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HISTORIA DEL
DOCUMENTO
VERSIÓN DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

Introducción de controles
6
en la gestión con
Coordinador Gerente Gerente Noviembre
Contratistas y seguimiento
RSC RSC RSC de 2018
al anexo.
Claridad sobre los
informes mensuales que
las Contratistas deben
presentar a RSC.

Inclusión de definiciones del Coordinador de Gerente

5 Gerente Mayo de
Decreto 1668 de 2016. Gestión - RSC RSC
RSC 2017

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .............................................................................................................................................2

2. ALCANCE..............................................................................................................................................2

3. GLOSARIO ............................................................................................................................................2

4. ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA ..............................................................4

5. RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS CONTRATISTAS Y SUS SUBCONTRATISTAS ...................4

6. REQUISITOS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA PARA NUESTROS CONTRATISTAS ........5

6.1. CONTRATACIÓN DE MANO DE OBRA LOCAL ..........................................................................7

6.2. COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS LOCALES....................................................................... 10
6.3. MANEJO DE LA INFORMACIÓN Y ATENCIÓN A LA COMUNIDAD Y AUTORIDADES .............. 13
6.4. COORDINACIÓN DE ACCIONES DE INVERSIÓN SOCIAL....................................................... 16

7. SEGUIMIENTO A LA POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL ........................................................ 15

1. OBJETIVO

Incorporar la política de Responsabilidad Social de LA COMPAÑÍA al Contrato, evidenciando los

compromisos que el CONTRATISTA se obliga a satisfacer en desarrollo del Objeto del mencionado
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Contrato.

Adicionalmente, definir el marco de acción de los funcionarios de la Compañía en lo que se refiere al

relacionamiento con las comunidades en el marco de la ejecución de las operaciones en los distintos
bloques en donde LA COMPAÑÍA funge como operador.

2. ALCANCE

Los criterios expuestos en este documento deben ser implementados por los CONTRATISTAS, quienes
además deberán asegurar su cumplimiento por parte de los Subcontratistas en las operaciones y
servicios realizados para LA COMPAÑÍA.

3. GLOSARIO

 Área de Influencia: Área en la cual se manifiestan de manera objetiva y en lo posible

cuantificable, los impactos ambientales significativos ocasionados por la ejecución de un
proyecto, obra o actividad, sobre los medios abiótico, biótico y socioeconómico, en cada uno
de los componentes de dichos medios. Debido a que las áreas de los impactos pueden variar
dependiendo del componente que se analice, el área de influencia podrá corresponder a
varios polígonos distintos que se entrecrucen entre sí1.

 Acción Correctiva: Es la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación no deseable. (Según se encuentra definido en las normas ISO9000,
ISO14001 y OHSAS18001)

 Corrección: Es la acción tomada para eliminar una no conformidad detectada (Según se

encuentra definido en la norma ISO9000).

 Contrato: Se refiere al negocio jurídico que contiene las condiciones de prestación de un

servicio o la compra de un bien en favor de la COMPAÑÍA, e incluye las Órdenes de Compra o
Servicio, a las cuales también les aplica el presente Anexo.

 Corporación o Compañía: Es FRONTERA ENERGY COLOMBIA CORP., sus afiliadas, sucursales,

matrices, dependientes o controladas.

 Expectativas Laborales: Es toda aquella pretensión o aspiración de vinculación laboral

generada en la comunidad por el desarrollo de las actividades que va a desarrollar EL
CONTRATISTA o sus Subcontratistas en beneficio de LA COMPAÑÍA en el área de influencia y
que deben ajustarse a los postulados del Decreto 1668 de 2016.

 Grupos de Interés: Hace referencia a los trabajadores, proveedores, contratistas, gobierno,

comunidad del área de influencia a los proyectos de LA COMPAÑÍA, accionistas y socios de LA
COMPAÑÍA.

 Mano de Obra Calificada (MOC): Según el Decreto 1668 de 2016, para el caso de

1
Decreto 2041 de 2014.
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estandarizaciones adoptadas por el Ministerio de Trabajo, serán considerados como

calificados aquellos cargos que corresponden a perfiles ocupacionales que requieren para su
desarrollo formación técnica, tecnológica o profesional, sin importar que el empleador valide
dicho requerimiento de formación por tiempo de experiencia. Para el caso de perfiles no
estandarizados, serán considerados como calificados aquellos cargos que requieran para su
desarrollo formación técnica, tecnológica o profesional, sin importar que el empleador valide
dicho requerimiento de formación por tiempo de experiencia. (Ver Tabla 1 – Clasificación de
MONC y MOC)

 Mano de Obra No Calificada (MONC): Personal que desarrolla labores que no requieren
ninguna acreditación o formación general o específica (Ver Tabla 1 – Clasificación de MONC y
MOC).

