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Campaña Casos de Éxito Microsoft

CLIENTE : Microsoft
PRODUCTO : CASOS DE ÉXITO
MEDIO : ARTÍCULO
TAMAÑO : ADECUADO
REFERENCIA : LADRILLERA SANTAFÉ R02
FECHA : 28 DE MARZO 2011

LADRILLERA SANTAFÉ
Productos de arcilla de calidad

Es una empresa industrial colombiana con 55 años de trayectoria, especializada en

producir materiales de arcilla para el sector de la construcción. Entre su portafolio de
productos se encuentran ladrillos estructurales y de fachada, adoquines, bloques
divisorios, cubiertas y aligerantes para placas de entrepisos.

SITUACIÓN
Carencia de convergencia tecnológica

El sistema tecnológico de la compañía estaba conformado por software de

diferentes marcas, por lo tanto el grado de compatibilidad era mínimo y no era
posible integrar cada uno de sus componentes.

“Traíamos un problema estructural a nivel de sistemas operativos, de máquinas y de

software. Las aplicaciones de los usuarios no se complementaban entre sí, no se
sacaba el máximo provecho a las distintas herramientas”, explicó Javier Riveros
Ramírez, Gerente de Soluciones de Negocio de Ladrillera Santafé.

Un inconveniente importante era el almacenamiento de los documentos de la

empresa, pues “anteriormente la información residía en recursos como documentos
compartidos en la red y en la mayoría de los casos para encontrar cierto tipo de
información era necesario buscar al autor de la misma para ubicarla. Esto afectaba
la operatividad de la empresa, pues el tiempo para alcanzar este propósito era
importante”.
También la falta de herramientas para la elaboración de informes afectaba la
operación, ya que la recolección y procesamiento de datos debían hacerse de forma
manual: “La generación de informes gerenciales era bastante complicada,
operativamente era desgastante y poco colaborativa, por lo tanto restaba
oportunidades al área administrativa para la toma de decisiones”, explicó Riveros.

SOLUCIÓN
Microsoft SharePoint, Exchange y OCS

Luego de un detallado diagnóstico comandado por el departamento IT sobre el

estado, costos y funcionalidad de la infraestructura tecnológica de la Ladrillera
Santafé, se optó por dar un giro completo y unificar la estructura. “Era necesario
construir una plataforma consistente, convergente, unificada y con un claro
propósito”, indicó Riveros.

Por lo tanto se llegó a un acuerdo corporativo con Microsoft, “involucrando los

productos que consideramos eran básicos para la creación de nuestra nueva
arquitectura tecnológica. Adquirimos la solución de Comunicación Corporativa con
Exchange, Microsoft SharePoint, Office Communication System y Office 2010
Professional Plus”.

Fue así como con la ayuda de los productos de Microsoft se construyó una
plataforma de administración y visualización de contenido empresarial, facilitando el
manejo de la información y la presentación de los resultados de la empresa,
apoyados en el modelamiento de cubos por Analisys Services, SharePoint como
front-end y la integración de Exchange y OCS.

BENEFICIOS
Seguimiento y control a los procesos

Con el nuevo sistema la generación de informes es exponencialmente más ágil y

confiable, ya que la información está almacenada en el servidor y es fácil de
encontrar. “Hicimos una ingeniería de datos apoyada en la tecnología Microsoft para
la extracción de la información. Esta ya no es una labor operativa porque está
sistematizada, además ofrecemos consultas integradas que simplifican
enormemente estas tareas”.

También se simplificó la forma de presentación de los informes ya que cada usuario

los personaliza de acuerdo a sus necesidades: “Lo interesante de este modelo con
Reporting Services y Analysis Services es que no solamente los usuarios obtienen
información del día anterior sino que pueden generar sus propios informes
comparándolos con los indicadores históricos, y pueden modificar las plantillas con
facilidad de acuerdo a su criterio”.
Diferentes áreas de la compañía se han beneficiado con esta nueva arquitectura
tecnológica, como la de Ventas, que ahora puede generar con mayor eficacia sus
informes diarios de ventas, con información -diferenciada por cada planta de
producción- como cuántas toneladas salieron o cuántos ingresos le generaron a la
compañía. Esta información está sincronizada con otras áreas como las de
Producción y la Financiera, quienes pueden hacer seguimiento y tomar decisiones
oportunas.

“Aparte del seguimiento a los gastos diarios hicimos un cubo de presupuesto; cada
usuario puede seguir su ejecución. También otro cubo de inventario y otro de calidad,
construidos a la medida y fundamentales para la empresa, ya que consolidan los
datos y se pueden observar las desviaciones de un determinado producto. Así, el área
de producción puede realizar las correcciones correspondientes y garantizar calidad”,
explicó Riveros.

