Guía 1 1

Introducción a los Sistemas de Información

SERVICIO NACIONAL APRENDIZAJE SENA

ARTICULACIÓN CON LA EDUCACIÓN MEDIA

2023
Introducción

La utilización de los sistemas de información es

un tema que hoy en día tiene cada vez más
acogida en las empresas pequeñas, medianas y
grandes; en la actualidad se han vuelto
esenciales para ayudar a enfrentar cambios de
las economías globales, juegan un papel
crítico dentro de las instituciones, proveen a las
empresas de herramientas de comunicación y
analíticas para dirigir transacciones y
administrar negocios, afectan en la planeación,
control, organización y dirección, así como en la
toma de decisiones.

El propósito de un sistema de información es recolectar, almacenar y distribuir la información del

entorno y las operaciones internas de una organización, con la finalidad de apoyar las funciones,
comunicación, control, análisis y visualización de la organización. Guían tanto las operaciones diarias
como la estrategia de la organización. Apoya a analizar problemas, visualizar temas complejos y crear
nuevos productos.
2
 Actividad 1 : Conceptos previos

Aunque generalmente, los términos de dato e información se usan para describir lo mismo, en el área
de tecnologías de la información estos términos significan diferentes cosas.

Dato: Es la unidad mínima de información. Es atómico y no posee un significado por sí solo. Los datos
pueden ser números, letras o símbolos que describen objetos, condiciones o situaciones.

Ejemplos: casa, carro, uno, azul, alto, alegre, etc.

Información: Es un conjunto de datos organizados con una secuencia lógica y posee un significado para
la persona o sistema conjunto de elementos coordinados que responden a unas reglas, o que,
ordenadamente relacionados entre sí, contribuyen a cumplir un determinado objetivo. que recibe dicha
información.

Ejemplo: La casa de la colina es roja y está hecha de

madera. A partir de la lectura anterior responda:

1. Escriba otros ejemplos de dato e información

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2. Explique ¿Cuál es la diferencia entre datos e información?

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3. ¿Por qué crees es importante tener la información organizada?

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Algo que para algunos es sencillo, puede que para otros sea difícil, en la vida diaria encontraremos
una serie de actividades que requieren de pasos para su solución. ¿Lo han notado?
4. Con frecuencia hacemos uso de sistemas de información, para pedir una cita médica, al pagar el
pasaje de Transmilenio, etc.
Ahora suponga que desea comer pizza, pero por la cuarentena no pueda salir y solamente puede
solicitar un domicilio a través de internet para comprarla. Se debe realizar un proceso de solicitud
de domicilio.

 Describa cómo sería el paso a paso (muy detallado) para realizar la compra de un domicilio en
línea.
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 Realice una lista de la información que debe tener lista para comprar la pizza.
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 Actividad 2: Introducción a los Sistemas De Información SI
Cuando se habla de un Sistema de Información
(SI), se refiere a un conjunto ordenado de
mecanismos que tienen como fin la
administración de datos e información, que
permiten la recolección de estos datos, el
almacenamiento de los mismos, de manera que
puedan ser recuperados y procesados fácil y
rápidamente.