 Mano de Obra Local: Según el Decreto 1668 de 2016, solo se considerará como Mano de
Obra Local, sin importar el tipo de vacante al que aspire, la persona que acredite su residencia
con el certificado expedido por la alcaldía municipal, de conformidad con lo previsto en el
numeral 6°del literal f del artículo 91 de la Ley 136 de 1994, modificado por el artículo 29 de
la Ley 1551 de 2012.

 Oficina de RSC: Es (son) la(s) persona(s) que representa(n) en las áreas de influencia a LA
COMPAÑÍA y que gestiona(n) los temas relacionados con Responsabilidad Social Corporativa.

 Plan de Responsabilidad Social Corporativa: Es el documento que especifica qué

procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién, cómo y cuándo deben usarlos
en un proyecto, producto, proceso o contrato específico, para dar cumplimiento a los requisitos
establecidos en el presente documento.

 Política de Responsabilidad Social Corporativa: Es el documento en el que constituyen de

manera explícita las intenciones globales y la orientación de LA COMPAÑÍA frente al tema de
la Responsabilidad Social Corporativa, y donde se hacen explícitos sus compromisos
relacionados.

 RSC: Responsabilidad Social Corporativa.

 SPE: Servicio Público de Empleo. Es una iniciativa del Gobierno Nacional que busca el
encuentro entre la oferta y la demanda laboral del país de manera transparente, ágil y
eficiente. Ayuda a los trabajadores a encontrar un empleo adecuado a su perfil y a los
empleadores a contratar trabajadores de acuerdo con sus necesidades, para aumentar la
productividad y competitividad de sus empresas

 Vacante: Según el Decreto 1668 de 2016, vacante quiere decir todo puesto no ocupado, cuyas
funciones estén relacionadas con los servicios o actividades realizadas en el marco de
proyectos de exploración y producción de hidrocarburos.

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4. ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA

POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA DE LA COMPAÑÍA

En línea con la Política de Sostenibilidad, la Corporación, nuestros directores (as) y colaboradores (as)
entienden la Responsabilidad Social Corporativa –RSC- como la manera en la que debemos desarrollar
nuestro negocio en áreas de influencia directa en los territorios donde operamos. Nuestra Política de
RSC establece el compromiso que asumimos con la sociedad y con nuestros grupos de interés de
desarrollar nuestras actividades empresariales en nuestras áreas de influencia de forma consciente,
responsable, ética y coherente con nuestras promesas de valor.

Tener una actuación socialmente responsable tiene un fundamento ético e inicia con el reconocimiento
de nuestros impactos y oportunidades de desarrollo en los entornos donde operamos. Esta política es
el marco de actuación dentro del cual se desarrollan los objetivos estratégicos de la Corporación.

Mediante la presente Política, la Corporación se propone ser socialmente responsable a través de la

mejora continua de sus operaciones y la optimización de sus intervenciones sociales. Tenemos la
convicción de que debemos generar desarrollo y prosperidad en las zonas en donde operamos, por
eso, queremos especializarnos en nuestras intervenciones, y ser cada día más reconocidos por el
impacto que genera nuestra operación y su poder transformador en las comunidades donde tenemos
presencia.

Creemos firmemente que nuestra RSC no es solamente una forma de mitigar los impactos negativos
de nuestra operación en las comunidades locales ni es una compensación por los daños causados, es
nuestra misión como ciudadanos corporativos y trasciende de lo voluntario a lo obligatorio.

5. RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS CONTRATISTAS Y SUS SUBCONTRATISTAS

Para asegurar el cumplimiento de los requisitos de RSC citados en el presente documento, el

CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:

 Conocer la Política de Responsabilidad Social Corporativa definida por LA COMPAÑÍA.

 Asegurar el cumplimiento de la Política de Responsabilidad Social Corporativa por parte de

sus Trabajadores y Subcontratistas.

 Asegurar la ejecución de los trabajos conforme a los compromisos establecidos en la Política

de Responsabilidad Social Corporativa de las actividades propias del objeto del Contrato.

 Delegar al personal idóneo para que se encargue de velar por el cumplimiento de los
lineamientos de la Política de Responsabilidad Social Corporativa fijando sus
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responsabilidades y autoridades.

 Verificar el cumplimiento de la Política de Responsabilidad Social Corporativa, así como de las

demás normas que en otras materias como la civil y la comercial les sean aplicables, y que
den cuenta de la adecuada gestión del contrato en el entorno en donde se desarrollan los
servicios contratados por LA COMPAÑÍA.

 Garantizar que cuando subcontrate servicios en beneficio de las operaciones de LA

COMPAÑÍA, sean estos a proveedores locales, regionales o nacionales, hará oportunamente
los pagos de dichos servicios o suministros subcontratados.

 Mantener informado al personal de la Oficina de RSC de LA COMPAÑÍA sobre los aspectos

relativos a la implementación y cumplimiento de la Política de Responsabilidad Social
Corporativa.

