INFORME FINAL DE ACTIVIDADES

Ciudad: San José de Cúcuta Fecha de entrega: 18/01/2023

Contrato de prestación de servicios N°: F2-0223 Del año: 2022

Contratista: Jessica Paola Romero Valera C.C / C.E N°: 1.093.767.952

Periodo del Informe Desde: 27/01/2022 Hasta: 27/12/2022

1. INTRODUCCIÓN DEL CONTRATO

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA REALIZAR FUNCIONES

DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO OPERATIVO DEL PROYECTO BPIN
2020000100661, DENOMINADO “DESARROLLO, TRANSFERENCIADE
OBJETO: TECNOLOGÍA Y CONOCIMIENTO PARA LA INNOVACIÓN CON EL FIN DE
ATENDER PROBLEMÁTICAS DE EDUCACIÓN DERIVADAS DE LA
EMERGENCIA ECONÓMICA, SOCIAL Y ECOLÓGICA CAUSADA POR EL
COVID-19 EN EL DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER”

27 01 2022 27 12 2022
Fecha de Fecha de
Inicio: terminación
Día Mes Año Día Mes Año

2. DETALLE DE LA EJECUCIÓN

N OBLIGACION ESPECIFICA ACTIVIDADES EJECUTADAS

Incorporar en las inscripciones a las
1 instituciones educativas de
departamento Norte de Santander
faltantes al proyecto BPIN
2020000100661
Desarrollar y finalizar con la etapa de
inscripción e incorporación de las
instituciones educativas del departamento
Norte de Santander faltantes al proyecto
BPIN 2020000100661, mediante contacto
directo con los Rectores, por medio de,
correos electrónicos y mensajes
individualizados, teniendo en cuenta las
actividades relacionadas a la plataforma
vive colegio
Versión 3.

2 Recepcionar, organizar y Direccionar las Se apoyó en la organización del archivo de

Comunicaciones y solicitudes de los
contratistas del proyecto
3 Realizar acompañamiento de las
actividades del proyecto
las comunicaciones externas emitidas desde
el proyecto dando respuesta a las solicitudes
realizadas
por la secretaria TIC
Se realizó el respectivo
acompañamiento en el desarrollode

4 Ejecutar las actividades desarrolladas y
trabajar mancomunadamente entre el equipo
de trabajo del proyecto y los representantes
de las instituciones educativas tanto cuerpo
docente como rectores para entrega formal
de herramientas TIC que son de vital uso
para implementar la plataforma en el
departamento Norte de Santander
5 Llevar a la práctica el acompañamiento de
las actividades del proyecto y acercamiento
con los docentes y el equipo de trabajo para
concertar y dar solución a las diversas
inquietudes con respecto al uso adecuado de
la plataforma.
las actividades:
Verificar correos, que este con su
Respectiva información Responder
inquietudes, dudas.
Se realizó el debido acompañamiento en
el desarrollo de las actividades del
proyecto BPIN2020000100661:
El seguimiento de las metas en reunión
fecha 03/05/2022 con las auxiliarles
administrativas del proyecto con el fin de
prevenir y resolver problemas presentados
en el control de actividades de
comunicación con las Instituciones
Educativas beneficiarias del proyecto.
Por medio de convocatoria se reunieron el
día 13/05/2022 en la sede educativas
MARIO PEZZOTTI a los representantes de
las instituciones educativas participantes del
proyecto, donde se realizó la entrega de
dispositivos mini- servidores así como la
capacitación en el uso de la plataforma
VIVE COLEGIOS v3.0 a cargo de los
ingenieros y supervisores del equipo de
trabajo del proyecto.
Eventos de capacitación para el refuerzo
del uso de la plataforma y las debidas
instrucciones de manejo, descripción de
ventajas y el funcionamiento de sus
sistemas de información Para los
representantes de
las instituciones educativas ya
vinculadas al proyecto.
Se realizó el debido acompañamiento en
el desarrollo de las actividades del
proyecto BPIN2020000100661:
Se realizó acompañamiento a las
instituciones, para realizar
capacitaciones virtuales y
presenciales a todos los docentes fase
III el 05/07/2022.
El seguimiento con las auxiliares de
soporte vive colegios 3.0 y Líder
Tecnológico del proyecto con el fin de
prevenir y resolver problemas
presentados en el control de actividades
de comunicación con las Instituciones
Educativas beneficiarias del proyecto.
Seguimiento que se realizaron los días
07/07/2022, 08/07/2022 y 11/07/2022 a
cargo del líder tecnológico con las