Los sistemas de información son una

herramienta importante dentro de los negocios,
y requeridos para poder dar apoyo al proceso
de toma de decisiones de las organizaciones.
Desde esta perspectiva debe ser claro que toda
organización requiere de un sistema de
información prácticamente durante toda su
existencia, lo único que se requiere es que
evolucione adecuadamente en el tiempo.
Los sistemas de información transforman los
datos puros en información útil que confiere
certeza y apoya la toma de decisiones. En este
contexto, la información se transforma en
conocimiento, y se obtiene ventaja competitiva.
Actividades de un Sistema de Información SI
Entrada: actividad consistente en
recopilación y captura de datos a través de
dispositivos de entrada.
Procesamiento: conversión o transformación de
datos en salida.
Salida: información útil, por lo general a través
de dispositivos de salida o bajo la modalidad de
documentos y/o informes.
Retroalimentación: salida que sirve para hacer
cambios en las actividades de entrada o
procesamiento.
Elementos de un Sistema de Información SI
Estos elementos son de naturaleza diversa y
normalmente se incluyen:
Equipo computacional, necesario para que el SI
pueda operar. Lo constituyen las computadoras 5
y el equipo periférico que puede conectarse a
ella.
El recurso humano, que interactúa con el SI.
Persona que utilizan el sistema, alimentándolo
con datos o utilizando los resultados que
genere. Los datos son entradas sin procesar que
permiten obtener información para ser
comunicados de tal manera que pueden ser
entendidos e interpretados por un receptor.
Los programas que son ejecutados por la
la
computadora, y producen diferentes tipos de
resultados.
Las telecomunicaciones que son básicamente
“hardware” y “software”, facilitan la
transmisión de texto, datos, imágenes y voz en
forma electrónica.
Procedimientos: que incluyen las políticas y
reglas de operación, tanto en lo funcional del
proceso del negocio, como en los mecanismos
para hacer trabajar la aplicación en la
computadora.
Un Sistema de Información SI está estructurado
por módulos y estos a su vez en funciones. En
programación un módulo es una porción de un
programa, de las diferentes tareas que debe
realizar un programa para cumplir sus objetivos,
los módulos realizarán una de dichas tareas o
funciones (en ocasiones varias)
PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL DE UNA
EMPRESA
Dado que hay intereses, especialidades y
niveles diferentes en una organización, existen
diferentes tipos de sistemas. Un sistema no
solamente proporciona toda la información que
una empresa necesita.
Sistemas a nivel operativo: Apoyan a los
gerentes operativos en el seguimiento de
actividades y transacciones elementales de la
organización como ventas, ingresos, depósito
en efectivo, nómina, decisiones de crédito y
flujo de materiales en una fábrica. Tienen como
objetivo responder a las preguntas de rutina y
seguir el flujo de las transacciones a través de la
organización. ¿Cuántas partes hay en el
inventario? ¿Qué pasó con el pago del señor
Gutiérrez?
Sistemas a nivel del conocimiento: Apoyan a
los trabajadores del conocimiento y de datos de
una organización. El propósito de estos sistemas
es ayudar a las empresas comerciales a integrar
el nuevo conocimiento en los negocios y
ayudar a
la organización a controlar el flujo del trabajo de
oficina. Estos tipos de sistemas están entre las
aplicaciones de crecimiento más rápidas en los
negocios actuales.
Sistemas a nivel administrativo: Sirven a las
actividades de supervisión, control, toma de
decisiones, y administrativas de los gerentes de
nivel medio. La pregunta principal que plantean
estos sistemas es: ¿Van bien las cosas? Por lo
general, este tipo de sistemas proporcionan
informes periódicos más que información
instantánea de operaciones. Apoyan a las
decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse
en decisiones menos estructuradas para las
cuales los requisitos de información no siempre
son claros.
Sistemas a nivel estratégico: Ayudan a los
directores a enfrentar y resolver aspectos
estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en 6
la empresa como en el entorno externo. Su
función principal es compaginar los cambios del
entorno externo con la capacidad
organizacional existente.
Tipos de Sistemas de Información TI
La organización cuenta con sistemas de apoyo a
ejecutivos (ESS, por sus siglas en inglés) en el
nivel estratégico; sistemas de información
gerencial (MIS) y sistemas de apoyo a la toma
de decisiones (DSS) en el nivel administrativo;
sistemas de trabajo del conocimiento (KWS),
sistemas de oficina en el nivel de conocimiento,
y sistemas de procesamiento de transacciones
(TPS) en el nivel operativo. A su vez, los
sistemas de cada nivel se especializan en apoyar
a cada una de las principales áreas funcionales.
Sistemas para el Procesamiento De
Transacciones (TPS): Sustituye los
procedimientos manuales por otros basados en
computadora. Trata con procesos de rutina bien
estructurados, incluye aplicaciones para el
mantenimiento de registros. Está basado en la
computadora y la relación de los trabajos
rutinarios, es el más importante y el más
utilizado dentro de la empresa, pues reduce el
tiempo de las operaciones o actividades
rutinarias de la empresa.
Sistemas de Soporte para la Decisión (DSS):
Sistema interactivo basado en computadora, el
cual ayuda a los tomadores de decisión
utilizando modelos y datos para resolver
problemas no estructurados. El objetivo
principal de estos sistemas es el de apoyar, no
reemplazar, las capacidades de decisión del ser
humano.
Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones
en Grupo (GDSS): Ayuda a que la toma de
decisiones sea más eficaz para todos los niveles
de usuarios individuales. Ofrecen muchas
herramientas útiles para el trabajo en grupo.
Permiten que los documentos compuestos
incluyan aplicaciones de diferentes compañías
de software. El SW de GDSS, ayuda a la
programación, comunicación y administración
conjunta de grupos de trabajo.