 Presentar oportunamente los informes relacionados en el presente documento.

 Participar activamente en las sesiones de capacitación organizadas por el área de RSC según
sea necesario, para conocer los lineamientos establecidos en el presente anexo y las
estrategias de Responsabilidad Social Corporativa emprendidas por LA COMPAÑÍA.

 Abstenerse, so pena de la aplicación de las sanciones o llamadas de atención contenidas en

el contrato, de anunciarse como representante de LA COMPAÑÍA y de adelantar reuniones y/o
socializaciones con Grupos de Interés, comunidades, autoridades municipales y/o
departamentales para tratar temas que puedan comprometer la responsabilidad de LA
COMPAÑÍA o relacionados con la ejecución de un Contrato.

 Llevar a cabo correcciones y acciones correctivas oportunas que conduzcan a la solución de

los hallazgos, peticiones, quejas y reclamos relacionados con el cumplimiento de la Política de
Responsabilidad Social Corporativa.

6. REQUISITOS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA PARA NUESTROS CONTRATISTAS

Los aspectos de RSC que se describen a continuación deben ser aplicados de acuerdo al impacto
social que tenga el desarrollo de las actividades para las que fue contratado EL CONTRATISTA o
Subcontratista, bajo la dirección del primero, en los diferentes municipios de acuerdo al Decreto 1668
de 2016 y demás legislación vigente.

Así las cosas, RSC de la Corporación y por lo tanto de sus CONTRATISTAS y Subcontratistas debe
impactar los siguientes componentes del entorno, siendo todos iguales de importantes frente a las
comunidades y Grupos de Interés:

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Contratación de
Mano de Obra
No calificada –
MONC-Local
(Decreto
1668/16)

Contratación de
Mano de Obra
Coordinación de
Calificada –
Acciones de
MOC- Local
Inversión Social
(Decreto
REQUISITOS DE 1668/16)
RESPONSABILIDAD
SOCIAL PARA
CONTRATISTAS

Manejo de
Adquisición de Información y
Bienes y atención a las
Servicios locales comunidades y
autoridades

Gráfica 1. Elementos en Responsabilidad Social Corporativa - RSC

aplicables en la ejecución de un Contrato

Los elementos en RSC deberán ser cumplidos por el CONTRATISTA o Subcontratista bajo la dirección
del primero. El CONTRATISTA debe exigir el cumplimiento de los elementos en RSC a todos sus
Subcontratistas sin excepción, según apliquen y asegurar que éstos se encuentren en línea con los
requisitos establecidos en el presente Anexo, realizando las actividades de seguimiento que defina
para tal fin, y sujeto a la supervisión, auditoría y control de la COMPAÑÍA de acuerdo al Contrato.

Conforme a lo anterior, el CONTRATISTA debe designar e informar oportunamente a la Oficina de RSC,

dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del Contrato al Administrador del Contrato, el
nombre y cargo de la persona responsable de su empresa, encargada de velar por el cumplimiento del
presente Anexo.

De la misma manera, el CONTRATISTA deberá establecer un Plan de Responsabilidad Social

Corporativa que incluya los compromisos aplicables al Contrato, las metodologías definidas para su
desarrollo y que incluya los mecanismos de control que aplicará para garantizar el cumplimiento del
mismo en las actividades desarrolladas por el Subcontratista, éste documento debe ser remitido al
área de RSC y Administrador del Contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del
Contrato.

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El Plan de Responsabilidad Social Corporativa definido por el CONTRATISTA será el documento que
describa los mecanismos que utilizará éste para cumplir con los requisitos establecidos en el presente
Anexo y la base para que se haga seguimiento al grado en que el CONTRATISTA y sus Subcontratistas
se encuentran en línea y consideran los lineamientos de la Política de Responsabilidad Social
Corporativa de LA COMPAÑÍA en su organización. Dicho procedimiento será entregado en cada uno de
los bloques en los que opera el CONTRATISTA.

Este plan, o cualquier actualización, deben ser entregados al área de RSC y al Administrador del
Contrato antes de iniciar el desarrollo del objeto contractual y deben contener por lo menos los
siguientes aspectos:

 Política de Responsabilidad Social Corporativa del CONTRATISTA.

 Proyectos y/o prácticas en Responsabilidad Social Corporativa del CONTRATISTA.
 Política de Comunicaciones del CONTRATISTA y procedimientos para atención y cierres de PQR
(Peticiones, Quejas, Reclamos).
 Estrategias para el cumplimiento de los requerimientos de RSC de LA COMPAÑÍA
 Contratación de mano de obra local.
 Compra de bienes y servicios locales.
 Manejo de la información y atención a la comunidad y autoridades.
 Ejecución de acciones de inversión social2

El área de Responsabilidad Social Corporativa dispondrá de espacios de orientación y capacitación para

la adecuada interpretación de los requisitos definidos y de los métodos para su cumplimiento. En
consecuencia, el CONTRATISTA debe asegurarse de acudir al personal de RSC de la COMPAÑÍA y/o a
las capacitaciones programadas con el objeto de obtener información que facilite su gestión respecto
de las estrategias establecidas.