6 Llevar a la practica el acompañamiento y
respectivo monitoreo con los rectores y
docentes para aclarar dudas e inquietudes y
reforzar conocimientos de las actividades,
funcionamiento y cargue de información a la
plataforma, concertar y dar soluciones a las
diversas inquietudes con respecto al uso
adecuado de la plataforma.
7 Fortalecer el seguimiento de las
actividades desarrolladas y ejecutadas
entre el equipo de trabajo del proyecto
y los representantes de las
instituciones educativas del
departamento Norte de Santander
auxiliares de soporte técnico vive colegios
3.0, y la Gerente del proyecto donde se
llevó a cabo Eventos de capacitación para el
refuerzo del uso de la plataforma y las
debidas instrucciones de manejo,
descripción de ventajas y el funcionamiento
de sus sistemas de información para los
representantes de las instituciones
educativas ya vinculadas al proyecto.
Se realizó convocatoria, para reunión de
seguimiento de nuevas fechas para las
capacitaciones a docentes fase III, dirigida
por el líder tecnológico junto a las
auxiliares de soporte vive colegios
3.0, los días14-15-19-21-22-26 del mes de
julio.
Seguimiento que se realizaron los días
08/08/2022 - 28/08/2022 mediante la
realización de llamadas realizadas a los
docentes y/o rectores de las Instituciones
Educativas para la capacitación y el
refuerzo del uso de la plataforma y las
debidas instrucciones de manejo,
descripción de ventajas y el funcionamiento
de sus sistemas de información para los
representantes de las instituciones
educativas ya vinculadas al proyecto.
Se direccionó con el contratista programar
asesorías virtuales para el administrador,
quien es el encargado de alimentar la
plataforma con la información de la
institución, aquellos docentes que tienen
inconvenientes al cargarla.
Se realizaron llamadas de monitoreo y
mensajes para llevar control de las
instituciones que llevan en forma la
plataforma, aquellas que están participando
pero la van a implementar el otro año, y
por ultimo las que desisten.
 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

3. PRODUCTOS ENTREGADOS

1. Correos electrónicos enviados y recibidos con solicitudes de Instituciones Educativas que

faltan, para la inscripción al proyecto vive colegio
2.
Resultados de las Instituciones Educativas incorporadas al Formulario de Inscripción hasta el
mes de febrero
Correos electrónicos enviados y recibidos con solicitudes de Instituciones Educativas
3. que faltan, para la inscripción al proyecto vive colegio

Informe y evidencias documentales del cumplimiento de los planes de trabajo

4. por los contratistas

Evidencia Fotográfica de las reuniones para llevar a cabo su respectivo seguimiento a las
5. instituciones educativas
6. Formatos diligenciados por las instituciones, direccionado al drive en su
respectivo orden
7. Entrega de dispositivos mini-servidores así como la capacitación en el uso de la plataforma
VIVE COLEGIOS v3.0 a cargo de los ingenieros y supervisores del equipo de trabajo del
proyecto
8. Evidencia fotográfica de reuniones con el equipo de trabajo.
9. Correos electrónicos enviados y recibidos con solicitudes de Instituciones Educativas que
faltan, para la inscripción al proyecto vive colegio.

Evidencia Fotográfica de la reunión del cuarto Comité Directivo Proyecto BPIN

2020000100661 con el apoyo externo de las Secretarias de TIC en el mes de
diciembre.