Microsoft SharePoint facilitó considerablemente el procesamiento y presentación de

la información ya que “anteriormente debíamos realizar capacitaciones que
resultaban desgastantes sobre cómo extraer y traducir los datos técnicos para que
los pudiera entender cualquier usuario. Es decir, convertir el lenguaje técnico a uno
formal. Ahora SharePoint converge con la parte de inteligencia de negocios y la
información se procesa y presenta con mayor rapidez y claridad”, explicó Riveros.

Esta puesta en marcha del nuevo sistema, le ha representado a la entidad reducir

considerablemente los costos de consultoría de informes y de auditorías para la
producción de reportes: “Desde que implementamos la ingeniería de datos, entre
enero y marzo de 2010, la compañía ha reducido costos estimados en 18 millones de
pesos. Sin duda, será un ahorro constante e importante”.

Otro de los pilares de la nueva estrategia en tecnología de la compañía fue la

unificación del correo electrónico. Se seleccionó Microsoft Exchange y se emprendió
una ambiciosa campaña de capacitación en la empresa, acompañada por un portal
web en SharePoint con instructivos y apoyo a las inquietudes de los usuarios. Esta
estrategia fue elaborada y ejecutada con el apoyo de Recursos Humanos y de
Intergrupo, partner de Microsoft, que dio como resultado la capacitación de 200
usuarios. “Los empleados de la compañía han adoptado totalmente la tecnología,
pues han entendido las facilidades que ofrece tanto en colaboración, como en el
intercambio de documentos y la comunicación”, y agregó Riveros: “la
implementación de OCS ha sido clave para el mejoramiento de la comunicación
interna. La comunicación es inmediata, es fácil contactar a las diferentes personas y
ya no es necesario ir de oficina en oficina en busca de la persona”.

Para David García Owen, ingeniero de bases de datos de Ladrillera Santafé, si bien el
proceso de implementación fue difícil debido al cambio de la cultura empresarial
que conllevó, “la gente lo está adoptando, pidiendo cada vez más información y
buscando la manera de tener mayor control sobre diferentes indicadores, como
gastos e ingresos, y de las diferentes aplicaciones que ofrece la tecnología para
desempeñar con mayor facilidad y efectividad sus actividades”.
Uno de los aspectos más rescatables del proceso es que esta ingeniería de datos se
construyó con un equipo interno de la compañía, sin la necesidad de consultorías
externas. “Tuvimos el apoyo de Microsoft con capacitaciones especiales y seminarios,
pero hago una mención especial al software en sí, por su alto grado de convergencia
y facilidad de implementación. Tuvimos asesoría en la implementación del correo
electrónico y de las comunicaciones unificadas, ese acercamiento permitió que
alcanzáramos esta evolución tecnológica”, afirmó Riveros.

Con la unificación de la tecnología, los gastos a nivel de licenciamiento se han

reducido considerablemente: “Renovar las licencias de los productos que teníamos
anteriormente nos costaba tres veces más por año que los productos Microsoft que
tenemos hoy en día”, explicó Riveros. Así mismo está presupuestado una reducción
del 60% en los costos de mantenimiento durante los próximos tres años.

Sobre la importancia de esta implementación tecnológica en la compañía Riveros

concluyó: “Hemos sido agentes de cambio a favor de los procesos internos de la
compañía. Cambiamos el enfoque tradicional de lo que se creía era el área de
sistemas y ahora nos consideran como un área estratégica de apoyo a la
organización. Les dimos herramientas para gerenciar y hacer constante seguimiento
a los resultados de la empresa”.

Acerca de Microsoft

Microsoft SharePoint: Es la plataforma de colaboración empresarial que permite

incrementar la productividad y administrar los contenidos a través de la interfaz
familiar de Office. Documenta los procesos para la toma de decisiones bien
informadas y facilita la implementación de soluciones personalizadas de forma
rápida y segura para mejorar la colaboración en la empresa y con terceros.

País: Colombia.

Vertical:
Construcción y manufactura.

Partner:
Intergrupo

Perfil del cliente: Ladrillera Santafé es una empresa industrial colombiana, fundada
en 1953, especializada en producir y comercializar materiales de arcilla para el sector
de la construcción, tanto nacional como extranjera dentro y fuera del país.
Situación del negocio: El sistema tecnológico de la compañía estaba conformado por
software de diferentes marcas, por lo tanto el grado de compatibilidad era mínimo y
no era posible integrar cada uno de sus componentes. Además los costos de
licenciamiento eran altos y no se sacaba el máximo provecho a ellos.

Solución: Microsoft SharePoint, Office 2010 Professional, OCS y Exchange.

Beneficios:

 Integración de la información.
 Unificación de los procesos.
 Rapidez y facilidad en la obtención de la información.
 Facilidad en la presentación de informes.
 Alta compatibilidad.
 Informes confiables para la toma de decisiones.
 Reducción de costos de Licenciamiento.