ACERCA DE LOS COMPROMISOS

En este archivo encuentra orientaciones para realizar seguimiento al cumplimiento de los compromisos
que maneja la Oficina de Fomento Regional.

OBJETIVO GENERAL

Hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos que maneja la Oficina de Fomento Regional.

GLOSARIO

COMPROMISOS: Acuerdo formal al que llegan dos o más partes tras hacer ciertas concesiones cada
una de ellas.

OFR: Abreviación para hacer referencia a la Oficina de Fomento Regional

SIGOB: Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática

DYNAMICS: Suite ofimática en la nube que agrupa las funcionalidades de CRM

CRM: Aplicación utilizada para crear, asignar y gestionar los compromisos generados por el
Despacho del Ministro.

ROLES CRM: Hace referencia al perfil asignado dentro de la aplicación a los usuarios CRM

ROL CRM DESPACHO: Perfil dentro del sistema CRM, el cual permite tener una administración
más amplia de la aplicación, es quien crea los compromisos, direcciona a los enlaces y puede dar
por cumplido o cerrado un compromiso.

ROL ENLACE: Perfil dentro del sistema CRM encargado de realizar la asignación y recepción de
compromisos.

ROL CRM JEFE: Perfil dentro del sistema CRM encargado de gestionar los compromisos,
propietario del compromiso.

GRUPO DE AREA: Áreas conformadas según el organigrama de Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones MINTiC.

ENLACE CRM GRUPO DE AREA: Persona designada por cada Grupo de Área para administrar el
perfil de enlace dentro del sistema CRM

ENLACES OFR PARA VICEMINISTERIO: Persona designada por la OFR, encargada de realizar
seguimiento a los compromisos de cada Viceministerio generados en reuniones.

ASESOR REGIONAL: Persona designada por la OFR, encargada de gestionar y atender los
compromisos propios de cada región junto con el Enlace Regional

ENLACE REGINAL: Persona designada por la oficina

OFR, encargada del relacionamiento y gestión de compromisos de compromisos de manera presencial

en cada región.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO GENERACIÓN Y SEGUIMIENTO A COMPROMISOS

1. Generación de compromisos, los cuales se crean en las reuniones del Despacho del Ministerio o
desde la OFR.
2. Estos compromisos son ratificados por medio de actas de reuniones y comunicados por parte
del Jefe de OFR al grupo de seguimiento de compromisos.
3. El grupo de seguimiento de compromisos debe realizar una descripción más clara del
compromiso y enviarla al Jefe de OFR para ser socializada con los enlaces y grupos de área
involucrados. Seguido a esto ingresara el compromiso a la matriz de compromisos ingresado la
fecha de solicitud que corresponde a la fecha del acta de reunión y en estado deberá colocar
“en validación”, se deben diligenciar todos los campos de la matriz

TIPO DE COMPROMISOS PLATAFORMAS ACTORES INVOLUCRADOS

Reuniones y Visitas Regionales – Dynamics CRM Áreas del Ministerio.
Ministra
Internos OFR Planner Miembros de la OFR.
Enlaces Regionales OFR Por Definir Asesores Regionales
Regionales – SIGOB SIGOB OAPES.
4. Los enlaces y grupos de áreas involucrados tendrán un tiempo de validación del compromiso
que no puede ser mayor a XX días (se debe revisar cuantos días), donde deben indicar alcance y
viabilidad del compromiso. De no ser viable se deben entregar la justificación con sus debidos
soportes con el fin de cerrar el compromiso por ser ineficaz.

5. Creación y Registro de Compromisos:Cuando los compromisos son revisados y viables deben ser
registrados de la siguiente forma:

COMPROMISOS INTERNOS: Deben ser registrados en el planner para su control por el grupo
seguimiento a compromisos
COMPROMISOS ASESORES REGIONALES: Deben ser consolidados y registrados por el la persona
designada por el jefe de OFR en la plantilla Excel ubicada en el Sharepoint link XXXX (validar).
COMPROMISOS CMR: Deben ser registrados por el grupo de seguimiento a compromisos en el
sistema CMR y asignados a los enlaces CMR de cada grupo de área.

6. Asignación de compromisos: Los compromisos ingresados en el aplicativo CRM deben ser

asignados por el enlace CRM del grupo de área a quien sea responsable del mismo y quien
manejara el rol de jefe para su respectiva gestión. En el caso de los compromisos internos y de
asesores regionales se asignaran por el aplicativo planner
7. Se programaran reuniones periódicas para registrar los avances de cada compromiso, estos
avances deben ser registrados por el responsable en el aplicativo CMR o matriz de compromisos
regionales según sea el caso.
8. Se generara un reporte semanal por el área de seguimiento a compromisos, el cuañ
Reunión mensual para validación de compromisos, dinámica reportaba el propietario y catalina los
gestionaba y daba visto bueno para seguir el cierre.

Desde OFR se subieran los compromisos y se enviaran a los enlaces para asignarse al propietario

Se genera compromiso en la reunión

Se valida con los enlaces la viabilidad y alcance al compromiso. Se debe contar con los contactos
regionales para porder aclarar el compromisos

De ser viable se crea en la plataforma