1. Luego de realizar la lectura anterior sobre conceptos de los Sistemas de Información SI, usando
hojas y lápices de color, sintetice en un mapa conceptual las respuestas a las siguientes preguntas:

● ¿Qué es un sistema de información?

● ¿Cuál es la importancia del sistema de información?
● ¿Cuál es el objetivo de un sistema de información?
● ¿Cómo es la estructura de un sistema de información?
7
● ¿Qué elementos componen un sistema de información?
● ¿Cuáles son las actividades básicas de un sistema de información?
 2. Desarrolle el siguiente crucigrama de niveles de la pirámide organizacional

HORIZONTAL.

A. Nivel de la pirámide organizacional al que pertenece el sistema de apoyo a ejecutivos ESS.

B. Nivel de la pirámide organizacional al que pertenece el sistema de información gerencial MIS.
C. Nivel de la pirámide organizacional al que pertenece el sistema de apoyo a la toma de decisiones
DSS.

VERTICAL.

1. Nivel de la pirámide organizacional al que pertenece el sistema de trabajo del conocimiento KWS.
2. Nivel de la pirámide organizacional al que pertenece el sistema de oficina.
3. Nivel de la pirámide organizacional al que pertenece el sistema de procesamiento de
transacciones TPS.

CRUCIGRAMA DE NIVELES DE LA PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL

2

A
3

C
 3. Concéntrate, encuentra en esta sopa de letras los conceptos sobre los sistemas de información y sus
actividades

SOPA DE LETRAS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

E P P W A B E P G S I A Y G P T P
T E Y R Y G T Y A K R P E A Y B E
N O I C A T N E M I L A O R T E R
M H F B Z Z M F C T A Y H C F C H
N B Y P R O C E S A M I E N T O B
I C H X F B I U V V P W B V H X C
E N P O P A O P Ñ D K K N Ñ P M N
T Q W P A D P U K X A V Q K U K Q
N E T D N A D T D C A D X D T M E
E R P G C R G P N B L T I N P Ñ R
I T W H X T H W F N D V T L W J T
L G T K V N K A J F O S G J A U G
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C H S Z M E Z S B D S B H B S S H

Palabras Incógnitas

1. Siglas para el conjunto de componentes relacionados que recolectan, procesan, almacenan y

distribuyen información.
2. Transfiere la información procesada a la gente que la usará o a las actividades para las que se
utilizará.
3. Captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como de su entorno
externo.
4. Salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o
corregir la etapa de entrada.
5. Convierte esa entrada de datos en una forma más significativa.
6. Factor del entorno externo a la organización que se beneficia directamente con los productos y
servicios de la misma.
 Actividad 3 : Reconocimiento de Líneas de Proyecto Productivo
En el Técnico en Programación de Software, buscamos que los aprendices puedan aplicar los
conocimientos adquiridos en el desarrollo de soluciones informáticas (Sistemas de Información) para
diferentes empresas o negocios que tengan necesidades o dificultades para administrar su información.
Por ello establecemos una modalidad de trabajo en grupos de trabajo y cada grupo selecciona una línea
de proyecto, para enfocar su trabajo, a continuación, se describen las diferentes líneas de proyecto que
ofrece el SENA para 2020.

Proyecto Académico

Sistema de información que permite sistematizar y gestionar

los procesos académicos en instituciones de educación.

Empresas que aplica: colegios, jardines infantiles, institutos,

etc.
Módulos Principales: Calificaciones, Inasistencia, Observador
del Alumno, Matriculas.
Módulo Calificaciones
Módulo de observador 10
Actores: Administrador, Profesor
Funciones Actores: Administrador, Estudiante
 Gestión de usuarios Funciones
 Gestión de Estudiantes (Curso)  Gestión de usuarios
 Gestión de profesores  Gestión de Estudiantes (Curso)
 Gestión de materias  Gestión de profesores
 Gestión de calificación  Gestión de observaciones
Reportes Reportes
 Planilla de notas por curso por periodo  Reporte físico por observación para
 Reporte de notas por estudiante firmas

Módulo de inasistencias Módulo de matriculas

Actores: Administrador, Profesor Actores: Administrador, Profesor

Funciones Funciones
 Gestión de usuarios  Gestión de usuarios
 Gestión de Estudiantes (Curso)  Gestión de Estudiantes
 Gestión de profesores  Gestión de cursos
 Gestión de inasistencias  Asignación de estudiantes a curso
Reportes Reportes
 Reporte de inasistencias por curso  Formulario de matricula
 Reporte de inasistencias por estudiante  Lista de cada curso
Proyecto Conjunto Residencial

Sistema de información web para la administración de

Conjuntos residenciales

Empresas que aplica: conjuntos residenciales, edificios que cuenten con

portería y/o parqueaderos o parqueaderos públicos.