10. Evidencia de monitoreo a las Instituciones Educativas mediante llamadas realizadas y

recibidas durante el mes de Agosto.
11. Evidencia Fotográfica en apoyo a la reunión para la capacitación a docentes de la
I.E. San Luis Bernal en las instalaciones de la Universidad UFPS.

12. Evidencia fotográfica de actualización de datos de cada institución en el drive del mes de
noviembre

13. Evidencia fotográfica de conversaciones con el equipo de soporte vive colegios, para ultimar
detalles de informes e inquietudes de instituciones y aclarar dudas de los docentes con
respecto al uso de la plataforma.
 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

4. INDICADORES (Con respecto al cumplimiento de las actividades u obligaciones del

objeto contractual).
N° Indicador Resultado alcanzado
Se lograron cumplir todo lo
1. Atender y proyectar respuesta a las solicitudes requerido en esta actividad al
presentadas por los interesados del proyecto 100%.
Se lograron cumplir todo lo
2. Realizar acompañamiento de las actividades del
requerido en esta actividad al
proyecto
100%.
Realizar seguimiento al cumplimiento de los planes de Se lograron cumplir todo lo
3. trabajo presentado por los contratistas en cumplimiento de las requerido en esta
actividades del proyecto actividad al 100%.
Recepcionar, organizar y Direccionar las Se lograron cumplir todo lo
4 comunicaciones y solicitudes de los contratistas del proyecto requerido en esta
actividad al 100%.
 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

5. OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES

1. Ninguna

6. ANEXOS: SI X NO N° DE ANEXOS: 17

En constancia de lo anterior,

Firma Contratista
Jessica Paola Romero Valera Vo.Bo. Supervisor
Nelson Beltran Galvis
 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

INVITACIONES POR ESCRITO A

LOS DOCENTES A PARTICIPAR
DEL PROYECTO
 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

LISTADO DE INSTITUCIONE EDUCATIVAS CON SU RESPECTIVA BASE DE DATOS

 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

LISTADO DE INSTITUCIONE EDUCATIVAS CON SU RESPECTIVA BASE DE DATOS

 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

CONTROL DE ASISTENCIA QUINTO COMITÉ DIRECTIVO PROYECTO BPIN 2020000100661

 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

RECEPCION Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA VIA EMAIL CON LOS PROFESORES

BENEFICIARIOS DEL PROYECTO
 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

RETROALIMENTACION Y TABULACION DE DATOS EN FORMATO DRIVE

 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

RECEPCIONAR, ORGANIZAR Y DIRECCIONAR LAS COMUNICACIONES Y SOLICITUDES DEL

PROYECTO
 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

ENTREGA DE INSUMOS DE APOYO PARA USO DE CONECTIVIDAD DE LA PLATAFORMA VIVE COLEGIOS 3.0
 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

ENTREGA DE INSUMOS DE APOYO PARA USO DE CONECTIVIDAD DE LA PLATAFORMA VIVE COLEGIOS 3.0
 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

REUNIONES VIRTUALES CON EL EQUIPO TECNICO Y OPERATIVO DEL PROYECTO

 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

REUNIONES VIRTUALES CON EL EQUIPO TECNICO Y OPERATIVO DEL PROYECTO

INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES
 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES
ETROALIMENTACION Y TABULACION DE DATOS EN FORMATO DRIVE
 v

INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES
ASESORÍAS VIRTUALES PARA EL ADMINISTRADOR, QUIEN ES EL ENCARGADO DE ALIMENTAR
LA PLATAFORMA CON LA INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN, AQUELLOS DOCENTES QUE
TIENEN INCONVENIENTES AL CARGARLA.
 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

ETROALIMENTACION Y TABULACION DE DATOS EN FORMATO DRIVE

 INFORME FINAL DE
ACTIVIDADES

ASISTENCIA TECNICA VIA WHATSAPP ATENDIENDO LAS SOLICITUDES DE LOS DOCENTES

ASISTENCIA TECNICA VIA WHATSAPP ATENDIENDO LAS SOLICITUDES DE LOS DOCENTES