6.1. CONTRATACIÓN DE MANO DE OBRA LOCAL

LA COMPAÑÍA busca propiciar la contratación de mano de obra local en el área de influencia para la
ejecución de las actividades de su operación, efecto para el cual ha definido un proceso en procura de
su cumplimiento (Ver Gráfica 2 – Proceso de Contratación de Mano de Obra Local).

En tal sentido, LA COMPAÑÍA establece canales de comunicación con los Grupos de Interés que se
requiera de las áreas de influencia en sus operaciones, fomentamos la contratación de las personas
residentes en el área de influencia para los cargos en donde se requiere mano de obra calificada (MOC)

2
Las acciones de inversión social que los CONTRATISTAS o Subcontratistas quieran ejecutar son de carácter voluntario, pero
deben estar alineadas con las actividades que en el mismo sentido ejecute LA COMPAÑÍA, según las necesidades del entorno.
(Véase Ítem 6.4)

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y mano de obra no calificada (MONC) (Ver Tabla 1 – Clasificación de MONC y MOC), en la medida que
dichas comunidades puedan suplir las necesidades de las operaciones en los proyectos.

Gráfica 2. Flujograma Proceso de Contratación de Mano de Obra Local-

Responsabilidad Social Corporativa.

La ejecución del proceso de Contratación de Mano de Obra Local debe contar con los registros
pertinentes que demuestren el cumplimiento de los requerimientos asociados. La COMPAÑÍA ha
dispuesto mecanismos que el CONTRATISTA o Subcontratista debe utilizar para la ejecución de cada
paso del proceso según aplique:

 Haciendo uso de las plataformas tecnológicas dispuestas para la ejecución y control del
proceso asegurando la veraz y oportuna actualización de la información.

 El contratista debe informar a RSC los códigos y las vacantes que se requieren para dar
cumplimiento con las actividades, además debe publicar esta información en las zonas rurales
y urbanas donde se encuentre el proyecto o los proyectos.

 Utilizando el formato R-RSC-014 “CONTROL DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL MONC/MOC

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LOCAL” y el formato R-RSC-009 “GENERACIÓN DE EMPLEO MONC/MOC LOCAL – COMPRAS DE

LA REGIÓN” los cuales se deben reportar mensualmente durante los primeros cinco (5) días
de cada mes en la coordinación de RSC del Campo/Bloque que corresponda al proyecto que
se ejecuta, para dar cumplimiento a los requerimientos de la normatividad vigente. De igual
manera, los demás informes que se requieran para evidenciar el cumplimiento de dicha
normatividad
 El contratista y subcontratista deberá disponer de los recursos necesarios para garantizar que
lo dispuesto en este aparte de contratación de mano de obra se cumpla, garantizando con
soportes todas las acciones desarrolladas para dar cumplimiento estricto a la contratación de
mano de obra.

 Para el caso de la contratación de MOC, el porcentaje de participación debe ser mínimo el 30%
con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente.

 Para el caso de la contratación de MONC, el 100% del total requerido debe ser contratado con
personal del área de influencia de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente.

 El contratista que no cumpla con lo dispuesto en este aparte de contratación de mano de obra
local, será sancionado conforme a las cláusulas establecidas en el contrato firmado con LA
COMPAÑÍA.

Al contratar mano de obra local se debe establecer cómo se dará cumplimiento a los siguientes
parámetros:

 EQUIDAD LABORAL

 Según el Decreto 1668 de 2016, las empresas operadoras de proyectos de exploración y

producción de hidrocarburos, en los contratos que celebren con terceros para desarrollar
actividades relacionadas con proyectos de exploración y producción de hidrocarburos,
incluirán clausulas relacionadas con la gestión del recurso humano a través del Servicio
Público de Empleo y el cumplimiento de las obligaciones previstas en la presente sección.

 El CONTRATISTA debe procurar la equidad en el acceso al empleo, de manera que las

oportunidades laborales puedan ser de conocimiento y acceso a la mayor cantidad posible
de personas del Área de Influencia. Tal proceso debe realizarse sin discriminación por
razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o
filosófica.

 El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán propiciar la participación en el proyecto de

la mano de obra calificada (MOC) oferente del área de influencia, incluyéndose en los
procesos de selección y pruebas, siempre y cuando la empresa CONTRATISTA o
Subcontratista requiera el personal y este cumpla con las competencias definidas para el
cargo y con los requerimientos legales para ocupar el cargo. (Ver Gráfica 2. Proceso de
Contratación de Mano de Obra Local)

 De acuerdo con el valor corporativo de integridad, los procesos de selección deberán

efectuarse con rectitud, honestidad, transparencia y veracidad, con plena sujeción a la
normatividad laboral vigente.

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 Acogerse a los criterios, mecanismos, tiempos y procedimientos que se definan para los
procesos de selección y contratación de personas de la región, de acuerdo con las políticas
de LA COMPAÑÍA.

Para su cumplimiento, el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:

A. Identificar los cargos en donde se requiere mano de obra calificada y mano de obra no
calificada en la realización de sus actividades (Ver Tabla 1. Clasificación de MONC Y MOC).
B. Dar cumplimiento al proceso de contratación de mano de obra local en todos los procesos de
vinculación laboral (Ver Gráfica 2. Proceso de Contratación de Mano de Obra Local)
asegurando que:

 Se vincula laboralmente a las personas relacionadas por los prestadores autorizados en

los territorios dentro del proceso del Servicio Público de Empleo en línea con las
resoluciones 145 y 555 de 2017, ambas expedidas por la unidad del Servicio Público de
Empleo o las futuras regulaciones que sustituyan o modifiquen lo pertinente.
Tabla No. 1
Clasificación de MONC
y MOC

MONC
MOC
Personal que desarrolla labores que
Denominación no requieren ninguna acreditación o
formación general o específica.
Las funciones de estas ocupaciones
requieren comúnmente de la
Características ejecución de actividades manuales
simples y repetitivas, que pueden ser
aprendidas en poco tiempo y para las
cuales no se requieren
conocimientos ni experiencia previa
alguna.
Personal con formación en un oficio o
actividad, para el cual ha sido acreditado
o certificado por entidades de educación
o por la entidad competente para el
efecto.
Las funciones de estas ocupaciones
generalmente requieren de algún nivel
de educación, formación y experiencia
para el desarrollo de las actividades
relacionadas, desde el conocimiento
básico y hasta su entendimiento
complejo.
Normalmente están relacionadas a la
ejecución de actividades físicas e
intelectuales y en ciertos niveles pueden
incluir la autonomía en la toma de
decisiones relacionadas al fin de cada
cargo. En algunos casos puede implicar
el uso de algunos equipos o máquinas.

 DESEMPEÑO DE LOS TRABAJADORES LOCALES

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Para su cumplimiento, el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:

A. Reportar de forma inmediata a la coordinación de RSC la presencia de inconformidades, faltas

a la disciplina, mal desempeño y en general cualquier inconveniente con los trabajadores de
la región, junto con las pruebas testimoniales, documentales, o de otra índole que soporten
estas situaciones para que las autoridades y representantes de la comunidad puedan ejercer
las sanciones contempladas de acuerdo con sus procedimientos, sin perjuicio de las acciones
legales que eventualmente pueda adelantar el CONTRATISTA y/o sus Subcontratistas cuando
la situación lo amerite.

B. Aplicar procedimientos disciplinarios de acuerdo con lo estipulado en la ley cuando la situación

lo amerite.

6.2 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS LOCALES

 DESARROLLO SOSTENIBLE EN LA COMUNIDAD

 LA COMPAÑÍA propende por el desarrollo de las comunidades que son parte del área de
influencia en donde ejecuta las actividades de su operación, definiendo para ello la
necesidad de la adquisición de bienes y servicios con prioridad en éstas, cuando existen
condiciones operativas, logísticas y comerciales adecuadas.

El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deben establecer en el Plan de Responsabilidad Social el tipo y

las cantidades de los bienes y servicios que van a adquirir a nivel local.

En caso que el CONTRATISTA y sus Subcontratistas requieran el suministro de bienes y servicios,

deberán considerar la oferta y la adquisición de bienes y servicios a proveedores o empresas de la
localidad o región, siempre y cuando cumplan con los estándares de oportunidad, calidad y cantidad
requeridos y sean competitivos en precios a nivel regional. En general, el CONTRATISTA y sus
Subcontratistas evitarán generar procesos inflacionarios en la región, buscando negociar precios
razonables con los contratistas o proveedores locales.

Para tener acceso a la información de oferta de bienes y servicios locales, el CONTRATISTA o

Subcontratista tendrá la posibilidad de consultarla en los canales de información dispuestos para tal
fin.

El CONTRATISTA es responsable por presentar la información correspondiente a la compra de bienes

y servicios locales solicitada por el personal de RSC o del Administrador del Contrato, a través de los
medios definidos para ello según aplique:

 Haciendo uso de las plataformas tecnológicas dispuestas para la ejecución y control del
proceso asegurando la oportuna actualización de la información.
 Utilizando el R-RSC-009 “GENERACIÓN DE EMPLEO MONC/MOC LOCAL – COMPRAS DE LA
REGIÓN” los cuales se deben reportar mensualmente durante los primeros cinco (5) días de
cada mes en la coordinación de RSC del Campo/Bloque que corresponda al proyecto que se
ejecuta

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Para su cumplimiento, el CONTRATISTA o Subcontratista bajo la dirección del primero, debe:

A. Durante la selección de proveedores, al comparar dos o más de ellos con las mismas
características de oferta y en igualdad de condiciones, dar prioridad de compra a los
proveedores de la región.

B. Mantener registro de todos los procesos de selección de proveedores, en desarrollo de las

actividades para las que ha sido contratado por LA COMPAÑÍA.

 FORMALIZACIÓN DE LAS RELACIONES COMERCIALES CON LOS PROVEEDORES LOCALES

 El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán cumplir con el suministro de la

información requerida por el personal de RSC de LA COMPAÑÍA o del Administrador del
Contrato, respecto a la contratación de bienes y servicios locales con transparencia y
equidad.

 Será responsabilidad única del CONTRATISTA y sus Subcontratistas la forma en que

pacten el pago por la prestación de los bienes y servicios, para lo cual deberán tener en
cuenta la normatividad aplicable a la industria de hidrocarburos, pero en todo caso, LA
COMPAÑÍA tendrá plena autonomía para verificar su cumplimiento y desarrollo,
exigiendo según el caso, paz y salvos periódicos, pudiendo en todo caso, cuando no se
presenten, abstenerse de efectuar los pagos pendientes a favor del CONTRATISTA y
hacer los pagos directamente a sus acreedores en los términos definidos en el Contrato.

 Es imperativo que el CONTRATISTA y sus Subcontratistas se encuentren, en forma

permanente, al día en los pagos a contratistas y proveedores de la región, y con todas
las demás obligaciones frente a estos que tengan dicho CONTRATISTA y sus
Subcontratistas.

 En lo referente a la contratación de servicios de transporte o alquiler de vehículos, si son

requeridos por el CONTRATISTA y sus Subcontratistas, éstos deberán dar prioridad a la
oferta local, siempre y cuando los vehículos ofrecidos cumplan con los requisitos legales
(Ley 105 de 1993, ley 336 de 1996, decreto 174 de 2001 del Ministerio de Transporte
y demás normas que las modifiquen o complemente) y las condiciones impuestas por la
política integral de HSEQ de LA COMPAÑÍA. El anexo de HSEQ de LA COMPAÑÍA contiene
los requisitos mínimos que debe ofrecer un servicio seguro y de calidad.

 Los conductores asignados a estos vehículos deberán cumplir con todos los
requerimientos consignados en el Anexo de HSEQ y la legislación laboral vigente.

Para su cumplimiento el CONTRATISTA o Subcontratista bajo la dirección del primero, debe:

A. Al adquirir bienes y/o servicios a proveedores de la región, mantener contratos escritos u

órdenes de servicio, a fin de garantizar que se cumpla con los requisitos pactados, incluyendo
los términos para pagar la facturación y estableciendo el tiempo y las condiciones acordadas
para efectuar el correspondiente pago.
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B. Mantener una relación de los pagos pendientes por realizar a proveedores, acorde con las
compras efectuadas y los servicios contratados.

C. Pagar las facturas a los proveedores y Subcontratistas acorde a lo definido en el contrato u

orden de servicio relacionada con la compra efectuada, para lo cual se debe dejar registro de
acuerdo a lo que establece la normatividad contable nacional.

 GESTIÓN DEL ENTORNO CON EMPRESARIOS LOCALES

Al finalizar la ejecución de las actividades del Contrato con LA COMPAÑÍA, el CONTRATISTA o

Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:

A. Una vez culmine la relación comercial entre el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección
del primero, con los empresarios locales en cada territorio, se realizará entre éstos un Acta de
Finalización y/o Acta de Paz y Salvo que refleje la finalización de la relación comercial.
B. Listar los empresarios locales de la región con los cuales se tuvo relación durante la ejecución
del Contrato, el número de las facturas y el número o fecha del documento que compruebe el
pago de cada una de éstas.
C. Remitirán al área RSC y su Administrador de Contrato la siguiente documentación:

 Consolidado de relación con proveedores y Subcontratistas de la región.

 Actas de finalización y/o Acta de Paz y Salvo de cada uno de los proveedores y
Subcontratistas con los cuales se formalizó la relación comercial a través de
contrato u orden de servicio.

Si a la finalización del Contrato, y para poder hacer el último pago, el CONTRATISTA no remite al
administrador del Contrato los documentos aquí relacionados, LA COMPAÑÍA podrá retener los pagos
pendientes, y conforme lo establecido en el Contrato, hacer uso de esos recursos para pagar
directamente las obligaciones incumplidas por el CONTRATISTA.

6.3 MANEJO DE LA INFORMACIÓN Y ATENCIÓN A LA COMUNIDAD Y AUTORIDADES

 SOCIALIZACIÓN DE UN PROYECTO A LAS COMUNIDADES

 La socialización que permita el conocimiento y el entendimiento de los proyectos

desarrollados por LA COMPAÑÍA por parte de la comunidad del área de influencia en el
marco del cumplimiento de las Licencias y permisos Ambientales en las operaciones, es
imperiosa en función de la transparencia y la equidad que aseguran el cumplimiento de
la Política de Responsabilidad Social Corporativa de nuestra organización.