Módulos Principales: gestión visitantes y control parqueaderos

Módulo de visitas Módulo de parqueaderos visitantes

Actores: Administrador, Vigilante Actores: Administrador, Vigilante

Funciones Funciones

 Gestión de Visitantes  Gestión de Vehículos

 Gestión de apartamentos  Gestión de usuarios
 Gestión de usuarios  Gestión de visitantes 11
 Registro de visita  Gestión de ingreso vehicular (fecha
Reportes y hora ingreso, fecha y hora salida)
Reportes
 Reporte de visitas por fecha
 Reporte de visitas por apartamento  Reporte de ingreso vehicular
 Reporte de etiqueta de acceso

Proyecto Consultorio

Sistema de información para la gestión de citas e historial

clínico

Empresas que aplica: consultorios médicos, odontológicos,

optometría, etc. Veterinarias, Gimnasios, Spa, Salones de
belleza o de estética.

Módulos Principales: Agenda de citas y consulta médica

Módulo agenda de citas
Módulo consulta médica
Actores: Administrador, Paciente (solo cancelar
citas) Actores: Administrador, Medico
Funciones Funciones:
 Gestión de usuarios  Gestión de paciente
 Gestión de medico  Gestión de historia clínica
 Gestión de agenda  Gestión de consulta medica
Reporte:  Gestión de examen
 Reporte de comprobante de Reporte:
cita agendad  Reporte de historia clínica por paciente
 Reporte de citas por medico

Proyecto Transporte

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Sistema de información para empresas de transporte

Empresas que aplica: empresas de transporte escolar, de carga

y pasajeros, vehículos de servicio público (flotas de transporte
urbano, intermunicipal, taxis, etc.)

Módulos Principales: Documentos de Vehículos, Recorridos

Módulo documentos de vehículos Módulo Recorridos

Actores: Administrador, Conductor Actores: Administrador, Conductor

Funciones: Funciones
 Gestión de usuarios  Gestión de usuarios
 Gestión de conductor  Gestión de vehículos
 Gestión de vehículos  Gestión de ruta
 Gestión de documentos por vehículo  Asignación de usuarios a ruta
Reporte:  Asignación de vehículo a ruta
 Reporte de control de fechas de Reporte
documentos  Reporte de recorrido por ruta
 Luego de leer sobre las líneas de proyecto productivo que se pueden desarrollar en el Técnico en
Programación de Software, aborde las siguientes actividades:

1. De las líneas de proyecto que se observan en la lectura anterior, realice en hojas o un cuaderno un
cuadro comparativo que muestre la línea de proyecto, los módulos de cada una y las posibles
empresas donde se puede desarrollar.

2. Teniendo en cuenta los tipos de empresa en los que se puede aplicar cada línea de proyecto
mencionada, revise su entorno (empresas conocidas, familiares, amigos, vecinos) e identifique mínimo
5 opciones de empresa donde se pueda implementar el proyecto de cada línea (puede repetir líneas de
proyecto, pero no empresas) y consígnelas en la siguiente tabla:

OPCIÓN
LÍNEA DE PROYECTO NOMBRE EMPRESA
EMPRESA
OPCIÓN 1

OPCIÓN 2
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OPCIÓN 3

OPCIÓN 4

OPCIÓN 5

3. Responda las siguientes preguntas sobre el proyecto de su preferencia:

 De acuerdo con la lectura de cada una de las líneas de proyecto, escriba el nombre del
proyecto que más le llamo la atención.
 En caso de no poder realizar el proyecto seleccionado cual otro proyecto le gustaría desarrollar
como segunda opción.
 Relate brevemente en que consiste el proyecto seleccionado.
 Enumere y nombre los módulos que componen el proyecto seleccionado.
 Enumere y nombre los reportes que debe entregar el proyecto seleccionado.
 Cuál de los módulos le gustaría desarrollar y explique qué funciones se ejecutan en este módulo.
 Según el proyecto seleccionado, cuantos y cuales actores tienen acceso al sistema
de información.
 Según el proyecto seleccionado en que tipos de empresas se podría desarrollar y/o ejecutar
el proyecto.
 Explique brevemente que entiende por “MÓDULO”
 Explique brevemente que entiende por “GESTIONAR”
 Explique brevemente que entiende por “REPORTE”
 Escriba si conoce o ha tenido acceso alguna vez a los sistemas de información que se nombran
en las líneas de proyecto.
 Actividad 4: Identificando Entradas, Procesos y Salidas de un
Sistema de Información

