible incumplimiento (por ejemplo, no cumplir con
los plazos), la alerta se envía a todos los responsables
de tomar medidas, así como de monitorear y garantizar
que se hayan tomado las medidas necesarias.
tomado (ver Fig.4)
- Alertas
- Perfil del personal
- Verificar el monitoreo
- Informes periódicos sobre
Comprobación de seguimiento
- Perfil de los estudiantes de doctorado
- Perfil de los estudiantes de maestría
Figura 4
79 Número 2, volumen 9, febrero de 2010
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• ¿Cómo asegura QuESt una decisión libre de prejuicios
(evitando la agrupación y el cabildeo)?
El modelo QuESt enfatiza las contribuciones
científicas y sociales al proceso de toma de
decisiones. Si bien, por un lado, todas las decisiones
se basan en pruebas, ya que se basan en datos, por
otro lado, los conocimientos individuales están
disponibles para que la organización los pruebe y
los utilice en su conjunto (ver tabla 1).
"ideas brillantes"). Si bien se documentan las actividades
como los informes sobre el progreso de los estudiantes, la
adopción de medidas correctivas oportunas sobre los
estudiantes con bajo rendimiento y los pagos a los
proveedores en consecuencia, para ciertas acciones y
decisiones, las personas pueden optar por permanecer en
el anonimato. De esta manera, cuando se trata de
decisiones sobre asuntos delicados y controvertidos, el
personal puede contribuir con las decisiones sin temor a
ser reprendido o de otra manera.
• ¿Cómo aborda QuESt los aspectos negativos de la
participación en la toma de decisiones?
Este proyecto, a través del sistema, adopta un enfoque
proactivo para la contribución del conocimiento. Tiene
un mecanismo incorporado para estructurar y
actualizar las contribuciones. Eficiencia en
la gestión solo se puede lograr si se asignan roles
específicos. El sistema incluye roles asignados en función
de la validación del contenido de la base de datos, el
seguimiento y el soporte, así como la capacitación del
personal. Como tales aspectos negativos como la presión
social, el pensamiento de grupo, la dominación por unos
pocos vocales se minimizan.
• ¿Cómo identifica QuESt las actividades que son la
causa raíz de los problemas?
Como el sistema almacena y registra todas las actividades,
la causa raíz de los problemas se puede identificar
fácilmente con solo hacer clic en un botón. Normalmente,
esto lleva mucho tiempo a través del sistema tradicional
basado en papel. La tecnología detrás del sistema permite
el seguimiento de las actividades y la identificación a través
de los inicios de sesión de los usuarios. Esto permite al
administrador del sistema rastrear la entrada sin procesar.
Sin embargo, se toman medidas cuidadosas para decidir
quién administra el sistema. El administrador del sistema
es alguien cuyo trabajo
Las especificaciones son principalmente técnicas y no están
relacionadas de ninguna manera con el funcionamiento de la
facultad.
• ¿Cuál es el parámetro estadístico utilizado en este
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sistema (QuESt) para identificar o analizar factores
correlacionados?
Como en cualquier buen sistema de gestión electrónica,
este sistema está diseñado para proporcionar
mediciones de los indicadores necesarios para una
decisión de gestión eficaz, ya que no podemos
gestionar lo que no se puede medir. El programa de
análisis de datos más compatible, fácilmente
disponible y económico se utiliza para generar
estadísticas para este sistema.
• ¿Cómo aborda QuESt los problemas éticos y de
confidencialidad?
Si bien este sistema brinda fácil acceso a bases de datos
y documentos importantes, enfatiza la apertura y el
derecho a la información, la facultad ha implementado
estándares y procedimientos internos para garantizar
que no se viole la confidencialidad. Los miembros del
personal han sido capacitados para evitar el riesgo de
divulgación. Para asegurarse de que los datos en su
posesión estén sujetos a un manejo adecuado, la
facultad instituyó un proceso continuo de revisión y
mejora de la capacitación de estos miembros del
personal. La privacidad y la seguridad son temas muy
importantes que se están discutiendo en la literatura
sobre el uso actual de las TIC. En su análisis de los
problemas de privacidad y seguridad en la era de la
información, Ji-Xuan Feng y Hughes
(2009) planteó preocupaciones sobre las prácticas
éticas en las organizaciones. QuESt se compromete
a garantizar que se practiquen altos estándares
éticos.
5. Conclusiones
Se ha demostrado que la gestión electrónica en el contexto
de este estudio facilita la toma de decisiones participativa en
una organización al tiempo que garantiza un estricto control
de calidad y procedimientos de seguimiento. Ético y
También se abordan los problemas de confidencialidad.
QuESt tiene el potencial de llevar los procesos internos y
externos de la organización, en este caso de la facultad, al
siguiente nivel al implementar la gestión de registros
electrónicos mientras se mantiene la flexibilidad. Mediante
el uso de la tecnología, la facultad puede garantizar una
toma de decisiones participativa confiable a través de la
aplicación de pautas de política. Sobre todo, el modelo tiene
consistencia interna, ya que integra buenas prácticas de
gestión con tecnología confiable. Siguiendo el ejemplo de
muchos informes y publicaciones sobre amenazas que la
tecnología moderna puede generar (por ejemplo,
Androulidakis, 2009), QuESt fue cuidadosamente
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 TRANSACCIONES WSEAS sobre COMUNICACIONES
diseñado teniendo en cuenta diversas cuestiones, incluidas
las prácticas éticas. Como el objetivo principal era aumentar
la eficiencia administrativa, el sistema tiene un mecanismo
incorporado para minimizar el desperdicio de recursos, el
tiempo del personal y la carga de trabajo. Como tal, puede
maximizar la responsabilidad, la participación del personal y,
hasta cierto punto, el compromiso. Siendo este el caso, a
pequeña escala, QuESt ha logrado avanzar en el
conocimiento en sistemas de e-gestión. Tiene implicaciones
para la formulación de políticas en el sentido de que los
responsables de la formulación de políticas pueden recurrir
a este sistema para quizás mejorar la eficiencia de la
gestión, así como el compromiso del personal para lograr
los objetivos institucionales. En cuanto a la eficiencia del
sistema en sí, el compromiso de la alta dirección,
especialmente en términos de seguimiento, es la clave.
Reconocimiento
Nuestro agradecimiento a los programadores y asistentes
de investigación por su cooperación y contribución.
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