 El CONTRATISTA y sus Subcontratistas participarán designando al personal idóneo, a

solicitud del área de RSC de LA COMPAÑÍA, en las actividades de socialización del proyecto

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dirigidas a la comunidad y a las autoridades locales.

Para su cumplimiento el CONTRATISTA o Subcontratistas, bajo la dirección del primero, debe:

A. Asistir y participar en las socializaciones y reuniones con la comunidad a las que sea
convocado por el personal de RSC de LA COMPAÑÍA.
B. Cumplir con todos los acuerdos pactados con la comunidad, los cuales deben ser consultados
previamente con el personal de RSC de LA COMPAÑÍA.

 RECONOCIMIENTO A ORGANIZACIONES COMUNITARIAS

 El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán reconocer las organizaciones

comunitarias o Juntas de Acción Comunal (JAC) existentes en la región y coordinar con el
personal de RSC su participación en los diferentes procesos relacionados con el proyecto
a ejecutarse, compra de bienes y servicios locales, inversión social, procesos de
comunicación e información y todos aquellos que estén relacionados con la operación de
la COMPAÑÍA o que de cualquier forma vinculen a la COMPAÑÍA.

Para cumplir con lo anterior el CONTRATISTA o Subcontratista bajo la dirección del primero, debe:

A. Sujetarse al cumplimiento de las directrices establecidas por LA COMPAÑÍA respecto de las

relaciones con la comunidad de las áreas de influencia o con las organizaciones o personas
que las representen.
B. Reconocer las organizaciones gubernamentales, comunitarias, Juntas de Acción Comunal
(JAC) o representantes de las comunidades existentes en la región donde tienen influencia y
contacto, respetando su cultura y organización social.

C. Canalizar todas las actuaciones que tengan relación con la comunidad de las áreas de
influencia a través del personal de RSC de LA COMPAÑÍA y del Administrador del Contrato.
D. Informar al área de RSC de LA COMPAÑÍA y/o al Administrador del Contrato, sin perjuicio de lo
establecido en el Anexo de Seguridad Física, cualquier situación de riesgo o impedimento que
pueda entorpecer el eficiente desarrollo de las actividades de la operación, para su adecuada
intervención y manejo.

 ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES CON LA COMUNIDAD

 El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán informar al personal de RSC de LA COMPAÑÍA

y al Administrador del Contrato, acerca de todas las comunicaciones, solicitudes, quejas,
reclamaciones o cualquier otro tipo de información provenientes de la comunidad o las
autoridades locales.

 El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán disponer de los recursos necesarios para

atender las peticiones, quejas y reclamos que eventualmente se puedan presentar, el
CONTRATISTA deberá estar en contacto permanente con los profesionales de RSC de LA
COMPAÑÍA y del Administrador del Contrato, para trabajar en conjunto, de forma proactiva y
evitar que las situaciones se salgan del curso normal y escalen hacia conflictos de mayor
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gravedad que afecten el desarrollo del Contrato y de la operación de LA COMPAÑÍA.

 El CONTRATISTA y sus Subcontratistas deberán conocer la estrategia de comunicaciones

específica para la socialización del Contrato, con el fin de proceder con lineamientos claros en
las reuniones de información que se programarán en cada una de las áreas de influencia. El
CONTRATISTA y sus Subcontratistas no podrán realizar ningún tipo de socialización o
comunicación con Grupos de Interés, relacionada con el Contrato sin la autorización previa por
parte de LA COMPAÑÍA y/o su acompañamiento.

Para su cumplimiento el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe:

A. En caso de posibles incumplimientos o dificultades que se presenten en la ejecución de los

acuerdos con la comunidad, estos deben ser informados y tramitados, directamente y de
inmediato, al área de RSC. De esta manera se busca dar manejo al entorno bajo la premisa
del “BUEN VECINO” generando canales claros y asertivos que generen confianza en el
relacionamiento con las comunidades.
B. Si durante la ejecución del objeto contractual se presenta algún incumplimiento que pueda
afectar el equilibrio social con la comunidad y/o las autoridades locales, estos deben ser
informados inmediatamente al personal de RSC de LA COMPAÑÍA y al Administrador del
Contrato.
C. Formular y ejecutar coordinadamente con el personal de RSC correcciones y acciones
correctivas que tengan como resultado la solución definitiva ante las problemáticas de tipo
social que se presenten.

 ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES CON LOS TRABAJADORES

 Brindar a todas las personas vinculadas directamente con el Contrato, información

suficiente y amplia sobre las características del proyecto, licencia ambiental (Estudio de
impacto ambiental y Plan de Manejo ambiental), el enfoque social del proyecto y/o
Contrato, el comportamiento esperado con la comunidad.

Para su cumplimiento el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero debe:

A. Impartir inducción a sus trabajadores antes de iniciar las actividades para lo cual fueron
contratados.
B. Incluir dentro de los temas de inducción, la divulgación de:
 Política de Responsabilidad Social Corporativa de LA COMPAÑÍA.

 Plan de Responsabilidad Social del CONTRATISTA o Subcontratista.

 Procedimiento para la ejecución de compras de bienes y/o servicios en la región.

 Procedimiento para la solución de inquietudes y acuerdos de la comunidad con la que se
puede tener contacto durante el desarrollo de las actividades.
 Plan de Inversión Social (si aplica)

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 Licencia Ambiental – componente socioeconómico

 REQUERIMIENTOS LEGALES Y ACUERDOS LOCALES

 Es fundamental para el cumplimiento de los propósitos del Contrato, la definición de unas
óptimas relaciones con las comunidades y las autoridades del orden municipal, regional y
nacional. Esto supone no sólo el cumplimiento estricto de las normas legales vigentes,
sino que determina el establecimiento de unas pautas de cooperación, convivencia
armónica y ayuda mutua.

El área de Responsabilidad Social Corporativa identifica y desarrolla estrategias para asegurar el

cumplimiento de los requisitos legales inherentes a su función y, en el desarrollo de sus actividades
de relacionamiento, establece acuerdos con las comunidades y los gobiernos locales en procura de la
materialización de la Política de Responsabilidad Social Corporativa en su beneficio y el de LA
COMPAÑIA.

En consecuencia y para asegurar su cumplimiento, el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección

del primero, debe:

A. Cumplir todos los acuerdos pactados con las comunidades y los gobiernos locales durante los
procesos de relacionamiento, incluso los de consulta previa. Éstos deben ser consultados con
el personal de RSC de LA COMPAÑÍA.
B. Cumplir con lo establecido por los documentos que reglamenten el manejo ambiental en lo
relacionado con el manejo social del área a intervenir según las actividades que desarrolle.
C. Cumplir con la legislación nacional aplicable en todas las materias, especialmente a nivel
social y cultural, de acuerdo a las áreas a intervenir.

6.4 COORDINACIÓN DE ACCIONES DE INVERSIÓN SOCIAL

 GESTIÓN DE CONTRIBUCIONES, DONACIONES Y/O ACCIONES SOCIALES

 El CONTRATISTA y/o Subcontratista que tenga dentro de sus planes efectuar algún tipo de
contribución o acción cívica o comunitaria o que quiera atender alguna petición recibida
por parte de la comunidad en este sentido, deberá, antes de establecer algún
compromiso, dar a conocer al personal de RSC de LA COMPAÑÍA el tipo de acciones o el
contenido de las solicitudes.

 Los compromisos que adquieran el CONTRATISTA y/o sus Subcontratista tendrán que ser
previamente aprobados por LA COMPAÑÍA
Para su cumplimiento, el CONTRATISTA o Subcontratista, bajo la dirección del primero, debe: Mantener
comunicación permanente con el personal de RSC de LA COMPAÑÍA y el Administrador del Contrato,
para coordinar la contribución o acción cívica o comunitaria que voluntariamente quiera desarrollar y
asegurar que las mismas corresponda con el Marco de Inversión Social definido y las necesidades
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identificadas.

7. SEGUIMIENTO A LA POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

Como parte del seguimiento de la Política de Responsabilidad Social, LA COMPAÑÍA o delegados de la

COMPAÑÍA para tal fin, podrán hacer visitas al CONTRATISTA y sus Subcontratistas para hacer
seguimiento y verificar su cumplimiento.

El CONTRATISTA autoriza a LA COMPAÑÍA a inspeccionar y verificar en cualquier momento en las sedes,

los frentes de trabajo y trabajadores, los requisitos legales, normas y demás documentos que sean
necesarios, propios o de sus Subcontratistas, para evaluar el cumplimiento de los requisitos
establecidos en el presente documento.

En caso de encontrarse alguna desviación y posterior a ser informado sobre la situación, EL

CONTRATISTA deberá llevar a cabo correcciones y acciones correctivas oportunas que conduzcan a su
Solución y deberá entregar las evidencias que comprueben su efectiva implementación en el plazo
determinado por la COMPAÑÍA y través de los medios definidos para ello según aplique.

Haciendo uso de las plataformas tecnológicas dispuestas para el cierre de los hallazgos registrados,
asegurando la oportuna actualización de la información, o entregando dichas evidencias al área de RSC
según el Campo o Bloque donde se ejecute el proyecto.

En caso de reiterarse incumplimientos a los requisitos establecidos en el presente anexo, aplicará el

capítulo sancionatorio establecido en el Contrato establecido entre LA COMPAÑÍA y el CONTRATISTA.

FIN DEL ANEXO

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