¿Cómo identificar las entradas, procesos y salidas de un sistema de información?

Entradas de un sistema

Una entrada es una actividad en la cual se recopilan y capturan los datos en un sistema de información.
Estos datos ingresan al sistema a través de dispositivos o periféricos de entrada:
 Archivos: Dispositivos de almacenamiento USB, DISCOS DUROS internos y externos.
 Imágenes: a través de escáneres o cámaras
 Audio: a través de micrófonos
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 Texto y otros: a través de monitores sensibles al tacto, teclado y mouse, lectores de código de
barras.

Procesamiento de Datos

Un proceso es la conversión o transformación de los datos que han ingresado a un sistema en información
(salidas) que puede ser utilizada para la toma de decisiones.
Está asociada a la capacidad para:
 Efectuar cálculos matemáticos determinados que tienen las máquinas.
 Almacenar información y procesar grandes cantidades de información en poco tiempo

Salidas de un Sistema de Información

Es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Una
salida se considera información útil, por lo general se muestra bajo la modalidad de documentos y/o
reportes.
Las unidades típicas de salida son:

• Visuales: a través de impresoras y monitores

• Archivos: Dispositivos de almacenamiento
• Sonido: a través de parlantes, altavoces, audífonos
• Entre otros,
Ejercicio de identificación de Entradas Procesos y Salidas de un sistema de información

Identificar los datos de entrada, los procesos y salidas de un sistema, se puede comparar con la
preparación de una receta, por ejemplo: Preparar Arroz.

Las entradas corresponden a aquellos ingredientes que necesitamos y que son de vital importancia para 15
conseguir el resultado final: Arroz, Agua, Aceite, Cebolla, Sal.

Los procesos son aquellas acciones que debemos realizar para que el objetivo se cumpla y siempre
tienen una estructura específica: Sofreír la cebolla en el aceite, Medir el agua y el Arroz en las
proporciones correctas, etc.

Las salidas corresponden a los resultados que se deben obtener luego de procesar los datos, es decir la
información. En nuestro caso el arroz terminado y servido en un plato, por ejemplo.

1. Ahora, vamos a suponer el desarrollo de un sistema de información de Facturación de Ventas

e Inventarios, donde nos vamos a enfocar en el módulo de Ventas.

Imagine entonces por un momento que usted es el sistema y necesita generar una factura de
venta

Como bien se dijo una entrada es un dato necesario para el sistema, por ejemplo, para preparar el
arroz necesitábamos una serie de ingredientes y si nos faltaba alguno conseguir el resultado se
podía complicar.
¿Qué datos necesitaría para realizar una Factura de Venta?
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 El proceso es la actividad que se requiere en un sistema para transformar los datos en información,
por ejemplo, para preparar el arroz necesitábamos una serie de pasos para poder conseguir el
objetivo.
¿Qué procesos debe hacer para generar una Factura de Venta?
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La salida es el resultado que se obtiene al procesar la información, por ejemplo, luego de preparar
el arroz, la forma de mostrar el resultado sería servir en un plato una porción, para comprobar que
se cumplió el objetivo de “Preparar un Arroz”.

 ¿Qué salidas debería emitir para comprobar que se realizó una Venta?
 Adicionalmente ¿qué información sería importante y útil mostrarle por ejemplo al dueño de la
empresa sobre sus ventas?
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2. De la misma forma que se observaba en el ejemplo de la preparación del arroz y el sistema de

ventas, seleccione 5 tareas habituales que usted o su familia realizan cotidianamente, identifique
para cada una las entradas, procesos y salidas que se requieren para realizar dicha actividad,
consígnelos en la siguiente tabla:

TAREAS ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

TAREA 1:

TAREA 2:

TAREA 3:

TAREA 4:

TAREA 5: